LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI
PT. OPTIONS
Oleh : Fachrosi Firdaus NIM : 0908605066
Jurusan Ilmu Komputer
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Udayana
ii
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI
PT. OPTIONS
Oleh : Fachrosi Firdaus NIM : 0908605066
Denpasar, 7 September 2012 Menyetujui,
Pembimbing
I Made Widiartha, S.Si, M.Kom NIP. 19821220208011008
Mengetahui,
Ketua Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Universitas Udayana
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Laporan yang berjudul “Sistem Registrasi Konferensi pada PT. Options”. Laporan ini dibuat sebagai laporan atas terlaksanakannya Praktek Kerja Lapangan di PT. Options.
Tidak lupa dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Ragil Murdiono selaku pimpinan perusahaan PT. Options, yang
telah membantu dalam penempatan tempat PKL sekaligus menjadi dosen pembimbing lapangan di PT. Options yang telah membimbing penulis dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Seka Savianto, S.E selaku pendamping penulis di PT. Options, yang telah memberikan petunjuk dalam menyelesaikan tugas selama Praktek kerja lapangan.
3. Karyawan – karyawan di PT. Options yang telah membantu penulis dalam melaksanakan tugas selama praktek kerja lapangan.
4. Komisi PKL Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, yang telah mengadakan PKL periode IV ini.
5. Bapak I Made Widiartha, S.Si, M.Kom selaku pembimbing praktek kerja lapangan yang telah membantu penulis dalam pembuatan laporan praktek kerja lapangan.
6. serta semua pihak yang telah ikut berpartisipasi baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pembuatan laporan ini.
Demikian laporan ini saya sampaikan, semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat sebagai syarat untuk menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan periode IV.
Denpasar, September 2012
iv
2.1 Sejarah Institusi ... 3
2.2 Produk yang Dihasilkan ... 3
2.3 Struktur Organisasi Institusi ... 5
2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi ... 9
BAB III KAJIAN PUSTAKA ... 10
3.1 Konsep Sistem Informasi ... 10
3.2 Database ... 10
3.3 System Development Life Cycle (SDLC)... 11
BAB IV PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 15
4.1 Hasil Pengamatan (Masalah yang muncul selama PKL) ... 15
4.2 Perancangan dan Prosedur Sistem Registrasi Konferensi ... 16
4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem ... 31
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 32
5.1. Kesimpulan ... 32
5.2. Saran ... 32
1 1.1 Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya teknologi dan sistem informasi pada era saat ini, membuat kebutuhan akan sistem informasi menjadi meningkat. Tidak hanya badan usaha milik negara saja yang mebutuhkan sistem informasi, tapi juga badan usaha milik swasta juga memerlukan sistem informasi, bahkan perusahaan sekecil apapun saat ini sangat membutuhkan sistem informasi. PT. Options merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di dalam penyewaan alat meeting pada acara konferensi baik dalam skala nasional maupun internasional. Akhir-akhir ini PT. Options sering kali menerima permintaan dari panitia konferensi selain berupa perangkat keras seperti personal komputer, LCD, sound system, backdrop, dan sebagainya juga diminta untuk memiliki sebuah sistem informasi yang dapat digunakan untuk mendaftarkan atau meregistrasi peserta pada konferensi tersebut.
Atas dasar inilah penulis diberikan tugas selama praktek kerja lapangan di PT. Options untuk membuat sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagimana permintaan dari panitia konferensi.
Pengambilan judul SISTEM REGISTRASI KONFERENSI ini sebagai laporan dalam praktek kerja lapangan yang telah di laksanakan. Sehingga penulis dapat lebih memahami tentang kebutuhan dari PT. Options dan mempraktekkan ilmu yang didapat di bangku kuliah dalam dunia nyata.
2.1 Tujuan dan Manfaat 1.1.1 Tujuan
2
1.1.2 Manfaat
Setelah mengikuti PKL diharapkan mahasiswa dapat : 1. Memahami kebutuhan pekerjaan di tempat praktek kerja.
2. Mengetahui secara langsung peranan teknologi informasi dan komunikasi di tempat praktek kerja.
3. Mengimplementasikan teori-teori perkuliahan di tempat praktek kerja serta menganalisis persoalan-persoalan yang dihadapi selama PKL.
4. Menyajikan hasil-hasil yang diperoleh selama PKL dalam bentuk laporan praktek kerja.
1.3 Lokasi dan Waktu 1.1.3 Lokasi
Lokasi praktek kerja yang dilaksanakan adalah kantor PT. Options yang terletak di jalan Gelogor Carik 36 A - B Denpasar.
1.1.4 Waktu
3 2.1 Sejarah Institusi
Pada awalnya OPTIONS RENTAL bernama PT.K.A.E, yang berdiri sejak tahun 1996 dengan bidang usaha utama pengadaaan alat uji kendaraan bermotor dan penjualan komputer serta peripherial lainnya. Seiring perkembangan perusahaan yang semakin pesat maka di bentuklah suatu unit usaha yang memfokuskan diri dalam bidang penyewaan meeting equipment seperti : komputer, notebook, fotokopi, printer, SIS, Delegate Mic serta kebutuhan pendukung lainnya. Options yang mempunyai motto "one stop multitask services" dengan maksud bisa melayani semua kebutuhan client dalam hal penyewaan kebutuhan meeting untuk berbagai event meeting baik skala nasional dan internasional.
Options selalu berusaha yang terbaik dalam memberikan jasa kepada client karena kesuksesan event anda adalah kesuksesan kami juga. Options selalu berupaya untuk menjadi partner di balik sukses event anda, dengan harapan akan terjalin suatu hubungan kerja yang dinamis dan saling menguntungkan.
Lokasi kantor pusat PT. Options berada pada jalur yang mudah dijangkau oleh siapapun yang membutuhkannya. Posisi tepatnya adalah di jalan Gelogor Carik 36 A - B, Denpasar - Bali.
2.2 Produk yang Dihasilkan
Sesuai gambaran di atas, ada beberapa produk baik barang ataupun jasa yang disewakan pada PT. Options, antara lain :
1. Jaringan Internet
4
2. Bandwidth Management
Options akan melakukan pengelolaan jalur internet event agar penggunaannya menjadi efektif dan efisien. Pada kebanyakan perusahaan, masalah jaringan yang sering terjadi adalah adanya karyawan yang gemar melakukan download secara besar-besaran, sehingga gateway/jalur ke internet dipenuhi oleh traffic/lalu lintas download tersebut mengakibatkan kecepatan internet dan jaringan lokal menjadi berkurang. Dengan bandwidth management, kami (Options) akan mengatur bandwidth event sesuai dengan prioritas dan kebutuhannya, misalnya memberikan prioritas utama untuk email (terutama email-email top level management), atau memberikan prioritas kepada aplikasi khusus yang menggunakan jaringan komputer sesuai dengan base on request.
3. Projector
PT. Options menyediakan LCD projector mulai dengan berbagai spesifikasi, antara lain :
a. Projection System DLP, Brightness 1500 ANSI LUMENS, Contrast Ratio 2000 : 1, Resolution SVGA (800x600), Weight 2.6kgs , Dimension WxHxD), 277 x 95 x 208 mm untuk audiens dibawah 10 orang.
b. LCD Projector 2000 lumens
LCD Projector dengan lumens 2.000 biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah 50 orang. dengan layar (screen) ukuran 2x2
c. LCD 3000 ansi lumens
Projector 3.000 ansi lumens biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah 50-100 orang dengan Layar 2x3
d. LCD Projector 5000 lumens
Sewa LCD Projector 5.000 ansi lumens. Biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) 100-200 orang dengan sewa Screen 3x4
Projector dengan lumens 7.000 biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) 200-500 orang. dengan layar ukuran 4x6
4. TV Plasma dan lain-lain.
Double-Windows / (PAP) Double Window pada dasarnya pembagian layar menjadi dua. LCD SANYO dapat menampilkan gambar HDMI pada layar pertama dan lainnya bisa (DVD, PC Input, RF,Composite) pada layar kedua atau sebaliknya. Ini memberikan kemudahan dalam menonton program favorit anda dan film secara bersamaan tanpa harus mengganti mode TV berkali-kali.
HD ready mengindikasikan kemampuan pesawat televisi untuk menampilkan sinyal High Definition baik 720p, 1080i, maupun 1080p dengan menggunakan input komponen video atau input digital, dan tidak memiliki tuner dengan tehnologi plasma TV yang Options miliki akan membuat tampilan visual event anda akan lebih semarak serta elegan.
2.3 Struktur Organisasi Institusi
6
Dari struktur organisasi di atas, terdapat tanggung jawab dari masing-masing pegawai atau karyawan yaitu :
Pimpinan
1. Menetapkan Program Kerja PT. Options berdasarkan rencana kegiatan masing-masing Bidang.
2. Membuat perumusan kebijakan teknis pada tiap – tiap divisi berdasarkan kewenangan yang ada.
3. Mengatur, mendistribusikan dan mengkoordinasikan tugas-tugas bawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada bawahan.
5. Memeriksa hasil kerja bagian operasional dan tiap – tiap divisi. 6. Mengevaluasi hasil kerja bawahan.
Sekretaris
1. Menyusun program kerja Sekretariat berdasarkan rencana kegiatan masing-masing divisi.
2. Menyusun laporan pertanggungjawaban kinerja Sekretariat berdasarkan laporan hasil kegiatan masing-masing divisi.
3. Berkoordinasi dengan pimpinan mengenai program kerja yang akan dilaksanakan.
4. Melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar. 5. Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan.
6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan kepada pimpinan.
7. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
Operasional
1. Menyusun program kerja masing – masing Divisi berdasarkan rencana kegiatan masing-masing Bidang dan rencana kegiatan sekretariat.
3. Mengatur, mendistribusikan dan mengkoordinasikan tugas-tugas bawahan sesuai dengan Divisi masing-masing.
4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada masing – masing Divisi.
5. Memeriksa hasil kerja masing – masing Divisi.
6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja masing – masing Divisi.
7. Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
Divisi Transportasi
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi transportasi.
2. Mempersiapkan sarana transportasi jika diperlukan oleh atasan atau pada saat ada kegiatan keluar kantor.
3. Melakukan pengangkutan barang baik dari kantor ke tempat kegiatan maupun sebaliknya.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi transportasi berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.
Divisi Humas
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi Humas.
2. Melakukan koordinasi mengenai tugas antar divisi.
3. Sebagai sarana hubungan antara konsumen dengan perusahaan.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi humas berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional
Divisi Inventori
8
2. Melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang ada di gudang kantor serta mengklasifikasikan barang-barang sesuai permintaan dari atasan.
3. Mempersiapkan barang-barang yang akan digunakan oleh kantor dan yang akan diguanakan oleh pantia penyelenggara kegiatan.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi inventori berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.
Operator
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang operator.
2. Melakukan pengecekan terhadap kualitas barang-barang khusunya barang elektronik yang ada di gudang kantor maupun yang ada pada kegiatan di luar kantor.
3. Mengatur konfigurasi barang elektronik saat kegiatan berlangsung. 4. Memperbaiki kerusakan barang elektronik yang disebabkan oleh
kelalaian karyawan maupun hal – hal lain yang terjadi di luar dugaan. 5. Menyusun laporan hasil kegiatan operator berdasarkan kegiatan yang
telah dikerjakan.
6. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.
Divisi Fungsional
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang divisi funsional.
2. Membantu kinerja bidang inventori dan operator saat diperlukan. 3. Melakukan inventarisasi dan analisis serta evaluasi kinerja divisi. 4. Melaksanakan publikasi dan komunikasi melalui media.
5. Melaksanakan pengawasan terhadap media.
6. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi fungsional berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan.
2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi 1. Visi Options
Dengan berpijak pada perubahan ke arah yang lebih baik, maka Visi PT. Options adalah : “One Stop Multitask Services” yaitu terwujudnya kesuksesan client melalui pelayanan penyewaan kebutuhan client untuk berbagai event baik skala nasional dan internasional.”
2. Misi Options
Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, sebagai penjabarannya dituangkan dalam bentuk misi yang dapat memberikan fokus terhadap program yang akan dicapai.
Adapun Misi Options adalah sebagai berikut :
a. Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi guna mencapai efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Meningkatkan kinerja pegawai demi kelancaran event.
c. Memperbanyak belajar dari pengalaman dan menumbuhkan sikap bekerja keras demi kesuksesan client.
d. Menigkatkan hubungan kerja dengan perusahaan-perusahaan di bidang teknologi informasi.
3. Tujuan Options
Tujuan yang telah dirumuskan oleh PT. Options, antara lain :
a. Memberikan kemudahan kepada client melalui teknologi informasi dan jaringan informasi secara terpadu.
b. Terciptanya komunikasi yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan event – event nasional dan internasional.
10 BAB III KAJIAN PUSTAKA
3.1 Konsep Sistem Informasi
Menurut Meteod (dalam Nur Asiah, 2008:27) ‘Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.’
Data merupakan deskripsi benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan. Item data dapat berupa numerik, alfanumerik, foto, suara, atau gambar. Suatu database terdiri atas kumpulan data yang diorganisasikan agar dapat dicari kembali (Turban, 2004:51).
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan (Turban, 2004:51).
Sistem informasi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan mendiseminasi informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem-sistem yang lain, sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, perhitungan). Sistem informasi tidak selalu terkomputerisasi, meskipun sebagian besar dari mereka berkaitan dengan komputer (Turban, 2004:18).
3.2 Database
3.3 System Development Life Cycle (SDLC)
SDLC adalah suatu fase pendekatan kepada analisis dan desain pembuatan sistem yang dikembangkan dengan menggunakan siklus khusus oleh seorang analis dan aktivitas pengguna. SDLC dibagi menjadi tujuh fase, seperti yang terlihat pada gambar 3.1. Meskipun masing-masing fase dipresentasikan dengan ciri yang berbeda, ini tetap berada dalam kesatuan yang tak terpisahkan. Apalagi, beberapa langkah dapat terjadi secara serempak dan langkahnya bisa diulang kembali (Kendall, 2006:8).
Gambar 3.1. Tujuh Fase pada SDLC (Kendall, 2006:8).
1. Identifikasi Masalah, Kesempatan, dan Sasaran
Pada fase pertama ini, seorang analis dikaitkan dengan kebenaran dalam mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan sasaran. Langkah ini merupakan sesuatu yang kritis untuk kesuksesan dari sebuah proyek, karena tak seorangpun berkeinginan adanya pemborosan waktu dalam menangani kesalahan masalah yang dihadapi. Selain masalah yang harus diidentifikasi juga adalah kesempatan.
Kesempatan adalah situasi agar seorang analis dapat berbuat yang lebih baik dengan menggunakan sistem informasi komputer. Identifikasi sasaran juga merupakan hal yang penting dalam fase ini. Analis harus menemukan langkah pertama dimana proyek ini dapat dicoba.
12
jangkauan proyek, dan mendokumentasikan hasilnya. Hasil dari fase ini adalah laporan kemungkinan yang terdiri atas definisi masalah dan rangkuman sasaran (Kendall, 2006:9).
2. Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna
Fase selanjutnya seorang analis menentukan kebutuhan informasi pengguna dengan menggunakan berbagai peralatan yang mudah dipahami. Fase ini merancang bagaimana seorang pemakai dapat berinteraksi pada pekerjaan dengan sistem informasi yang ada. Seorang analis akan menggunakan metode interaktif seperti wawancara, pengambilan sampel dan penelusuran data, dan kuisioner untuk mengetahui lebih dalam tentang kebutuhan informasi pengguna. Seorang analis akan bekerja keras untuk memahami tentang kebutuhan informasi pengguna yang selanjutnya akan diterapkan pada pekerjaannya (Kendall, 2006:10).
3. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dapat membantu seorang analis dalam menentukan kebutuhan sistem. Tools yang digunakan seperti data flow diagram (DFD) dapat menjelaskan input, proses, dan output dari suatu fungsi atau diagram aktivitas sistem yang menampilkan rangkaian kejadian, ilustrasi sistem pada struktur dan form grafis.
Selama fase ini, analis juga menganalisis pembuatan struktur keputusan. Struktur keputusan berupa kondisi, kondisi alternatif, tindakan, dan aturan tindakan yang dapat digunakan untuk memutuskan masalah. Ada tiga metode umum dalam pembuatan struktur keputusan. Antara lain : structured English, tabel keputusan (decision table), dan pohon keputusan (decision tree) (Kendall, 2006:10).
4. Mendesain Sistem yang Direkomendasikan
pengguna agar bisa membantu secara akurat dalam mengolah data menjadi informasi yang benar. Intinya seorang analis harus merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi (Kendall, 2006:11).
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
Pada fase ini, seorang analis bekerja sama dengan seorang programmer dalam mengembangkan perangkat lunak yang diinginkan berdasarkan analisis dan kebutuhan sistem. Selama fase ini, seorang analis juga bekerja dengan pemakai dalam mendokumentasikan perangkat lunak, melalui prosedur manual, online help, dan fitur situs web atau file Read Me yang disisipkan pada perangkat lunak yang baru.
Programmer memiliki penanan penting pada fase ini karena seorang programmer yang merancang, code, dan menghapus sintak kesalahan dari program komputer. Untuk memjamin kualitas, seorang programmer mengadakan salah satu desain atau kode yang menjelaskan kelengkapan program kepada tim pembangun program (Kendall, 2006:11).
6. Uji Coba dan Perawatan Sistem
Sebelum sistem informasi digunakan, terlebih dahulu harus dicoba. Tujuannya untuk mengurangi masalah sebelum sistem digunakan oleh pengguna pada umumnya. Rangkaian uji coba pertama dijalankan dengan menggunakan sampel data dan membandingkan dengan data sebenarnya dari sistem yang telah ada sebelumnya. Perawatan sistem dan dokumentasi dimulai pada fase ini dan dibawa kepada aktivitas keseharian dari sistem informasi. Beberapa perawatan seperti perubahan program (program updates), dapat dilakukan secara otomatis melalui vendor situs pada (Kendall, 2006:11).
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem
14
15
4.1 Hasil Pengamatan (Masalah yang muncul selama PKL) 4.1.1 Gambaran Sistem Lama
Sistem registrasi konferensi pada PT. Options yang digunakan sebelumnya adalah sistem yang dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Acces 2003 dan database-nya juga menggunakan Microsoft Acces 2003. Kelebihan dari sistem ini adalah sistemnya sangat sederhana baik dari segi database maupun dari tampilan antar muka pemakainya. Adapun kekurangan dari sistem ini adalah terletak pada manajemen database-nya yang kurang sempurna. Ini dapat dibuktikan pada saat memasukkan data yang jumlahnya besar, maka sistem ini berjalan kurang optimal. Selain itu, sistem ini tidak mampu mengakomodir kepentingan konsumen (panitia konferensi) dan hanya bisa digunakan oleh satu unit komputer saja.
Berdasarkan kekurangan inilah pimpinan PT. Options menginginkan suatu sistem dimana sistem tersebut mampu meminimalisir semua kekurangan dari sistem yang telah ada. Secara khusus pimpinan menginginkan suatu sistem registrasi konferensi dimana sistem tersebut mampu mengakomodir segala kepentingan acara konferensi.
4.1.2 Analisis Permasalahan
Analisa permasalahan (problem analysis) dengan cara studi literatur atau mempelajari sistem lama, pengamatan secara langsung proses pada sistem lama, dan wawancara dengan para pengguna sistem tersebut seperti administrator dan operator. Hasil analisis berupa uraian identifikasi kebutuhan pemakai, indentifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi kebutuhan aplikasi, serta saran-saran untuk pengembangan sistem informasi.
a. Identifikasi Kebutuhan Pemakai
16
2. Sistem harus dapat dioperasikan oleh operator dan administrator dengan hak akses yang telah ditentukan.
3. Sistem yang diperuntukan bagi operator harus dapat difungsikan layaknya sebuah cash register atau Point of Sale Terminal (POST).
4. Data yang menjadi masukan untuk sistem harus dientry langsung dari sumber datanya dan hasilnya harus dapat dibaca oleh bagian lain yang membutuhkannya.
5. Sistem harus mampu menyimpan semua data secara terpusat.
6. Ada fasilitas untuk menampilkan dan mencetak laporan sesuai kriteria yang diinginkan.
b. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Beberapa informasi yang dibutuhkan dari sistem registrasi ini, antara lain : 1. Bukti pembayaran yang ditujukan kepada peserta registrasi dan
frekuensinya setiap ada pelanggan yang melakukan registrasi kepada operator.
2. Laporan peserta yang ditujukan kepada administrator dan frekuensinya sesuai keinginan administrator baik sebelum konferensi berlangsung maupun setelah konferensi berlangsung.
c. Identifikasi Kebutuhan Aplikasi 1. Cash Register
Mengolah data peserta saat registrasi yang dilaksanakan di bagian operator meliputi pencatatan data-data peserta, pencatatan transaksi pembayaran, dan pembuatan laporan.
2. Adminstrator
Mengolah master data yang dibutuhkan pada cash register.
4.2 Perancangan dan Prosedur Sistem Registrasi Konferensi
sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan dari pemakai sistem/user mengenai gambaran yang jelas tentang rancangan sistem yang akan dibuat serta diimplementasikan.
Perancangan sistem registrasi konferensi ini dapat dijelaskan dalam bentuk diagram konteks, diagram alir data, entity relationship diagram, dan deskripsi tabel pada database.
4.2.1 Diagram Konteks
Diagram konteks pada sistem registrasi konferensi menjelaskan konsep sistem secara global tentang data-data yang akan mengalir pada sistem registrasi tersebut. Diagram konteks ini memiliki beberapa komponen, antara lain : proses, data alir, dan entitas (pemakai) yang terdiri dari peserta dan administrator.
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Registrasi Konferensi
18
Sedangkan peserta memiliki hak akses di bagian pengolahan data peserta konferensi seperti : data peserta saat registrasi, pencatatan pembayaran, dan pembuatan laporan.
4.2.2 Diagram Alir Data (DAD)
1. Diagram Alir Data (DAD) Level 0
Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan penjelasan dari diagram konteks, dimana pada DFD level 0 ini menjelaskan bagian – bagian atau sub proses dari diagram konteks di atas. DFD level 0 ini memiliki enam proses, antara lain : proses login, proses pengolahan master data, proses registrasi, proses pembayaran, proses laporan, dan proses utilitas.
Pada proses login, setiap pemakai (administrator dan peserta) diminta untuk memberikan username dan password yang telah terdaftar di database. Setelah username dan password diisi dengan benar maka sistem akan meentukan hak akses apakah pemakai ini termasuk kategori peserta atau administrator.
Pada proses pengolahan master data, hak akses sepenuhnya dimiliki oleh administrator. Di sinilah seorang administrator dapat mengolah semua data yang dibutuhkan oleh operator seperti data event (konferensi), data kelas event, data fee event, data paket tour terdiri atas day tour dan field trip, dan data akomodasi.
Pada proses registrasi dan pembayaran, hak akses sepenuhnya dimiliki oleh peserta. Pada proses ini seorang peserta mengolah data peserta saat registrasi mulai dari registrasi baru, registrasi pendamping peserta (accompanying person), pemilihan paket tour, pemilihan field trip, dan pemilihan akomodasi. Pada proses pembayaran, seorang operator hanya mencatat biaya yang dibayar oleh peserta berdasarkan data registrasi sebelumnya.
Pada proses laporan, laporan peserta akan diserahkan kepada administrator. Laporan ini dapat berupa softcopy (file .pdf) atau juga bisa dibentuk hardcopy sesuai permintaan administrator.
Gambar 4.2 Data Alir Diagram Level 0
2. Diagram Alir Data (DAD) Level 1
20
Gambar 4.3 DFD Level 1 (Proses 2.0 Master Data)
Proses pengolahan master data dibagi menjadi 3 sub-proses, antara lain : 1. Proses event yaitu proses yang mengolah semua data yang berkaitan
dengan event (konferensi) seperti data event, dan data kelas event.
2. Proses accomodation yaitu proses yang mengolah data – data yang berkaitan dengan sarana akomodasi seperti data hotel tempat penginapan peserta konferensi.
Gambar 4.4 DFD Level 1 (Proses 3.0 Registrasi)
Proses registrasi dibagi menjadi 3 sub-proses, antara lain :
1. Proses registrasi baru yaitu proses yang mengolah semua data peserta yang baru mendaftar sebagai peserta konferensi.
2. Proses accomodation yaitu proses yang mengolah data – data akomodasi peserta konferensi beserta pendamping peserta (accompanying person). 3. Proses paket tour yaitu proses yang mengolah data – data paket tour yang
akan diikuti oleh peserta dan pendampingnya seperti data day tour dan data field trip.
4.2.3 Entity Relationship Diagram
22
Gambar 4.5 ERD Sistem Registrasi Konferensi
4.2.4 Deskripsi Tabel
Berdasarkan entitas pada ERD pada gambar 4.5, maka dapat dideskripsikan dalam bentuk tabel di bawah ini :
1. Tabel Konferensi Tabel 4.1. Tabel Konferensi
Field Name Tipe
Data Length Deskripsi Ket
Kd_Konf char 20 Kode Konferensi PK
Nm_Konf char 50 Nama Konferensi
Start Date Tanggal Mulai Konferensi
Finish Date Tanggal Selesai Konferensi
Refund Date
Tanggal Pembatalan
2. Tabel Kelas
Tabel 4.2. Tabel Kelas Konferensi
Field Name Tipe Tabel 4.3. Tabel Field Trip
Field Name Tipe Tabel 4.4. Tabel Day Tour
24
5. Tabel Peserta
Tabel 4.5. Tabel Peserta Konferensi
Field Name Tipe
Representative char 20 (media, delegasi, dan lain-lain)
reg_no char 50 Nomor registrasi FK
Tabel 4.7. Tabel Akomodasi Peserta
Field Name Tipe
Data Length Deskripsi Ket
Kd_Acc char 20 Kode Akomodasi PK
reg_no char 20 Nomor Registrasi Peserta FK
Kd_Pendamping char 20 Kode Pendamping FK
no_hotel char 20 Kode Hotel FK
nm_hotel char 20 Nama Hotel
no_kamar integer Nomor Kamar
biaya integer Harga kamar per hari
8. Tabel Pendamping
Tabel 4.8. Tabel Pendamping Peserta
Field Name Tipe
Data Length Deskripsi Ket
Kd_Pendamping char 20 Kode Pendamping PK
reg_no char 20 Nomor Registrasi Peserta FK
26
Selain tabel entitas di atas, ada pula tabel yang dibuat berdasarkan atribut dari salah satu entitas ERD yaitu tabel biaya registrasi konferensi. Selain itu ada pula tabel pendukung dari sistem informasi yang dibut, antara lain :
1. Tabel Biaya Registrasi Konferensi Tabel 4.10. Tabel Biaya Registrasi Konferensi
2. Tabel Data Akomodasi (Hotel) Tabel 4.11. Tabel Data Akomodasi (Hotel)
Field Name Tipe
3. Tabel Data Peserta Day Tour Tabel 4.12. Tabel Peserta Day Tour
Field Name Tipe
Data Length Deskripsi Ket
Kd_DataDT char 20 Kode Data Peserta Day Tour PK
reg_no char 20 Nomor Registrasi Peserta FK
Kd_Pendamping char 20 Kode Pendamping FK
Kd_DT char 20 Kode Day Tour FK
Total_biaya integer Total Biaya Day Tour
4. Tabel Data Peserta Field Trip Tabel 4.13. Tabel Peserta Field Trip
Field Name Tipe
Data Length Deskripsi Ket
Kd_DataFT char 20 Kode Data Peserta Field Trip PK
reg_no char 20 Nomor Registrasi Peserta FK
Kd_Pendamping char 20 Kode Pendamping FK
Kd_FT char 20 Kode Field Trip FK
28
4.2.5 Desain Antar Muka Program
Beberapa desain anatar muka program dari sistem registrasi konferensi adalah sebagai berikut :
1. Tampilan Form Menu Utama
Gambar 4.6 Tampilan Menu Utama
2. Tampilan Form Set Event
3. Tampilan Form Data Hotel
Gambar 4.8 Tampilan Form Data Hotel
4. Tampilan Form Day Tour dan Field Trip
30
5. Tampilan Form Registrasi
Gambar 4.10 Tampilan Form Registrasi
6. Tampilan Form Pembayaran
Gambar 4.11 Tampilan Form Pembayaran
7. Tampilan Form Buat Akun Baru
4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Setelah sistem diuji coba dalam lingkup internal perusahaan, terdapat beberapa tanggapan dari penguji coba dimana dari beberapa tanggapan tersebut bisa berupa kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat. Adapun kelebihan dari sistem registrasi konferensi, antara lain :
1. Secara tampilan sistem ini dinilai lebih nyaman (friendly) daripada sistem sebelumnya, karena pada sistem sebelumnya semua tampilan tampak monoton dan kurang bervariasi dari sisi background-nya.
2. Manajemen database yang digunakan lebih baik dari sebelumnya. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya tabel yag lebih sedikit tetapi memiliki fungsi yang optimal daripada database sebelumnya.
3. Kapabilitas program yang dinilai lebih baik dari sebelumnya.
4. Sistem ini dinilai lebih aman dari sebelumnya, karena pada sistem sebelumnya semua data dapat diakses oleh siapa saja. Sedangkan pada sistem ini, hampir semua data diberikan hak akses sehingga tidak sembarang pemakai dapat merusak data program.
Sedangkan kekurangan dari sistem ini, antara lain :
1. Tidak adanya fasilitas import data dari program lain dan ekspor data ke program lainnya.
2. Sistem tidak bisa menambahkan hak akses baru jika diperlukan.
32 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pengujian dalam lingkup internal dan tanggapan dari pengguna sistem ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Secara umum sistem ini dinilai lebih lengkap dari sistem sebelumnya, karena sistem ini memiliki fitur – fitur yang dapat mengakomodir segala kepentingan penyelenggara konferensi baik dari segi pendaftaran peserta, pengelolaan data konferensi, maupun pembayaran yang terdiri atas tiga jalur yaitu cash, transfer, dan credit card.
2. Sistem ini dinilai lebih aman dari sistem sebelumnya karena pada sistem sebelumnya tidak memiliki hak akses sehingga sistem sebelumnya dapat diakses secara bebas oleh siapa pun. Sedangkan pada sistem ini, diberikan hak akses terbatas sehingga data – data penting di database tidak dapat diketahui oleh orang – orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Dengan lengkapnya fitur – fitur, sistem ini dapat juga dipadukan dengan sistem informasi eksternal seperti sistem informasi hotel, sistem informasi travel, dan berbagai sistem informasi lainnya yang memiliki struktur data yang sama dengan sistem ini.
5.2. Saran
33
Turban, et al. 2004. Information Technology for Management. Third Edition”, John Wiley & Sons, USA.
Kendall, Kendall. 2006. System Analysis and Design Eighth Edition. Prentice Hall, USA.
