Pengelolaan sumber daya apotik (2)

(1)

PENGELOLAAN

SUMBER DAYA

(2)

PENGELOLAAN SUMBER

DAYA

 SUMBER DAYA MANUSIA

 ADMINISTRASI

 SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN

(3)

PENGELOLAAN SDM

 Apotek harus dikelola oleh Apoteker

yang Profesional

(4)

(5)

SDM di apotek

 Tenaga kesehatan

 APA

 Aping

 AA

 Tenaga teknis

 Tenaga Administrasi

 Kasir/Keuangan

 Reseptir

(6)

PENGELOLAAN SDM

 Pahami susunan organisasi di Apotek

kita

 Job description  harus jelas

 Penempatan  the right man on the

right place

 Human relation  komunikasi 2 arah  Pembinaan

(7)

 Hal yang perlu diperhatikan dalam

mencari karyawan

Intelligence

Achievement

Attitude

Interest

(8)

PENGELOLAAN

ADMINISTRASI

1. Kesekretariatan

 Surat menyurat

_{buku agenda → mencatat keluar masuknya surat}

 buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat - blanko surat (SP/surat pesanan)

- barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll

 Pembuatan/pengiriman laporan

_{- Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan}

OWA,OTC, resep

- Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar) - Laporan tenaga kesehatan

2. Kepegawaian

 Mencatat:

- biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir,

alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji

(9)

3. Keuangan

 Buku kas

 uang masuk → penjualan tunai, kredit

 uang keluar → pembelian harian tunai, kredit

(administrasi pembelian.

Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian dengan PBF harus tunai.

 Buku pembelian/buku hutang

 Biaya operasional

 biaya operasional harian → fotokopi, pembelian

bahan bakar, dll

 pengeluaran bulanan → rekening listrik, air,

telefon, gaji pegawai,dll

(10)

4. Penyimpanan/pergudangan

 Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan obat

 Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis

obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)

 Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau bertambahnya barang.

 Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya

memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.

 Buku bon →ambil barang di gudang

 Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat tanggal ED setiap obat, obat yang rusak

 Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat yang sudah menipis

 Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri

(11)

PENGELOLAAN

SEDIAAN

FARMASI DI

APOTEK

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

(12)

PEMILIHAN / SELEKSI OBAT - BF

PENYEDIAAN / PENGADAAN

PENYIMPANAN & DISTRIBUSI PENGGUNAAN /

DRUG USE

MANAJEMEN SUPPORT: -organisasi

-sumber daya manusia -SIM

-financing MANAJEMEN SUPPORT: -organisasi

-sumber daya manusia -SIM

-financing

MEDICAL LOGISTIC MANAGEMENT

(included Medicines)

MEDICAL LOGISTIC MANAGEMENT

(included Medicines)

(13)

PERENCANAN

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

BUDAYA MASYARAKAT KEMAMPUAN MASYARAKAT

(14)

1) Metode Epidemiologi

 berdasarkan penyebaran penyakit 2) Metode Konsumsi

 berdasarka penggunaan obat periode lalu

3) Metode Kombinasi

 gabungan epidemiologi dan konsumsi

4) Metode just in time

dibeli saat pasien butuh

(15)

 Stok yang tersisa

 Arus barang fast moving/slow moving

 Kondisi keuangan

 Pemilihan PBF

(16)

PEMILIHAN OBAT

MENURUT WHO

1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek

terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO

2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,

hindari duplikasi.

3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah

bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu

4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih

baik dari sediaan tunggal

5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari

penyakitnya

6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan

7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus

dipertimbangkan

(17)

PENGADAAN

Melalui Jalur resmi, sesuai UU

Pengadaan:

 Pembelian

 konsinyasi

perencana an pengadaan

distribusi

penyimpanan

(18)

METODE PENGADAAN

 Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama.

 Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih

hemat.

 Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan

langsung.

(19)

PEMESANAN

 Dengan SP

SP Narkotika SP Psikotropika SP untuk obat lain  Di PBF Resmi

Pemilihan PBF:

Legalitas PBF Pelayanan Diskon

Bonus

Jangka waktu pembayaran

(20)

1.sp narkotika

terdiri 5 rangkap

(21)

SP Psikotropika

Terdiri 2 atau 3 rangkap

(22)

SP Non Narkotika-Psikotropika

 Terdiri dari 2 rangkap

 Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras

(23)

PENERIMAAN BARANG

Hal-hal yang perlu dicek saat

penerimaan barang:

1. Kesesuaian jenis dan jumlah

antara barang dan SP

2. Keadaan fisik barang

(24)

DISTRIBUSI

 meliputi kegiatan pengendalian persediaan

barang, penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke pabeanan.

 Tujuan

a) Menjamin ketersediaan obat b) Memelihara mutu obat

c) Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawab

d) Menjaga kelangsungan persediaan e) Memperpendek waktu tunggu

f) Pengendaliaan persediaan

g) Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu

tunggu

h) Memudahkan pencarian dan pengawasan

(25)

PENYIMPANAN

Tujuan:

Aman

Tidak mudah rusak Diawasi

Display penyimpanan obat di Apotek:

a. Alfabetis

b. FIFO dan FEFO

c. Farmakologi

d. Bentuk sediaan

e. Kombinasi

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

(26)

KETENTUAN PENYIMPANAN

BARANG/OBAT

1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang dan menjamin

bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai

penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat

(27)

PENYIMPANAN

NARKOTIKA

Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm,

maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai

(28)

PENYIMPANAN

PSIKOTROPIKA

 Dalam lemari yang terpisah dengan

(29)

PEMUSNAHAN

 Barang ED

Ditukar

Dimusnahkan

 Merupakan kerugian apotek  harus

diminimalisir

 Ada berita acara pemusnahan, isinya:

Jenis dan jumlah obat

Alasan

Cara pemusnahan

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

(30)

CARA PEMUSNAHAN

 Obat/bahan padat, dengan cara

ditanam

 Obat/bahan cair, dengan cara

diencerkan terlebih dahulu

(31)

PEMUSNAHAN NARKOTIKA

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:

1. Diproduksi tanpa memenuhi standar

dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi

2. Kadaluarsa

3. Tidak memenuhi persyaratan

digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan

(32)

PELAPORAN

 Laporan penggunaan Psikotropika  Laporan penggunaan Narkotika

 Laporan statistika resep dan pelayanan

(33)

SELESAI