Perkembangan ICCO dan
kemitraan multi pihak di
Indonesia
Disampaikan dalam Lokakarya Keuangan bagi Staff non Keuangan di Depok, 12-13 April 2012.
Latar Belakang Kegiatan
ICCO Alliance
ICCO Alliance MFS II application
2011-2015
Strategic
Plan
Nol Toleransi terhadap
Fraud
dan
Wilayah Risiko
• Beroperasinya dukungan di Indonesia (1 dari 5 negara terkorup di Asia) semua bisa diatur
• Trend transaksi tunai.
• Pengadaan barang dengan nilai tanpa kejelasan fungsi (cth. Kendaraan, komputer, bahan pangan)
• Proses pengadaan barang, prosedur tender, dll. • Rekruiting & Rekrutmen.
• Hubungan yang sangat dekat dengan pihak ketiga. • Hutang-piutang antar proyek pada satu organisasi yang
sama.
• Deklarasi ganda (laporan ganda, kuitansi ganda, dll)
Kebijakan ICCO bidang
Manajemen Keuangan
• Sejak tahun 2004, ICCO mulai menganut kebijakan yang menekankan pentingnya aspek manajemen keuangan dalam skema pendanaan kemitraan.
• Artinya, mitra dituntut mampu konsisten pada nilai dan aplikasi secara Transparan, Efisien, Akuntabel dan berfokus pada Hasil.
Langkah Preventif
• Prosedur ketat pada tahap seleksi partner: kualitas kriteria, informasi dasar dan informasi operasional. • Analisis terhadap faktor-faktor risiko: integritas,
pengawasan internal/manual prosedur, konteks lokal-nasional, penganggaran yang berisiko/per item.
• Kejelasan mekanisme, prosedur, proses implementasi dan evaluasi atas PME
• Monitoring rutin
• Komunikasi intensif dengan para auditor
• Untuk proyek dengan skala Besar: kerja bersama antara Auditor dan evaluator do joint investigation
merekomender Resource Management Audit (jika perlu).
Kasus-kasus yang sering ditemui
• Partner dan proyek dengan risiko (Rendah, Sedang, Tinggi). • Inkapasitas (keterlambatan terkirimnya laporan, tidak sesuainya
laporan keuangan dan narasi, perbedaan penanggalan laporan). • In efektifitas atau tidak berfungsinya suatu posisi dalam organisasi
partner.
• Struktur organisasi, kultur kepemimpinan dan hirarki yang tidak lazim. • Ketiadaan segregasi fungsi dalam pengelolaan keuangan (kasir
keluar/masuk, pencatat transaksi, otorisasi, internal audit) • Rendahnya dan minimnya administrasi yang formal.
• Rendahnya kualitas manajemen aset (aset nol/tak tercatat, hilang, menyusut tiba-tiba)
• Buku bank; laporan internal dan eksternal yang belum diperbaharui. • Tiadanya dokumen pendukung (cth voucher) atau dokumen yang
Indikasi Umum
• Bujet yang tidak spesifik
• Keterlambatan Annual Financial Statements, Audit atau bahkan tidak terkirimnya sama sekali.
• Kualitas dan kuantitas komunikasi yang jarang. • Tingginya “cash balance” dalam akun mitra.
• Pengeluaran yang sama serupa dan sejumlah dengan penganggaran.
• Temuan Auditor yang mengindikasikan adanya
kesalahan, kekeliruan atau justru tanpa temuan/catatan. • Tanda-tanda informal (yang tampak dari kunjungan
lapangan, informasi antar donor, dll).
Reaksi ICCO
• Peringatan dan Anjuran untuk
memperhatikan klausul dalam Agreement
dengan seksama.
Proses Peningkatan/Penguatan
Kapasitas Mitra di Indonesia
Tujuan Umum
• Memperkuat kapasitas staff dan staf manajemen mitra ICCO & Kerk in Actie secara umum agar lebih mampu memenuhi tuntutan dan standar umum Pemerintah Indonesia, untuk kemajuan mitra, relasi dengan Donor lain maupun kinerja jejaring.
• Memberi umpan balik bagi terumuskannya kebutuhan mitra ICCO & Kerk in Actie untuk mengembangan dan memperbaiki kapasitas bidang keuangan mereka.
• Sebagai bentuk asessment bagi partner (27 dari 67 partner menyatakan kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas).
• Sebagai media berlatih, menggunakan dasar dan guidance dari ICCO & Kerk in Actie bagi partner.
• Sebagai motivasi partner dan stimulan bagi perubahan lebih baik bagi internal organisasi mitra.
Mengapa
kegiatan ini Penting?
• Kontrak belum dipahami sebagai bentuk
kesepakatan tertinggi.
QUIZ’s
Mari berdiri dan buat lingkaran,
sisakan 2 peserta sebagai observer.
Mari melempar bola dan mari mencoba
menjawab pertanyaannya.
1. Sebutkan 4 syarat payment
2. Sebutkan 3 macam laporan keuangan
3. Apa yang dimaksud “additional reporting” sebutkan 2 contoh 4. Siapa yang memiliki fixed assets pasca proyek berakhir
5. Siapa yang bertanggung jawab membayar asuransi, benefit dan pajak
6. Sebutkan 3 hal yang bisa membuat payment ditahan, disesuaikan atau dibatalkan
7. Sebutkan 2 syarat terminasi kontrak
8. Berdasarkan hukum negara mana kontrak dibuat 9. Apa milestone itu
KEY’s
1. Mengirim ulang kontrak yg tertanda tangan, mengirim Annual Budget, Annual Update, Laporan Narasi & Keuangan.
2. Yearly/annual operational budget, laporan keuangan dan auditor report. 3. Laporan tambahan yg sudah ditentukan dari back donor ICCO cth. Foto,
cerita, film, dll.
4. Benefeciary/partner/masyarakat. 5. Mitra ICCO
