Komunikasi Kantor dan Alur Informasi
Communication Office and Information Flow
Ananda Safira Zahra Zakia 165211036
D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung
Abstrac
In an organizational relationship, communication is a fundamental thing to do in an organization. The importance of communication is illustrated by the benefits of communication. It can be said that communication becomes the heart of office operations. So important that the office will not be separated from the communication. A variety of communications are established within the organization. Communication takes place through formal and informal jaliur. But nothing is better or worse. The line of communication should be done both in order to be sustainable. In the fabric of communication, mutual relationships will be formed. Leaders who must be able to form effective communication with their employees. With good communication between leaders and employees, work will run smoothly. Employees will feel cared for and work voluntarily. This communication is related to organizational goals and achievements. Organizations that have good communication systems are more likely to work more optimally because their operational activities will be better supervised among units of the office. Therefore, leaders must also create effective communication. Effective communications fly through the means of delivery and the media used. Submission of this information affects the convenience of the communicant to receive and understand the information submitted. The easier the information is acquired and understood, the expected feedback will be faster. Feedback enables a communicator to know the information being delivered is understood or not. This feedback will be thrown by the communicant in the form of action, responses and even questions. If in a communication the absence of feedback, it can be seen that the communication is not effective. So to facilitate information conveyed, information must be made a system. This system is called Management Information System, a system that regulates the distribution and receipt of information as required. At the time of globalization like this, information has become a valuable thing even can be commercialized because it was so fast and useful information obtained. By using this system, the office is expected to be able to obtain information as needed, in accordance with the category and more quickly and accurately. To make this system, data seekers must ensure that data can be accurate and reliable so that the data processed into information does not diminish the value of credibility.
Key words : communication, information, system, communicator, communicant
Abstrak
yang ditimbulkan oleh komunikasi. Dapat dikatakan, komunikasi menjadi jantung kegiatan operasional kantor. Begitu pentingnya sehingga kantor tidak akan terpisahkan dari komunikasi. Berbagai macam komunikasi terjalin di dalam organisasi. Komunikasi terjadi melaui jaliur formal dan informal. Namun tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk. Jalur komunikasi harus dilakukan keduanya agar berkesinambungan. Dalam jalinan komunikasi, hubungan saling memiliki akan terbentuk. Pimpinan yang harus mampu membentuk komunikasi yang efektif dengan pegawainya. Dengan adanya komunikasi yang baik antara pimpinan dan pegawai, pekerjaan akan berjalan dengan lancar. Pegawai akan merasa diperhatikan dan bekerja secara sukarela. Komunikasi ini berkaitan dengan tujuan dan pencapaian organisasi. Organisasi yang memiliki sistem komunikasi yang baik lebih memungkinkan untuk bekerja secara lebih maksimal karena kegiatan operasionalnya akan terawasi lebih baik antar unit bagian kantor. Oleh karena itu, pimpinan juga harus menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif terbangung melalui cara penyampaian dan media yang digunakan. Penyampaian informasi ini mempengaruhi kemudahan komunikan untuk menerima dan memahami informasi yang disampaikan. Semakin mudah informasi itu didapatkan dan dipahami, maka umpan balik yang diharapkan akan semakin cepat. Umpan balik memungkinkan seorang komunikator mengetahui informasi yang disampaikan sudah dimengerti atau belum. Umpan balik ini akan dilontarkan oleh komunikan berupa tindakan, tanggapan bahkan pertanyaan. Apabila dalam suatu komunikasi tidak adanya umpan balik, bisa diketahui bahwa komunikasi yang disampaikan tidak berjalan efektif. Maka untuk mempermudah informasi tersampaikan, informasi haruslah dibuatkan sebuah sistem. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen, sistem yang mengatur pendistribusian dan penerimaan informasi sesuai yang dibutuhkan. Pada saat globalisasi seperti ini, informasi memang sudah menjadi hal yang bernilai bahkan bisa dikomersilkan karena saking cepat dan bermanfaatnya informasi yang didapatkan. Dengan menggunakan sistem ini, diharapkan kantor mampu mendapatkan informasi sesuai kebutuhan, sesuai kategorinya dan lebih cepat serta akurat. Untuk membuat sistem ini, pencari data haruslah mempastikan data yang di dapat akurat dan terpercaya agar data yang diolah menjadi informasi tidak berkurang nilai kredibilitasnya
Kata kunci : komunikasi, informasi, sistem, komunikator, komunikan
Pendahuluan
Memiliki hubungan yang harmonis antara pegawai dengan pimpinan ataupun sebaliknya merupakan hal yang penting, terutama dalam kegiatan operasional kantor. Karena dalam pencapaian dan tujuan organisasi sangat membutuhkan interaksi dan koordinasi antar elemen kantor. Kegiatan interaksi ini berkaitan dengan kemudahan kantor untuk melakukan kegiatan kantor. Semakin baik hubungan antar elemen kantor, maka semakin mudah kantor melakukan kegiatannya. Interaksi ini bisa disebut juga komunikasi kantor.
Komunikasi sendiri berarti proses penyampaian berita, ide, pemikiran atau intruksi dengan cara tertentu agar penerima pesan dapat mengerti pesan yang diterima. Lalu pentingnya komunikasi bagi kantor karena kegiatan utama kantor adalah menghasilkan informasi yang dapat berguna bagi pencapaian organisasi. Dengan komunikasi kantor yang dilakukan secara efektif mengakibatkan informasi yang dihasilkan memiliki nilai yang tinggi. Pentingnya komunikasi ini berdampak besar bagi alur kerja dan kemudahan kerja.
informasi dengan baik sehingga komunikan (penerima informasi) dengan mudah menangkap isi dan maksud dari informasi yang disampaikan. Namun, komunikan juga harus mampu menganalisis informasi yang diterimanya sehingga informasi dapat berguna bagi kegiatan kantor. Berbagai bentuk komunikasi dapat dilakukan dalam lingkup kantor dengan memperhatikan struktur dan pekerjaan yang berada di dalam kantor.
Pada dewasa ini, informasi sudah menjadi sesuatu yang sangat bernilai tinggi. Pasalnya, informasi dapat menjadi komersil apabila informasi itu sangat penting bagi keberlangsungan suatu organisasi. Oleh karena itu, elemen-elemen kantor, seperti pimpinan dan segenap pegawai haruslah mampu menjadi pengirim pesan, penek dijadikan rima pesan, pencari pesan, dan pengolah pesan.
Pembahasan
1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin
communis yang berarti “sama”. Artinya komunikasi dapat terjadi apabila ada kesanaan antara pengirim pesan dan orang yang menerima pesan.
Komunikasi merupakan proses penyampaian berita, ide, pemikiran, atau intruksi dengan cara tertentu agar penerima pesan dapat mengerti pesan apa yang diterima. Komunikasi menjadi sangat penting bagi kehidupan sosial karena tanpa adanya komunikasi, tidak adanya kehidupan yang berjalan.
Orang akan berjalan sendiri tanpa adanya komunikasi, begitu juga dengan cara seseorang berkembang. Seseorang akan sulit mengembangkan dirinya tanpa adanya komunikasi. Komunikasi dapat membatu mengembangkan potensi dan juga pencapaian dalam diri seseorang.
Seperti halnya seseorang, sebuah organisasi pun demikian. Organisasi yang terdiri dari kumpulan orang-orang yang
bernaung dalam satu wadah diperlukan komunikasi. Pentingnya komunikasi diungkapkan oleh Chester Barnard bahwa “komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi”. Dalam pembahasan lain, komunikasi dapat dikatakan sebagai jantung pelaksanaan kegiatan operasional organisasi.
Apabila sebuah organisasi tidak melakukan komunikasi di dalamnya, organisasi itu tidak akan berkembang seperti yang di harapkan. Karena dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, perlu adanya kordinasi dan kerjasama antara pimpinan, pegawai, dan staf dan hanya diwujudkan dengan melakukan komunikasi.
2. Komunikasi Kantor
Penyampaian pesan, gagasan, ide, atau informasi yang berkaitan dengan pekerjaan disebut sebagai komunikasi kantor. Penyampaian pesan tersebut dapat dari seorang pimpinan ke pegawainya atau dari pegawai kepada pimpinannya. Penyampaian pesan, gagasan, ide, atau informasi ini dapat dilakukan secara langsung melalui perkataan secara lisan ataupun secara tidak langsung melalui sebuah media mesin penyampai pesan.
Komunikasi di dalam kantor ini memiliki beberapa fungsi. Fungsi-fungsi komunikasi kantor yaitu :
a. Fungsi Informatif
dilaksanakan. Sedangkan, para pegawai membutuhkan informasi ini untuk melaksanakan pekerjaannya, sekaligus informasi mengenai tunjangan kepegawaian.
b. Fungsi Regulatif
Dalam kaitannya dengan informasi, fungsi ini berkaitan dengan peraturan yang diterapkan di kantor. Dengan komunikasi, informasi mengenai peraturan yang harus ditaati oleh setiap elemen kantor-pegawai ataupun pimpinan-dapat tersampaikan dengan lebih merata dan lebih jelas.
Mengenai fungsi regulatif ini, ada dua hal yang berpengaruh, yaitu :
- Orang-orang yang berada dalam jajaran setingkat manajer, memiliki hak untuk mengatur informasi yang akan disampaikan. Serta memberi intruksi dan perintah agar apa yang disampaiakannya dapat dilaksanakan. - Pesan yang disampaikan juga
berkaitan dengan pekerjaan juga tata aturan kerja. Dengan penyampaian informasi ini, para pegawai secara pasti tahu pekerjaan yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.
c. Fungsi Persuasif
Agar mempermudah penerimaan perintah dari pimpinan kepada pegawainya, teknik penyampaian informasi tidak hanya dengan memberi perintah saja. Dengan menggunakan fungsi persuasif ini, pimpinan dapat memberi perintah kepada bawahannya dengan memersuasi. Sebab apabila pegawai bekerja secara sukarela, maka tingkat kepedulian pegawai akan pekerjaannya juga baik.
d. Fungsi Integratif
Ada beberapa saluran yang dapat digunakan dalam menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Kantor berusaha memfasilitasi saluran tersebut
agar informasi dapat tersamnikasi paikan secara efektif. Ada dua saluran komunikasi yang digunakan dalam kantor, yaitu :
- Melalui komunikasi formal, berupa surat kabar atau laporan kemajuan organisasi.
- Melalui komunikasi informal, berupa interaksi pribadi pada jam istirahat, pertemuan di luar kantor, ataupun kegiatan darmawisata. Dengan kegiatan seperti ini akan menambahkan partisipasi pegawai terhadap kantor.
Dengan komunikasi yang dilakukan, kontrol terhadap organisasi akan lebih baik. Berkaitan dengan pengembangan atau pengarahan organisasi menjadi perhatian yang sangat besar dalam komunikasi kantor. Sistem dan mekanisme dalam berkomunikasi yang efektif harus diperhatikan agar penyampaian pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan serta dapat diimplementasikan dalam kegiatan operasional kantor.
Tujuan dari sebuah komunikasi ialah efek/hasil penyampaian pesan dari seorang pengirim pesan. Efek dari komunikasi ini bisa bermacam-macam. Bisa hanya berupa penerimaan pesan saja hingga tindakan yang dilakukan oleh seorang penerima pesan atas pesan tersebut.
Secara sederhana, proses komunikasi dapat dijelaskan dengan lima tahap, yaitu pembentukan gagasan atau ide, pengolahan ide menjadi sebuah pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan, dan timbal balik dari penerima pesan. Namun proses komunikasi bisa dijelaskan secara lebih rinci lagi. Proses penemuan gagasan dijelaskan secara rinci, serta beberapa hal yang mungkin dapat terjadi pada saat pesan disampaikan. Proses komunikasi dapat digambar seperti di bawah ini :
Decode Saluran
Encode
Noise
Penerima
Umpan Balik
Decode Encode
a) Pengirim Pesan
Pengirim pesan adalah seseorang yang ingin menyampaikan suatu informasi pada orang lain. Sebelum mengirim pesan, pengirim pesan memiliki sebuah ide dan gagasan yang ingin disampaikan pada orang lain.
b) Encode
Encode merupakan proses penerjamahan ide dan gagasan pengirim pesan menjadi sebuah bentuk yang mudah diterima oleh penerima pesan. Apabila seorang pengirim pesan memiliki gagasan, otak dan lidahnya akan memproses dan menyusun kata-kata yang akan disampaikan berupa pesan.
c) Saluran
Saluran merupakan sebuah alat yang digunakan seseorang pada saat mengirim pesan. Misalnya sebuah berita yang disiarkan melalui layar kaca televisi. Berita yang disiarkan melalui layar kaca televisi mengirimkan pesan berupa berita visual melalui aliran udara. Aliran udara ini juga bisa berfungsi sebagai saluran pengirim pesan. Seorang pria mencium wangi parfum dari seorang wanita di sebelahnya. Pria itu mencium wangi parfum akibat udara yang menghembuskan wangi parfum tersebut. Artinya bahwa udara juga dapat menjadi sebuah saluran pesan. Begitupun seorang tuna netra yang membaca huruf braille dengan menyentuh hurufnya, maka sentusa tersebut merupakan saluran pesan.
d) Decode
Hal yang dilakukan pada saat pesan diterima yaitu melakukan proses decoding. Decoding merupakan sebuah proses menerjemahkan pesan-pesan fisik ke dalam bentuk yang memiliki arti bagi penerima. Proses decoding ini juga
menjadi penentu reaksi dari penerima pesan. Setiap orang memiliki proses decoding yang menghasilkan reaksi yang berbeda tergantung bagaimana seseorang menerima pesannya.
e) Noise
Noise atau bisa disebut juga sebagai gangguan merupakan segala gangguan yang dapat terjadi pada saat pesan dikirimkan. Apabila gangguannya tidak terlalu besar, maka gangguan tersebut dapat diabaikan. Namun jika gangguan terjadi begitu sering bisa jadi hambatan untuk menerima pesan.
Gangguan semantik dapat terjadi apabila seseorang memiliki pengertian yang berbeda atas perkataan yang sama. Misalnya iklan wisata di sebuah stasiun radio yang menyampaikan potongan harga pada saat masa liburan dengan memberi ajakan pada masyarakat Jawa Barat, “Mangga untuk semua masyarakat Jawa Barat, liburan mah ke . . . .” kata seorang bapak-bapak yang berlogat sunda. Tapi berita mengenai liburan ini tidak hanya didengarkan oleh masyarakat Jawa Barat saja sehingga makna “mangga” memiliki pengertian yang berbeda. Kata “mangga” bagi orang yang tidak mengerti bahasa Sunda akan diartikan sebagai nama buah-buahan.
Gangguna mekanik akan terjadi apabila ada masalah pada saluran atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi. Misalnya sebuah televisi yang menerima berita visual namun gambar yang dihasilkan tidak jelas diakibatkan antena televisi tersebut patah. Atau seseorang yang sedang menunggu e-mail melalui smartphonnya tidak dapat menerima e-mail tersebut karena kehabisan data selulernya (kuota).
pegawai menelepon pimpinannya yang sedang melakukan perjalanan dinas. Pada saat menelepon ternyata pimpinan sedang berada di sebuah ballroom besar dan sedang mengikuti seminar sehingga suara pegawainya menjadi tidak jelas. Tapi, gangguan seperti ini juga bisa berasal dari pengirim atau penerima pesan. Misalnya pada saat jam makan siang, para pegawai makan bersama di kantin perusahaan. Kemudian mereka saling berbincang tapi terkadang apa yang dibicarakan tidak jelas akibat sedang mengunyah makanan.
Perbedaan status juga bisa menjadi hambatan pada saat berkomunikasi. Kualitas berkomunikasi dipengaruhi oleh status dan tingkatan seseorang dalam suatu organisasi. Bisa saja seseorang yang status dan tingkatannya lebih tinggi tidak akan memberikan informasi secara lengkap kepada pegawainya misalkan informasi yang dapat membuat pegawai melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. Atau bisa juga sebaliknya. Para pegawai bisa saja tidak memberikan informasi kepada pimpinannya secara lengkap mengenai pencapaian dan kinerja mereka di organisasi tersebut karena takut menjadi informasi yang tidak seharusnya diketahui oleh pimpinannya.
Perbedaan pola berpikir salah satu penghambat dalam berkomunikasi langsung. Perbedaan ini muncul pada saat sekelompok orang yang memiliki perbedaan persepsi mengenai suatu hal. Misalnya saja seorang manajer lebih pantas untuk seorang laki-laki dan seorang sales lebih pantas untuk dilakukan oleh perempuan.
f) Penerima Pesan
Penerima pesan merupakan target pengiriman pesan. Penerima pesan ini juga disebut sebagai audiens atau komunikan. Komunikan bisa berupa perorangan, kelompok, organisasi, bahkan sekumpulan manusia yang tidak mengenal satu sama lain.
Pada studi komunikasi dulu, komunikan sering dikaitkan sebagai suatu pihak yang lemah dan mudah terpengaruh informasi yang didapatnya. Teori yang membuktikan komunikan sebagai pihak yang lemah ialah teori jarum hipodermik atau teori stimulusrespons (S-R Teori). Melalui teori S-R ini menggambarkan proses komunikasi secara sederhana
g) Umpan Balik
Umpan balik merupakan sebuah efek yang timbulah seseorang menerima pesan. Efek yang ditimbulkan bisa berupa tindakan atau hanya pemahaman bahkan ketidakmengertian. Tindakan ini kemudian membetuk sebuah tanggapan dan pertanyaan yang akan dikirimkan kembali kepada pengirim pesan sebelumnya. Tanggapan dan pertanyaan ini berguna bagi sumber pengirim pesan dalam menjawab pertanyaan dari seseorang mengirimkan umpan balik. Namun pemahaman atau ketidakpahaman juga akan bermanfaat bagi sumber pengirim pesan. Sumber akan mengevaluasi diri dan memberikan informasi kembali apabila penerima pesan sebelumnya tidak memahami isi pesan yang dikirimkan.
3. Bentuk-bentuk komunikasi
Komunikasi yang terjadi di dalam kantor bisa berupa komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi baik terjadi dalam komunikasi informal maupun komunikasi formal. Ada tiga jenis komunikasi internal yang terjadi di dalam kantor, yaitu :
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal bisa terjadi dari pimpinan ke pegawai yang disebut down
ward communication ataupun dari pegawai
tinggi ke hierarki posisi rendah dan begitupun sebaliknya pada up ward communication.
Down ward communication bertujuan
untuk memberikan perintah, arahan, wewenang, atau pengertian bagi bawahannya sebagai informasi dalam melakukan suatu pekerjaan di dalam organisasi. Komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan bawahan bisa dalam bentuk pengarahan, teguran, petunjuk, dan pemberian ceramah. Sedangkan up ward
communication merupakan komunikasi
yang bertujuan untuk menyampaikan informasi atau keterangan yang diperlukan seorang pimpinan dalam memutuskan sebuah kebijakan organisasi. Selain itu juga, bawahan memberikan opini dan pendapatnya sebagai bahan pertimbangan pimpinan dalam memutuskan sebuah kebijakan. Komunikasi yang terjadi dari pegawai ke pimpinannya bisa melalui laporan tertulis, pendapat, saran, dan keluhan-keluhan.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terjadi diantara sesama pegawai dan staf kantor. Komunikasi horizontal biasanya berisi mengenai kebijakan pimpinan dan organisasi yang mempengaruhi sistem kerja dan kelangsungan mereka sebagai pegawai. Karena pentingnya komunikasi horizontal ini hingga mempengaruhi koordinasi antar staf dalam bekerja. Namun, komunikasi horizontal ini lebih condong bersifat informal dibandingkan dengan komunikasi vertikal yang jauh lebih formal. Komunikasi horizontal ini tidak hanya terjadi pada saat jam bekerja saja, tapi komunikasi bisa terus terjadi pada saat jam istirahat atau saat sedang berada di luar kantor.
Komunikasi ini bisa membuat suasana kerja tampak lebih akrab serta tidak terlalu formal. Dengan adanya komunikasi horizontal yang sifatnya ke samping, menjadikan koordinasi pekerjaan jadi lebih mudah diantara pegawai dan staf lainnya.
Komunikasi ini bisa dilakukan secara langsung ataupun tidak langsung. Komunikasi langsung bisa dilakukan dengan musyawarah kerja, rapat bersama pimpinanm, dan lain sebagainya. Sedangkan komunikasi tidak langsung bisa melalui memo, laporan, telepon, e-mail, dan koran.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal atau yang biasa disebut komunikasi silang ini merupakan komunikasi antara pimpinan bidang yang satu kepada pegawai bidang yang lain. Komunikasi ini tidak berhubungan langsung dengan kedudukan seseorang yang memiliki tugas dan wewenang yang berbeda di pihak lain. Namun begitu komunikasi diagonal ini juga sama pentingnya dengan dua komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal ini dapat digambarkan dalam bagan berikut :
Melalui bagan di atas kita dapat tahu bahwa komunikasi bisa terjadi dari dan kepada siapa sesuai kebutuhan yang ada. Komunikasi diagonal ini membuat organisasi mampu bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sebelumnya telah diimpikan. Apabila organisasi tidak melakukan komunikasi diagonal seperti yang telah ditunjukkan oleh bagan di atas, maka organisasi akan kesulitan mencapai tujuannya. Karena dalam pekerjaannya, setiap elemen kantor tidak akan berjalan beriringan dan tujuan yang dicapai mungkin akan berbeda-beda.
Pentingnya membina komunikasi diagonal ini tidak hanya pada saat situasi formal seperti dalam rapat atau diskusi
Kepala Departemen
Kepala Divisi
Kasie Kasie
Kepala Divisi
antara pegawai dan pimpinan saja. Lebih dari itu, pimpinan harus mampu membuat komunikasi diagonal ini menjadi suatu budaya yang bisa membuat pegawai bersimpati dan bersukarela untuk bekerja sesuai organisasi tentukan.
4. Jenis dan Kondisi Komunikasi
Menurut penyampaian pesannya, komunikasi sebenarnya memiliki dua jenis komunikasi yaitu komunikasi satu arah dan dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan adanya umpan balik dari penerima pesan karena dalam proses komunikasinya, pesan disampaikan dan diterima oleh orang yang sama. Komunikasi searah ini dapat terjadi begitu cepat dan rapi tetapi tidak akan adanya efek yang berarti dari pesan yang dikirim karena penerima dan pengirim pesan adalah orang yang sama. Berbeda halnya dengan komunikasi dua arah. Komunikasi ini memungkinkan adanya umpan balik dari seorang komunikan. Prosesnya memang jauh lebih lambat dan terkadang kacau karena terlalu banyak perintah dan pendapat tetapi lebih baik karena akan adanya umpan balik apakah pesan diterima dengan baik dan dimengerti oleh komunikan.
Dari penjelasan di atas terhadap sasaran komunikasinya, ada tiga jenis komunikasi yang terjadi, yaitu :
a) Komunikasi intrapersonal
Komunikasi ini disebut juga dengan komunikasi satu arah. Berkomunikasi intrapersonal dilakukan oleh diri sendiri dan cenderung dijadikan sebagai komunikasi untuk meningkatkan semangat dalam diri sendiri.
b) Komunikasi massa
Komunikasi massa ini dilakukan melalui media massa dan pesan dituju pada orang banyak. Media yang biasa digunakan yaitu surat kabar, siaran radio, televisi dan beberepa media massa lainnya yang dipergunakan untuk memberi informasi untuk orang banyak. Karena
para audiens dari komunikasi massa ini tersebar dan bukan merupakan suatu kelompok khusus saja. Komunikator dan komunikan relatifnya tidak saling mengenal satu sama lain. Pesan yang disampaikan bersifat umum. Komunikasi massa ini diperlukan biaya yang jauh lebih besar daripada komunikasi lainnya.
c) Komunikasi interpersonal
Komunikasi ini terjadi antara seseorang dengan orang lain. Komunikasi bisa terjadi antara dua orang, antar kelompok kecil, atau kelompok organisasi. Komunikasi yang terjadi berupa komunikasi vertikal antara seseorang yang memiliki tingkatan yang lebih tinggi ke bawahannya, komunikasi horizontal antara seseorang yang memiliki posisi dan tingkatan yang sama dan komunikasi diagonal yang terjadi antara seseorang yang lebih tinggi ke bawahan yang bukan satu kelompok dengannya.
Proses komunikasi yang paling penting adalah melakukan interaksi secara langsung melalui percakapan antar staf dan pimpinan. Komunikasi ini bisa disebut
face to face atau komunikasi verbal, bisa berupa teleconference, konferensi dan percakapan.
Dalam komunikasi langsung melalui percakapan terkadang seseorang tanpa sadar melakukan atau mengucapkan sesuatu. Kondisi seperti ini dapat dijelaskan dalam empat jenis kondisi saat berkomunikasi secara langsung, yaitu:
a) Intentional Verbal : perkataan yang sengaja diucapkan saat berkomunikasi. Kata-kata ini merupakan pesan yang ingin disampaikan oleh komunikator. Pesan yang diungkapkan mudah dimengerti oleh komunikan.
memberi hambatan pada saat berkomunikasi.
c) Intentional Verbal : gerakan atau body language yang sengaja dilakukan dalam menunjang kita untuk berkomunikasi. Melalui gerakan yang disengaja ini, komunikator ingin membuat komunikan lebih mudah memahami pesan yang disampaikan.
d) Unintentional Verbal : gerakan atau
body languange yang tidak sengaja dilakukan pada saat berkomunikasi. Misalnya menggaruk bagian tengkuk, memegang rambut, membetulkan jilbab yang miring.
Namun untuk memudahkan kantor dalam menyampaikan informasi secara formal, kantor bisa menggunakan komunikasi tertulis. Dengan menggunakan komunikas tertulis ini, informasi yang disampaikan dapat disimpan dan digunakan kembali apabila dibutuhkan. Komunikasi tertulis yang biasa organisasi lakukan yaitu laporan, buku manual, formulis isian, memo, dan peraturan perusahaan.
Komunikasi tertulis ini yang sering dilakukan dalam perkantoran disebut juga korespondensi yaitu berkomunikasi melalui surat-surat. Kegiatan korespondensi ini melakukan komunikasi melalui media surat. Korespondensi ini terjadi antara pimpinan dan pegawai atau sesama pegawai lainnya. Kegiatan korespondensi ini karena melalui media surat mengekabitkan proses komunikasinya yaitu perencanaan, penulisan, pengiriman dan penerimaan surat. Saat melakukan korespondensi haruslah memperhatika bahasa surat, cara penulisan surat, dan cara surat dikirmkan dan diterima oleh komunikan agar surat yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
Selain komunikasi verbal, ada juga yang bisa dilakukan dalam mengkomunikasikan informasi menggunakan komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal yaitu komunikasi dengan menggunakan bahasa tubuh atau
body language. Ada beberapa komunikasi nonverbal yaitu :
1) Body Language
Bahasa tubuh meliputi gerakan tubuh pada tangan, kaki, sentuhan, mendengar, senyuman, dan lainnya merupakan pesan yang diisyaratkan seseorang yang melakukan body language. Gerakan tubuh yang mengisyaratkan suatu pesan yang ingin disampaikan oleh komunikan agar dipahami dan diberikan umpan balik dari gerakan tubuh tersebut.
2) Physical Space
Merupakan perasaa dekat atau tidaknya seseorang kepada orang lain yang ditunjukkan dalam bentuk perilaku. Oleh karena itu pimpinan membagi pegawai dan stafnya dalam bentuk kelompok dan departemen agar antar pegawai memiliki perasaan dekat dan tidak canggung.
3) Paralanguage
Komunikasi yang menggunakan seluruh elemen komunikasi lisan seperti nada suara, irama, dan tempo bicara. Suara berupa “hmm” untuk jawaban “iya” bukan termasuk dari paralanguage. Agar komunikasi kantor berjalan dengan efektif, pimpinan harus mengawasi dan mempertahikan paralanguage di kalangan karyawann. Agar paralanguage karyawan baik perlu diadakannya pelatihan dan pengembangan cara untuk berkomunikasi.
5. Berkomunikasi Efektif
pesan. Harapan dari seorang komunikator ialah komunikan mampu memberi respon dan tanggapan dari proses komunikasi yang dilakukan. Beberapa prinsip yang menjadi dasar komunikasi berjalan dengan efektif dikenal dengan singkatan REACH
(Respect, Empathy, Audible, Clarity dan
Humble). Prinsip komunikasi yang efektif ini didasari bahwa sebenarnya komunikasi bertujuan untuk mendapat perhatian, kepedulian, simpati, respon dan tanggapan yang positif dari orang lain.
a) Respect (Menghargai)
Hal yang paling utama dalam prinsip berkomunikasi ialah rasa saling menghargai dan menghormati kepada orang lain. Ingat bahwa pada dasarnya manusia merupakan makhluk yang ingin dihargai dan dihormati. Apabila seorang pimpinan ingin memberi kritik atau peringatan kepada pegawainya tetap harus memperhatikan perasaan dan harga diri seseorang. Dengan membangun kepedulian dan sikap menghargai, kita dapat membangung lingkungan kerja yang sinergis dan meningkatkan efektifitas kerja perorangan maupun kelompok.
b) Empathy (Empati)
Empati merupakan kemampuan seseorang memposisikan diri pada kondisi yang sedang dirasakan orang lain. Hal yang paling mendasar dari empati yaitu kemampuan seseorang untuk mendengarkan terlebih dahulu sebelum ingin dipahami dan dimengerti orang lain. Jika kita mendengar dan memahami orang lain terlebih dahulu, kita dapat dengan mudah membangun kepercayaan dan keterbukaan pegawai untuk membangung kerjasama.
c) Audible (Memahami)
Audible berarti mudah didengar dan dimengerti orang lain. Jika empati berarti kita harus mendengar dan mengerti orang lain justru, audbile justru pesan yang disampaikan harus mudah diterima oleh seorang komunikan. Agar pesan dapat
diterima secara baik oleh komunikan, kita dapat memilih salurang sedemikian rupa agar pesan dapat tersalurkan dan mudah dipahami komunikan.
d) Clarity (Jelas)
Pesan yang disampaikan harus mudah dipahami oleh komunikan yang berarti bahwa pesan yang disampaikan memiliki kejelasan dan tidak menimbulkan spekulasi yang berbeda-beda. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas akan menimbulkan dampak yang besar. Clarity juga bisa diartikan sebagai keterbukaan informasi. Dalam proses komunikasi, kita harus bersikap terbuka sehingga timbul rasa saling percaya dari komunikan.
e) Humble (Rendah Hati)
Dengan sikap rendah hati saat berkomunikasi akan mengembangkan rasa saling menghargai antara pengirim pesan dan penerima pesan. Terutama sikap rendah hati harus ditunjukkan oleh seorang pengirim pesan agar penerima pesan mudah menerima pesan yang disampaikan.
Apabila kita dapat menerapkan prinsip-prinsip di atas, kita dapat menjadi komunikator yang baik. Lebih dari prinsip-prinsp di atas, ada beberapa faktor yang mengaitkan komunikasi yang efektif yang disebut The Seven C’S Communication.
1) Credibility
Dalam proses komunikasi, komunikator dan komunikan harus saling mempercayai satu sama lain. Apabila kepercayaan telah terbangun antara kedua belah pihak yang sedang berkomunikasi, pesan lebih mudah tersampaikan. Komunikator mempercayai pesan yang akan disampaikan kepada komunikan dan komunikan percaya pesan yang akan disampaikan oleh komunikator. Jika tidak ada saling percaya, proses komunikasi akan terhambat.
Proses komunikasi berkaitan dengan lingkungan sekitar pada saat komunikasi berlangsung. Kondisi yang baik akan membuat informasi yang dikirimkan tersampaikan. Jika kondisi lingkungan buruk, besar kemungkinan informasi tidak akan sampai atau tidak sempurna. Oleh karena itu, pada saat berkomunikasi kita harus memperhatikan lingkungan pada saat melakukan komunikasi.
3) Content
Pada saat berkomunikasi kedua belah pihak, komunikator dan komunikan, haruslah puas satu sama lain. Kepuasan seorang komunikan yaitu memahami dan mudah mengerti pesan yang diterima serta kepuasan seorang komunikator yaitu mendapat umpan balik atau tanggapan dari pihak komunikan atas pesan yang disampaikan. Dengan adanya kepuasan ini, komunikasi akan tetap terjalin dan mampu menghasilkan komunikasi yang lebih baik lagi.
4) Clarity
Seperti halnya prinsip-prinsip komunikasi yang efektif, dalam faktor-faktor komunikasi yang efektif juga harus adanya clarity atau kejelasan pesan yang disampaikan. Kejelasan ini meliputi kejelasan dari isi pesan, tujuan yang ingin tercapai dengan mengirim sebuah pesan, dan kejelasan mengenai istilah dan lambang-lambang yang digunakan pada saat pesan dikirimkan.
5) Capability and Consistency
Capability and Consistency atau dalam bahasa Indonesia berarti kesinambungan dan konsistensi, menjelaskan bahwa komunikasi haruslah dilakukan secara konsisten dan terus-menerus dengan tetap berkesinambungan antara pesan yang baru diterima dan pesan yang terdahulu. Jika pesan yang diterima saling berkontradiksi, akan menimbulkan kebingungan pada yang menerima pesan.
6) Capability of Audience
Pesan yang disampaikan harus tetap disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan penerima pesan. Gunakanlah istilah dan kata-kata yang sesuai dengan pemahaman sang penerima pesan. Jika komunikator tidak memperhatikan faktor ini, makan pesan yang diterima tidak akan sempurna atau bahkan menimbulkan salah penafsiran sehingga tindakan dan umpan balik dari komunikan tidak sesuai dengan harapan komunikator.
7) Channels of distribution
Faktor terakhir agar proses komunikasi berjalan efektif yaitu dengan memperhatikan saluran komunikasinya. Pilihlah komunikasi yang sudah biasa dilakukan oleh semua orang agar mudah diakses dan didapatkan pesan yang dikirimnya. Saluran yang biasa digunakan yaitu telepon, televisi, e-mail dan penggunaan sosial media saat ini bisa menjadi alat komunikasi yang efektif.
6. Alur Data dan Informasi
Kegiatan utama kantor adalah menghasilkan informasi. Melalui informasi, organisasi akan mudah melakukan kegiatan operasionanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan bersama. Arus dari infomasi dalam organisasi sebagai berikut :
Dari bagan di atas kita mengetahui bahwa informasi tidak serta merta menjadi sebuah informasi. Informasi berasal dari data yang dikumpulkan oleh orang-orang kantor dan diubah menjadi sebuah
TUJUAN
MANAJEMEN
INFORMASI
informasi. Kemudian informasi itu digunakan oleh para pimpinan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Lalu bagaimana sebenarnya data didapatkan. Berikut fungsi-fungsi kantor yang menjadi awal didapatnya sebuah data serta informasi :
1. Mengumpulkan data
2. Mencatat dan menyimpan data 3. Mengolah data menjadi informasi 4. Mengatur penggunaan informasi 5. Memberi informasi pada elemen
kantor yang membutuhkan
Data dan informasi digunakan oleh semua unit kegiatan kantor. Bahkan informasi seperti selentingan-selentingan, gosip, kabar burung serta isu jangan dianggap remeh. Melalui informasi ini, orang-orang yang peka akan mengetahui informasi atau setidaknya ada yang tidak beres. Dapat dijelaskan penggunaan data dan informasi melalui bagan di bawah ini :
TUJUAN ORGANISASI Perencanaa
n
Pelaksanaa
n Evaluasi
PENGAMBILAN KEPUTUSAN Strategis Taktis Teknis
INFORMASI
Deskriptif Statistik
DATA
Internal Eksternal Penelitian, Penerbitan, Rekaman bisnis,
Peraturan
Penggunaan data dan informasi dimulai dari yang paling bawah yaitu proses pengumpulan data. Pengumpulan data berasa dari beberapa sumber, yaitu penelitian dari sumber-sumber tertentu yang dilakukan oleh Departemen Penelitian dan Pengembangan. Kemudian berasal dari penerbitan surat kabar atau harga kurs. Rekaman bisnis berupa
dokumen-dokumen konsumen, surat, formulir dan sebagainya. Penerbitan yang berkaitan dengan peraturan dan kebijakan pemerintah.
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilanjutkan ke proses pengolahan data. Pengolah data ini dibedakan menjadi tiga pengolahan menurut tingkatan manajerial atas, tengah atau bawah. Melalui data yang telah di dapat, manajer tingkat atas menggunakan data untuk membuat sebuah kebijakan jangka lama serta keputusan-keputusan strategis. Manajer tingkat menengah menggunakan data untuk membuat keputusan taktis. Dan yang terakhir manajer tingkat bawah melaksanakan keputusan dari manajer tingkat atas dan bawah.
Informsi yang telah diolah harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat digunakan secara efektif dan efisien. Apabila informasi tidak disusun secara baik, maka penggunanaan informasi akan seperti pada bagan di bawah ini :
Dengan melihat bagan di atas, penggunaan informasi akan kacau dan tidak teratur tanpa adanya pengaturan menggunakan Sistem Informasi Manajemen. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen arus data dan informasi serta alurnya akan teratur dan teratur seperti yang ditunjukan oleh bagan di bawah ini :
MANAJERB
MANAJERA MANAJERC
Informasi keuangan Informasi
pekerja Informasi pasar
MANAJERC MANAJERB
MANAJERA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi keuangan Informasi
Seperti yang digambarkan di atas, situasi penggunaan informasi lebih teratur. Informasi dalam sistem tidak semuanya dimasukkan. Sistem harus menyaring data dan informasi yang akurat, bermanfaat, dapat dipercayam serta tepat waktu. Sebelum membuat Sistem Informasi Manajemen, berikut ada beberapa syarat yang harus diperhatikan :
a) Tentukan tujuan, seperti apakah sistem itu benar-benar dibutuhkan, oleh siapa, kapan, dan dimana mendapatkannya.
b) Informasi seperti apakah yang dibutuhkan dalam mengakses sistem tersebut, informasi perlu di atur agar dalam proses pencarian tidak membingungkan pencari informasi. c) Golongkapn informasi berdasarkan
kebutuhan pencari informasi. Karena informasi yang dicari tujuannya berbeda bagi setiap orang.
d) Setelah sistem dibuat, sistem harus diawasi dan direncakan secara berkelanjutan untuk informasi berikutnya.
e) Mampu menggunakan informasi yang telah dikumpulkan secara maksimal agar informasi yang telah diatur menggunakan sistem tidak mubazir.
KESIMPULAN
Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat diperlukan dalam setiap segi kehidupan terutama dalam kehidupan berorganisasi. Melalui komunikasi, organisasi mampu meningkatkan koordinasi antar stafnya. Setiap komunikasi terjalin untuk mencapai tujuan
organisasi yang ditentukan bersama. Komunikasi ini juga erat kaitannya dengan komunikasi kantor. Dalam komunikasi ada pesan yang ingin diterima atau disampaikan. Pesan dikirimkan untuk memberi data bagi sang penerima pesan. Melalui data ini, penerima pesan diharapkan mampu memberikan umpan balik kepada pengirim pesan. Dengan umpan balik ini lah, pengirim pesan mengetahui apakah pesan diterima dan dipahami secara baik atau tidak. Selain itu melalui data yang disampaikan pimpinan, menggunakannya sebagai pertimbangan memutuskan suatu kebijakan. Kebijakan yang diambil oleh pimpinan didasari untuk mempengaruhi arah gerak organisasi.
Karena fungsi utama dari kantor ialah menghasilkan informasi, para pimpinan dan pegawainya harus mampu berkomunikasi secara efektif. Komunikasi yang efektif ini dilakukan agar komunikasi bisa maksimal dan hasil yang diinginkan tercapai. Akan buruk keadaannya jika komunikasi tidak dilakukan secara maksimal. Komunikasi yang tidak efektif membuat organisasi akan kehilangan kesempatan, menghamburkan uang serta waktunya. Perkembangan teknologi mendorong organisasi untuk mendapatkan informasi secepat-cepatnya. Agar informasi mudah didapatkan oleh para pimpinan dan staf kantor, informasi harus dibuatkan sistem. Sistem ini disebut Sistem Informasi Manajemen. Pengaturan informasi dibuat supaya penggunaannya tidak kacau juga mudah dan cepat didapat apabila dibutuhkan.
Daftar Pustaka
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.
Donni Juni Priansa, A. G. (2015). Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Fuad Gani, B. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Raja Grafindo.
