KOMUNIKASI DALAM
KANTOR
Membahas berbagai maslah
mengenai komunikasi yang
Jenis dan asas komunikasi perkantoran
Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan
dari sesorang kepada orang lain sehingga
Unsur komunikasi
1. Pengirim warta (communicator)
2. Warta, keterangan, atau buah pikiran 3. Alat atau sarana penyampaian warta 4. Isyarat yang dipancarkan oleh alat
yang bersangkutan
Dalam komunikasi dalam organisasi maka akan lebih rumit dari pada
komunikasi antar individu. Dalam organisasi komunikasi disebut
admininistrative communication
sedang orang yang melakukan disebut
Bagan
komunikasi
Sumbe r warta
Alat
pengirim penerimaAlat Tempat tujuan
Sumber gangguan
warta Isyara t
Isyarat yg
Tujuan komunikasi perkantoran
1. Untuk menyediakan keterangan dan
pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dalam kelompok (kemahiran Kerja)
Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses
penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi bisa amelalui pos, telepon, faxs, kurir atau sarana lain.
Jenis komunikasi sistematis
1. Sistem komunikasi tulisan (written communication)
2. Sistem komunikasi lisan (oral communication)
3. Sistem mekanis (mechanical system)
Cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan hubungan dalam suatu proses organisasi :
a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, komperensi, atau pertemuan segenap anggota organisasiatau pegawai dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon
g. Plakat
h. Laporan tahunankepada para anggota organisasiatau pegawai
i. Surat yang dikirimkan untuk pegawai j. Film, slide, atau alat lain yang serupa
e. Surat edaran
Untuk dapat melaksanakan tugas utama membina sistem komunikasi dengan
sebaik-baiknya, seorang manajer perlu memahami asas-asas komunikasi dan menerapkannnya dalam pelaksanaan
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain
2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal lain yang telah dimengerti
3. Orang yang melakukan komunikasi
mempunyai kewajiban untuk membuat dirinya mengerti
4. Orang yang tidak mengerti dalam
7 faktor utama menetapkan sarana komunikasi :
1. Kecepatan 2. Kecermatan 3. Keselamatan 4. Kerahasiaan 5. Warkat
Komunikasi Intern
Komunikasi intern adalah komunikasi atau hubungan-hubungan yang terjadi di dalam lingkunagn organisasi sendiri. Komunikasi ini dapat dibedakan menjadi 2 macam :
Hubungan tegak (vertikal)
Ialah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari bawahan kepimpinan
(vertikal ke atas)
Hubungan datar (horisontal)
Perintah lisan hanya baik dipegunakan apabila :
1. Apa yang diperintahkan merupakan tugas sederhana
2. Bawahan yang diperintah pernah melaksanakan
3. Perintah selesai dalam waktu singkat
4. Kekeliruan tidak mengakibatkan akibat fatal
5. Pejabat mengawasi dari dekat apabila ada kesalahan
Hal-hal yang mengharuskan perintah ditulis :
6. Perintah berjalan dari pucuk pimpinan ke bawahan dengan melawati berbagai
tingkat jenjang
7. Kesalahan yang mengakibatkan kefatalan
1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari 1 bagaian ke bagian yang lain
2. Tugas bersifat ruwet dan terperinci
3. Bawahan yang mengerjakan tugas harus mengerjakannya ditempat lain
4. Pegawai yang melaksanakan perintah sering gagal
Komunikasi tulisan
Adalah komunikasi yang berwujud surat atau sesuatu warkat. Surat atau warkat harus dibuat oleh seorang petugas
Penulisan faktawi
melibatkan 6 unsur :
1. Keterangan faktawi (factual Information) 2. Penataan (outlining)
3. Bahasa (language)
4. Kendala waktu (timing) 5. Penyajian (presentation)
Bahasa Tulis
1. Bahasa jelas dan mudah dimengerti 2. Kalimat tidak berbelit-belit
3. Hindari kalimat yang terlalu panjang 4. Gunakan kata-kata yang sederhana 5. Tidak menggunakan kata-kata asing
berlebihan
6. Pakai kata-kata yang menunjukkan sesuatu yang nyata
