Korespondensi Surat Bisnis poli docx

(1)

KORESPONDENS

I

(2)

PENDAHULUAN

KOMUNIKASI

Adalah proses penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan).

Dari pengertian tersebut, maka kegiatan komunikasi mengandung unsur-unsur:

1.Komunikator atau Pengirim.

2.Pesan atau Informasi yang akan disampaikan. 3.Alat atau Media.

4.Komunikan atau Penerima.

(3)

Tabel : Perbedaan Jenis Komunikasi ditinjau dari Cara Penyampaiannya

Jenis Komunikasi dan

Bentuk Kegiatannya Keunggulan Kelemahan

1. Komunikasi Lisan

2. Dapat berlangsung tanpa alat bantu

3. Kesalahan langsung dapat dikoreksi

4. Dapat dibantu dengan gerak tubuh dan mimik muka

1. Tidak mempunyai bukti tertulis atau autentik 2. Sulit disajikan secara

bersih/matang

3. Dasar hukumnya lemah 4. Mudah dimanipulasi

2. Komunikasi Tulis

Contoh:

- Menulis surat - Menulis artikel - Menulis laporan - Menulis makalah

1. Tidak mempunyai bukti tertulis atau autentik 2. Sulit disajikan secara

bersih/matang

3. Dasar hukumnya lemah 4. Mudah dimanipulasi

1. Berlangsung cepat

2. Dapat berlangsung tanpa alat bantu

3. Kesalahan langsung dapat dikoreksi

(4)

SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

 _{Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk}

menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis

dari pihak satu kepada pihak yang lain (YS. Marjo).

 _{Surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan suatu}

maksud secara tertulis atau alat komunikasi tertulis yang berisi

informasi yang dibuat dengan persyaratan tertentu (Lamuddin

Finoza) .

Persyaratan tersebut adalah: 1. Menggunakan kertas;

(5)

 _{Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak}

lain dapat atas nama perorangan (pribadi) dan dapat atas nama jabatan dalam suatu organisasi.

 _{Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh}

organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Para

pelaku kegiatan berkirim surat disebut koresponden.

 _{Dibandingkan alat komunikasi lainnya, kedudukan surat dalam}

bidang komunikasi tidak tergoyahkan karena Surat memiliki

Bukti Autentik berupa Tulisan dan Tanda Tangan.

 _{Kelebihan lain yang dimiliki surat adalah:}

 _{Praktis, karena dapat menyimpan rahasia}

 _{Efektif, karena informasi yang disampaikan itu asli sesuai}

dengan sumbernya

 _{Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengirimannya}

(6)

FUNGSI SURAT

1. Sebagai alat komunikasi tulis

2. Sebagai tanda bukti tertulis

3. Sebagai alat pengingat

4. Sebagai pedoman untuk bertindak dan mengambil

keputusan lebih lanjut

5. Sebagai keterangan keamanan

6. Sebagai duta/wakil organisasi

7. Sebagai dokumentasi historis (bukti sejarah) dan bukti

kegiatan

(7)

PENGGOLONGAN SURAT



_{MENURUT WUJUDNYA}

_: 1. Surat Bersampul

2. Kartu Pos

- ukuran 10 cm X 15 cm : dikeluarkan oleh kantor pos

- ukuran 15 cm X 20 cm : dikeluarkan oleh perusahaan swasta. 3. Warkat Pos

Gabungan sampul dan kertas surat. 4. Memorandum/Memo dan Nota

berukuran setengah folio atau setengah kuarto. 5. Telegram

6. Surat Tanda Bukti

Faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu-kartu identitas.

(8)



_{MENURUT SIFATNYA}

_:

1. Surat Biasa

Isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain

orang yang dituju.

2. Surat Konfidensial (Setengah Rahasia)

Surat untuk kalangan terbatas atau cukup diketahui oleh

pejabat yang dituju.

3. Surat Rahasia (RHS)

(9)



_{MENURUT SEGI PEMAKAIANNYA}

_:

1.Surat Pribadi

-

Prive

: surat yang dikirim kepada teman atau kepada

kerabat/keluarga.

- Resmi : surat yang dikirim kepada pejabat suatu

instansi atau kepada organisasi.

2. Surat Pemerintah

Surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi

pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan

3.Surat Sosial

Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.

4. Surat Bisnis / Dagang

(10)

BENTUK SURAT

Pola atau tata letak (

layout

) bagian-bagian surat

1. Bentuk Resmi Indonesia Lama

(Official Style) Bentuk

2. Bentuk Resmi Indonesia Baru Resmi

(New Official Style) 3. Bentuk Lurus Penuh

(Full Block Style)

4. Bentuk Lurus ☺Bentuk Lurus☺

(Block Style)

5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) 6. Bentuk Bertakuk

(Indented Style) Bentuk

7. Bentuk Alinea Menggantung Bertakuk

(11)

BINA SARANA INFORMATIKA Jalan RS. Fatmawati Jakarta Selatan

No. : 001/BSI/I/2014

20 Januari 2014

Yth. Direktur PT Pelangi Jalan Bhayangkara No. 2 Jakarta Pusat

Hal : Proposal Penelitian

Dengan hormat,

Surat bentuk lurus ini dapat diketik dengan cepat dan mudah. Penulisan semua bagian surat diawali dari margin kiri.

Bentuk lurus penuh ini paling banyak digunakan oleh perusahaan karena membuatnya lebih gampang dan tidak menyita waktu. Jika volume pekerjaan pada kantor Anda sangat tinggi, lebih-lebih jika Anda terburu-buru, bentuk inilah yang paling cocok dipakai.

Kelemahannya terletak pada penempatan bagian surat yang berat ke kiri sehingga kurang indah dipandang.

Hormat kami, Divisi Keuangan

ttd

Syamsudin Anwar, S.E., M.Pd. Manajer Keuangan

(12)

Nomor : 002/BSI/I/2014 21 Januari 2014

Yth. Direktur PT Pelangi Jln. Bhayangkara No. 2 Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Pada surat bentuk lurus. penulisan awal alinea dimulai dari margin kiri. Penampilan model ini agak kurang menarik jika dibandingkan dengan alinea pada bentuk setengah lurus.

Bentuk lurus ini memiliki penempatan bagian surat yang cukup berimbang. Penulisan nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran, dan tembusan dimulai dari margin kiri. Sedangkan tanggal, salam penutup, nama penanda tangan, nama organisasi yang mengeluarkan surat, dan jabatan penanda tangan ditempatkan di bagian kanan surat.

Bentuk lurus banyak dipakai oleh perusahaan swasta karena cara penulisannya yang praktis, walaupun agak mengabaikan segi keindahan.

ttd

Syamsudin Anwar, S.E., M.Pd Manajer Keuangan

Lampiran : Dua lembar

(13)

Nomor : 003/BSI/I/2014 23 Januari 2014

Yth. Direktur PT Pelangi Jln. Bhayangkara No. 2 Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Bentuk setengah lurus ini memiliki penempatan bagian surat yang hampir sama dengan bentuk lurus. Bentuk ini merupakan varian dari bentuk lurus.

Perbedaan yang cukup tipis ini terletak pada cara penulisan permulaan alinea. Pada bentuk setengah lurus setiap awal alinea masuk lima atau tujuh hentakan ketik. Bagian surat lainnya sama penempatannya dengan surat lurus.

Bentuk setengah lurus ini sering menjadi pilihan karena penampilannya yang estetis.

ttd

Syamsudin Anwar, S.E., M.Pd Manajer Keuangan

Lampiran: 1.Daftar Acara 2.Brosur

(14)

BAGIAN-BAGIAN SURAT BISNIS

1. Kepala (Kop) Surat √

2. Nomor (No. urut / kode intern / bulan / tahun pembuatan) √

3. Tanggal √

4. Hal atau Perihal √

5. Alamat Tujuan √

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat √

8. Salam Penutup

9. Nama organisasi atau Unit organisasi yang mengeluarkan surat

10. Nama penanda tangan √

11. Jabatan penanda tangan √

12. Lampiran

(15)

PROSEDUR BISNIS

 _{Prosedur bisnis merupakan rangkaian tahapan tertentu yang dilewati pelaku}

transaksi bisnis yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan, memesan, dan mengirim pesanan sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis.

 _{Puncak kegiatan bisnis adalah transaksi, yaitu terjadi kesepakatan jual beli yang}

ditandai oleh penyerahan barang atau dilakukannya aktivitas jasa oleh penjual dan penyerahan uang sebagai nilai tukarnya oleh pembeli.

 _{Pemeran utama dalam kegiatan bisnis: Penjual dan Pembeli.}

 _{Dilihat dari segi hubungan antara penjual dan pembeli, ada dua cara berdagang}

yang umum:

1. Berhubungan secara langsung

Penjual Pembeli

2. Berhubungan secara tidak langsung

(16)

PROSEDUR UMUM TERJADINYA TRANSAKSI BISNIS

memperkenalkan perusahaan dan produknya

PENJUAL CALON PEMBELI

meminta penawaran

menawarkan barang/jasa

memesan barang/ meminta jasa

PENJUAL PEMESAN/PEMBELI

mengirim pesanan

PENJUAL PEMESAN/PEMBELI

SURAT PERKENALAN

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

SURAT PENAWARAN

SURAT PESANAN

(17)

 _{Prosedur yang digambarkan di atas adalah prosedur yang}

prosesnya berjalan lancar.

 _{Proses lanjutan yang dapat terjadi setelah transaksi:}

mengajukan tuntutan

PENJUAL PEMBELI

Apabila dalam pengiriman barang terdapat hal-hal yang tidak memuaskan (barang tidak sesuai pesanan, terlambat tiba, rusak, hilang, atau musnah karena kecelakaan).

menagih pembayaran

PENJUAL PEMBELI

Dalam hal pesanan secara kredit, apabila pembeli terlambat melakukan pembayaran.

SURAT PENAGIHAN

(18)

1. Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli pembeli yang bermaksud memperkenalkan perusahaan, barang, atau jasa.

Di dalam surat perkenalan telah ada unsur penawaran yang sifatnya terselubung (implisit).

Syarat membuat surat perkenalan bisnis:

_{Memperkenalkan nama, alamat, nomor telepon, faksimili, dan bidang}

usahanya.

_{Manfaat barang atau jasa yang diperkenalkan.}

_{Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi}

(19)

2. Surat Permintaan Penawaran (Permintaan Harga)

Adalah surat yang isinya meminta kepada penjual atau produsen untuk menyampaikan penawaran atau daftar harga yang akan dibeli oleh pembuat surat.

Yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran:

_{Menetapkan jenis barang dan kapan barang tersebut diperlukan, atau}

bentuk layanan jasa yang disaikan oleh penjual.

_{Menanyakan syarat pembayaran, syarat penyerahan, potongan harga,}

dan garansi yang diberikan.

_{Cara pengiriman barang.}

_{Meminta daftar harga/katalog, brosur, atau sampel.}

(20)

3. Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.

Dibedakan menjadi 2 (dua) macam: 1.Penawaran atas inisiatif penjual.

2.Penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran.

Syarat-syaratnya:

_{Bahasa surat harus menarik}

_{Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang}

ditawarkan.

_{Isi surat harus bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang}

sesuatu yang ditawarkan.

_{Harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampirkan gambar-gambar.}

Sifat Penawaran: 1. Penawaran Bebas

(21)

4. Surat Pesanan (

Order

)

Adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.

Surat pesanan memiliki posisi yang kuat karena merupakan surat

beli.

Yang perlu diperhatikan dalam surat pesanan:

1.Nama, jenis, tipe, dan ciri lain barang yang dipesan. 2.Jumlah atau banyaknya pesanan.

3.Cara pembayaran.

4.Cara pengiriman atau penyerahan yang dikehendaki.

(22)

5. Surat Pengiriman Pesanan/ Barang

Adalah surat dari penjual kepada pembeli yang menerangkan pengiriman barang dan sebagai pengantar untuk dokumen yang dikirim (apabila jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh: antarkota, antarpulau, dan antar negara).

Keterangan dalam surat pengiriman pesanan/barang:

1.Berdasarkan order/pesanan yang mana barang dikirim.

2.Jenis barang apa saja yang dikirim. 3.Berapa jumlah barang yang dikirim. 4.Dengan alat angkut apa barang dikirim 5.Dokumen apa saja yang dilampirkan:

a. Faktur/ Invoice : Tanda bukti penjualan/penyerahan barang

b. Surat Angkutan Barang

- Kendaraan Darat : Surat Jalan

- Kapal Laut : Bill of Lading (B/L) atau

konosemen

(23)

ISTILAH BISNIS



_{Cara Pembayaran}

_:

1. Bayar muka

2. Bayar tunai (

cash

) :

3. CAC (

Cash and Carry

)

4. COD (

Cash on Delivery

)

5. Remburs

6. Pada waktu dokumen

tiba



_{Penyerahan Barang}

_:

1. Loco gudang

2. Franco pembeli

3. Franco stasiun

4. FOB (

Free on Board

)

5. C & F (

Cost and Freight

)

6. C.I.F (

Cost Insurance and

(24)

Contoh Surat Perkenalan

PT SAMAFITRO

ELECTRIC SPECIALIST

Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120 Penjualan : (021) 3556789 ( 8 saluran) Service : (021) 3656789

Nomor : 021/SPR/XII/2013 15 Desember 2014 PT ELEKRONIKA PERSADA

Jln. Dharmawangsa Blok C / 54 Jakarta Selatan

Hal : Perkenalan Dengan hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak di bidang elektronik. Kami telah banyak mendapat kepercayaan untuk membuat produk yang dipakai di beberapa hotel, restoran, rumah sakit, perumahan, dan perusahaan, di Jakarta dan di luar Jakarta.

Perusahaan kami memproduksi alat-alat elektronik seperti: televisi, mesin cuci, lemari es, air conditioner (ac), kipas angin, rice cooker, blender, dan kompor listrik. Barang-barang yang kami produksi tersebut mempunyai merek tunggal yaitu “Elektra”. Banyak konsumen yang menyukai merek “Elektra”, karena dalam mendisain alat-alat tersebut, di samping cara pemakaiannya yang mudah, kami juga mengutamakan segi keamanan bagi pemakainya.

Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami sertakan brosur yang berisi garis besar spesifikasi barang-barang yang kami produksi. Untuk keterangan rinci, silakan menghubungi kami. Petugas kami akan melakukan demonstrasi secara cuma-cuma tanpa suatu ikatan. Kami menjamin pelayanan purnajual, baik berupa pelayanan teknik maupun pengadaan suku cadang. Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Bapak, dan atas perhatian Bapak terhadap surat perkenalan

ini kami ucapkan terima kasih. Hormat kami,

ttd

Chandra Wijaya, S.T. Direktur Utama

Lampiran : Brosur-brosur

(25)

Contoh Surat Permintaan Penawaran

PT ELEKTRONIKA PERSADA Jalan Dharmawangsa Blok C / 54

Jakarta Selatan 12430 Phone : 021-7563456

No. : 001/SPP/I/2014 5 Januari 2014

Yth. Direktur PT SAMAFITRO Jl. Ir. H. Juanda No. 9

Jakarta Pusat

Hal : Permintaan Penawaran Lemari Es dan Televisi “Elektra” Dengan hormat,

Kami bermaksud ikut memasarkan lemari es dan televisi “Elektra”, karena banyak pengunjung toko kami yang menanyakan kedua jenis barang tersebut.

Untuk itu, kami minta agar Saudara mengirimkan daftar harga lemari es dan televisi “Elektra” berikut keterangan tentang

(1) Syarat pembayaran; (2) Potongan harga;

(3) Cara penyerahan barang; dan (4) Layanan purnajual.

Kami menunggu penawaran Saudara.

Hormat kami,

ttd

Ir. Wiryadinata, M.M. Manajer Pembelian

(26)

Contoh Surat Penawaran

PT SAMAFITRO

Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120 Penjualan : (021) 3556789 ( 8 saluran) Service : (021) 3656789

Nomor : 005/SPW/I/2014 15 Januari 2014

Yth. Manajer Pembelian PT ELEKRONIKA PERSADA Jln. Dharmawangsa Blok C / 54

Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Dengan hormat,

Sehubungan dengan Surat Permintaan Penawaran Bapak No. 001/SPP/ I/2014 tanggal 5 Januari 2014, mengenai produk lemari es dan televisi yang Bapak butuhkan, dengan ini menawarkan barang-barang tersebut secara bebas.

Bersama ini kami melampirkan leaflet dan katalog yang berisi keterangan tentang tipe dan daftar harga dari produk lemari es dan televisi “Elektra”, berikut syarat pembayaran, diskon, pengiriman barang, pelayanan purnajual dan keterangan lain yang diperlukan

Untuk informasi lebih lanjut, kami persilakan Bapak menghubungi bagian penjualan kami yang akan melayani Bapak dengan senang hati.

Sambil menunggu tanggapan yang positif dari Bapak, kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak terhadap surat penawaran kami ini.

Hormat kami,

tttd

Chandra Wiaya, S.T. Direktur

Lampiran: 4 (empat) lembar

(27)

Contoh Surat Pesanan

PT ELEKTRONIKA PERSADA Jalan Dharmawangsa Blok C / 54

Jakarta Selatan 12430 Phone : 021-7563456

No. : 002/SPN/I/2014 22 Januari 2014 Yth. Direktur PT SAMAFITRO

Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat

Hal : Pesanan Barang Elektronik Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Saudara No. 005/SPW/I/2014 yang disertai dengan leaflet dan katalog. Berdasarkan penawaran tersebut kami memesan barang-barang di bawah ini.

(1) Tiga unit lemari es model S-64E @ Rp. 2.000.000,00………... Rp 6.000.000,00 (2) Tiga unit lemari es model X-25 @ Rp. 1.500.000,00………. Rp 4.500.000,00 (3) Lima unit televisi model T-114 @ Rp. 2.500.000,00………. Rp 12.500.000,00 (4) Empat unit televisi model T-112 @ Rp. 2.000.000,00……….. Rp 8.000.000,00

Jumlah ………….… Rp 21.000.000,00 Diskon ………. Rp 2.100.000,00 Jumlah dibayar ….... Rp 18.900.000,00 ==============

Pembayaran secara COD di kantor kami. Harapan kami, sebelum tanggal 31 Januari 2014 barang-barang tersebut telah kami terima. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(28)

Contoh Surat Pengiriman Pesanan /Barang (antarkota)

PT SAMAFITRO

Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120 Penjualan : (021) 3556789 ( 8 saluran) Service : (021) 3656789

Nomor : 018/SPS/II/2014 14 Februari 2014 Yth. Direktur PT Anugerah

Jalan Trikora Blok F No. 17 Surabaya

Hal : Pengiriman Televisi Dengan hormat,

Pesanan Saudara melalui surat pesanan No. 010/SPA/II/2014 berupa 20 (dua puluh) unit televisi model T-120 telah kami kirim hari ini melalui perusahaan Mutiara Ekspres, dan diperkirakan tiba di tempat Saudara tanggal 18 Februari ini. Seluruh televisi tersebut kami pak ke dalam lima peti yang kuat, masing-masing berisi empat unit televisi dan tiap peti kami beri nomor urut TV-1 s.d. TV-4.

Sesuai dengan permintaan Saudara, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Berkah, Jakarta. Bersama ini pula kami lampirkan dokumen barang berupa fotokopi premi asuransi, daftar rincian barang, dua lembar faktur, dan dokumen lainnya.

Semoga kiriman kami Saudara terima dalam keadaan baik. Kami menantikan pembayaran dari Saudara dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

ttd

Harry Yoga, S.E. Manajer Penjualan Lampiran : 9 lembar

(29)

Latihan Membuat Surat Bisnis

1. PT Guna Karya, Jalan Mandala Raya No. 12 Bandung akan membuka kantor

cabang di Jakarta. Sebagai rekanan, PT Makmur Inti Arta, Jalan Merdeka No. 17F Jakarta, menawarkan untuk melengkapi kantor cabang baru PT Guna Karya

dengan AC Toshiba tipe terbaru. Garansi dua tahun. Suku cadang terjamin. Pembayaran CAC. Daftar harga dan brosur terlampir.

Buatlah surat penawaran yang dimaksud dan ditandatangani oleh manajer pemasaran. Tanggal surat hari ini.

2. PT Menara, Jalan Persahabatan No. 34 Medan telah menerima surat penawaran dari PT Kencana Sakti, Jalan Ambarukmo Yogyakarta No. 045/MNR/XII/2013 tentang produk-produk terbaru alat kantor. PT Menara tertarik pada produk tersebut. Untuk itu dipesannya 8 unit filling cabinet 3 laci merk Lion, harga per unit Rp 2.500.000,00 dan 5 unit filling cabinet 4 laci merk Elite, harga per unit Rp 4.000.000,00. Pembayaran COD, franco pembeli, dan minta barangnya dikirim paling lambat satu bulan. Lewat waktu tersebut pesanan batal.

(30)