BAB II
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
A.Sejarah Ringkas Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah unit
pelaksana teknis di bidang kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah
Sumatera Utara yang bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara
melalui Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara yang beralokasi di Jalan
Pangeran Diponegoro No.30 Medan.
Dengan terbitnya Undang-Undang No.3 Tahun 2004 perubahan atas
Undang-Undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, dalam arti
daerah diberikan kewenangan mengurus dan mengatur semua urusan
Pemerintah diluar menjadi urusan Pemerintah yang ditetapkan dalam
Undang-Undang ini.Dalam penjelasan Undang-Undang-Undang-Undang No.32 Tahun 2004, dijelaskan
bahwa sejalan dengan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan
pemerintahan, maka ada sebagian kewenangan di Bidang Kepegawaian untuk
diserahkan kepada daerah yang dikelola dalam sistem Kepegawaian Daerah.
Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam
peraturan perundang-undangan sekurang-kurangnya meliputi perencanaan,
pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan, penggajian, pembinaan,
kedudukan hak, tanggung jawab, kewajiban dan larangan sanksi, penghargaan,
pemberitahuan dan pensiun merupakan subsistem dari sistem Kepegawaian
Daerah secara nasional. Dengan demikian Kepegawaian Daerah merupakan
Visi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
Visi dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah
dirumuskan dan ditetapkan adalah:
“Aparatur Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang Profesional, Beriman, Bersih dan Berwibawa"
Untuk memberi penjelasan agar tidak meninggalkan persepsi dan
pengertian berbeda perlu dijelaskan makna yang ada didalam visi tersebut
yakni :
a. Aparatur yang Profesional
Adalah penyelenggara pemerintah yang memiliki kemampuan,
keterampilan dan perilaku kerja serta produktivitas dalam
melaksanakan tugas jabatannya.
b. Aparatur yang Beriman
Adalah penyelenggara pemerintah yang memiliki rasa ketuhanan dan
percaya kepada Tuhan yang Maha Esa. Sesuai dengan sila pertama
dalam filsafah Negara yakni Pancasila. Dengan tumbuhnya rasa
ketakwaan kepada Tuhan, maka dari sini akan lahir budaya self
control(kontrol dari dalam).
c. Aparatur yang Bersih dan Berwibawa
Adalah penyelenggara pemerintah yang mampu berbuat dan bekerja
secara jujur, adil dan bertanggung jawab.
a. Meningkatkan daya saing dan profesionalisme Sumber Daya Aparatur
sehingga terwujud pemerintahan good governance dan clean
governance.
b. Meningkatkan pembinaan dan kesejahteraan pegawai.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka yang mengelompokkan
hubungan antara orang-orang pada suatu organisasi. Setiap bagian dalam
organisasi memiliki pengertian tentang tanggung jawab dan pembagian
tugas, bagaimana masing-masing bagian berhubungan satu dengan yang
lainnya dan wewenang yang didelegasi pada masing-masing bagian.
Struktur organisasi yang terencana akan sangat membantu kelancaran
usaha dan berfungsi menjelaskan kewajiban dan tanggung jawab serta
menghindarkan kekeliruan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam struktur
organisasi tersebut tercermin pembagian kerja dan tanggung jawab yang
dimaksud untuk mempermudah penentuan serta mengarahkan dan
mengatasi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dengan demikian, sudah
merupakan keharusan bagi seorang pemimpin atau atasan untuk memikirkan
dan menciptakan pembagian tugas yang tepat bagi setiap tingkat bila ia
ingin mencapai tujuan usaha.
Berikut ini merupakan struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
C.Job Description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian Kepala
Bidang Kepegawaian Daerah, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah, Bidang
Pengadaan dan Pembinaan, Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan, Bidang
Mutasi dan Bidang Informasi.
1. Kepala Bagian Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
Tugasnya adalah :
a. Menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan badan.
b. Menyelenggarakan arahan bimbingan kepada pejabat struktural pada
badan.
c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas badan.
d. Menyelenggarakan penyusunan program badan.
e. Menyelenggarakan formasi pegawai negeri sipil (PNS).
f. Menyelenggarakan pengadaan pegawai negeri sipil (PNS).
g. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil
(CPNS).
h. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS)
menjadi pegawai negeri sipil (PNS).
i. Menyelenggarakan koordinasi pendidikan dan pelatihan.
j. Menyelenggarakan kenaikan pangkat.
k. Menyelenggarakan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian
l. Menyelenggarakan perpindahan pegawai negeri sipil (PNS) antar
instansi.
m. Menyelenggarakan pemberhentian sementara dari jabatan negeri.
n. Menyelenggarakan pemberhentian sementara pegawai negeri sipil
(PNS) akibat tindak pidana.
o. Menyelenggarakan pemberhentian pegawai negeri sipil (PNS) atau
calon pegawai negeri sipil (PNS).
p. Menyelenggarakan kemutakhiran data pegawai negeri sipil (PNS).
q. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian.
r. Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan
manajemen pegawai negeri sipil (PNS).
2. Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah
Mempunyai tugas membantu kepala badan bidang
umum/kerumahtanggaan, perlengkapan, administrasi kepegawaian dan
registrasi, keuangan, pembinaan/penataan kelembagaan organisasi dan
hukum.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian
Daerah menyelenggarakan fungsi :
a. Menyusun dan menyempurnakan konsep standar pelaksanaan
administrasi keuangan/organisasi dan ketatalaksanaan serta evaluasi
b. Penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian, keuangan,
penataan organisasi ketatalaksanaan, perencanaan serta evaluasi dan
pelaporan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pengkoordinasian penyusunan bahan/data penata usaha,
kepegawaian sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan..
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan , sesuai
bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang
tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan
fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditentukan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah
dibantu oleh :
a. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
b. Kepala Sub Bagian Keuangan
c. Kepala Sub Bagian Registraasi
d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
3. Bidang Pengadaan dan Pembinaan
Tugas dan tanggung jawab bidang pengadaan dan pembinaan adalah
sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil
b. Menyelenggarakan penetapan formasi PNSD di provinsi setiap tahun
anggaran.
c. Menyelenggarakan koordinasi usulan penetapan formasi PNSD
kabupaten/kota setiap tahun anggaran.
d. Menyelenggarakan pelaksanaan pengadaan PNSD di provinsi.
e. Menyelenggarakan usulan penetapan nomor induk pegawai (NIP).
f. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengadaan PNSD
kabupaten/kota.
g. Menyelenggarakan pembinaan disiplin PNS melalui pemrosesan
usul penjatuhan sanksi hukum disiplin PNS serta memproses izin
perkawinan dan perceraian PNS di lingkungan pemerintahan
Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
h. Menyelenggarakan monitoring proses penjatuhan hukuman disiplin,
permohonan perkawinan/perceraian PNS di lingkungan
pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan kabupaten/kota
Se-Sumatera Utara.
i. Menyelenggarakan pengusulan dan pengolahan bingkisan ucapan
terima kasih gubernur bagi PNS yang memasuki batas usia pensiun
(BUP), penghargaan Satya Lencana Karya X, XX, dan XXX tahun
bagi PNS di lingkungan pemerintah provinsi.
j. Menyelenggarakan medical check upbagi PNS di lingkungan
k. Menyelenggarakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh
kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
l. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala
badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
m. Menyelenggarakan pealporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai
standar yang ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Bidang Pengadaan dan
Pembinaan dibantu oleh :
a. Sub Bidang Formasi dan Pengadaan
b. Sub Bidang Pembinaan dan Disiplin
c. Sub Bidang Kesejahteraan
4. Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan
Fungsi bidang pengembangan dan pemberdayaan adalah sebagai
berikut :
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang
pengembangan dan pemberdayaan.
b. Penyelenggaran arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada
lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan.
c. Penyelenggaraan penetapan kebutuhan diklat PNSD provinsi.
e. Penyelenggaraan penetapan pengangkatan, pemindahan dan
pemberhentian PNS Provinsi dan dari jabatan struktural eselon II
kebawah atau jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat.
f. Penyelenggaraan usulan pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris
Daerah provinsi.
g. Penyelenggaraan pengangkatan Sekretaris Daerah Kabupaten/kota.
h. Penyelenggaraan usulan konsultasi pengangkatan dan pemberhentian
Sekretaris Daerah Kabupaten/kota.
i. Penyelenggaraan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan
dari jabatan struktural eselon II di lingkup kabupaten/kota.
j. Penyelenggaraan penetapan pemberhentian sementara dari jabatan
negeri bagi PNSD provinsi yang menduduki jabatan struktural
eselon I kebawah dan fungsional yang setingkat.
k. Penyelenggaran orientasi dan prajabatan sepanjang telah memiliki
lembaga diklat yang telah terakreditasi.
Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan koordinasi, perencanaan dan kerjasama dengan
unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar
jabatan struktural, jabatan fungsional dan pelaksanaan pengangkatan
personil untuk menduduki jabatan struktural dan fungsional sesuia
b. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja
terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksana
pengkajian kebutuhan ujian dinas PNS, pendidikan dan pelatihan
pegawai.
c. Menyelenggarakan koordinasi pengankatan, pemindahan dalam dan
dari jabatan struktural dari eselon II di lingkungan kabupaten/kota.
d. Menyelenggarakan kesekretariatan badan pertimbangan jabatan dan
kepangkatan provinsi Sumatera Utara.
e. Menyelenggarakan kesekretariatan Pokja kegiatan KPK dengan
Gubernur Sumatera Utara.
f. Menyelenggarakan kesekretariatan pokja monitoring dan evaluasi
pelaksanaan Inpres Nomor 5 tahun 2004tentang percetakan
pemberantasan korupsi Pemprovsu.
g. Menyelenggarakan pembentukan tim penilai angka kredit jabatan
fungsional analisa kepegawaian.
h. Menyelenggarakan koordinasi/konsultasi penataan jabatan
struktural, fungsional dan perencanaan diklat PNS ke Lembaga
Pemerintahan Non Departemen (LPND).
i. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan,
sesuai bidang tugas dan fungsinya.
j. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, kepala bidang pengembanagan
dan pemberdayaan pegawai dibantu oleh :
a. Kepala Sub Bidang Jabatan Struktural dan Fungsional
b. Kepala Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan
5. Bidang Mutasi
Fungsi bidang mutasi adlaah sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang mutasi.
b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada
lingkup bidang mutasi.
c. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar kenaikan
pangkat, penggajian, pemindahan, pemberhentian dan penetapan
pensiun pegawai.
d. Penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala
badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Penyelenggaraan pemberian masukan yang perlu kepada kepala
badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar
yang ditetapkan.
Kepala Bidang Mutasi mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu :
a. Menyelenggarakan pelaksanaan pengangkatan CPNS di lingkungan
b. Menyelenggarakan penempatan Calon Pegawai Negeri Sipil Daerah
(CPNSD) provinsi.
c. Menyelenggarakan penempata CPNS menjadi PNS di lingkungan
provinsi.
d. Menyelenggarakankoordinasi pelaksanaan pengangkatan CPNSD
menjadi PNSD kabupaten/kota.
e. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD provinsi
menjadi gol/ruang I/b s/d IV/b.
f. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD
kabupaten/kota menjadi gol/ruang IV a dan IV/b.
g. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kenaikan pangkat di
lingkungan kabupaten/kota.
h. Menyelenggarakan penetapan perpindahan PNSD antar
kabupaten/kota dalam provinsi.
i. Menyelenggarakan pemberhentian sementara PNSD untuk golongan
IV/c ke bawah.
Untuk pelaksanaan tugas, fungsi dan uraian tugas kepala bidang mutasi
dibantu oleh :
a. Sub Bidang Pemindahan dan Pensiun.
b. Sub Bidang Pengangkatan dan Penggajian
6. Bidang Informasi
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang
informasi.
b. Penyelenggaraan Arahan, bimbingan kepada jabatan struktural pada
lingkup bidang informasi.
c. Penyelenggaraan pemutakhiran data PNS di provinsi.
d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan pemutakhiran data PNS di
kabupaten/kota.
e. Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan manajemen PNS di
lingkungan provinsi.
f. Penyelenggaraan koordinasi pembinaan dan pengawasan manajemen
PNSD di kabupaten/kota.
Tugas dan tanggung jawab kepala bidang informasi adalah sebagai
berikut :
a. Melaksanakan penyelenggaraan, penyusunan dan penyempurnaan
standar pelaksana pengolahan arsip PNS dan pengolahan data
berdasarkan SIMPEG dan SAPK.
b. Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan arsip
PNS baik provinsi maupun kabupaten/kota dan pengolahan data
menjadi bahan informasi.
c. Melaksanakan pemutakhiran data PNS secara berkala baik di
lingkungan pemprovsu maupun kabupaten/kota sesuai standar yang
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai
bidang tugas dan fungsinya.
e. Melaksanakan pemberian masukan/saran yang dianggap perlu
kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Melaksanakan pelaporan pertanggungjawaban dan pelaksanaan tugas
dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas di atas kepala bidang
informasi dibantu oleh :
a. Sub Bidang Arsip Pegawai
b. Sub Bidang Pengolahan Data
D. Jaringan Kegiatan
Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur
dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi
perencanaan, pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan,
penggajian, pembinaan, kedudukan hak, tanggung jawab. Kepegawaian Daerah
merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional.
Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan
jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa
pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi
dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja bagian terkini yang dijalankan
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah
menyelenggarakan program pemulangan pegawai yang pensiun (pemberian
bingkisan dan plakat ucapan terima kasih Gubernur Sumatera Utara) kepada
PNS yang memasuki pensiun di lingkungan Pemprovsu dan Pemkab/kota
se-Sumatera Utara, pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun di
lingkungan Pemprovsu, memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang
IV/c ke atas ke BKN dan Sekretaris Kabinet di Jakarta dan pengambilan
sumpah/janji PNS.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara, seperti hari-hari besar
keagamaan (misalnya : Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain),
kuliah keagamaan sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah
a. Pemulangan pegawai yang pensiun (pemberian bingkisan dan plakat
ucapan terima kasih Gubernur Sumatera Utara) kepada PNS yang
memasuki masa pensiun di lingkungan Pemprovsu.
b. Memantau perpindahan tugas PNS di lingkungan Pemprovsu dan
Pemkab/kota se-Sumatera Utara.
c. Pembuatan daftar list PNS yang mencapai batas usia pensiun di
lingkungan Pemprovsu.
d. Penyelenggaraan seleksi Calon Praja IPDN.
e. Pendidikan Pasca Sarjana bagi PNS Provinsi Sumatera Utara dan
kabupaten/kota.
f. Bantuan Diklatpim Tk. II, Tk. III dan Tk. IV.
g. Pelatihan Emotional Spiritula Quotion(ESQ) bagi pejabat di lingkungan
