Sistem Informasi Pelaporan dan Mintoring Kinerja Pegawai di Fakultas Teknologi Informasi

Sistem Informasi Pelaporan dan

Mintoring Kinerja Pegawai di Fakultas

Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh November

Oleh

• Kualitas dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan

teknis dan administrasi di Fakultas tentunya

bergantung pada seberapa baik kinerja dari

pegawai.

• Untuk mengetahui seberapa baik dari kinerja

pegawai inilah diperlukan suatu sistem penilaian

yang terdiri dari alat ukur yaitu indikator

penilaian dan langkah-langkah pengukuran

untuk mengetahui kinerja dari pegawai

Terdiri dari empat Sub Bagian

Jumlah Staf Bagian > 45 pegawai

Dekan

PD I

PD II

PD III

Kepala Bagian

Sub Bagian Umum dan

Perlengkapan

Sub Bagian Keuangan

dan Kepegawaian

Sub Bagian

Akademik

Sub Bagian

Kemahasiswaan

Ketua Jurusan Sistem

Informasi

Ketua Jurusan Informatika

Staf Sub Bagian Umum

dan Perlengkapan

Sub Bagian Keuangan

dan Kepegawaian

Staf Sub Bagian

Akademik

Staf Sub Bagian

Kemahasiswaan

Struktur Organisasi Karyawan /Tata Usaha FTif

PERMASALAHAN

• Sistem Penilaian Yang Masih Menggunakan Cara Manual

• Proses Penilaian dan Pengelolahan Serta Penyampaian

Hasil Penilaian Kepada Pegawai Yang Membutuhkan

Waktu Yang Lama

• Pemantauan Kinerja Berdasarkan Dari Hasil Penilaian

Yang Masih Menggunakan Cara Manual

• Tidak Adanya Pengelolahan Informasi Hasil Penilaian

sesuai dengan kebutuhan atasan

KINERJA PEGAWAI

1.

Insiatif bertindak dalam mengambil keputusan

2.

Kemampuan bekerja secara tim

3.

….

TOLOK UKUR

KOMPETENSI DASAR

PELAKSANAAN TUGAS

PENGEMBANGAN DIRI

UNSUR PENUNJANG

1.

Mampu mengelola dan menyelesaikan

pekerjaan tanpa ada pegawasan dari orang lain

2.

Cepat dalam menyelesaikan pekerjaan

3.

….

1.

Sertifikasi yang pernah diperoleh

2.

Piagam atau penghargaan

3.

…..

1.

Aktifitas atau kegiatan diluar fakultas

2.

…

PROSES PENILAIAN

• Proses penilaian merupakan langkah yang melibatkan alat

kualintatif (Kuesioner) dan pihak-pihak penilai yang dapat

memberikan nilai.

PROSES PENILAIAN

_(Cont)

• Proses penilaian melibatkan empat pihak, Antara lain:

– Atasan

• Merpakan pihak yang lebih mengetahui pekerjaan dan kinerja

bawahan daripada siapapun

– Diri Sendiri (Pegawai yang bersangkutan)

• Merupakan yang dapat menjelaskan peran karyawan sendiri

– Rekan Kerja

• Merupakan pihak yang dapat memberikan penilaian terhadap dan

penjelasan terhdap pekerjaan yang melibatkan tim

– Stakeholder

• Merupakan pihak yang dapat memberikan penilaian terhdap kinerja

dari pegawai dan kinerja dari atasan.

PENGELOLAHAN INFORMASI

HASIL PENILIAN

Pengelompokan Pegawai Dengan Nilai Terendah Pada Setiap Indikator

Pengelompokan Pegawai Yang Dapat Mempertahankan Perolehan Index

Penilaianya

Pengelompokan Pegawai Yang Dengan Index Penilaian Terbaik

Visualisasi Grafik Index Penilaian Pegawai

SISTEM INFORMASI PELAPORAN DAN

MONITORING HASIL KINERJA PEGAWAI

•Menentukan kekurangan kinerja

dari setiap pegawai

•Menentukan langkah perbaikan

dari setiap pegawai

•Memotifasi pegawai

•Memantau perkembangan

kinerja setiap pegawai

Batasan Masalah

READYSET

•Project kick-off :

User need

•Software

requirements

specification

•Design

•User Guide

•Project kick-off : User need

•Software requirements specification

•Design

•User Guide

Database dan

Bahasa

Pemrograman

•PHP (Hypertext

Preprocessor)

dan database

MYSQL

Database dan

Bahasa

Pemrograman

•PHP (Hypertext

Preprocessor)

dan database

MYSQL

Software yang

digunakan antara

lain :

•Dokumentasi :

Microsoft Word

•Desain dan

Programming :

Rational Rose,

Microsoft Office

2007, Notepad++,

Macromedia

Dreamweaver 8,

MySQL 5.0

Aplikasi

•Sistem Informasi

Pelaporan

Kinerja Pegawai

Non Edukatif di

Fakultas

Teknologi

Informasi

TUJUAN TUGAS AKHIR

Merancang dan membangun Aplikasi Sistem Informasi Pelaporam Kinerja

Pegawai Non Edukatif di Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh

Nopember sesuai dengan standar ReadySET.

RELEVANSI DENGAN TUGAS AKHIR

• Dapat menjadi sarana bagi setiap

pegawai untuk melakukan evaluasi

terhadap kinerjanya selama ini.

• Memudahkan Tim Penilaian Kinerja

dalam melakukan pengelolaan dan

evaluasi terhadap pegawai.

• Terintegrasinya sistem informasi proses

penilaian dalam satu bagian dengan

bagian lainnya dalam satu database.

Konsep Penilaian Kinerja Pegawai

• Konsep Penilaian Kinerja Pegawai

– menjelaskan bahwa penilaian kinerja merupakan

suatu metode penilaian yang melibatkan suatu

alat kualintatif untuk menilai karyawan dan

READYSET

Inception

Elaboration

Construction

Transition

3.Construction

4.Transition

Unified Modeling Language (UML

)

USE CASE

ACTIVITY DIAGRAM

SEQUENCE DIAGRAM

Studi Literatur

• Pada tahap ini merupakan proses untuk

mempelajari literatur-literatur berupa buku

serta informasi dari internet dan membuat

resume berupa rangkuman singkat tentang

hal-hal yang penting sebagai bahan tugas

akhir.

INCEPTION

• Identifikasi

– Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi kebutuhan dari pengguna

dan proses bisnis (Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi

Sepuluh November) melalui wawancara dengan Staf Bagian, Kepala

Bagian, dan Kepala Sub Bagian

• Perencanaaan

– Pada tahap ini akan dilakukan perencanaan dan pembuatan

kesepakatan terhadap ruang lingkup, penggunaan sumber daya,

penjadwalan, dan manajemen terhadap resiko yang mungkin akan

berdampak pada pembangunan aplikasi.

Proses Bisnis

• Penyusunan, dan penyebaran Kuisioner

Tim Penilai

Kepala Sub Bagian

Staf di Fakultas

Mulai

Lembar Kuisioner KPI

untuk penilian diri Staf,

Staf Fakultas dan

Jurusan, Stake Holder

dan Rekan Kerja

Staf Kepegawaian di Jurusan

Menerima

Lembar

Kusisioner

KPI

Menerma Lembar

Kusisioner KPI

Untuk diri Staf

sendiri, Stake

Holder, dan Rekan

Kerja

Apakah lembar

kuisioner ini untuk

Fakultas?

Menerima

Lembar

Kusisioner KPI

untuk Staf

Jurusan

Memberikan Lembar

Kusisioner KPI Untuk

diri Staf sendiri,

Stake Holder, dan

Rekan Kerja

ya

tidak

1

2

Mempersiapkan

dan Menyusun

Lembar

Kusisioner

Proses Bisnis

• Penilaian kuisioner

Staf Fakultas

Ketua Jurusan

Kepala Sub Bagian

1

2

Mengisi Lembar

Kuisioner KPI

Untuk Penilaian

Diri Sendiri,

Rekan Kerja

dan Stake

Holder

Mengisi Lembar

Kuisioner Penilaian

KPI untuk Setiap

Staf di Jurusan

Mengisi

Lembar

Kuisioner

Penilaian KPI

Untuk Staf di

Fakultas

Mulai

Menerima

Lembar

Kuisioner dari

Fakultas dan

Jurusan

Asesor

5

Mengumpulkan dan

Memeriksa lembar

kusioner KPI yang

telah diisi oleh

setiap Staf

Memberikan

lembar Kuisioner

KPI

Memberikan

semua lembar

Kuisioner KPI

yang telah

diperiksa

ELABORATION

• Perluasan yang dilakukan adalah dengan

mendiskripsikan seluruh komponen

AREA FUNGSI

• Pengelolaan Pengguna

• Pengelolaan Kuesioner Penilaian

• Pengelolaan Bobot dan Indikator Penilaian

• Pengelolaan Jobdesk

• Pengelolaan Data Pegawai

• Pengelolaan Data Pendukung Penilaian

• Pengelolaan Rapor Hasil Penilaian KPI

Desain Tabel

mengelompokkan melaporkan jumlah (D) menduduki waktu_penilaian waktu_pelaporan butir_sub_indikator 0,n absensi tempat_jabatan (D) butir_penilaian_seragam butir_penilaian_atribut Butir_parameter 1,n periode_pelaporan catatan_kehadiran Reference_21 Reference_22 sub_indikator id_parameter id_kuisioner kode_sub_indikator nama_sub_indikator ... Variable characters (5) Variable characters (15) Variable characters (5) Variable characters (200) <M> security NIP username pwd Status Variable characters (9) Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (20) <M> <M> <M> jurusan id_fakultas Nama_jurusan Nama_fakultas id_Jabatan

<pi> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) <M> Identifier_1 ... <pi> indikator id_indikator id_bobot nama_indikator kode_indktr kat_indikator kat_pegawai

<pi,ai> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (250) Variable characters (5) Variable characters (150) Variable characters (25) <M> <M> <M> Key_1 IndikatorId ... <pi> <ai> bobot id_bobot bobot_indikator bobot_angka kode_bobot_indikator

<pi> Variable characters (50) Variable characters (200) Float Variable characters (5) <M> <M> Identifier_1 ... <pi> kehadiran NIP id_Jabatan MingguKe Status_kedtngan Status_Hadir Ket Variable characters (9) Variable characters (50) Integer Integer Integer Variable characters (200) <M> <M> <M> <M> jabatan

Nama_Jabatan Variable characters (30)

pegawai Nama_Jabatan Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jenis_kelamin Pendidikan Gelar_Depan Gelar_Belakang Jabat Pkt Tmpt_Jbt Tmpt_jbtn_jurusan Kat_Peg Status_Jbt Status TahunPNS gelarterakhir tahun_gelar_terakhir Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (20) Variable characters (6) Characters (2) Variable characters (20) Variable characters (20) Integer Integer Variable characters (50) <Undefined> Variable characters (20) Variable characters (25) Integer Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (10) parameter_penilaian id_parameter angka_parameter isi_parameter kat_sub_indikator

<pi> Variable characters (5) Integer Text Variable characters (50) <M> Identifier_1 ... <pi> kusioner id_kuisioner id_pegawai bulan_quest tahun_quest jenis_pegawai jenis_kuisioner no_indikator no_sub_indikator nilai_sub_indikator date_quest

<pi> Variable characters (15) Variable characters (20) Variable characters (50) <Undefined> Variable characters (50) Variable characters (500) Variable characters (15) Variable characters (15) Float (3) Date <M> Identifier_1 ... <pi> jobdesk id_jobdesk kode_jobdesk no_pegawai isi_jobdesk

<pi> Variable characters (250) Variable characters (10) Variable characters (50) Text <M> Identifier_1 ... <pi> laporan_harian tgl_pelaporan id_pegawai_lp kode_jobdesk status_jobdesk keterangan

Date & Time Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (2) Text rapor id_rapor bulan_quest tahun no_pgwai kode_indktr nama_indiktr nilai_akhr Peringkat Pgw tgl_rapor

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (5) Variable characters (45) Float Variable characters (5) Date & Time

<M> Identifier_1 ... <pi> periode id_kuisioner bulan_quest tahun Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (100) kat_kuisioner id_kat_quest kat_kuisioner <pi> <Undefined> <Undefined> <M> Identifier_1 ... <pi> jenis_atribut id_atribut nama_atribut <pi> <Undefined> <Undefined> <M> Identifier_1 ... <pi> jenis_seragam id_seragam nama_seragam <pi> <Undefined> <Undefined> <M> Identifier_1 ... <pi> peng_atribut_srgm id_daftar_atribut NIP tgl_penggunaan status_atribut status_seragam pgn_bulan pgn_tahun

<pi> Variable characters (50) Variable characters (9) Date Integer Integer Variable characters (50) Variable characters (50) <M> Identifier_1 ... <pi>

Use Case Diagaram

Staf _Bagian (from Actors) Staf _Jurusan (from Actors) f ungsionalitas_pengelolahanan_sist em pengguna (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_penggu na Administrator (from Actors) pengelolaan_kuisioner_penilaian pegawai_f akultas (from Actors) Kepala_Bagian (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_jobdesk f ungsionalitas_data-data_pendukun g_penilaian f ungsionalitas_pengelolaan_data_pe gawai Asesor_Fakultas (from Actors) Pembantu_Dekan_II (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaam_indikat or_pembobotan_dan_penilaian_... tim_penilai (from Actors) Ketua Jurusan (from Actors) Asesor_Jurusan (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_rapor_h asil_penilaian_KPI Kepala_Sub_Bagian (from Actors)

Activity Diagram

menampilkan form untuk

masuk ke dalam akun

apakah nama pengguna

dan kata sandi valid?

pemberian hak akses dan

masuk ke dalam aplikasi

ya

menampilkan

halaman utama

membuka halaman web

memasukkan

kata sandi

memasukkan nama

pengguna

menekan

tombol masuk

pengguna

sistem

Sequence Diagram

: pengguna

: pengguna

: view:halaman_masuk_akun

: view:halaman_masuk_akun

: login

: login

model : akun

model : akun

mengisi_menu_login

mengirim _data_akun

mem inta_data_akun

periksa_pengisian_login

mengirim _data_akun

pemberian_hak_akses

menampilkan_halaman_utama

mengisi_menu_login

mengirim _data_akun

periksa_pengisian_login

mem inta_data_akun

menampilkan_pesan_error

mengirim _data_akun

menampilkan_pesan_error_data_akun_tidak_valid

Skenario Sukses

1.Aktor m em asukkan

NIP dan kata sandi

pada form akun

2.Aktor m enekan

tom bol 'Masuk'

3.Sistem akan

mem eriksa apakah

form telah terisi

4.Sistem akan

mem eriksa apakah

nama akun dan kata

sandi sesuai data akun

dalam database pada

tabel akun dan hak

akses

5.Sistem akan

mem berikan hak akses

dan menam pilkan

halaman utama

Skenario Alternatif

1.Jika akor tidak

mem asukkan NIP dan

kata sandi maka akan

muncul pesan error

"Form kosong"

2.Jika nam a akun dan

kata sandi tidak sesuai

pada database maka

akan muncul pesan

"Nama Akun dan Kata

Sandi belum terdaftar"

Halaman Antarmuka

Kesimpulan

• Sistem Informasi Pelaporan dan Monitoring Kinerja Pegawai ini merupakan

sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data kuesioner dan hasil

penilaian.

• Sistem informasi ini dapat berfungsi untuk menyusun perangkat penilaian yaitu

kuesioner penilaian sesuai dengan ketentuan yang telah tersedia

• Selain itu sistem informasi pelaporan dan monitoring kinerja pegawai dapat

digunakan untuk penyimpanan data kuesioner hasil penilaian dari setiap

pegaawai ke dalam database.

• Apalikasi ini memiliki kelemahan dalam keamanan, karena pada kata sandi tidak

dilakukan enkripsi.

• Pada Sistem Informasi ini hanya dapat dilakukan penyimpana data penilaian dan

pengelolaan hasil penilaian dalam bentuk grafik untuk menampilkan informasi

yang dibutuhan dari Kepala Bagian dan Pembantu Dekan II.

Saran

• Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsi saja, maka

diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi

terhadap uji coba berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET

dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan

mengetahui sistem apakah sudah layak untuk digunakan.

• Karena memiliki kelemahan dalam keamanan, maka diharapkan pada

tahap pengembangan berikutnya dapat dilakukan enkripsi pada kata sandi

• Karena informasi hasil penilaian hanya dapat ditampilkan dalam bentuk

grafik yang dapat dilihat oleh Pembantu Dekan II, Kepala Bagian, dan

Kepala Sub Bagian tanpa adanya suatu sistem yang dapat memberikan

rekomendasi atau saran dalam rangka perbaikan dari hasil penilaian yang

telah dihasilkan, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya

ditambahkan sistem tersebut.