Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM
Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri
Agustono Heriadi1, Dika Eko Prasetyo2, Dwi Nugroho3, Ratna Widyastuti4
Manajemen Informatika, PSDKU POLINEMA Kota Kediri
Email: ikki.heri@gmail.com1, dika.eko13@gmail.com2, dnugroho155@gmail.com3,
nana89widya@gmail.com4
Abstrak
Saat ini, UKM Basket sudah memiliki sebuah sistem informasi berbasis web. Sistem tersebut hanya menangani sebatas pencatatan kehadiran anggota pada saat latihan dan berbagi artikel. Pada sistem yang sedang berjalan diinginkan sebuah peningkatan fasilitas diantaranya adalah menormalisasi struktur basis data yang sudah ada, peningkatan di bagian galeri foto kegiatan, perubahan struktur menu bagi pengguna sistem, penambahan pengelolaan tempat latihan, dan perubahan bentuk penyajian informasi kehadiran anggota pada saat latihan. Pembuatan sistem informasi ini menggunakan metode wawancara dengan para anggota dan ketua UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dan menggunakan metode waterfall sebagai metode untuk pengembangan sistem. Hasil dari penelitian ini berupa rancangan sistem menggunakan use case, entity relationship diagram, dan mind mapping serta sistem informasi yang dibuat menggunakan framework Laravel dan basis data MySQL.
Abstract
Nowadays, UKM Basket already had web-based information system. The system only able to handle record member practice attendance and article sharing. For the running system, a feature improvement is desired. Those features are database structure normalization, improvement on activity photo gallery, changing on menu structure for user, an addition for training field data management, and also new perspective on presentation for member attendance information during training. The making of this information system uses the method of interviews with members and heads of Malang State Polytechnic Basketball UKM PSDKU Kediri to get the data needed and uses the waterfall method as a method for system development. The results of this study are system design using use cases, entity relationship diagrams, and mind mapping as well as information systems created using the Laravel framework and MySQL database. Keywords: Use Case, Laravel, Information Systems, UKM, Attendance.
A. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dalam segala bidang dapat mendorong perguruan tinggi dalam meningkatkan daya saingnya. Saat ini semua perguruan tinggi dalam proses kegiatannya mulai memanfaatkan sistem informasi yang merupakan bagian dari teknologi informasi dalam proses kegiatannya. Hal ini juga berlaku untuk PSDKU (Program Studi Di Luar Kampus Utama) Politeknik Negeri Malang Kota Kediri. Penerapan sistem informasi dalam bidang akademik sudah diterapkan diantaranya pengelolaan presensi perkuliahan, data perkuliahan, pengelolaan data dosen, pengelolaan data mahasiswa, dan lain sebagainya.
UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) merupakan suatu kegiatan mahasiswa di luar bidang akademik yang dapat menjadi wadah bagi mahasiswa untuk pengembangan bakat, minat, dan keahliannya. Di PSDKU Polinema Kota Kediri terdapat beberapa jenis UKM, diantaranya adalah UKM Basket. Kegiatan yang terdapat di UKM Basket diantaranya
adalah latihan reguler, berbagi pengetahuan terkait olahraga basket, dan keikutsertaan dalam kompetisi.
Saat ini, UKM Basket sudah memiliki sebuah sistem informasi berbasis web. Sistem tersebut hanya menangani sebatas pencatatan kehadiran anggota pada saat latihan dan berbagi artikel. Pada sistem yang sedang berjalan diinginkan sebuah peningkatan fasilitas diantaranya adalah menormalisasi struktur basis data yang sudah ada, peningkatan di bagian galeri foto kegiatan, perubahan struktur menu bagi pengguna sistem, penambahan pengelolaan tempat latihan, dan perubahan bentuk penyajian informasi kehadiran anggota pada saat latihan.
Berdasarkan pemaparan latar belakang tersebut, maka perlu dilakukan sebuah penelitian yang dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengelolaan kegiatan latihan, pengelolaan artikel tentang olahraga basket, pengelolaan keanggotaan, pengelolaan galeri foto kegiatan, dan penyajian informasi kehadiran anggota. Oleh karena itu penulis merasa tertarik untuk membuat penelitian yang akan merancang dan membuat Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri.
Penelitian terkait diantaranya adalah penelitian oleh Mila Khoiroh dkk di tahun 2018 telah melakukan penelitian yang berjudul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di PT. UTSG dengan menggunakan metode Waterfall. Penelitian berhasil membuat aplikasi sistem dan mengimplementasikan aplikasi sistem kepegawaian berbasis web di perusahaan PT United Tractors Semen Gresik.
Adam yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian PT Sederhana Karya Jaya Berbasis WEB dengan metode waterfall. Bagi perusahaan SKJ dengan adanya sistem informasi yang akan dibuat dapat membantu memudahkan bagi pihak perusahaan untuk menyimpan data, mengakses informasi perusahaan dan mengolah data perusahaan.
Penelitian terkait juga pernah dilakukan oleh Agustono dkk pada tahun 2014 dengan judul Sistem Informasi Kehadiran Dosen Berbasis Web (Studi Kasus: Program Studi Teknik Informatika Universitas Nusantara PGRI Kediri). Penelitian ini menghasilkan sistem yang mampu mengelola informasi kehadiran dosen dalam kegiatan mengajarnya.
Pengertian sistem informasi menurut Abdul Kadir (2003) Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Tafri D. Muhyuzir (2001) Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.
Pressman (2002) menjelaskan ―Web Server adalah perangakat lunak yang berfungsi untuk menerima permintaan halaman web melalui HTTP dan HTTPS dari client yang dikenal dengan nama Browser‖. Web Server berfungsi untuk mentrasfer atau memindahkan berkas yang diminta pengguna melalui protokol komunikasi tertentu. didalam halaman web biasanya terdiri dari berbagai macam jenis berkas seperti gambar, video, taks audio file, dan lain sebagainya.
Syam (2009) framework adalah suatu library yang telah diorganisasikan pada sebuah rancangan arsitektur untuk memberikan kecepatan,ketepatan, kemudahan, dan konsisten dalam pengembangan suatu aplikasi.
Menurut Nimas (2019) Laravel adalah framework MVC (Model-View-Controller) yang dibuat oleh Taylor Otwell pada 2011 dengan menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor). Framework ini merupakan pengembangan website berbasis MVP (Minimum Viable Product) yang dirancang untuk meningkatkan kualitas perangkat lunak, yakni dengan mengurangi biaya pengembangan awal dan biaya pemeliharaan, meningkatkan pengalaman bekerja dengan aplikasi yang menyediakan sintaks ekspresif, jelas dan menghemat waktu.
Organisasi kemahasiswaan merupakan bentuk kegiatan di perguruan tinggi yang diselenggarakan dengan prinsip dari, oleh dan untuk mahasiswa (Sukirman, 2004).
B. METODE
Metode yang digunakan dalam menganalisis data ini adalah menggunakan metode waterfall. Pada metode ini terdapat 5 (lima) tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak. Kelima tahapan itu tersusun dari atas ke bawah, diantaranya Analisis, Design, Coding, Testing, dan Maintenance. Konsep dari metode ini adalah melihat bagaimana suatu masalah secara sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah.
Tahap-tahap pengembangan perangkat lunak metode waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1. Pengembangan Perangkat Lunak Metode Waterfall
Dengan menggunakan metode waterfall ini, diharapkan sistem yang dihasilkan dapat dibuat sesuai dengan hasil analisa dan berjalan dengan baik pada saat uji coba sistem dilaksanakan. Tahapan perawatan yang merupakan tahapan kelima pada metode waterfall tidak disertakan pada kegiatan penelitian ini.
Berikut ini beberapa strategi pemecahan masalah yang diajukan untuk menjadi solusi dari kebutuhan sistem yang akan dihasilkan, diantaranya adalah :
1. Melakukan normalisasi basis data dari sistem yang ada untuk mengatasi permasalahan struktur sistem yang belum maksimal dalam pengelolaan data.
2. Penambahan fitur pengelolaan lapangan dan kegiatan untuk pengelolaan pengentrian data kehadiran yang lebih baik.
3. Perubahan pada fitur galeri foto dalam sebuah kegiatan sehingga setiap foto dapat dikelola sesuai dengan bentuk kegiatannya.
4. Penyajian rekap kehadiran yang lebih terstruktur untuk memudahkan kegiatan monitoring presensi anggota.
5. Penjelasan atau pemaparan tentang metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitiannya
Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan akan proses-proses yang akan dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional pada sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Pengunjung dapat melihat menu home. 2. Pengunjung dapat melihat artikel. 3. Pengunjung dapat melihat gallery foto. 4. Pengunjung dapat melihat profil tim.
5. Pengunjung dapat daftar menjadi anggota UKM. 6. Anggota dapat melihat profil.
7. Anggota dapat melihat rekap presensi kedatangan. 8. Pengurus dapat melihat home.
9. Pengurus dapat meginputkan, mengupdate, dan menghapus artikel. 10. Pengurus dapat menginputkan kehadiran anggota.
11. Pengurus dapat menginputkan, dan menghapus foto gallery. 12. Pengurus dapat mengelola anggota yang daftar ke sistem. 13. Pengurus dapat melihat rekap presensi keseluruhan anggota.
Rancangan yang sudah dibuat pada penelitian ini berupa rancangan database untuk Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri. Rancangan database dibuat dalam bentuk Entity Relationship Diagram yang terdiri dari Conceptual Diagram Modelling (CDM) dan Physical Data Modelling (PDM).
Berikut ini rancangan CDM dari SIMBAS PSDKU Politeknik Negeri Malang Kota Kediri.
0,n 0,n 0,n berstatus berposisi berjurusan bertempatdi berisifoto mengisi anggota angid angnama anguser angpass angtelp angfoto angtgllhr <pi> Integer Variable characters (65) Variable characters (25) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (25) Date <M> Identifier_1 ... <pi> posisi posid posnama
<pi> Variable characters (4) Variable characters (35) <M> Identifier_1 ... <pi> jurusan jurid jurnama
<pi> Variable characters (4) Variable characters (45) <M> Identifier_1 ... <pi> status statid status
<pi> Variable characters (3) Variable characters (25) <M> Identifier_1 ... <pi> keterangan ketkode keterangan
<pi> Variable characters (3) Variable characters (25) <M> Identifier_1 ... <pi> kegiatan kegid kegnama kegtgl <pi> Integer Variable characters (45) Date <M> Identifier_1 ... <pi> lapangan lapid lapnama laplokasi <pi> Integer Variable characters (45) Variable characters (65) <M> Identifier_1 ... <pi> galeri galid galjudul galtgl <pi> Integer Variable characters (25) Date <M> Identifier_1 ... <pi> foto fotoid fotofile <pi> Integer Variable characters (25) <M> Identifier_1 ... <pi> pengurus pengid pengnama penguser perngpass <pi> Integer Variable characters (55) Variable characters (20) Variable characters (20) <M> Identifier_1 ... <pi> artikel artid artjudul artisi arttgl artpic <pi> Integer Variable characters (75) Text
Date & Time Variable characters (50) <M> Identifier_1 ... <pi> latihan
Gambar 2. Conceptual Data Modelling Sistem
Berikut ini rancangan PDM dari SIMBAS PSDKU Politeknik Negeri Malang Kota Kediri.
FK_LATIHAN2 FK_LATIHAN3 FK_LATIHAN FK_BERSTATUS FK_BERPOSISI2 FK_BERPOSISI FK_BERJURUSAN FK_BERTEMPATDI FK_BERISIFOTO FK_MENGISI anggota angid statid jurid angnama anguser angpass angtelp angfoto angtgllhr ... int varchar(3) varchar(4) varchar(65) varchar(25) varchar(15) varchar(15) varchar(25) date <pk> <fk1> <fk2> posisi posid posnama varchar(4) varchar(35) <pk> jurusan jurid jurnama varchar(4) varchar(45) <pk> status statid status varchar(3) varchar(25) <pk> keterangan ketkode keterangan varchar(3) varchar(25) <pk> kegiatan kegid lapid kegnama kegtgl ... int int varchar(45) date <pk> <fk> lapangan lapid lapnama laplokasi ... int varchar(45) varchar(65) <pk> galeri galid galjudul galtgl ... int varchar(25) date <pk> foto fotoid galid fotofile ... int int varchar(25) <pk> <fk> pengurus pengid pengnama penguser perngpass ... int varchar(55) varchar(20) varchar(20) <pk> artikel artid pengid artjudul artisi arttgl artpic ... int int varchar(75) text datetime varchar(50) <pk> <fk> latihan angid ketkode kegid ... int varchar(3) int <pk,fk1> <pk,fk2> <pk,fk3> berposisi posid angid varchar(4) int <pk,fk2> <pk,fk1>
Gambar 3. Physical Data Modelling Sistem
Pembuatan use case diagram yang berisi hubungan antara aktor, use case dan bentuk interaksi pada Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri ditunjukkan dalam bentuk gambar use case berikut ini.
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem
C. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri ini dibuat untuk memberikan peningkatan fasilitas dari sistem yang sudah ada sebelumnya sehingga dapat memberikan manfaat bagi pengurus dan anggota. Manfaat tersebut berupa kemudahan dalam mengelola keanggotaan UKM, kegiatan latihan UKM dalam hal ini rekap presensi, dan berbagi artikel serta kegiatan dari UKM Olahraga Cabang Olahraga Basket di PSDKU Politeknik Negeri Malang Kota Kediri.
Sistem Informasi Pengelolaan Kehadiran Anggota UKM Basket Politeknik Negeri Malang PSDKU Kediri ini memiliki tiga (3) hak akses di dalam sistem. Ketiga hak akses tersebut adalah hak akses sebagai pengunjung, hak akses sebagai anggota UKM, dan hak akses sebagai pengurus UKM.
Ketika pertama kali mengakses sistem, maka kita akan mendapatkan hak akses sebagai pengunjung. Sebagai pengunjung kita
mendapatkan hak akses untuk melihat profil UKM, melihat daftar anggota UKM, membaca artikel terkait basket, mendaftar sebagai anggota, melihat galeri foto.
Berikut ini adalah tampilan ketika mengakses halaman profil UKM sebagai pengunjung sistem.
Gambar 5. Interface Profil UKM Basket
Berikut ini adalah tampilan ketika mengakses halaman pendaftaran anggota UKM Basket sebagai pengunjung sistem.
Gambar 6. Interface Pendaftaran Anggota UKM Basket
Apabila sudah terdaftar menjadi anggota pada tim dan divalidasi oleh pengurus, maka kita dapat mengakses sistem dengan hak akses
anggota. Sebagai anggota kita mendapatkan hak akses untuk mengelola profil pribadi dan melihat rekap kehadiran sendiri.
Berikut ini adalah tampilan ketika anggota UKM mengakses halaman awal yang berisi ucapan selamat datang.
Gambar 7. Interface Halaman Awal Bagi Anggota UKM
Berikut ini adalah tampilan ketika anggota akan melakukan pengelolaan profil dari dirinya.
Gambar 8. Interface Halaman Profil Anggota UKM
Berikut ini adalah tampilan ketika anggota masuk ke dalam halaman untuk melihat rekap kehadiran diri sendiri.
Gambar 9. Interface rekap kehadiran anggota UKM
Untuk menjadi pengelola sistem, maka harus menggunakan hak akses sebagai pengurus UKM. Sebagai pengurus, kita akan mendapatkan hak akses untuk mengelola anggota, mengelola kegiatan, mengelola artikel, mengelola lapangan, mengelola galeri foto, dan melihat rekapitulasi laporan kehadiran.
Berikut ini adalah tampilan yang didapat ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM mengakses halaman awal yang berisi jalur pintas menu dan ucapan selamat datang.
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman Kelola Anggota.
Gambar 11. Interface Halaman Kelola Anggota
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman kelola kegiatan latihan.
Gambar 12. Interface Halaman Kelola Kegiatan
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman kelola artikel.
Gambar 13. Interface Halaman Kelola Artikel
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman kelola lapangan.
Gambar 14. Interface Halaman Kelola Lapangan
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman kelola galeri foto.
Gambar 15. Interface Halaman Galeri Foto
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna dengan hak akses pengurus UKM membuka halaman rekapitulasi kehadiran anggota.
Gambar 16. Interface Halaman Rekapitulasi Kehadiran Anggota
Pada halaman ini, pengurus UKM dapat melihat rekapitulasi kehadiran anggota dalam mengikuti latihan setiap bulannya.
D. PENUTUP Simpulan dan Saran
Simpulan yang dapat diambil pada penelitian ini adalah sistem informasi pengelolaan kehadiran anggota UKM Basket di PSDKU
Politeknik Negeri Malang Kota Kediri telah dirancang menggunakan use case, entity relationship diagram, dan mind mapping. Sistem informasi selesai dibuat dan dapat melakukan pengelolaan anggota, pengelolaan kehadiran anggota, pengelolaan galeri foto kegiatan dan artikel, serta memberikan penyajian informasi kehadiran anggota yang lebih baik.
Saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya diantaranya adalah :
1. Penambahan fitur pengelolaan artikel, dimana anggota juga dapat mengunggah artikel.
2. Penambahan fitur pengaksesan menggunakan platform aplikasi berbasis android, sehingga informasi kehadiran lebih mudah dipantau pada saat tidak terdapat koneksi.
DAFTAR PUSTAKA
Heriadi, A., Swanjaya, D. 2014. Sistem Informasi Kehadiran Dosen Berbasis Web (Studi Kasus: Program Studi Teknik Informatika Universitas Nusantara PGRI Kediri). Yogyakarta : SEMNASTEKNOMEDIA 2014. 35-40.
Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Khoiroh, M. dkk. 2018. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di PT. UTSG. Jurnal Teknologi dan Terapan Bisnis (JTTB). 1(1): 18-26.
Nimas. 2019. ―Pengertian Framework, Fungsi dan Jenis-Jenis Framework Lengkap‖. https://www.pro.co.id/pengertian-framework-fungsi-dan-jenis-jenis-framework/. Diakses pada 19 April 2019.
Sukirman S. (2004). Tuntunan Belajar di Perguruan Tinggi. Pelangi Cendekia, Jakarta.
Syam, IS. 2009. Pengembangan Situs Web SMAN 1 Cioma dengan Menggunakan Teknologi Framework Codeigniter 1.7.1. Depok: Fakultas Teknik Industri Jurusan Teknik Informatika Universitas Gunadarma.
Muhyuzir, TD. 2001. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Tani, E. dkk. 2018. Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian PT Sederhana Karya Jaya Berbasis WEB. Seminar Nasional Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2018. 368-372.
