18
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pada tahap ini, akan dilakukan peninjauan terhadap perusahaan. Diantaranya sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan beserta fungsi
.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Bank Sampah Latanza Cikampek didirikan pada 15 April 2015 yang berlokasi di Kp. Babakan Pintu, Dusun Sukamulya RT. 003/010 Desa Cikampek Barat, Kecamatan Cikampek, Kabupaten Karawang yang dipelopori oleh Ibu Hj. Iis Sugianti selaku Direktur/Ketua.Bank Sampah Latanza bertujuan untuk memotivasi warga khususnya warga desa Cikampek Barat , Kecamatan Cikampek agar peduli terhadap kebersihan di lingkungannya, serta mengajak warga untuk menabung sampah bahwa sampah bisa menjadi berkah .
Bank sampah latanza cikampek mempunyai moto yaitu “.Dari kita ,oleh kita Untuk kita ”. Untuk terus meningkatkan taraf kerja bank sampah latanza memiliki Visi dan Misi yang di jadikan sebagai pedoman .
Adapun Visi tersebut adalah “ Menciptakan Hidup Sehat dan Bersih Tanpa Sampah”.
1. Memberikan edukasi kepada seluruh lapisan masyarakat tentang betapa bahayanya soal sampah di lingkungan kita semua yang mana bisa saja berakibatkan akan menimbulkan bencana banjir dan bau tidak sehat.
2. Dan akan mengurangi debit sampah itu sendiri di lingkungan masyarakat. 3. Memberikan pemahaman kepada seluruh masyarakat bahwa betapa
berharganya nilai sampah itu sendiri ketika kita semua bisa menciptakan nilai ekonomis tersendiri dengan cara memilahnya lalu dapat di tabungkannya.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.
Struktur organisasi hendaknya dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, pencatatan dan penyimpanan. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat mencegah kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Fungsi-fungsi ini merupakan hubungan kerjasama dari macam-macam pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu yang merupakan suatu kerangka dasar secara menyeluruh dari struktur.
Pada Bank sampah Latanza Cikampek masih menggunakan struktur organisasi tipe lini, karena susunan pegawai nya yang masih sederhana dan tidak memiliki
terlalu banyak pegawai. Pada Bank Sampah Latanza Cikampek, hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan stau garis wewenang.
Berikut ini adalah struktur organisasi pada Bank Sampah Latanza Cikampek:
Sumber: Bank Sampah Latanza Cikampek (2020).
Gambar III.1
Tugas pokok masing-masing jabatan pada struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut:
1. Direktur Bank Sampah Latanza
Direktur bertanggung jawab terhadap keseluruhan keputusan yang bersifat teknis guna kelangsungan Bank Sampah, dan mengeluarkan kebijakan untuk pengembangan bank sampah dalam rapat pengurus.
2. Manager
Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengatur kegiatan bank sampah dan pengelolaan bank sampah.
3. Sekretaris
tugas sekretaris adalah mencatat pembukuan, baik pembukuan nasabah bank sampah maupun penjualan tabungan sampah ke pengepul.
4. Bendahara
Bendahara Bank Sampah adalah kader lingkungan yang memiliki pengetahuan tentang arus keuangan dan dapat diberi amanah. Tugas bendahara adalah mencatat dan menghitung pemasukan hasil penjualan sampah ke pengepul dan mengelola keuangan nasabah bank sampah.
5. Ketua Divisi Pencatat
Divisi pencatatan adalah kader lingkungan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan pencatatan secara sistematis dan rapi. Tugas dan tanggung jawabnya adalah pencatatan kegiatan, agenda dan membantu langsung bendahara.
6. Ketua Divisi Transportasi
Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan, seperti penjemputan sampah dan pengiriman sampah untuk di jual ke pengepul.
7. Ketua Divisi Pengepakan
Divisi pengepakan adalah kader lingkungan yang memiliki kemampuan pengepak dan mengemas sampah sesuai dengan jenis serta kelompoknya. Tugas dan tanggung jawabnya adalah meminimalisir penumpukan sampah yang berhamburan pada waktu yang lama, menjaga keamanan dan penyusutan sampah yang ada.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada sistem pengolahan data tabungan di Bank Sampah Latanza dibagi menjadi 4 (empat) prosedur, yaitu :
1. Prosedur pendaftaran nasabah bank sampah
Proses pendaftaran merupakan proses awal dimana calon nasabah mendaftar sebagai nasabah Bank Sampah Latanza Cikampek. Proses diawali dengan calon nasabah yang membawa identitas diri berupa salinan KTP (Kartu Tanda Penduduk) diserahkan kepada petugas Bank Sampah, kemudian petugas memberikan formulir pendaftaran kepada calon nasabah, setelah itu calon nasabah mengisinya dan setelah mengisi menyerahkan kembali kepada petugas sebagai bukti pendaftaran, kemudian petugas memberikan buku tabungan Bank Sampah latanza kepada calon nasabah yang sudah terdaftar sebagai nasabah.
2. Prosedur menabung sampah
Prosedur menabung sampah ada 2 proses yaitu, nasabah datang ke Bank Sampah Latanza Cikampek dengan membawa buku tabungan dan sampah yang ingin ditabungnya diserahkan kepada petugas, sedangkan untuk masyarakat yang berada jauh dari bank sampah latanza petugas dari bank sampah latanza akan melakukan penjemputan langsung ke lokasi, adapun daftar sampah yang dapat ditabung sebagaiberikut :
Tabel III.I Daftar Data Sampah
NO. KETERANGAN SATUAN HARGA
1. ITEM ( Campur ) Kg Rp. 700
2. EMBER Kg Rp. 1.500
3. BOTOL BIRU Kg Rp. 1.500 4. BOTOL PUTIH Kg Rp. 2.000 5. GELAS AQUA Kg Rp. 3.000 6. MIZON ( BOTOL WARNA) Kg Rp. 700 7. EMBER MAINAN Kg Rp. 1.600 8. KALENG Kg Rp. 600 9. ALE-ALE Kg Rp. 1.500 10. PRALON Kg Rp. 600 11 DUS Kg Rp. 1.000 12. OPAK (ALUMMUNIUM) Kg Rp. 7.500 13. GALON Kg Rp. 3.000 14. SEMEN (KANTONG) Kg Rp. 700 15. BUKU Kg Rp. 400
16. DUPLEK (Kardus Gambar) Kg Rp. 200
18. BIR Kg Rp. 400
19. BELING Kg Rp. 200
20. BESI 1 ( Full) Kg Rp. 2.000 21. BESI 2 (Campuran) Kg Rp. 1.500
Sumber : Bank Sampah Latanza Cikampek
Lalu sampah tersebut di timbang dan di catat dibuku harian ,kemudian petugas mencatat hasil timbangan tersebut ke dalam buku tabungan milik nasabah dan diserahkan kembali kepada nasabah.
3. Prosedur Penjualan Sampah
Dalam satu bulan sekali atau periode tertentu Bank sampah Latanza menjual semua sampah yang di tabung nasabah kepada pengepul. Proses ini diawali dengan petugas yang memyerahkan sampah kepada pengepul, kemudian pengepul menimbang kembali dan memberikan total harga jual berdasarkan berat dan jenis sampah yang dicatat dalam bukti penjualan, setelah itu bukti penjualan diberikan kepada petugas yang kemudian disimpan ke dalamarsip penjualan.
4. Prosedur Laporan
Sebagai bentuk laporan kepada ketua, Setiap satu bulan sekali atau pada periode tertentu sekretaris bertugas melaporkan laporan pengolahan data tabungan dan penjualan kepada ketua. Untuk laporan nasabah berupa data saldo nasabah yang didapat dari buku tabungan nasabah dan kemudian diserahkan kepada ketua Dan untuk laporan penjualan berupa data penjualan yang didapat dari arsip penjualan dankemudian diserahkan kepada ketua.
3.3. Activity Diagram
1. Prosedur Pendaftaran Nasabah Bank Sampah
Sumber: hasil penelitian (2020).
Gambar III.2 Activity Diagram pendaftaran nasabah bank sampah
Sumber: hasil penelitian (2020).
Gambar III.3 Activity Diagram prosedur menabung sampah langsung
3. Prosedur Menabung Sampah dengan penjemputan
Sumber: hasil penelitian (2020).
Gambar III.4 Activity Diagram prosedur menabung sampah dengan penjemputan
Sumber: hasil penelitian (2020).
Gambar III.5 Activity Diagram prosedur penjualan sampah
5. Prosedur Laporan data tabungan dan penjualan
Sumber: hasil penelitian (2020).
Gambar III.6 Activity Diagram prosedur Laporan data tabungan dan penjualan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan adalah rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran yang disebut output. Dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Fungsi : Sebagai identitas diri calon nasabah Sumber : Calon nasabah
Tujuan : Bank sampah Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran nasabah
Fungsi : Sebagai data untuk menjadi calon nasabah yang sah. Sumber : Bank sampah
Tujuan : Bank sampah Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-2 3. Nama Dokumen : Bukti Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti penjualan sampah kepada pengepul Sumber : Bank Sampah
Tujuan : pengepul Media : Kertas Jumlah : -
Frekuensi : Setiap melakukan penjualan sampah ke pengepul Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Catatan Harian
Fungsi : Sebagai bukti catatan data tabungan nasabah harian Sumber : Bank sampah
Tujuan : Arsip Harian Media : Buku
Jumlah : -
Frekuensi : Setiap melakukan catatan tabungan nasabah harian Bentuk : Lampiran A-4
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama dokumen : Buku Tabungan
Fungsi :Sebagai bukti tabungan nasabah dan menginformasikan saldo milik nasabah
Sumber : Bank sampah Tujuan : nasabah Media : kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap menabung sampah Bentuk : Lampiran B-1
3.5. Permasalahan Pokok
Pada analisa terhadap sistem pengolahan data tabungan di Bank Sampah Latanza, ada beberapa permasalahan yang dapat menghambat aktivitas sistem yang berjalan, adapun permasalahan-permasalahan tersebut sebagai berikut :
1. Proses pengolahan data tabungan di Bank Sampah Latanza masih menggunakan sistem manual, yaitu dalam melakukan kegiatan pencatatan data tabungan petugas bank sampah masih menggunakan buku catatan dan ditulis tangan. Hal tersebut menjadikan laporan tidak efektif dan tidak akurat karena hal-hal yang tidak terduga bisa saja terjadi, seperti tidak dapat terbacanya catatanpetugas karena tulisan petugas yang kurang jelas, hilangnya arsip-arsip laporan.
3.6. Pemecahan masalah
Adapun pemecahan masalah yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan permalahan yang terjadi dalam sistem pengolahan data tabungan di Bank Sampah Latanza, sebagai berikut :
1. harus segera dibuatkan sistem yang sudah terkomputerisasi, dalam hal ini memanfaatkan pemrograman berbasis web. Membuatkan sebuah program pengolahan data tabungan dengan rancangan yang menarik yang jelas, sehingga petugas bank sampah denganmudah melakukan kegiatan pengolahan data tabungan bank sampah hanyadengan satu buah perangkat komputer tanpa harus mencatatnya dengan tangan diberbagai macam jenis buku catatan yang bisa saja hilang maupun rusak, sehingga proses pengolahan data tabungan dengan sistem tekomputerisasi akanlebih efektif dan efisien.
