Nurintan Cynthia Tyasmara PENDAHULUAN
Kualitas koleksi di perpustakaan merupakan parameter penting dalam penilaian layanan perpustakaan. Hal ini tentunya tidak akan lepas dari kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaan tersebut. Bagaimana perpustakaan dapat memainkan perannya secara maksimal mengumpulkan, mengelola dan menyajikan informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustakan. Berbagai format bahan pustaka mengharuskan perpustakaan memiliki perencanaan yang tepat dan pemeliharaan agar koleksi tetap dapat digunakan oleh pemustaka dalam waktu yang lama.
Berdasarkan Lampiran pada buku Peggy Johnson dengan judul Fundamentals of
Collection Development and Management diberikan beberapa contoh kebijakan
pengembangan koleksi di berbagai perpustakaan. Contohnya adalah Perpustakaan Umum Denver, Perpustakaan Universitas Minnesota untuk Lingkungan Institut, Perpustakaan Akedemik Universitas Pennysilvania dan Perpustakaan Sekolah Dasar Paideia.
Johnson (2014) menyatakan bahwa kegiatan pengadaan koleksi sesungguhnya adalah turunan dari kegiatan manajemen koleksi dan pengembangan koleksi. Manajemen koleksi didefinisikan sebagai proses pengumpulan informasi, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi dan perencanaan. Proses ini akan mempengaruhi keputusan tentang akuisisi, retensi, dan penyediaan akses terhadap sumber-sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual yang disediakan perpustakaan. Kemudian ia mendefinisikan pengembangan koleksi merupakan bagian dari manajemen koleksi yang berkaitan dengan keputusan pengembangan bahan pustaka. Pengembangan koleksi adalah istilah yang mewakli proses sistematis membangun koleksi perpustakaan untuk melayani pembelajaran, pengajaran, penelitian, rekreasi dan kebutuhan lain dari pengguna perpustakaan. Prosesnya meliputi seleksi dan deseleksi bahan pustaka yang termutakhir dan yang sudah lama dan perencanaan strategi yang jelas untuk akuisisi secara berkelanjutan serta evauasi koleksi untuk mematikan seberapa baik dalam melayani pengguna. Pengembangan koleksi tujuannya dalah pelayanan, penelitian, rekreasi dan kebuuhan lain pemustaka. Prosesnya adalah menerapkan strategi yang terukur dalam kegiatan pengadan koleksi untuk kepuasan pemustaka.
Saya memilih untuk mengkaji kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaan akademik yaitu Perpustakaan Universitas Pennysilvania. Hal ini disebabkan saat ini saya juga bekerja di perpustakaan perguruan tinggi. Sehingga dengan membahas dan mendalami kebijakan pengembangan koleksinya dapat diterapkan pada institusi dimana saya bekerja.
Kebijakan pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Pennysilvania menggunakan revisi terbaru 1 Juli 2007. Pada bagian ini penjelasan difokuskan pada kebutuhan Departemen Sejarah.
TINJAUAN LITERATUR
Departemen Sejarah memberikan dukungan utama untuk kebutuhan kurikuler dan penelitian dosen dan mahasiswa di Departemen Sejarah. Departemen menawarkan gelar seperti, MA, sarjana, hingga ke PhD. Dana tersebut mendukung 40-50 fakultas, 60-70 mahasiswa pascasarjana, dan lebih dari 300 sarjana di Departemen Sejarah, serta jumlah tak tentu sarjana dalam disiplin lain yang penelitiannya menggunakan bahan sejarah, termasuk Studi Afrika-Amerika, Sastra Amerika, Studi Mediterania Klasik dan Kuno, Komunikasi Seni dan Ilmu Pengetahuan, Sastra Komparatif, Film, Sejarah Kitab, Filsafat, Ilmu Politik, Ilmu, Kedokteran, dan Teknologi dalam Budaya, dan Studi Perempuan. Program Studi Keagamaan secara administratif terletak dalam Departemen Sejarah, terutama didukung oleh dana Agama.
Departemen Sejarah menawarkan kurikulum yang luas dari program sarjana dan pascasarjana, dan menopang program yang kuat dari fakultas dan penelitian mahasiswa. Selain sejarah nasional dan berbasis wilayah, subyek meliputi: Sejarah Agama, Studi Diaspora, Perbandingan Kolonialisme, Sejarah Perempuan dan Gender, Sejarah Politik dan Diplomatik, Sejarah Budaya dan Sosial, Sejarah Militer, Sejarah Ekonomi, Sejarah Tenaga Kerja, Sejarah Lingkungan, dan Sejarah Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Masyarakat.
Pengembangan koleksi difokuskan pada perolehan materi yang sesuai penawaran kursus
Penn State’s History dan kepentingan penelitian. Area saat ini dari kekuatan fakultas
mencakup periode awal modern era Perang Saudara AS dan masyarakat.
Departemen juga harus mengembangkan konsentrasi fakultas sesuai tema dimana bersebrangan dengan garis kronologi dan geografi, seperti gender, Diaspora Afrika (termasuk Amerika Latin dan Caribean), serta kerajaan dan kolonialisme. Dalam konjungsi Departemen Klasik dan Studi Mediterania Kuno, Penn State juga menekankan dengan kuat sejarah kuno. Selektor sejarah bekerja secara kolaboratif dengan selektor lain untuk meyakinkan kebutuhan interdisipliner dapat bertemu.
Dukungan terhadap Sumber Daya Tambahan
Banyak subjek spesialis yang membutuhkan material terkait dengan sejarah dimana disiplinnya dikumpulkan (contohnya Kedokteran, Antropologi, Pendidikan). Nilai materi tambahan untuk sejarawan dibutuhkan melalui komunikasi dan kooperasi antara selektor dengan perpustakaan termasuk, Studi Afrika dan Amerika Afrrika, Arkeologi, Seni, Studi Asia, Studi Mediterania kuno dan klasik, Komparatif Literatur, Studi Etnik, Studi Global, Studi Yahudi, Studi Amerika Latin, Hukum,
Lesbian, Biseksual, Studi Transgender, Studi Timur Tengah, Pemerintah dan Politik dan Studi Religius.
Sebagai tambahan subjek yang berbasis pendanaan, sejarawan bergantung pada materi yang dilanggan oleh perpustakaan Penn State termasuk Business Library, The News and
Microforms Library, The Social Sciences Library, the Maps Library, dan the Special Collections Library. Sejarah tertentu pada ilmu pengetahuan bergantung pada koleksi
ilmu pengetahuan perpustakaan.
Petunjuk Koleksi Umum Lokasi material
Koleksi fisik membutuhkan pendanaan yang ditempatkan pada University Park. Subjek spesialis sejarah berkonsultasi dan berkooperasi dengan subjek spesialis Perpustakaan kampus Penn State untuk mencakupi kebutuhan materi penelitian di seluruh lokasi.
Bahasa
Bahasa inggris adalah bahasa yang paling umum di koleksi dimana penting untuk kegiatan utama dan kedua di bahasa modern termasuk Jerman, Prancis, Spanyol dan untuk pendidikan Italia dan Rusia. Kegiatan di bahasa China dan Jepang banyak membutuhkan kooperasi dengan perpustakaan Studi Asia (lihat kebijakan koleksi Studi Asia). Bahasa lain yang secara selektif dibituhkan pada konsultasi dengan peneliti di area ini dengan penekanan pada kegiatan utama, materi referensi seperti direktori-direktori, biografi-biografi dan koleksi sumber dokumen utama lain.
Petunjuk Kronologi
Mengakuisisi publikasi terkini bentuk cetak merupakan prioritas. Meskipun tua, materi out of print banyak dikejar dalam koleksi hingga ia ditemukan. Biasanya tidak ada preferensi yang dibutuhkan pada original printing terhadap reprint.
Petunjuk Geografi
Pengumpulan berdasarkan penelitian universitas dan penekanan pengajaran dengan konsentrasi signifikan terbaru di Asia, Amerika Latin dan karibean, Eropa Barat dan Amerika Serikat. Pengumpulan meteri berkonsentrasi di Eropa Barat, Canada dan Afrika Modern mencerminkan keterlibatan departemen. Materi terkait sejarah Pennysilvania dikumpulkan secara luas.
Deseleksi dan Penyiangan
Dengan definisi sejarawan menahan ketertarikan material yang lebih tua setelah mereka kehilangan nilai di disiplin lainnya. Untuk mendukung penelitian sejarah dapat dipahami bahwa materi yang ada umumnya dipertahaknan dalam koleksi. Pada kegiatan deseleksi, pemilihan diberikan untuk kegiatan penahan yang unik
dari Penn State (atau ditahan oleh beberapa perpustakaan) dan bekerja di area subjek dimana Penn State banyak mengembangkan pada koleksi mendalam.
Tipe Materi yang Dikoleksi
Koleksi yang dikembangkan untuk mendukung pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi. Tanpa memperhatikan format, publikasi akademik adalah fokusnya.
Monograf
Bentuk monograf menempati porsi terbesar koleksi termasuk buku terbitan universitas, publikasi perdagangan, prosiding konferensi, dll. Reproduksi faksimili, antologi, dan koleksi lain dalam bahasa inggris dikumpulkan secara selektif selama masih dibutuhkan untuk pengajaran. Material-material ini dikumpulkan pada untuk bahasa yang lebih mendalam selain bahasa inggris dimana dokumen-dokumen masih kekurangan.
Jurnal
Publikasi jurnal ilmiah melalui sub disiplin sejarah tersedia oleh seluruh bahasa yang relevan. Langganan jurnal baru diinisiasi setelah review yang hati-hati dan konsultasi dengan fakultas sejarah.
Tesis dan disertasi
Tesis dan disertasi dari institusi lain diakuisisi dalam jumlah terbatas, biasanya per kasus berdasar permintaan.
Materi Arsip
Materi Arsip termasuk buku langka, manuskrip asli, selebaran, wawancara, dan materi yang tidak dipublikasi lain dimana bukan microform sebagai tanggung jawab utama dari Koleksi Khusus dan ditutupi oleh pernyataan koleksi terpisah.
Microforms
Microforms adalah termasuk sumber bahan utama, koleksi manuskrip, berkala dan surat kabar backfiles, dan item lainnya yang tidak tersedia atau terlalu mahal dalam bentuk hard copy sering diperoleh pada microform (mikrofilm, microfis, dll). Koleksi microform tambahan dibeli sebagai izin dana. Seringkali pembelian tersebut hanya dimungkinkan bila dana tambahan yang tersedia disetujui pemakaiannya oleh bagian keuangan perpustakaan, kesenian dan dana kelompok humaniora, atau sumber lain.
Pemerintah
Dokumen yang diperoleh dan dikelola oleh Pustakawan Dokumen pemerintah. Lihat pernyataan untuk Program Depository Pemerintah Federal AS.
Peta dan Atlas
Peta dan Atlas terutama tanggung jawab pemilih peta. Bahan kartografi tambahan dapat dibeli pada dana Sejarah.
Sumber Berita Sejarah
Sumber berita sejarah biasanya diperoleh pada mikrofilm, atau yang terbaru saat ini, secara online. Komunikasi pemilih memiliki tanggung jawab utama untuk langganan koran saat ini. Dana sejarah digunakan untuk memperoleh arsip publikasi retrospektif yang lebih tua jika dana yang ada memungkinkan untuk membelinya. Untuk online database yang menyediakan gambar halaman fax lebih disukai daripada mereka yang menyediakan teks saja.
Karya Referensi
Karya Referensi termasuk bibliografi, kamus, dan ensiklopedia, direktori, indeks, dan abstrak dikumpulkan secara luas di media cetak dan online untuk mendukung fakultas dan penelitian mahasiswa.
Film
Film diperoleh terutama untuk mendukung kepentingan kurikuler di Departemen
Sumber elektronik
Sumber elektronik diperoleh untuk sebagian besar format, terutama jurnal ilmiah, karya referensi, dan koleksi dokumen sejarah seperti Early American Imprints or Eighteenth
Century Collections Online.
Berikut jenis bahan yang tidak biasa dikumpulkan: revisi kecil dan cetak ulang karya, karya pada kualitas kertas yang buruk, dan sastra remaja. Buku teks, antologi, dan publikasi tingkat populer diperoleh secara selektif ketika mereka berhubungan dengan penelitian dan pengajaran di Departemen, bahan geneologi tidak dikumpulkan kecuali sumber yang relevan untuk peneliti sejarah seperti U.S Census Manuscripts, atau item yang dipilih dalam pendokumentasian Central Pennsylvania History.
Pertimbangan Umum lainnya
Semua pemilih dipandu oleh Pedoman Pembangunan Koleksi diadopsi oleh Dewan Perpustakaan Dekan pada tahun 2001. Selain itu Dewan Pengembangan Koleksi telah mulai bekerja pada Core Principles untuk memandu pengembangan keseluruhan koleksi.
pernyataan tingkat tentang koleksi fitur yang diinginkan. Ini akan berkembang sesuai dengan kepentingan sarjana sejarah. Pola pengumpulan dan kekuatan dalam kategori besar berada di kolom "Komentar".
(F = tingkat koleksi bahasa non-Inggris; E = English tingkat koleksi bahasa)
Subyek Koleksi Tingkat Komentar
Ilmu Bantu Sejarah 3 Lihat juga pernyataan
kebijakan koleksi yang sesuai untuk CC (Arkeologi), CJ (Numismatik), dan CN (Prasasti, Epigrafi). Sejarah, Umum 4E 3F Inggris Raya 4 Perancis 4E 3F Jerman 4E 3F Mediterania, Dunia Yunani-Romawi
Lihat pernyataan untuk Studi Mediterania Klasik dan Kuno, sejarah modern daerah yang dikumpulkan di tingkat
3E dan tingkat 2F.
Italia 4E
3F
Lihat juga Pernyataan Studi Mediterania Klasik dan Kuno
Belanda & Belgia 3 Eropa Timur, Balkan 3E
2F
Akuisisi yang berkaitan dengan Kekaisaran Ottoman baru-baru ini meningkat
VI: Prioritas Koleksi Upaya Ke Depan
• Terus membayar perhatian khusus untuk sejarah perempuan dan sejarah Afrika-Amerika
• Mendukung daerah baru yang menarik di Departemen seperti Latino / a Studi Borderlands, dan Sejarah Ottoman
• Pembelian lanjutan dari microform dan bahan sumber utama secara online • Perluasan pada surat kabar bersejarah terkini dari Amerika Serikat dan Pennsylvania yang lebih banyak memuat judul-judul internasional, dan judul-judul dari populasi minoritas di Amerika Serikat.
PEMBAHASAN
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi pemustaka terpenuhi secara tepat waktu dan ekonomis dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang dihasilkan baik di dalam maupun luar perpustakaan. Dalam pelaksanaan pengembangan koleksi perpustakaan khususnya di Indonesia masih banyak terbentur oleh beberapa kendala. Masalah dana, anggaran, regulasi, prosedur birokrasi dan belum adanya kebijakan pengembangan koleksi merupakan contoh permasalah yang ada.
Apabila ditinjau pada kenyataan di lapangan nampaknya perpustakaan di Indonesia kurang dapat responsif terhadap kebutuhan informasi pemustaka. Hal ini terkait dengan peraturan pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah yang mengharuskan daftar pengadan koleksi dibuat mundur satu tahun ke belakang dan aturan-aturan administrasi lain. Sehingga berdampak pada lamanya pemustaka mendapatkan koleksi yang
diinginkan atau diusulkan. Terlebih lagi terjadinya kendala-kendala serta gagalnya pengadaan akibat vendor tidak dapat memenuhi administrasi yang telah ditetapkan. Berdasarkan upaya pengembangan koleksi yang telah dilakuan oleh Universitas Pennysilvenia, yang dapat diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia antara lain adalah sebagai berikut:
- Menyediakan subjek spesialis bidang ilmu tertentu agar upaya pengembangan dan peningkatan kualitas koleksi bidang ilmu tertentu dapat ditingkatkan
- Mengadakan kolaborasi dan kerja sama yang baik dengan dosen, peneliti dan seluruh sivitas di perguruang tinggi agar dapat menjalin komunikasi yang optimal pada saat masa pengusulan dan pengadaan bahan pustaka
- Mengadakan seleksi terhadap tipe koleksi yang banyak dibutuhkan oleh pemustaka. Pada kasus Universitas Pennysilvania memiliki sangat banyak tipe koleksi karena kaitannya dengan Departemen Sejarah seperti microform, peta, atlas, dll. Untuk perpustakaan pusat yang mencakupi seluruh program studi maka perlu adanya penekanan tipe koleksi apa yang akan diadakan dan dikembangkan.
PENUTUP
Strategi perlu dilakukan seperti memperkuat sumber dana, melakukan negoisasi, menginisiasi adanya resource sharing dan sering mengadakan sosialisasi dan survey untuk mendapatkan data mengenai apa saja kebutuhan-kebutuhan informasi terkini yang diinginkan pemustaka. Namun isu seleksi dan pembangunan koleksi akan tetap ada dan memiliki fungsi penting bagaimanapun lingkungan mengalami perubahan. Hal ini tentunya dapat dilihat sebagai sebuah tantangan yang menarik dimana kita harus sama-sama terus belajar dan menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman.
Bagaimana perpustakaan dapat responsif terhadap kebutuhan pemustaka dan melakukan pengembangan koleksi yang relevan sesuai dengan masanya. Pada
lingkungan dan dengan perubahan apapun, pengembangan koleksi merupakan tantangan yang menarik dan membutuhkan pembelajaran sepanjang hayat
DAFTAR PUSTAKA
Johnson, Peggy (2009). Fundamentals of Collection Development and
