8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Supply Chain Management
Menurut Wikipedia, seperti yang dikutip dari halaman http://en.wikipedia.org/wiki/Supply_chain_management, definisi dari Supply Chain
Management adalah sebagai berikut:
“Supply chain management (SCM) is the process of planning, implementing, and controlling the operations of the supply chain with the purpose to satisfy customer requirements as efficiently as possible. Supply chain management
spans all movement and storage of raw materials, work-in-process inventory, and finished goods from point-of-origin to point-of-consumption.”
Menurut Schroeder (2003, hal 183), Supply Chain Management adalah perencanaan, desain, dan control akan aliran informasi dan barang sepanjang supply
chain yang bertujuan unt uk memenuhi persyaratan kebutuhan dari pelanggan secara
Menurut Burt-Dobler-Starling (2003, hal 622), definisi dari Supply Chain
Management, adalah antara lain:
§ Suatu filosofi untuk mengatur keseluruhan aliran dari sebuah saluran distribusi mulai dari supplier hingga ke pelanggan,
§ Suatu pendekatan sistem untuk mengatur keseluruhan aliran informasi barang dan jasa mulai dari supplier bahan baku menuju ke pabrik produsen dan gudang penyimpanan hingga ke pelanggan,
§ Koordinasi yang sistematik dan strategik dari fungsi-fungsi bisnis tradisional dalam sebuah perusahaan dan antar bisnis dalam sebuah supply chain, untuk meningkatkan performa jangka panjang dari masing- masing perusahaan pada khususnya dan supply chain tersebut pada umumnya.
§ Meliputi seluruh aktivitas yang berkaitan dengan aliran hulu dan hilir dan perubahan barang dan informasi mulai dari tahap pengambilan bahan baku (extraction), sampai ke pelanggan. Supply Chain Management adalah integrasi dari seluruh aktivitas yang meliputi peningkatan hubungan di dalam rangkaian supply chain, untuk mencapai kemampuan bersaing yang dapat dipertahankan (sustainable).
§ Suatu usaha kolaborasi dari beberapa anggota supply chain untuk mendesain, mengimplementasikan, dan mengatur proses peningkatan nilai secara otomatis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. Pengembangan dan integrasi dari sumber daya manusia dan teknologi dan juga manajemen aliran barang, informasi, dan dana yang terkoordinasi akan menghasilkan integrasi
Sedangkan menurut Chan (2004, hal 4), definisi dari Supply Chain
Management adalah manajemen dan sinkronisasi seluruh entitas, proses, dan aktivitas
untuk memproduksi barang dan jasa bagi pelanggan. Di dalam supply chain
management yang terpenting adalah interaksi dan koordinasi di antara seluruh entitas
dan pada aliran barang, informasi, dan sumber daya financial, yaitu sebagai berikut: a) Aliran barang meliputi manajemen dan pergerakan barang dari supplier ke
pela nggan, kebutuhan pelayanan pelanggan, dan barang retur.
b) Aliran informasi meliputi informasi pesanan dan pengecekan status pengiriman barang.
c) Aliran sumber daya finansial seperti transfer dana.
Supply Chain Management masa kini sudah didukung oleh sistem informasi
yang bersifat menyeluruh di penjuru perusahaan. Biasanya sistem demikian menggunakan database yang standar agar dapat menyediakan fasilitas penyebaran data dan informasi sepanjang rangkaian entitas yang berada di dalam supply chain. Melalui fasilitas ini, aplikasi-aplikasi supply chain memiliki potensi untuk meningkatkan cepatnya waktu barang sampai ke tangan pelanggan, mengurangi biaya, dan mengijinkan entitas-entitas yang berada pada supply chain untuk mengatur sumber dayanya dan melakukan perencanaan untuk menghadapi kebutuhan di masa yang akan datang. Selanjutnya di masa depan, sistem supply chain akan dibuat berlandaskan teknologi internet dengan aplikasi berbasiskan web. Ini menggambarkan betapa eratnya hubungan antara e-commerce dan supply chain management.
2.2 Procurement
Seperti dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/Procurement, menurut Wikipedia, definisi procurement adalah sebagai berikut:
“Procurement is the acquisition of goods or services at the best possible total cost of ownership, in the right quantity and quality, at the right time, in the right place for the direct benefit or use of the governments, corporations, or individuals generally via, but not limited to a contract.”
Menurut Kerzner (2003, hal 812), procurement dapat didefinisikan sebagai akuisisi barang atau jasa. Procurement (dan contracting) adalah sebuah proses yang melibatkan dua pihak dengan tujuan berbeda yang berinteraksi satu sama lain pada sebuah segmen pasar. Pelaksanaan procurement yang baik dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dari diskon pembelian barang dalam jumlah besar, mengurangi masalah aliran kas, dan mencari supplier yang berkualitas. Karena
procurement memberikan kontribusi pada keuntungan perusahaan, procurement
kadang disentralisasi, sehingga menyebabkan biaya dokumentasi menjadi lebih murah dan pelaksanaannya terstandarisasi dari pusat.
Sedangkan menurut Bowersox-Closs-Cooper (2002, hal 135), peranan
procurement di dalam supply chain management berevolusi seiring dengan
bertambahnya perspektif akan fokus perusahaan menilai procurement sebagai kapabilitas yang terpenting demi majunya perusahaan. Penekanannya mulai berubah
dari negosiasi yang berfokus pada transaksi dan hubungan jangka pendek dengan
supplier-supplier untuk memastikan bahwa perusahaan berada pada posisi yang
menguntungkan untuk menjalankan proses manufaktur dan strategi marketing-nya untuk mendukung basis supply perusahaan, khususnya berfokus utama untuk mencapai kepastian supply, minimasi inventory, peningkatan kualitas, pengembangan
supplier, dan total cost of ownership yang paling rendah.
Setiap organisasi, apakah itu produsen ataupun pengecer, membeli bahan, jasa, dan supply dari supplier luar untuk mendukung operasi perusahaan. Sejak dahulu, proses untuk mendapatkan input- input yang dibutuhkan seringkali sangat menyulitkan dibandingkan dengan aktivitas lain di dalam perusahaan. Dahulu, bagian
purchasing dibutuhkan untuk fungsi ini sebagai aktivitas managerial yang pada
tingkat dasar dan klerikal yang diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan dan memproses pesanan yang diajukan dari bagian lain dalam perusahaan. Peranan
purchasing adalah untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan pada harga beli
yang serendah mungkin dari supplier. Pandangan lama akan purchasing ini lama kelamaan berubah pada beberapa dekade terakhir ini. Pandangan modern akan supply
chain management dan penekanannya pada hubngan antara pembeli dan penjual
mengangkat bagian purchasing ke tingkat aktivitas yang lebih tinggi dan lebih strategik. Peranan strategik ini dibedakan dari pandangan lama tadi dengan istilah baru yaitu procurement, namun pada kenyataannya banyak orang yang masih rancu menggunakan istilah purchasing dan procurement secara bersamaan.
2.3 e-Procurement
Definisi dari e-Procurement menurut Wikipedia, seperti dikutip dari halaman http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement, adalah sebagai berikut:
“e-Procurement (Electronic Procurement) is the business-to-business
purchase and sale of supplies and services through the Internet as well as other information and networking systems, such as electronic data interchange (EDI) and Enterprise Resource Planning (ERP). An important part of many B2B sites, e-procurement is also sometimes referred to by other terms, such as supplier exchange. Typically, e-Procurement Web sites allow qualified and registered users to look for buyers or sellers of goods and services. Depending on the approach, buyers or sellers may specify prices or invite bids. Transactions can be initiated and completed. Ongoing purchases may qualify customers for volume discounts or special offers. e-Procurement software may make it possible to automate some buying and selling. Companies participating expect to be able to control parts inventories more effectively, reduce purchasing agent overhead, and improve manufacturing cycles. e-Procurement is expected to be integrated with the trend toward computerized supply chain management.”
Menurut Schroeder (2003, hal 198), e-Procurement memainkan peranan penting baik untuk penempatan pesanan dan proses pemenuhan. e-Procurement mengijinkan suatu perusahaan untuk berinteraksi secara elektronis dengan para
supplier- nya melalui interkoneksi business-to-business (B2B). Ada beberapa proses
yang terdapat pada sistem e-procurement seperti yang terlampir pada gambar berikut ini:
Gambar 2.1 Proses-proses untuk e-Procurement
Masing- masing proses ini dapat dilakukan secara elektronik melalui koneksi internet. Pada umumnya terdapat tiga macam pelayanan e-Procurement:
1. Katalog online, yang menyediakan informasi mengenai produk, harga, spesifikasi, detil penjualan dan pengiriman.
2. Pelelangan bagi pembeli dan penjual.
3. Tempat pertukaran yang disediakan oleh perusahaan-perusahaan besar. Request
Buy
Supply
Payment
Receive Deliver Match Pay
Confirm Process
Order Ship Invoice
Requisition Source Negotiate Contract
Situs e-Procurement dan B2B kian berkembang pesat. Perkembangan yang pesat ini tidaklah sempurna karena masih disertai oleh beberapa masalah seperti:
§ Terlalu berfokus pada perkembangan teknologi tanpa memperhatikan desain ulang proses yang ada dan masalah koordinasi antar proses yang ada,
§ Belum ada perjanjian persamaan agar semua pihak dari masing-masing
partner sama-sama diuntungkan dengan adanya tempat pertukaran B2B ini,
§ Terlalu banyak usaha yang tidak terintegrasi secara baik antar-divisi dalam satu perusahaan yang sama dan juga pendekatan yang tidak terintegrasi dengan baik antar perusahaan,
§ Masalah pencatatan yang terlampau banyak sehingga tidak akurat dan masalah data yang mengganggu proses yang ada.
Walaupun masalah di atas masih menghantui sebagian besar sistem yang dibangun, namun usaha pengintegrasian supply chain ke dalam sistem elektronik yang utuh tetap memiliki masa depan yang cerah. e-Procurement terus akan menjadi standar industri.
Menurut Poirier-Bauer (2003, hal 99), e-Procurement dimulai dari tahap otomatisasi manajemen penerimaan, persetujuan purchase order, dan proses pencatatan akuntansi melalui protokol berbasis internet. Elemen utama dari otomatisasi ini meliputi antara lain:
• Penggunaan standar komunikasi dan protocol keamanan internet
• Software yang mendukung proses penerimaan, persetujuan dan alur kerja, dan pemeliharaan katalog produk
Gambar 2.2 Konsep Arsitektural dari e-Procurement
Di sini dapat dilihat bahwa si pembeli mempunyai sebuah sistem elektronik yang baru di tangannya. Komunikasi dari pelanggan internal utama dan supplier eksternal utama, datang melalui suatu sistem akses internet, terhubung seluruhnya menjadi satu pada jaringan procurement yang baru. Melalui akses itu, pembeli tadi dapat memilih produk dari katalog barang-barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan. Persetujuannya juga dilaksanakan online, dan menghemat cycle time secara signifikan, dan alur kerja tadi diteruskan langsung melalui jaringan yang ada. Proses pembuatan purchase order diotomatisasikan dan dikirimkan langsung melalui
sistem Enterprise Resource Planning (ERP) perusahaan untuk retensi, utang piutang, dan rekonsiliasi yang dibutuhkan.
Pelayanan finansial (seperti kredit dan pembayaran) dan pelayana n logistik (untuk pengiriman secara paket dan antar-pelabuhan) dapat diakses online untuk mempercepat proses-proses tadi. Keuntungan utama dari arsitektur baru ini adalah peningkatan standar, dan penentuan harga akan barang dan jasa secara tidak langsung menjadi lebih baik.
2.4 Business Process
Menurut Khoo (1994, hal 5), Business Process (BP) didefinisikan sebagai suatu rangkaian aktivitas yang secara langsung memenuhi keinginan pelanggan atau inisiatif strategis. BP dipicu oleh keinginan pelanggan dan/atau persyaratan strategis serta menghasilkan output yang dapat diukur. BP kadang memindahkan informasi dan/atau barang melewati beberapa unit dan fungsi untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan.
Sedangkan menurut Laguna-Marklund (2005, hal 1), dari sudut pandang yang pragmatis, suatu “Business Process” menggambarkan bagaimana sesuatu hal dijalankan di dalam sebuah organisasi. Untuk memahami lebih lanjut mengenai “Business Process” maka dapat kita mulai dari mengartikan kedua kata tadi: “business” dan “process”. Pada arti yang lebih luas, suatu “business” dapat didefinisikan sebagai “sebuah entitas organisasional yang menggunakan sumber
dayanya untuk menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh pelanggannya.” Definisi ini tidak hanya sesuai dengan tujuan kebanyakan perusahaan yang pada umumnya memaksimalkan keuntungan perusahaannya dan supply chain- nya, tetapi juga organisasi-organisasi non-profit dan badan-badan pemerintah pada umumnya.
Sedangkan untuk “process” sendiri ada banyak arti, berga ntung pada konteks di mana kata itu digunakan. “Process” dapat diartikan sebagai i) suatu fenomena natural yang ditandai oleh perubahan bertahap menuju suatu hasil akhir, ii) suatu aktivitas atau fungsi natural yang berkelanjutan, dan iii) serangkaian tindakan atau operasi yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan akhir. Definisi terakhir cocok untuk memahami arti “business process” di mana biasanya definisi umum dari suatu “process” yang digunakan pada buku-buku operation management adalah sebagai berikut : sebuah “process” menggambarkan transformasi input menjadi output. Dengan begitu banyak yang menganalogikan suatu “process” sebagai proses produksi. Untuk menghindari hal ini maka digunakanlah istilah “business process” untuk menggambarkan proses-proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan bisnisnya, tidak hanya proses produksi saja tapi juga proses lain, seperti proses pencatatan akuntansi, admisi, auditing, penagihan, perencanaan budget, perencanaan bisnis, akuisisi klien, perencanaan sumber daya manusia, manajemen inventory,
training, penilaian performa, pengembangan produk, purchasing, penerimaan barang,
pengiriman barang, pemenuhan pesanan, pengolahan proses klaim dan garansi, sertifikasi vendor, dan masih banyak lagi.
2.5 Business Process Reengineering (BPR)
Menurut Peppard-Rowland (1995, hal 20), Business Process Reengineering (BPR) adalah sebuah filosofi perbaikan yang bertujuan untuk mengambil langkah-langkah guna memperbaiki performa dengan mendesain ulang proses-proses bisnis perusahaan, memaksimalkan nilai tambah dan meminimalkan unsur-unsur lain. Pendekatan ini dapat diterapkan pada tingkat individual atau pada tingkat keseluruhan organisasi. Dengan mendesain ulang proses-proses dalam perusahaan, BPR memungkinkan untuk timbulnya langkah-langkah perbaikan performa untuk meningkatkan persaingan dalam dunia bisnis.
Sedangkan menurut Tan (1994, hal 39), Business Process Reengineering (BPR) adalah suatu paradigma baru yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sukses untuk mengorganisasikan dan melaksanakan bisnis mereka untuk mencapai hasil yang memuaskan. BPR secara fundamental mengubah cara suatu perusahaan mengkonversikan input menjadi output. BPR berfokus pada inovasi, kecepatan, pelayanan dan kualitas. BPR menuntut agar bisnis proses untuk ditinjau lebih dalam secara organisasional bukan hanya secara individual. BPR menawarkan proses yang super efisien untuk peningkatan performa yang radikal.
2.5.1 Dimensi BPR
Menurut Hunt (1994, hal 1), ada sembilan dimensi dalam BPR yaitu Business
Direction, Scoping and Targeting, Process Design, Organization and People, Technology, Physical Infrastructure, Policies, Implementation Planning and Financing, dan Implementation. Hubungan antara kesembilan dimensi tersebut dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 2.3 Sembilan Dimensi BPR Business Direction Scoping & Targeting Process Design Implementation Planning & Financing Implementation Organization & People Technology Physical Infrastructure Policies Infrastructure Alignment
2.5.2 Pengaruh BPR
Menurut Tan (1994, hal 41), BPR berusaha untuk mencapai hasil yang efektif melalui empat elemen utama:
1. Memaksimalkan nilai tambah yang bisa dicapai
Aktivitas-aktivitas ya ng tidak memberikan nilai tambah pada hasil akhir, seperti redundansi dan persetujuan-persetujuan yang tidak diperlukan atau pengecekan awal dan pengecekan ulang yang tidak diperlukan harus diidentifikasi dan dihilangkan.
2. Mempersingkat waktu proses
Alur kerja yang sejalan dengan aliran barang dan informasi yang berkesinambungan, lancar, dan sesuai dengan jadwal dapat membantu dalam mempersingkat waktu. Hal ini dapat dicapai melalui integrasi dan koordinasi dari aktivitas-aktivitas antar fungsi. Siklus waktu juga dapat dipersingkat dengan menjalankan aktivitas-aktivitas yang relevan secara efisien. Produktivitas pegawai memberikan pengaruh pada waktu proses. Peningkatan radikal dapat dicapai bukan hanya dengan kerja keras namun juga bekerja secara smart, dan dengan menerapkan keahlian relevan dan pengetahuan-pengetahuan khusus yang diperlukan.
3. Memaksimalkan fleksibilitas
Kemampuan untuk membuat keputusan pada waktu yang tepat dapat meningkatkan fleksibilitas. Perusahaan juga dapat meningkatkan fleksibilitas dengan menggunakan teknologi informasi untuk memberikan gambaran kemungkinan alternatif-alternatif yang dapat terjadi sehingga banyak membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem terintegrasi dan Local Area
Network (LAN) dapat digunakan untuk menyalurkan informasi untuk
pengambilan keputusan ke berbagai lokasi. Dengan demikian, persaingan menjadi lebih ketat bukan hanya dari segi jumlah pilihan untuk peningkatan pemenuhan keinginan pelanggan tetapi juga kecepatan dan kualitas dari pengambilan keputusan.
4. Memenuhi kebutuhan pelanggan
Ketepatan customer feedback dibutuhkan untuk memastikan suatu proses menghasilkan output yang berkualitas. Kunci utama untuk peningkatan kepuasan pelanggan adalah untuk mendesain proses-proses customer-driven. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan tetap memperhatikan kebutuhan pelanggan dan secara kritis menganalisa proses bisnis berjalan untuk mengetahui apakah mereka meningkatkan nilai dari barang atau jasa yang dianggap penting oleh pelanggan.
2.5.3 Kunci Keberhasilan BPR
Menurut Tan (1994, hal 42), inti dari mendesain proses bisnis yang sangat baik ada pada penyederhanaan, pengotomatisasian, dan pengintegrasian macam-macam tugas yang menambah nilai dan aktivitas-aktivitas yang inovatif dan sangat efisien.
Bagaimanapun juga, proses bisnis yang terbaik tidaklah cukup untuk dikatakan sukses. Untuk membuat BPR berhasil, proses bisnis harus disejajarkan dengan visi perusahaan. Manajemen tingkat atas harus menyediakan dukungan, dari tahap desain ulang hingga tahap implementasi. Perusahaan juga harus dapat melatih dan memotivasi pegawainya untuk mengimplementasikan proses-proses baru secara benar. Mereka harus diberitahu apa saja yang harus mereka lakukan dan perubahan apa saja yang akan terjadi. Tujuan, keuntungan, dan tingkat kepentingan usaha desain ulang perlu dikomunikasikan dengan jelas untuk membuat para pegawai merasa diikutsertakan, dan mempersiapkan diri mereka untuk berubah.
Untuk tetap bersaing, bisnis harus fleksibel, inovatif, dan fokus pada kebutuhan pelanggan serta responsif terhadap perubahan yang cepat. Perusahaan dapat melakukan hal ini dengan mendesain ulang proses bisnis yang baik dengan menggunakan BPR untuk mengatasi persaingan.
2.6 Customer Satisfaction
Dalam bukunya, “Principles of Marketing”, Philip Kotler mendefinisikan kepuasan pelanggan sebagai berikut:
(Customer) Satisfaction is the level of a person’s feeling of pleasure or disappointment resulting from comparing a company product’s perceived performance (or outcome) in relation to his or her expectations. – Kotler,
Philip (2003:61)
S = f (E, P)
Kepuasan merupakan fungsi dari expectation dan perceived performance, jika: P < E: dissatisfied
P = E: satisfied
P > E: highly satisfied or delighted.
Jika kenyataan yang diterima di bawah ekspektasi maka pelanggan akan merasa tidak puas. Bila kenyataan sama dengan ekspektasi maka pelanggan akan merasa puas. Apabila perusahaan dapat memberikan sesuatu yang melebihi ekspektasi maka pelanggan akan merasa sangat puas.
2.7 Harapan Konsumen dan Kinerja Produk
Menurut Umar (2000, hal 251), kepuasan konsumen dapat dianalisa dari dua dimensi, yaitu dari harapan- harapan atas sesuatu dan kenyataan-kenyataan yang diterima konsumen. Karena itu, hal-hal yang ditanyakan akan terdiri dari dua dimensi. Data hasil kuesioner tersebut di-plot nilainya pada diagram kartesius. Bila berada di kuadran A, B, C, atau D, maka komponen yang ditanyakan akan memiliki arti masing- masing, seperti dipaparkan berikut ini:
Gambar 2.4 Diagram Kartesius
Kuadran A:
Pada posisi ini, jika dilihat dari kepentingan konsumen, atribut-atribut produk berada pada tingkat tinggi, tetapi jika dilihat dari kepuasannya, konsumen merasakan
Harapan
A
B
C
D
Υ Y Υ Kepuasan 0 Χ X Χtingkat yang rendah, sehingga konsumen menuntut adanya perbaikan atribut tersebut. Perusahaan hendaknya melakukan usaha untuk meningkatkan kepuasan konsumen yang berarti pula bahwa atribut-atribut ini perlu di-manage agar kepuasan konsumen dapat diraih.
Kuadran B:
Pada posisi ini, jika dilihat dari kepentingan konsumen, atribut-atribut produk berada pada tingkat tinggi, dan dilihat dari kepuasannya, konsumen merasakan tingkat yang tinggi juga. Hal ini menuntut perusahaan untuk dapat mempertahankan posisinya, karena atribut-atribut inilah yang telah menarik konsumen untuk memanfaatkan produk tersebut.
Kuadran C:
Pada posisi ini, jika dilihat dari kepentingan konsumen, atribut-atribut produk kurang dianggap penting, tetapi jika dilihat dari tingkat kepuasan konsumen cukup baik. Namun, konsumen mengabaikan atribut-atribut yang terletak pada posisi ini.
Kuadran D:
Pada posisi ini, jika dilihat dari kepentingan konsumen, atribut-atribut produk kurang dianggap penting, tetapi jika dilihat dari tingkat kepuasannya, konsumen merasa sangat puas.
