LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyimpanan Arsip Media Baru telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal September 2011
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
PROSEDUR TETAP
NOMOR 20 TAHUN 2011
TENTANG
PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Salah satu fungsi yang berkaitan dengan eksistensi bangsa dalam era globalisasi ini adalah fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pelestari memori bangsa Indonesia. ANRI yang menyimpan khasanah arsip sebagai rekaman kolektif pengalaman bangsa sejak masa VOC, Hindia Belanda, Masa Pendudukan Jepang, Orde Baru hingga masa Reformasi, hakekatnya menjadi sumber ingatan akan keberhasilan, kegagalan, pengorbanan, penderitaan, musibah dan fenomena lainnya. Dalam upaya mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan dan melestarikan ‘ingatan’ dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip media baru. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Bab IV Pasal 9 disebutkan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga-lembaga/badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta dan atau perorangan.
Dengan demikian setiap arsip statis yang telah diserahkan ke ANRI, baik melalui proses akuisisi dari sumber langsung maupun sumber tidak langsung, harus diamankan dan dilestarikan fisik dan informasinya. Kegiatan pelestarian arsip media baru tersebut dimulai dari disimpannya arsip media baru hasil akuisisi di tempat penyimpanan Arsip (depo). Karena penyimpanan dan penataan arsip media baru terkait dengan asal usul arsip tersebut. Demikian juga dengan perawatan arsip media baru yang harus dilakukan sejak arsip tersebut disimpan di depo. Dengan demikian penyimpanan arsip media baru harus dilakukan sesuai dengan langkah-langkah yang sudah diatur dan ditentukan.
Prosedur Tetap Penyimpanan Arsip Media Baru ini merupakan acuan kerja dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan arsip media baru dari unit kerja terkait. Hal ini diperlukan untuk memberikan pedoman yang baku dalam melaksanakan tugas, sehingga di samping mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan juga dapat meningkatkan kualitas kinerja. Karena setiap tahap kegiatan akan dapat dinilai hasilnya lebih tepat.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan prosedur tetap ini adalah memberikan pemahaman teknis tentang proses penyimpanan arsip media baru kepada petugas di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru. Tujuan tersedianya prosedur tetap ini adalah agar petugas di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru mampu melaksanakan tugasnya secara efesien dan efektif.
C. Ruang Lingkup
Materi Prosedur Tetap tentang Penyimpanan Arsip Media Baru ini adalah mekanisme/tata cara penyimpanan arsip media baru di depo yang terdiri dari penerimaan arsip media baru, relokasi arsip media baru, dan evaluasi program penyimpanan arsip media baru.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
4. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam elektronik dengan menggunakan peralatan khusus. Termasuk dalam kategori ini adalah arsip foto, arsip film, arsip mikrofilm, arsip elektronik dan arsip rekaman suara.
2. Penyimpanan Arsip Media Baru adalah tindakan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip media baru baik dari segi fisik
maupun informasinya. Hal ini dilakukan untuk menjamin arsip disimpan di tempat yang tepat dengan fasilitas tepat dan dapat ditemukan dengan cepat.
3. Penerimaan Arsip Media Baru Hasil Akuisisi adalah tindakan dan prosedur yang harus dilalui dalam rangka penambahan khasanah arsip media baru hasil dari penyerahan resmi. Dalam hal ini arsip diserahkan oleh unit kerja Akuisisi dan diterima oleh unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru untuk dilestarikan.
4. Relokasi Arsip Media Baru adalah kegiatan memindahkan arsip media baru dari ruang transit ke ruang penyimpanan arsip media baru.
5. Petugas Penyimpanan Arsip Media Baru adalah orang yang bertanggungjawab terhadap atau terlibat dalam program pengelolaan arsip media baru terutama yang terkait dengan penyelematan dan perlindungan arsip media baru.
6. Evaluasi Program Penyimpanan Arsip Media Baru adalah kegiatan menelaah dan menilai pelaksanaan penyimpanan arsip media baru yang sudah dijalankan, untuk mendapatkan masukan dalam rangka perbaikan program penyimpanan arsip media baru.
BAB II
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
Prosedur Penyimpanan Arsip Media Baru dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A. Penyerahan arsip media baru dari Direktorat Akuisisi
1. Direktur Preservasi menerima surat dari Direktur Akuisisi mengenai rencana penyerahan arsip media baru hasil akuisisi dan menugaskan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk berkoordinasi dengan Para Kasubdit di Direktorat Akuisisi.
2. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan koordinasi dengan Para Kasubdit Akuisisi terkait rencana penyerahan arsip media baru, mempelajari berita acara serah terima dan daftar arsip media baru yang akan diserahkan, dan menugaskan kepada Para Kasie di Subdit Pernyimpanan Arsip Media Baru untuk pengecekan fisik dan daftar arsip. 3. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru memerintahkan Arsiparis/Penata
Arsip untuk pengecekan fisik dan daftar arsip.
4. Arsiparis/Penata Arsip melakukan pengecekan silang daftar arsip dengan fisik arsip menyangkut jumlah dan identitas arsip dan melaporkan hasil pengecekan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru melalui Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru berkoordinasi dengan Para Kasubdit di Direktorat Akuisisi mengenai serah terima arsip media baru dan melaporkan hasil verifikasi dan rencana penyerahan arsip media baru kepada Direktur Preservasi.
6. Direktur Preservasi mengambil keputusan mengenai penyerahan arsip media baru berdasarkan laporan verifikasi, melakukan koordinasi dengan Direktur Akuisisi, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru tentang penyerahan arsip media baru.
B. Penerimaan arsip media baru hasil akuisisi (fisik arsip dan daftar arsip)
1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media baru menugaskan kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melaksanakan kegiatan penerimaan arsip media baru berdasarkan arahan dari Direktur Preservasi mengenai penyimpanan arsip media baru.
2. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima arsip media baru disertai dengan daftar arsip dan menugaskan kepada Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan pengecekan silang fisik arsip dan daftar arsip media baru.
3. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip media Baru menempatkan arsip media baru di ruang transit, melakukan cek silang antara daftar arsip dengan identitas yang tertera di fisik arsip, bersama dengan Arsiparis/Penata Arsip di Direktorat Akuisisi, mencatat arsip media baru pada buku catatan arsip yang diterima dari hasil akuisisi, dan melapor kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan Media Baru bahwa pengecekan silang sudah dilaksanakan.
4. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima laporan, memeriksa hasil kegiatan menandatangani formulir penerimaan arsip media baru, membuat laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi, dan menyerahkan laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima dan memeriksa laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi, dan melaksanakan evaluasi kegiatan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi.
C. Relokasi Arsip Media Baru
1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menugaskan Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk merelokasi arsip media baru ke ruang penyimpanan.
2. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menyusun rencana tempat lokasi penyimpanan arsip media baru, melapor kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru rencana tempat lokasi penyimpanan arsip media baru, dan menugaskan kepada Arsiparis/Penata Arsip untuk merelokasi arsip media baru ke ruang penyimpanan.
3. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menyiapkan lokasi penyimpanan arsip media baru, membersihkan arsip media baru dari kotoran dan debu, mengganti amplop arsip media baru dan memberi identitas arsip media baru, menata arsip media baru pada boks arsip, relokasi/memindahkan arsip media baru dari ruang transit ke ruang penyimpanan arsip media baru, menata boks arsip media baru pada rak arsip, membuat laporan kegiatan, dan menyerahkan laporan dan daftar arsip media baru kepada Para Kasie Penyimpanan Arsip Media Baru.
4. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru memeriksa hasil kegiatan relokasi di ruang penyimpanan, menyusun laporan kerja, menyerahkan laporan dan daftar arsip media baru kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memeriksa laporan relokasi arsip media baru hasil akuisisi dan melaksanakan evaluasi kegiatan relokasi arsip media baru hasil akuisisi.
D. Evaluasi Program Penyimpanan Arsip Media Baru
1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menugaskan kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk membuat laporan penyimpanan arsip media baru. 2. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menugaskan kepada
Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk membuat rekap laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi dan relokasi arsip media baru.
3. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru merekap laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi dan relokasi arsip media baru, menyerahkan laporan kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
4. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru memeriksa laporan, menandatangani laporan penyimpanan arsip media baru, dan menyerahkan laporan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memeriksa laporan penyimpanan arsip media baru, melaksanakan evaluasi kegiatan penyimpanan arsip media baru, membuat telaah penyimpanan arsip media baru dengan tujuan agar dapat dilakukan penilaian dan perbaikan terhadap program penyimpanan arsip media baru dan menyerahkan laporan kepada Direktur Preservasi.
6. Direktur Preservasi memeriksa laporan dan melaksanakan evaluasi pencapaian program di bidang penyimpanan arsip media baru
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Prosedur Penyimpanan Arsip Media Baru ini dapat menjadi acuan bagi pegawai di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru pada khususnya dan di Direktorat Preservasi pada umumnya. Sehingga dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas dan fungsinya dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Prosedur Tetap tentang Prosedur Penyimpanan Arsip Media Baru ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal September 2011
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 20 TAHUN 2011
TENTANG
PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU DARI DIREKTORAT AKUISISI
Lampiran 2 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN ARSIP MEDIA BARU HASIL AKUISISI
Lampiran 3 DIAGRAM ALIR RELOKASI ARSIP MEDIA BARU HASIL AKUISISI
Lampiran 1 Prosedur Tetap
Nomor : 20 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU DARI DIREKTORAT AKUISISI
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Direktur Preservasi Para Kasubdit di Direktorat Akuisisi Direktur Akuisisi
1 Menerima surat mengenai rencana penyerahan arsip media baru hasil akuisisi dan menugaskan untuk berkoordinasi
2 Melakukan koordinasi, mempelajari berita acara serah terima dan daftar arsip media baru yang akan diserahkan
3 Menugaskan untuk melakukan pengecekan fisik dan daftar arsip
4 Melakukan pengecekan silang daftar arsip dengan fisik arsip, menyangkut jumlah dan identitas arsip dan melaporkan hasil pengecekan
5 Melakukan koordinasi mengenai serah terima arsip media baru dan melaporkan hasil verifikasi dan rencana penyerahan arsip media baru
6 Mengambil keputusan mengenai penyerahan arsip media baru, melakukan koordinasi, dan memberikan arahan
Lampiran 2 Prosedur Tetap
Nomor : 20 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PENERIMAAN ARSIP MEDIA BARU HASIL AKUISISI
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis/ Penata Arsip Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/ Penata Arsip di Direktorat Akuisisi
1 Menugaskan untuk melaksanakan kegiatan penerimaan arsip media baru
2 Menerima arsip media baru disertai dengan daftar arsip dan menugaskan untuk melakukan pengecekan silang fisik arsip dan daftar arsip media baru
3 a. Menempatkan arsip media baru di ruang transit
b. Melakukan cek silang antara daftar arsip dengan identitas yang tertera di fisik arsip c. Mencatat arsip media baru pada
buku catatan arsip yang diterima dari hasil akuisisi dan melapor bahwa pengecekan silang sudah dilaksanakan
4 a. Menerima laporan dan memeriksa hasil kegiatan b. Menandatangani formulir
penerimaan arsip media baru c. Membuat laporan penerimaan
arsip media baru hasil akuisisi d. Menyerahkan laporan
penerimaan arsip media baru hasil akuisisi
5 a. Menerima dan memeriksa laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi
b. Melaksanakan evaluasi kegiatan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi
Lampiran 3 Prosedur Tetap
Nomor : 20 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
RELOKASI ARSIP MEDIA BARU HASIL AKUISISI
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Arsiparis/Penata
Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru
Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Media Baru
1 Menugaskan untuk merelokasi arsip media baru ke ruang penyimpanan
2. a. Menyusun rencana tempat lokasi penyimpanan arsip media baru b. Melapor tentang rencana tempat
lokasi penyimpanan arsip media baru
c. Menugaskan untuk merelokasi arsip media baru ke ruang penyimpanan 3 a. Menyiapkan lokasi penyimpanan
arsip media baru
b. Membersihkan arsip media baru dari kotoran dan debu
d. Mengganti amplop arsip media baru dan memberi identitas arsip media baru
e. Menata arsip media baru pada boks arsip
f. Relokasi/memindahkan arsip media baru dari ruang transit ke ruang penyimpanan arsip media baru g. Menata boks arsip media baru pada
rak arsip
h. Membuat laporan kegiatan i. Menyerahkan laporan dan daftar
arsip media baru
4 a. Memeriksa hasil kegiatan relokasi di ruang penyimpanan
b. Menyusun laporan kerja
c. Menyerahkan laporan dan daftar arsip media baru
5 a. Memeriksa laporan relokasi arsip media baru hasil akuisisi
b. Melaksanakan evaluasi kegiatan relokasi arsip media baru hasil akuisisi
Lampiran 4 Prosedur Tetap
Nomor : 20 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
EVALUASI PROGRAM PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Direktur Preservasi
1 Menugaskan untuk membuat laporan penyimpanan arsip media baru
2 Menugaskan untuk membuat rekap laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi dan relokasi arsip media baru
3 Merekap laporan penerimaan arsip media baru hasil akuisisi dan relokasi arsip media baru dan menyerahkan laporannya
4 Memeriksa, menandatangani, dan menyerahkan laporan penyimpanan arsip media baru
5 a. Memeriksa laporan penyimpanan arsip media baru
b. Melaksanakan evaluasi kegiatan penyimpanan arsip media baru c. Membuat telaah penyimpanan
arsip media baru
d. Menyerahkan laporannya
6 Memeriksa laporan dan melaksanakan evaluasi pencapaian program di bidang penyimpanan arsip media baru
Norma Waktu: 5 hari kerja untuk evaluasi program penyimpanan arsip media 5 hari kerja untuk pembuatan laporan evaluasi
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
