MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

09 007 06002

Revisi

:

05

Tanggal

:

19 Mei 2014

Disetujui oleh

:

Kepala Perpustakaan

Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014

Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

Staf Administrasi

Management

1.1. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan sistem manajemen mutu perpustakaan dengan pelaksanaan unit-unit kerja di perpustakaan dengan sepengetahuan MR.

1.2. Perpustakaan adalah lembaga fungsional yang berfungsi sebagai institusional support system dan bertugas menyediakan dan memberikan sumber informasi ilmiah untuk menunjang proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian pada masyarakat bagi civitas akademika maupun masyarakat di sekitarnya.

1.3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :

- Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara

- Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Perpustakaan UB

- Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Perpustakaan UB

- Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan

kepuasan dan feedback pengguna perpustakaan

- Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun

1.4. Ketidaksesuaian Mayor adalah apabila ditemukan: - Tidak terdapat elemen sistem,

- Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, - Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten,

- Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan,

- Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut,

1.5. Ketidaksesuaian Minor (ringan), apabila ditemukan:

- Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul ISO 9001:2008 atau dokumen referensi lain

- Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi

1.6. Observation adalah apabila ditemukan:

- Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

2. Tujuan :

2.1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien.

2.2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

3. Ruang Lingkup :

Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem mutu di Perpustakaan UB mulai dari menetapkan jadwal kegiatan audit internal, melaksanakan kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil audit internal.

4.1. Management Representative (MR) menetapkan jadwal pelaksanaan Audit Internal untuk semua bidang.

4.2. MR menetapkan tim auditor internal dan membuat daftar auditor internal.

4.3. Tim Auditor Internal berkoordinasi untuk mempersiakan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada auditee.

4.4. Tim Auditor Internal melaksanakan proses audit internal pada masing-masing bidang sesuai dengan daftar auditor internal yang ditetapkan.

4.5. Auditor membuat laporan ketidaksesuaian (CAR) yang ditemukan selama audit dan mengkonfirmasikan dengan auditee.

 Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan

koreksi/pencegahan dari auditee, maka Auditor masih bertanggung jawab terhadap status pelaporan.

4.6. Koordinator Bidang terkait menerima laporan ketidaksesuaian dari auditor dan mengajukan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan.

 CAR harus ditandatangani oleh auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit, untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh auditee.

4.7. Koordinator Bidang terkait melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap CAR dari auditor.

4.8. Auditor mengadakan verifikasi terhadap tindakan pencegahan dan perbaikan yang dilakukan auditee.

 Apabila auditee telah melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka auditee dapat memberitahukan kepada auditor untuk dilakukan verifikasi.

 Apabila auditor tidak mendapatkan informasi dari auditee tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka auditor akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.

 Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang terkait sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis dan menentukan waktu perbaikan. 4.9. Auditor melaporkan hasil audit internal dan verifikasi yang telah dilakukan terhadap

tindakan perbaikan kepada MR.

 Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.

 Apabila dianggap perlu, MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.

4.10. MR melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan dan pencegahan yang telah dilakukan.

4.11. MR memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan oleh auditee. 4.12. MR melaporkan hasil audit internal dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Management Representative

Management Representative

Tim auditor internal

Koordinator bidang terkait

Mulai

Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal untuk semua bidang

Menetapkan tim dan membuat daftar auditor internal

Menerima laporan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan

dan pencegahan

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap CAR dari auditor

Jadwal audit internal 09 007 06002.01

Mengkoordinasikan tim audit internal untuk mempersiapkan pelaksanaan audit

internal dan menginformasikan pada auditee

Melaksanakan proses audit internal pada masing-masing bidang

Membuat laporan ketidaksesuaian dan mengonfirmasikan pada auditee

Koordinator bidang terkait Tim auditor internal

Auditor

Daftar auditor internal 09 007 06002.02 CAR 09 007 06002.03 CAR 09 007 06002.03 CAR 09 007 06002.03

Tim auditor internal Mengadakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan

Sudah dilakukan?

Ya Tidak

Auditor verifikasi yang telah dilakukan tindakan Melaporkan hasil audit internal dan perbaikan kepada MR

Melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan dan pencegahan yang telah

dilakukan Management Representative

Laporan audit internal 09 007 06002.04

Laporan audit internal 09 007 06002.04

Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan

Management Representative Laporan audit internal_{09 007 06002.04}

Management Representative Melaporkan hasil audit internal dalam rapat

Laporan audit internal 09 007 06002.04

6.1. Pengendalian Dokumen (09 007 06001)

6.2. Pengendalian Dokumen Tidak Sesuai (09 007 06003) 6.3. Tindakan Korektif dan Pencegahan (09 007 06004) 6.4. Pengendalian Rekaman (09 007 06005)

JADWAL PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL PERPUSTAKAAN PERIODE 2009 – 2010

Audit Ke _{Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun} Tahun 2009 Tahun 2010 _{Jul Ags} Audit Internal I

Audit Internal II Audit Internal III Keterangan :

- Rencana audit internal mengalami perubahan interval waktu setelah audit internal II, yaitu dari setiap 4 bulan menjadi setiap 6 bulan sekali sesuai dengan yang tertuang pada Manual Mutu (Revisi ke – 3).

1. Hermintatik, S.AB., MA. 2. H. Samsul Arifin

3. Suprihatin, S.IP. 4. Sri Widarti

5. Dra. Widia Permana, S.Sos. 6. Nur Cholis

7. Endang Susworini 8. Bambang Suprihanto

9. Agung Suparapto, S.Sos., MA. 10. Agus Wicaksono

11. Lilik Tri Setyanti P.U. 12. Emy Sukartini, S.H. 13. Dra. Mamik Eko S., S.IP. 14. Sri Ledia Y. M.

15. Sri Ernawati 16. Daimul Khoir

DAFTAR BIDANG YANG DIAUDIT 1. Bidang Layanan Pengguna

2. Bidang Layanan Teknis

3. Bidang Pengembangan dan Kerjasama 4. Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan

Tgl Audit :

No. CAR :

Uraian Ketidaksesuaian : Kategori:

1. Major 2. Minor 3. Observasi

Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan

Kepala Bidang

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status CAR Tanda tangan MR

(1) Nomer CAR (2) Kategori temuan: Mayor, minor, observasi (3) Diskripsi temuan ketidaksesuaian (4) Tanggal target

pelaksanaan perbaikan (5) Status temuan pada masing-masing tahap verifikasi

Tanggal

No. CAR Kategori _Temuan Temuan Tanggal Rencana _Perbaikan Status

I II III (1) (2) (3) (4) (5) 1 Management Representative, Drs. H. Syaifuddin, M.Hum Mengetahui, Kepala Perpustakaan