BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai terbentuk berdasarkan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 yang ditindaklanjuti dengan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.16 Tahun 2008. Adapun Tugas Pokok dan Fungsinya sesuai dengan Peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.37 Tahun 2008 adalah melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan arsip berdasarkan atas asas otonomi dan tugas perbantuan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dibangun tahun 2003 dan diresmikan pada tanggal 7 April 2003 oleh Walikota Tanjung Balai Dr. Sutrisno Hadi, SpOG yang berada dibawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Pemerintah Kota Tanjung Balai. Dengan Peraturan Daerah Kota Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 terbentuklah Kantor Perpustakaan Umum Kota Tanjung Balai yang berubah nama menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Tanjung Balai yang kemudian berubah nama kembali menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
3.2 Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang beralamat di jalan Jendral Sudirman No.111, Kota Tanjung Balai. Waktu pengambilan data direncanakan akan
dilakukan pada bulan Mei-Juni 2017. Alasan pemilihan lokasi didasarkan kepada permasalahan pengelolaan arsip statis yang terdapat pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, sehingga setelah penelitian berlangsung dapat dijadikan masukan untuk lebih memperhatikan dan memperbaiki proses pengelolaan arsip statis sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efesien.
3.3 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang ditempuh sehubungan dengan penelitian yang dilakukan, yang memiliki langkah-langkah yang sistematis. Metode penelitian juga menyangkut masalah kerjanya, yaitu cara untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran penelitian yang bersangkutan, meliputi prosedur penelitian dan teknik penelitian (Hasan, 2002: 20).
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orang yang diamati” (Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22).
Penelitian ini dipilih karena peneliti hanya berupaya untuk menyajikan data secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di lapangan. Penelitian ini dilakukan untuk menggali fakta mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip statis yang ada Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dengan menggunakan desain penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
3.4 Data dan Sumber Data
Untuk jenis dan sumber data yang dibutuhkan adalah data primer dan skunder.
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang diperoleh atau dikumpulkan untuk dimanfaatkan bagi penelitian ini dan akan digunakan untuk mendorong keberhasilan penelitian, diantaranya buku-buku literatur, internet, majalah atau jurnal ilmiah, dan dokumen yang berhubungan dengan penelitian.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data, peneliti memakai beberapa teknik yaitu: 1. Wawancara.
Wawancara adalah “percakapan yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interview) yang memberikan jawaban pertanyaan itu”. (Moleong, 2002: 135). Wawancara dilakukan secara langsung dengan pegawai
kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dengan menggunakan teknik wawancara mendalam (depth interview) mengenai pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Untuk memudahkan pelaksanaan wawancara penulis menyusun pedoman wawancara agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman wawancara terdiri dari daftar pertanyaan yang disusun berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini bersifat semi terstruktur yang artinya apabila terdapat keterangan yang kurang jelas terhadap jawaban yang di berikan, peneliti dapat mengulang pertanyaan yang dirasa belum terjawab dengan jelas dan pertanyaan wawancara diambil dari pedoman wawancara. Data dari wawancara tersebut direkam dengan memakai media tertentu dan juga dibantu dengan alat tulis lainnya. Hasil rekaman wawancara yang telah dilakukan selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis secara verbal, yang kemudian dibaca dan diteliti ulang untuk mendapatkan data yang benar.
2. Observasi
Observasi yaitu kegiatan penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, khususnya mengenai
pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Kegiatan Observasi dilakukan setelah peneliti melakukan wawancara, peneliti akan mengamati kesesuaian informasi yang ada dilapangan dengan data yang diberikan informan. Tujuannya adalah melihat apakah informa yang sudah diberikan oleh informan itu benar atau tidak.
3. Studi Dokumentasi
Selain melakukan teknik wawancara dan observasi, peneliti juga melakukan studi dokumentasi. Peneliti melakukan suatu kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari beberapa dokumen yang berhubungan, guna menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal, hasil seminar dan artikel yang tersedia dalam media online maupun yang ada dalam perpustakaan. Studi dokumentasi ini dilakukan agar mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi dan setelah itu dibandingkan keadaan yang diteliti atau survei di lokasi atau tempat penelitian yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
3.6 Mengidentifikasi Informan
Informan dalam penelitian adalah orang-orang yang terlibat dan dapat memberikan informasi selengkap-lengkapnya mengenai latar belakang dan
keadaan yang sebenarnya dari objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat, serta mengerti tentang pokok permasalahan yang terjadi dan bersedia memberikan keterangan dalam masalah penelitian ini. Adapun informan dalam penelitian ini adalah Pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan.
Tabel 3.1 Data Informan
Kode Informan Strata Pendidikan Jabatan
S1 Ilmu Hukum Kabid Penyelenggaraan Kearsipan S1 Ilmu Ekonomi Kasi Pembinaan dan Kearsipan S1 Ilmu Ekonomi Kasi Pengawasan Kearsipan
SMA Kasi Pengelolaan Arsip
3.7 Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain.
Menurut Sugiono (2014:91) analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri beberapa alur kegiatan yaitu reduksi data, penyajian data, verifikasi data dan penarikan kesimpulan.
1. Reduksi data
Reduksi data dapat diartikan sebagai merangkum, memilih hal-hal pokok, kompleks, memfokuskan pada hal-hal penting, dicari tema
dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Pada reduksi data penulis melakukan pengelompokan hasil wawancara yang membahas tentang pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang meliputi 1)Akuisisi, 2)Deskripsi, 3)Pemeliharaan, 4)Perawatan, 5)Penggunaan (Pelayanan), dan 6)Temu Kembali.
2. Penyajian data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini berbentuk teks naratif. Untuk mempermudah pemahaman tentang informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi yang kompleks kedalam satuan bentuk yang disederhanakan dan selektif. Penulis melakukan penyajian data dengan bentuk teks naratif yang terdapat pada BAB IV hasil dan pembahasan penelitian.
3. Verifikasi data dan Penarikan Kesimpulan.
Tahap Selanjutnya setelah reduksi data dan penyajian data, maka dilakukan verifikasi dan kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan kepenarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses interprestasi data-data yang telah dikumpul;kan dengan metode wawancara dan dokumentasi sambil terus menerus melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa teknik yang dilakukan untuk menganalisis data dapat dilakukan dengan tiga langkah, yaitu
pengumpulan data, reduksi data, display data, penarikan kesimpulan dan verifikasi.
3.9 Keabsahan Data
Untuk menguji keabsahan data, peneliti menggunakan teknik trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan cara meminta keterangan lebih lanjut. Data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Menurut Moleong (2007: 330), “triangulasi adalah teknik
pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Diluar data untuk pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut. Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber lainnya.
Denzin yang dikutip oleh Moleong (2007: 330) membedakan empat macam, triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan pengguna sumber, metode, penyidik, dan teori.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan data sekunder. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil observasi. Penulis mewawancarai pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Penulis juga melakukan kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari
berbagai dokumen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang berhubungan dengan pengelolaan arsip statis melalui buku, majalah, jurnal, hasil seminar, maupun artikel.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk menggunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel jurnal, buku, yang membahas tentang pengelolaan arsip statis.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan observasi, serta metode dikumentasi. Metode yang dapat dilakukan pada penelitian ini adalah wawancara ke sumber penelitian dan observasi. Peneliti melakukan analisa dari berbagai wawancara dan hasil observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti terhadap pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan, studi dokumentasi oleh peneliti dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan dan observasi. Observasi yang dilakukan ada dua jenis, yaitu observasi langsung dan observasi tidak langsung. Observasi tidak langsung ini dimaksud dalam
bentuk pengamatan atas beberapa kelakuan dan kejadian yang kemudian dari hasil pengamatan tersebut diambil benang merah yang menghubungkan masalah yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karateristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah pegawai kearsipan yang bekerja di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang bertugas mengelola segala arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Berikut adalah daftar karateristik informan.
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
No Kode Informan Jabatan Lokasi Wawancara
1 I1 Kabid Penyelenggara
Kearsipan
Bagian Penyimpanan Arsip
2 I2 Kasi Pembinaan dan
Kearsipan Ruang Arsip 3 I3 Kasi Pengawasan Kearsipan Bagian Penyimpanan Arsip
4 I4 Kasi Pengelolaan Arsip Ruang Arsip
Informan pertama (I1) adalah informan yang berahasil di wawancarai dengan pendekatan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4, Kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan daripada penelitian ini yang dalam pengumpulan datanya dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. (I1) diwawancarai bertempat di bagian penyimpanan arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Proses bertemunya penulis dengan (I1) adalah dimulai pada tahap penulis datang kebagian tata usaha untuk meminta perizinan penelitian dan menyerahkan surat penelitian. Dari hasil percakapan tersebut diperoleh informasi bahwa untuk melakukan penelitian dengan menggunakan
wawancara penulis disarankan untuk menemui pegawai dibagian arsip yang lain terlebih dahulu yang ada di bagian ruang arsip. Untuk menemui beliau maka petugas dari tata usaha setempat menkonfirmasi terlebih dahulu melalui telepon. Selanjutnya penulis menemui pegawai kearsipan yang dimaksud untuk melakukan wawancara. Proses menemui pegawai kearsipan setempat dimulai dengan perkenalan dan menerangkan maksud dari penelitian dan dengan memakai apa metode pengumpulan datanya. Setelah proses perkenalan tersebut penulis menanyakan waktu dari wawancara tersebut, apakah kegiatan wawancara bisa dilakukan hari ini. Petugas kearsipan tersebut setuju untuk dilakukannya kegiatan wawancara tersebut pada saat itu juga. Pada hari itu juga penulis berhasil untuk melakukan wawancara dengan informan yang cocok dengan karateristik informan dalam penelitian ini, yaitu dua orang pegawai kearsipan yang tugasnya melakukan pembinaan kearsipan (I2) dan pengelolaan arsip (I4) yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Wawancara berlangsung secara informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Pelaksanaan wawancara dilakukan pada pagi hari tepatnya berada di ruang arsip yang berada di lantai 1 gedung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Selanjutnya wawancara dilanjutkan siang hari setelah jam istirahat dengan informan pertama (I1) dan informan ketiga (I3) yang bertempat di ruang penyimpanan arsip. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu.
Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama percakapan adalah bahasa informal, meskipun terkadang penulis menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman wawancara. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
4.2 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan lima kategori yang berkaitan. Adapun kelima kategori itu adalah, sebagai berikut :
1. Akuisisi 2. Deskripsi 3. Pemeliharaan 4. Perawatan 5. Penggunaan (pelayanan) 6. Temu Kembali 4.2.1 Akuisisi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah akuisisi atau pengadaan. Kegiatan akuisisi dianggap penting karena tanpa adanya kegiatan ini arsip-arsip yang ada di lingkungan lembaga pemerintahan Kota Tanjung Balai akan hilang begitu saja.
Dalam proses akuisis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai biasanya menerima arsip-arsip langsung dari pencipta dan membeli dari ANRI, sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Bisa melalui pembelian arsip ke ANRI, seperti dokumentasi kota Tanjung Balai pada zaman dahulu, bisa jugak dikumpulkan dari Dinas-Dinas yang berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai ini.”
I2: “Pengadaannya ada dua cara, yang pertama bisa di beli dan yang kedua dikumpulkan dengan cara meminta dari Dinas-Dinas yang bersangkutan. Kalau dibeli biasa ke ANRI langsung, karena cuma ANRI yang punya akses dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan arsip statis. Sedangkan Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai diminta dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.” Dalam melaksanakan kegiatan akuisisi, pegawai kearsipan berpedoman pada Undang-undang No. 28 Tahun 2009, Undang-undang No. 43 Tahun 2009, dan Undang-undang No. 7 Tahun 1971, yang mana didalam pedoman itu telah diatur tata cara penyerahan dan juga penyimpanan, hal ini sesuai dengan keterangan yang diberikan oleh I1 dan I4, yaitu sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada pedoman undang undang yang digunakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam kegiatan akuisisi?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “...Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai diminta dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.” I4: “Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuma menegaskan saja, tetapi
tidak ada memberikan sanksi. Coba saja kalau ada sanksinya pasti semua Instansi Pemerintahan pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya untuk disimpan dan dikelola.”
Selain disamping telah adanya sebuah peraturan yang mengikat setiap pencipta arsip untuk menyerahakan karyanya ke lembaga kearsipan daerah, pegawai kearsian pun aktif dalam mengumpulkan arsip-arsip tersebut. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I2 dan I3 dalam wawancara, yaitu sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis yang ada dari lembaga pemerintah?
Jawaban Informan 2 dan 3:
I2: “Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip dari Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai.” I3: “Ada kalau itu, nanti di buat dulu permintaan pengiriman arsip setelah itu
baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini arsip-arsip dari Dinas yang mau mengirimkan arsipnya tadi.”
Kegiatan yang dilakukan oleh pegawai kearsipan tersebut dilandasi karena masih kurangnya kepedulian dari para pencipta arsip untuk melindungi karyanya. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Seharusnya semua Instansi pemerintahan yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa Instansi Pemerintahan yang belum juga menyerahkan arsipnya.”
I4: “Tidak semua Instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuma menyimpan arsip-arsip yang ada dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Seperti Dinas IPKA ini lah, belum ada menyerahkan arsip arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini. Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena mereka kurang percaya melihat kondisi penyimpanan yang begini.”
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini tidak ada terdapat kriteria yang dipakai oleh pegawai kearsipan dalam menyeleksi arsip yang masuk ke lembaga kearsipan. Keterangan ini sesuai dengan apa yang dinyatakan oleh I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan : Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Kalau disini kami merima saja arsip yang dikirimkan Dinas-dinas yang bersangkutan. seperti ini lah berkarung-karung arsip yangdi kirimkan tapi tidak semua ini isinya arsip. Entah barang barang apa saja ini isinya. Baru di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai inilah nanti kami pilah-pilah. Karena tidak semua yangdi kirim ini isinya arsip.”
I2 :“Kalau yang itu, kami kan menerima saja arsip yang datang, nanti proses di digitalkan dokumennya lain lagi. Tapi tidaklah kami tetapkan harus memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi kalau ada yang memberi dalam bentuk seperti itu alhamdulillah juga. Cuma kalaupun dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya dalam bentuk kertas.”
Dari pernyataan diatas menunjukkan bahwa sebenarnya telah terdapat panduan ataupun peraturan yang mengikat setiap para pencipta arsip untuk menyerahkan karyanya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, namun peraturan tersebut belum dipatuhi secara maksimal oleh para pencipta arsip karena masih kurangnya kesadaran masyarakat atau pencipta arsip itu sendiri tentang arti penting sebuah arsip.
Dalam kegiatan akuisisi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum menerapkan suatu kategori untuk menyeleksi arsip yang masuk ke lembaga kearsipan. Hal ini belum sesuai dengan apa yang telah di jelaskan pada bab sebelumnya (lihat BAB II) bahwa dalam kegiatan akuisisi terdapat 2 kegiatan didalamnya yaitu kegiatan penilaian dan seleksi arsip, yang mana dalam kegitan tesebut intinya adalah menetukan layak atau tidaknya asip tersebut disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan daerah. Tetapi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menilai dan menyeleksi ketika sesudah arsip telah sampai di lembaga kearsipan tersebut.
4.2.2 Deskripsi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah akuisis dalam sebuah life cycle arsip statis.
Dalam proses pendeskripsian pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh pegawai kearsipan untuk mendeskripsikan arsip yaitu berdasarkan bentuknya, siapa pencipta arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat yang kemudian semua informasi tersebut dicatat pada sebuah kartu deskripsi. Hal ini sesuai dengan informasi yang diberikan oleh I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai? Jawaban Informan 4:
I4: “...Arsip tadi disusun berdasarkan jenis indeks arsip, bentuknya, pencipta
arsipnya (misalnya: keuangan dengan keuangan), kemudian disesuaikan dengan tahun dan bulannya. Selanjutnya mencantumkan nomor urut berkas pada bungkus dan kotak. Tahap selanjutnya pembuatan daftar pertelean arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam kotak arsip dan penyimpanan kedalam rak.”
Gambar 4.1 Arsip Yang Baru Dideskripsikan Sesuai Pencipta Arsip Dan Bentuk Arsip
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah melakukan proses pendeskripsian arsip yang ada. Hal ini senada dengan informasi yang ada pada bab sebelumnya mengenai
deskripsi arsip (lihat BAB II) yang menyatakan bahwa Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan. Sehingga arsip yang tersimpan nantinya dapat ditemukan dengan mudah.
Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari para informan serta dari observasi langsung, dapat diketahui proses pendeskripsian arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai berawal dari permintaan pengiriman arsip kepada SKPD (satuan kerja perangkat daerah), penjemputan arsip, persiapan dan pemilahan, pendaftaran arsip pada lembar kartu, penyampulan, mencantumkan No.urut berkas pada bungkus/books, pembuatan daftar pertelean arsip, penyimpanan arsip kedalam books arsip, penyimpanan books kedalam rak sesuai dengan flowchart sebagai berikut:
Permintaan pengiriman arsip kepada SKPD Penjemputan arsip Persiapan dan pemilahan
Penyampulan Pendaftaran arsip pada lembar kartu
Mencantumkan No.urut berkas pada box arsip
Pembuatan daftar pertelean arsip
Penyimpanan arsip kedalam box arsip
Penyimpanan box arsip kedalam rak
Gambar 4.2 Peta Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
1. Permintaan Pengiriman Arsip Kepada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)
Pada tahap ini permintaan pengiriman kepada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dilakukan oleh pegawai kearsipan dimana setiap Instansi Pemerintahan yang berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai diminta untuk mengirimkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
2. Penjemputan Arsip
Setelah mengimkan permintaan pengiriman arsip kepada SKPD, arsip-arsip tersebut dijemput Dinas Perpustakan dan Kearsip-arsipan Kota Tanjung Balai menggunakan transfortasi yang telah disediakan.
3. Persiapan dan Pemilahan a. Persiapan
Pada tahap ini petugas harus mempersiapkan peralatan keselamatan dan kesehatan seperti masker pelindung dan peralatan lainnya. Selain itu peralatan untuk membersihkan arsip juga dibutuhkan mengingat arsip yang akan ditangani cukup berdebu atau kotor yang diakibatkan kurangnya kepedulian dari pencipta arsip yang menyimpannya sebelum diserahkan ke lembaga kearsipan daerah. Persiapkan juga kertas pembungkus arsip yang digunakan untuk membungkus arsip yang telah bersih. Setelah itu persiapkan juga box arsip dimana box ini dipergunakan untuk menyimpan arsip yang telah dibungkus dan dicatat dalam daftar pertelaan arsip.
b. Pemilahan
Pada tahap ini petugas memilah arsip dan non-arsip atau arsip dengan duplikasi. Kemudian arsip dikelompokkan ke dalam kartu masalah, dan apabila terdapat arsip yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya, maka arsip tersebut digabungkan kedalam satu rangkaian proses atau kegiatan sehinggga arsip tersebut memberkas.
Pada kegiatan ini umumnya akan menghasilkan 3 (tiga) kelompok berkas, yaitu:
1. Arsip bernilai guna 2. Non-arsip atau duplikasi
3. Buku, majalah, foto , dan bentuk arsip lainnya kecuali berbentuk naskah. Apabila terdapat benda-benda yang menempel pada berkas seperti paperclip, logam dan sebagainya maka benda-benda tersebut harus disingkirkan dan untuk paperclip yang terbuat dari logam maka akan diganti dengan yang terbuat dari plastik.
4. Mendaftar Arsip pada Lembar Kartu
Sebelum arsip didaftar pada kartu pembantu, terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan masalah, sub masalahnya, dan KIN. Untuk memudahkan penggabungan arsip yang belum memberkas atau masih terpisah perlu digunakan kartu pembantu, dan penggabungannya didasarkan pada rangkaian proses suatu kegiatan.
Setelah arsip memberkas berdasrkan masalahnya, maka arsip tersebut didaftar pada kartu pembantu yang ditulis secara lengkap dan terperinci yakni dengan mencatumkan
1. Isi ringkas
2. Rincian arsip yang telah memberkas
3. Kurun waktu terciptanya arsip (tahunan atau bulanan)
4. Kondisi fisik arsip (Lengkap atau tidak lengkap, baik atau rusak dan sebagainya)
Berikut adalah contoh dari kartu pembantu daftar arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai:
Gambar 4.3 Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Kegiatan berikutnya dalam tahap mendaftar arsip pada lembar kartu pembantu adalah menyatukan arsip yang masih terpisah, untuk dimasukkan kedalam folder. Apabila arsip yang telah memberkas tersebut tidak muat untuk dimasukkan ke dalam folder, maka dapat digunakan folder yang
lainnya dengan membuat nomor urut dari folder tersebut sehingga antara satu sama lainnya tidak terpisah.
Dalam melaksanakan pendaftaran arsip perlu juga memperhatikan :
1. Mandaftar arsip tidak dilakukan dalam bentuk perlembar melainkan dalam bentuk perkelompok
2. Tidak diperbolehkan untuk memberi suatu tanda apapun pada lembar arsip
3. Untuk arsip yang bernilai tinggi dan rapuh perlu penanganan ekstra hati-hati
5. Penyampulan
Dalam tahap ini arsip yang disimpan dalam folder akan diberikan suatu nomor pada folder tersebut, dan selanjutnya nomor tesebut digunakan sebagai nomor sampul. Selanjutnya dibungkus dengan kertas kissing, dan apabila arsip tersebut tidak muat dalam satu kertas pembungkus (berkas). Maka dapat dibungkus menjadi beberapa bagian yang kemudian disatukan dalam satu bundel dengan memberikan nomor urut.
6. Menentukan atau Mencantumkan Nomor Urut Berkas pada Sampul Pembungkus
Pembuatan daftar pertelaan arsip harus disesuaikan dengan sistem penataannya, seperti:
1. Nomor urut, untuk arsip perundang-undangan dan/atau berdasarkan NIP atau nama pegawai bagi arsip kepegawaian
2. Abjad, untuk arsip kepegawaian disusun berdasarkan nama pegawai 3. Waktu disusun berdasarkan urutan waktu atau kronologis
4. Badan atau instansi 5. Klasifikasi masalah
6. Gabungan antara keduanya sesuai dengan kebutuhan
Berikut adalah contoh dari daftar pertelaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai :
Gambar 4.4 Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
8. Penyimpanan Arsip ke Dalam Box Arsip
Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan telah dibungkus serta dicantumkan nomor berkas, maka arsip tersebut langsung dimasukkan ke dalam box yang kemudian diberi nomor.
9. Penyimpanan Box arsip ke dalam Rak Arsip
Penyimpanan box kedalam rak arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut telah dimasukkan ke dalam daftar pertelaan arsip, yang disusun menurut urutan nomor box berkas sesuai urutan sampul dalam box.
4.2.3 Pemeliharaan
Kategori ketiga yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki prosedur khusus, hal ini sesuai dengan pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus? Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau untuk sekarang ini, khususnya itu masih sederhana. Pemeliharaan dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot, dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
Begitu juga dengan ruangannya, pemeliharaan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai juga belum memiliki ruangan khusus, sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan arsip?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Belum ada lah kalau ruang pemeliharaan dan perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan kondisi gedung kita ini.”
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai kegiatan pemeliharaan telah dilakukan cukup baik. Walaupun hanya memanfaatkan peralatan dan bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus, baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai layak dan terpenuhi. Berikut merupakan penyataan yang diperoleh dari I2 dan I4:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2 dan 4:
I2: “...Pemeliharaan dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot, dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
I4: “Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus. Masih sangat sangat sederhana. Kan adek melihat gudangnya kan.”
Gambar 4.5 Bahan Untuk Proses Kegiatan Pemeliharaan
Salah satu usaha lain dari pemeliharaan arsip sebaiknya ruangan penyimpanan arsip memiliki AC dengan temperatur suhu khusus sesuai dengan tingkat keasaman kertas arsip. Pada Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai ruangan penyimpanan arsip statis yang ada sudah memiliki pendingin udara atau AC.
Usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam kegiatan pemeliharaan adalah telah dilakukannya kegiatan duplikasi, berikut sepenggal informasi dari I2:
Pertanyaan: Apakah ada usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam kegiatan pemeliharaan arsip?
Jawaban Informan 2:
I2: “...Proses di digitalkan dokumennya nanti juga akan kami lakukakan. Tapi kami tidak metapkan harus memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi kalau ada yang yanmg membei dalam bentuk seperti itu alhamdulillah juga. Cuma kalaupun diberikan dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya dalam bentuk kertasnya.”
Jadi dapat dinyatakan bahwa kegiatan pemeliharaan yang dijalankan oleh pegawai kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah dilakukan sudah cukup baik. Walaupun masih belum ada ruangan khusus pemeliharaan dan hanya memanfaatkan bahan dan peralatan yang minim dan sederhana, tetapi masih di nilai layak dan terpenuhi. Hal ini sesuai dengan bab sebelumnya (lihat BAB II) yang membahas tentang pemeliharaan telah disebutkan bahwa terdapat berbagai macam usaha untuk memepertahankan kondisi arsip yang ada sehingga informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga.
4.2.4 Perawatan
Kategori keempat yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah Perawatan. Kegiatan perawatan merupakan hal yang sangat penting dalam upaya untuk menjaga informasi agar tetap dapat digunakan. Pada
kegiatan perawatan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah dilakukan dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya usaha untuk menyingkirkan berbagai benda yang dapat merusak yang sebelumnya menempel pada arsip yang baru datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 3:
I3: “Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya, penjempit kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Setelah itu dikelompokkanlah.”
Gambar 4.6 Perawatan Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Hanya saja Dinas Perpustakaan tidak memiliki ruangan khusus dalam pemeliharaan dan perawatan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip? Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Belum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan kondisi gedung kita ini”
I4: “Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah keadaannya. Serba kekurangan.”
Dapat kita ketahui bahwa Dinas Perpustakaan melakukan kegiatan perawatan dengan cukup baik. Hal ini dapat terlihat dari usaha untuk melindungi arsip dari bebagai kerusakan yang bisa saja terjadi. Meskipun belum memiliki ruangan khusus perawatan arsip tapi masih bisa di nilai layak dan terpenuhi.
4.2.5 Penggunaan (Pelayanan)
Kategori kelima yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah Penggunaan. Karena arsip juga merupakan sebuah sumber informasi maka arsip juga digunakan oleh penggunanya. Untuk menggunakan arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya pegawai kearsipan harus mengetahui apa hubungan pengguna dengan pencipta arsip yang ingin digunakan, atau untuk keperluan apa pengguna ingin menggunakan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai? Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau ada surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau melihat lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.”
I2: “Kalau orang lain belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip orang lain. Kecuali arsipnya sendiri.”
Penggunaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai adalah untuk keperluan penelitian, dan untuk keperluan Instansi yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:
I4: “Harus yang berkepentinganlah yang boleh, seperti saat kamu (Peneliti) kemaren mau melihat-lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas yang menyatakan untuk penelitian. Seperti itulah kalau perseorangan bukan dari instansi.”
Sistem pelayanan yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menerapkan sistem tertutup. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 sebagai berikut :
Pertanyaan: Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali penggunanya itu yang memang punya arsip.”
Jadi dapat kita peroleh informasi bahwa kegiatan pelayanan atau penggunaan arsip statis yang dijalankan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang dilakukan oleh petugas kearsipan telah dilakukan dengan baik. Hal ini ditandai dengan diterapkannya sistem layanan pengguna tertutup yang dimaksudkan untuk menjaga arsip tersebut. Keterangan yang ada diatas juga dijelaskan pada bab sebelumnya (lihat BAB II) dimana fungsi dari arsip statis adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi lembaga dan juga masyarakat.
4.2.6 Temu Kembali
Kategori ke-6 yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah Temu Kembali. Agar proses temu kembali arsip dapat dilakukan sebuah layanan haruslah mempunyai sebuah sistem temu kembali. Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan pertelean pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa mengenali dan menemukan. Kalau secara khusus memang belum ada. Pokoknya ada pertelaan pengenalan dari buku.”
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa sistem temu kembali arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan perteleam pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai dengan informasi yang ada di bab sebelumnya (baca BAB II) dimana dinyatakan bahwa tujuan dari temu kembali adalah agar arsip tersebut dapat mudah ditemukan kembali dan didayagunakan .
4.3 Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Berdasarkan masalah yang dituliskan pada bagian latar belakang masalah bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai masih terdapat masalah pada waktu temu kembali arsip yang masih manual dan
membutuhkan waktu cukup lama sekitar 5-20 menit. Hal ini sebenarnya akibat dari penyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak sesuai prosedur penyusunan disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali? Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “ Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat. Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan. Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia. Diakibatkan penyusunannya dan tempat atau raknya gak memadai.”
I4: “Dengan kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat dari susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.”
I4: “Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang itu menggeser isi gudang terasebut. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar 20 sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui.penataannya itu yang bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip itu seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan perpustakaan seperti ini.”
Selain itu, akibat dari rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai ini juga yang menyebabkan beberapa books arsip hanya diletakkkan dilantai. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan arsip yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang diletakkan dilantai, itu kenapa ya pak?
Jawaban Informan 4:
I4: “Karena gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat jalan arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa penyusunannya...” Dari keterangan diatas dapat diketahui permasalahan pada proses temu kembali arsip yang masih manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama
sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai yang mengakibatkan peyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak sesuai prosedur penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu kembali arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan. Hal tersebut juga yang menyebabkan beberapa box arsip yang hanya diletakkan dilantai. Hal ini belum sesuai dengan informasi yang ada pada BAB II bahwa tujuan dari temu kembali arsip adalah agar arsip itu dapat mudah ditemukan kembali dan didayagunakan.
4.4 Rangkuman Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mendalam (depth interview) dengan informan, melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut sebagai berikut:
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara
NO KATEGORI HASIL WAWANCARA
1 Akuisisi Kurangnya kesadaran pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya kepada lembaga kearsipan daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ikut serta dalam mengumpulkan arsip dengan cara meminta langsung kepada penciptanya
2 Dekripsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah melakukan proses pendeskripsian yang ada dengan baik
3 Pemeliharaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki ruangan khusus pemeliharaan
Pegawai bagian Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai sudah melakukaan kegiatan pemeliharaan dengan cukup baik. Meskipun hanya memanfaatkan peralatan dan bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus, baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai layak dan terpenuhi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai juga telah melakukan kegiatan duplikasi sebagai usaha lain dalam kegiatan pemeliharaan
4 Perawatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki ruangan khusus perawatan arsip
Pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah melakukan proses perawatan dengan baik 5 Penggunaan
(Pelayanan)
Memakai sistem layanan pengguna tertutup yang dimaksudkan untuk menjaga arsip tersebut
6 Temu Kembali Untuk temu kembali arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan pertelean pengenalan dari buku yang telah disiapkan untuk temu kembali arsip
Proses temu kembali arsip yang masih manual membutuhkan waktu yang cukup lama sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai dan sesuai prosedur penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu kembali arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang dilakukan oleh pegawai kearsipan telah dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat pada dilakukannya kegiatan akusisi hingga temu kembali arsip statis yang ada. Pada poin-poin dari daur hidup arsip, kegiatan yang dilakukan juga hampir memenuhi persyaratan yang ada.
2. Pada kegiatan Akuisisi, kurangnya kepedulian masyarakat dan juga lembaga-lembaga pencipta arsip untuk menyerahkan arsip mereka kepada lembaga-lembaga kearsipan daerah secara sukarela untuk dikelola.
3. Pada kegiatan Pemeliharan dan Perawatan, masih menjadi masalah dimana belum terdapatnya ruangan pemeliharaan dan perawatan, serta alat-alat dan bahan yang digunakan dalam pengelolaan arsip yang belum memadai.
4. Pada kegiatan temu kembali, terdapat masalah dalam segi fasilitas dan gedung yang menyebabkan terkendalanya proses temu kembali arsip yang masih manual dan memakan waktu yang cukup lama.
5. Selain itu masalah SDM (Sumber Daya Manusia), dimana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki arsiparis dan hanya mengandalkan pegawai yang bertugas dibagian kearsipan
sebanyak 11 orang, hal ini belum dirasa cukup mengingat pentingnya peranan arsiparis dalam pengelolaan arsip statis dan peningkatan wawasan dalam hal kearsipan
5.2 Saran
1. Untuk masalah Akuisisi, Pegawai kearsipan diharapkan agar lebih tegas lagi mengenai penerapan aturan serah simpan arsip dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan daerah, hal ini untuk menghindari hilangnya informasi arsip statis yang ada.
2. Untuk masalah Pemeliharaan dan Perawatan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai diharapkan untuk melengkapi segala fasilitas kearsipan, baik dari segi gedung, rak, ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan arsip, serta alat-alat dan bahan yang digunakan dalam pengelolaan arsip.
3. Untuk masalah Temu kembali, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai sebaiknya juga menggunakan aplikasi yang bisa membantu penyimpanan dan memudahkan dalam menemukan dokumen yang di perlukan,
4. Untuk masalah SDM (Sumber Daya Manusia), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai juga diharapkan untuk menambahkan arsiparis pada tiap-tiap bagian pengelolaan arsip yang dibantu oleh pegawai bagian kearsipan. Hal ini untuk mengantisipasi jumlah arsip statis yang akan dikelola jumlahnya semakin banyak dikemudian hari dan tuntutan lembaga
pencipta arsip agar arsip mereka tetap aman dan terjaga nilai informasi yang ada pada arsip tersebut.
5. Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang membahas evaluasi pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah karena masih kurangnya penelitian secara mendalam dan berkelanjutan mengenai evaluasi pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah.
