SKRIPSI
KINERJA ARSIPARIS DI UNIT KEARSIPAN UNIVERSITAS HASANUDDIN KOTA MAKASSAR
MUHAMMAD RIDWAN MB E211 13 730
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2018
ii UNIVERSITAS HASANUDDIN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
ABSTRAK
Muhammad Ridwan MB (E 211 13 730), Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin Kota Makassar, xiv + 79 halaman + 2 tabel + 1 gambar + 18 pustaka (2005-2017) + 7 lampiran.
Dibimbing oleh Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si dan Dr. Muh. Tang Abdullah, S.AP., M.AP.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa dan menggambarkan kinerja arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci dalam penelitian ini adalah Pimpinan dan informan biasa adalah arsiparis dan staf administrasi. Pengukuran kinerja dalam penelitian ini berdasarkan teori Bernandian & Russel (dalam Fautino Cardoso Gomez) yang terdiri dari kuantitas kerja, kualitas kerja, pengetahuan terhadap pekerjaan, kreativitas, kerjasama, keteguhan dalam bekerja, Inisiatif dan Kualitas Pribadi.
Hasil penelitian menunjukkan Kuantitas kerja yang sudah sesuai dengan target yang telah ditentukan, Namun volume arsip melebihi dari target yang ditentukan. Kualitas kerja yang dihadapi oleh arsiparis yakni terkendala oleh sarana dan prasarana sehingga kualitas kerja terhambat. Pengetahuan arsiparis terhadap pekerjaan sudah baik, dikarenakan pekerjaan yang berulang-ulang. Kreativitas arsiparis dinilai masih kurang maksimal karena arsiparis jarang memberikan ide dan gagasan terkait dengan pekerjaan dan penyelesaiannya, arsiparis cenderung mengerjakan apa yang ditugaskan pimpinan.
Kerjasama antar pegawai di unit kearsipan dinilai sudah baik, hal ini didukung dengan kebijakan pimpinan agar untuk saling membantu. Keteguhan dalam bekerja cukup baik dari segi tanggung jawab dan kedisiplinan. Inisiatif arsiparis cukup baik jika dinilai dari target pekerjaan yang diselesaiakan. Kualitas pribadi arsiparis cukup baik hal ini terlihat saat pada observasi yang menyimppulkan bahwa arsiparis dapat melayani dengan ramah dan pola kepemimpinan yang demokrastis. Adapun kesimpulan mengenai Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin belum optimal. Adapun saran yang direkomendasikan oleh peneliti yaitu: Perhatian pimpinan terhadap penyelenggara arsip ditingkatkan, Penambahan sumber daya manusia, pemenuhan sarana dan prasarana.
Kata Kunci : Kinerja, Arsiparis, Unit Kearsipan Perguruan Tinggi.
iii HASANUDDIN UNIVERSITY
FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE
ABSTRACT
Muhammad Ridwan MB (E 211 13 730), Archive Performance at Archives Unit of Hasanuddin University Makassar City, xiv + 79 pages + 2 tables + 1 image + 18 books (2005-2017) + 7 attachments. Guided by Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si and Dr. Muh. Tang Abdullah, S.AP., M.AP.
This study aims to analyze and describe the performance of archivists in the University Unit of Hasanuddin University. This research is a descriptive research with qualitative approach. Key informants in this study are the usual Leaders and informants are archivists and administrative staff. Measurement of performance in this study is based on Bernandian & Russell's theory (in Fautino Cardoso Gomez) consisting of quantity of work, quality of work, knowledge of work, creativity, cooperation, determination in work, Initiative and Personal Quality.
The results show the quantity of work that has been in accordance with the target that has been determined, but the volume of the archive exceeds the target specified. The quality of work faced by the archivist is constrained by facilities and infrastructure so that the quality of work is hampered. The archipelagic knowledge of the work is good, due to repetitive work. Archivist's creativity is considered to be less than optimal because archivists rarely give ideas and ideas related to the work and its completion, archivists tend to do what the leadership commissioned. Cooperation among employees in the archive unit is considered good, this is supported by the leadership policy in order to help each other. Firmness in working well enough in terms of responsibility and discipline. The archivist's initiative is good enough to be judged by the target work being undertaken. The personal qualities of the archivist are good enough as seen on observations that conclude that archivists can serve with friendly and democratic leadership patterns. The conclusions regarding the performance of Archives in the Archives Unit of Hasanuddin University has not been optimal. The suggestions recommended by researchers are: Attention leaders to the archive organizers improved, the addition of human resources, the fulfillment of facilities and infrastructure.
Keywords: Performance, Archive, Archival Unit of University.
4
5
6
vii KATA PENGANTAR
Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatu.
Alhamdulillahi Rabbil Alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah
SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya serta akal dan hati kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang diperlukan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi gelar sarjana dan sebagai wahana untuk melatih diri dan mengembangkan wawasan berpikir. Adapun judul dari skripsi ini adalah
“Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin Kota Makassar“.
Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana S-1 pada Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.
Penyelesaian penelitian ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan dorongan dan bimbingannya. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada kedua orang tua kandung penulis, Ibunda Subaedah Mangka dan Ayahanda Mantasa Bando atas segala pengorbanannya dan pelajaran hidup yang telah diajarkan, serta iringan doa yang tak terhingga demi kesuksesan penulis. Serta ucapan terimakasih kepada saudara/(i) Mufliha Mantasa, Marhama Mantasa, Kamaluddin Mantasa dan Syakiar Darajat Mantasa yang selalu memberikan dukungan dan semangat
viii dan membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Tidak lupa juga penulis haturkan banyak terimakasih kepada keluarga besar, om, tante, sepupu dan kerabat serta sahabat dekat penulis lainnya yang selalu memotivasi penulis agar segera menyelesaikan skripsi dengan cepat.
Serta semua pihak yang telah membantu penulis, baik secara langsung maupun tidak langsung selama masa perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini. Penulis menyadari bahwa banyak hambatan yang dialami dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, namun berkat bimbingan dan dorongan dari dosen pembimbing dan pihak-pihak yang telah memberikan motivasi kepada penulis untuk dapat merampungkan penulisan skripsi ini, oleh karena itu melalui kesempatan ini penulis tidak lupa untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setulus-tulusnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, teruntuk kepada :
1. Ibu Prof. Dr. Dwia Aries Tina Pulubuhu, MA. Selaku Rektor Unhas beserta para Wakil Rektor Universitas Hasanuddin dan staf.
2. Bapak Prof. Dr. Andi Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin beserta para staf dan jajarannya.
3. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin.
4. Bapak Drs. Nelman Edy, M.Si selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin.
ix 5. Bapak Dr. Badu Achmad, M.Si, selaku penasehat akademik penulis yang
selalu memberikan arahan dan dukungan kepada penulis selama menjalani perkuliahan di Universitas Hasanuddin.
6. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si. Selaku pembimbing I serta Bapak Dr. Muh.
Tang Abdullah, S.Sos., M.AP. selaku pembimbing II yang telah memberikan arahan dan masukan serta meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan, membimbing dan menyempurnakan skripsi ini.
7. Ibu Dr. Hamsinah, M.Si, Bapak Dr. Wahyu Nurdiansyah M.Si, Bapak Prof. Dr.
Haselman, M.Si, dan Bapak Dr. Badu Achmad, M.Si. selaku dewan penguji dalam ujian skripsi ini. Terima kasih atas kritik, saran dan masukannya yang sangat membangun dalam menyempurnakan skripsi ini.
8. Para dosen Departemen Ilmu Administrasi Universitas Hasanuddin yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan yang sangat berharga selama kurang lebih 3 (tiga) tahun perkuliahan.
9. Seluruh staf Akademik FISIP UNHAS dan seluruh staf Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNHAS yang telah banyak membantu dalam pengurusan surat-surat kelengkapan selama penulis menjalani perkuliahan.
10. Terima kasih kepada seluruh pegawai Kantor Dinas Perspustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, terkhusus kepada pegawai pengajar yang telah bersedia meluangkan waktunya dan mengajarkan kami ilmu kearsipan selama berkuliah.
11. Terima kasih kepada Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia beserta jajarannya yang telah menerima kami menimbah ilmu. Terkhusus
x kepada Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Pendidikan dan Pelayanan Masyarakat, Bagian PJ KAKI (Mba Anggi, mba Tata, Mas Lufti) yang telah mengajarkan kami ilmu disiplin dan ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi kami.
12. Terima kasih kepada pihak Arsip Nasional Republik Indonesia beserta jajarannya yang telah menerima dan meluangkan waktunya untuk mengajarkan ilmu kearsipan kepada kami.
13. Terima kasih kepada pihak Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan beserta pegawai-pegawai di dalamnya, terkhusus pada pegawai yang berada di Bagian Umum yang telah menerima dan mengajarkan kami dengan ramah dan penuh kasih sayang selama Praktek Kerja Lapang.
14. Terima kepada keluarga besar Kearsipan UNHAS, terkhusus kepada angkatan 2013 yang telah menjadi saudara dan tempat diskusi serta mendorong terselesaikannya skripsi ini.
15. Terima kasih kepada saudara-saudaraku seperjuangan dalam Kuliah Kerja Nyata Tematik Komisi Pemberantasan Korupsi, yang telah berbagi ilmu, pengalaman, kebahagiaan, kesedihan dan menjadikan salah satu pengalaman terbaik selama berkuliah.
16. Terima Kasih kepada Guru-guru SD, SMP, SMA yang telah mengajarkan membaca, Ilmu pengetahuan dan etika, sehingga penulis mampu melanjutkan ke jejang Strata satu (1), dan menyelesaikan skripsi ini.
xi 17. Terima Kasih kepada Saudara-saudara(i) Achilles 012 yang telah banyak
berbagi pengalaman dan ilmu, terkhusus kepada (caca, Anas, Afdal, Faqi, Ijal, Iman, Imam, Nur, Dian, Tenri, Uni, Cunna, Fuat, Wildan, Rafiq, Alim).
18. Serta pihak-pihak yang turut andil membantu penulis yang tidak sempat penulis sebutkan satu persatu.
Serta semua pihak yang telah banyak membantu dan tidak sempat penulis sebutkan, semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal atas kebaikan yang telah diberikan kepada penulis.
Penulis menyadari perlunya saran dan kritik yang sifatnya membangun, senantiasa diharapkan demi perbaikan dan pelajaran di masa yang akan datang.
Dengan segala kerendahan hati, penulis persembahkan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat positif bagi banyak orang yang membacanya terutama bermanfaat bagi penulis sendiri. Demikian yang dapat penulis sampaikan dan atas perhatiannya, penulis ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum, Wr. Wb
Makassar, 26 Februari 2018
MUHAMMAD RIDWAN MB
xii DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Abstrak ... ii
Lembar Pernyataan Keaslian ... iv
Lembar Pengesahan ... v
Kata Pengantar ... vii Daftar Isi ... xii Daftar Gambar ... xiv Daftar Tabel ... xv
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah ... 1
I.2 Rumusan Masalah ... 5
I.3 Tujuan Penelitian ... 5
I.4 Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 Lembaga Pengelolah Arsip Statis ... 6
II.1.1 Lembaga Arsip Perguruan Tinggi ... 8
II.1.2 Tugas Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi ... 10 II. 2. Tinjauan Umum Arsiparis ... 15
II.3. Tinjauan Kinerja ... 17
II. 3. 1. Definisi Kinerja ... 17
II. 3 2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja ... 18
II. 3. 3. Manajemen Kinerja ... 20
II. 3. 4. Indikator Kinerja ... 25
II. 4. Kerangka Pemikiran ... 27
BAB III METODE PENELITIAN III.1 Metode Penelitian ... 30
III.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 31
III.3 Informan Penelitian ... 31
III.4 Intrumen Penelitian ... 31
III.5 Jenis dan Sumber Data ... 32
III.6 Teknik Pengumpulan Data ... 32
III.7 Fokus Penelitian ... 34
III.8 Teknik Analisis Data ... 36
III.9 Pengujian Validitas dan Realibilitas ... 37
BAB IV GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN IV.1. Gambaran Umum Universitas Hasanuddin ... 39
xiii
IV.1.1. Sejarah Universitas Hasanuddin ... 39
IV.1.2. Visi, Misi dan Nilai ... 45
IV.1.3. Struktur Organisasi Universitas Hasanuddin ... 46
IV.2 Gambaran Umum Unit Kearsipan ... 47
IV.2.1. Smber Daya Manusia ... 49
IV.2.2. Uraian Sasaran Kerja Pegawai di Unit Kearspan ... 50
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN V.1. Quantity Of work (kualitas pekerjaan) ... 52
V.2. Quality Of Work (kualitas pekerjaan) ... 57
V.3. Job Knowledge (pengetahuan terhadap pekerjaan) ... 62
V.4. Kreativinees (kreatifitas) ... 66
V.5. Coopretion (kerjasama) ... 68
V.6. Dependability (keteguhan dalam bekerja) ... 70
V.7 Initiative (inisiatif) ... 72
V.8. Personal Qualities (kualitas pribadi) ... 74
BAB VI PENUTUP VI.1. Kesimpulan ... 77
VI.2. Sarana ... 80
Daftar Pustaka DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Kerangka Konsep... 29
xiv DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Pegawai Unit Kearsipan Unhas tahun 2018 ... 49 Tabel 2. Data Arsip ... 56
15 BAB I
PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang
Arsip saat ini bukan hanya sebagai bagian dari manajemen administrasi dan perkantoran bagi lembaga semata, tetapi lebih dari itu.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Segala bidang kehidupan senantiasa membutuhkan arsip. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip tanpa dilandasi dengan ilmu kearsipan akan menjadikan arsip kurang bermakna dan kurang memberikan manfaat, bahkan akan menjadi beban bagi institusi pengelolanya.
Perguruan tinggi sebagai lembaga atau institusi yang bergerak dalam bidang pendidikan, yang dalam kegiatan sehari-harinya tidak terlepas dari aktifitas penciptaan arsip. Oleh karena itu keberadaan Unit Kearsipan perguruan tinggi sebagai pengelolah arsip Universitas sangat diperlukan. Hal ini sejalan dengan Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 27 yang menyatakan bahwa perguruan tinggi wajib membentuk dan mengelolah arsip perguruan tinggi.
Pemikiran yang melatarbelakangi konsep arsip perguruan tinggi di Indonesia adalah adanya kebutuhan pragmatis dimana banyak perguruan tinggi yang belum melakukan kegiatan kearsipan secara optimal. Disamping itu tidak adanya kejelasan unit atau bagian mana yang harus bertanggungjawab terhadap penyimpanan dan pengelolaan arsip
16 perguruan tinggi. Sementara kasus hilangnya arsip, hasil penelitian, penjiplakan karya tulis, pemalsuan ijazah dan lain-lain kerap dijumpai di perguruan tinggi. Kondisi inilah yang mendorong urgen-nya pendirian Arsip Perguruan Tinggi dan semakin menemukan momentum seiring berubahnya status beberapa perguruan tinggi negeri (PTN) menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (Sumrahyadi : 2006 dalam Zaenudin : 2013).
Sejalan dengan pembentukan lembaga arsip perguruan tinggi maka di butuhkan sarana dan prasarana dalam menunjang berjalannya proses pengelolaan kearsipan perguruan tinggi. Menurut Azmi (2013) dalam penelitiannya kinerja lembaga kearsipan dalam pengolahan arsip statis dalam rangka meningkatkan akses dan pelayanan arsip statis sangat dipengaruhi oleh dua faktor utama, yaitu standar deskripsi arsip dan kompetensi SDM kearsipan (Azmi. 2013).
SDM dalam mengelolah arsip yang disebut dengan arsiparis.
Arsiparis yang sehari-harinya melakukan kegiatan pengelolaan arsip, tentunya harus dibarengi dengan keahlian dalam mengelolah arsip. Arsip yang sejatinya hanyalah benda mati, tidak akan berguna apabila arsip tidak dikelolah dengan baik. Oleh karena salah satu faktor terciptanya pengelolaan arsip yang baik ditentukan oleh kemampuan arsiparis yang mengelolah arsip.
Dalam Islam telah mengajarkan seseorang untuk profesional dan amanah dalam melakukan pekerjaannya seperti sabda berikut:
17 Rasulullah SAW bersabda “Jika amanat telah disia-siakan, tunggu saja kehancuran terjadi." Ada seorang sahabat bertanya; „bagaimana maksud amanat disia-siakan? Nabi menjawab; "Jika urusan diserahkan bukan kepada ahlinya, maka tunggulah kehancuran itu." (Hadis Bukhari – 6015).
Hadis di atas menganjurkan untuk menempatkan seorang pegawai harus sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikan dengan pekerjaan yang diberikan. Dengan demikian setiap pegawai mengerti dan paham apa yang menjadi tugas pokok dan fungsinya, apa yang harus dikerjakan dan apa yang telah menjadi tanggungjawabnya.
Begitupun dalam pengelolaan arsip yang baik, dipengaruhi oleh kemampuan arsiparis.
Sejalan dengan hadist diatas, menurut Sudiyanto performance seseorang yang mempunyai ilmu dan pengetahuan formal kearsipan akan berbeda dengan yang tidak memiliki pendidikan formal kerasipan dalam implementasi dilapangan sebagai arsiparis. Dalam kaitan pendidikan formal bagi arsiparis, Richard J. Cox (1992: 7) berpendapat bahwa arsiparis yang mempunyai pendidikan formal kearsipan akan lebih profesional.
Pembentukan seorang arsiparis yang handal dalam pengelolaan arsip tentunya dapat dipengaruhi dari pendidikan yang didapatkan baik secara formal maupun informal. Ditinjau dari pendidikan formal di Indonesia, kearsipan belum menjadi salah satu prioritas dikalangan perguruan tinggi, tercatat dari 5.139 perguruan tinggi di
18 Indonesia, hanya 8 perguruan tinggi yang membuka jurusan kerasipan, namun 3 diantaranya sudah tidak membuka penerimaan mahasiswa untuk jurusan kearsipan saat ini (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, 2017).
Sehingga dapak dari itu, menurut Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Dr. Mustari, M.PA dalam seminar Kearsipan Nasional, tenaga Arsiparis saat ini berjumlah 3.241 (2,25%), sedangkan jumlah kebutuhan Arsiparis Nasional adalah 143.630, sehingga Indonesia masih membutuhkan 140.389 (97.75%). Namun kebutuhan arsiparis tersebut hanya untuk memenuhi kebutahan lembaga kearsipan, belum termasuk lembaga swasta.
Keberadaan tenaga-tenaga arsiparis yang professional akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi. Sebagaimana yang dikatakan oleh Rivai (2009) dalam Novriani (2014) bahwa kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang yang dihasilkan oleh pegawai sesuai dengan perannya dalam organisasi.
Setiap lembaga, organisasi ingin memiliki pegawai yang dapat meningkatkan kinerja organisasi melalu kinerja individual. Dalam menilai kinerja pegawai arsip sangat ditentukan oleh fungsi dan tugas yang dilakukan. Tugas pokok pegawai arsip terdiri dari ketatalaksanaan kearsipan, pembuatan petunjuk arsip, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan arsip, pelayanan kearsipan dan publikasi kearsipan (Kemenpan No 03/KEP/M.PAN3/2009). Kinerja pegawai arsip dikatakan baik ketika kualitas pekerjaan yang dihasilkan sesuai dengan standar, baik
19 dari segi kualitas, kuantitas, maupun ketepatan waktu. Selain itu tingkat kinerja yang baik dapat juga dilihat dari tingkat kehadiran pegawai dan kerjasama antar pegawai (Perka ANRI No.5 Tahun 2017, Tentang Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis).
Unit kearsipan Universitas Hasanuddin merupakan unit baru yang terbentuk pada tahun 2016, yang tentunya mengalami ketertinggalan di berbagai aspek seperti kebijakan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana dibandingkan unit-unit sebelumnya. Berdasarkan hasil observasi, terlihat masih banyaknya penumpukan arsip yang belum terkelolah dengan baik. Hal ini disebabkan tenaga arsiparis yang ada di unit kearsipan Universitas Hasanuddin sebanyak 4 arsiparis dan dibantu 1 tenaga kontrak dianggap masih kurang. Arsip yang ada di unit kearsipan Universitas Hasanuddi merupakan arsip yang berasal dari unit-unit yang ada di Universitas Hasanuddin.
Sehingga berdasarkan permalasahan di atas maka dilakukan penelitian dengan judul “Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin”.
I.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah “Bagaimana Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin”?
I.3. Tujuan Penelitian
20 Menganalisa dan menggambarkan Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin.
I.4. Manfaat Penelitian
I.4.1. Manfaat Akademik
Dapat dijadikan salah satu acuan untuk menyusun penelitian selanjutnya dan memahami perkembangan masalah- masalah yang terjadi di instansi-instansi pendidikan maupun pemerintah terkait manajemen sumber daya manusia dan kinerja pegawai.
I.4.2. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu dasar bagi Universitas Hasanuddin dalam melakukan peningkatan kinerja dan pengolahan arsip di Universitas Hasanuddin.
6 BAB II
LANDASAN TEORI II.1. Lembaga Pengelolah Arsip Statis
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud meliputi :
1. Akuisisi arsip statis;
2. Pengolahan arsip statis;
3. Preservasi arsip statis; dan 4. Akses arsip statis.
Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 16 ayat (3) UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas :
1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, ANRI adalah lembaga kearsipan nasional yang memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yaitu arsip dari
7 peristiwa atau kegiatan yang dihasilkan pencipta arsip yang memiliki yurisdiksi
kewenangan secara nasional atau memiliki pengaruh terhadap kepentingan nasional yang diterima dari
a. lembaga negara;
b. perusahaan;
c. organisasi politik;
d. organisasi kemasyarakatan;
e. perseorangan.
2. Arsip Daerah Provinsi
Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah provinsi merupakan lembaga kearsipan daerah provinsi yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi. Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan;
8 f. perseorangan.
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota:
Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah kabupaten/kota merupakan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari ;
a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;
b. desa atau yang disebut dengan nama lain;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan;
f. perseorangan.
II.1.1 Lembaga Arsip Perguruan Tinggi
Berdasarkan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip Perguruan Tinggi wajib melakukan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Selaian itu
9 kearsipan perguruan tinggi kuga memiliki tugas pengelolaan arsip inaktif yang memiliki masa retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika perguruan tinggi serta melakukan pembinaan kearsipan dilingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perguruan tinggi karena :
1. Asset utama (asset intelektual) bagi perguruan tinggi
2. Pendukung operasional dan administrasi seperti anggaran dan agenda, kebijakan dan prosedur, formulir-formulir, buku pedoman studi, dan surat menyurat.
3. Sarana proses belajar mengajar seperti bahan presentasi dan handout, kuis, test, ujian, buku catatan, silabus dan lain - lain.
4. Sarana komunikasi di dalam dan keluar negeri seperti memo, laporan, program, laporan tahunan.
Menurut Zaenuddin (2013) Arsip Perguruan Tinggi bukanlah satu- satunya organisasi kearsipan, namun ada organ lain yang ikut bertanggung jawab melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan kearsipan di sebuah perguruan tinggi. Organisasi-organisasi kearsipan tersebut meliputi: unit pengolah (central file), unit kearsipan (records center), serta arsip perguruan tinggi (university/college archives).
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki fungsi dan tugas mengelola arsip aktif yaitu arsip yang masih sering digunakan oleh pencipta. Karena fungsinya sebagai pusat arsip
10 aktif, unit ini disebut juga sebagai central file atau pusat berkas. Unit ini berada di jurusan, bagian atau seksi pada fakultas; di bidang pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) atau lembaga; serta di bagian, subdirektorat atau subbagian pada biro atau direktorat. Dengan kata lain unit pengolah ada pada level eselon III dan IV.
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang bertugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yaitu arsip yang masih digunakan oleh pencipta namun frekuensinya sudah menurun. Karena fungsinya sebagai pusat arsif inaktif, unit ini disebut juga sebagai records center atau pusat arsip. Dalam lingkungan perguruan tinggi, unit ini berada di tingkat fakultas, lembaga, UPT, biro dan direktorat, atau ada pada level eselon II. Unit kearsipan dibagi menjadi dua: pertama, unit kearsipan II yang mengelola arsip inaktif berentensi di bawah sepuluh tahun dan berada pada tingkat sebagaimana tersebut di atas; kedua, unit kearsipan I yang memiliki kewenangan mengelola arsip inaktif beretensi 10 tahun keatas dan berada di bawah Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Lembaga kearsipan perguruan tinggi merupakan unit kerja perguruan tinggi yang memiliki fungsi dan tugas melaksankan pengelolaan arsip statis dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi serta pembinaan kearsipan di perguruan tinggi yang bersangkutan. Unit ini berada di tingkat universitas, institut, sekolah tinggi, atau akademi sesuai
11 jenis perguruan tingginya, sehingga disebut dengan arsip perguruan tinggi atau arsip universitas (university archives).
II.1.2 Tugas Lembaga Karsipan perguruan Tinggi
Secara ringkas Zaenuddin (2013) menjelaskan bahwa unit pengolah dan unit kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis (records management) yang meliputi: penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Sementara arsip perguruan tinggi melakukan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis (archives management) yang meliputi: akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis. Penjelasan mengenai pengelolaan arsip statis sebagai berikut :
1. Akuisisi Arsip Statis
Akusisi merupakan proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan. Proses ini kemudian diikuti pula dengan pengalihan hak pengelolaan arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi arsip dilaksanakan melalui prosedur: monitoring arsip, membuat daftar arsip statis yang akan diserahkan, melakukan verifikasi arsip, penetapan arsip statis yang akan diakuisisi oleh lembaga kearsipan, persetujuan dan penetapan untuk menyerahkan oleh pencipta, pelaksanaan serah terima yang disertai berita acara dan daftar. Selanjutnya lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip-arsip tersebut dengan
12 jalan melakukan layanan kepada publik dan menyediakan fasilitas akses.
Terkait akusisi di lingkungan perguruan tinggi, Effendhie (2007) dalam Zaenuddin (2013) menyatakan bahwa proses akuisisi sendiri sebenarnya bersifat aktif, artinya terus menerus dilakukan karena pertumbuhan arsip di unit-unit kerja tidak pernah berhenti.
Sementara strategi akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Strategi pasif merupakan strategi dimana arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi hanya terlibat dalam kegiatan evaluasi atau verifikasi arsip yang akan diserahkan. Strategi ini mensayaaratkan tiap unit kerja sudah melaksankan mekanisme penyusutan secara konsisten dan penilaian secara optimal. Sedangkan strategi akuisisi aktif diberlakukan jika prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. Salah satu indikator penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya jadwal retensi arsip (JRA).
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 tahun 2011 tentang tatacara akuisisi arsip statis, dalam rangka menjamin khazanah arsip statis di lembaga kearsipan lebih efektif, akuisisi arsip statis perlu memperhatikan hal-hal mendasar yang terkait dengan prinsip dan strategi akuisisi arsip statis.
1) Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip
13 ataupun serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
2) Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya.
3) Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media.
4) Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip yang berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya.
5) Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
2. Pengolahan Arsip Statis
Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam mengolah arsip statis, yaitu: pertama, prinsip pokok meliputi: prinsip asal usul (provenance) dan prinsip aturan asli (original order).
Kedua, prinsip alternatif meliputi: prinsip fungsional, prinsip restorasi, prinsip organisasi, prinsip masalah, dan prinsip kegunaan. Effendhie (2007) dalam Zaenuddin (2013) menjelaskan,
14 menurut prinsip asal usul, arsip akan dikelola berdasar lembaga penciptanya, sementara menurut prinsip aturan asli, arsip disusun berdasarkan aturan yang digunakan saat arsip-arsip tersebut masih dinamis. Prinsip kedua ini mensyaratkan arsip yang diserahkan ke LKPT dalam keadaan teratur dan sudah ada daftar yang dapat digunakan sebagai jalan masuk. Faktanya jarang arsip statis yang diserahkan dalam keadaan teratur sehingga rekonstruksi arsip sesuai dua prinsip pokok tersebut sulit diterapkan. Untuk mengatasi keadaan tersebut perlu dilakukan recovery ulang dengan melakukan deskripsi arsip. Dalam keadaan demikian pengaturan arsipnya dapat berpegang pada prinsip-prinsip alternatif di atas, seperti berdasar: fungsi, masalah atau struktur organisasi.
Prinsip-prinsip tersebut mensyaratkan lembaga kearsipan untuk mengolah arsip statis lembaga/organisasi yang berbeda secara terpisah dan memelihara aturan asli arsip statis yang diterima. Penerapan prinsip-prinsip tersebut sebagai berikut ;
a) Tidak menggabungkan arsip statis dari dua lembaga/organisasi.
Arsip statis dari lembaga/organisasi yang berbeda harus dikelola terpisah meskipun lembaga/organisasi itu terlibat pada kegiatan yang sama atau memiliki orang-orang yang sama.
Demikian pula arsip statis pribadi dari perseorangan yang berbeda tidak digabungkan meskipun individuindividu tersebut terkait atau mengalami peristiwa yang sama.
15 b) Tidak mengolah kembali arsip statis yang sudah memperlihatkan aturan aslinya. Aturan asli arsip statis yang diterima tidak harus diolah kembali apabila aturannya jelas menggambarkan fungsi dan aktivitas pencipta arsip. Secara khusus, arsip statis tidak harus diolah berdasarkan subjek, tanggal, atau medianya jika tidak sesuai dengan aturan asli arsip ketika diciptakan.
c) Mengidentifikasi level arsip statis sesuai dengan level hierarki pengaturan yang digunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Preservasi Arsip Statis
Menurut Zenuddin (2013) Ditinjau dari tindakannya preservasi terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif.
Prinsip preservasi meliputi: arsip statis harus selamanya dilestarikan; semua aspek arsip (format, nilai kesejarahan, teks, gambar dll) jika memungkinkan akan dipertahankan; preservasi preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan dan mengurangi semua efek pada arsip; preservasi kuratif dilakukan jika ada kerusakan arsip dengan cara profesional; Arsip asli dapat diakses namun jika kondisinya rusak yang diberikan adalah salinannya.
4. Akses Arsip Statis
Menurut Zaenuddin (2013) Muara dari pengelolaan arsip statis adalah akses arsip. UU Kearsipan mendefinisikan akses arsip sebagai ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
16 dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan mempunyai kewajiban menjamin kemudahan akses dengan melaksanakan layanan yang standar dan meyediakan sarana temu balik arsip kepada pengguna. Dengan demikian arsip yang dikelola, disimpan dan dipelihara berdaya guna dan bermanfaat kepada publik.
Pengguna arsip statis di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) terdiri atas pengguna internal dan eksternal.
Pengguna internal meliputi pribadi atau lembaga yang terkait dengan perguruan tinggi secara langsung, seperti: pimpinan perguruan tinggi, unsur administrasi perguruan tinggi, mahasiswa, dosen, fakultas dan unit atau lembaga di bawah perguruan tinggi.
Sedangkan pengguna eksternal merupakan pihak luar yang sudah tidak mempunyai kaitan langsung dan resmi dengan perguruan tinggi yang bersangkutan. Termasuk kategori ini adalah alumni, peneliti, dan masyarakat (Zaenuddin, 2013).
II.2. Tinjauan Umum Tentang Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2014, Tetang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengatakan bahwa, Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri Sipil yang merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis
17 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Arsiparis Non- Pegawai Negeri Sipil merupakan pegawai non-Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga professional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Adapun fungsi dan tugas arsiparis sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2014 yakni :
a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
18 e. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
g. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
II.3. Tinjauan Umum Tentang Kinerja II.3.1. Definisi Kinerja (Perfomance)
Menurut Bernandi dan Russel dalam Gomes (2003) mendefinisikan bahwa kinerja merupakan catatan aoutcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama satu periode waktu tertentu.
Kinerja adalah istilah yang popular dalam manajemen, yang mana istilah kinerja didefenisikan dengan istilah hasil kerja, prestasi kerja dan performance. Dalam kamus bahasa Indonesia dikemukanan arti kinerja sebagai, suatu yang dicapai, prestasi yang diperlihatkan, kemampuan
19 kerja. Menurut Fattah (1999) Kinerja atau prestasi kerja diartikan sebagai ungkapan kemampuan yang didasari oleh pengetahuan, sikap, keterampilan dan motivasi dalam menghasilkan sesuatu. Sementara Menurut Sedarmayanti (2001) bahwa Kinerja merupakan terjemahan dari performance yang berarti prestasi kerja, pelaksanaan kerja, pencapaian kerja, unjuk kerja atau penampilan kerja (Rahadi, 2010).
Samsuddin (2005), menyebutkan bahwa kinerja adalah tingkat pelaksanaan tugas yang dapat dicapai seseorang, unit atau divisi dengan menggunakan kemampuan yang ada dan batasan-batasan yang telah ditetapkanuntuk mecapai tujuan organisasi. Dalam bahasa inggris Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggungjawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan otganisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai moral maupun etika. Menurut Mangkunegara (2001) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitasyang dicapai oleh seorang pegawai dalam melakukan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya (Rihadi, 2010).
Jadi berdasarkan defenisi-defenisi mengenai kinerja maka disimpulkan bahwa kinerja adalah hasil nyata apa yang telah dikerjakan oleh seseorang/pegawai suatu organisasi yang dipengaruhi oleh faktor internal maupun external dari individu tersebut, dan hasil kerja yang
20 dilakukan sesuai dengan fungsi dengan maksud tecapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
II.3.2 Faktor-Faktor Yang mempengaruhi Kinerja
Menurut Mahmudi kinerja merupakan kontruksional yang mencakup banyak faktor yang mempengaruhinya. faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah :
1. Faktor Perssonal/individu, Meliputi : Pengetahuan, keterampilan (Skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi dan komitmen yang dimiliki setiap individu.
2. Faktor Kepemimpinan, meliputi : kualitas dalam memberikan dorongan, semangat, arahan dan dukungan yang diberikan manajer dan team leader.
3. Faktor tim, meliputi : kualits dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekanan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesame anggota tim, kekompakan dan keeratan anggo tim.
4. faktor sisitem, meliputi ; sistem kerja, fasilitas kerja atau infrastruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kinerja dalam organisasi.
5. faktor kontekstual, meliputi: tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.
Menurut Campbel (1990) menyatakan bahwa hubungan fungsional antara kinerja dengan atribut kinerja dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu:
21 1. Knowledge, mengacu pada pengetahuan yang dimiliki oleh
pegawai
2. Skiil, mengacu pada kemampuan melakukan pekerjaan.
3. motivasi, mengacu pada dorongan dan semnagat melakukan kerja.
Menurut Mahmudi (2015) Kinerja organisasi dipengaruhi oleh kinerja individual dankelompok yang terdiri dari faktor-faktor berikut:
1. Kinerja individual yang dipengaruhi faktor, Pengetahuan, Skill, motivasi dan peran.
2. Kinerja tim/kelompok yang dipengaruhi oleh keertan tim, kepemimpinan, kekompakan, struktur tim, peran tim dan norma.
3. kinerja organisasi dipengaruhi oleh, lingkungan, kepemimpinan, struktur organisasi, pilihan strategi, teknologi, kultur dan proses organisasi.
Menurut James L. Perry dalam Gomes (2005) menjelaskan bahwa penilaian kinerja seseorang biasanya sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut :
1. Ras/Suku Bangsa
Berdasarkan studi Flaugher, Campbell dan Pike (1969) ditunjukkan bahwa supervisor yang mengadakan penilaian perfomansi bagi orang kulit hitam dan kulit putih. Orang kulit
22 hitam ternyata permonsinya dinilai lebih tinggi dibandingkan dengan rekan-rekan kerjanya yang berkulit putih.
2. Gender/Jenis Kelamin
Dari hasil studi Lovrich dab jones (1983), menjelaskan bahwa wanita dan lagi-laki menilai perfomansi dengan cara yang sama.
Namun demikian, banyak kaum wanita yang menilai masih terus mendapat perlakuan yang berbeda dalam penilaian performansi. Mereka mengklaim bahwa masih kurang mendapat kepercayaan dibandingkan dengan rekan-rekan kerja yang berjenis kelamin laki-laki.
3. Usia
Rhodes (1983) menemukan bahwa keyakinan yang luas bahwa usia mempengaruhi usia. Ada klaim dari paranpekerja yang berusia agak tua yang mengatakan para supervisior yang lebih muda biasanya cenderung menilai rendah mereka yang sudah tua dibandingkan yang muda.
II.3.3. Manajemen Kinerja
Tujuan umum manajemen kinerja adalah untuk menciptakan budaya para individu dan kelompok memikul tanggung jawabbagi usaha peningkatan proses kerja dan kemampuan yang berkesinambungan.
Manajemen Kinerja di definiskan oleh Bacal (1999) dalam Dharma (2005) sebagai proses komunikasi yang berkesinambungan dan
23 dilakukan dalam kemitraan antara seorang karyawan dan atasan langsungnya. Manajemen kinerja bertujuan untuk membangun harapan yang jelas dan pemahaman tentang:
1. fungsi kerja esensial yang diharapkan dari para karyawan;
2. seberapa besar kontribusi pekerjaan karyawan bagi pencapaian tujuan orgnasisasi;
3. apa arti onkretnya “melakukan pekerjaan dengan lebih baik”;
4. bagaimana karyawan dan penyelianya berkerja sama untuk mempertahankan, memperbaiki, maupun mengembangkan kinerja karyawan yang sudah ada sekarang;
5. bagaimana prestasi kerja akan diukur;
6. mengenali berbagai hambatan kinerja dan menyingkirkannya;
Menurut Noe, dkk (1999) dalam Dharma (2005), menyebutkan 3 tujuan manajemen kinerja yaitu :
1. Tujuan Stratejik
Manajemen kinerja harus mengaitkan kegiatan pegawai dengan tujuan organisasi. Pleaksanaan strategi tersebut perlu mendefinisikan hasil yang akan dicapai, perilaku, karakteristik, pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi, mengembangkan pengukuran dan sistem umpan balik terhadap kinerja pegawai.
2. Tujuan Administratif
24 Kabanyakan organisasi menggunakan informasi manajemen kinerja khususnya evaluasi kinerja untuk kepentingan keputusan administrative, seperti; penggajian, promosi, pemberhentian pegawai dan lain-lain.
3. Tujuan Pengembangan
Manajemen Kinerja bertujuan mengembangkan kapasitas pegawai yang berhasil di bidang kerjanya. pegawai yang berkinerja tidak baik perlu mendapat pemberdayaan melalui training, penempatan yang lebih cocok dan sebagainya. pihak manajemen perlu memahami apa saja yang menyebabkan pegawai tidak bekerja baik, apabila faktor skill, motivasi dan lain-lain sehingga dapat diambil langkah-langkah untuk memperbaiki kinerjanya.
Mahmudi (2015) dalam bukunya membagi manajemen berdasarkan pendekatan menjadi tiga bagian yakni :
1. Manajemen kinerja berbasis pelaku
Manajemen kinerja model klasi lebih menekankan pada input, yaitu pwgawai pelaksana kinerja. Organisasi yang menggunakan pendekatan manajemen kerja berbasis pelaku memandang tokoh pelaksana kinerja sebagai penentu keberhasilan organisasi. Manajemen kinerja berbasis pelaku mendasarkan penilaian kinerj pada kualifikasi dan kinerja individual , misalnya ;
25 a. penampilan
b. Disiplin dan ketaatan terhadap aturan c. kemamuan dan kemapuan belajar
d. hubungan dengan pelanggan, bawahan, rekan kerja dan atasan
e. motivasi diri
f. kecermatan dan ketelitian
g. produktivitas/kecepatan dalam bekerja, h. kualitas kerja
i. pengetahuan dan keterampilan kerja j. kemampuan beradaptasi
k. kemampuan bekerjasama dan kerja tim l. kemampuan mengatasu masalah
m. kemampuan berkomunikasi lisan dan tulisan n. kemampuan memimpin dan mengorganisasi o. Loyalitas
2. Manajemen Kinerja Berbasis Perilaku
Manajemen kinerja berbasis perilaku tidak semata-mata berfokus pada faktor pegawai, namun berkonsentrasi pada prilaku atau proses yang dilakukan seseorang dalam melakukan kinerja. Untuk menilai kinerja berdasarkan perilaku atau proses, organisasi biasanya menentukan faktor kinerja sebagai dasar untuk menilai. Faktor-faktor kinerja tersebut misalnya :
26 a. Manajemen oprasional
- Perencanaan dan pengendalian keuangan.
- Manajemen aset - Pengendalian internal
b. Manajemen staf dan pengembangan SDM
- Perencanaan, seleksi dan pengembangan staf.
- Perencanaan kinerja, bimbingan dan penghargaan kinerja.
- pengembangan tim dan hubungan staf.
c. Kualitas barang atau jasa yang dihasilkan - Estetika produk yang diberikan
- kemudahan dalam penggunaan atau pengaksesan - Ketersediaan/keberadaan barang dan jasa atau orang
saat dibutuhkan
- kebersihan dan kerapaia produk yang diberikan.
d. Kualitas Pelayanan - Kecepatan pelayanan
- Kebersihan dan Kerapian staf dan fasilitas
- Keramahan dan kesabaran staf dalam melayani pelanggan
- Satf yang membantu dan bersahabat serta perhatian pada pelanggan
- Keamanan dan kenyamanan
27 3. Manajemen Kinerja berbasis Hasil
Pendekatan manajemen kinerja berbasis pelaku dan perilaku hanya berfokus pada pengukuran kinerja input dan output.
Pengukuran kinerja input-output ini terdapat kelemahan karena tidak mengukur hasil, dampak, dan manfaat lebih luas. Oleh karena itu dikembangkan manajemen kinerja dan teknik penilaian kinerja yang difokuskan pada pengukuran hasil.
Menurut Dharma ( 2005) Manajemen kinerja dalam model input, proses, output bekenaan dengan ;
1. Input; Keahlian, pengetahuan dan kepiawaian yang dibawa oleh individu kepada pekerjaannya.
2. Proses; bagaimana individu berperilaku dalam melaksanakan pekerjaan mereka- kompetensi keperilakuan yang mereka bawa dalam memenuhi tanggungjawabnya.
3. Output; hasil yang dapat diukur dicapai oleh individumenurut tingkat kinerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas.
4. Otcome: dampak dari apa yang telah dicapai oleh kinerja individu terhaddap hasil kelompok, departemen, unit kerja atau fungsi serta organisasi. Ini merupakan kontribusi, yang merupakan ukuran yang penting bagi efektifitas pekerjaannya.
II.3.4 Indikator Kinerja
28 Istilah ukuran kinerja dan indiator kinerja sering dipakai dengan saling menggantikan. Tetapi beberapa organisasi membedakan antara keduanya dengan memakai istilah ukuran kinerja untuk hasil yang dapat diukur secara kuantitatif dan indicator kinerja untuk situasi dimana hasilnya hanya dapat dinilai secara kualitatif berdasarkan perilaku yang dapat diamati.
Sun life dalam Dharma (2005) misalnya, menetapkan tiga kriteria berupa kualitas kerja, output dan ketepatan waktu. Amstrons (1994) dalam Dharma (2005) telah mengindentifikasi empat macam pengukuran yang berbeda :
1. Ukuran uang; termasuk memaksimalkan pendapatan, meminimalkan pengeluaran dan meningkatkan hasil.
2. Ukuran waktu; kinerja yang ditunjukkan dalam suatu kerangka jadwal waktu kerja tertentu, jumlah catatan baclog dan kecepatan aktifitas atau tanggapan.
3. Ukuran efek; termasuk penetapan suatu standar, perubahan perilaku (para kolega, staf, klien ataupun konsumen) enyelesaian fisik dari suatu pekerjaan dan tingkat dipergunakannya suatu layanan.
4. Reaksi; mengindikasikan bagaimana orang lain menilai pemegang pekerjaan dan karenaya merupakan suatu pengukuran yang kurang objektif. reaksi dapat diukur melalui
29 penilaian yang buruk, pemberian peringkat oleh klien ataupun konsumen internal maupun eksternal atau hasil analisis terhadap komentar serta keluhan-keluhan.
Kinerja dalam organisasi merupakan satu alat ukur keberhasilan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Bernandin dan Russel dalam Gomes (2005) :
1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam satu waktu tertentu.
2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan, kelengkapan dan kerapian.
3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini menegnai sejauhmana seorang pegawai mengetahui pekerjaannya dan sesuai dengan standar oprasional yang berlaku.
4. Creativiness (Kreativitas); keaslian gagasan –gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaiakan persoalan-persoalan yang timbul.
30 5. Cooperation (kerjasama); kesediaan untuk bekerjasama dengan
orang lain (sesame anggota organisasi)
6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja.
7. Initiative (inisiatif); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya.
8. Personal qualities (kualitas Pribadi); menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramah-tamahan dan integritas pribadi.
II.4. Kerangka Pemikiran
Harapan setiap organisasi memiliki pegawai yang memiliki kinerja yang baik sehingga dapat mewujudkan suatu efektifitas dan efisiensi dalam bekerja, terkhusus tenaga arsiparis dalam pengelolaan arsip pertguruan tinggi sebagai bentuk kesiapan pegawai kearispan dalam menghadapi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN BH).
Unit Kearsipan perguruan tinggi yang betugas mengelolah arsip- arsip statis perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan dilingkungan perguruan tinggi dituntut untuk melakukan tugas dengan baik, mengingat arsip-arsip yang terkelolah di unit kearsipan merupankan bukti otentik dan memori kolektif dari suatu perguruan tinggi.
Kinerja dalam organisasi merupakan satu alat ukur dalam keberhasilan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Mengingat sumber daya manusia sebagai penggerak roda
31 berjalannya suatu organisasi. Menurut Bernandin dan Russel dalam Gomes (2005) indikator kinerja terdiri dari :
1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam satu waktu tertentu.
2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan, kelengkapan dan kerapian.
3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini menegnai sejauhmana seorang pegawai mengetahui pekerjaannya dan sesuai dengan standar oprasional yang berlaku.
4. Creativiness (Kreativitas); keaslian gagasan–gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaiakan persoalan-persoalan yang timbul.
5. Cooperation (kerjasama); kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain (sesame anggota organisasi)
6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja.
32 7. Initiative (inisiatif); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas
baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya.
8. Personal qualities (kualitas Pribadi); menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramah-tamahan dan integritas pribadi.
33 Gambar.1 Kerangka Pemikiran
1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan);
2. Quality of work (kualitas Pekerjaan);
3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan) 4. Creativiness (Kreativitas);
5. Cooperation (kerjasama);
6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan);
7. Initiative (inisiatif);
8. Personal qualities (kualitas Pribadi);
Kualitas Kinerja Arsiparis Kinerja Arsiparis
30 BAB III
METODE PENELITIAN III.1. Pendekatan Penelitian
Dalam Penelitian ini digunakan pendekatan kualitatif yang merupakan suatu penelitian untuk mencari kebenaran secara ilmiah dengan melakukann wawancara mendalam, dalam mengumpulkan informasi yang akurat. Menurut Maleong (2012) bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud memahami fenomena tentang apa yang dialami subjek penelitian dengan cara deskripsi dalam bentuk kata- kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.
Alasan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena ingin memahami mengenai perilaku dan isu-isu rinci mengenai situasi dan kenyataan yang dihadapi oleh arsiparis di unit kearsipan.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan tujuan mendeskripsikan, menggambarkan atau melukiskan secara sistematis dan akurat mengenai fakta-fakta yang terjadi di lapangan. Dengan demikian melalui penelitian deskriptif kualitatif ini peneliti berusaha untuk menggambarkan permasalahan yang ada dalam kaitannya dengan
“Kinerja Tenaga Arsiparis di Unit Kerasipan Universitas Hasanuddin” dan kemudian menganalisanya dengan subjektif.
III.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
31 Penelitian ini dilaksanakan di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin. Lokasi penelitian beralamat Jl. Perintis Kemerdekaan Km.10.
Penelitian dilaksanakan pada bulan Januari 2018 sampai Februari 2018.
III.3. Informan Penelitian
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Kegunaan informan bagi peneliti ialah agar dalam waktu yang relative singkat banyak informasi yang terjaring, karena informan dimanfaatkan untuk berbicara, bertukar pikiran atau membandingkan suatu kejadian yang ditemukan dari subjek lainnya (Bogdan dan Biklen (1981) dalam Moleong (2012)).
Penentuan Informan dapat diakukan melalui keterangan oranng yang berwenang dan melalui wawancara pendahuluan. Dalam hal tertentu informan perlu direkrut seperlunya agar informasi tidak terlalu luas dan keluar dari fokus penelitian (Moleong, 2012).
Adapun Informan yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah : 1. Kepala Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin sebagai
informan Kunci.
2. Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin.
3. Staf Administrasi di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin.
III.4. Instrumen Penelitian
Intrumen dalam penelitian ini adalah manusia itu sendiri karena salah satu ciri penelitian kualitatif menurut Maleong (2012) ialah orang sebagai alat ukur atau sebagai instrument yang mengumpulkan data
32 sekaligus perencana, analis, penafsir dan pada akhirnya peneliti yang menjadi pelopor penelitiannya. Oleh karena itu peneliti harus bersifat netral agar penelitian yang dihasilkan sesuai dengan data yang sebenarnya. Adapun alat bantu instrumen tambahan yakni pedoman wawancara dan tape recorder untuk mempermudah mengingat data yang diperoleh.
III.5. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang digunakan ada 2 (dua) yakni : 1. Data Primer
Data primer yaitu yang diperoleh secara langsung pada sumber data yaitu pada Lembaga Kearsipan Universitas Hasanuddin baik penanggung jawab kearsipan maupun staf/pegawai dengan cara observasi dan wawancara pada informan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan penelitian mengenai kinerja.
2. Data Sekunder
Data peneltian sekunder adalah sebagai data pendukung data primer yang berasal dari literatur dan dokumen serta data yang diambil dari suatu organisasi yang sesuai dengan permasalahan dilapangan yang berupa bahan bacaan, bahan pustaka dan laporan-laporan penelitian dan menungjang lainnya.
III.6. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini terbagi menjadi tiga yakni:
33 1. Wawancara
Data yang diperoleh melalui wawancara yang mendalam (indepth) dengan rnenggunakan pertanyaan terbuka. Data yang diperoleh berupa persepsi, pendapat, perasaan dan pengetahuan dari Kepala unit kearsipan maupun staf/arsiparis di unit kearsipan.
Untuk mempermudah mengingat infomasi peneliti menggunakan alat perekam dan kertas guna mendapatkan informasi yang akurat.
Menurut Denzim dalam Destiasari (2015) wawancara adalah pertukaran percakapan dengan tatap muka dimana soseorang memperoleh informasi dari yang lain. Keunggulan utama wawancara ialah memungkinkan peneliti mendapatkan jumlah data yang banyak, sebaliknya kelemahannya ialah karena wawancara melibatkan aspek emosi, maka kerja sama yang baik antara pewawancara dan yang diwawancarai sangat diperlukan (Sarwono, 2006).
2. Observasi
Menurut Sarwono (2006) Kegiatan observasi meliputi melakukan pencatatan, serta sitematik kejadian-kejadian, perilaku, objek-objek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan.
Buford Junker (1980) dalam Moleong (2012) memebrikan gambaran mengenai peran penelita dalam pengamatan/observasi sebagai,(1) Berperan serta secara lengkap, pengamat dalam hal ini
34 menjadi anggota penuh dari kelompok yang diamatinya, (2) Pemeran serta sebagai pengamat, peranan peneliti sebagai pengamat dalam hal ini tidak sepenuhnya sebagai pemeran serta tetapi melakukan fungsi pengamatan, (3) Pengamat sebagai pemeran serta, pengamat secara terbuka diketahui oleh umum bahkan mungkin peneliti disponsoti oleh subjek, (4) Pengamat penuh, peneliti dengan bebas mengamati secara jelas subjeknya dari belakang kaca sedang subjeknya tidak mengetahui apakah mereka sedang diamati.
Adapun peran peneliti dalam penelitian ini adalah peneliti sebagai pengamat, yang dimana dalam hal ini peneliti tidak sepenuhnya sebagai pemeran serta tetapi hanya melakukan fungsi pengamatan. Pengamatan dilakukan mencakup fokus penelitian yang mempengaruhi kinerja arsiparis di unit kearsipan Universitas Hasanuddin.
3. Studi Dokumen
Kajian dokumen merupakan sarana pembantu peneliti dalam mengumpulkan data atau informasi dengan membaca surat-surat, pernyataan tertulis kebijakan tertentu dan bahan-bahan tulisan lainnya terkait dengan kinerja arsiparis. Metode pencarian data ini sangat bermanfaat karena dapat dilakukan tanpa menggangu objek atau suasana penelitian (Sarwono, 2006).
III.7. Fokus Penelitian
35 Fokus penelitian merupakan suatu dasar bagi peneliti dalam mengumpulkan data agar tidak meluas. Untuk menyamakan pemahaman peneliti memberikan batasan-batasan penelitian yang sesuai dengan kerangka fikir yang ada. Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di unit kearsipan Universitas Hasanuddin sebagai pengelolah arsip statis perguruan tinggi. Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); Jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh arsiparis dalam suatu periode waktu yang ditentukan.
Hal ini dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam sasaran kerja yang telah ditentukan.
2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan, kelengkapan dan kerapian sesuai dengan aturan dalam pengelolaan arsip statis.
3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini mengenai sejauhmana seorang arsiparis mengetahui pekerjaannya dan sesuai dengan standar oprasional yang berlaku dan kesesuaian dengan latar belakang pendidikan.
