Lampiran : Kuesioner Pengujian Program
Data Pengisi
Nama :_______________
Jabatan :_______________
KUESIONER
Berilah penilaian anda mengenai program ini dengan memilih angka antara 1-5 (angka 5 merupakan penilaian tertinggi).
1 2 3 4 5 1. Tampilan dari program
2. Kemudahan penggunaan program
3. Pengaturan menu
4. Kelengkapan program
5. Hasil laporan
6. Penilaian program secara keseluruhan
JENIS TUGAS AKHIR : Skripsi
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM
ADMINISTRASI PENJUALAN, PEMBELIAN
DAN SERVIS PADA CV. SEJAHTERA JAYA ABADI
BIDANG PEMINATAN : Sistem Informasi
NRP : 26400083
NAMA : Handoko Wongsodirjo
DOSEN PEMBIMBING I : Gregorius Satia Budhi, Ir., M.T.
DOSEN PEMBIMBING II : Silvia Rostianingsih, S.Kom.
TAHUNLULUS TUGAS AKHIR : 2004
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS KRISTEN PETRA
USULAN TUGAS AKHIR
Nama : Handoko Wongsodirjo
NRP : 26400083
Bidang Peminatan : Sistem Informasi
Judul Tugas Akhir : Perancangan dan Pembuatan Sistem Administrasi Penjualan, Pembelian dan Servis pada CV. Sejahtera Jaya Abadi
Pembimbing I : Gregorius S Budhi, ST. MT.
Pembimbing II : Silvia Rostianingsih S.Kom.
Dilaksanakan : Semester genap tahun 2003 / 2004
Surabaya, 20 Desember 2003
Yang Mengusulkan,
Handoko Wongsodirjo
Mengetahui,
Pembimbing I, Pembimbing II,
Gregorius S Budhi, ST. MT. Silvia Rostianingsih S.Kom.
Koordinator Tugas Akhir,
Silvia Rostianingsih S.Kom.
1. JUDUL TUGAS AKHIR
Perancangan dan Pembuatan Sistem Administrasi Penjualan, Pembelian dan Servis pada CV. Sejahtera Jaya Abadi.
2. LATAR BELAKANG MASALAH
Banyak perusahaan telah menerapkan IT dalam mengelola usahanya, karena peranan IT dalam usaha dirasakan penting karena dapat membantu dalam kelancaran bisnis usaha. CV. Sejahtera Jaya Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan sepeda motor khusus merek Suzuki. CV. Sejahtera Jaya Abadi juga memberikan layanan servis pada sepeda motor merek Suzuki dan penjualan sparepart. CV. Sejahtera Jaya Abadi belum menggunakan komputer dalam menyimpan data-data transaksi sehari-hari. Data-data tersebut hanya dicatat pada nota-nota sehingga dirasakan kurang efisien.
Dalam menghadapi persoalan di atas, maka akan dirancang suatu sistem administrasi yang diharapkan dapat membantu kelancaran dalam menjalankan bisnis usahanya dan menyimpan datanya secara otomatis dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Selain itu juga dapat menghasilkan suatu laporan transaksi yang dilakukan dalam periode tertentu dan laporan rugi laba yang ada dalam periode tertentu.
3. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian diatas permasalahan yang sedang dihadapi adalah bagaimana membuat sistem untuk dapat memperoleh informasi secara cepat dan benar dan mengetahui hasil usaha dalam periode tertentu.
Adapun permasalahan yang terjadi antara lain :
• Adanya kemungkinan hilangnya nota penjualan atau nota pembelian yang ada dalam satu hari.
• Kesalahan pencatatan stok barang apabila ada barang yang keluar atau masuk, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pemesanan barang kepada supplier.
• Sulitnya mengetahui jumlah stok barang yang ada.
• Pencatatan piutang yang kurang efisien karena terdapat jumlah yang cukup banyak pelanggan yang membeli secara kredit.
• Pembuatan laporan-laporan masih memerlukan waktu yang lama, karena banyaknya data yang disalin.
4. RUANG LINGKUP MASALAH
Pembuatan perangkat lunak ini dirancang hanya untuk mengolah data transaksi yang terjadi dan melakukan pencatatan hutang dan piutang serta menghasilkan suatu laporan dalam periode tertentu. Adapun ruang lingkup dalam pembuatan perangkat lunak pada tugas akhir ini meliputi :
• Aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi.
• Database yang digunakan yaitu SQL Server 2000, dengan sistem operasinya Microsoft Windows.
• Power Designer digunakan untuk menggambarkan DFD dan ERD.
• Sistem yang dihasilkan dapat mengetahui jumlah stok barang serta harga barang yang ada akan disesuaikan dengan harga barang yang terbaru.
• Sistem ini dapat menangani sistem penjualan, pembelian, hutang, piutang, dan inventori.
• Sistem ini juga dapat menangani layanan servis yang diberikan juga penanganan penjualan sparepart.
• Dalam sistem ini juga terdapat retur penjualan dan pembelian.
• Dalam sistem ini pembayaran dapat dilakukan secara tunai dan hutang.
• Pembayaran secara kredit dapat dilakukan secara angsuran beberapa kali sesuai dengan daftar yang ada.
• Sistem ini bisa menghasilkan suatu laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan rugi laba periode tertentu.
• Sistem ini juga nantinya dapat menganalisa penjualan dan pembelian yang terjadi.
• Program yang dihasilkan bisa mempunyai user friendly yang lebih baik daripada sebelumnya.
5. TUJUAN
Tujuan Tugas Akhir ini adalah membuat sebuah sistem yang meliputi penjualan, pembelian, pembayaran hutang-piutang, manajemen inventori serta pembuatan laporan rugi laba yang terkomputerisasi sehingga dapat mempunyai manfaat bagi perusahaan seperti mempercepat proses pembuatan dan menghasilkan laporan yang cermat dan akurat pada setiap transaksi yang ada.
6. TINJAUAN PUSTAKA
CV. Sejahtera Jaya Abadi saat ini sudah menggunakan komputer dalam menangani dan menyimpan data-data transaksi sehari-hari, namun sebelumnya data-data tersebut dicatat terlebih dahulu pada kertas nota. Baru kemudian dari kertas nota tersebut dicatat dan dimasukkan dalam komputer.
Sistem penjualan pada CV. Sejahtera Jaya Abadi dilakukan dengan cara pelanggan datang ke tempat dan memilih-milih motor yang hendak dibeli.
Setelah mempunyai pilihan kemudian pelanggan memilih cara pelunasan motor tersebut apakah akan dibayar tunai langsung atau secara angsuran selama beberapa kali sesuai dengan aturan yang ada. Untuk pembayaran secara kredit, perusahaan akan melakukan survey terlebih dahulu kepada pelanggan setelah itu baru diputuskan apakah kredit tersebut disetujui atau tidak. Jika telah disetujui maka barang bisa langsung dikirim kepada pelanggan tersebut.
CV. Sejahtera Jaya Abadi melakukan pembelian dengan cara menghubungi dealer pusat dari Suzuki yaitu Indojakarta Motor Gemilang. Pihak dari CV.
Sejahtera Jaya Abadi akan meminta barang sesuai yang dibutuhkan untuk penyetokan. Apabila barang sudah ada maka pihak CV. Sejahtera Abadi akan mengirimkan pegawai ke sana untuk melakukan pembayaran dengan giro atau tunai. Lalu barang yang dipesan akan diambil sendiri oleh pihak CV. Sejahtera Jaya Abadi.
Selain menangani penjualan dan pembelian, CV. Sejahtera Jaya Abadi juga memberikan garansi servis kepada sepeda motor yang bermasalah. Garansi masing-masing merek berbeda, bila masih dalam jangka waktu garansi pelanggan tidak akan dikenakan biaya. CV. Sejahtera Jaya Abadi juga memberikan layanan penjualan sparepart sepeda motor khusus merek Suzuki, karena CV. Sehjatera Jaya Abadi hanya menjual merek Suzuki.
7. RELEVANSI
Dengan adanya software mengenai sistem administrasi meliputi penjualan sampai dengan penanganan hutang, piutang dan inventori, diharapkan dapat memperlancar usaha dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan sehingga dapat meningkatkan laba dari perusahaan.
8. METODOLOGI 1. Pengumpulan data
Melakukan penelitian pada perusahaan untuk mencari dan mengumpulkan bahan tugas akhir.
2. Analisa Sistem
Mengidentifikasi masalah yang ada dan membuat sistem untuk membantu menyelesaikan masalah yang ada.
3. Desain Sistem
Yaitu dengan cara membuat rancangan sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan berupa DFD, ERD dan Database.
4. Implementasi Sistem
Yaitu mengimplementasikan penggunaan sistem informasi dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan.
5. Uji Coba Sistem
Yaitu dengan menguji sistem yang telah dibuat.
9. JADWAL KEGIATAN
No Kegiatan Februari Maret April Mei
Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengumpulan
data 2 Analisa sistem 3 Desain sistem 4 Implementasi
sistem 5 Uji coba sistem
10. DAFTAR PUSTAKA
Antony Pranata, 2000, Pemrograman Borland Delphi, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Scott, Gregory M., 1986, Principles of Management Information Systems. New York : McGraw-Hill.
93 1. Install SQL Server 2000
2. Buat Database dengan nama Handoko
3. Klik kanan pada database Handoko pilih All Task, Pilih Restore Database.
Pilih file database yang ada pada folder database dalam CD TA 4. Letakkan Folder Report di D:\
5. Jalankan Program.
5.1. Form Login
Form ini muncul saat program pertama kali dijalankan. Pada form ini terdapat username dan password yang harus diisi. Hal ini dimaksudkan agar hanya orang-orang tertentu saja yang dapat menggunakan program. Jika dimasukkan username ‘salah’ dan password ‘salah’ maka muncul pesan error yang menyebutkan kalau username atau password salah karena tidak ada data tersebut pada tabel login. Jika salah satu username atau password kosong maka muncul pesan pada gambar 5.3.
Gambar 5.1. Form Login
Gambar 5.2. Pesan Error
Gambar 5.3. Pesan Data Kosong
Sekarang jika dimasukkan username ‘bos’ dan password ‘bos’ maka form login ini ditutup dan muncul form menu utama. ‘Bos’ adalah user dengan status admin. Jika ‘bos’ ini login maka menu yang bisa diakses pada form menu utama adalah :
? Transaksi :
1. Order Penjualan Motor 2. Penjualan Motor
3. Pembatalan Order Jual Motor 4. Penjualan Suku Cadang
- Tambah Data - Koreksi Data - Retur
5. Order Pembelian Motor 6. Pembelian Motor
7. Pembatalan Order Beli Motor 8. Pembelian Suku Cadang
- Tambah Data - Koreksi Data - Retur
9. Servis
? Pembayaran
? Master
1. Pelanggan - Tambah Data - Koreksi Data - Lihat Data
95 2. Supplier
- Tambah Data - Koreksi Data - Lihat Data 3. Suku Cadang
- Koreksi Data - Lihat Data 4. Cicilan
- Tambah Data - Koreksi Data 5. Motor
- Tambah Tipe Motor - Koreksi Tipe Motor - Lihat Tipe Motor - Koreksi Nomor Motor
? Laporan
1. Laporan Order Penjualan 2. Laporan Penjualan
3. Laporan Order Pembelian 4. Laporan Pembelian
5. Laporan Penjualan Suku Cadang 6. Laporan Pembelian Suku Cadang 7. Laporan Retur Penjualan Suku Cadang 8. Laporan Retur Pembelian Suku Cadang 9. Laporan Pembayaran
10. Laporan Laba Rugi
11. Laporan Inventori Suku Cadang 12. Analisa Penjualan
? Analisa Penjualan Suku Cadang
? Analisa Penjualan Motor
? Login
1. Tambah Pemakai 2. Ubah Password
Perbedaan dengan status kasir adalah status kasir tidak terdapat menu koreksi dan tambah data.
5.2. Form Menu Utama
Form ini merupakan form yang utama karena form inilah yang menghubungkan dengan form-form lain yang ada. Apabila status pemakai sebagai admin maka dapat mengakses menu koreksi dan tambah data sedangkan status kasir tidak bisa.
Gambar 5.4. Menu Utama Admin
97 Gambar 5.5. Menu Utama Kasir
Pada menu transaksi terbagi menjadi beberapa sub menu lagi yaitu order penjualan motor, penjualan motor, pembatalan order penjualan motor, penjualan suku cadang, order pembelian motor, pembelian motor, pembatalan order pembelian motor, pembelian suku cadang dan servis. Pada menu master terbagi menjadi beberapa sub menu juga yaitu pelanggan, supplier, suku cadang, cicilan, motor. Pada tiap menu master terdapat menu untuk tambah, koreksi dan llihat data. Pada menu laporan terdapat laporan order penjualan motor, laporan penjualan motor, laporan order pembelian motor, laporan pembelian motor, laporan penjualan suku cadang, laporan pembelian suku cadang, laporan retur penjualan suku cadang, laporan retur pembelian suku cadang, laporan servis laporan koreksi suku cadang, laporan laba rugi dan analisa penjualan. Pada menu login terdapat pilihan untuk menambah pemakai, ubah password dan keluar.
5.3. Form Order Penjualan Motor
Form ini muncul apabila pada menu transaksi dipilih order penjualan.
Tujuan form ini adalah mencatat motor yang diinginkan oleh pelanggan di mana stoknya belum ada. Nomor kode dan tanggal di-generate begitu form aktif. Data pelanggan dimasukkan sendiri atau diambil dari tabel pelanggan apabila pelanggan tersebut pernah membeli dari dealer ini. Untuk mengambil data
pelanggan tekan tombol cari pelanggan, maka muncul form data pelanggan. Untuk memilihnya tekan 2 kali maka data pelanggan yang dipilih masuk ke dalam form order penjualan seperti gambar 5.7.
Gambar 5.6. Memasukkan Data Pelanggan
99 Gambar 5.7. Data Pelanggan Masuk
Untuk mengambil data motor, tinggal double click pada data motor yang ada di bagian bawah form Data motor dapat dicari dengan tombol cari dengan memasukkan data yang mau dicari berdasarkan field. Jika dimasukkan berdasarkan tipe motor dan nama motor ‘sm’ maka muncul seperti pada gambar 5.8.
Gambar 5.8. Cari Motor
Setelah motor dipilih, masukkan jumlahnya. Setelah semua data pelanggan dan data motor order penjualan lengkap tekan OK untuk menyimpan data order penjualan. Tombol hapus di bawah data motor digunakan apabila data motor yang ada di stringgrid1 ingin dihapus. Tombol bersih untuk membersihkan form. Tombol Batal untuk kembali ke menu utama
5.4. Form Penjualan Motor
Form ini digunakan untuk melakukan transaksi penjualan motor.
Apabila stok motor tersedia maka penjualan dapat langsung dilakukan, sedangkan kalau stok motor tidak ada maka form order penjualan ditampilkan. Seperti pada gambar 5.9. apabila pelanggan ingin membeli Smash warna merah maka harus melakukan order dulu karena stok motor tidak ada.
101 Gambar 5.9. Form Penjualan Motor
Gambar 5.10. Stok Tidak Cukup
Penjualan yang dilakukan dapat diambil dari nomor order penjualan.
Untuk mencari nomor oder penjualan tekan tombol cari SO (Sales Order) maka muncul form data order penjualan. Tekan 2 kali pada nomor order penjualan yang diinginkan. Data order penjualan yang ditampilkan pada form ini adalah order penjualan dengan status siap jual. Setelah dipilih maka data order penjualan masuk ke dalam form penjualan.
Gambar 5.11. Ambil Data Order Jual
Data yang masuk tersebut meliputi data pelanggan dan data motor yang terjual. Bila tidak mengambil dari nomor order penjualan maka yang harus dilakukan pertama adalah mengisi data pelanggan lalu data motor yang dipilih pelanggan. Data pelanggan dapat dicari dengan menekan tombol cari di kanan kode pelanggan seperti pada form order penjualan. Setelah data pelanggan dan motor diisi, pilih tipe pembayaran, secara tunai atau kredit. Apabila secara tunai maka uang muka dihitung 0 dan total penjualan yang ditampilkan adalah jumlah harga jual dari motor yang dipilih. Apabila secara kredit maka yang dibayarkan adalah sejumlah uang muka saja. Untuk menyimpan data penjualan ini tekan
103 tombol OK. Setelah tombol OK ditekan surat jalan dicetak (dapat dilihat pada halaman 156).
Gambar 5.12. Data Order Penjualan Masuk
5.5. Form Pembatalan Order Penjualan Motor
Form ini dipakai apabila ingin membatalkan sebuah order penjualan.
Order Penjualan yang bisa dibatalkan adalah yang belum berstatus terjual. Seperti pada gambar 5.13. bila dipilih order penjualan dengan nomor SO07/04/001 maka data order tersebut ditampilkan.
Gambar 5.13. Form Pembatalan Order Jual Motor
Pada gambar 5.13. terlihat bahwa order tersebut masih berstatus J berarti order ini sudah siap jual. Status order penjualan ada 4 pertama 0 (belum diproses), 1 (terjual), B (masih order beli), J (siap jual). Jika order penjualan sudah masuk dalam order pembelian maka statusnya menjadi B. Sedangkan kalau sudah terjadi pembelian maka status menjadi J. Setelah data order jual masuk dalam penjualan maka statusnya menjadi 1.
5.6. Form Order Pembelian Motor
Form ini digunakan sebelum pembelian terjadi. Data order pembelian ini dapat diperoleh dari data order penjualan tapi dapat juga dengan memasukkan data order pembelian langsung.
105 Gambar 5.14. Form Order Pembelian Motor
Jika data diambil dari SO maka form data order penjualan muncul. Jika dipilih nomor SO07/04/002. Data order penjualan tersebut masuk dalam form order pembelian. Data yang masuk hanya data motor saja. Dalam 1 order pembelian bisa mengambil beberapa data order penjualan. Setelah data motor order pembelian lengkap tekan tombol OK untuk menyimpan.
Gambar 5.15. Ambil Data Order Jual
Gambar 5.16. Data Order Jual Masuk
5.7. Form Pembelian Motor
Pembelian terjadi setelah barang yang diorder waktu order pembelian tiba. Pembelian ini hanya bisa mengambil 1 nomor order pembelian (1 kode
107 pembelian untuk 1 order pembelian). Pembelian ini terjadi apabila semua barang yang ada dalam order pembelian sudah lengkap. Jika dipilih nomor order beli yang terjadi pada gambar 5.16 maka data tersebut masuk ke dalam kotak informasi PO.
Gambar 5.17. Form Pembelian Motor
Setelah masuk tekan OK maka data tersebut dipindahkan ke kotak data motor untuk diisikan nomor rangka dan nomor mesin.
Gambar 5.18. Memasukkan Nomor Rangka dan Nomor Mesin
Setelah nomor rangka dan nomor mesin terisi tekan OK untuk menyimpan data pembelian.
5.8. Form Pembatalan Order Beli Motor
Fungsi form ini untuk membatalkan order pembelian. Order pembelian yang bisa dibatalkan adalah order pembelian yang belum masuk ke dalam proses pembelian. Jika dipilih nomor order pembelian PO07/04/002 maka datanya ditampilkan pada kotak data PO. Untuk membatalkan order pembelian ini tekan tombol OK.
Gambar 5.19. Form Pembatalan Order Beli Motor
109 5.9. Form Penjualan Suku Cadang
Form ini digunakan untuk melakukan penjualan suku cadang. Dalam form ini dapat juga dilakukan pencarian suku cadang seperti mencari data motor pada gambar 5.8. Setelah memilih suku cadang, masukkan jumlahnya. Seperti gambar 5.20. dipilih bolt. Lalu masukkan jumlahnya. Setelah tekan tombol OK data suku cadang dimasukkan ke halaman penjualan suku cadang seperti pada gambar 5.21.
Gambar 5.20. Form Penjualan Suku Cadang
Gambar 5.21. Data Penjualan Suku Cadang
Setelah barang yang dijual dimasukkan semua, tekan tombol OK untuk menyimpan data penjualan suku cadang. Nota penjualan suku cadang dicetak begitu tombol OK ditekan (gambar 5.103). Masukkan jumlah uang yang dibayar untuk menghitung uang kembali.
Gambar 5.22. Memasukkan Jumlah Uang
Gambar 5.23. Uang Kembali Keluar
111 5.10. Form Pembelian Suku Cadang
Form ini memiliki bentuk dan prosedur yang sama seperti form penjualan suku cadang. Pada form ini terdapat halaman ketiga tempat menambah data suku cadang baru. Data suku cadang baru tersebut masuk langsung ke dalam tabel suku cadang.
Gambar 5.24. Menambah Suku Cadang
Gambar 5.25. Form Pembelian Suku Cadang
Data suku cadang yang dibeli ditampilkan pada halaman pembelian suku cadang. Masukkan nama supplier untuk kelengkapan data. Setelah lengkap tekan tombol OK untuk menyimpan data.
5.11. Form Servis
Form ini memiliki 4 halaman. Halaman pertama untuk mencatat servis rutin. Halaman kedua untuk mengambil data suku cadang bila diperlukan dalam servis. Halaman ketiga untuk mencatat servis gratis. Halaman keempat untuk menukarkan kupon servis pada dealer pusat. Pada servis rutin masukkan data pelanggan dan motor. Setelah itu masukkan jenis kerja yang dipakai. Apabila ada penggantian suku cadang klik pakai suku cadang. Pilih Oli pada halaman kedua, masukkan jumlahnya. Data suku cadang tersebut masuk pada halaman pertama.
Gambar 5.26. Form Servis Rutin
113 Gambar 5.27. Halaman Ganti Suku Cadang
Gambar 5.28. Pakai Suku Cadang
Setelah semua data lengkap, tekan OK untuk menyimpan dan memasukkan jumlah uang yang dibayar. Uang kembali dihitung juga. Untuk Servis Rutin setelah menekan tombol OK nota servis dicetak. Pada servis gratis data pelanggan dapat dipilih dari data pelanggan yang pernah melakukan pembelian di dealer ini.
Gambar 5.29. Form Servis Gratis pilih Pelanggan
Data yang masuk yaitu nama pelanggan, tipe motor, nomor rangka dan nomor mesin. Nomor polisi dan kilometer dimasukkan sesuai dengan kondisi yang ada. Pilih kupon yang digunakan. Kupon servis ada 5 buah yang diberikan waktu penjualan terjadi. Kupon servis ini digunakan menurut waktu atau kilometer yang ada. Untuk kupon pertama digunakan 1 bulan sesudah penjualan atau sampai 500 kilometer. Untuk data pada gambar 5.30. dipilih kupon ke-2 sesuai dengan kilometer motor pelanggan. Pada kupon 1 sampai 3 pelanggan diberi layanan ganti oli gratis, untuk kupon 4 dan 5 penggantian oli ditarik biaya.
Setelah memasukkan kupon, masukkan jenis kerja yang ada di belakang kupon dengan memberi tanda ‘V’ pada kotak uraian kerja. Pilih oli yang digunakan.
Setelah semua data dimasukkan tekan tombol OK untuk menyimpan dan menghitung ongkos yang ada. Untuk gambar 5.30. Tidak ada ongkos karena menggunakan kupon yang ke-2 dan ganti oli masih tidak ditarik biaya.
115 Gambar 5.30. Form Servis Gratis
Gambar 5.31. Form Penukaran Kupon
5.12. Form Pembayaran
Form ini dipakai untuk mencatat pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Pihak dealer hanya berperan sebagai perantara sehingga tidak mengurusi masalah keterlambatan, sudah lunas atau belum kredit dari pelanggan.
Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, pembayaran ini diserahkan pada badan kredit. Dealer hanya mencatat jumlah dan tanggal pembayaran angsuran yang dilakukan pelanggan pada dealer ini. Kode penjualan yang ditampilkan
adalah penjualan yang dibayar secara kredit saja. Seperti pada gambar 5.32.
dipilih nomor kode penjualan JM06/04/002. Data penjualan ini ditampilkan pada kotak data jual. Pelanggan ini sudah melakukan angsuran dua kali sehingga pada kotak data bayar pelanggan ini tertulis angsuran ke-3. Jumlah angsuran ditentukan dari tipe motor, uang muka dan waktu angsuran yang telah disimpan waktu penjualan terjadi. Setelah menerima uang pembayaran tekan OK untuk menyimpan data pembayaran.
Gambar 5.32. Form Pembayaran
5.13. Form Retur Penjualan Suku Cadang
Form Retur ini mencatat retur penjualan suku cadang yang dilakukan oleh pelanggan. Retur ini bisa terjadi karena pelanggan salah memilih suku cadang atau karena suku cadang cacat. Apabila terjadi karena salah barang maka barang yang lama dikembalikan, stok ditambah. Suku cadang baru yang dipilih pelanggan dicatat pada penjualan suku cadang dan disesuaikan harganya dengan barang yang telah retur, sehingga tidak terjadi pengembalian uang pada pelanggan. Untuk kasus suku cadang cacat mengurangi stok karena barang cacat tersebut belum ditukarkan pada supplier dan tidak bisa dijual. Pilih kode jual
117 parts yang diretur barangnya. Pada gambar 5.33. dipilih kode jual JP07/04/001.
Barang yang diretur adalah bolt. Bolt ini kembali karena salah barang maka barang cacat tidak diklik. Setelah memasukkan data barang tekan OK untuk menyimpannya.
Gambar 5.33. Form Retur Penjualan Suku Cadang
5.14. Form Retur Pembelian Suku Cadang
Form ini digunakan untuk mencatat retur pembelian suku cadang yang terjadi. Pilih kode retur penjualan suku cadang yang terjadi karena barang cacat.
Data barang retur ditampilkan. Pilih nama supplier di mana retur pembelian dilakukan. Setelah semua data lengkap tekan OK untuk menyimpan data.
Gambar 5.34 Form Retur Pembelian Suku Cadang
5.15. Form Koreksi Pelanggan
Pada form ini dapat dilakukan penggantian data pelanggan. Menu koreksi ini hanya muncul pada user berstatus admin. Hal ini untuk membatasi user yang bisa mengganti data. Untuk mencari pelanggan dapat dilakukan dengan menekan tombol cari. Masukkan dulu data yang dicari seperti pada gambar 5.35.
dicari nama pelanggan yang ada ‘b’-nya. Setelah benar pilih data pelanggan yang mau diganti, tekan tombol koreksi dan ganti datanya. Setelah diganti tekan tombol simpan untuk menyimpan penggantian data.
Gambar 5.35. Form Koreksi Pelanggan
5.16. Form Koreksi Supplier
Cara kerja form ini sama dengan form koreksi pelanggan. Pada form ini yang diganti datanya adalah data supplier.
119 Gambar 5.36. Form Koreksi Supplier
5.17. Form Koreksi Suku Cadang
Form ini digunakan untuk mencatat apabila terjadi ketidak cocokan jumlah barang yang ada dengan jumlah barang pada database. Masukkan selisih jumlah pada jumlah koreksi. Setelah data lengkap tekan OK untuk menyimpannya.
Gambar 5.37. Form Koreksi Suku Cadang
5.18. Form Koreksi Cicilan
Form ini sama dengan form-form koreksi sebelumnya (5.15. dan 5.16.).
Pada form ini yang diganti datanya adalah data cicilan untuk masing-masing tipe motor.
Gambar 5.38. Form Koreksi Cicilan Motor
5.19. Form Koreksi Nomor Motor
Form ini digunakan untuk mengganti nomor rangka dan nomor mesin motor yang ada di dealer (jika ada kesalahan memasukkan nomor motor waktu pembelian). Data motor yang ditampilkan adalah data motor yang masih ada di dealer. Data motor dapat dicari dengan tombol cari. Isi jenis data yang dicari dan isi datanya. Pada gambar 5.39. dicari motor dengan nama ‘sm’ berdasar tipe motor.
121 Gambar 5.39. Form Koreksi Nomor Motor
5.20. Form Koreksi Tipe Motor
Form ini untuk mengganti data-data motor seperti tipe motor, warna, harga jual dan harga belinya. Untuk mengganti harga beli motor dengan tipe shogun, maka dapat dicari dengan menu cari dengan mengisi data shogun pada data yang dicari dan berdasar tipe motor. Setelah tombol cari ditekan maka daftar motor dengan tipe motor shogun keluar (pada gambar 5.40). Pilih shogun mana yang diganti datanya dengan menekan tombol koreksi. Setelah diganti datanya maka simpan dengan tombol simpan.
Gambar 5.40. Form Koreksi Tipe Motor
5.21. Form Koreksi Penjualan Suku Cadang
Form ini digunakan untuk mengganti data penjualan suku cadang apabila waktu penjualan terjadi kesalahan memasukkan jumlah barang sehingga pada form ini yang bisa diganti hanya jumlah barang saja. Pada gambar 5.41 data penjualan nomor JP07/04/001 ingin diganti maka pilih barang mana yang diganti jumlahnya. Setelah memilih barang tekan tombol koreksi lalu ganti datanya.
Untuk menyimpannya tekan tombol simpan.
123 Gambar 5.41. Form Koreksi Penjualan Suku Cadang
5.22. Form Koreksi Pembelian Suku Cadang
Form ini memiliki tampilan dan cara kerja yang sama dengan form koreksi penjualan suku cadang. Data yang ditampilkan adalah data pembelian suku cadang menurut nomor kode yang diisikan. Setelah itu pilih barang apa yang diganti jumlahnya. Tekan tombol edit untuk mengganti datanya. Tekan simpan untuk menyimpan penggantian data.
Gambar 5.42. Form Koreksi Pembelian Suku Cadang
5.23. Form Koreksi Data Suku Cadang
Form ini digunakan untuk mengganti data pada tabel suku cadang meliputi nama suku cadang, harga jual dan harga beli.
Gambar 5.43. Form Koreksi Data Suku Cadang
5.24. Form Lihat Pelanggan
Pada dasarnya menu lihat ini sama dengan menu koreksi hanya pada lihat hanya dapat menampilkan data. Pencarian data juga bisa dilakukan dengan cara yang sama yaitu memasukkan data apa yang dicari dan berdasar apa.
125 Gambar 5.44. Form Lihat Pelanggan
5.25. Form Lihat Supplier
Form ini sama dengan form lihat pelanggan. Pada form ini yang ditampilkan adalah data-data supplier. Pada form ini dapat juga dilakukan pencarian data dengan memasukkan data yang dicari dan berdasar apa.
Gambar 5.45. Form Lihat Supplier
5.26. Form Lihat Suku Cadang
Form ini digunakan untuk menampilkan data suku cadang yang ada.
Cara kerja dalam form ini sama dengan form lihat lainnya.
127 Gambar 5.46. Form Lihat Suku Cadang
5.27. Form Lihat Motor
Form ini digunakan untuk mencari data motor. Untuk mencari data motor shogun, isi data yang dicari dengan shogun dan mengisi berdasarkan dengan tipe motor. Setelah itu tekan tombol cari untuk menampilkan semua motor yang memiliki tipe shogun.
Gambar 5.47. Form Lihat Motor
5.28. Form Tambah Pelanggan
Form ini digunakan untuk menambah data pelanggan. Data yang diisikan adalah nama, alamat, kota dan telpon. Kode pelanggan di-generate menurut nama pelanggan. Misal nama pelanggan baru maka kode pelanggan menjadi BA001 (bila sebelumnya ada kode BA001 maka menjadi BA002 dan seterusnya). Pada gambar 5.48. dimasukkan data pelanggan baru. Setelah semua data lengkap tekan OK maka kode pelanggan dihasilkan dan data tersebut disimpan ke database. Data yang baru ditambahkan dapat terlihat pada kotak setelah data disimpan.
129 Gambar 5.48. Form Tambah Pelanggan
Gambar 5.49. Menambah Data Pelanggan
5.29. Form Tambah Supplier
Pada tambah supplier data yang dimasukkan adalah nama, alamat, kota, telpon dan fax. Cara kerja pada form ini sama dengan form ada pelanggan.
Masukkan data lalu tekan simpan. Kode supplier juga di-generate dengan cara yang sama dengan mengambil 2 huruf pertama nama supplier dan dicari kode yang sama untuk mencari nomor urutnya. Misal pada database sudah ada Adi
dengan kode AD003 maka ketika memasukkan nama supplier Adit, kode supplier yang dihasilkan adalah AD004.
Gambar 5.50. Form Tambah Supplier
5.30. Form Tambah Tipe Motor
Form ini sama dengan form tambah pelanggan dan supplier. Hanya kode motor dimasukkan sendiri, tidak di-generate. Masukkan data motor yang baru lalu tekan simpan untuk menambahkan data tipe motor. Jumlah tipe motor yang baru dimasukkan diberi nilai ‘0’ karena belum melakukan pembelian.
Gambar 5.51. Form Tambah Tipe Motor
131 5.31. Form Tambah Jenis Cicilan
Form ini digunakan apabila ada jenis cicilan yang baru. Jenis cicilan ini meliputi tipe motor, uang muka, lama cicilan dan angsuran. Dengan adanya tabel ini maka form pembayaran dapat mengambil data cicilan yang harus dibayar apabila ada pelanggan yang datang untuk membayar cicilan.
Gambar 5.52. Form Tambah Jenis Cicilan
5.32. Form Tambah Pemakai
Form ini digunakan untuk menambah pemakai. Yang bisa mengakses menu ini hanya pemakai dengan status admin. Apabila ingin menambah pemakai dengan status admin maka klik pada admin. Setelah semua data benar tekan OK untuk menyimpan. Jika password dan konfirmasi password tidak sama maka muncul pesan error (gambar 5.54.).
Gambar 5.53. Form Tambah Pemakai
Gambar 5.54. Konfirmasi Password Gagal
5.33. Form Ubah Password
Form ini dapat digunakan oleh semua pemakai. Admin mempunyai hak untuk mengganti password pemakai dengan status kasir tapi tidak untuk pemakai dengan status admin. Pemakai dengan status kasir hanya dapat mengganti passwordnya sendiri. Pada gambar 5.55. jika user dengan nama bos ingin mengganti password pemakai dengan status admin maka muncul pesan error.
Gambar 5.55. Admin Mengganti Password
Pada gambar 5.56. jika pemakai dengan status kasir mengganti password pemakai lain maka muncul pesan error.
Gambar 5.56. Kasir Mengganti Password
5.34. Form Laporan Order Penjualan Motor
Laporan ini menghasilkan laporan order penjualan selama periode tertentu. Laporan ini bisa dikelompokkan berdasar tipe motor dan status order penjualan. Setiap laporan bisa dilihat dan di-print.
133 Gambar 5.57. Form Laporan Order Penjualan Motor
Gambar 5.58. Laporan Order Penjualan Motor
Gambar 5.59. Laporan Order Penjualan Berdasarkan Tipe Motor
Gambar 5.60. Laporan Order Penjualan Berdasarkan Status Order
135 5.35. Form Laporan Penjualan Motor
Form ini digunakan untuk menghasilkan laporan penjualan selama periode tertentu. Laporan penjualan bisa dikelompokkan berdasarkan tipe motor, status penjualan, tipe pembayaran dan tanggal.
Gambar 5.61. Form Laporan Penjualan Motor
Gambar 5.62. Laporan Penjualan Motor
Gambar 5.63. Laporan Penjualan Berdasarkan Tipe Motor
Gambar 5.64. Laporan Penjualan Berdasarkan Status Penjualan
137 Gambar 5.65. Laporan Penjualan Berdasarkan Tipe Pembayaran
Gambar 5.66. Laporan Penjualan Berdasarkan Tanggal
5.36. Form Laporan Order Pembelian Motor
Form ini digunakan untuk menghasilkan laporan order pembelian selama periode tertentu. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan tipe motor dan status.
Gambar 5.67. Form Laporan Order Pembelian Motor
Gambar 5.68. Laporan Order Pembelian Motor
139 Gambar 5.69. Laporan Order Beli Berdasarkan Tipe Motor
Gambar 5.70. Laporan Order Beli Berdasarkan Status
5.37. Form Laporan Pembelian Motor
Form ini dapat menghasilkan laporan pembelian berdasarkan periode tertentu. Laporan pembelian yang dihasilkan dapat berdasarkan tipe motor, tanggal pembelian dan jatuh tempo
Gambar 5.71. Form Laporan Pembelian Motor
Gambar 5.72. Laporan Pembelian Motor
141 Gambar 5.73. Laporan Pembelian Berdasarkan Tipe Motor
Gambar 5.74. Laporan Pembelian Berdasarkan Tanggal
Gambar 5.75. Laporan Pembelian Jatuh tempo
5.38. Form Laporan Penjualan Suku Cadang
Form ini dapat menghasilkan laporan penjualan suku cadang selama periode tertentu. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan tanggal.
Gambar 5.76 Form Laporan Penjualan Suku Cadang
143 Gambar 5.77. Laporan Penjualan Suku Cadang
Gambar 5.78. Laporan Penjualan Suku Cadang Berdasarkan Tanggal
5.39. Form Laporan Pembelian Suku Cadang
Form ini dapat menghasilkan laporan pembelian suku cadang selama periode tertentu. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan supplier dan tanggal.
Gambar 5.79. Form Laporan Pembelian Suku Cadang
Gambar 5.80. Laporan Pembelian Suku Cadang
145 Gambar 5.81. Laporan Pembelian Suku Cadang Berdasarkan Supplier
Gambar 5.82. Laporan Pembelian Suku Cadang Berdasarkan Tanggal
5.40. Form Laporan Servis
Form ini dapat menghasilkan laporan servis selama periode tertentu.
Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan jenis servis dan tanggal.
Gambar 5.83. Form Laporan Servis
Gambar 5.84. Laporan Servis
147 Gambar 5.85. Laporan Servis Berdasarkan Jenis Servis
Gambar 5.86. Laporan Servis Berdasarkan Tanggal
Gambar 5.87. Laporan Penukaran Kupon Servis
5.41. Form Laporan Retur Penjualan Suku Cadang
Form ini dapat menghasilkan laporan retur penjualan suku cadang selama periode tertentu. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan status retur.
Gambar 5.88. Form Laporan Retur Penjualan Suku Cadang
149 Gambar 5.89. Laporan Retur Penjualan Suku Cadang
Gambar 5.90. Laporan Retur Penjualan Suku Cadang Berdasarkan Status
5.42. Form Laporan Retur Pembelian Suku Cadang
Form ini dapat menghasilkan laporan retur pembelian suku cadang selama periode tertentu.
Gambar 5.91. Form Laporan Retur Pembelian Suku cadang
Gambar 5.92. Laporan Retur Pembelian Suku Cadang
5.43. Form Laporan Pembayaran
Form ini dapat menghasilkan laporan pembayaran dari pelanggan selama periode tertentu. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan pelanggan, lama angsuran dan tanggal.
151 Gambar 5.93. Form Laporan Pembayaran
Gambar 5.94. Laporan Pembayaran
Gambar 5.95. Laporan Pembayaran Berdasarkan Pelanggan
Gambar 5.96. Laporan Pembayaran Berdasarkan Lama Angsuran
153 Gambar 5.97. Laporan Pembayaran Berdasarkan Tanggal
5.44. Form Laporan Inventori Suku Cadang
Form ini dapat menghasilkan laporan inventori periode tertentu. Pada laporan ini dapat dilihat jumlah barang yang masuk dan keluar.
Gambar 5.98 Form Laporan Inventori Suku Cadang
Gambar 5.99. Laporan Inventori Suku Cadang
5.45. Form Laporan Laba Rugi
Form ini dapat menghasilkan laporan rugi laba bulan tertentu. Rugi laba ini diperoleh dari semua penjualan dikurangi dengan semua pembelian, biaya dan retur.
Gambar 5.100. Form Laporan Laba Rugi
155 Gambar 5.101. Laporan Laba Rugi
5.46. Nota
Nota yang dicetak ada 3 yaitu nota penjualan suku cadang, nota servis dan surat jalan. Surat jalan diberikan saat penjualan terjadi dan uang muka sudah dibayar untuk penjualan secara kredit.
Gambar 5.102. Surat Jalan
Gambar 5.103. Nota Penjualan Suku cadang
157 Gambar 5.104. Nota Servis
5.47. Form Analisa Penjualan
Form ini dapat menghasilkan laporan analisa penjualan motor dan suku cadang. Analisa yang dilakukan pada penjualan suku cadang dapat menurut jumlah barang terbanyak dan total penjualan. Pada analisa penjualan motor dapat dihasilkan analisa penjualan motor yang paling laris berdasarkan periode tertentu dan bulan tertentu.
Gambar 5.105. Form Analisa Penjualan Suku cadang
Gambar 5.106. Laporan Analisa Penjualan Suku Cadang Berdasarkan Jumlah
159 Gambar 5.107. Laporan Analisa Penjualan Suku Cadang Berdasarkan Total
Gambar 5.108. Form Analisa Penjualan Motor
Gambar 5.109. Laporan Analisa Penjualan Motor Periode
Gambar 5.110. Laporan Analisa Penjualan Motor Per Bulan
