Bab II
Tinjauan Pusaka
1.1. Definisi Konsep
1.1.1. Efektifitas
Atmosoeprapto (2002) menyatakan efektifitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Sedangkan menurut Amsyah (2003), efektifitas adalah kegiatan mulai dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik yang berasal dari hubungan dan transaksi internal dan eksternal maupun berasal dari hubungan antar unit dan di dalam unit itu sendiri.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas merupakan suatu tingkat pencapaian tujuan.
1.1.2. Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan archivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan (Mulyono dkk, 2003).
Menurut Undang-undang No.43 tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedangkan menurut Amsyah (2003) arsip adalah setiap catatan (warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, micro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket),kertas foto copy, dan lain-lain.
Sugiarto dan Wahyono (2005) mengemukakan arsip adalah setiap catatan (record atau dokumen) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan terrtentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu atau formulir), kertas film (slide, film-strip, micro- film), media komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas photocopy, dan lain-lain.
Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan bahwa surat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang.
2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut Gie (2000) arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Barthos (2003) mengemukakan pengertian arsip adalah sebagai berikut:
Arsip (Record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai:setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang unttuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Dari pengertian tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip adalah rekaman atau catatan peristiwa dalam berbagai bentuk bersifat tertulis yang perlu dijaga, dirawat, dan dipelihara dan apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat, tepat, lengkap yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dan dokumentasi.
1.1.2.1. Fungsi dan Tujuan Arsip
Sebagai sumber informasi dan dokumentasi arsip dapat digunakan oleh pimpinan untuk membuat atau mengambil keputusan dalam menghadapi suatu permasalahan. Menurut Gie (2000) arsip memiliki enam (6) nilai kegunaan yang disingkat
“ALFRED”:
A : Administrative value (nilai administrasi) L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian) E : Educational Value (nilai pendidikan) D : Documentary Value (nilai dokumentasi)
Sedarmayanti (2003) mengemukakan fungsi arsip adalah alat utama ingatan organisasi, bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi, bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Selanjutnya menurut Barthos (2007) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah.
Menurut Gie (2000), tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan lembaga atau pemerintah serta menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut dengan menyimpan arsip secara sistematis agar aman dan terjaga keasliannya.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, maka dapat diketahui bahwa fungsi dan tujuan arsip sangat berpengaruh dalam keberhasilan sistem pengelolaan arsip sehingga setiap tujuan atau efektifitas pengelolaan arsip dapat dicapai dengan baik.
1.1.3. Efektifitas Kearsipan
Pengelolaan arsip adalah bagaimana menyelenggarakan dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip.
Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat bergantung pada beberapa hal, yaitu kejelasan materi yang diminta; ketepatan klasifikasi yang dipakai; ketepatan dan kemantapan sistem indeks; tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.
(Yahmah 2009).
Menurut Yahmah (2009), untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat diukur dari rasio penemuan :
Rasio Penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan x100%
Jumalah arsip yang dicari
Kriteria yang digunakan adalah jika rasio lebih besar dari 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik. Jika rasio penemuan antara 97% samapai dengan 99,5% berarti arsip disimpan dalam kondisi memuaskan, dan jika rasio kurang dari 97% teknik penyimipanan perlu dibenahi.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dikatakan efektif apabila mampu menemukan suatu dokumen dengan cepat, tepat dan lengkap, tidak sekedar menemukan kembali fisik arsip melainkan menemukan kembali informasi yang terkandung didalamnya.
1.2. Efektifitas Pengelolaan Arsip
1.2.1. Penemuan secara Cepat, Tepat dan Lengkap
Memberikan pelayanan yang prima sangat penting demi tercapainya tujuan bersama. Gie (2009) mendefenisikan pelayanan merupakan suatu kegiatan dalam suatu organisasi atau instansi yang dilakukan untuk mengamalkan dan mengabdikan diri kepada masyarakat. Menurut Maddy (2009) pelayanan prima adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memnuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas, karena dituntut sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan atau masyarakat.
Sedangkan menurut Barata (2003) pelayanan prima adalah kepedulian pada pelanggan dengan memberikan pelayanan yang terbaik untuk memfasilitasi kemudahan pemenuhan kebutuhan dan mewujudkan kepuasannya, agar mereka selalu loyal terhadap organisasi.
Menurut Boediono (2003) Adapun bentuk dan sifat penyelenggaraan pelayanan umum harus mengandung sendi-sendi:
a. Kesederhanaan
Yang dimaksud dengan kesederhanaan meliputi mudah, lancar, cepat, tidak berbelit– belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.
b. Kejelasan
Arti adanya kejelasan dan kepastian di sini adalah hal-hal yang
berkaitan dengan prosedur atau tata cara pelayanan umum;
persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun administratif;
unit kerja dan atau pejabat yang berwewenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum; rincian biaya / tarif pelayanan umum dan tata cara poembayarannya; jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum; hak dan kewajiban, baik bagi pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan umum berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan / kelengkapannya, sebagai alat untuk memastikan pemprosesan pelayanan umum; pejabat yang menerima keluhan masyarakat.
c. Keamanan
Artinya bahwa dalam proses dan hasil pelayanan umum dapat memberikan kepastian hukum.
d. Keterbukaan
Hal-hal yang berkaitan dengan proses pelayanan umum wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat.
e. Efisiensi
Persyaratan pelayanan umum hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan produk pelayanan umum yang diberikan; dicegah adanya pengulangan pemenuhan kelengkapan, persyaratan dalam hal
proses pelayanannya mempersyaratkan kelengkapan persyaratan dari satuan kerja / instansi pemerintah lain yang terkait.
f. Ekonomis
Dalam arti pengenaan biaya pelayanan umum harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan nilai barang dan atau jasa pelayanan umum dan tidak menuntut biaya yang tinggi di luar kewajaran; kondisi dan kemampuan masyarakat untuk membayar secara umum; ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Keadilan
Dimaksud dengan sendi keadilan disini adalah keadilan yang merata, dalam arti cakupan / jangkauan pelayanan umum harus diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil.
h. Ketetapan
Yang dimaksud dengan ketetapan waktu di sini adalah dalam pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
1.3. Hal yang Mempengaruhi Efektifitas Pengelolaan Arsip
1.3.1. Pencatatan Arsip
Sugiarto dan Wahyono (2005) menyatakan pencatatan adalah kegiatan yang dipergunakan pada saat dokumen/surat itu masuk hingga surat itu keluar. Kegiatan untuk surat-masuk meliputi kegiatan
administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat-keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Ada 3 cara dalam hal pencatatan surat-masuk maupun surat-keluar, yaitu Buku Agenda, Kartu Kendali, dan Tata Naskah (Takah).
1. Buku Agenda
Buku Agenda adalah sebuah buku yang berisikan kolom- kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku Agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam buku agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain.
Untuk mencari informasi mengenai suatu surat dari Buku Agenda agak lama dan sukar, karena susunan informasinya kronologis. Fungsi Buku Agenda sebagai alat pengawasan surat- masuk dan keluar menjadi kurang lancar. Akhirnya Buku Agenda tidak lebih banyak sebagai alat untuk membantu menyusun statistik jumlah surat-masuk dan keluar. Ada 3 jenis format Buku Agenda, yaitu Buku Agenda Tunggal, Berpasangan Dan Kembar.
Apabila jumlah surat/file terlalu banyak, buku agenda kurang dapat membantu pencarian dokumen, maka diperlukannya Kartu Agenda.
2. Kartu Kendali
Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat seperti Indeks, Isi Ringkas, Lampiran, Dari, Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah, Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, Kode, dan Catatan. Ada 3 lembar katu kendali yang bisa diisikan dengan carbon copy atau ditulis semuanya. Jenis surat yang dicatat menggunakan kartu kendali yang memiliki kategori penting, rahasia dan biasa.
3. Tata Naskah (Takah)
Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas. Selain itu Takah dapat diartikan suatu map- jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat bersangkutan.
1.3.2. Penyimpanan Arsip 1.3.2.1. Prosedur Penyimpanan
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), prosedur penyimpanan adalah langka-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2 (dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum
selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (File Tetap).
1. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan- bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
2. Penyimpanan tetap
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Sugiarto,2005)
a) Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian
bahwa arsip-arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
b) Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
c) Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d) Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e) Menyimpan/meletakkan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan
almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
1.3.2.2. Sistem penyimpanan
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dan penemuan dokumen dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Pada umumya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai system penyimpanan standar adalah sistem abjad, sistem numerik, sistem geografis, dan sistem subjek, serta sistem warna. (Sugiarto dan Wahyono, 2005).
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf.
Adapun keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana, surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalam satu map, susunan guide dan folder sederhana, dan mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan serta dapat juga mempunyai file campuran. Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan abjad adalah pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama seperti yang lain, surat/dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda penyimpanannya, dan harus menggunakan peraturan mengindeks.
2. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat atau nama lokasi. Sistem geografis dapat dikelompokkan menurut 3 tingkatan, yaitu nama depan negara, wilayah administrasi negara, dan wilayah administrasi khusus.
Adapun keuntungan dari sistem geografis adalah mudah dan cepat dalam penemuan; serta suatu tindakan penyimpanan secara langsung.Sedangkan kekurangan dari sistem geografis adalah terjadi kesalahan dalam pembagian wilayah; diperlukan indeks yang tepat dan teliti; dan diperlukan petunjuk silang apabila alamat ganda.
3. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepaada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumensering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek.
Adapun keuntungan dalam sistem subjek adalah penghematan waktu pencarian dokumen dan subjek dapat diperluas secara mudah. Sedangkan kerugian dalam sistem subjek adalah daftar subjek tumbuh tak terkendali, tidak efektif, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman; diperlukan petunjuk silang; dan sering terjadi penggunaan nama seseorang.
4. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau nama badan. Pada susunan penyimpanan dokumen dalam sistem nomor terdapat dua cara yaitu susunan berurutan dan susunan digit.
Susunan digit terdiri dari terminal digit, middle digit, dan triple digit.
Adapun keuntungan dalam sistem nomor adalah teliti; kode nomor dapat disamakan; perluasan nomor tidak terbatas; penunjuk silang disusum bersama dengan indeks; dan indeks memuat seluruh nama koresponden. Sedangkan kelemahan dalam sistem nomor adalah kearsipan tidak langsung, map campuran diperlukan file
tersendiri; harus mengikuti peraturan mengindeks; dan ongkos agak tinggi.
5. Sistem Kronologi
Sistem kronologi adalah sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Sistem kronologi ini cukup banyak digunakan, akan tetapi kurang efektif apabila digunakan dalam mengelolan dokumen yang banyak.
Adapun keuntungan dalam sistem kronologi adalah mudah digunakan; susunan dan urutan guide sederhana; serta cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Sedangkan kelemahan dalam sistem kronologi adalah bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil; tidak berguna apabila tanggal, bulan, tahun tidak diketahui; surat-masuk dan keluar akan terpisah penyimpanannya.
6. Sistem Warna
Sistem warna adalah sistem penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen jarang digunakan. Tetapi, warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain.
Untuk satu file tidak dapat mempergunakan 2 (dua) sistem yang berdiri sejajar atau dengan hierarki yang sama. Agar
penyimpanan arsip dapat efektif, kombinasi dapat dilakukan dengan hierarki yang berbeda, misalnya mula-mula dikelompokkan menurut sistem subyek, kemudian sebagai hierarki kedua sesudah pengelompokkan subyek adalah susunan abjad terhadap map-map yang ada pada subyek bersangkutan (Amsyah, 2003).
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik atau tidak bagi suatu organisasi tergantung dari cocok atau tidaknya sistem itu diselenggarakan dan diterapkan pada suatu organisasi yang bersangkutan. Untuk itu, agar pengelolaan arsip efektif suatu sistem yang sesuai dan tepat perlu digunakan. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005) faktor-faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik adalah kepadatan kantor; mudah dicapai; kesederhanaan;
keamanan; kehematan; elastisitas; penyimpanan dokumen seminimalnya; keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam- macam kepala (heading); dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan; harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian pemilihan sistem harus benar- benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.
1.3.3. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam oleh atasan sendiri, teman seunit kerja maupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi (Amsyah, 2003).
Menurut Wursanto (2004) dalam peminjaman arsip “warkat atau arsip yang diperlukan harus diberitahukan oleh yang memerlukan dengan mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam kepada petugas sub bagian kearsipan”.
Penyimpanan arsip yang baik harus dapat menemukan kembali arsip dengan cepat, tepat dan lengkap. Menurut Wursanto (2004), menemukan kembali warkat atau arsip ialah memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.
Menurut Wursanto (2004), agar pencarian dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Sistem pencarian dokumen harus mudah, dikatakan demikian apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem pencarian dolumen harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan berkas yang dipergunakan.
3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga- tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.
1.3.4. Pemeliharaan arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Faktor penyebab kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor intrinsik dan ekstrinsik. Sedangkan upaya mencegah kerusakan arsip antara lain kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem, dan bahan lain bermutu tinggi serta paper clip dari plastik. Selain itu, ruangan penyimpanan harus terletak di luar industri; tidak menggunakan kayu langsung menyentuh tanah; ruangan dilengkapi penerangan, temperatur ruangan, dan AC; ruangan harus bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, dan sisa makanan. Alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (Vaccum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperatur udara), alat pendeteksi api/ asap (fire/smoke detector)’
pemadam kebakaran, dan lain-lain. Setiap 6 (enam) bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya serta jangan sampai mengenai barang arsip.
Untuk mencegah kecoak menggunakan kapur barus, rayap digunakan sodium arsenit, dan membunuh kutu buku dengan cara fumigasi.
Barthos (1989) mengungkapkan beberapa usaha pemeliharaan arsip dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum claener (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.
2. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek.
Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan yang strategis.
3. Meletakkan arsip
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat.
Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi
kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan merusak kertas.
4. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
5. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini. Susunannya sama seperti arsip itu dipergunakan.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.
Penyebab kerusakan arsip dapat berasal dari faktor intrinsik dan ekstrinsik, yaitu :
a. Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
b. Faktor ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia. (Sugiarto dan Wahyono, 2005).
1.3.5. Ketersediaan dan kemampuan SDM
Petugas kearsipan disebut dengan arsiparis. Seorang arsiparis yang professional berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip.
Gie (2009) mengemukakan bahwa segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan harus dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi. Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapian.
1.3.6. Penyusutan arsip
Menurut Irwan (2009) penyusutan arsip adalah upaya untuk mengurangi arsip yang tercipta.Sedangkan penilaian untuk menentukan nilai guna, jangka simpan, dan nasib akhir arsip yang selanjutnya dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Menurut Barthos (2009) JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Menurut Sedarmayanti (2003), pelaksanaan penyusutan arsip/dokumen adalah sebagai berikut:
a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.
b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional.
c. Buat berita acara pemusnahan arsip.
d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual).
Sedarmayanti (2008) juga mengungkapkan bahwa tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c) Mempercepat penemuan kembali arsip
d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
