Bab III Hasil Penelitian
1.1. Profil Perusahaan
1.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Sejarah perkeretaapian di Indonesia dimulai ketika pencangkulan pertama jalur kereta api Semarang-Vorstenlanden (Solo-Yogyakarta) di Desa Kemijen oleh Gubernur Jendral Hindia Belanda Mr. L.A.J Baron Sloet van de Beele tanggal 17 Juni 1864. Pembangunan dilaksanakan oleh perusahaan swasta Naamlooze Venootschap Nederlansch Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) menggunakan lebar sepur 1435 mm.
Sementara itu, pemerintah Hindia Belanda membangun jalur kereta api negara melalui Staatssporwegen (SS) pada tanggal 8 April 1875. Rute pertama SS meliputi Surabaya-Pasuruan-Malang. Keberhasilan NISM dan SS mendorong investor swasta membangun jalur kereta api seperti Semarang Joana Stoomtram Maatschappij (SJS), Semarang Cheribon Stoomtram Maatschappij (SCS), Serajoedal Stoomtram Maatschappij (SDS), Oost Java Stoomtram Maatschappij (OJS), Pasoeroean Stoomtram Maatschappij (Ps.SM), Kediri Stoomtram Maatschappij (KSM), Probolinggo Stoomtram Maatschappij (Pb.SM), Modjokerto Stoomtram Maatschappij (MSM), Malang Stoomtram Maatschappij (MS), Madoera Stoomtram Maatschappij (Mad.SM), Deli Spoorweg Maatschappij (DSM).
Selain di Jawa, pembangunan jalur kereta api dilaksanakan di Aceh (1876), Sumatera Utara (1889), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), dan Sulawesi (1922). Sementara itu di Kalimantan, Bali, dan Lombok hanya dilakukan studi mengenai kemungkinan pemasangan jalan rel, belum sampai tahap pembangunan. Sampai akhir tahun 1928, panjang jalan kereta api dan trem di Indonesia mencapai 7.464 km dengan perincian rel milik pemerintah sepanjang 4.089 km dan swasta sepanjang 3.375 km.
Pada tahun 1942 Pemerintah Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada Jepang. Semenjak itu, perkeretaapian Indonesia diambil alih Jepang dan berubah nama menjadi Rikuyu Sokyuku (Dinas Kereta Api). Selama penguasaan Jepang, operasional kereta api hanya diutamakan untuk kepentingan perang. Salah satu pembangunan di era Jepang adalah lintas Saketi-Bayah dan Muaro-Pekanbaru untuk pengangkutan hasil tambang batu bara guna menjalankan mesin-mesin perang mereka. Namun, Jepang juga melakukan pembongkaran rel sepanjang 473 km yang diangkut ke Burma untuk pembangunan kereta api disana.
Setelah Indonesia memproklamasikan kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945, beberapa hari kemudian dilakukan pengambilalihan stasiun dan kantor pusat kereta api yang dikuasai Jepang. Puncaknya adalah pengambil alihan Kantor Pusat Kereta Api Bandung tanggal 28 September 1945 (kini diperingati sebagai Hari Kereta Api Indonesia). Hal ini sekaligus menandai berdirinya Djawatan Kereta Api Indonesia Republik Indonesia
(DKARI). Ketika Belanda kembali ke Indonesia tahun 1946, Belanda membentuk kembali perkeretaapian di Indonesia bernama Staatssporwegen/Verenigde Spoorwegbedrif (SS/VS), gabungan SS dan seluruh perusahaan kereta api swasta (kecuali DSM).
Berdasarkan perjanjian damai Konfrensi Meja Bundar (KMB) Desember 1949, dilaksanakan pengambilalihan aset-aset milik pemerintah Hindia Belanda. Pengalihan dalam bentuk penggabungan antara DKARI dan SS/VS menjadi Djawatan Kereta Api (DKA) tahun 1950. Pada tanggal 25 Mei DKA berganti menjadi Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA).
Pada tahun tersebut mulai diperkenalkan juga lambang Wahana Daya Pertiwi yang mencerminkan transformasi Perkeretaapian Indonesia sebagai sarana transportasi andalan guna mewujudkan kesejahteraan bangsa tanah air. Selanjutnya pemerintah mengubah struktur PNKA menjadi Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) tahun 1971. Dalam rangka meningkatkan pelayanan jasa angkutan, PJKA berubah bentuk menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (Perumka) tahun 1991. Perumka berubah menjadi Perseroan Terbatas, PT. Kereta Api (Persero) tahun 1998. Pada tahun 2011 nama perusahaan PT. Kereta Api (Persero) berubah menjadi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) dengan meluncurkan logo baru.
Saat ini, PT Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki tujuh anak perusahaan yakni PT Reska Multi Usaha (2003), PT Railink (2006), PT Kereta Api Indonesia Commuter Jabodetabek (2008), PT Kereta Api
Pariwisata (2009), PT Kereta Api Logistik (2009), PT Kereta Api Properti Manajemen (2009), PT Pilar Sinergi BUMN Indonesia (2015).
1.1.2. Logo dan Visi Misi
Bentuk:
Garis melengkung: Melambangkan gerakan yang dinamis PT KAI dalam mencapai visi dan misinya.
Anak Panah: Melambangkan Nilai Integritas, yang harus dimiliki insan PT KAI dalam mewujudkan Pelayanan Prima.
Warna:
Orange: Melambangkan proses Pelayanan Prima (Kepuasan Pelanggan) yang ditujukan kepada pelanggan internal dan eksternal.
Biru: Melambangkan semangat Inovasi yang harus dilakukan dalam memberikan nilai tambah ke stakeholders. Inovasi dilakukan dengan semangat sinergi di semua bidang dan dimulai dari hal yang paling kecil sehingga dapat melesat.
Visi dan Misi
Visi menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders.
Misi menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha penunjangnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan kelestarian lingkungan berdasarkan 4 pilar utama : Keselamatan, Ketepatan waktu, Pelayanan dan Kenyamanan.
1.1.3. Budaya Perusahaan INTEGRITAS
Kami insan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) bertindak konsisten sesuai dengan nilai-nilai kebijakan organisasi dan kode etik perusahaan. Memiliki pemahaman dan keinginan untuk menyesuaikan diri dengan kebijakan dan etika tersebut dan bertindak secara konsisten walaupun sulit untuk melakukannya.
PROFESIONAL
Kami insan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) memiliki kemampuan dan penguasaan dalam bidang pengetahuan yang terkait dengan pekerjaan, mampu menguasai untuk menggunakan, mengembangkan, membagikan pengetahuan yang terkait dengan pekerjaan kepada orang lain.
KESELAMATAN
Kami insan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) memiliki sifat tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan atau menciptakan sistem atau proses kerja yang mempunyai potensi resiko yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga aset perusahaan dari kemungkinan terjadinya kerugian.
INOVASI
Kami insan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) selalu menumbuh kembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan yang berkelanjutan dan menciptakan lingkungan kondusif untuk berkreasi sehingga memberikan nilai tambah bagi stakeholder.
PELAYANAN PRIMA
Kami insan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) akan memberikan pelayanan yang terbaik yang sesuai dengan standar mutu yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan pelanggan dengan memenuhi 6 A unsur pokok: Ability (Kemampuan), Attitude (Sikap), Appearance (Penampilan), Attention (Perhatian), Action (Tindakan), dan Accountability (Tanggung jawab).
1.2. Hasil Penelitian
1.2.1. Penemuan secara Cepat
Untuk menggali informasi mengenai penemuan kembali arsip secara cepat, peneliti melakukan observasi di ruang penyimpanan arsip pada hari Senin, 13
Maret 2017 sampai hari Rabu, 15 Maret 2017. Dalam pengamatan tersebut terlihat bahwa dalam penemuan arsip membutuhkan waktu 3 menit. Staf harus mencari odner berdasarkan unit dan bulan. Setelah itu mencari berdasarkan nomor NPD. Hal tersebut membuat pencarian arsip cukup lama, karena dalam pengarsipan tidak diurutkan dengan nomor NPD nya. Arsip hanya disimpan berdasarkan unitnya saja.
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa arsip ditemukan dalam waktu 3 menit. Penemuan arsip membutuhkan waktu yang lama dikarenakan pencarian nomor NPD yang disimpan secara acak.
Selain metode observasi, peneliti juga memperoleh data dengan menggunakan metode wawancara dengan pertanyaan sebagai berikut:
P :Bagaimana cara menyimpan arsip agar bisa ditemukan dengan cepat?
N :Arsip diklasifikasikan tiap unitnya, lalu dibedakan tiap bulan. Arsip yang masih baru tidak langsung di letakkan ke dalam ruang arsip agar lebih mudah mencarinya.
P :Berapa lama sebuah arsip ditemukan?
N :Mungkin hanya dalam waktu 3-5 menit saja.
P :Apakah dengan waktu tersebut sudah termasuk ideal untuk menemukan arsip ?
N :Menurut saya sudah ideal dan cepat.
Berdasarkan hasil wawancara terlihat bahwa untuk mempercapat penemuan arsip, arsip yang masih baru atau aktif tidak langsung diletakkan ke
ruang arsip. Arsip dapat ditemukan selama 3-5 menit. Waktu tersebut sudah termasuk ideal dan cepat.
Dari hasil observasi dan wawancara nampak bahwa dalam waktu 3-5 menit merupakan waktu yang sudah ideal menurut narasumber. Dengan tidak langsung menyimpan arsip aktif ke ruangan penyimpanan arsip mempermudah dan mempercepat dalam pencarian. Sedangkan pencarian nomor NPD yang disimpan secara acak memperlambat penemuan arsip.
1.2.2. Penemuan secara Tepat
Untuk menggali informasi mengenai penemuan kembali arsip secara tepat peneliti melakukan observasi di ruang penyimpanan arsip dan ruang kerja bagian anggaran. Dari hasil observasi terlihat bahwa arsip yang ditemukan selalu sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan. Ketepatan tersebut terlihat dari nomor NPD yang tertera disetiap dokumen.
Untuk mendapatkan data tentang penemuan secara tepat, peneliti juga melakukan wawancara dengan pertanyaan sebagai berikut:
P :Bagaimana cara menemukan arsip secara tepat ? N :Kita harus tau nomor NPD nya.
P :Apakah dalam pencarian arsip pernah terjadi kesalahan penemuan ? N :Belum pernah terjadi kesalahan penemuan, karena masing-masing NPD
diberikan nomor yang berbeda.
Berdasarkan hasil wawancara terlihat bahwa arsip yang dibutuhkan selalu ditemukan dengan tepat. Jarang terjadi kesalahan penemuan karena masing- masing dokumen memiliki nomor NPD yang berbeda.
Dari hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa dalam penemuan kembali arsip, selalu ditemukan dengan tepat dan sesuai dengan apa yang diinginkan atau dibutuhkan. Nomor NPD membantu penemuan arsip agar ditemukan secara tepat.
1.2.3. Penemuan secara Lengkap
Untuk menggali informasi mengenai penemuan kembali arsip secara lengkap, peneliti melakukan observasi di ruang penyimpanan arsip. Dalam pengamatan tersebut terlihat bahwa dalam penemuan arsip staf harus mencari odner berdasarkan unit dan bulan. Setelah itu mencari berdasarkan nomor NPD. Arsip yang ditemukan dalam keadaan lengkap dan sesuai dengan apa yang di inginkan oleh peminjam. Biasanya arsip tersebut berupa fotokopi dari dokumen asli. Peminjam mencari arsip untuk mencocokan data atau mencari dokumen asli jika ada yang tertinggal di dalamnya.
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa arsip ditemukan dalam keadaan yang lengkap. Arsip yang ada di bagian Anggaran berupa fotokopi dari dokumen asli.
Untuk mendapatkan data tentang penemuan secara lengkap, peneliti juga melakukan wawancara dengan pertanyaan sebagai berikut:
P :Apa yang dilakukan apabila ditemukan asrip yang tidak lengkap ? N :Kita harus meneliti dokumen sebelum diarsipkan, apabila saat
ditemukan dalam keadaan tidak lengkap, harus dicari di dokumen yang lain, biasanya terselip atau tercampur dengan dokumen yang lain.
P :Apakah arsip yang ditemukan selalu dalam keadaan utuh ?
N :Arsip harus selalu dalam keadaan yang utuh karena arsip tersebut sangat penting, terlebih berkaitan dengan anggaran.
Berdasarkan hasil wawancara terlihat bahwa arsip yang ditemukan harus selalu dalam keadaan yang utuh dan lengkap. Petugas harus selalu meneliti dokumen terlebih dahulu sebelum dokomen tersebut diarsipkan, agar saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan lengkap.
Dari hasil observasi dan wawancara nampak bahwa arsip dapat ditemukan dengan lengkap. Keutuhan dan kelengkapan dokumen merupakan hal yang sangat penting sehingga dalam proses pengarsipan perlu dilakukan pengecekan terlebih dahulu.
1.2.4. Pencatatan Arsip
Untuk memperoleh data, penelitian dilakukan dengan metode observasi di ruang kearsipan pada tanggal 13 Maret 2017. Berdasarkan hasil observasi terlihat bahwa bagian Anggaran PT KAI daop 4 menggunakan buku agenda kembar. Surat masuk dan surat keluar dicatatat secara terpisah. Surat masuk yang berupa NPD, RAB, dan justifikasi diteliti terlebih dahulu untuk memastikan bahwa dana yang diajukan belum pernah dibuat atau harga yang tercantum sesuai dengan kenyataan. Setelah itu surat tersebut dicatatat ke dalam buku agenda sesuai tanggal dan dikelompokkan setiap unitnya. Ketika bagian anggaran telah mengeluiarkan NPD acc yang telah disetujui oleh manager keuangan dan asisten manager anggaran maka surat keluar dicatat kembali ke dalam buku agenda untuk surat keluar. Jika unit tersebut telah
mengambil NPD acc maka mereka harus tanda tangan dalam buku agenda sebagai bukti bahwa telah menerima NPD acc.
Dari hasil observasi dapat dilihat bahwa pencatatan bagian anggaran pada PT KAI daop 4 menggunakan sistem buku agenda kembar dan diklasifikasikan menurut tanggal dan unitnya.
Selain metode observasi, peneliti juga memperoleh data dengan menggunakan metode wawancara. Wawancara dilakukan pada 20 Maret 2017 di ruang anggaran sebagai berikut:
P :Alat pencatatan apa yang di gunakan dalam kearsipan di bagian anggaran PT.KAI daop 4?
N :Kita menggunakan buku agenda.
P :Mengapa memilih alat pencatatan tersebut?
N :Untuk mempermudah dalam proses pemilahan dokumen, banyak dokumen keluar masuk setiap hari dan kita harus teliti.
P :Bagaimana langkah-langkah pencatatan arsip di bagian anggaran?
N :Pertama kita check terlebih dahulu NPD yang diajukan, setelah itu di sortir dan dikelompokan per unit dan setelah itu dicatat dalam buku agenda. Jika ada data yang kurang tepat atau tidak sesuai akan kita kembalikan ke unitnya untuk direvisi.
Dari hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa di bagian anggaran PT KAI menggunakan alat pencatatan arsip buku agenda. Penggunaan tersebut menyesuaikan klasifikasi data tiap unit yang masuk sehingga mempermudah
dalam pengececkan data yang sudah sesuai dan harus segera dikerjakan untuk bisa mencetak NPD acc.
Dari hasil observasi dan wawancara , terlihat bahwa prosedur pencatatan pada bagian anggaran PT KAI terorganisir dan berjalan dengan baik. Prosedur pencatatan menggunakan buku agenda kembar. Penggunaaan tersebut menyesuaikan dengan klasifikasi per-unit data masuk dan keluar sehingga membantu untuk menyesuaikan surat yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
1.2.5. Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil observasi prosedur penyimpanan arsip yang digunakan oleh bagian anggaran PT KAI daop 4 adalah penyimpanan tetap (permanent file) dengan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dan unitnya. Langkah- langkah dalam prosedur penyimpanan arsip antara lain staf akan memeriksa kelengkapan arsip (surat dan lampirannya), arsip tersebut dikelompokkan menurut unit, tahun, dan bulan, setelah itu arsip diberi lubang dan dimasukkan kedalam odner (tiap unit).
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa prosedur penyimpanan yang digunakan adalah prosedur penyimpanan tetap (permanet file). Langkah- langkah dalam prosedur penyimpanan arsip antara lain pemeriksaan, menyortir, dan menyimpan.
Selain observasi peneliti juga melakukan wawancara dengan pertanyaan sebagai berikut :
P :Menggunakan prosedur penyimpanan apa di bagian Anggaran? Tetap / sementara?
N :Kami menggunakan prosedur penyimpanan tetap karena di sini penyimpanan arsip selama 5 tahun.
P :Apa saja langkah-langkah penyimpanan arsip?
N :Pertama diceck kelengkapannya dahulu, di sortir per unit, bulan dan tahun, baru setelah itu dimasukan kedalam odner tiap unitnya.
P :Sistem apa yang digunakan di bagian Anggaran PT.Kereta Api Indonesia?
N :Sistem Subyek
P :Mengapa menggunakan prosedur penyimpanan tersebut?
N :Mempermudah pencarian arsip yang akan dibutuhkan kembali. dan menghemat waktu.
P :Apa saja kendala dalam penyimpanan tersebut?
N :Tempat arsip yang kurang dan odner untuk penyimpanan yang kurang.
P :Bagaimana sistem penyimpanan arsip tersebut?
N :Di sortir sesuai unit terlebih dahulu.
Dari hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa prosedur penyimpanan yang digunakan adalah prosedur penyimpanan tetap (permanet file). Dalam proses penyimpanan arsip, arsip terlebih dahulu di teliti, disortir dan disimpan ke dalam odner.
Dari hasil wawancara dan observasi, menunjukkan bahwa prosedur penyimpanan pada PT KAI daop 4 menggunakan prosedur penyimpanan tetap (permanent file) dan sebagai tolak ukurnya adalah menggunakan pola
klasifikasi dan dibantu oleh tahun dan bulan. Dalam proses penyimpanan arsip, arsip terlebih dahulu disortir, memberi tanda, dan menyimpan.
1.2.6. Peminjaman Arsip
Dari hasil observasi yang dilakukan, bagian anggaran PT KAI daop 4 tidak memiliki syarat khusus untuk peminjaman arsip. Staf yang akan meminjam arsip meminta langsung dari staf anggaran dan diberikan secara langsung tanpa harus mencatatnya sebagai pengingat jika arsip tersebut telah dipinjam. Arsip yang dipinjam segera dikembalikan ke bagian anggaran dan diarsipkan kembali. Jika dalam waktu sehari arsip belum dikembalikan, staf anggaran segera menemui peminjam tersebut.
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa bagian anggaran PT KAI daop 4 tidak menggunakan sistem pencatatan untuk peminjaman dan penggembalian arsip. Staf yang meminjamkan arsip bertanggung jawab atas arsip tersebut dan harus segera mencarinya ketika tidak segera dikembalikan.\
Peneliti juga melakukan wawancara kepada staf mengenai peminjaman dan pengembalian arsip dengan pertanyaan sebagai berikut:
P : Bagaimana prosedur peminjaman dan pengembalian arsip pada bagian anggaran PT KAI daop 4 ?
N : Tidak ada catatan khusus untuk peminjaman dan pengembalian arsip.
Bagi yang ingin meminjam langsung datang ke bagian anggaran dan kita carikan dokumennya. Mereka yang meminjam harus segera mengembalikannya, jika tidak kita harus menanyakannya dan segera mengembaalikan arsip ke dalam odner.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa bagian anggaran tidak memiliki catatan khusus dalam peminjaman dan pengembalian arsip. Di sisi lain mereka memiliki tanggung jawab untuk segera mencari dan mengembalikan arsip ke dalam odner jika arsip tidak segera dikembalikan untuk mengurangi resiko arsip hilang.
1.2.7. Pemeliharaan Arsip
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, cara pemeliharaan arsip yaitu dengan menggunakan paper clip plastik agar arsip tidak rusak dan berkarat serta menggunakan kertas yang bermutu. Tempat penyimpanan arsip berada dalam ruangan yang sama hanya diberi sekat saja sebagai pemisah. Ruangan tersebut terlihat sangat penuh dan kurang rapi. Setiap hari ada petugas yang membersihkan ruangan, tetapi hanya sekedar menyapu lantai tidak membersihkan rak penyimpanan arsip. Terkadang ruangan tersebut digunakan untuk makan bersama bahkan ada staf yang masuk untuk merokok. Selain itu tidak tersedia kipas angina tau AC untuk menjaga agar ruangan tidak menimbulkan bau. Banyak arsip yang kurang terawatt karena hanya ditumpuk dan diikat dengan tali.
Berdasarkan hasil observasi terlihat bahwa arsip yang ada kurang terawatt dan fasilitas pemeliharaan arsip kurang memadahi. Ruangannyapun terlihat penuh dengan penataan yang kurang rapi.
Selain metode observasi, peneliti juga melakukan wawancara sebagai berikut:
P :Bagaimana langkah – la ngkah yang dilakukan untuk memelihara arsip di bagian Anggaran PT.KAI DAOP 4 Semarang?
N :Kita meminimalkan penggunaan stepler agar surat tidak robek dan tidak berkarat. Selain itu arsip yang masih baru tidak langsung diletakkan di ruangan arsip, arsip di masukkan diodner dan diletakkan dimeja kosong.
P :Berapa lama jangka waktu/tiap berapa lama dilakukan pemeliharaan arsip?
N :Setiap hari ada petugas kebersihan yang menyapu ruangan agar tetap bersih dan nyaman.
Dari hasil observasi dan wawancara terlihat bahwa fasilitas pemeliharaan arsip kurang memadahi dan perusahaan juga tidak melakukan pembersihan arsip secara menyeluruh. Selain itu, perusahaan memilih menggunakan clip plastic daripada stepler agar kertas tidak robek dan berkarat.
1.2.8. Ketersediaan dan kemampuan SDM
Untuk mengetahui tentang efektifitas pengelolaan arsip dari segi SDM, peneliti melakukan observasi pada bagian anggaran di PT KAI daop 4 Semarang. Dari pengamatan tersebut terlihat bahwa tidak ada petugas khusus yang menangani arsip. Setiap staf bagiuan anggaran diperbolehkan untuk menyimpan arsip, tetapi mereka telah mengetahui cara menyimpan dan mengklasifikasi arsip. Terlihat bahwa hanya satu staf yang dominan atau lebih sering mengurus arsip disana. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik
diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yakni ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian, itu artinya, tidak semua orang dapat menjadi petugas kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga terampil, cekatan, dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip. Pengetahuan dasar tentang kearsipan elektronik sangat diperlukan agar tercapainya tujuan bersama dan memudahkan penemuan arsip kembali.
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa bagian anggaran PT KAI daop 4 Semarang belum memiliki petugas khusus yang menangani kearsipan.
Semua staf anggaran telah mengetahui cara mengarsipkan dokumen dengan baik.
Untuk menambah informasi yang ada mengenai sumber daya manusia, peneliti juga melakukan wawancara dengan pertanyaan sebagai berikut:
P :Bagaimana latar belakang pendidikan pegawai bagian anggaran PT KAI DAOP 4?
N :Kita S1 dari berbagai jurusan.
P :Bagaimana bisa mangelola arsip dengan baik jika tidak memilliki pengetahuan tentang kearsipan?
N :Kita mengetahui cara mengelola arsip dari atasan, apabila ada pegawai baru, staf yang sudah senior mengajarkan kepadanya bukan dari atasan lagi.
P :Apakah sudah pernah diadakan pelatihan atau diklat tentang kearsipan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip?
N :Belum pernah, saya mengetahui pengelolaan arsip hanya dari atasan dan belajar sendiri.
Dari hasil observasi dan wawancara nampak bahwa pengembangan pengelolaan kearsipan dilakukan oleh staf sendiri. Perusahaan tidak memfasilitasi untuk diadakannya seminar atau pelatihan khusus pengelolaan arsip.
1.2.9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Berdasarkan hasil observasi, penyusutan arsip dilakukan karena banyaknya arsip yang menumpuk atau agaar lebih efektif dalam pencarian dan pengelolaan arsip. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan file aktif dalam suatu unit pengolah arsip. Penyusutan arsip dilakukan setiap 5 tahun sekali dengan cara membakar arsip yang sudah tidak terpakai.
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah penyusutan dilakukan dengan memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan file aktif. Penyusutan di lakukan 5 tahun sekali.
Selain hasil observasi peneliti juga melakukan metode wawancara dalam penyusutan arsip seperti yang di ungkapkan oleh narasumber:
P: Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan terhadap arsip yang disimpan?
N: Sudah, karena semakin banyaknya arsip yang menumpuk di ruang arsip.
P: Bagaimana cara/langkkah-langkah dalam melakukan penyusutan?
N: Kita pindahkan dulu arsip inaktif dari tempat file yang aktif, kita simpan selama 5 tahun sesuai dengan prosedur yang ada. Pemusnahan arsip kita menggunakan cara pembakaran atau membakar arsip yang sudah dalam waktunya untuk dimusnahkan.
P: Tiap berapa lama dilakukan pemusnahan?
N: setiap 5 tahun sekali.
Dari hasil observasi dan wawancara nampak bahwa pemusnahan arsip dilakukan setiap 5 tahun sekali, sesuai dengan prosedur yang ada dengan cara membakarnya. Pemusnahan arsip tidak memandandang jumlah arsip yang menumpuk di ruangan arsip. Banyaknya arsip yang disimpan hanya dibiarkan dan ditumpuk hingga saatnya akan dimusnahkan.
