DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
TUGAS AKHIR
Disusun oleh :
RULLY ARTA
NPM. 0434010079
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURABAYA
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan
Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Jurusan Teknik Informatika
Disusun oleh :
RULLY ARTA
NPM. 0434010079
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURABAYA
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
Disusun Oleh :
RULLY ARTA
NPM. 0434010079
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang II Tahun Akademik 2010/2011
Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping
Gde Susrama MD, ST, M.Kom Basuki Rachmat, S.Si ,MT
NIP/NPT. 270 060 640 210 NIP/NPT. 369 070 602 09
Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
Disusun Oleh :
RULLY ARTA
NPM. 0434010079
Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal 26 November 2010
Pembimbing : Tim Penguji :
Gde Susrama ST, M.Kom NIP/NPT. 270 060 640 210
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
PANITIA UJIAN SKRIPSI / KOMPREHENSIF
KETERANGAN REVISI
Mahasiswa di bawah ini :
Nama : RULLY ARTA
NPM : 0434010079 Jurusan : Teknik Informatika
Telah mengerjakan revisi/ tidak ada revisi*) pra rencana (design)/ skripsi ujian lisan gelombang II, TA 2010/2011 dengan judul:
” SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
Surabaya, 22 Desember 2010 Dosen Penguji yang memerintahkan revisi:
1) Abdul Kadir
2) Wahyu S. J. Saputra
NIP/NPT. 386 081 002 951 3) Gde Susrama MD, St, S.Kom
i
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini yakni dengan mengambil judul “SISTEM INFORMASI TATA
NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ”.
Adapun tujuan disusun Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN “VETERAN” Jawa Timur.
Tugas Akhir yang penulis buat ini berisi tentang sistem kerja, prosedur sistem, dan aplikasi sistem informasi tata naskah di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur serta database yang digunakan dalam sistem tersebut.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang konstruktif dari pembaca sangat diharapkan.
Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surabaya, 26 November 2010
ii
Alhamdulillah, atas ijin Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan Proyek Sistem Informasi dengan judul “SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ” dengan baik.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis menyadari telah banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi moril maupun materiil. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah menciptakan segala kebaikan dan memberi peluang kepada hamba-Nya untuk mencari dan menempuh jalan kebaikan.
2. Bapak Ir. Bambang Wahyudi, MS selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Surabaya.
3. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Surabaya tahun angkatan 2008-2009. Beliau ini sekaligus menjadi dosen pembimbing I penulis yang sangat penulis banggakan. Karena beliau, arahan dan motifasinya saat membimbing akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tak hanya itu beliau juga telah menjadi Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah banyak membantu penulis hingga penulis lulus. 4. Bapak I Gde Susrama ST, M.Kom selaku dosen pembimbing II di jurusan
iii
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Bu Intan Yuniar Purbasari S.Kom selaku Dosen Penguji saat Sidang Pra-TA dan Seminar TA yang telah memberi masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Nur Cahyo Wibowo, S.Kom, M.Kom selaku Dosen Penguji saat Sidang Pra-TA dan Seminar TA yang telah memberi masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Bapak Abdul Kadir, selaku Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah memberi sanggahan atau masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Bapak Wahyu S. Saputra, S.Kom selaku Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah memberi sanggahan atau masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Kedua orang tua tercinta. Terimakasih atas doa dan kepercayaannya. Penulis hanya bisa membuktikan bahwa penulis bisa, dan apa yang penulis jalani tidaklah merugi. Ini adalah kado buat Ibu dan Ayah beserta keluarga,
sebuah cita yang sangat berharga.
iv
sekali kekurangan, terutama dalam pembuatan laporan ini. Untuk itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang membangun dalam memperbaiki penulisan laporan ini.
Akhir kata semoga laporan Proyek Sistem Informasi ini bisa bermanfaat bagi penulis dan siapapun yang menggunakannya.
Surabaya, 26 November 2010 Penulis,
v
Halaman
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERNYATAAN
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH LAPORAN PSI
PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN PSI
KATA PENGANTAR ... i
2.4. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Prov. Jatim ... 8
2.5. Deskripsi Pekerjaan ... 9
vi
(iii) Kepala Sub Dinas Penyusunan Program... 10
(iv) Kepala Sub Dinas Kesehatan Hewan ... 10
(v) Kepala Sub Dinas Budidaya dan Pengembangan Ternak ……….. 10
(vi) Kepala Sub Dinas Bina Usaha ... 11
(vii) Kepala Seksi Pengumpulan dan Pengolahan Data... 11
(viii) Kepala Seksi Perencanaan dan Perumusan... 11
(ix) Kepala Seksi Evaluasi dan Pengendalian... 12
(x) Kepala Seksi Data dan Informasi ... 12
(xi) Kepala Seksi Pengamatan Penyakit Hewan (P2H) dan Pelayanan Medik Veteriner... 12
(xii) Kepala Seksi Pencegahan dan Pemberantasaan Penyakit Hewan ... 12
(xiii) Kepala Seksi Pengawasan Obat Hewan dan Residu.... 13
(xiv) Kepala Seksi Pembibitan Ternak ... 13
(xv) Kepala Seksi Pengembangan Kawasan Ternak... 13
(xvi) Kepala Seksi Pakan dan Teknologi Peternakan ... 14
(xvii) Kepala Seksi Penyebaran & Pengembangan Ternak . 14 (xviii) Kepala Seksi Sumber Daya... 14
(xix) Kepala Seksi Pelayanan Usaha Pengolahan Hasil dan Pemasaran ………. ... 15
vii
2.6 Definisi Database... 16
2.7 Perangkat Komputer ... 16
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 25
3.1. Bagan Alir ... 25
3.1.1 Bagan Alir Halaman Utama Pelanggan ... 28
3.1.2 Bagan Alir login ... 28
3.1.3 Bagan Alir Halaman Administrator ... 29
3.1.4 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas ... 32
3.1.5 Bagan Alir Halaman Bagian Tata Usaha ... 35
3.1.6 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas ... 38
3.1.7 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi ... 40
3.2 Desain Model... 43
3.2.1 Diagram Jenjang(Hierarchy Chart) ... 45
3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)... 47
3.2.2.1 Context Diagram... 47
3.2.2.2 DFD Level 0... 48
3.2.2.3 DFD Level 1 Proses 1... 49
3.2.2.4 DFD Level 1 Proses 2... 50
3.2.2.5 DFD Level 1 Proses 3... 52
3.3 Desain Interface... 53
viii
3. Form Admin ... 56
4. Form Ubah Password ... 57
5. Form Keterangan ... 58
6. Form Input Pegawai ... 58
7. Form Daftar Pegawai ... 59
8. Form Input Bagian ... 59
9. Form Daftar Bagian ... 60
10. Form Input Jabatan ... 60
11. Form Daftar Jabatan ... 61
12. Form Input Instansi ... 61
13. Form Daftar Instansi ... 62
14. Form Input Instansi ... 62
15. Form Daftar Kota ... 63
16. Form Input Jenis Info ... 63
17. Form Daftar Jenis Info ... 64
18. Form Input Jenis Surat ... 64
19. Form Daftar Jenis Surat ... 65
20. Form Input Surat Masuk ... 65
21. Form Daftar Surat Masuk ... 67
22. Form Detail Surat Masuk ... 67
23. Form Input Disposisi ... 68
ix
26. Form Daftar Pengajuan Surat Keluar ... 71
27. Form Proses ACC Pengajuan Surat Keluar ... 73
3.4 Conceptual Data Model... 73
3.5 Physical Data Model (PDM)... .. 79
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM... 80
4.1. Perancangan Basis Data ... 80
4.2. Form Desain Input... 86
4.2.1 Halaman Index . ... 87
4.2.2 Halaman Login ... 88
4.2.3 Halaman Konfirmasi Login Salah . ... 88
4.3. Potongan Source Code ... 89
4.3.1 Code Login ... 89
4.3.2 Code Proses Surat Masuk . ... 90
BAB 5 UJICOBA DAN EVALUASI PROGRAM... 91
5.1. Ujicoba ... 91
5.2. Lingkungan Ujicoba ... 91
5.3 Desain Input ... 91
5.3.1. Halaman Index ... 92
5.3.2. Halaman Login ... 93
x
5.3.5. Halaman Tambah Pegwai ... 94
5.3.6. Halaman Konfirmasi Salah Input Pegawai ... 95
5.3.7. Halaman Edit Pegawai ... 96
5.3.8. Halaman Tambah Jabatan ... 96
5.3.9. Halaman Edit Jabatan ... 97
5.3.10. Halaman Bagian ... 98
5.3.11. Halaman Tambah Instansi ... 98
5.3.12. Halaman Edit Instansi ... 99
5.3.13. Halaman Kota ... 100
5.3.14. Halaman Jenis Info ... 100
5.3.15. Halaman Jenis Surat ... 101
5.3.16. Halaman Info ... 102
5.3.17. Halaman Jenis Surat Masuk ... 103
5.3.18. Halaman Surat Keluar ... 103
5.3.19. Halaman Disposisi ... 104
5.3.20. Halaman Konfirmasi Password ... 104
5.3.21. Halaman Ubah Password ... 105
5.3.22. Halaman Utama Kepala Dinas ... 106
5.3.23. Halaman Laporan Surat Masuk ... 106
5.3.24. Halaman Laporan Surat Keluar ... 107
5.3.25. Halaman Disposisi ... 107
xi
5.3.28. Halaman Detail Surat Keluar ... 109
5.3.29. Halaman Jenis Info (bagian tata usaha) . ... 109
5.3.30. Halaman Utama Kepala Sub Dinas... 110
5.3.31. Halaman Disposisi (Kepala Sub Dinas) ... 110
5.3.32. Halaman Jenis Surat (Kepala Sub Dinas) . ... 111
5.3.33. Halaman Ubah Jenis Surat . ... 112
5.3.34. Halaman Utama Kepala Seksi . ... 112
5.3.35. Halaman Utama Kepala Seksi ... 113
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN... 114
6.1. Kesimpulan ... 114
6.2. Saran….. ... 115
xiii
Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Timur ... 8
Gambar 2.2. Simbol Entitas ... 18
Gambar 2.3. Simbol Kardinalitas One to One ... 19
Gambar 2.4. Simbol Kardinalitas One to Many Non Mandatory ... 19
xiv
Gambar 3.14. Bagan Alir Halaman Admin... 30
Gambar 3.15. Bagan Alir Halaman Hak Akses Admin ... 30
Gambar 3.16. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Admin ... 31
Gambar 3.17. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Admin ... 31
Gambar 3.18. Bagan Alir Halaman Kepala Dinas ... 32
Gambar 3.19. Bagan Alir Halaman Hak Akses Kepala Dinas ... 32
Gambar 3.20. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Dinas ... 33
Gambar 3.21. Bagan Alir Halaman Laporan Hak Akses Kepala Dinas 34 Gambar 3.22. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Dinas ... 34
Gambar 3.23. Bagan Alir Halaman Tata Usaha... 35
Gambar 3.24. Bagan Alir Halaman Hak Akses Tata Usaha ... 35
Gambar 3.25. Bagan Alir Halaman Transaksi hak Akses Tata Usaha . 36 Gambar 3.26. Bagan Alir Surat Keluar Hak Akses Tata Usaha ... 36
Gambar 3.27. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Tata Usaha . 37 Gambar 3.28. Bagan Alir Halaman kepala Sub Dinas ... 38
Gambar 3.29. Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Sub Dinas ... 38
xv
Sub Dinas ... 39
Gambar 3.32. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Sub Dinas ... 40
Gambar 3.33. Bagan Alir Halaman kepala Seksi ... 41
Gambar 3.34. Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Seksi .. 41
Gambar 3.35. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Seksi ... 42
Gambar 3.36. Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Seksi ... 42
Gambar 3.37. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Seksi ... 43
Gambar 3.38. Simbol External Entity ... 44
Gambar 3.39. Simbol Data Flow ... 44
Gambar 3.40. Simbol Proses ... 45
Gambar 3.41. Simbol Data Store ... 45
Gambar 3.42. Diagram Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Jawa Timur ... 46
Gambar 3.43. Context Diagram ... 47
Gambar 3.44. DFD Level 0 ... 48
Gambar 3.45. DFD Level 1 ... 49
Gambar 3.46. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi ... 50
xvi
Gambar 3.49. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan ... 53
Gambar 3.50. Desain Form Utama Halaman Home... 54
Gambar 3.51. Desain Form Utama Halaman Tentang Kami... 55
Gambar 3.52. Desain Form Utama Halaman Kontak... 55
Gambar 3.53. Desain Form Login ... 56
Gambar 3.54. Desain Form Admin ... 57
Gambar 3.55. Desain Form Ubah Password ... 57
Gambar 3.56. Desain Form Keterangan ... 58
Gambar 3.57. Desain Form Input Pegawai ... 58
Gambar 3.58. Desain Form Daftar Pegawai ... 59
Gambar 3.59. Desain Form Input Bagian ... 59
Gambar 3.60. Desain Form Daftar Bagian ... 60
Gambar 3.61. Desain Form Input Jabatan ... 60
Gambar 3.62. Desain Form Daftar Jabatan ... 61
Gambar 3.63. Desain Form Input Instansi... 61
Gambar 3.64. Desain Form Daftar Instansi ... 62
Gambar 3.65. Desain Form Input Kota ... 62
Gambar 3.66. Desain Form Daftar Kota ... 63
Gambar 3.67. Desain Form Input Jenis Kota ... 63
Gambar 3.68. Desain Form Daftar Jenis Info ... 64
Gambar 3.69. Desain Form Input Jenis Surat ... 64
xvii
Gambar 3.72. Desain Form Pilihan Jenis Surat ... 66
Gambar 3.73. Desain Form Daftar Surat Masuk ... 67
Gambar 3.74. Desain Form Detail Surat Masuk ... 68
Gambar 3.75. Desain Form Input Disposisi ... 69
Gambar 3.76. Desain Form Daftar Disposisi yang Belum Terdisposisi 70 Gambar 3.77. Desain Form Daftar Disposisi yang Telah Terdisposisi . 70 Gambar 3.78. Desain Form Input Pengajuan Surat Keluar ... 71
Gambar 3.79. Desain Form Daftar Pengajuan Surat Keluar yang Belum di Acc ... 72
Gambar 3.80. Desain Form Daftar Pengajuan Surat Keluar yang Telah di Acc ... 72
Gambar 3.81. Desain Form Proses Acc Pengajuan Surat Keluar ... 73
Gambar 3.82. CDM SI Tata Naskah Dinas Peternakan ... 73
Gambar 3.83. PDM Sistem Tata Naskah Dinas Peternakan ... 79
Gambar 4.1. Halaman Index ... 87
Gambar 4.2. Halaman Login ... 88
Gambar 4.3. Konfirmasi Kesalahan Login ... 88
Gambar 4.4. Potongan Source Code Login ... 89
Gambar 4.5. Potongan Source Code Surat Masuk ... 90
Gambar 5. 1. Gambar Halaman Index ... 92
Gambar 5. 2. Gambar Halaman Login ... 93
xviii
Gambar 5.5. Gambar Halaman Tambah Pegawai... 94 Gambar 5.6. Konfirmasi Kesalahan Tambah Pegawai ... 95 Gambar 5.7. Gambar Edit Pegawai ... 96 Gambar 5.8. Gambar Tambah Jabatan ... 96 Gambar 5.9. Gambar Edit Jabatan ... 97 Gambar 5.10. Gambar Halaman Bagian ... 98 Gambar 5.11. Gambar Halaman Tambah Instansi ... 98 Gambar 5.12. Gambar Halaman Edit Instansi ... 99 Gambar 5.13. Gambar Halaman Kota... 100 Gambar 5.14. Gambar Halaman Jenis Info... 100 Gambar 5.15. Gambar Halaman Jenis Surat ... 101 Gambar 5.16. Gambar Halaman Info ... 102 Gambar 5.17. Gambar Halaman Surat Masuk ... 103 Gambar 5.18. Gambar Halaman Surat Keluar ... 103 Gambar 5.19. Gambar Halaman Disposisi ... 104 Gambar 5.20. Gambar Halaman Konfirmasi Kesalahan Ubah
Password ... 104
xix
xii
ABSTRAK
Penggunaan komputer saat ini tidak terbatas dalam lingkungan kerja saja, tetapi dalam kehidupan sehari-hari pun telah banyak dimanfaatkan, contohnya sebagai media informasi. Komputer telah memberikan peranan penting dalam pembuatan sistem yang lebih mampu diandalkan dan efisien. Pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, tepat dan akurat. Namun, ditengah pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih, masih ada perusahaan yang dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya menggunakan sistem manual. Sehingga dalam pelaksanaannya ditemui beberapa kendala yang mengakibatkan kurang efisiennya kerja dalam suatu perusahaan tersebut. Seperti halnya pada sistem tata naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur dalam proses peminjaman surat yang mengharuskan Bagian Tata Usaha menggandakan surat asli terlebih dahulu atau dalam proses disposisi surat masuk yang masih menggunakan lembar disposisi secara fisik dan membutuhkan cara manual (menggunakan tulisan tangan) dalam pengisiannya serta pendisposisian surat masuk yang dilakukan dengan menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi melalui kurir.
Aplikasi dalam skripsi ini merupakan salah satu solusi untuk mempermudah dengan merancang dan membuat aplikasi tata naskah (e-office) yang efektif, efisien dan tepat guna, serta menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid dimana nantinya diharapkan dapat melakukan proses surat menyurat dengan cepat, tepat dan efisien, dapat mengetahui status surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dengan cepat, jelas dan terperinci, dan dapat membuat laporan tahunan dalam waktu yang singkat dan akurat.
Dengan adanya uji kelayakan aplikasi SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ini dilakukan dengan melakukan serangkaian skenario ujicoba antara lain : pengolahan data master, transaksi, pembuatan laporan.
Keywords : e-office, surat, laporan
PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR Pembimbing I : I Gde Susrama, ST, MT
1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih menunjukkan adanya efisiensi waktu kerja dalam penyelesaian pekerjaan. Saat ini, teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat. Dengan harapan para pengguna dapat memperoleh informasi dengan cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhannya. Mengingat pentingnya suatu informasi, maka suatu sistem perlu didesain untuk menghasilkan informasi yang diharapkan. Desain suatu sistem dapat mempengaruhi berjalannya suatu sistem. Sistem yang kurang baik dapat mengakibatkan kerugian waktu, tenaga bahkan biaya.
Namun, ditengah pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih, masih ada perusahaan yang dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya menggunakan sistem manual. Sehingga dalam pelaksanaannya ditemui beberapa kendala yang mengakibatkan kurang efisiennya kerja dalam suatu perusahaan tersebut.
Hal semacam ini masih terdapat pada sistem tata naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur Seperti halnya dalam proses peminjaman surat yang mengharuskan Bagian Tata Usaha menggandakan surat asli terlebih dahulu atau dalam proses disposisi surat masuk yang masih menggunakan lembar disposisi secara fisik dan membutuhkan cara manual (menggunakan tulisan tangan) dalam pengisiannya serta pendisposisian surat masuk yang dilakukan dengan menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi melalui kurir.
Proses-proses manual di atas mengakibatkan kinerja Bagian Tata Usaha kurang efisien dan memakan waktu yang cukup lama bahkan dapat terjadi kerusakan ataupun hilangnya dokumen atau data asli yang dibutuhkan untuk jangka panjang.
1.2. Rumusan Masalah
Dari analisis sistem yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa rumusan masalah yang muncul pada system manual yang ada saat ini antara lain:
a. Bagaimana merancang dan membuat aplikasi tata naskah yang efektif, efisien dan tepat guna?
b. Bagaimana menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid ?
1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari perancangan dan pembuatan aplikasi tata naskah (e-office) pada Departemen Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah terbatas pada Bagian Tata Usaha yang meliputi:
a. Proses surat masuk b. Proses Surat Keluar c. Proses disposisi surat
d. Proses pengajuan surat keluar e. Proses pembuatan laporan tahunan:
1.4. Tujuan
a. Merancang dan membuat aplikasi tata naskah yang efektif, efisien dan tepat guna.
b. Menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid.
1.5. Manfaat
a. Bagi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur
- Dapat melakukan proses surat menyurat dengan cepat, tepat dan efisien. - Dapat mengetahui status surat masuk dan surat keluar yang sedang
berjalan dengan cepat, jelas dan terperinci.
- Pembuatan laporan tahunan yang meliputi laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan peminjaman surat dapat dilakukan dalam waktu yang singkat dan akurat.
b. Bagi Mahasiswa
- Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama masa kuliah sehingga diharapkan nantinya dapat memecahkan permasalahan yang dihadapi di kehidupan nyata.
- Dapat mengembangkan kemampuan dalam menganalisis suatu sistem yang telah ada.
5
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Sesuai dengan undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang pembentukan Propinsi Jawa Timur disebutkan dalam konsideran menimbang bahwa Propinsi Jawa Timur berhak mengatur rumah tangganya sendiri dalam urusan kehewanan.
Dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1948 tentang Pemerintah Daerah disebutkan bahwa “Urusan Kehewanan” merupakan “Urusan tersendiri” dalam urusan rumah tangga Propinsi.
Menurut Tap MPR Nomor XV/MPR/1998 tentang Penyelenggaraan Otonomi Daerah. Pengaturan, pembagian, dan pemanfaatan sumber daya Nasional yang berkeadilan dan serta pembagian otonomi daerah Negara Kesatuan Republik Indonesia mengamanatkan penyelenggaraan otonimi daerah dilaksanakan dengan memberikan kewenangan yang luas, nyata, dan ber tanggung jawab kepada daerah secara proporsional yang diwujudkan dengan pengaturan, pembagian, dan pemanfaatan Sumber Daya Nasional yang berkeadilan
Dengan dasar sejarah adanya lembaga organisasi yang berwenang menangani bidang peternakan dan kesehatan hewan, adalah “Historical” mempunyai sejarah nomenklatur, yaitu:
a. Zaman Belanda disebut “Dischendehce”;
d. Zaman Orde Baru disebut “Dinas Peternakan”; e. Zaman Reformasi disebut “Dinas Peternakan”;
2.2. Visi dan Misi Perusahaan
Pembangunan peternakan dan kesehatan hewan merupakan bagian integral dari pembangunan pertanian yang mengacu pula pada Pembangunan Nasional. Dalam rangka memudahkan pencapaian sasaran serta operasional pembangunan disusun Rencana Strategik.
1) VISI
“Mewujudkan Masyarakat Peternakan dan Kesehatan Hewan yang Tangguh Berbasis Sumberdaya Lokal, Profesional yang bermotivasi pada kerakyatan untuk mencapai prestasi luar biasa menuju kecukupan gizi protein hewani tahun 2010”
2) MISI
a. Menggunakan teknologi tepat guna yang berwawasan ramah lingkungan didukung pembinaan berkelanjutan.
b. Meningkatkan kualitas pemberdayaan masyarakat peternakan dan kesehatan hewan yang berperan aktif dalam merubah pola usaha peternakan tradisional menjadi pola usaha peternakan bisnis.
d. Mengembangkan produk-produk unggulan yang berdaya saing untuk menghadapi pasar global.
e. Mewujudkan birokrasi yang profesioal serta memiliki integritas moral yang tinggi.
f. Mengembangkan Keamanan Pangan melalui peningkatan produksi komoditas peternakan dan kesehatan hewan, serta pengamanan ternak dan hewan lainnya.
g. Tetap mempertahankan stabilitas potensi Propinsi Jawa Timur sebagai gudang ternak dan hewan lainnya di tingkat Nasional.
h. Mendorong peningkatan kontribusi Industri Peternakan dan Kesehatan Hewan terhadap perekonomian Jawa Timur melalui peningkatan PDRB, membuka lapangan kerja dan penanggulangan kemiskinan.
i. Memfasilitasi pelaku usaha melalui pengembangan teknologi, pembiayaan dan kebijakan insentif serta deregulasi investasi.
j. Melakukan perlindungan terhadap peternak dalam sistem perdagangan Internasional, melalui promosi dan proteksi.
2.3. Lokasi dan Denah Perusahaan
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur Provinsi Jawa Timur terletak di Jl. Ahmad Yani Surabaya Telepon: (031) 8537623 & Fax: (031) 8531471.
2.4. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Propinsi Jawa Timur
Struktur organisasi Dinas Peternakan Propinsi Jawa Timur ini dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Kepala Dinas P2H dan Pelayanan
Medik Veteriner Pakan dan Teknologi
Peternakan Pengolahan Hasil dan
Pemasaran
Seksi Penataan Bina Usaha
Peternakan
Seksi Agribisnis
2.5. Deskripsi Pekerjaan
Penjelasan tentang tugas, fungsi, dan wewenang dari tiap-tiap jabatan di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:
(i) Kepala Dinas
a. Memimpin, mengatur, dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang karakteristik dan spesifik dibidang peternakan dan kesehatan hewan; b. Memberikan arah dan petunjuk, bimbingan, dan pembinaan teknis keahlian
kepada bawahan;
c. Menerapkan pemikiran-pemikiran strategis dibidang perencanaan dan pengorganisasian pengelolaan sumber daya dan administrasi;
d. Penerapan kebijakan-kebijakan teknis keahlian profesi;
e. Melakukan pengawasan dan pengendalian untuk memastikan agar semua sasaran tercapai sesuai tujuan organisasi yang didasarkan visi, misi, strategi dan program Peternakan dan Kesehatan Hewan.
(ii)Kepala Bagian Tata Usaha
a. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan,penggandaan dan tata usaha kearsipan;
b. Mengurus administrasi perjalanan dinas dan tugas-tugas keprotokolan; c. Melaksanakan pengelolaan dan menyusun laporan pertanggung jawaban; d. Menyelenggarakan tata usaha kedinasan;
f. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan,penggandaan dan tata usaha kearsipan;
g. Mengurus administrasi perjalanan dinas dan tugas-tugas keprotokolan; h. Melaksanakan pengelolaan dan menyusun laporan pertanggung jawaban; i. Menyelenggarakan tata usaha kedinasan;
j. Menghimpun dan menyusun dokumentasi peraturan perundang-undangan; k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
(iii) Kepala Sub Dinas Penyusunan Program
a. Menyusun program kerja dan rencana kegiatan pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan;
b. Menyusun laporan hasil-hasil pelaksanaan program pembangunan dibidang peternakan dan kesehatan hewan.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. (iv) Kepala Sub Dinas Kesehatan Hewan
a. Melaksanakan epidemiologi pengamatan penyakit hewan dan pelayanan medik veteriner;
b. Pemberian advokasi dan fasilitasi dalam penanggulangan dan pemberantasan penyakit hewan;
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas; (v) Kepala Sub Dinas Budidaya dan Pengembangan Ternak
b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan dalam rangka peningkatan mutu makanan ternak dan hewan lainnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari kepala dinas. (vi) Kepala Sub Dinas Bina Usaha
a. Menyusun rencana kerja permodalan, pengembangan pelayanan peternak, kemitraan dan pengolahan agriindustri hasil peternakan dan kesehatan hewan.
b. Menyusun standarisasi usaha peternakan.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas. (vii) Kepala Seksi Pengumpulan dan Pengolahan Data
a. Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyusun data dan hasil tentang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.
b. Menyusun monografi atau peta potensi bidang peternakan dan kesehatan hewan.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (viii)Kepala Seksi Perencanaan dan Perumusan
a. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
b. Menyusun program kerja dan rencana kegiatan pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan.
(ix) Kepala Seksi Evaluasi dan Pengendalian
a. Melakukan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.
b. Melakukan pengendalian pelaksanaan program pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (x) Kepala Seksi Data dan Informasi
a. Menghimpun, mengatur dan mensistematisasikan data/informasi di bidang organisasi dan ketatalaksana.
b. Meyiapkan penyebaran informasi pembangunan dibidang Peternakan dan Kesehatan Hewan lainnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xi) Kepala Seksi Pengamatan Penyakit Hewan (P2H) dan Pelayanan Medik
Veteriner
a. Melaksanakan pengamatan, penyidikan, dan pemetaan penyakit hewan lintas kabupaen/kota.
b. Melaksanakan perijinan dan pengawasan pelayanan medik veteriner. c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xii) Kepala Seksi Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Hewan
b. Melaksanakan fasilitasi teknologi alat dan mesin untuk keperluan pelayanan penyakit hewan yang mewabah.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xiii)Kepala Seksi Pengawasan Obat Hewan dan Residu;
a. Mengawasi peredaran obat hewan, vaksin, dan bahan biologis d tingkat importer, distributor dan grosir.
b. Melaksanakan pengujian obat hewan yang beredar.
c. Melaksanakan pengujian residu terhadap semua produk hewan yang beredar dan akan dikonsumsi masyarakat.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xiv) Kepala Seksi Pembibitan Ternak
a. Mengumpulkan data produksi bibit ternak dan hewan lainnya. b. Menetapkan standarisasi dan sertifikasi mutu bibit ternak dan hewan
lainnya.
c. Melaksanakan fasilitasi produksi bibit dan peningkatan mutu genetic ternak dan hewan lainnya.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xv) Kepala Seksi Pengembangan Kawasan Ternak;
a. Mengatur Sistem Pengembangbiakan (breeding system), penyebaran ternak, dan melestarikan plasma nutfah.
c. Melaksanakan pengawasan dan pengembangan sentra budidaya ternak dan hewan lainnya.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xvi) Kepala Seksi Pakan dan Teknologi Peternakan
a. Melaksanakan bimbingan penerapan teknologi peternakan dan kesehaan hewan.
b. Melaksanakan kajian, pengenalan dan pengembangan teknologi tepat guna peternakan dan kesehatan hewan.
c. Melaksanakan uji lapangan dan rekayasa pengembangan teknologi tepat guna peternakan dan kesehatan hewan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xvii) Kepala Seksi Penyebaran dan Pengembangan Ternak
a. Merencanakan dan melaksanakan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.
b. Mengadakan koordinasi penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.
c. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.
(xviii) Kepala Seksi Sumber Daya
b. Mengadakan koordinasi dengan instansi terkait dengan bidang peternakan dan kehewanan lainnya.
c. Mengadakan standarisasi pengelolaan peternakan dan kehewanan lainnya. d. Melaksanakan bimbingan penyuluhan produksi peternakan dan kehewanan
lainnya.
e. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.
(xix) Kepala Seksi Pelayanan Usaha Pengolahan Hasil dan Pemasaran
a. Melaksanakan pemantauan harga pasar dan pengembangan agribisnis. b. Melaksanakan tata niaga ternak antar propinsi.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xx) Kepala Seksi Penataan Bina Usaha Peternakan
a. Menyusun standarisasi perijinan usaha peternakan, peneglolaan lingkungan dan teknologi pasca panen.
b. Mengawasi dan mengendalikan perijinan usaha peternakan dan kesehatan hewan, kemitraan, pengelolaan lingkungan, promosi, dan teknologi pasca panen.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xxi) Kepala Seksi Agribisnis
b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan dalam rangka peningkatan mutu makanan ternak dan hewan lainnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari kepala dinas.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas.
2.6 Database
Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi
terstruktur, yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang mengizinkan pemakainya dapat mengambil informasi dengan cepat dan efisien. Informasi dipecah-pecah ke dalam tabel-tabel, dan setiap tabel menyimpan entiti-entiti yang berbeda.
Dalam dunia komputer, database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan (Yuswanto & Subari, 2005).
Tujuan dibuatnya Desain Database adalah sebagai berikut : 1. Menampilkan data dengan mudah dan cepat.
2. Menyimpan data ataupun melakukan perubahan atau manipulasi terhadap data dengan mudah dan cepat.
3. Efisiensi atau optimalisasi pemanfaatan ruang penyimpanan (space). 4. Keakuratan (Accuracy) data.
5. Ketersediaan (Availability) data. 6. Menjamin integritas data.
Database dibentuk dari kumpulan tabel yang dikategorikan kedalam beberapa tipe,
diantaranya :
1. Tabel induk (Master Table)
Merupakan tabel penting yang harus tetap ada selama di sistem informasi. 2. Tabel transaksi (Transaction Table)
Disebut juga sebagai tabel input (Input Table). Tabel transaksi digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi di sebuah sistem.
3. Tabel laporan (Report Table)
Disebut juga sebagai tabel output (Output Table). Tabel laporan merupakan tabel yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
Terdapat dua langkah untuk membuat database, adalah sebagai berikut :
1. Conceptual Data Model (CDM)
Dalam pembuatan database dapat diawali dengan membuat desain pada tingkatan konseptual, yaitu disebut Conceptual Data Model (CDM). CDM mewakili struktur logika basis data secara keseluruhan, yang tidak tergantung atau terikat dengan perangkat lunak (software) maupun penyimpanan struktur data. CDM sering kali berisi objek-objek data yang belum diimplementasikan pada basis data secara fisik. Hal ini dapat memberikan gambaran formal tentang data-data yang dibutuhkan
untuk menjalankan sebuah perusahaan ataupun aktifitas bisnis. CDM mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
c. Membuat Physical Data Model (PDM) yang telah menentukan implementasi fisik dari basis data.
Obyek – obyek yang terdapat dalam CDM adalah: a. Entity
Entity atau entitas dalah suatu objek yang dapat diidentifikasikan
dalam lingkungan pemakai, yang merupakan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Simbol entitas dapat dilihat pada Gambar 2.2:
Gambar 2.2Simbol Entitas
Tampilan pada Gambar 2.2 simbol entitas :
1. Identifier yaitu identitas dari entitas dan bergaris bawah. 2. Atribut lain yaitu atribut entitas yang bukan identitas 3. Data tipe yaitu tipe data tiap atribut.
b. Data Item
Data Item didefinisikan sebagai penjelasan-penjelasan dari entitas yang membedakan dengan entitas lain berfungsi sebagai informasi. Contoh : data item dari negara adalah id_negara, nama_negara.
c. Relationship
Relationship ialah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity
atau entitas.
d. Kardinalitas Relasi
Kardinalitas relasi adalah sebuah bilangan yang menunjukkan jumlah maksimum elemen dari sebuah entitas yang dapat berelasi dengan elemen dari entitas yang lain. (Winarko, 2006).
Kardinalitas relasi dapat berupa : 1. Satu ke Satu (One To One)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada Entitas B. Demikian juga sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada Entitas A.
Gambar 2.3 Simbol Kardinalitas One to One
2. Satu ke Banyak (One To Many)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dangan paling banyak satu elemen di Entitas A.
Gambar 2.4 Simbol Kardinalitas One to Many Non Mandatory
3. Banyak ke Satu (Many To One)
Setiap elemen dari entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dengan maksimal banyak elemen di Entitas A.
Simbol Many To One dapat dilihat Gambar 2.5 :
Gambar 2.5 Simbol Kardinalitas Many to One Non Mandatory
4. Banyak ke Banyak (Many To Many)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen pada Entitas B demikian juga sebaliknya.
Gambar 2.6 Simbol Kardinalitas Many to Many Non Mandatory
Sifat relasi yang berlaku bagi masing – masing arah relasi adalah sebagai berikut :
1. Mandatory
Tabel 2.1. Tabel Sifat-sifat Relasi Pada Entitas
Termination point
Keberadaan sifat
Kardinalitas Keterangan
Mandatory One(satu) Harus ada satu
dan satu – satunya
Mandatory Many(banyak) Boleh ada satu
atau lebih
Optional One(satu) Boleh ada satu
atau tidak ada
Optional Many(banyak) Boleh ada satu
atau lebih, atau tidak ada
2. Dependent
Menunjukkan bahwa masing-masing elemen Entitas A dikenali oleh suatu elemen Entitas B dimana masing-masing entitas menyumbangkan primary key-nya. Contoh CDM dapat dilihat pada Gambar 2.7.
2. Physical Data Model (PDM)
PDM menetapkan implementasi physical dari sebuah database. Dengan PDM user dapat mempertimbangkan detail dari implementasi physical yang sebenarnya dengan
software atau struktur data storage. Sehingga hal tersebut dapat diatur sesuai dengan
batasan-batasan basis data maupun pertimbangan kinerjanya. PDM dapat dihasilkan melalui beberapa cara :
a. Melakukan generate dari CDM b. PDM diciptakan sejak awal
c. Membalikkan suatu database ke dalam PDM
PDM mempunyai peranan sebagai berikut :
a. Menggambarkan physical organization dari sebuah data ke dalam format grafik.
b. Menghasilkan database dan script modifikasi.
c. Mendifinisikan triggers dan constraint referential integrity. d. Menghasilkan atribut yang luas.
e. Membuat atribut tambahan.
f. Rekayasa balik dari sebuah database yang telah ada. g. Memperbarui CDM.
2. Tabel
Tabel merupakan kumpulan sebuah records yang telah dihubungkan dengan fields. Selain itu, tabel menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.
Simbol tabel dapat dilihat pada Gambar 2.8:
Gambar 2.8 Simbol Tabel PDM
3. Kolom
Kolom merupakan struktur data yang berisi suatu data item dalam sebuah record, mempunyai kesetaraan model dari field database.
4. Primary Key dan Foreign Key
a) Primary Key
Primary Key adalah suatu atribut yang sudah dipilih untuk
mengidentifikasikan record dalam suatu tabel secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data.
b) Foreign Key
Foreign Key adalah kunci (key) pada suatu tabel yang terhubung
dengan primary key pada tabel yang lain.
c) Reference
Reference merupakan hubungan antara primary key dan foreign
key dari tabel yang berbeda.
Berikut contoh PDM dapat dilihat pada Gambar 2.9:
Gambar 2.9 Contoh PDM
2.7 Perangkat Komputer
Perangkat komputer itu terdiri dari ; perangkat keras(hardware) dan perangkat lunak(software). Kedua perangkat ini saling mendukung satu sama lain pada sistem komputer. Dalam kesempatan ini saya memakai sebuah laptop.
Hardware
Spesifikasi Hardware dari laptop ini terdiri dari : a.Genuine Intel (R)CPU T2050 @ 1.60GHz b.1.49 GB of RAM
c.Sebuah Hard Disk Berkapasitas 60 GB
Software
Software yang digunakan terdiri dari :
25
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Bagan Alir
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem (Jogiyanto, 1996). Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem:
Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
(Jogiyanto, 1996). Simbol proses dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Simbol Proses
Manual Input
Menunjukkan input yang dilakukan secara manual (Jogiyanto, 1996). Simbol manual input dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Simbol Keyboard
Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor (Jogiyanto, 1996). Simbol display dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Input/output
Digunakan untuk mewakili data input/output (Jogiyanto, 1996). Simbol input/output dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Simbol Input /Output
Garis Alir
Digunakan untuk menunjukkan arus dari proses (Jogiyanto, 1996). Simbol garis alir dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 Simbol Garis Alir
Penghubung
Menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus dihalaman yang sama atau halaman lainnya (Jogiyanto, 1996). Simbol penghubung dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Simbol Penghubung
Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses (Jogiyanto, 1996). Simbol titik terminal dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Persiapan
Digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran (Jogiyanto, 1996). Simbol persiapan dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8 Simbol Persiapan
Keputusan
Digunakan untuk penyeleksian kondisi di dalam program
(Jogiyanto, 1996). Simbol keputusan dapat dilihat pada Gambar
3.9.
Gambar 3.9 Simbol Keputusan
Database
Menunjukkan input/output menggunakan database (Jogiyanto, 1996). Simbol database dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Simbol Database
Dokumen
Untuk mencetak laporan ke printer (Jogiyanto, 1996). Simbol database dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 Simbol Dokumen
3.1.1 Bagan Alir Halaman Utama Pelanggan
Bagan alir halaman utama menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh pelanggan. Menu yang dapat dipilih pelanggan dalam Halaman Utama adalah home, berita, login, registrasi, perusahaan, produk, informasi, hubungi kami, dan buku tamu. Pada menu-menu tersedia juga sub menu yang
dapat mendukung menu tersebut. Gambar diagram alir Halaman Utama dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Gambar 3.12 Bagan Alir Halaman Utama
3.1.2 Bagan Alir login
Gambar 3.13 Bagan Alir Halaman Login
Penjelasan dimana user yang hendak login harus memasuki form login dengan memasukkan username dan password kemudian dicek apakah data username dan password valid, jika benar autentifikasinya maka akan masuk pada halaman hak akses user itu sendiri. Hak akses user dibagi menjadi beberpa, diantaranya : user admin, user kepala dinas, user tata usaha, user kepala sub dinas, user kepala seksi
3.1.3 Bagan Alir Halaman Administrator
Gambar 3.14 Bagan Alir Halaman Admin
Pada Gambar 3.14 diagram itu menjelaskan menu buat seorang admin, kemudian pada
Gambar 3.15 Bagan Alir Halaman Hak Akses Admin
menghapus data pegawai, untuk yang kota, jabatan, bagian, jenis info itu sama seperti bagian pegawai jadi admin juga dapat manambah data, mengubah ,dan juga menghapus data.
Gambar 3.16 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Admin
Pada Gambar 3.16 diatas menjelaskan proses apabila memilih menu Surat masuk dan surat keluar maka yang keluar adalah data yang ada di database Sistem informasi ini,
Pada Gambar 3.17 diatas menjelaskan untuk mengubah data password seorang admin itu sendiri.
3.1.4 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas
Bagan alir halaman manajer keuangan menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh Kepala Dinas.
Gambar 3.18 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas
Pada Gambar 3.18 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Dinas berupa menu master, transaksi, laporan, informasi, dan log out
Gambar 3.19 Bagan Alir Halaman Hak Akses Kepala Dinas
Gambar 3.20 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Dinas
Apabila user yang sebagai Kepala Dinas ini memilih surat keluar, dan disposisi maka Gambar 3.20 menjelaskan sebagai berikut :
- Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bias dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Gambar 3.21 Bagan Alir Halaman Laporan Hak Akses Kepala Dinas
Pada Gambar 3.21 diatas menjelaskan apabila user memilih menu sebuah laporan, dilaporan ini disediakan mau memilih laporan dengan waktu per hari hingga per tahun.
Gambar 3.22 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Dinas
3.1.5 Bagan Alir Halaman Bagian Tata Usaha
Bagan alir halaman bagian produksi menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh bagian tata usaha.
4
Pilih Informasi Pilih Transaksi
Pilih Master
23 24 25
Pilih Logout
Selesai
Gambar 3.23 Bagan Alir Halaman Tata Usaha
Pada Gambar 3.23 diatas menjelaskan menu dari seorang Tata Usaha yaitu master, transaksi, informasi, dan logout.
Gambar 3.24 Bagan Alir Halaman Hak Akses Tata Usaha
Gambar 3.25 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Tata Usaha
Pada Gambar 3.25 menjelaskan sub menu dari menu transaksi, dan proses dari sub menu surat masuk
Apabila user yang sebagai Tata Usaha ini memilih surat keluar, dan disposisi maka Gambar 3.25 dan Gambar 3.26 menjelaskan sebagai berikut :
- Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
- Apabila user memilih disposisi maka prosesnya hampir sama dengan surat keluar, tetapi tidak membutuhkan sebuah acc terlebih dahulu
Gambar 3.27 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Tata Usaha
3.1.6 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas
Bagan alir halaman bagian pembelian menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh Kepala Sub Dinas.
5
Pilih Informasi Pilih Transaksi
Pilih Master
29 30 31
Pilih Logout
Selesai
Gambar 3.28 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas
Pada Gambar 3.28 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Sub Dinas berupa master, transaksi, informasi, dan logout.
Gambar 3.29 Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Sub Dinas
Pada Gambar 3.29 menjelaskan ada beberapa sub menu dari Gambar 3.28, dari menu master akan terdapat beberapa sub menu yaitu pegawai, bagian,
Gambar 3.30 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Sub Dinas
Apabila user memilih disposisi maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Gambar 3.31 Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Sub
Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Gambar 3.32 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Sub Dinas
Pada Gambar 3.32 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.
3.1.7 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi
Gambar 3.33 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi
Pada Gambar 3.33 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Seksi Yaitu menu master, transaksi, informasi, dan logout.
Gambar 3.34 Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Seksi
Gambar 3.35 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Seksi
Apabila user memilih disposisi maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Gambar 3.36 Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Seksi
Gambar 3.37 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Seksi
Pada Gambar 3.37 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.
3.2 Desain Model
Desain model suatu sistem informasi dapat diimplementasikan dalam dua bentuk antara lain Physical Model dan Logical Model. Media yang tepat untuk mengimplementasikan Physical Model yang berfungsi memberikan gambaran kinerja sistem secara fisik adalah Bagan Alir Sistem, sedangkan media untuk mengimplementasikan Logical Model yang berfungsi untuk memberikan gambaran secara logis kinerja sistem adalah DFD (Data Flow Diagram).
Desain model dari sistem informasi pengadaan bahan baku UBM Biscuits digambarkan dalam Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram (DFD)
adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi simbol untuk menggambarkan arus dari data sistem (Jogiyanto, 2001).
Simbol – simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram adalah sebagai berikut :
1. External Entity (Kesatuan Luar)
External Entity Merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem
(Jogiyanto, 2001). Simbol External Entity dapat dilihat pada Gambar
3.38.
EXTERNAL ENTITY
Gambar 3.38 Simbol External Entity
2. Data Flow (Arus data)
Data flow di DFD diberi simbol suatu panah. Arus ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (eksternal entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem (Jogiyanto, 2001).Simbol Data Flow dapat dilihat pada Gambar 3.39.
3. Process (Proses)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses (Jogiyanto, 2001). Simbol Prosess dapat dilihat pada Gambar 3.40.
0
PROSES
Gambar 3.40 Simbol Proses
4. Data Store (Simpanan data)
Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file
atau database disistem komputer (Jogiyanto, 2001). Simbol Data Store dapat dilihat pada Gambar 3.41.
1 DATA STORE
Gambar 3.41 Simbol Data Store
3.2.1 Diagram Jenjang (Hierarchy Chart)
Gambar 3.42 Diagram Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur
3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)
Penjelasan data alir Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur akan dijelaskan dengan context diagram dan DFD (Data Flow Diagram).
3.2.2.1Context Diagram
Context Diagram Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Timur.
surat keluar
SISTEM TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN JAWA TIMUR
Gambar 3.43 Context Diagram
atau dokumen penting serta dapat menerima data atau dokumen penting yang dibutuhkan.
3.2.2.2DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. DFD level 0
Sistem Informasi Tata Naskah Dinas peternkanan Provinsi Jawa Timur. dapat dilihat pada Gambar 3.44.
data instansi
data pengajuan surat keluar data disposisi
data jenis surat data instansi data info 5 data jenis surat
7 data kota
6 data jenis info
2
10 data surat keluar 11 Disposisi
12 Pengajuan Surat Keluar
13 data detail disposisi
3.2.2.3DFD Level 1 Proses 1
DFD Level 1 Proses 1 pada sistem ini adalah DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Master menjelaskan lebih detail mengenai alur input dan update data oleh external entity Administrator kemudian disimpan ke dalam masing-masing data store. Berikut tampilan DFD level 0 pada Gambar 3.45.
data jenis surat
data jenis info data jenis info data jenis surat
5 data jenis surat
7 data kota 6 data jenis info
3.2.2.4DFD Level 1 Proses 2
DFD Level 1 Proses 2 pada sistem ini adalah DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi menjelaskan lebih detail mengenai alur input dan update data oleh masing-masing external entity yang berhubungan dengan
transaksi kemudian disimpan ke dalam masing-masing data store transaksi.
surat masuk
data pengajuan surat keluar data disposisi
10 data surat keluar 5 data jenis surat 3 data instansi 13 data detail disposisi
Gambar 3.46 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi
surat masuk
surat masuk surat masuk
data surat masuk
Proses Entry Surat Masuk
2
Proses Disposisi Surat Masuk
11 Disposisi 13 data detail
disposisi
Gambar 3.47 DFD Level 2 Proses Surat Masuk
surat keluar
data surat keluar
data surat keluar
surat keluar
data pengajuan surat keluar surat keluar
10 data surat keluar
12 Pengajuan
Surat Keluar 1
Proses Pengajuan Surat Keluar
2
Proses Acc Surat Keluar
Gambar 3.48 DFD Level 2 Proses Surat Keluar
Gambar diatas (Gambar 3.48) merupakan tampilan data surat keluar dimana bagian dari proses pengolahan data transaksi.
3.2.2.5DFD Level 1 Proses 3
data surat keluar
10 data surat keluar
.
Gambar 3.49 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan
Penjelasan : Dari data surat masuk dan data surat keluar serta surat disposisi akan dikelola, apakah surat tersebut termasuk laporan periodik. Selanjutnya data-data tersebut dapat diketahui oleh kepala dinas.
3.3 Desain Interface
Di bagian ini akan dibahas mengenai desain interface dari Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Desain interface terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang atau berlebihan. Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang
terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk di olah.
1. Form Utama
Form utama merupakan sebuah halaman yang berisi kolom menu
pilihan dimana seorang tamu dapat mengoperasikannya dengan memilih dari menu pilihan yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan. Form ini berguna untuk mencari informasi mengenai Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Form ini berisi halaman home, info, link, tentang kami dan form login.
Gambar 3.50 Desain Form Utama Halaman Home
Gambar 3.51 Desain Form Utama Halaman Tentang Kami
Pada Gambar 3.51 merupakan form utama dari menu “Tentang Kami” yang mana di dalamnya berisi profil Dinas PEternakan dan visi – misi.
Gambar 3.52 Desain Form Utama Halaman Kontak
2. FormLogin
Form “Login” digunakan untuk mengakses masuk sistem
informasi tata naskah. Form login ini dapat digunakan oleh semua pegawai yang telah terdaftar. Selain itu, form login ini bertujuan untuk menjaga keamanan semua pegawai yang telah terdaftar berdasarkan otoritas yang diberikan.
Tujuannya adalah untuk keamanan sebuah sistem agar sebuah sistem itu tidak mudah dirusak atau dimodifikasi oleh pihak lain yang tidak berkepentingan karena sifatnya sangat rahasia.
Gambar 3.53 Desain Form Login
3. Form Admin
Form “admin” akan tampil setelah user melakukan login. User
mengenai sistem informasi tata naskah. Seperti jumlah bagaian, jumlah pegawai, dll.
Gambar 3.54 Desain Form Admin
4. Form Ubah Password
Form “ubah password” digunakan apabila user menginginkan
password-nya diubah karena sudah diketahui oleh orang lain ataupun
karena alasan lain.
5. Form Keterangan
Form “keterangan” ini berisi data – data tentang orang yang
melakukan login. Seperti NIP, nama lengkap, alamat, telepon, dll.
Gambar 3.56 Desain Form Keterangan
6. FormInput Pegawai
Form “input pegawai” digunakan untuk menambah pegawai dan
hanya bisa dilakukan oleh admin.
7. Form Daftar Pegawai
Form “daftar pegawai” ini menampilkan data pegawai yang ada,
selain itu juga digunakan admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data pegawai.
Gambar 3.58 Desain Form Daftar Pegawai
8. FormInput Bagian
Form “Input Bagian” digunakan untuk menambah pegawai dan
hanya bisa dilakukan oleh admin.
9. Form Daftar Bagian
Form “daftar bagian” menampilkan data bagian yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian.
Gambar 3.60 Desain Form Daftar Bagian
10.FormInput Jabatan
Form “Input Jabatan” digunakan untuk menambah pegawai dan
hak aksesnya hanya bisa dilakukan oleh admin. Adapun data yang harus di isi oleh admin adalah id jabatan dan nama jabatan kemudi.an admin dapat klik button tambah
11.Form Daftar Jabatan
Form ini menampilkan data jabatan yang ada, selain itu juga
digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian.
Gambar 3.62 Desain Form Daftar Jabatan
12.FormInput Instansi
Form “input instansi” digunakan untuk menambah pegawai dan
hanya bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas.
13.Form Daftar Instansi
Form ini menampilkan data instansi yang ada, selain itu juga
digunakan Admin untuk melakukan proses pengubahan dan penghapusan data instansi.
Gambar 3.64 Desain Form Daftar Instansi
14.FormInput Kota
Form “input kota” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya
bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas.
15.Form Daftar Kota
Form ini menampilkan data kota yang ada, selain itu juga
digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data kota.
Gambar 3.66 Desain Form Daftar kota
16.FormInput Jenis Info
Form “input jenis info” digunakan untuk menambah jenis info dan
dapat dilakukan oleh admin.
17.Form Daftar Jenis Info
Form ini menampilkan data jenis info yang ada, selain itu juga
digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis info.
Gambar 3.68 Desain Form Daftar Jenis Info
18.FormInput Jenis Surat
Form “input jenis” surat digunakan untuk menambah pegawai dan
dapat dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas.
19.Form Daftar Jenis Surat
Form ini menampilkan data jenis surat yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis surat.
Gambar 3.70 Desain Form Daftar Jenis Surat
20.FormInput Surat Masuk
Form “input surat masuk” digunakan untuk menambah data
Gambar 3.71 Desain FormInput Surat Masuk
Pada tampilan di bawah ini (Gambar 3.72) merupakan tampilan form pilihan jenis surat.
21.Form Daftar Surat Masuk
Form ini menampilkan data surat masuk yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis surat.
Gambar 3.73 Desain Form Daftar Surat Masuk
22.Form Detail Surat Masuk
Form ini menampilkan detail surat masuk yang ada, untuk melihat
Gambar 3.74 Desain Form Detail Surat Masuk
23.FormInput Disposisi
Form “input disposisi” digunakan untuk menambah data transaksi
Gambar 3.75 Desain FormInput Disposisi
24.Form Daftar Disposisi
Form ini menampilkan daftar disposisi yang ada, sehingga
Gambar 3.76 Desain Form Daftar Disposisi yang Belum Terdisposisi
Pada tampilan Gambar 3.77 merupkan form daftar disposisi yang telah terdisposisi.
25.Form Input Pengajuan Surat Keluar
Form input disposisi digunakan untuk menambah data transaksi
pengajuan surat keluar. Form ini hanya dapat di akses oleh kepala seksi dan kepala sub dinas.
Gambar 3.78 Desain Form Input Pengajuan Surat Keluar
26.Form Daftar Pengajuan Surat Keluar
Form ini menampilkan daftar pengauan surat keluar yang ada,
