1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pembuatan Event
Seiring dengan perkembangan jaman dan pertumbuhan jumlah populasi di dunia yang sangat cepat, mayoritas dari populasi membutuhkan perjalanan sebagai salah satu cara untuk menghilangkan kepenatan dan melarikan diri dari rutinitas yang padat. Namun, pada jaman era globaliasasi sekarang ini, tujuan dari berjalan – jalan menjadi heterogen dan terdapat banyak aspek yang mempengaruhinya seperti; kepentingan usaha, kepentingan agama, kepentingan keluarga dan berelasi, dan lain sebagainya. Salah satu dari tujuan tersebut yaitu untuk menghadiri acara, seperti acara pertemuan rapat, acara perkumpulan/
reuni, acara pernikahan keluarga dan lain – lain. Menurut Noor (2013: 8), acara merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal – hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terkait secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
Apabila dilihat lebih dalam mengenai acara - acara tersebut, dibalik acara pasti ada seseorang atau beberapa orang yang saling bekerjasama untuk menyukseskan acara tersebut. Mereka merancang dan merencanakan acara agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai tujuan. Orang – orang atau kelompok tersebut dapat disebut dengan Event Organizer (Megananda & Wijaya, 2009:1).
Event Organizer merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang MICE. Biasanya Event Organizer akan merencanakan dan membuat acara –
acara yang berhubungan dengan MICE, seperti mengadakan rapat bagi perusahaan, pameran, insentif untuk karwayan, dan konferensi besar.
MICE merupakan jenis acara bisnis yang biasanya dilakukan oleh perusahaan atau instansi. MICE merupakan singkatan dari (Noor, 2013: 24):
1. Meeting
Merupakan kegiatan rapat yang dilakukan oleh perusahaan. Biasanya orang yang mengelola acara rapat ini dinamakan meeting planner. Disini organizer berperan untuk mempersiapkan semua kebutuhan rapat, seperti merencanakan tempat rapat yang akan diadakan, bekerjasama dengan pemilik tempat, menyiapkan alat – alat yang dibutuhkan, dan lain sebagainya.
2. Incentive
Merupakan perjalanan wisata yang diadakan oleh perusahaan bagi karyawannya karena prestasi atas pekerjaan yang telah dilakukannya.
Disini, organizer berperan sebagai tour planner yang merencanakan kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan beserta seluruh unsur yang terkait untuk mendukung keberhasilan acara.
3. Conference
Merupakan sebuah acara yang mempertemukan orang secara langsung dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah, kasus, negosiasi, membangun hubungan dan jaringan bisnis, meningkatkan performa baik individu maupun perusahaan.
4. Exhibition
Merupakan sebuah acara yang mempertemukan penyedia produk dan jasa dengan pembeli dalam suatu tempat. Penyedia produk menampilkan produk atau jasanya kepada pengunjung.
Sebenarnya profesi Event Organizer ini sudah ada sejak dulu, contohnya, seperti apabila di sekolah atau di tempat kerja diadakan acara - acara sederhana.
Biasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi dan sebagainya, mereka sudah dapat dikategorikan sebagai Event Organizer secara sederhana, karena mereka bekerja bersama – sama dan bersinergi untuk mengorganisir seluruh proses mulai dari persiapan hingga pelaksanaan acara.
Di era moderen ini, Event Organizer bukan lagi hanya sebagai sekelompok orang yang berguna untuk melancarkan sebuah acara, melainkan cakupannya menjadi lebih luas yaitu sebagai alat promosi dimana berguna untuk meningkatkan brand image dan awareness (popularitas) daripada produk yang pada akhirnya akan mempengaruhi angka penjualan yang meningkat bagi perusahaan yang bekerjasama dalam acara/ perusahaan yang mengadakan acara tersebut (Megananda & Wijaya, 2009: xvii). Pada posisi ini, Event Organizer berperan untuk menciptakan konsep promosi melalui aktivitas acara yang unik, komunikatif dan atraktif untuk menarik perhatian target pasar, hal tersebut disebabkan strategi promosi secara konvensional dianggap sudah tidak dapat memenangkan persaingan.
Dari penjelasan diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa salah satu usaha yang menjanjikan adalah usaha Event Organizer, dimana sekarang sedang
berkembang dalam industri pariwisata dengan pasar yang menjanjikan. Tetapi, sangat disayangkan usaha ini belum terlalu dikenal baik di kalangan orang Indonesia.
Dengan banyaknya pihak yang terlibat dalam perkembangan usaha di bidang MICE, yaitu salah satunya adalah institusi pendidikan, maka diharapkan para kaum muda dapat meneruskan dan mengembangkan bidang MICE ini.
Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu lembaga pendidikan yang berkecimpung di dunia pariwisata. Universitas Bina Nusantara memfasilitasi para calon mahasiswa – mahasiswi yang berminat dan tertarik dengan dunia pariwisata melalui program Jurusan Hotel Management. Jurusan Hotel Management ini memiliki program studi yang dibagi menjadi tiga kategori, yaitu MICE, Culinary dan Host. Program penjurusan ini ditujukan untuk para mahasiswa – mahasiswi agar mereka dapat lebih fokus dalam mendalami bidang yang diminatinya.
Program studi penjurusan Culinary merupakan program yang diciptakan kepada para mahasiswa – mahasiswi yang tertarik dan berminat pada hal – hal yang berhubungan dengan kuliner. Sedangkan penjurusan Host, merupakan program yang memberikan edukasi mengenai operasional kerja yang berhubungan langsung dengan tamu hotel, seperti; Housekeeping, Front Office dan Food and Beverage Service. Kemudian penjurusan yang terakhir yaitu MICE, merupakan program studi yang memberikan edukasi mengenai dunia Event Organizer.
Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara memiliki Event Organizer yang pada umumnya bertugas untuk menyediakan acara – acara bagi para mahasiswa – mahasiswi Hotel Management, disebut dengan HOME
(Himpunan Hotel Management). Biasanya, HOME memiliki perencanaan acara yang akan diadakan setiap tahunnya. Salah satu dari acara tahunan tersebut adalah HM Expo, acara tersebut diupayakan bagi Jurusan Hotel Management untuk memperkenalkan pariwisata dan dunia hospitality lebih dalam kepada para mahasiswa – mahasiswi Jurusan Hotel Management maupun diluar Jurusan Hotel Management melalui seminar, talkshow dan pameran.
Pada tahun ini, jurusan Hotel Management mengadakan acara yang bertema HM Exhibition ‘13 “Ethnic and Cultural Performance”, yang membuat perbedaan pada acara kali ini adalah adanya penambahan acara yang akan diadakan, yaitu kompetisi. Sehingga, para peserta tidak hanya melihat atau menonton saja melainkan juga dapat mempraktekkan kemampuannya melalui kompetisi tersebut. Acara HM Exhibition ’13 “Ethnic and Cultural Performance” ini tidak hanya dibawahi oleh HOME, melainkan dibawahi juga oleh beberapa organisasi atau kelompok sebagai panitia yang mengambil ahli dan bertanggung jawab atas acara yang dilimpahkan kepada masing – masing kelompok.
Kelompok kami merupakan salah satu kelompok yang bekerjasama dalam acara HM Exhibition ‘13 “Ethnic and Cultural Performance”. Kami bertanggung jawab atas acara perlombaan yaitu perlombaan memasak. Maka kami membuat sebuah organisasi kecil yang hanya terdiri atas lima orang, yaitu FACE Organizer.
FACE Organizer merupakan singkatan dari Food Addict Creativity for Education, sebuah Event Organizer yang khusus untuk menangani acara yang berkaitan dengan kuliner dan edukasi. Acara yang ditawarkan dapat berupa
seminar, talkshow, perlombaan maupun pameran yang berhubungan dengan kuliner dan kreativitas yang berhubungan dengan kuliner.
Visi dari FACE Organizer adalah menjadi Event Organizer yang dikenal oleh masyarakat luas pecinta kuliner. Misi kami adalah mengadakan acara – acara yang berhubungan dengan kuliner untuk para pecinta kulier dan orang – orang yang ingin mengenal kuliner lebih dalam dengan ide – ide yang menarik dan kreativitas yang tinggi agar mereka mendapatkan edukasi yang tepat mengenai kuliner.
Terbentuknya ide perlombaan memasak dari kelompok kami dan keikutsertaan kelompok kami dalam acara HM Exhibition ‘13 “Ethnic and Cultural Performance” disebabkan oleh adanya kewajiban dari program studi kami di Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara yang mengharuskan kami untuk membuat sebuah proyek sebagai salah satu syarat kelulusan program D4 Hotel Management. Maka kami membuat acara perlombaan dengan judul “Be Innovative with Ketela”.
1.2 Tipe – Tipe Event
Event atau acara merupakan sebuah program yang akan dilakukan dengan terencana untuk mencapai suatu tujuan. Pada proses yang biasanya yaitu menentukan konsep/ tema/ tipe dari acara, lalu menentukan apa saja tujuan dari acara tesebut. Tetapi dapat juga, yang dilakukan pertama – tama adalah menentukan tujuan, lalu dari tujuan akan mendapatkan gambaran seperti apa acara yang akan direncanakan. Tidak ada yang salah dari pilihan kedua proses tersebut, tetapi yang mutlak adalah harus adanya kesinambungan antara konsep acara dengan tujuan acara. Perlu dilakukan upaya untuk mengetahui
tipe – tipe acara untuk lebih mengerti acara yang akan direncanakan. Tipe – tipe acara menurut Suseno (2009:18-19), dapat dikategorikan dalam bentuk:
1. Acara Perusahaan
• HUT perusahaan
• Employee/ Family gathering
• Peresmian kantor baru
• Penghargaan kepada karyawan 2. Acara Promosi
• Petas musik oleh sponsor
• Pameran produk
• Presentasi produk
• Sampling dan selling
• Customer gathering 3. Acara Pribadi
• Pesta pernikahan
• Perayaan ulang tahun
• Syukuran 4. Acara Pendidikan
• Seminar
• Talkshow, workshop
• Perlombaan yang berhubungan dengan pendidikan 5. Acara Olahraga
• Kompetisi olahraga profesional
• Pertandingan olahraga semi pro
6. Acara Seni
• Pagelaran seni musik
• Pagelaran seni tari
• Pagelaran seni teater
• Fashion show 7. Acara Amal
• Berbagai pagelaran penggalangan dana
• Lelang untuk penggalangan dana 8. Acara Publikasi
• Konfrensi pers
• Media gathering
Acara yang akan kami adakan termasuk tipe acara pendidikan, karena kami mengutamakan kreativitas dari siswa – siswi dari Sekolah Menengah Kejuruan untuk dipertandingkan serta mempraktekan ilmu – ilmu yang sudah didapatkan oleh mereka dari sekolahnya.
1.3 Proses Pelaksanaan
Proses pelaksanaan sebuah acara dapat dimulai dengan menentukan tujuan yang dapat diterima oleh seluruh anggota tim yang akan terlibat didalam pelaksanaan acara. Penentuan tujuan bersama ini akan sangat mempengaruhi kinerja daripada tim. Event Organizer harus dapat membuat alasan yang tepat mengenai rencana kegiatan acara dan harus dicocokkan dengan peserta atau pengunjung yang diharapkan.
Tahap selanjutnya adalah mencari informasi mengenai acara yang akan diselenggarakan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan. Proses
pencarian informasi dilakukan untuk melihat kelayakan dari perencanaan pelaksanaan acara, untuk menilai apakah acara yang akan dilaksanakan memiliki manfaat dan dampak positif bagi pihak yang terlibat ataukah akan menjadi dampak negatif. Dengan mengumpulkan informasi – informasi yang berhubungan, diharapkan Event Organizer dapat merencanakan sebuah acara dengan sematang mungkin, sehingga meminimalisasikan dampak negatif yang mungkin akan terjadi.
Setelah menggali informasi yang diperlukan, maka informasi tersebut dapat dituangkan kedalam perencanaan yang lebih detail lagi dan dilakukan oleh anggota tim yang lebih kompeten sesuai dengan bidangnya, yaitu bidang keuangan, bidang operasional, dan bidang pemasaran.
Bidang keuangan memiliki tugas untuk membuat rencana detail mengenai keuangan, seperti penyusunan anggaran acara, penentuan harga tiket (bila ada), menentukan pemasukan yang diharapkan, hal – hal mengenai sponsor, investasi yang dibutuhkan dan laporan keuangan acara.
Bidang operasional bertanggung jawab untuk menyusun rencana keseluruhan yang berhubungan dengan acara yang akan diadakan, mulai dari sumberdaya yang dibutuhkan, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan bagi acara. Hal – hal tersebut harus mempertimbangkan keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja.
Bidang pemasaran merupakan bagian yang akan menentukan jumlah pengunjung atau peserta yang akan berpartisipasi dalam acara. Hal tersebut dipengaruhi oleh cara pemasaran dan penyampaian informasi yang efektif dan tepat pada sasaran atau target serta jadwal pemasaran dilakukan.
Tahap selanjutnya adalah melakukan persiapan acara sesuai dengan waktu yang telah ditentukan sampai pada acara akan berlangsung. Pada tahap penyelenggaraan acara, diharapkan berjalan sesuai dengan rencana (rundown) yang telah dibentuk sebelumnya.
Pada tahap terakhir yaitu, tahap evaluasi. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui apakah acara yang sama dapat dilakukan dimasa yang akan datang, ataukah masih perlu dilakukan perbaikan dan perubahan format demi kebaikan acara. Tahapan perencanaan diatas dapat disimpulkan kedalam gambar dibawah ini (Noor, 2013: 135):
Penetapan tujuan
Rencana awal
Rencana detail
Diskusi tentang perencanaan Mengatur persiapan acara
Penyelenggaraan acara Evaluasi
Gambar 1.1 Proses Perencanaan Event Apa yang diinginkan?
Ide dan pembuatan proposal:
Penetapan kriteria dan tujuan detail acara
Pencarian informasi Mengumpulkan informasi
Rencana keuangan:
Anggaran Tiket Sponsor Investasi Laporan keuangan
Rencana operasional:
Sumberdaya Lokasi Peralatan
Logistik Jadwal pekerjaan dan
acara
Rencana pemasaran:
Aktivitas pemasaran Promosi Jadwal pemasaran
1.4 Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan acara ini melingkupi mulai dari perencanaan pada tanggal 21 Februari 2013 (Pra-event) sampai dengan tanggal 10 dan 11 Juni 2013, yang merupakan hari eksekusi. Dibawah ini merupakan rencana dari waktu pelaksanaan yang akan kami lakukan:
Tabel 1.1 Timeline
Tahap Februari Maret April Mei Juni
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Membuat susunan
kepanitian X Membuat proposal
untuk bidding X Bidding (presentasi) X Meeting X X X X X X X X X X X X X X Membuat undangan
sekolah X
Membuat proposal
sekolah X
Menyebarkan
undangan dan proposal sekolah
X X X X Membuat proposal
sponsorship X X Menyebarkan
proposal sponsorship
X X X X X X X Follow-up proposal
sponsorship X X X X X X X X X X
Promosi X X X X X X
Pendaftaran X X X X X Technical meeting X Hari pelaksanaan
lomba
X Sumber: Penulis
1.5 Keorganisasian
Menurut Suharsono dalam bukunya Pengetahuan Dasar Organisasi (2012: 14 – 15), organisasi memiliki ciri sebagai berikut:
1. Organisasi merupaka lembaga sosial, yaitu sebagai tempat sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama.
2. Secara sadar dibentuk dan dikoordinasikan. Anggota organisasi sadar tentang mengapa bergabung kedalam organisasi serta mengetahui tugas apa yang harus dilakukan.
3. Organisasi dikembangkan untuk mencapai tujuan. Organisasi bukan hanya sebagai alat untuk mencapai tujuan, tetapi juga menciptakan lingkungan tempat kehidupan para anggotanya. Kerjasama orang – orang yang menjadi anggota organisasi diarahkan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, organisasi juga memiliki pengaruh yang besar terhadap perilaku anggotanya.
4. Terstruktur secara formal, ada pembagian kerja, tugas dan wewenang secara jelas.
Dari ciri – ciri di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan sekelompok orang yang terstruktur secara formal dan dibentuk secara sadar, dimana orang – orang tersebut saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
Adapun unsur – unsur penting yang dapat membentuk sebuah organisasi menurut Suharsono (2012: 18 – 19), yaitu:
1. Pelaku
Pelaku merupakan sekumpulan beberapa anggota atau orang yang melakukan sesuatu. Didalam kegiatan acara kami, yang dimaksudkan dengan pelaku adalah FACE Organizer sebagai pelaku utama atau tim inti dalam menjalankan acara ini dan mahasiswa – mahasiswi dari jurusan Hotel Manajemen Universitas Bina Nusantara yaitu mahasiswa – mahasiswi angkatan 2014 sebagai panitia yang membantu kelancaran eksekusi.
2. Kegiatan
Kegiatan ditandai dengan adanya hal – hal yang dilakukan bersama – sama, secara berulang – ulang serta rutin untuk mendapatkan hasil yang diharapkan. Kegiatan yang kami lakukan selama perencanaan, yang dilakukan secara rutin dan bersama – sama seperti; rapat tim inti, rapat keseluruhan acara, menyebarkan undangan kepada sekolah – sekolah, memohon perijinan kerjasama sponsor dan pencarian dana. Semua perencanaan tersebut dilakukan agar tercapainya tujuan bersama yaitu kesuksesan dari acara.
3. Tujuan
Adanya kesamaan dalam tujuan yang ingin dicapai, sehingga pekerjaan dari masing – masing individu mendapatkan hasil yang maksimal. Tujuan bersama kami dalam membuat acara ini adalah kelulusan dari program D4 Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara, yaitu melalui keberhasilan dari acara yang akan kami adakan.
Di dalam pembentukan sebuah acara dibutuhkan sekelompok orang atau organisasi yang dapat bekerjasama dengan baik dari awal perencanaan, prosesnya dan sampai pada pelaksanaan acara. Hal tersebut disusun sedemikian rupa sehingga waktu pengerjaan akan lebih efektif dan hasil yang dicapai akan menjadi lebih maksimal dibandingkan melakukan pekerjaan secara sendirian. Oleh karena itu, kami membuat organisasi atau susunan kepanitiaan seperti di bawah ini:
Keterangan: - Kolom berwarna biru menunjukkan seksi yang bertugas pada sebelum acara dan pada saat acara berlangsung.
- Kolom berwarna ungu menunkukkan seksi yang bertugas pada hari eksekusi.
Gambar 1.2 Struktur Organisasi
Agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lebih efisien dan terorganisir dengan baik, maka dibutuhkan pembagian tugas untuk masing - masing jabatan atau sering kita kenal dengan nama Job Description. Manfaat lain dari pembagian tugas ini juga adalah agar masing – masing panitia mengerti serta sangat paham mengenai hal – hal apa yang harus mereka lakukan dan kerjakan. Setiap panitia harus mempertanggung jawabkan jabatan yang telah diamanahkan kepada mereka, sesuai dengan penjelasan mengenai Job Description dibawah ini:
1. Ketua
• Bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan proses kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan hari pelaksanaan selesai.
• Mengontrol dan menkoordinasi seksi – seksi yang ada dibawahnya.
• Mengatur dan memimpin rapat – rapat yang akan diadakan seperlunya serta memiliki andil tinggi dalam pengambilan sebuah keputusan.
2. Wakil Ketua
• Bekerja sama dan membantu ketua dalam mengambil sebuah keputusan.
• Membuat surat – surat yang dibutuhkan guna memperlancar proses persiapan acara.
• Memimpin rapat ketika ketua berhalangan hadir.
3. Seksi Publikasi
• Mencari informasi sekolah – sekolah menengah atas yang sekiranya dapat diundang untuk berpartisipasi dalam perlombaan.
• Menyebarkan informasi acara perlombaan dengan datang ke sekolah – sekolah yang sudah dipilih oleh ketua dan didiskusikan dengan seluruh anggota dan mampu menarik mereka untuk mengikuti perlombaan.
• Membuat brosur dan alat – alat promosi lainnya yang akan disebarkan ke sekolah – sekolah serta diaplikasikan di tempat perlombaan.
4. Seksi Pendaftaran
• Menerima dan membuat daftar sekolah – sekolah yang akan mendaftar untuk mengikuti perlombaan.
• Menyimpan uang pendaftaran sampai terkumpul semua, lalu memberikannya kepada seksi dana berserta laporannya.
5. Seksi Dana
• Bertanggung jawab atas seluruh arus dana yang keluar dan masuk serta membuat laporannya.
• Menyebarkan proposal kepada sponsor – sponsor yang sudah ditentukan oleh ketua.
• Mencari dana tambahan diluar biaya pendaftaran dan sponsor, serta mencari donatur yang sekiranya dapat membantu keuangan acara ini.
6. Seksi Acara
• Menyusun rencana kegiatan pada saat perlombaan.
• Bertanggung jawab atas kelancaran operasional.
• Mencari dan berkoordinasi dengan juru masak yang akan menjadi juri dalam
perlombaan.
• Memastikan acara dapat berjalan lancar sesuai dengan rundown serta membuat rencana lain apabila terjadi sebuah hal diluar rencana.
7. Seksi Perlengkapan
• Bertanggung jawab untuk mengatur serta pengadaan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam perlombaan.
• Mengatur proses pengijinan penggunaan tempat acara.
• Membuat laporan barang – barang pinjaman dan mendaftar barang – barang yang akan dibeli.
8. Keamanan
• Menjaga keamanan, kebersihan serta ketertiban acara, dan juga menjaga perlengkapan dan peralatan yang digunakan
• Bekerja sama dengan seksi acara untuk mengamankan situasi acara.
• Menentukan area parkiran 9. Konsumsi
• Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi untuk panitia – panitia dan juri – juri.
• Memastikan semua panitia dan juri mendapatkan makanan dan minuman sesuai ketentuan.
10. Dokumentasi
• Meliput dan mendokumentasikan seluruh rangkaian acara lomba.
• Merealisasikan dokumentasi, dapat berupa foto, video atau bukti dalam bentuk lainnya.
11. Pembawa Acara
• Memastikan dan membawa acara sesuai dengan rundown yang telah dibuat.
• Dapat mengendalikan waktu serta memuaskan hadirin dengan kata – kata yang menarik serta semangat.
• Bekerja sama dengan seksi acara demi kelancaran acara.
12. Dekorasi
• Membuat dekorasi tempat lomba sesuai dengan keputusan ketua.
• Bertanggung jawab atas ketahanan dekorasi selama acara berlangsung.
13. Registrasi
• Bertugas pada hari eksekusi, yaitu membantu seksi pendaftaran untuk registrasi ulang para peserta lomba.
• Melaporkan kepada PIC lomba para peserta yang sudah daftar ulang.
14. PIC Lomba
• PIC lomba mengambil alih pengurusan perlombaan kategori main
course, dessert, dan fruit carving. Memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rundown acara.
• Menanggapi pertanyaan peserta mengenai alat – alat yang dibutuhkan untuk memasak.
• Bertanggung jawab untuk mempersiapkan bahan – bahan dasar, yaitu singkong dan ubi.
