1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi saat ini, dimana abad 21 merupakan era komputerisasi, sekitar 70% dari kegiatan dan aktivitas manusia dapat disubtitusikan oleh peralatan-peralatan berbasis komputer atau mesin yang juga mampu menunjang pekerjaan-pekerjaan mereka. Namun, peralatan- peralatan atau infrastruktur Teknologi Informasi (TI) tersebut juga mempunyai batasan-batasan tertentu dalam melakukan fungsi-fungsinya dimana diperlukan sebuah jasa perbaikan maupun perawatan pada peralatan-peralatan tersebut agar tetap dapat menunjang proses bisnis perusahaan. (Amitav Mallik, 2004).
Saat ini, Perangkat TI sangatlah dibutuhkan untuk dapat memaksimalkan sebuah sistem informasi yang dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya. Namun untuk menghindari masalah-masalah TI seperti kerusakan sistem dan hal-hal semacamnya, dibutuhkan jasa maintenance pada perangkat- perangkat TI tersebut agar proses bisnis perusahaan tetap dapat berjalan.
Jasa sendiri juga merupakan proses yang terdiri atas serangkaian aktivitas intangible yang biasanya (namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara pelanggan dan karyawan jasa atau sumber daya fisik pada sistem penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan-masalah pelanggan pada barang yang dimiliki.
Sehingga jasa service dan maintenance merupakan peranan yang cukup penting bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi, dimana infrastruktur atau mesin yang berbasis komputer tersebut menjadi media support utama yang dapat menarik pelanggan dalam bersaing dengan para pesaingnya. Namun, akan ada saatnya suatu unit tertentu mengalami kerusakaan sehingga proses bisnis dapat terhambat atau bahkan terhenti yang dapat menghentikan profit perusahaan, maka itu dibutuhkan perawatan serta perbaikan pada unit tersebut. (Christian Gronross, 2008).
Service and Maintenance merupakan sebuah jasa yang memiliki fungsi memperbaiki dan merawat sebuah perangkat atau benda bergerak maupun tidak bergerak, yang juga merupakan aktifitas bisnis perusahaan TI.
Seperti PT. Teknika Sarana Gardian (TSG) yang sudah berdiri sejak tahun 2001, sudah berpengalaman dalam memberikan jasa service dan maintenance yang berfokus pada perangkat-perangkat TI seperti mesin Automatic Teller Machine (ATM), personal computer dan server, peralatan bank, networking, software development, sampai repair center.
Agar dapat meningkatkan kualitas jasa service dan maintenance pada PT. Teknika Sarana Gardian, maka dibutuhkan perencanaan strategi yang baik dan tepat. Untuk itu, penelitian ini diajukan sebagai bahan penulisan laporan tugas akhir skripsi dengan judul “PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PT. TEKNIKA SARANA GARDIAN DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE”.
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan usulan perencanaan strategi sistem yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada PT.
Teknika Sarana Gardian agar dapat lebih berkembang dan lebih dikenal secara meluas, sehingga penelitian ini dapat memberikan manfaat yang baik.
1.2. Perumusan Masalah
Masalah yang dihadapi oleh PT. Teknika Sarana Gardian adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan laporan melalui kurir yang memakan waktu seminggu, membuat perusahaan tertunda untuk membuat invoice dan juga database masing-masing cabang kantor belum terhubung, sehingga bagian eksekutif tidak dapat mengecek laporan kapanpun saat laporan tersebut dibutuhkan dalam proses pembuatan invoice maupun dalam hal penting lainnya.
2. Sering terjadinya kesalahan-kesalahan kecil seperti human error, kesalahan dalam menginput data, dan hal-hal technical skill dasar perusahaan.
3. Bagian Administrasi bertanggung jawab atas banyaknya tugas- tugas baik mengoperasikan sistem maupun tanpa sistem, sehingga dapat menyebabkan ketidakseimbangan antar departemen.
4. Instruksi dan informasi yang disampaikan oleh Top-Level Management seringkali tidak dapat dipahami oleh karyawan- karyawannya sehingga.
5. Customer lebih memilih tempat-tempat percetakan berbayar dalam menyelesaikan pekerjaannya daripada melakukan service unit yang membuat profit perusahaan menurun.
1.3. Ruang Lingkup
Dalam pembuatan skripsi “Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi PT. Teknika Sarana Gardian dengan menggunakan Metode Enterprise Architecture” ini kami membatasi ruang lingkup untuk penelitian sebagai berikut:
1. Pembelian spare-part untuk Repair Center:
Merupakan proses pembelian spare-part yang dibutuhkan untuk unit- unit yang dimiliki oleh customer pada mitra bisnis yang meminta perbaikan pada unit yang dimiliki.
2. Service unit Customer untuk Repair Center: dimana bagian service dibagi menjadi 2 proses bisnis yaitu, carry-in dan on-side.
a. Carry-in:
Proses yang terjadi adalah customer membawa unit yang dimiliki ke salah satu kantor cabang service, lalu kemudian mendaftarkan unit dan menjelaskan kerusakan pada unit dan proses service terjadi di kantor cabang service.
b. On-side:
Proses yang terjadi adalah customer menghubungi administrasi cabang service dan meminta proses perbaikan dilakukan pada lokasi customer dengan mengirimkan teknisi yang telah membawa peralatan dan spare-part yang dibutuhkan ke lokasi tersebut.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat merupakan hal utama yang akan dicapai dalam penelitian ini, dimana akan diketahui apakah tujuan dan manfaat dari hasil penelitian ini skripsi ini.
1.4.1. Tujuan Penelitian
1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan berupa data-data yang dimiliki, teknologi yang digunakan, serta proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. Teknika Sarana Gardian.
2. Membuat analisis strategi, teknologi yang digunakan, serta proses bisnis yang menghasilkan usulan perencanaan strategi pada PT.
Teknika Sarana Gardian.
3. Mengajukan usulan-usulan yang dirasa cocok mulai dari segi strategi, bisnis dan teknologi yang akan digunakan untuk mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi perusahaan saat ini.
4. Memberikan usulan strategi informasi pada bagian pengumpulan laporan invoice dan CEDA yang berisi tentang aktivitas teknisi pada klien Repair Center melalui Web-Application yang dibuat khusus untuk bagian eksekutif sehingga dapat mempersingkat waktu pengumpulan laporan melalui kurir yang dikirim ke masing-masing kantor cabang service yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi PT. Teknika Sarana Gardian untuk memajukan dan mengembangkan sistemnya agar terintegrasi dengan baik.
1.4.2. Manfaat Penelitian
1. Manfaat dari penelitian ini adalah dapat memberikan usulan mengenai strategi yang tepat dan terarah dalam perencanaan sistem informasi bagi PT. Teknika Sarana Gardian sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai.
2. Mengetahui arahan strategi bisnis yang terbaik serta didukung oleh teknologi informasi yang terbaik.
3. Memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan dengan menyesuaikan usulan yang akan diberikan.
4. Sebagai acuan untuk melaksanakan kegiatan atau proses bisnis dalam 3 tahun ke depan.
1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan cara-cara atau metode yang digunakan dalam melakukan penelitian seperti pengumpulan data dan metode analisis yang ada. Metodologi tersebut digunakan untuk melakukan penelitian perusahaan serta pencari alur dan akar masalah pada PT. Teknika Sarana Gardian pada bagian Repair Center.
1.5.1. Metode Pengumpulan Data
a. Studi pustaka, adalah mengambil dan mengutip teori-teori pada buku serta jurnal ilmiah untuk menjadikan landasan-landasan teori pada pembuatan skripsi ini.
b. Wawancara, adalah aktivitas tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan penelitian ini untuk memperoleh data-data yang di perlukan dalam pembuatan skripsi ini.
c. Studi Dokumen, proses menganalisa dokumen-dokumen serta data-data yang dimiliki perusahaan.
d. Kuesioner, adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan analisis memperlajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada.
1.5.2. Metode Analisis
1. Metode Analisis Enterprise Architecture
Analisis yang dipakai pada penulisan skripsi ini adalah analisis kubik Enterprise Architecture menurut Scott A. Bernard (2012).
2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis
a. Uraian misi, visi, serta strategis bisnis perusahaan, sehingga dari uraian-uraian yang ada tersebut, dapat dilihat arah tujuan perusahaan di masa yang akan datang.
b. Analisis SWOT.
3. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis
Analisis yang digunakan untuk bagian ini adalah analisis Porter’s Five Forces untuk mengontrol customer, supplier, pesaing, dan faktor-faktor lainnya yang mempengaruhi kondisi dari persaingan perusahaan.
1.6. Sistematika Penulisan
Agar dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan menyeluruh, penyusunan skripsi ini tersusun atas lima bab dimana pembagiannya sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II: LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan yang mendukung perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi.
BAB III: ANALISIS ENTERPRISE ARCHITECTURE YANG SEDANG BERJALAN
Bab ini berisi tentang latar belakang dari Perusahaan, Struktur Organisasi, analisa proses bisnis yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif dari pemecahan masalah yang akan diusulkan untuk permasalahan berikut.
BAB IV: USULAN ENTERPRISE ARCHITECTURE DAN TRANSISI Bab ini berisi tentang perancangan sistem yang diajukan dan bagaimana sistem tersebut dapat dipakai sebagai solusi untuk proses bisnis yang sedang berjalan.
BAB V: SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang simpulan apa yang penulis berikan pada bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk masa yang akan datang.
