Agus Junaidi, Taufik Baidawi, Haryani,
Sopiyan Dalis, Yoseph Tajul Arifin
Agus Junaidi, Taufik Baidawi, Haryani, Sopiyan Dalis, Yoseph Tajul Arifin
PENGELOLAAN OPEN JOURNAL SYSTEM Versi 3.0
iii
PENGELOLAAN OPEN JOURNAL SYSTEM Versi 3.0
Penulis : Agus Junaidi, Taufik Baidawi, Haryani, Sopiyan Dalis, Yoseph Tajul Arifin
Editor : Sarifah Agustiani Tata Sampul : Widarti
Penerbit:
LPPM Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Kramat Raya No. 98 Senen, Jakarta Pusat Telepon: +622121231170 ext 704 & 705 E-mail: lppm@bsi.ac.id
Website: lppm.bsi.ac.id
iv
DAFTAR ISI
BALIK HALAMAN JUDUL ... ii
DAFTAR ISI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
1. PENDAFTARAN AKUN ... 1
2. PENYERAHAN NASKAH ... 3
3. PENERIMAAN NASKAH OLEH EDITOR ... 7
4. PENYERAHAN NASKAH KE REVIEWER ... 10
5. PROSES REVIEW OLEH REVIEWER ... 13
6. PENERIMAAN HASIL REVIEW ... 17
7. PENGAJUAN REVISI KE PENULIS ... 19
8. PROSES COPYEDIT ... 21
9. PROSES PRODUKSI ... 23
10. MEMBUAT ISSUE ... 25
11. PROSES PUBLIKASI ... 26
12. AKUN JURNAL MANAJER ... 32
13. MENU SIDEBAR... 39
14. MENONAKTFIKAN SELF REGISTRATION UNTUK REVIEWER ... 42
15. MEMBUAT FORM REVIEW ... 43
v
KATA PENGANTAR
Bismillahirrrahmanirrrohim.
Alhamdulillah, segala puji bagi Allah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan buku dengan judul Pengelolaan Open Journal System Versi 3.0 ini sehingga buku ini dapat digunakan oleh pengelola jurnal baik dilingkungan Universitas Bina Sarana Informatika maupun di luar lingkungan UBSI.
Buku ini berisikan panduan dan cara mengelola Open Journal System versi 3.0 mulai dari penerimaan artikel oleh editor, proses review oleh reviewer, proses copyediting, proses produksi, sampai dengan proses publikasi naskah.
Proses penerbitan artikel yang benar dan sesuai kaidah publikasi saat ini menjadi tolok ukur pemeringkatan jurnal oleh lembaga nasional maupun internasional. Akhir kata, semoga buku ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pengelola jurnal maupun masyarakat pada umumnya untuk menambah pengetahuan tentang pengelolaan jurnal berbasis Open Journal System.
Jakarta, 9 September 2021
Penulis
1
1. PENDAFTARAN AKUN
Saat penulis akan memasukkan artikel melalui Open Journal system (OJS) Versi 3.0 atau lebih. Maka pengguna harus mendaftar terlebih dulu sebagai penulis. Mengambil contoh jurnal.bsi.ac.id diikuti dengan memilih nama jurnalnya. Setelah tampilan jurnalnya aktif dilanjutkan dengan memilih menu Register. Isikan profile sesuai dengan isian formnya, jika nama penulis hanya satu kata maka isian form family name diisi dengan nama yang sama seperti pada isian given name. Family name yang dimasukkan pada metadata artikel akan terkoneksi ke google scholar untuk pencarian data artikel yang sudah diterbitkan.
Gambar 1.1. Form pendaftaran
2 Selanjutnya lengkapi email, nama pengguna, dan password. Pastikan pilihan untuk penyimpanan data dan pemberitahuan penerbitan juga sudah dipilih dan klik verifikasi bukan robot ketika melakukan pendaftaran. Jika semua isian sudah sesuai, maka langkah untuk melakukan pendaftaran sebagai penulis sudah selesai dan penulis dapat menyerahkan naskah atau artikelnya.
3
2. PENYERAHAN NASKAH
Penulis yang telah melakukan pendaftaran akun, dapat melakukan penyerahan (submit) artikel, sewaktu mendaftar pada open journal system sudah memilih sebagai penulis (author). Lakukan new submission untuk penyerahan naskah kepada jurnal yang dipilih.
Gambar 2.1. Penyerahan naskah
Ada lima tahapan dalam melakukan submission artikel:
1. Pilih persyaratan pengiriman artikel, berikan komentar untuk editor (optional), berikan persetujuan klik Simpan dan Lanjutkan
2. Unggah dokumen/file artikelnya dan atau dokumen lainnya
3. Masukkan metadata artikelnya (Judul, abstrak, dan semua penulis artikel)
4. Lakukan konfirmasi 5. Penyerahan naskah selesai
4 Gambar 2.2. Persyaratan untuk mengirim naskah
Berikan tanda cek untuk persyaratan pengiriman naskah ke jurnalnya.
Gambar 2.3. Unggah naskah
Unggah nasakah dan pilih lanjutkan untuk menuju ke tahapan selanjutnya.
5 Gambar 2.4. Lengkapi metadata naskah
Lengkapi metadata naskah dengan benar pada kolom judul, penulis, kata kunci, dan daftar referensinya.
Gambar 2.5. Selesaikan pengiriman naskah
Selesaikan pengiriman naskah hingga naskahnya diterima oleh editor yang ditandai dengan status menunggu penugasan (awaiting assignment)
6 Gambar 2.6. Pengiriman naskah sudah selesai
Selanjutnya penulis menunggu untuk proses review format dari editor dan review isi (content) dari mitra bestari (reviewer) dengan melihat status artikelnya. Artikel dapat di tolak atau diterima oleh editor dan reviewer.
7
3. PENERIMAAN NASKAH OLEH EDITOR
Setelah penulis melakukan penyerahan naskah, selanjutnya artikel akan diproses oleh editor. Biasanya editor akan mengecek format naskah apakah sesuai dengan cakupan dari keilmuan jurnal dan gaya selingkung dari jurnalnya. Naskah yang telah di-submit oleh penulis akan masuk pada antrian artikel yang dapat dilihat oleh di editor.
Gambar 3.1. Antrian naskah/artikel yang belum diproses oleh editor
Selanjutnya editor in chief dapat menugaskan pemrosesan artikel yang masuk kepada editor atau section editor yang lain. Editor atau section editor yang ditunjuk dapat memilih apakah menerima atau menolak artikel tesebut. Editor yang telah menerima penyerahan artikel mempunyai tanggung jawab terhadap artikel tersebut sampai dengan artikel tersebut diterbitkan atau ditolak oleh reviewer. Tidak senua artikel yang telah diserahkan oleh penulis dapat diterima oleh editor maupun reviewer.
8 Gambar 3.2. Menugaskan ke editor atau editor bagian
Selanjutnya editor akan mengirimkan naskah ke reviewer jika sudah sesuai atau meminta penulis merevisi artikel terlebih dulu atau menolak artikel jika artikel tidak/belum memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh jurnalnya.
Jika penulis diminta revisi terlebih dulu oleh editor (resubmit) maka penulis harus merevisi artikelnya sebelum artikel diserahkan ke reviewer.
Gambar 3.3. Artikel yang diterima editor untuk selanjutnya diserahkan ke reviewer.
9 Jika artikel yang kirimkan oleh penulis sudah sesuai dengan cakupan jurnal tetapi masih ada kekurangan yang bisa ditoleransi editor dapat memberikan catatan agar penulis dapat memperbaiki artikelnya terlebih dulu sebelum editor menyerahkan ke reviewer dengan memberikan catatan Pre Review- Discussion. Setelah penulis merevisi artikelnya, maka editor dapat menyerahkan naskah kepada reviewer untuk ditelaah substansi artikelnya.
Gambar 3.4. Setelah penulis memguggah artikel yang sudah direvisi, selanjutnya editor dapat memasukkan ke proses review.
10
4. PENYERAHAN NASKAH KE REVIEWER
Setelah menugaskan ke editor atau editor bagian maka editor atau editor bagian akan melakukan review format naskahnya dan jika artikel tersebut layak untuk diterima selanjutnya editor mengirimkan artikel tersebut kepada reviewer untuk ditelaah substansi artikelnya. Proses review bisa dilakukan berulang-ulang sesuai dengan keputusan dari editor dan reviewernya (Round 1, Round 2 dan seterusnya).
Gambar 4.1. Memilih reviewer untuk artikel
Setiap reviewer yang ditunjuk oleh editor akan mendapatkan email pemberitahuan melalui email sistem ojs nya, sehingga reviewer dapat mengecek apakah mendapatkan tugas untuk mereview artikel pada jurnal tersebut atau tidak.
11 Gambar 4.2. Reviewer akan mendapatkan pemberitahuan melalui email
Ada tiga pilihan tipe review yaitu (1) Double blind review artinya penulis tidak mengetahui reviewer dan reviewer juga tidak mengetahui siapa penulis artikelnya (dihapus oleh editor saat diserahkan ke reviewer), (2) Blid review artinya penulis tidak mengetahui siapa reviewernya tetapi reviewer mengetahui siapa penulis artikelnya (3) Open artinya penulis mengetahui siapa reviewernya dan reviewer juga mengetahui siapa penulis artikelnya.
12 Gambar 4.3. Reviewer akan juga diberikan batas waktu untuk melakukan
proses review
Untuk menyerahkan naskah kepada lebih dari satu reviewer editor dapat mengulangi langkah penyerahan naskah kepada reviewer yang lain.
Gambar 4.4. Editor dapat mengirimkan naskah kepada lebih dari satu reviewer
13
5. PROSES REVIEW OLEH REVIEWER
Mitra bestari (reviewer) akan menerima email pemberitahuan untuk melakukan review naskah yang dikirimkan oleh editor. Reviewer dapat melakukan review dengan memilih tautan yang terkirim melalui email tanpa login pada ojs.
Gambar 5.1. Reviewer menerima email dari editor
Setelah meng-klik tautan yang terkirim ke email, maka reviewer dapat melakukan tahapan review untuk naskah mulai dari memberikan persetujuan untuk melakukan review, mengunduh dokumen yang akan direview, memberikan komentar pada dokumen atau memberikan penilaian pada form review yang telah dikirimkan oleh editor, dan memberikan rekomendasi apakah artikel diterima, diterima dengan revisi, disubmit ulang, ataupun ditolak,
14 Gambar 5.2. Reviewer dapat melihat artikel yang akan direview
Gambar 5.3. Reviewer memberikan persetujuan untuk dapat melakukan review
15 Gambar 5.4. Reviewer dapat mengunduh artikel yang akan di review
Gambar 5.5. Reviewer dapat mengunggah hasil review pada tahapan ini
16 Gambar 5.6. Reviewer memberikan rekomendasi (terima naskah/perlu revisi / kirim ulang untuk review/kirim ulang dilain tempat/tolak naskah)
Tahapan berikutnya adalah reviewer menyerahkan hasil review kepada editor untuk selanjutnya diserahkan kembali kepada penulis untuk direvisi (tahap 1). Proses ini dapat dilakukan berulang oelh reviewer dan editor.
Gambar 5.7. Reviewer menyerahkan hasil review ke editor
17
6. PENERIMAAN HASIL REVIEW
Setelah reviewer selesai melakukan penelaahan naskah dan mengirimkan kembali ke editor, maka proses berikutnya adalah editor melihat hasil penelaahan dari reviewer.
Gambar 6.1. Editor mengecek hasil review dari reviewer
Editor akan mengecek kembali hasil review untuk selanjutnya dikembalikan lagi ke penulis untuk dilakukan revisi. Tahapan review dan revisi dari penulis dapat dilakukan berulang-ulang tergantung dari editor jurnalnya.
18 Gambar 6.2. Editor dapat menambahkan peringkat untuk reviewer
19
7. PENGAJUAN REVISI KE PENULIS
Tahap pengajuan revisi ke penulis dilakukan oleh editor setelah hasil review dikirimkan oleh reviewer ke editor. Tahapan ini dilakukan agar penulis dapat merevisi artikel sesuai dengan catatan atau permintaan dari reviewer. Editor mengajukan permintaan revisi naskah melalui OJS dan terkirim secara otomatis ke email penulisnya.
Gambar 7.1. Editor mengirimkan pengajuan revisi naskah untuk penulis
Proses pengajuan revisi naskah ke penulis dapat dilakukan berulang menggunakan round-1, round-2 dan seterusnya jika diperlukan.
20 Gambar 7.2. Editor mengirimkan pemberitahuan revisi naskah untuk
penulis melalui email dengan menyertakan dokumen hasil review
21
8. PROSES COPYEDIT
Proses copyedit bertujuan untuk memperbaiki naskah dari sisi tata bahasa dan format artikel. Pada tahapan ini penulis juga masih dapat memperbaiki kekurangan dalam pengisian metadata jika masih ditemukan kekurangan oleh editor. Biasanya proses copyedit dibagi dalam tiga tahap yaitu copy edit awal dari editor, copy edit dari penulis naskah, dan copy edit akhir dari editor.
Gambar 8.1. Proses copy edit
Proses copy edit juga memberikan fasilitas untuk diskusi dengan
orang-orang yang terlibat dalam penerbitan artikel ini. Editor akan
mengunggah artikel yang sudah lengkap dengan menambahkan
22
header, footer, dan nomor halaman pada tahapan ini sebelum masuk proses produksi.
Gambar 8.2. Proses unggah naskah copy edit
Gambar 8.3. Naskah telah diunggah pada proses copy edit Setelah editor mengunggah dokumen copyedit akhir maka tahapan selanjtunya naskah akan masuk ke proses produksi.
23
9. PROSES PRODUKSI
Tahapan berikutnya setelah proses copy edit adalah proses produksi dimana dalam tahap ini editor akan menentukan sumber naskah yang nantinya akan diterbitkan pada edisi terbitan yang akan datang. Biasanya editor memilih dokumen yang bersumber dari copy edit yaitu naskah yang sudah dilengkapi dengan header, footer, dan no halaman pada artikel yang akan diterbitkan.
Gambar 9.1. Editor memilih naskah yang bersumber dari naskah hasil unggahan pada proses copy edit
24 Setelah proses produksi selesai maka tahapan selanjutnya adalah proses publikasi, tetapi sebelum tahap publikasi editor perlu membuat issue (nomor terbitan) terlebih dulu.
Gambar 9.2. Editor melanjutan pada tahapan proses publikasi
25
10. MEMBUAT ISSUE
Issue atau terbitan dalam jurnal dibagi menjadi dua yaitu terbitan yang akan datang (future issue) dan yang sudah diterbitkan (back issue).
Sebelum menerbitkan atau publikasi artikel pada jurnal maka editor harus membuat future issue yang terdiri dari Volume, Nomor, Tahun, Judul, Deskripsi, cover, dan url path dari menu Issue – Future Issue – Create Issue.
Gambar 10.1. Editor membuat issue
Setelah membuat issue maka langkah selanjutnya adalah memasuk- kan artikel-artikel yang sudah selesai proses review dan diterima ke future issue. Setelah editor membuat issue maka proses berikutnya adalah memasukkan artikel yang sudah dalam tahap produksi ke tahap publikasi.
26
11. PROSES PUBLIKASI
Tahapan akhir dari proses penerbitan artikel pada sebuah jurnal adalah proses publikasi. Pada tahapan ini editor harus memastikan lagi bahwa artikel sudah benar dan tidak ada kesalahan, baik dari sisi editing naskah maupun proofread nya. Editor juga harus mengecek kembali metadata naskah untuk terkahir kali sebelum diterbitkan.
Metadata naskah yang harus dilengkapi adalah:
1. Judul, subjudul (jika ada), dan abstrak
2. Penulis (contibutor) naskah, dengan memastikan semua penulisnya sudah dimasukkan dengan kolom family name yang terisi lengkap
3. Metadata masukkan kata kunci dengan menekan enter untuk setiap kata kunci atau frasa
4. Masukkan penyandang dana (jika ada) pada kolom supporting agency 5. Masukkan semua referensi yang digunakan dipisah dengan satu baris
kosong setiap ganti nama penulis
6. Masukkan nomor doi (digital object identifier) 7. Unggah pdf artikel pada Galley
8. Lengkapi pemilik hak cipta (copyright) apakah penulis atau jurnalnya, tahun, dan tipe dari lisensi penyebarluasan artikelnya (https://creativecommons.org/)
9. Lengkapi kolom Issue terutama pada kolom halaman dan tanggal publikasi
Jika isisan metada sudah lengkap, masukkan setiap artikel pada terbitan yang akan datang melalui tombol Assign to Issue.
27 Gambar 11.1. Metadata judul artikel
Gambar 11.2. Metadata semua penulis artikel
28 Gambar 11.3. Unggah pdf artikel untuk galley
Gambar 11.4. Pilih dan unggah pdf artikel
29 Gambar 11.5. Lengkapi nomor halaman artikel dan tanggal publikasi
Gambar 11.6. Memasukkan artikel ke issue
30 Setelah semua artikel dalam tahap publikasi dimasukkan pada terbitan yang akan datang, maka langkah selanjutnya adalah menerbitkan artikel (publish). Jika urutan artikel belum sesuai, maka perlu diubah urutannya pada menu order dan disesuaikan dengan urutan nomor ha;aman artikel.
Gambar 11.7. Mengatur urutan terbitan artikel
Editor selanjutnya memastikan bahwa artikel yang akan diterbitkan sudah benar dan langkah berikutnya adalah melakukan proses publikasi artikel dengan klik Publish Issue.
31 Gambar 11.8. Publikasi artikel
Setelah artikel diterbitkan secara umum maka semua pengguna dapat melihat dan mengunduh artikel yang telah diterbitkan. Editor juga dapat melihat tampilan publish issue melalui menu View Site dan menampilkan terbitan terkini.
Gambar 11.9. View site untuk menampilkan terbitan terkini
32
12. AKUN JURNAL MANAJER
Akun manajer dalam pengelolaan OJS mempunyai tugas dan wewenang yang lebih tinggi daripada akun sebagai editor. Jika akun editor hanya menangani penerbitan naskah, maka akun manajer jurnal mempunyai tugas mengatur pengelolaan jurnal secara keseluruhan, misalnya Announcements, Setting jurnal dan website, mengatur pengguna, impor dan ekspor data ke indexing jurnal dan sebagainya.
Gambar 12.1. Menu akun jurnal manajer
33 Gambar 12.2. Jurnal manajer melengkapi identitas jurnal
34 Gambar 12.3. Melengkapi logo, thmbnail dan lain-lain
Gambar 12.4. Mengatur plugin website
35 Gambar 12.5. Mengatur workflow
Gambar 12.6. Mengatur distribusi termasuk hak kepemilikan artikel dan lisensi penyebarluasan
36 Gambar 12.7. Mengatur kewenangan pengguna jurnal
Gambar 12.8. Jurnal manajer juga dapat membuat pengguna baru jika diperlukan
37 Gambar 12.9. Jurnal manajer juga dapat menambahkan peran pada
pengguna
38 Gambar 12.10. Jurnal manajer dapat melakukan ekspor dan impor xml
39
13. MENU SIDEBAR
Untuk membuat menu disamping (sidebar menu), pada ojs-3 user jurnal manajer dapat menggunakan fasilitas melalui menu Setting – Website – Plugin – Custom Block Manager (aktifkan/ceklist pilihan custom block manager)
Gambar 13.1. Mengaktifkan custom block manager
Gambar 13.2. Menambahkan blok baru pada custom block manager
40 Gambar 13.3. Menambahkan blok Template pada custom block manager
Upload logo, misalnya template journal dan masukkan script html berikut ini:
<h3 style="background-color: #083a6a; color: white;">TEMPLATE JURNAL</h3>
<p><a title="Template-Reputasi"
href="https://drive.google.com/file/d/132wujOTllwWhEut9esicO8Vxkve TIViy/view?usp=sharing" target="_blank" rel="noopener"><img
src="http://jurnal.bsi.ac.id/public/site/images/agusjunaidi/template- jurnal.png" alt="Template" width="160" height="63" /></a></p>
Untuk menampilkan blok yang sudah dibuat, maka aktifkan (beri tanda ceklis) pada blok yang sudah dibuat dari menu Setting – Website – Appearance - Setup
41 Gambar 13.4. Mengaktifkan blok Template
42
14. MENONAKTFIKAN SELF REGISTRATION UNTUK REVIEWER
Standar bawaan jurnal pada saat registrasi akun juga manyertakan pendaftar memilih sebagai reviewer, hal ini kadang menyulitkan editor untuk memilih reviewer pada jurnal tersebut, oleh karena itu menu self registration untuk reviewer ini harus di non-aktifkan oleh jurnal manajer dengan cara memilih Menu User and Roles – Roles – Reviewer – Edit
Gambar 14.1. Hilangkan tanda ceklist pada pilihan Allow user self- registration
43
15. MEMBUAT FORM REVIEW
Form Review dapar dibuat oleh jurnal manajer untuk memudahkan reviewer dalam mendokumentasikan proses penelaahan naskah. Dengan Form Review maka reviewer tidak perlu memberikan catatan (komentar) pada dokumen/naskah dari penulis. Untuk membuat form review jurnal manajer dapat membuat melalui menu Setting – Workflow – menu Review – Create Review Form.
Gambar 15.1. Membuat Form Review
Gambar 15.2. Mengisi panduan untuk reviewer
44 Buat masing-masing item untuk penilaiaan atau komentar reviewer, misalnya untuk judul, abstrak, pendahuluan, metode, hasil dan pembahasan, kesimpulan, dan referensi.
Gambar 15.3. Buat masing-masing item yang akan diberikan komentar atau penilaian oleh reviewer
Berikan tanda cek pada bagian Reviewers required to complete item agar semua diisi oleh reviewer. Berikan juga tanda cek pada pilihan Include to message to author agar hasil penilaian reviewer dapat di impor dan dikirimkan ke penulis artikel melalui email sistem ojs nya.
45 Gambar 15.4. Berikan tanda ceklis untuk isian reviewer dan pesan kepada
penulisnya Pilihan pada tipe item adalah:
1. Single word text box (kotak untuk isian satu kata) 2. Single line text box (kotak untuk isian satu baris) 3. Extended text box (kotak untuk isian beberapa baris) 4. Checkboxes (dapat memilih lebih dari satu pilihan) 5. Radio buttons (hanya dapat memilih satu pilihan) 6. Drop-down box (kotak daftar pilihan)
46 Gambar 15.5. Hasil preview dari form review yang telah dibuat
47
