1. PENDAHULUAN. Universitas Kristen Petra

(1)

Universitas Kristen Petra

1

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Komunikasi merupakan unsur pokok yang penting dalam organisasi. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh William V. Hanney dalam bukunya, Communication and Organizational Behavior:

“Organization consists of a number of people; it involves interdependence; interdependence alls for coordination; and coordination requires communication”, yang artinya: Organisasi terdiri atas sejumlah orang; ia melibatkan keadaan saling bergantung;

kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi (dalam Effendy, 2005, p.116).

Definisi di atas menggambarkan hubungan erat antara komunikasi dengan keberhasilan organisasi. Dengan kata lain, jika seseorang ingin memperbaiki sebuah organisasi, maka ia harus memperbaiki komunikasi organisasinya terlebih dahulu. Oleh karena itu, penting diadakannya sebuah penelitian untuk mengetahui di mana letak masalah dalam komunikasi sebuah organisasi, sehingga upaya dalam memperbaiki komunikasi organisasi menjadi tepat sasaran. Berdasarkan hal tersebut, peneliti memfokuskan penelitian ini pada hambatan komunikasi yang terjadi dalam lingkup komunikasi organisasi, dengan pemikiran bahwa hasil penelitian ini dapat berguna sebagai acuan dalam upaya memperbaiki komunikasi organisasi tersebut.

Komunikasi organisasi sendiri didefinisikan oleh Redding & Sanborn sebagai pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks (dalam Goldhaber, 1990, p.14). Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi.

Proses ini berhubungan dengan aliran informasi (Pace & Faules, 2005, p.170).

Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit, karena organisasi memiliki hierarki-hierarki atau tingkatan-tingkatan, sehingga ada banyak lapisan yang harus dilalui sebelum informasi sampai ke tempat yang dituju.

(2)

2

Jika kita membahas tentang aliran informasi dalam komunikasi organisasi, maka kita berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal (Pace &

Faules, 2005). Adapun arah aliran informasi yang berpindah dalam organisasi oleh Pace & Faules (2005) dibagi menjadi empat, yakni downward communication (komunikasi kepada bawahan), upward communication (komunikasi kepada atasan), horizontal communication (komunikasi horisontal), dan cross-sectional communication (komunikasi lintas-saluran). Pada penelitian ini, peneliti menentukan fokus penelitian pada downward communication (komunikasi kepada bawahan).

Downward communication dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (komunikasi kepada bawahan). Downward communication merupakan arah aliran informasi yang memegang peranan penting dalam komunikasi organisasi. Hal ini dikarenakan titik berat dalam komunikasi organisasi seringkali bergerak ke arah komunikasi manajerial yang perhatian utamanya adalah komunikasi ke bawah (Pace & Faules, 2005, p.185).

Dalam penyelenggaraan komunikasi organisasi, downward communication lebih banyak digunakan daripada upward communication, karena downward communication merupakan aktivitas yang harus dilakukan secara berkesinambungan (Pace & Faules, 2005). Menurut Tubbs & Moss (2000), hal tersebut dikarenakan bahwa komunikasi atasan kepada bawahan merupakan komponen tunggal terpenting dalam keberhasilan komunikasi organisasional.

Namun, penyimpangan pesan lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih bawah. Pareek (1984) juga mengungkapkan bahwa banyak informasi yang hilang dalam komunikasi ke bawah. Oleh karena itu, proses komunikasi yang terjadi pada downward communication tidaklah selalu berjalan lancar dan tanpa hambatan. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Liliweri (2004), bahwa hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menjadi penghambat laju pesan yang ditukar antara pengirim dan penerima, atau paling fatal adalah mengurangi makna pesan diantara mereka (p.96). Robbins (1996) menyebutkan bahwa ada empat hambatan komunikasi, yaitu penyaringan (filtering), persepsi selektif, perasaan, dan bahasa (dalam Masmuh, 2010, p.80).

(3)

3

Demikian pula yang terjadi di PT. JATIM TAMAN STEEL (JTS). Aliran informasi pada downward communication (komunikasi kepada bawahan) JTS mengalami hambatan yang menyebabkan informasi tidak tersampaikan dengan baik, seperti pada contoh kasus yang dipaparkan dari hasil wawancara peneliti dengan salah satu Manager JTS, Randy (nama samaran) dan salah seorang bawahannya, Doddy (nama samaran). Adapun wawancara ini dilakukan pada tanggal 30 September 2011. Berikut ini adalah narasi contoh kasusnya:

JTS mengirim barang pada PT. XYZ (nama perusahaan disamarkan), salah satu pelanggannya. Kedua belah pihak sepakat bahwa transaksi ini dibayar oleh PT. XYZ dengan cek mundur. Pada saat dua minggu sebelum cek mundur cair, JTS membutuhkan dana sehingga JTS menghubungi pihak PT. XYZ untuk meminta agar pencairan cek mundur tersebut dimajukan seminggu lebih awal dari tanggal yang telah disepakati sebelumnya. PT. XYZ menyanggupi dan terjadi kesepakatan untuk menukar cek mundur yang lama dengan cek mundur yang baru. Oleh karena itu, salah satu Manager JTS, Randy (nama samaran) menghubungi salah satu bawahannya, Doddy (nama samaran), untuk melakukan tugas ini. Saat menerima perintah lisan lewat telepon genggam / ponsel, posisi Doddy sedang berada di luar kantor. “Doddy, hari ini tolong kamu ambil cek di PT. XYZ untuk mengganti cek yang tanggal 20 ya. Kalau sudah, segera lapor pada saya,” perintah Randy. “Ya, pak,” jawab Doddy menyanggupi dan segera meluncur ke PT. XYZ dan memberitahukan pada kasir / keuangan PT. XYZ perihal kedatangannya untuk mengambil cek atas perintah Randy dari JTS, namun permintaannya ditolak. Doddy pun segera menghubungi Randy via telepon, “Pak, saya sudah minta ceknya, tapi pihak XYZ nggak ngasih. Katanya suruh bawa cek yang tanggal 20 itu”. Mendengar penuturan Doddy, Randy pun menegurnya,

“Lho. Bagaimana tho kamu itu. Ya memang cek tanggal 20 harus kamu ambil dulu di kantor. Kok kamu malah ke sana dulu. Sekarang kamu balik dulu ke kantor, ambil ceknya”. Sesampainya Doddy di JTS dan menghadap Randy untuk mengambil cek mundur yang lama, Randy bertanya mengapa Doddy tidak mengambil cek yang lama terlebih dahulu di kantor, melainkan langsung menuju ke PT. XYZ. Menanggapi pertanyaan Randy, Doddy pun menjawab, “Tadi bapak bilang ke saya untuk mengambil cek di PT. XYZ saja. Bapak tidak bilang kalau

(4)

4

saya harus mengambil cek yang lama terlebih dahulu di kantor. Jadi saya ya langsung meluncur untuk ambil ceknya di PT. XYZ”. Randy pun berkata,

“Namanya tukar cek itu ya menukar cek lama dengan cek yang baru. Tanpa saya ngomong pun semestinya kamu harus tahu tho”.

Berdasarkan kasus di atas, peneliti mendapati bahwa pesan yang diberikan Randy sebagai atasan belum tentu diterima oleh bawahannya dengan makna yang sama seperti yang dimaksudkan oleh Randy. Pada kasus ini peneliti menemukan adanya hambatan penyaringan (filtering) dari atasan, yang artinya Randy selaku atasan hanya menyampaikan apa yang penting saja menurut dirinya. Peneliti juga menemukan hambatan persepsi selektif dari bawahan, yang artinya Doddy selaku bawahan hanya mendengarkan / menerima pesan yang sesuai dengan kebutuhannya saja. Berdasarkan keterangan yang peneliti himpun, hal seperti ini beberapa kali terjadi, terutama ketika instruksi yang diberikan oleh atasan berupa kalimat pendek, atau instruksi tersebut bersifat mendadak, atau mendesak.

Berdasarkan keterangan yang peneliti himpun dari lapangan, metode penyampaian pesan yang digunakan JTS adalah lisan dan tulisan. Namun bisa saja metode yang diterapkan tersebut tidak tepat guna, sehingga dapat mengakibatkan terjadinya hambatan komunikasi pada downward communication seperti pada contoh kasus yang telah peneliti paparkan di atas. Selain itu, risiko terjadinya hambatan komunikasi juga dapat terjadi karena penyebaran informasi di JTS harus melalui atasan terlebih dahulu kemudian baru diteruskan kepada bawahan., dengan alur seperti bagan di bawah ini:

Bagan 1.1. Arah Aliran Informasi pada Downward Communication JTS Board of Director (BOD)

General Manager

Manager

Staf / Karyawan

(5)

5

Berdasarkan Bagan 1.1. di atas, sebagai contoh ketika Board of Director (BOD) hendak menyampaikan sebuah pesan atau informasi mengenai instruksi tugas kepada staf pelaksana, maka terlebih dahulu pesan tersebut harus melalui General Manager yang merupakan bawahan langsung dari BOD. Setelah itu, selaku atasan General Manager harus meneruskan pesan tersebut kepada Manager yang merupakan bawahannya secara langsung. Kemudian barulah Manager meneruskan pesan tersebut kepada staf pelaksana yang ada dalam divisinya. Cara ini dilakukan oleh JTS karena dianggap dapat menyampaikan sekaligus menyebarkan informasi secara cepat dan merata. Artinya, General Manager dan Manager sebagai atasan dari staf pelaksana tersebut juga mengetahui apa tugas yang sedang dilakukan oleh bawahannya.

Sesuai dengan data BPS yang mengklasifikasikan industri berdasarkan jumlah pekerjanya, yaitu: (1) industri rumah tangga dengan pekerja 1-4 orang; (2) industri kecil dengan pekerja 5-19 orang; (3) industri menengah dengan pekerja 20-99 orang; (4) industri besar dengan pekerja 100 orang atau lebih (BPS, 1999, p.250), maka JTS termasuk industri besar karena jumlah tenaga kerjanya, yaitu staff dan buruh, totalnya lebih dari 100 orang. JTS juga merupakan organisasi yang memiliki jaringan komunikasi bertingkat sebanyak empat lapisan, yakni lapisan teratas adalah Board of Director (BOD), lapisan kedua adalah General Manager, lapisan ketiga adalah Manager, dan lapisan keempat adalah Staf / Karyawan. Berdasarkan kedua hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa JTS merupakan organisasi besar yang memiliki jaringan komunikasi bertingkat, sehingga proses penyampaian pesan yang berlangsung tidak bisa dibilang bebas resiko. Banyaknya tingkatan yang harus dilalui sebelum informasi sampai kepada bawahan terkadang dapat menyebabkan ketimpangan, seperti ada bagian yang kelebihan muatan informasi dan ada bagian yang kekurangan informasi. Padahal, setiap komunikasi yang terjadi dalam organisasi memerlukan komunikasi yang efektif.

Selain berdasarkan data yang peneliti himpun dari lapangan di atas, yang menjadi referensi penelitian ini adalah sebuah penelitian terdahulu yang berjudul

“Media Komunikasi Pilihan Karyawan dalam Aliran Pesan dari Atasan ke Bawahan (Downward Communication)”. Adapun keterkaitan antara penelitian

(6)

6

yang dilakukan oleh Prida Ariani A. A. pada tahun 2008 tersebut dengan penelitian ini adalah keduanya menekankan akan pentingnya downward communication yang baik antara atasan dengan bawahannya untuk memastikan keberhasilan komunikasi organisasi. Namun dengan adanya penyimpangan pesan lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih bawah atau dengan kata lain sesuai dengan yang dikemukakan oleh Pareek (1984), yakni bahwa banyak informasi yang hilang dalam komunikasi ke bawah, maka ketepatan pemilihan metode komunikasi ke bawah menjadi hal yang penting bagi suatu organisasi.

Sementara fokus penelitian terdahulu tersebut adalah untuk mengetahui pilihan metode komunikasi ke bawah yang diinginkan oleh karyawan dengan menggunakan metode focus group discussion, maka fokus penelitian ini adalah untuk mengungkap apakah ada hambatan komunikasi pada downward communication dari metode komunikasi ke bawah yang selama ini telah diterapkan di JTS dengan menggunakan metode survei baik menurut sudut pandang BOD, General Manager, dan Manager sebagai atasan serta sudut pandang General Manager, Manager, dan staf sebagai bawahan. Kemudian jika hasil penelitian menyatakan ada hambatan, maka peneliti juga menyajikan apa saja hambatan komunikasinya secara deskriptif.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah ada hambatan komunikasi pada downward communication PT.

JATIM TAMAN STEEL (JTS)?

2. Jika ada, apa sajakah hambatan komunikasi pada downward communication PT. JATIM TAMAN STEEL (JTS)?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui:

1. Ada atau tidaknya hambatan komunikasi pada downward communication PT.

JATIM TAMAN STEEL (JTS).

(7)

7

2. Jika ada, apa saja hambatan komunikasi pada downward communication PT.

JATIM TAMAN STEEL (JTS).

1.4. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik dalam konteks akademis maupun praktis. Manfaat-manfaat tersebut dijabarkan sebagai berikut:

1.4.1. Manfaat Akademis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi dalam studi ilmu komunikasi maupun bagi penelitian yang akan datang mengenai hambatan komunikasi pada downward communication.

1.4.2. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan positif bagi PT.

JATIM TAMAN STEEL (JTS). Terutama apabila terbukti terdapat hambatan komunikasi pada downward communication JTS, maka perusahaan dapat mengambil langkah-langkah penting untuk meminimalisir hambatan komunikasi tersebut, sehingga downward communication perusahaan dapat berjalan dengan baik demi tercapainya tujuan perusahaan.

1.5. Batasan Penelitian

Obyek penelitian ini adalah PT. JATIM TAMAN STEEL (JTS) yang berlokasi di Jl. Raya Taman, Sepanjang, Sidoarjo 61257, Indonesia. Subyek penelitian ini adalah 40 orang karyawan / pekerja tetap JTS. Penelitian ini dilaksanakan dalam bulan Maret sampai dengan Mei 2012

Adapun penelitian ini dibatasi pada hambatan komunikasi pada downward communication (komunikasi kepada bawahan) saja, melalui pesan yang disampaikan secara lisan dan tulisan. Dalam penelitian ini yang dimaksudkan sebagai atasan adalah Board of Director (BOD), General Manager, dan Manager.

Sedangkan yang dimaksudkan sebagai bawahan adalah General Manager, Manager, dan Staf / Karyawan.

(8)

8 1.6. Sistematika Penelitian

Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab, yang masing-masing bab terbagi menjadi sub bab yang disusun secara berkesinambungan sebagai berikut:

1. PENDAHULUAN

Bab ini berisi uraian latar belakang masalah yang menjelaskan tentang apakah penelitian ini, dan alasan mengapa peneliti ingin melakukan penelitian ini.

Dari latar belakang, kemudian ditarik sebuah rumusan masalah penelitian yang menentukan tujuan dan manfaat penelitian sesuai dengan batasan penelitian yang telah ditentukan oleh peneliti. Selain itu, untuk memperjelas isi penelitian, dalam bab ini juga diberikan gambaran mengenai sistematika penulisan.

2. LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang terkait dalam penelitian ini, yakni teori komunikasi organisasi, downward communication, dan hambatan komunikasi.

Hubungan penggunaan teori-teori tersebut kemudian disajikan berupa nisbah antar konsep, sehingga membentuk sebuah kerangka pemikiran yang menjelaskan gambaran dari penelitian ini.

3. METODE PENELITIAN

Bab ini berisi definisi konseptual dan definisi operasional yang memberikan gambaran topik penelitian. Untuk mempermudah penelitian ini, maka dalam bab ini peneliti menentukan hal-hal sebagai berikut: jenis penelitian metode penelitian, populasi dan sampel, teknik penarikan sampel, teknik pengumpulan data, serta teknik analisis data.

4. ANALISIS DATA

Bab ini berisi gambaran umum objek penelitian, deskripsi data, dan pembahasan penelitian berupa analisis data.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Bab penutup ini berisi kesimpulan dan saran peneliti. Kesimpulan merupakan pembahasan berupa ringkasan jawaban dari rumusan masalah penelitian ini, sedangkan saran merupakan rekomendasi dari peneliti terkait dengan kesimpulan yang telah dipaparkan sebelumnya.