SISTEM MANAJEMEN DALAM SISTEM
PENYELENGGARAAN MAKANAN
A. Pengertian
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Beberapa ahli mengemukakan definisi mengenai manajeman antara lain :
tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dgn cara yg efektif dan efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumberdaya organisasi.
2. Plunket dkk.(2005:5) mendefinisikan manajemen sebagai “One or more managers individually and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials money and people)”. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan satu atau lebih manajer yg secara individu maupun bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang).
3. Lewis dkk.(2004:5) mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang lebh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien sebagai usaha utk mencapai tujuan organisasi.
4. Menurut Mary Parker Follet yg dikutip oleh Handoko (2000:8) manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain utk melaksanakan berbagai tugas yg mungkin diperlukan.
B. Fungsi Perencanaan
penyelenggaraan makanan institusi. Dalam membuat suatu perencanaan yang terdiri dari 5W + 1H yaitu :
1. What : tindakan apa yang harus dilakukan dalam kegiatan MSPMI 2. Where : dimana kegiatan MSPMI dilaksanan
3. Who : Siapa yang terlibat dalam kegiatan MSPMI 4. When : kapan kegiatan MSPMI dilaksanakan
5. Why : mengapa diperlukan adanya manajemen penyelenggaraan makanan
6. How : bagaimana proses kegiatan penyelenggaraan makanan berlangsung
Yang harus diperhatikan dalam perencanaan MSPMI adalah : 1. Sasaran Fisik
Dalam penyelenggaraan makanan dipelukan ruangan atau tempat untuk melaksanakan penyelenggaraan tersebut, mulai dari ruang penerimaan bahan makanan sampai kepada tempat pembuanagan akhir sisa bahan makanan. Adapun ruangan tersebut adalah :
a. Ruang/ tempat penerima dan penimpanan bahan makanan b. Ruang/tempat menyiapkan dan membersihkan bahan makanan c. Ruang/tempat memasak dan membagi makanan
d. Ruang/tempat mencucu dan menyimpan alat e. Ruang Tata Usaha
f. Ruang Pegawai
2. Peralatan, perlengkapan serta penyjian
jumlah konsumen yang dilayani serta macam pelayanan. Alat tersbut meliputi :
a. Alat untuk menyiapkan dan memberihkan bahan makanan b. Alat memasak dan mengolah bahan makanan
c. Alat menyimpan dan menghidangkan bahan jadi 3. Tenaga pelaksana
Tenaga pelaksana bertanggungjawab dalam pelaksanaan produksi makanan dan distribusi makana kepada konsumen. Dalam hal ini perlu diperhatikan :
a. Jumlah tenaga yang dibutuhkan dan, b. Spesifikasi tenaga pelaksana
4. Biaya (Cost)
Biaya adalah sumber daya yang sangat penting dan menentukan dalam penyelenggaraan makanan. Biaya ini harus diperhitungkan dan dikendalikan seefisien serta seefektif mungkin (Siti Utami, 2010).
C. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Organisasi berasal dari kata yunani, yakni “Oragon” dan istilah latin “Organum” yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Menurut SP Hasibuan, pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam – macam aktifitas yang diperelukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang – orang pada setiap aktifitas, menyediakan alat – alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas tersebut.
Adanya pendelegasian tugas akan menggambarkan garis instruksi dari atas ke bawah dan garis pertanggungjawaban dari bawah ke atas juga jelas.
Fungsi pengorganisasian diantaranya :
1. Mengatur orang – orang yang bekerja dalam kegiatan MSPMI 2. Mengatur dan mengorganisir berbagai aktifitas
3. Menentukan garis kewenangan dan komunikasi 4. Membuat struktur organisasi
5. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas ) 6. Menempatkan orang – orang sesuai tugasnya.
D. Fungsi Pelaksanaan (Actuating) dalam MSPMI
Dalam pelaksanaan, manajer atau pimpinan akan mengambil tindakan anatara lain memberi pengarahan kepada bawahan agar dapat bekerja dengan lancar, memberikan konsultasi atau nasehat jika diperlukan mengadakan supervisi yang efektif untuk unit khusus atau keseluruhan, dapat memotivasi bawahan sehingga mereka bersemangat dalam bekerja. Selama pengolahan, penanganan, penyimpanan, dan transportasi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Bahan makanan dan ingredien harus terpisah dari bahan-bahan berbahaya, yaitu menghindari dari kontaminasi oleh hama, bahan-bahan fisik, kimia, dan mikroba yang membahayakan kesehatan.
b. Bahan-bahan yang tidak terpakai harus dibuang dengan cara yang higienis.
makanan, penyimpanan bahan makanan, persiapan bahan makanan, pemasakan, pendistribusian dan penyajian makanan.
a) Penyimpanan Bahan Makanan :
1) Penyimpanan sejuk ( cooling) pada suhu 10-15 derajat sepert jenis minuman, buah, dan sayuran.
2) Penyimpanan dingin ( chilling ) pada suhu 4-10 derajat celcius seperti makanan berprotein yang segera akan diolah.
3) Penyimpanan dingin sekali ( freezing) pada suhu 0-4 derajat celcius untuk bahan makanan yang mudah rusak untuk jangka 24 jam.
4) Penyimpanan beku ( frozen) pada suhu <0 derajat celcius seperti bahan protein yang mudah rusak untu jangka waktu >24 jam.
5) Suhu ruang untuk penyimpanan gudang kering seperti, beras, bumbu, dan lain-lain. Pemesanan dan Pembelian Makanan Pemesanan dan pembelian bahan makanan merupakan salah satu kewajiban pengelola penyelenggaraan makanan. Bahan makanan yang dimaksud adalah bahan makanan mentah dan keadaan bahan makanan yang merupakan awal dari proses mendapatkan makanan jadi. Bahan makanan harus dipilih kualitasnya yang baik dan tidak tercemar.
b) Persyaratan pemesanan dan pembelian bahan makanan:
1) Adanya kebijakan institusi tentang pengadaan bahan makanan. 2) Adanya surat perjanjian dengan bagian logistik rekanan. 3) Adanya spesifikasi bahan makanan.
4) Adanya daftar pesanan bahan makanan. 5) Tersedianya dana.
Petugas yang ditugaskan untuk pengadaan bahan makanan hendaknya bersikap jujur dan membeli bahan makanan sesuai dengan kebutuhan menu yang telah direncanakan, sehingga anggaran yang diperuntukkan dalam pengadaan bahan makanan betul-betul terpenuhi.
Penerimaan bahan makanan adalah suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah ditetapkan. Institusi membuat daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan menu yang akan disajikan (Moehyi, 1992).
a. Prasyarat penerimaan bahan makanan adalah:
1) Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima.
2) Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
Penerimaabahan makanan dilakukan oleh ahli gizi yang bertugas memeriksa, meniliti, mencatat dan melaporkan macam, jumlah dan kualitas bahan makanan yang diterima sesuai pemesanan dan spesifikasi yang ada. Jika terjadi kerusakan atau tidak sesuai dengan spesifikasi maka barang akan dikembalikan. Dalam penerimaan bahan makanan dibagi menjadi 2 yaitu penerimaan bahan makanan kering dan penerimaan bahan basah.
2. Penyimpanan dan Penyaluran Makanan
Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara bahan makanan kering dan basah serta mencatat serta pelaporannya. Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima harus segera dibawa ke ruangan penyimpanan, gudang atau ruangan pendingin. Apabila bahan makanan langsung akan digunakan, setelah ditimbang dan diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan dibawa ke ruangan persiapan bahan makanan (Moehyi, 1992).
a. Prasyarat penyimpanan bahan makanan adalah: 1) Adanya sistem penyimpanan barang.
2) Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai persyaratan.
Ada 4 prinsip penyimpanan bahan makanan yang sesuai dengan suhunya, yaitu :
a. Penyimpanan sejuk ( colling) pada suhu 10ºC-15ºC seperti jenis minuman, buah dan sayuran
b. Penyimpanan dingin ( chilling) pada suhu 4ºC-10ºC seperti makanan berprotein yang segera akan diolah
c. Penyimpanan dingin sekali ( freezing ) pada suhu 0ºC-4ºC seperti bahan makanan yang mudah rusak untuk jangka waktu 24 jam
d. Penyimpanan beku (frozen) pada suhu <0ºC seperti bahan protein yang mudah rusak untuk jangka waktu <24 jam.
Penyaluran bahan makanan adalah tata cara mendistribusikan bahan makanan berdasarkan permintaan harian. Tujuan dari pada penyaluran bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan yang siap pakai dengan kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai dengan pesanan. Untuk melaksanakan kegiatan penyaluran bahan makanan ada beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu adanya bon permintaan bahan makanan dan tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan(Moehyi, 1992).
3. Persiapan dan Pengolahan Makanan
menyetup, membardir, membuat kaldu, mengentalkan, menjernihkan, mengocok atau memukul, mendinginkan dan menghidangkan, dimana hal ini dilakukan sesuai kebutuhan. Pengolahan bahan makanan adalah merupakan suatu kegiatan memasak bahan makanan mentah menjadi makanan yang siap dimakan, berkualitas dan aman dikonsumsi.
a. Tujuan Pengolahan bahan makanan:
1) Mengurangi resiko kehilangan zat gizi bahan makanan. 2) Meningkatkan nilai cerna.
3) Meningkatkan dan mempertahankan warna, rasa, keempukan dan penampilan makanan
4) Bebas dari organisme dan zat yang berbahaya bagi tubuh. b. Prasyarat pengolahan bahan makanan adalah:
1) Tersedianya siklus menu.
2) Tersedianya peraturan penggunaan bahan tambahan pangan. 3) Tersedianya bahan makanan yang akan diolah.
4) Tersedianya peralatan pengolahan bahan makanan. 5) Tersedianya aturan penilaian.
6) Tersedianya prosedur tetap pengolahan.
4. Pendistribusian Makanan
Pendistribusian makanan adalah serangkaian kegiatan penyaluran makanan sesuai dengan jumlah porsi dan jenis makanan konsumen yang dilayani (makanan biasa maupun khusus). Setelah bahan makanan mengalami proses pemasakan, selanjutnya bahan makanan tersebut disalurkan untuk disampaikan kepada konsumen. System penyaluran yang digunakan sangat mempengaruhi makanan yang disajikan, tergantung pada jenis dan jumlah tenaga, perlengkapan dan perlengkapan yang ada.
a. Prasyarat pendistribusian dan penyajian makanan adalah: 1) Adanya bon permintaan bahan makanan.
2) Tersedianya kartu stok atau buku catatan keluar masuknya bahan makanan.
3) Tersedianya standar porsi. 4) Tersedianya peralatan makanan.
5) Tersedia sarana pendistribusian makanan. 6) Tersedia tenaga pramusaji.
Di rumah sakit ada 3 sistem penyaluran makanan yang biasa dilakukan, yaitu system yang dipusatkan (sentralisasi), system yang tidak dipusatkan (desentralisasi), dan kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi
a. Penyaluran makanan yang dipusatkan atau biasa disebut “ sentralisasi”. Dengan ketentuan ini, makanan pasien dibagi dan disajikan dalam penyaluran makanan yang dipusatkan.
b. Penyaluran makanan yang tidak dipusatkan. Cara ini disebut distribusi “desentralisasi”. Makanan pasien dibawa dari tempat pengolahan ke dapur ruang perawatan pasien, dalam jumlah banyak/besar, untuk selanjutnya disajikan data alat makan pasien dengan pemintaan diet.
c. Penyaluran makanan kombinasi. Kedua cara di atas dapat pula dilakukan secara bersamaan. Dengan kombinasi tersebut maka sebagian ditempatkan langsung ke dalam alat makan pasien sejak dari tempat produksi (dapur), dan sebagian lagi dimasukkan kedalam wadah besar, pendistribusiannya dilaksanakan setelah sampai di ruang perawatan.
E. Fungsi Pengawasan dan Pengendalian dalam MSPMI
Pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.
Fungsi pengawasan MSMPI meliputi pengawasan makanan, pegawai dan biaya. Apabila manajemen pengelolaan gizi institusi baik maka pangan yang tersedia bagi seseorang atau sekelompok orang dapat tercukupi dengan baik pula (Setyowati,2008).
Pengawasan meliputi pencatatan, pelaporan, dan evaluasi, yang terdiii dari:
1. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian,
2. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur. 3. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah konsumen yang dilayani
4. Perhitungan harga makanan per orang sehari, rata-rata dalam tiap bulan, dan setiap tiga bulan
5. Laporan tribulan untuk pimpinan.
Jenis-jenis pengawasan dalam penyelenggaraan makakan diantaranya adalah 1. Pengawasan Mutu
a. Citarasa
Makanan harus memiliki citarasa yang tinggi agar sesuai dengan selera konsumen.
b. Keamanan Makanan
Terbebas dari mikrobiologi dan bahan berbahaya lainnya sehingga makanan layak untuk dikonsumi
2. Pengawasan Faktor Produksi
Meliputi biaya, bahan makanan, peralatan dan tenaga
Penyelengaraan makanan institusi dapat dijadikan sarana untuk meningkatkan keadaan gizi warganya bila institusi tersebut dapat menyediakan makanan yang memenuhi prinsip-prinsip dasar penyelenggaraan makanan institusi. Prinsip-prinsip itu antara lain menyediakan makanan yang sesuai dengan macam dan jumlah zat gizi yang diperlukan konsumen, disiapkan dengan cita rasa yang tinggi serta memenuhi syarat hygiene dan sanitasi.
F. Sumber Daya yang Terlibat dalam MSPMI 1. Manusia : Tenaga Kerja
2. Dana : Makanan
Alat/bahan kebersihan 3. Fasilitas : Ruangan
Peralatan
Fungsi Sumber daya yang Teribat dalam MSPMI 1. Manusia
a. Tenaga Kerja
Hal yang harus dimiliki oleh tenaga kerja dalam proses MSPMI sehingga penyelenggaraan makanan disebuah institusi dapat menarik konsemen atau klien adalah tenaga kerja yang harus kompeten dibidangnya sehingga dapat menguasai semua pekerjaan yang dilakukannya, tenaga kerja yang kreatif dalam artian tenaga kerja dapat memberikan inovasi inovasi dalam mengolah atau menyusun menu, sehingga menu yang disajikan lebih bervariasi lagi baik dari segi warna, aroma, tekstur, dan rasa, menu yang disajikan tetap dengan menu yang seimbang yang sesuai dengan kebutuhan, dan tenaga kerja yang memiliki etika yang bagus.
b. Keterampilan
Keteramoilan dalam perancanaan menu sampai dengan pendistribusian makanan kepada konsumen dalam rangka pencapaian status yang optimal melaluai pemberian makanan yang tepat dan termasuk kedalam kegiatan pencatatan, pelaporan dan evaluasi yang bertujuan untuk mencapai status kesehatan yang optimal melalui pemberian makan yang tepat, cepat akurat dan menyenangkan.
2. Dana
a. Makanan
Makanan yang direncanakan harus berasal dari bahan bahan yang segar juga higienis. Hal ini dimaksudkan agar makanan yang dihasilkan memiliki kandungan gizi yang cukup dan terasa enak. Makanan berfungsi sebagai bahan baku dalam penyelenggaraan makanan. Macam-macam proses pengolahan makanan yang dapat di terapkan antara lain, merebus, mengukus, mengetim, menggoreng, mencah, menyetup, membardir, menbuatkaldu, mengentalkan, menjernihkan, mengocok atau memukul, mendinginkan, dimana hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
b. Alat atau Bahan Kebersihan
3. Fasilitas a. Ruangan
Sebagai tempat penyelenggaraan makanan dan pendiribusian serta penyajian makanan. Adapun syarat ruangan atau yang biasa disebut dengan dapur untk menunjang proses penyelenggaraan mspmi 1) Lantai
a) Ukuran luas lantai dapur 2 m persegi untuk setiap pemasak b) Makin banyak makanan diolah, makin besar jumlah yang
bekerja,maka makin luas lantai ygdiperlukan
c) Kemiringan lantai antara 1-2% untuk memudahkan pengeringan d) Bahan lantai harus kuat, rata, tidak licin sertamudah dibersihkan 2) Ventilasi
a) Ventilasi diperlukan untuk aliran udara ke ruang dapur b) Aliran udara yang lancar menjamin tersedianya Oksigen c) Lubang ventilasi minimal 20% dari luas lantai
d) Untuk mencegah masuknya lalat , lubang ventilasi ditutup kawat kasa yg dapat dibuka
3) Dinding
a) Dinding dapur sebagai pemisah ruangan b) Dinding harus dijaga kebersihannya
c) Dinding dapur dibuat dari porselin atau keramik setinggi 2 meter, terutama :tempat pencucian, peracikan dan pengolahan 4) Bidang Kerja
a) Bidang kerja bisa dari bangunan tetap atau bisa dipndahkan b) Bidang kerja tetap dilapisi keramik/porselin
c) Bidang kerja yang tidak tetap terbuat dari stainless steel
d) Ukuran yang disarankan, tinggi 90 cm, jangkauan depan 75 cm , tinggi tempat peralatan < 150 cm
5) Pintu
a) Fungsi pintu untuk menghubungkan ruangan dengan bagian luar b) Ukuran pintu luar minimal lebar 100 cm, dan dibuat membuka
keluar/out way(mencegah hewan/serangga
c) Ukuran pintu antar ruangan min. 80 cm, membuka kedua arah (two ways)
d) Pintu dibuat menutup sendiri (self closing)
e) Untuk memperlancar lintasan barang.Untuk menjamin sirkulasi udara, semua pintudibuat tembus udara yang dilengkapi dengan kassa penahan serangga
f) Jarak daun pintu ke lantai tidak boleh lebih dari 5 mm, untuk mencegah masuknyatikus
g) Pintu yang berhubungan dengan kamar mandi, harus melalui ruang antara (untukmencegah bau
