EFISIENSI KANTOR departemen agama kabupaten

EFISIENSI KANTOR

Dwi Nanda Lesmana

Administrasi Niaga

Abstract

Office work places should be planned, supervised, controlled, or in short laid out with the best. If not so arranged as to be creation of a collection of activities that abysmally. The result may be confusion in the provision of information required in an organization, it may not help the success of the work that is operating, but instead to obstruct, may also cause delays in the implementation of other administrative elements, but is certain is lead to wastage of various sources of employment. Structuring of the office and execution of the work itself must always be oriented to the efficiency. Efficiency is necessary be used as a rationale, measurement, and the ultimate goal for all the office work execution. Stationery that can be used quickly and smoothly is more important than a pen whose ink made of gold but jammed used for office

who works inefficient, it is definitely slow speed of work, so it is often referred to people being lazy. Provided motivated, efficient way of working that can be applied by every employee for all office jobs both big and small. This article was written aims to find ways to improve efficiency in office work and office efficiency determine the effect on the

work of the office. As a theoretical basis, the authors took the source of the research that has been done by several agencies and various books tentan office management.

KEYWORDS: Planning ,

streamlining , saving , deleting, merging , Resource Efficiency , Working Procedures

Efisiensi Pekerjaan Kantor

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempersingkat waktu penyelesaian tugas yang telah diberikan dengan memaksimalkan sebaik mungkin waktu dan tenaga. Maka dari itu, semua karyawan di sebuah kantor di harapkan agar berorientasi terhadap segala aspek mengenai keefisienan dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara menyeluruh. Dalam etikanya, setiap karyawan di dalam kantor, sebaiknya tidak memiliki pikiran pemborosan atau penghamburan, tidak boleh memiliki pikiran bekerja lamban, dan tidak boleh memiliki pikiran egois, karena semua itu pasti akan berdampak terhadap hasil akhir kerja. Seorang karyawan yang hasil akhir kerjanya jelek,sudah pasti akan mendapat teguran dari pimpinan, bahkan bisa berhentikan apabila dianggap sudah tidak bisa terkontrol lagi oleh pimpinan. karyawan seperti ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki

asas-asas penting dalam efisiensi untuk perkantoran modern yaitu adalah asas perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan penggabungan.

Asas perencanaan

Berdasarkan artikel terdahulu yang banyak menuliskan pengaruh perencanaan terhadap kinerja menyatakan bahwa terdapat dua aliran utama, yaitu yang pertama menyatakan bahwa perencanaan meningkatkan keuntungan (Aram and Cowen, 1991 dalam Rue and Ibrahim, 1998), dan yang kedua menyatakan bahwa perencanaan yang baik merupakan kunci menuju sukses. Literatur yand ada sangat mendukung pendapat yang menyatakan bahwa pada perusahaan kecil perencanaan merupakan hal kunci. Perencanaan tidak hanya menignktakan keberhasilan, tetapi juga mempengaruhi tingkat kinerja (Schewnk and Shrader,1993). Gagasan ini juga didukung oleh pendapat Bracker and Pearson (1986), yang mengidentifikasi tingkat kinerja yang berbeda dihubungkan dengan tingkat kinerja yang berbeda pula.

Menurut Shrader et al. (1989) bahwa perencanaan strategi memiliki hubungan yang lebih sedikit dan perencanan strategi secara formal dan menunjukan adanya hubungan yang kuata antara perencanaan strategi degnan kinerja

perusahaannya. Sedangkan perencanaan operasional memiliki korelasi yang positif degnan kinerja perusahaan pada industry kecil menengah. Karena perencanaan operasional melibatkan rencanan area fungsional seperti perencanaan anggaran, perencanaan anggaran , perencanaan penjualan dan perencanaan persediaan.

Kelemahan dari penelitian strategi adalah operasionalisasi dan pengukuran kinerja (venkeatraman and Ramunajam 1986), efektifitas perencanaan harus diukur berdasarkan seberapa baik sistem perencanaan membantu organsiasi untuk memenuhi tujuan perencanaan. Penelitian terdahulu telah menyatakan agar kinerja perushaan ditentukan dengan menggunakan kriteria subyektif dan obyektif. Selain itu kinerja lebih baik diukur dengan kriteria finasial maupun non finansial, dengan data subyektif maupun obyektif

Asas penyederhanaan

Penyederhanaan bisa merupakan penyederhanan arus kerja dan atau penyederhanaan terhadap sistem yang ada. Penyederhanaan berarti membuta sistem yang pada awalnya berbelit atau pekerjaan yang sulit menjadi lebih sederhana sehingga menjadi lebih mudah untuk diterapkan di kantor.

gangguan, kecepatan pada semua titik harus sama, dan tidak terganggu, dengan demikian arus kerja harus direncakan sedemikian rupa sehingga terdapat arus kerja yang konstan dan tidak ada pemborosan waktu karena gangguan dalam aliran. Chaniago (2013) berpendapat bahwa terdapat

beberapa langkah dalam

menederhanakan arus kerja, diantaranya, adalah:

1. Ambil data

Melakukan survey secara kolektif tentang sistem kerja yang ada, termasuk bagian pendukungnya, siapa saja yang terkait, arus kerja seperti apa. Catat semua fakta yang ada.

2. Analisa

menganalisa data dan fakta dilapangan, sebisa mungkin menggunakan simbol-simbol yang ada di flow chart, gunakan juga metode lain seperti diagram pohon, organisasi, dan metode data flow diagram dan lain sebagainya, sehingga dapat diketahui akar dari permasalahan

3. Temukan metode

Tentukan metode yang tepat, alat dan mesin yang akan digunakan, prosedur yang baru akan diterapkan dan form-form baru (bila memang berubah agar sesuai dengan metode baru ) dan lain sebagainya

4. Implementasikan

Sosialisasikan cara yang telah dilakukan tersebut dan terapkan dengan cara perlahan-lahan, tahap demi

tahap, sehingga semua pihak dapat menerimanya.

5. Evaluasi

Secara periodik lakukan evaluasi terhadap metode yang baru tersebut bersama-sama dengan tim dengan tim dan disesuaikan dengan kondisi yang telah ada tanpa harus mengubah tujuan penyederhanaan arus kerja.

Untuk membantu efisiensi pekerjaan pada sumber daya manusia perlu adanya standarisasi, akan tetapi standarisasi itu tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang akan dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisien melainkan harus diatur pada tingkat dimana standar itu akan mampu memberika motivasi kepada pegawai untuk bekerja dengan baik.

Sedangkan untuk penyederhanaan sistem bisa dilakukan dengan melakukan revisi terhadap sistem tersebut. Sistem berasal dari konsep systematic yang mengacu pada pendekatan yang terorgnaisasi dan teratur untuk memecahkan masalah.

Dalam kajian manajemen

Sistem memiliki keterbatasan. Seiring degnan perkembangan waktu, kegunaannya akan semakin menyusut. Oleh karena itu , dalam rangka membuat sistem yang lebih efektif dan untuk memperoleh manfaat terbaik dari sistem, diperlukan revisi sistem tersebut secara terus menerus. Terry et al. telah meletakan permasalahan ini dalam perspektif yang benar ketika memberikan penjelasan bahwa revisi sistem hanya masalah waktu, yang disebabkan oleh munculnya ide-ide baru, hadirnya mesin-mesin baru dipasaran, berkembangnya aplikasi baru, dan tingkat persaingan yang semakin meningkat. Revisi sistem harus dilaksanakan dengan mengkaji masalah-masalah berikut:

1. Siapa yang membutuhkan informasi

2. Jenis informasi apa saja yang dibutuhkan

3. Dalam bentuk apa dan bagaimana aliran informasi yan dibutuhkan

4. Adakah kendala biaya dalam menyediakan informasi 5. Siapa saja yang akan

merevisi sistem.

Asas penghematan.

Dalam sebuah kantor Efisiensi sangat dibutuhkan karna selain akan menghemat anggaran dan juga biaya, efisiency juga bisa meningkatkan kinerja dan semangat kerja seluruh pegawai yang bernaung dalam sebuah perusahaan atau organisasi di dalam kantor. Untuk menciptakan efisiensi di dalam sebuah kantor dapat juga dilakukan dengan mengikutsertakan seluruh pegawai.

Memberikan pertanggungjawaban pada semua pegawai dalam kantor tersebut lebih terjamin efektif dari pada memberikan tanggung jawab kepada sebagian kelompok saja. Penghematan dapat terjadi dalam bentuk efisiensi penggunaan sumber daya yang ada dan peralatan / perlengkapan kantor. Penghematan terahadap energi listrik adalah bentuk efisiensi energi, dapat pula menjadi efisiensi anggaran dalam sebuah kantor tergantung sudut pandang yang diambil. Dalam hal penggunaan peralatan&perlengkapan kantor seperti mesin dan alat tulis kantor sebagian orang terbiasa menggunakannya dengan cara boros dan sesuka hati. Tanpa sadar bahwa pada waktu yang sama sumber daya alam kita habis dieksploitasi diantaranya untuk memenuhi kebutuhan kertas. Dalam hal menghemat di dalam pemakaian Listrik , air & Telepon, langkah penghematan dapat dilakukan dengan melakukana hal berikut:

1. Penggunaan daya listrik sebagai penerangan kantor, pendingin udara, dan peralatan kantor lainnya, serta pemakaian air dan telepon harus dilakukan seminimal mungkin. Agar setiap kantor menargetkan pengurangan penggunaan daya listrik, air, dan telepon.

2. Ruangan kantor yang

mendapatkan cahaya

memperoleh cahaya matahari didalamnya. Sedangkan untuk ruangan yg sedang tidak digunakan, listrik harus dimatikan.

3. Penggunaan listrik untuk penggunaan AC & Kipas angin dibatasi pada saat kegiatan kerja atau pada jam operasional berlangsung,

sehingga segera

mematikannya setelah digunakan.

4. Dalam penggunaan

Komputer, para pegawai juga dapat menghemat listrik dengan cara mematikan 1 komputer minimal 1 jam pada saat istirahat makan siang.

5. Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor dengan prinsip hemat. Perlu diperhatikan juga, jika perusahaan membayar tagihan telepon via Bank atau Pendebetan rekening yang mengakibatkan tidak bisa melihat rincian penggunaan telepon tersebut. Karena ada banyak pelanggan yg dirugikan dengan hadirnya paket tagihan yang tidak diinginkan setelah melihat rinciannya sehingga tagihan telepon menjadi tinggi.

Disini penulis membagi dua tipe penghematan, yaitu penghematan terhadap peralatan/perlengkapan dan penghematan terhadap sumber daya

manusia. Dalam penghematan peralatan dan perlengkapan kantor , pimpinan hendaknya melakukan batasan-batasan dalam penggunaan. Dalam contoh penggunaan mesin printer atau mesin fotokopi, karyawan hendaknya meminimalisir kesalahan-kesalahan sehingga tidak ada yang terbuang, hal ini secara tidak langsung akan berdampak pada penghematan listrik dan penggunaan kertas. Sedangkan penghematan terhadap sumber daya manusia pimpinan hendaknya melakukan pengawasan terhadap karyawannya agar mengurangi melakukan hal yang tidak penting dalam bekerja, memaksimalkan waktu yang ada dikantor untuk melakukan pekerjaan kantor saja, dan memberlakukan aturan tepat waktu jam kerja yang tentunya akan memberi efek efisien dalama sumber daya manusia. Selain melakukan pengawasan, dalam penghematan dapat juga dilakukan oleh pimpinan dengan mengurangi jumlah karyawan dan menerapkan otomatisasi kantor sebagai pengganti. Pengurangan tenaga kerja atau penhematan pegawai terjadi apabili pemabtasan dana

mengakibatkan perlunya

memberhentikan pegawai. Dalam kenyataanya kadang perlu memberhentikan pegawai yang sangaat cakap. Apabila keadaan tenaga kerja stabil maka pemberhentian jarang dilakukan dan dengan demikian tidak menimbulkan persoalan yang sulit.

penghapuskan berarti mentiadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan orientasi kerja yang ingin dicapai. Dari survey yang pernah dilakukan sebelumnya didapati 25%-50% pekerjaan fisik di toko, kantor, pabrik, dan rumah adalah tidak perlu; pekerjaan termaksud bisa dilakukan dengan cara yang mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberian hasil output yang sama. Itu berarti banyak diantara karyawan didalam kantor melakukan gerakan yang bukan hanya dikurangi akan tetapi harus dihapus. Selain itu didalam kantor perlunya pimpinan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan kantor yang terjadi didalam instansinya apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan perencanaan awal atau tidak. Setelah pengawasan mungkin pimpinan dapat mengevaluasi pekerjaan yang tidak perlu dilakukan agar dihapus dari sebuah sistem yang ada dikantor atau pimpinan bisa membatasi pekerjaan tersebut dengan penghapusan sebagian dari pekerjaan tersebut . Sebagai contoh didalam sebuah kantor yang biasanya mengirim surat penawaran kesemua kantor yang ada diwilayahnya tanpa menyortir sehingga perusahaan yang tidak mungkin membeli juga mendapatkan surat penawaran tersebut, hal itu dapat diberikan tindakan dengan hanya mengirim surat keluar kepada perusahaan yang memiliki potensi untuk bekerjasama dengannya atau dalam pelaksanaanna administrasi tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi yang kurang perlu atau tidak langsung

bersangkutan hendaknya ditiadakan. Begitu pula, penyalinan atau penyetensilan suatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergantian.

Selain itu ada beberapa hal yang bisa dilakukan dalam menerapkan asas penghapusan. Salah satunya penghapusan terhadap peralatan kantor. Definisi penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor adalah “penghapusan sebagai upaya untuk menghapus peralatan dan perelengkapan kantor karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi keuangan maupun kegunaan, kelebihan, hilang, penyusutan, dan karena hal-hal lain menurut perundang-undangan yang berlaku.: Sedangkan menurut Barnawi dan Arifin (2012:79) mendefinisikan “penghapusan sebagai kegiatan pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.” Berdasar beberapa pendapat para ahli yang telah ada dapat disimpulkan penghapusan peralatan kantor adalah kegiatan penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor dari sebuah sistem kantor tersebut yang sudah tidak layak pakai dan telah berkurang nilai ekonomis dan teknisnya dengan

alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan . pada umumnyaa terdapat enam cara untuk melakukan penghapusan perbekalan yaitu :

2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi; 3. Dipindahkan;

4. Dihibahkan;

5. Pemanfaatan kembali (recycle);

6. Dimusnahkan.

Sedangkan menurut Barnawi dan Arifin (2012:83) menyebutkan empat cara penghapusan peralatan kantor yaitu Pengadaan lelang; Hibah ke orang lain; Pembakaran; Penghapusan secara langsung disaksikan oleh atasan. Berdasar pada beberapa pendapat dan penelitian yan gada yang telah dinyatakan maka dapat dirangkum cara penghapusan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara pelelangan , penukaran , pemindahan , penghibahan , pemanfaatan kembali , dan pemusnahan.

Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti menyatukan pekerjaan - pekerjaan yang memiliki persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam saatu langkah sehingga sedapat mungkin bisa menghemat waktu kerja. Pedoman - pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

1. Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan

sebanyak mungkin

menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir, penstensilan sekaligus dua model atau lebih pada helai sit akan menghemat tenaga dan waktu.

2. Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah potlot merah-biru, karet pengapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara berhitung.

Sumber Efisiensi kerja

dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai akan mampu menciptakan tata kerja yang efisien, dan sumber efisiensi kerja yang erat hubungannya pada manusia adalah: 1. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu adalah pokok utama keberhasilan. Kesadaran akan arti dan makna

efisiensi sangat membantu

upaya

ke arah efisiensi kerja. Efisiensi kerja sangat dekat kaitannya dengan prilaku dan cara hidup pegawai. Oleh karena itu penerapan efisiensi kerja tidak dapat diharapkan timbul dalam waktu singkat, melainkan melalui proses yang panjang dan kompleks. 2. Keahlian

Suatu pekerjaan yang dikerjakan oleh seorang pegawai yanga ahli hasilnya pasti lebih baik dan lebih cepat daripada apabila suatu pekerjaan dilakukan oleh yang tidak memiliki keahlian tersebut atau yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi kerja sangat erat hubunganya pada manusia, seperti halnya dengan kesadaran. Keahlian manusa di bidang tertentu perlu didukung dengan peralatan agar efisiensi kerja yang aka dicapai dapat

lebih tinggi daripada tanpa menggunakan peralatan yang lengkap.

3. Disiplin.

Disiplin dekat kaitanya dengan kesadaran sebab disiplin tercipta dari kesadaran. Timbulnya proses kesadaran dapat memerlukan waktu lama dan agak sulit dilaksanakan tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Sehingga sebuah aturan untuk meningktakan efisiensi akan memakasa pegawai melakukan efisiensi dengan bimbingan aturan tersebut apabila aturan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur.

Penerapan efisiensi dalam

kantor

sebuah pekerjaan kantor dapat digolongkan berdasarkan penggunaan masing-masing sumber kerja yang ada, yaitu:

A. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah.

Dalam penerapannya pekerjaan yang banyak melibatka mental, visual, pekerjaan yang bersifat berlainan dan ruwet harus bisa

diselesaikan dengan

menggunakan sedikit kekuatan pikiran, contoh: untuk pekerjaan yang melakukan perhitungan berulang-ulang hendaknya bisa menggunakan mesin atau komputer .

B. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan

Suatu pekerjaan yang

memerlukan kekuatan fisik ekstra dalam pengerjaannya sebaiknya dimodifikasi menjadi pekerjaan otomatis dengan bantuan mesin, selain itu juga memperhatikan keamanan untuk pekerjaan jenis fisik ini agar terhindar dari cedera

C. Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat

Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai. Serta memaksimal-kan jam kerja yang ada untuk digunakan sebaik mungkin di dalam kantor.

D. Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat

Lalulintas pekerjaan dalam kantor harusnya diusahakan menggunakan asas jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan dari satu stasiun ke stasiun lain yang tak perlu atau mengubah letak peralatan dan perlengkapan kantor sesuai dengan urutan penyelesaian pekerjaan itu. Dalam tata letak peralatan dan perlengkapan kantor sebaiknya diletakan di tempat pegawai yang akan sering

menggunakannya agar

dibuang atau letak di gudang agar tidak memakan tempat dalam kantor.

E. Benda - untuk mencapai cara yang termurah

Kesimpulan

Berdasarkan semua data yang sudah dimiliki dapat disimpulkan bahwa efisiensi kantor sangat vital dan perlu dilakukan oleh seorang pimpinan penghematan terhadap segala aspek di kantor baik benda maupun manusianya sehingga bisa

mengurangi pemborosan,

penyederhanaan terhadap arus kerja dan sistem yang ada dikantor agar lebih mudah dikerjakan dan terselesaikan dengan baik, penghapusan terhadap hal yang sudah tidak memiliki nilai guna atau yang mengalami penyusutan baik benda maupun SDM, dan penggabungan sistem didalam kantor untuk yang memiliki jenis yang sama, yang dimana semuanya paling utama harus disesuaikan dengan keadaan kantor.

Setelah itu pimpinan bisa mengorek potensi efisiensi dalam diri pegawainya dengan memahami dan mengkaji sumber efisiensi didalam kantor yang di pimpinnya, yaitu kesadaran setiap pegawainya akan efisiensi kerja harus di buka dengan melakukannya secara berkala agar kesadaran ituterus tumbu, keahlian setiap pegawai lebih dimatangkan lagi agar dalam bekerja pegawai dapat mengerjakan tugas lebih

efisien hal itu bisa dilakukan dengan pelatihan, disiplin pegawai yang akan terus di terapkan didalam kantor dengan memberikan aturan sehingga pekerjaan pegawai lebih tertata dengan efisien. Dan Penerapan terhadap efisiensi didalam kantor yang harus sesuai dengan unsur yang ada dikantor yaitu, 1)Efisiensi pikiran dengan berupaya mencapai cara yang termudah, 2)Efisiensi tenaga denga upaya untuk mencapai cara yang paling ringan, 3)Efisiensi waktu dengan upaya menggunakan waktu sesingkat mungkin,4)Efisiensi ruang untuk mencapai jarak yang terdekat dalam tata letak, dan 5)Efisiensi Benda untuk mencapai cara yang termurah sehingga bisa menghemat anggaran.

Plagiarism Checker X

Originality Report

Similarity Found: 4%

Date: Tuesday, June 07, 2016

Statistics: 125 words Plagiarized / 3318 Total words Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs

Optional Improvement.