EDISI 561 23 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI:
KOMUNIKASI DAN PENGELOLAAN PELAKSANAAN PROGRAM/PROYEK Pembentukan Tim Kerja
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Rencana strategis sistem informasi yang telah dituangkan dalam dokumen resmi perusahaan harus benar-benar dijalankan. Melalui mekanisme formal, pimpinan perusahaan akan menugaskan eksekutif yang dipercayainya untuk memimpin implementasi penerapan rencana tersebut. Jika perusahaan tersebut memiliki CIO (Chief Information Officer), maka yang bersangkutanlah akan menjadi pihak yang memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana pengembangan sistem informasi tersebut.
!
Mengingat bahwa pada dasarnya CIO atau individu yang diberikan wewenang merupakan sumber daya perusahaan yang memiliki tugas dan tanggung jawab melaksanakan akvitas rutinnya sehari-hari, yang bersangkutan harus memastikan dibentuknya sebuah tim kerja (atau kelompok kerja) yang secara khusus memiliki tugas menjalankan rencana strategis yang telah dituangkan dalam dokumen resmi perusahaan tersebut.
Agar efektif, tugas menerapkan rencana strategis ini harus pula menggunakan pendekatan berbasis proyek, agar jelas pengelolaan dan target capaiannya. Dalam
EDISI 561 23 MARET 2014 struktur tim tersebut, ada baiknya pemilik dan/atau yang direpresentasikan oleh komisaris dan dewan direksi menjadi “project sponsor” agar legitimasi keberadaan rencana strategis dan tim tersebut menjadi kuat. Sementara individu yang ditunjuk dan dipercaya untuk menjalankan perencanaan strategis tersebut akan menjadi “project manager”-nya.
Sesuai dengan profil, postur, dan karakteristik portofolio proyek yang ada, sang project manager ini harus merekrut berbagai pihak untuk membantunya. Pihak ini dapat direkrut dari dalam maupun luar organisasi, tergantung kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan.
Hal utama yang harus diperhatikan oleh yang bersangkutan adalah bahwa pada akhirnya “outcome” atau manfaat dari adanya teknologi informasi tersebut akan menjadi penentu utama dianggap sukses tidaknya sebuah inisiatif – bukan semata-mata pada terselesaikannya beragam proyek yang ada sesuai dengan tenggat waktu dan alokasi biaya yang telah ditetapkan.
Seperti telah disampaikan sebelumnya, tidak jarang project manager ini menunjuk pula pihak
akhir dokumen
