LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PT PEL

(1)

Disusun Untuk Memenuhi Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Progam Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Kotabaru

Oleh :

Nama : Mukhowim Basuki NIM : 12.63411.0227

ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK KOTABARU

(2)

(3)

iii

Alhamdulillahirabbilalamin, Puji Syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaiakan Laporan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang bertempat di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru dengan baik. Penulisan laporan ini ditujukan sebagai syarat untuk menyelesaikan perkuliahan progam Diploma III Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Kotabaru.

Selesainya penulisan laporan ini tidak lepas dari bimbingan berbagai pihak yang rela meluangkan waktu dan tempat untuk memberikan arahan kepada penulis. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada seluruh karyawan maupun pegawai PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru yang berkenan membantu, melatih dan memberikan informasi serta data yang diperlukan dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Penulis mengharapkan kritikan dan saran untuk laporan ini guna penulisan laporan yang lebih baik lagi.

Tidak lupa pula penulis ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Orang Tua penulis yang selalu memberikan dukungan kepada penulis untuk dapat selesainya laporan ini ;

2. Bapak Ibnu Faozi,S.Sos,.M.IP selaku Direktur Politeknik Kotabaru ;

3. Bapak Gusti Chairuddin selaku General Manager PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru ;

(4)

iv

6. Bapak Adi Muryadi Selaku Supervisor SDM sekaligus Pembimbing I lapangan yang telah meluangkan waktunya, memberikan data-data yang diperlukan dalam penyelesaian penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan.

7. Bapak Ludik Hasibuan selaku Supervisor UMUM sekaligus pembimbing II lapangan yang telah denga sabar memberikan pengajaran kepada penulis. 8. Seluruh karyawan pada Divisi SDM & Umum yang telah banyak menbantu

penulis dalam memberikan data yang diperlukan penulis.

9. Seluruh karyawan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru, atas bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Laporan Praktek Kerja Lapagan.

Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan kebaikan kepada penulis dalam penyususnan Laporan Praktek Kerja Lapangan, dan semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini berguna dan bermanfaat bagi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru serta dapat menambah ilmu pengetahuan, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.

Kotabaru, 30 April 2015 Penulis,

(5)

v

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang ... 1

1.2.Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 2

1.3.Manfaat Praktek Kerja Lapangan ... 2

1.4.Tujuan Penulisan Laporan ... 3

1.5.Waktu dan Tempat Pelaksaan PKL ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1.Sejarah Singkat Perusahaan ... 4

2.2.Visi dan Misi Perusahaan ... 5

2.3.Budaya Perusahaan ... 6

2.4.Bidang Usaha ... 7

2.5.Kedudukan Pelabuhan ... 8

2.6.Struktur Organisasi Perusahaan ... 9

2.7.Fasilitas Perusahaan ... 9

2.8.Unit-Unit Kerja Perusahaan ... 10

(6)

(7)

vii

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Divisi SDM & UMUM ... 33

Gambar 3.2. Tampilan Utama E-mail PP3 Cabang Kotabaru ... 34

Gambar 3.3. Surat Undangan Direksi ... 34

Gambar 3.4. Surat Undangan Yang Sudah Di Agenda ... 35

Gambar 3.5. Surat Yang di Setujui ... 36

Gambar 3.6. Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 37

Gambar 3.7. Penerimaan Bukti Pembayaran Tiket ... 37

Gambar 3.8. Penyimpanan Bukti Sebagai Arsip ... 38

Gambar 3.9. Pengeprinan Bukti Pembayaran Tiket ... 38

Gambar 3.10 Pencatatan di Buku Agenda/Daftar ... 39

Gambar 3.11 Surat Tagihan ... 39

Gambar 3.12 Bukti Pembayaran Tiket ... 40

Gambar 3.13 Daftar Tagihan Tiket ... 40

Gambar 3.14 Nota Dinas Pengadaan Barang ... 41

Gambar 3.17 Pemilahan Arsip ... 44

Gambar 3.18 Pengkodean Arsip ... 45

Gambar 3.19 Box Arsip ... 45

(8)

viii Lampiran 3 Kartu Asistensi

Lampiran 4 Daftar Absen Seminar PKL Lampiran 5 Laporan Mingguan

Lampiran 6 Rupa-Rupa Nota Dinas Lampiran 7 Tagihan Tiket

Lampiran 8 SPPD

(9)

1 1.1. Latar Belakang

Politeknik Kotabaru merupakan Perguruan Tinggi Swasta dan Merupakan salah satu Perguruan Tinggi yang ada di Kabupaten Kotabaru, Kalimantan Selatan yang menghasilkan sumber daya manusia yang mampu bersaing di dunia kerja dan telah menghasilkan alumni-alumni yang berkualitas dari tiap-tiap disiplin ilmu yang membidanginya. Salah satunya bidang Administrasi Bisnis yang menghasilkan tenaga kerja siap pakai dengan keahlian yang dimiliki yaitu Ahli Madya (D3).

Karena pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam keterampilan dan kecakapan seseorang untuk memasuki dunia kerja. Pendidikan yang dilakukan diperguruan tinggi masih terbatas pada pemberian teori dan praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas. Agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul didunia kerja nantinya, maka perlu melakukan kegiatan praktek kerja lapangan (PKL) di instansi/lembaga yang relevan dengan progam pendidikan yang diikuti.

Politeknik Kotabaru sebagai lembaga pendidikan perguruan tinggi yang ada di Kabupaten Kotabaru demi meningkatkan skill dan pengalaman mahasiswa serta sebagai syarat mendapatkan gelar Ahli Madya maka Politeknik Kotabaru mewajibkan setiap mahasiswa mengikuti progam praktek kerja lapangan, PKL ini dilakukan agar mahasiswa belajar langsung dilapangan sehingga ketika lulus dari Politeknik Kotabaru mahasiswa siap bekerja.

(10)

Melalui PKL ini penulis dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan dengan mempelajari pekerjaan kantor pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru di Divisi SDM & Umum khususnya di Divisi Umum.

1.2. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Adapun maksud dan tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut:

1. Memantapkan, meningkatkan dan memperluas keterampilan yang dimiliki dalam dunia kerja.

2. Mengembangkan dan memantapkan sikap profesional yang diperlukan untuk memasuki dunia kerja sesuai dengan bidang masing-masing. 3. Sebagai sarana komunikasi antara Mahasiswa dengan instansi atau

kantor tempat pelaksanaan PKL.

4. Memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk beradaptasi dengan suasana atau iklim lingkungan yang sebenarnya baik sebagai pekerja mandiri terutama yang berkenaan dengan disiplin kerja.

5. Memberikan masukan dan umpan balik guna perbaikan dan pengembangan pendidikan.

6. Sebagai bahan perbandingan antara teori yang didapatkan di perkuliahan dengan kenyataan dunia kerja yang sebenarnya.

1.3. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun manfaat dari Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut :

1. Mahasiswa dapat menyalurkan dan mengembangkan keterampilan yang diperolehnya selama dikampus sesuai dengan jurusanya.

2. Mahasiswa lebih memahami tentang sistem kerja suatu perusahaan. 3. Memberikan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja, baik

(11)

1.4. Tujuan Penulisan Laporan

Adapun tujuan dari pembuatan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah sebagai deskripsi atau gambaran kegiatan kerja lapangan Mahasiswa yang dilakukan pada tempat PKL selama 3 (tiga) bulan tersebut. Kemudian diuraikan dalam bentuk laporan sebagai bahan penilaian bagi pembimbing.

1.5. Waktu dan Tempat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

(12)

4 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pelabuhan Kotabaru merupakan salah satu pelabuhan yang berada dibawah koordinator PN. Daerah Banjarmasin yang mempunyai satu 1 (satu) pelabuhan yang merupakan Verlengstuk yaitu pelabuhan Pagatan Kotabaru.

Setelah adanya peraturan pemerintah Nomor 16 Tahun 1983, Pelabuhan Kotabaru tidak lagi menjadi PN. Daerah V Banjarmasin tetapi bergabung menjadi salah satu Pelabuhan yang berada dibawah perusahaan umum yang dikenal dengan PERUMPEL III yang berkantor di Surabaya.

Berdasarkan adanya peraturan pemerintah Nomor 58 tahun 1991, bentuk Perusahaan Umum (PERUM) berubah menjadi Perusahaan Persero, PT. Pelabuhan Indonesia III (PERSERO) Cabang Kotabaru yang berada dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT. Pelabuhan Indonesia III (PERSERO) Surabaya.

Sejak perubahan status perusahaan menjadi PERSERO, terjadi pula perubahan pengembangan usaha-usaha pada Cabang Pelabuhan Kotabaru yang menjalankan/melaksanakan pembangunan nasional khususnya dibidang ekonomi juga berorientasi mengejar keuntungan sebanyak-banyaknya didalam menjalankan usaha (bisnis oriented) dalam pengembangan usaha berdasarkan kondisi goegrafik Pelabuhan sebagai berikut :

(13)

Pelabuhan dan Daerah Lingkungan Kepentingan Pelabuhan Kotabaru dan Kawasanya.

Ditetapkannya Daerah Lingkungan kerja Perairan Kotabaru dan Kawasanya yang terdiri dari kawasan Batulicin dan Mekar Putih sehingga menjadi perairan wajib pandu, maka menambah pendapatan dan segmen pemanduan. Dengan adanya beberapa Dermaga Untuk Kepentingan Sendiri (DUKS) didalam Daerah Lingkungan Kerja Peraian Pelabuhan Kotabaru dimana dalam pengoperasian DUKS tersebut telah menjalin kerjasama dalam bentuk Kerjasama Operasi (KSO) pelayanan jasa kepelabuhanan. Maka menambah peningkatan pendapatan kepelabuhanan dari sektor diluar usaha pokok ke Pelabuhan.

2.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi :

Berkomitmen Memacu Integritas Logistik dengan Layanan Jasa Pelabuhan Yang Prima.

Misi :

1. Menjamin penyediaan jasa pelayanan prima melampaui standar yang berlaku secara konsisten ;

2. Memacu kesinambungan daya saing industri nasional melalui biaya logistik yang kompetetif ;

3. Memenuhi harapan semua stakeholder melalui prinsip kesetaraan dan tata kelola perusahaan yang baik ;

4. Menjadi SDM yang berkompeten, berkinerja handal, dan berpekerti luhur ;

(14)

2.3. Budaya Perusahaan

Pelindo III menetapkan Budaya Perusahaan dengan tiga nilai utama yang menjadi pedoman bagi seluruh insan pelindo III dalam menjalankan perusahaan.

Budaya Perusahaan dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Customer F ocus (selalu mengutamakan kepuasan pelanggan)

Perilaku utama dalam nilai inti Customer Focus adalah melayani dan Tangguh.

Melayani : Melayani pelanggan secara inovatif sehingga memuaskan pelanggan dan tak bisa ditiru pesaing, berinteraksi dengan ramah, santun, dan hormat serta proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan serta keinginan pelanggan. Bila pelanggan ada keluhan, insan Pelindo III menanganinya secara responsif dan profesional.

Tangguh : Insan Pelindo III bersikap tangguh baik dalam rangka melayani maupun menagani keluhan pelanggan dengan rasa percaya diri serta tegas dalam menjalankan sistem dan prosedur yang ada. Bersikap sabar dalam berinteraksi, tekun dan bekerjasama dengan pelanggan sehingga kepuasan pelanggan tercapai. Insan Pelindo III selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap pelayanan yang telah dilakukan.

2. Care (terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan)

Perilaku utama dalam nilai inti Care adalah Peka dan Sigap.

Peka : Insan pelindo III peka terhadap perubahan keinginan pemangku kepentingan (stakeholder) dan permasalahan lingkungan hidup, karena selalu tanggap akan menjadi yang terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan melalui proses belajar berkelanjutan.

(15)

terjadi, dan tangkas dalam melakukan tindakan nyata. Insan Pelindo III mampu memberi solusi terkait permasalahan yang muncul baik dalam lingkungan usaha maupun lingkungan hidup.

3. Integrity (berpikir, berkata dan berperilaku terpuji, menjaga martabat serta menjunjung tinggi etika)

Perilaku utama dalam nilai inti Integrity adalah Disiplin dan Tanggung Jawab.

Disiplin : Insan Pelindo III disiplin dalam menjalankan tugasnya karena taat aturan, jujur, adil dan terbuka, serta konsisten baik dalam setiap ucapan maupun tindakan.

Tanggung jawab : Insan Pelindo III melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab, baik dari segi hasil maupun proses karena didasari sikap amanah (komitmen). Insan Pelindo III selalu bersungguh-sungguh dalam bekerja menjadi nilai-nilai etika, selau produktif dalam setiap kegiatan serta tuntas dalam bekerja.

2.4. Bidang Usaha

Sesuai dengan Keputusan Menteri (Kepmen) Perhubungan Nomor : KP 88 Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Usaha kepada PT Pelabuhan

Indonesia III (Persero) sebagai Badan Usaha Pelabuhan, maka bidang-bidang usaha yang dijalankan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

meliputi :

1. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa dermaga untuk bertambat ;

2. Penyediaan dan/atau pelayanan pengisian bahan bakar dan pelayanan air bersih ;

3. Penyediaan dan/atau pelayanan fasilitas naik turun penumpang dan/atau kendaraan ;

(16)

5. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa gudang dan tempat penimbunan barang, alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan ;

6. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah air, curah kering, dan Ro-Ro ;

7. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa bongkar muat barang ;

8. Penyediaan dan/atau pelayanan pusat distribusi dan konsolidasi barang ; 9. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa penundaan kapal.

2.5. Kedudukan Pelabuhan

Kotabaru dan kawasanya terletak di Provinsi Kalimantan Selatan Kabupaten Kotabaru dan Kabupaten Tanah Bumbu (sejak Maret 2003 setelah ada pemekaran Wilayah Kabupaten Kotabaru) yang membawahi 5 (lima) Pelabuhan kawasan dan pos-pos yang dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru.

(17)

2.6. Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Pelindo III (Persero) Cabang Kotabaro

2.7. Fasilitas Perusahaan

Kekuatan alat produksi khususnya fasilitas dermaga yang menjadi asset Cabang Pelabuhan Kotabaru untuk saat ini dibangun melalui dana dari APBN ataupun hibah dari Pemerintah Daerah setempat serta investasi Perusahaan tersebar di beberapa kawasan kotabaru.

Pelabuhan yang telah beroperasi dan memeiliki fasilitas yaitu pada Pelabuhan:

Tabel 1. F asilitas Pada Pelabuhan Cabang Kotabaru.

(18)

3 PELABUHAN KAWASAN MEKAR PUTIH

1 Unit kerjanya terbagi dalam 6 Divisi yaitu :

1. Divisi SDM & UMUM

Pada bagian Divisi SDM & Umum berfungsi dalam hal perencanaan tata usaha dan administrasi perkantoran, rumah tangga dan perlengkapan kantor, keamanan dan lingkungan sekitarnya serta perencanaan dan pelaksanaan pengelolaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data, informasi dan statistik serta semua hal yang menyangkut masalah kepegawaian.

2. Divisi Teknik

(19)

berhubungan dengan keteknikan yang berfungsi untuk menunjang kerja karyawan PT Pelindo III (Persero) Cabang Kotabaru.

3. Divisi Operasi

Divisi operasi melaksanakan kegiatan pengusahaan, pemasaran dan pengembangan usaha serta kerjasama usaha jasa pelayanan, pengoperasian dan pengapalan kapal dengan para operator pelabuhan khusus dan dermaga non milik (dermaga untuk kepentingan sendiri) serta pihak-pihak lainya didalam daerah lingkungan kerja.

4. Divisi Komersial

Divisi Komersial merupakan Divisi yang bertugas menyiapkan dan melaksanakan upaya pengembangan kerja sama yang harmonis antara PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru, Stagen dan Pelabuhan-pelabuhan kawasan lainya dengan semua unit pemakai jasa-jasa kepelabuhanan, koordinasi dengan instansi dan unit-unit kerja terkait.

5. Divisi Keuangan

Divisi keuangan ini berfngsi dalam melaksanakan progam kerja, dalam melaksanakan kegiatan administrasi keuangan dan pelaksanaan akutansi manajemen cabang dan pembendaharaan cabang, menyusun laporan keuangan setiap periodiknya.

6. Divisi SMI

(20)

2.9. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor SDM dan Supervisor UMUM

2.9.1. Supervisor SDM

Supervisor SDM pada dasarnya memiliki tugas pokok yaitu : 1. Perencanaan dan Progam

Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan di lingkungan Sub Dinas Personalia.

2. Operasional (Spesifik Bidang)

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan serta melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian :

1) Menyiapkan usulan formasi, rotasi dan mutasi intern, demosi, promosi pengembangan pola karier pegawai serta menyiapkan rencana anggaran biaya pegawai dan daftar penggajian pegawai serta merekomendasikan kepada atau langsung ;

2) Menyiapkan dan mengurus usulan kepangkatan dan pengangkatan, pemberhentian dan pensiun pegawai, janda/duda ;

3) Menyiapkan dan mengurus rencana progam pendidikan dan pelatihan dalam rangka upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) melalui koordinasi dengan unit-unit terkait ;

4) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian dalam memelihara dan disiplin pegawai serta mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku terhadap pegawai-pegawai yang indispliner, koordinasi dengan unit-unti kerja terkait ;

(21)

kesehatan, pakainan dinas, tunjangan-tunjangan, asuransi pegawai, insentif, lembur, cuti pegawai, bantuan sewa rumah, bantuan ONH, pajak penghasilan, bantuan kematian, dan progam-progam kesejahteraan pegawai lainnya ;

6) Menyiapkan dan mengurus penyeleggaraan kegiatan Penilaian Karya Pegawai (PKP) dan Sasaran Kerja Invidu (SKI) sebagai bahan pertimbangan dan usulan penetapan reward/punishment ;

7) Melaksanakan penyusunan daftar nominative pegawai dan posisi pegawai menurut pusat pelayanan, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), tingkat pendidikan, umur dan informasi lainnya yang berkaitan dengan SDM serta pengelolaan file pegawai dan mengoperasionalkan Sistem

Informasi Sumber Daya Manusia

(SI-SDM) ;

8) Menyiapkan dan melaksanakan bahan-bahan sosialisasi peraturan yang berkaitan dengan kepegawaian ;

9) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan adminstrasi kepegawaian ;

10) Menghimpun, penyimpan dan mengamankan peraturan / ketentuan / surat-surat / dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kepegawaian ;

11) Melaporkan pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian kepada atasan langsung ;

b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian tertib administrasi atas hasil progam-progam kerja dilingkungan Sub Dinas Personalia.

(22)

d. Menyiapkan penyelenggaraan progam dan melaksanakan upaya membudayakan sikap positif melalui pelaksanaan K3,5R dan menumbuhkan budaya perusahaan yang kuat, adaptif, dan kompetetif.

e. Menyiapkan pelaksanaan penyampaian Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Penilaian Karya Pegawai (PKP) dilingkungsn Cabang.

f. Melaksanakan penelitian dan menindaklanjuti klaim/komplain pihak internal maupun eksternal yang berkaitan dengan tugas-tugas Sub Dinas Personalia.

g. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Personalia secara periodik kepada Asisten Manajer Umum.

h. Menindaklanjuti hasil temuan auditor, baik auditor SPI maupun auditor eksternal.

i. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainya dalam pelaksanaan tugas.

j. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan ke dalam yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Personalia.

k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Manager Umum.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan pencatatan / pembukuan (baik manual maupun komputer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Personalia ke dalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

(23)

dan dokumen-dokumen lainya yang terkait dengan fungsi dan tugas Supervisor Personalia.

4. Pelaporan Membuat :

a. Laporan bulanan di bidang personalia serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manajer Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran Realisasi progam Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen di bidang personalia. d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kegiatan administrasi kepegawaian ;

2) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainya, setelah mendapat rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisi dan Evaluasi

Menganalisis dan Mengevaluasi :

a. Laporan realisasi bulanan di bidang personalia serta laporan lainya yang di perintahkan oleh Asisten Manager Umum. b. Laporan Realisasi triwulan dan semesteran progam kerja dan

anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen di bidang personalia d. Laporan-laporan lainnya :

1) Hasil kegiatan administrasi kepegawaian ;

2) Hasil pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya.

6. Peraturan dan Kebijakan

(24)

7. Sistem dan Prosedur

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada sistem dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

8. Organisasi dan Tata Kerja

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus dengan organisasi dan tata kerja serta uraian tugas yang berlaku.

9. Sumber Daya Manusia

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) di lingkungan Sub Dinas Personalia melalui koordinasi dengan unit-unit kerja terkait.

c. Menetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melakukan verifiksi antara rencana anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasi yang telah dicapai.

(25)

Sedangkan untuk wewenang dan tanggung jawab Supervisor SDM yaitu :

1. Wewenang

a. Mengusulkan kepada atasan langsung :

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana jangka panjang dilingkungan Sub Dinas Personalia ;

2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Personalia yang dianggap perlu ;

3) Melaksanakan pengawasan terhadap keamanan aset yang berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Personalia. b. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager

Umum guna peningkatan kinerja dibidang kepegawaian. c. Menandatangani atau memparaf surat-surat /

dokumen-dokumen / laporan-laporan yang menjadi kewenangan Supervisor Personalia yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

d. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuai dengan prosedur yang berlaku.

e. Memberikan Penilaian Karya Pegawai (PKP) kepada bawahannya secara obyektif dan memberikan rekomendasi kepada Asisten Manager Umum.

2. Tanggung Jawab

Bertanggung jawab terhadap :

a. Kebenaran, kecepatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban RKAP dilingkungan Sub Dinas Personalia.

(26)

c. Kelengkapan, kebenaran dan keabsahan bukti-bukti / dokumen-dokumen yang berkaitan dengan aspek kepegawaian.

d. Kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Penilaian Karya Pegawai (PKP).

e. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan. f. Asset yang dikelolanya.

2.9.2 Supervisor Umum

Supervisor Umum memiliki 3 (tiga) tanggung jawab yaitu mengenai Tata Usaha, Hukum dan Humas.

a. Sub Dinas Tata Usaha Uraian tugas :

1. Perencanaan dan Progam

Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan lingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

2. Operasional (Spesifik Bidang)

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan :

1) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas penerimaan, pengagendaan dan pendistribusian surat-surat, telex dan feksimal masuk ;

2) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas kegiatan surat keluar sesuai dengan pola klasifikasi dan Sistem Administrasi Perkantoran (SAP), pengagendaan dan pengiriman surat keluar ;

(27)

atas kearsipan umum dan kearsipan khusus (arsip sentral) ;

4) Meneliti dan mengevaluasi arsip yang sudah tidak berfungsi lagi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait dan menyiapkan usulan pemusnahan arsip kepada atasan langsung ;

5) Menyiapkan usulan kebutuhan dan penyusunan spesifikasi teknis pengadaan dan pemeliharaan /perawatan barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor, dan barang-barang cetakan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait serta merekomendasikan kepada atasan langsung ;

6) Menyiapkan usulan Rencana Anggaran Biaya (RAB), penyusunan spesifikasi teknis beserta rincian perhitungan harga/biaya untuk pelaksanaan pelanggan pekerjaan pengadaan dan pemeliharaan/perawatan barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor, dan barang-barang cetakan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait serta merekomendasikan dengan atasan langsung ;

7) Monitoring pelaksanaan kegiatan pengadaan, penyaluran barang inventaris, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor dan barang-barang cetakan, serta menyiapkan usulan penghapusan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait;

(28)

9) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan protokuler, perlengkapan keperluan upacara, pengaturan pemakaian kendaraan dinas operasional;

10) Mengelola kas kecil Dinas Umum;

11) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan keamanan dan pengamanan Kantor dam sekitarnya, dan Rumah Dinas Jabatan, koordinasi dengan instansi keamanan eksternal dan unit-unit kerja terkait;

12) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

13) Menghimpun, penyimpan dan mengamankan bukti-bukti/peraturan/ketentuan/surat-surat/dokumendokumen yang berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

14) Melaporkan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtangaan kepada atasan langsung.

b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian tertib adminstrasi atas hasil progam-progam kerja di lingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

c. Melaksanakan penelitian dan menindaklanjuti klaim/komplain pihak internal dan eksternal yang berkaitan dengan tugas-tugas Sub Dinas Tata Usaha.

d. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Tata Usaha Secara Periodik kepada Asisten Manager Umum.

(29)

f. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainnya dalam pelaksaan tugas.

g. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan kedalam yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Tata Usaha.

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asiten Manager Umum.

a. Menyelenggarakan pencatatan / pembukuan (baik manual maupun komputer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Tata Usaha ke dalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

b. Menyelenggarakan dokumentasi atas surat-surat, peraturan, kebijaksanaan, buku-buku, gambar-gambar, laporan-laporan dan dokumen-dokumen lainnya yang terkait dengan fungsi dan tugas Supervisor Tata Usaha.

4. Pelaporan

Membuat laporan :

a. Laporan bulanan dibidang tata usaha serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Supervisor SDM & Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran realisasi progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Laporan-laporan lainnya :

(30)

2) Laporan kegiatan pengadaan, pemeliiharaan/perawatan dan perbaikan barang inventaris;

3) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainya, setelah mendapat rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisis dan Evaluasi

Menganalisis dan mengevaluasi

a. Laporan bulanan dibidang tata usaha serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

c. Laporan tahunan manajemen dibidang tata usaha. d. Laporan-laporan lainnya :

1) Hasil kegiatan sistem informasi, ketatausahaan dan ketatasarsipan serta kerumahtanggaan ;

2) Hasil kegiatan pengadaan, pemeliharaan/perawatan dan perbaikan barang inventaris, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor, barang-barang cetakan dan pengadaan pakaian dinas ;

3) hasil pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya.

(31)

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada sistem dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha melalui koordinasi dengan unit-unti kerja terkait.

c. Menetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tuganya.

b. Melakukan verifikasi antara rencana anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasi yang telah dicapai.

(32)

Sedangkan untuk Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor Tata Usaha, yaitu :

1. Wewenang

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana jangka panjang (RJP) di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan ;

2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha yang dianggap perlu ;

3) Kebutuhan sumber daya manusia dan fasilitas/perlengkapan guna mendukung pelaksanaan tugas dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

b. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager Umum guna peningkatan kinerja di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Menandatangani atau memparaf surat-surat/dokumen-dokumen yang menjadi kewenangan Supervisor Tata Usaha yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

d. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuia dengan prosedur yang berlaku.

e. Memberikan penilaian karya pegawai (PKP) kepada bawahannya secara obyektif dan memberikan rekomendasi kepada Asisten Manager Umum.

2. Tanggung Jawab

(33)

b. Kebenaran, Kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Keamanan, kebersihan kantor dan lingkungan sekitarnya.

d. Kesiapan operasi dan kelancaran dalam pengoperasian komputer.

e. Kesesuaian, keamanan dan ketertiban serta kelancaran pelaksanaan kegiatan pengadaan, pemeliharaan/perawatan dan perbaikan perangkat komputer, barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis, pengadaan barang-barang cetakan dan pakaian dinas.

f. Kebenaran dan ketepatan waktu penyampaian data dan informasi.

g. Pengelolaan kas kecil Dinas Umum.

h. Kerahasiaan surat yang dikategorikan surat-surat rahasia. i. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan. j. Asset yang dikelola.

3. Sub Dinas Hukum dan Humas Uraian tugas

1. Perencanaan dan Progam

Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan di lingkungan Sub Dinas Humas.

2. Operasional (spesifik Bidanga)

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan serta melaksanakan kegiatan kehumasan : 1) Menyiapkan kajian dan telaah produk-produk hikum

(34)

2) Menyiapkan bahan-bahan sosialisasi produk-produk hukum yang baru kepada pegawai maupun pengguna jasa kepelabuhanan ;

3) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan urusan-urusan perusahaan yang yang memiliki aspek hukum, baik yang bersifat kedalam maupun keluar perusahaan ; 4) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan kasus,

perselisihan atau perkara yang dihadapi perusahaan dengan pihak lain ;

5) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan kasus, perselisihan atau perkara yang dihadapi perusahaan dengan pihak lain ;

6) Menyipakan konsep dokumen perikatan perusahaan dan kerjasama diantaranya dokumen kontrak, Surat Penunjuk Pelaksanaan Pekerjaan (SP3), Surat Perjanjian Pemborongan (SP2)dan Surat Perjanjian kerjasama ; 7) Meneliti dan mengevaluasi serta mendokumentasikan

bahan-bahan pemberitaan, publikasi, promosi dan informasi mengenai kegiatan kepelabuhanan ;

8) Menjalin kerjasama dengan mass media, dengan luar negeri dalam rangka terciptanya citra positif perusahaan ; 9) Menyiapkan penyusunan pidato, artikel, pembuatan

leaflet, booklet, port profile, dan press release ;

10) Menghimpun, menyimpan dan mengamankan perundang-undangan / peraturan dan kehumasan ;

11) Melaporkan pelaksanaan kegiatan kehumasan kepada atasan langsung.

(35)

c. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian tertib administrasi atas hasil progam-progam kerja dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Kehumasan.

d. Melaksanakan penelitian dan menindaklanjuti klaim/komplain pihak internal maupun eksternal yang berkaitan dengan tugas-tugas Sub Dinas Hukum dan Kehumasan.

e. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Hukum dan Humas secara periodic kepada Asisten Manager Umum.

f. Menindaklanjuti hasil temuan auditor, baik auditor SPI maupun editor eksternal.

g. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainnya dalam pelaksanaan tugas.

h. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan kedalam yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Hukum dan Humas.

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Manager Umum yang terkait dalam pelaksanaan tugas.

a. Menyelenggarakan pencatatan/pembukuan (baik manual maupun computer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Hukum dan Humas kedalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

(36)

4. Pelaporan Membuat :

a. Laporan bulanan dibidang humas serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

c. Laporan tahunan manajemen dibidang hukum dan humas. d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kegiatan kajian dan telaah produk-produk hukum, penyelesaian permasalahan-permasalahan hukum dan pelaksanaann kegiatan kehumasan ;

2) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya, setelah mendapatkan rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisis dan evaluasi

Menganalisa dan mengevaluasi :

a. Laporan realisasi bulanan di bidang hukum dan humas serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

b. Laporan realisasi triwulan dan semesteran progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang hukum dan humas. d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kajian dan telaah produk-produk hukum, penyelesaian permasalahan-permasalahan hukum dan kegiatan pelaksanaan kehumasan ;

(37)

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada peraturan perundangan serta kebijakan perudahaan yang berlaku.

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada system dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tuganya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas melalui koordinasi dengan unit-unit kerja terkait.

c. Memetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

(38)

c. Melaksanakan pengawasan terhadap keamanan asset yang berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Hukum dan Humas.

Sedangkan untuk Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor Humas, yaitu :

1. Wewenang

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana jangka panjang (RJP) dibidang Hukum dan Humas ; 2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan

prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas yang dianggap perlu ;

3) Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan fasilitas perlengkapan guna mendukung pelaksanaan tugas dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas.

c. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager Umum guna peningkatan kinerja di bidang hokum dan kehumasan.

d. Menandatangani atau memparaf surat-surat/dokumen-dokumen yang menjadi kewenangan Supervisor Hukum dan Humas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

e. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuai dengan prosedur yang berlaku.

(39)

2. Tanggung Jawab

a. Kebenaran, kecepatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban RKAP di lingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas.

b. Kebenaran, kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan aspek hukum dan kehumasan.

c. Kelengkapan kebenaran dan keabsahan bukti-bukti/dokumen yang berkaitan dengan aspek hukum dan kehumasan.

d. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan. e. Asset yang dikelolanya.

(40)

32 3.1. Hasil Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru merupakan Pelabuhan Cabang Kotabaru yang berada dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.

Ditetapkannya Daerah lingkungan kerja Perairan Kotabaru dan Kawasanya yang terdiri dari dari Kawasan Batulicin dan Kawasan Mekar Putih sehingga menjadi perairan wajib Pandu, maka menambah pendapatan dan segmen pemanduan.

Pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru dalam unit kerjanya terbagi atas 6 Divisi yaitu :

1. Divisi SDM & UMUM 2. Divisi Teknik

3. Divisi Operasi 4. Divisi Komersial 5. Divisi Keuangan 6. Divisi SMI

(41)

Struktur Organisasi Divisi Umum

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Divisi Umum

3.2. Pembahasan

1. Prosedur Perekapan Tiket

Dari beberapa tanggung jawab di Divisi Umum salah satunya adalah pemesanan tiket untuk pihak yang akan melakukan Perjalanan Dinas sesuai dengan kepentingan yang telah di tentukan, pemesanan tiket tersebut dilakukan oleh Ketua Koperasi Primer Koperasi Karyawan Maritim Pelabuhan Kotabaru (PRIMKOKARMAR) di Divisi Umum : Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :

a. Adanya Surat Perintah maupun Surat Undangan Kepada pihak terkait untuk melakukan Perjalanan Dinas, yang biasanya surat tersebut diterima dari intern kantor maupun dari kantor pusat.

(42)

Gambar 3.2 Tampilan Utama e-mail PP3 Cabang Kotabaru

c. Selanjutnya untuk surat yang telah diterima di lakukan pengeprinnan untuk dilakukan proses selajutnya.

Gambar 3.3 Surat Undangan Direksi

(43)

Gambar 3.4 Surat Undangan Yang Sudah di Agenda

Ketika surat tersebut dibawa ke Manager Umum, ada 2 (dua) hal kemungkinan yang akan terjadi, kemungkinan yang pertama adalah surat tersebut tidak disetujui, dan apabila surat tersebut tidak disetujui, maka surat tersebut akan langsung diarsipkan.

(44)

Gambar 3.5 Surat Yang di Setujui

e. Setelah surat tersebut di disposisi oleh Manager Umum, selanjutnya bagian Administrasi akan mendistribusikan Surat tersebut dengan tujuan yang sudah ditulis oleh Manager Umum.

(45)

Gambar 3.6

Surat Perintah Perjalanan Dinas

g. Setelah SPPD selesai dibuat, ketua koperasi melakukan pemesenan tiket pesawat yang kemudian pihak Tata Usaha akan menerima bukti pembayaran melalui e-mail Tata Usaha. Sedangkan untuk bagian Administrasi akan melakukan pengarsipan atas SPPD beserta perlengkapan tadi.

(46)

h. Langkah pertama yang dilakukan saat Bukti pembayaran tersebut diterima adalah mendownloadnya untuk disimpan sebagai arsip.

Gambar 3.8 Penyimpanan Bukti Sebagai Arsip

i. Setelah dilakukan pengarsipan, selanjutnya dilakukan pengeprintnan atas bukti pembayaran tersebut.

(47)

j. Setelah pengeprintnan selesai, kemudian dilakukan pencatatan pada buku daftar Supervisor Umum.

Gambar 3.10. Pencatatan di buku Agenda

k. Setelah dilakukan pencatatan, selanjutnya dilakukan proses penagihan ke Divisi Keuangan oleh bagian administrasi dengan surat penagihan yang dilampiri oleh daftar tagihan beserta bukti pembayaran tiketnya.

(48)

Gambar 3.12. Bukti Pembayaran Tiket

(49)

l. Setelah dokumen terlengkapi, selanjutnya bagian Bagian Administrasi mengantar Dokumen tersebut ke Divisi Keuangan.

2. Prosedur Pengadaan Barang

Sebagaimana peranan Divisi SDM & Umum yang juga bertanggung jawab dengan kerumahtanggaan, maka sudah menjadi kewajiban Divisi SDM & Umum untuk melakukan pengadaan barang-barang penunjang kerja karyawan, baik dari Safety, ATK, Kelengkapan Terminal Penumpang, Kelengkapan Pelabuhan, Kelengkapan Kantor, dan lain-lain.

Adapun prosedur pengadaan barang dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Dilakukan pengadaan barang ketika ada sebuah permitaan pengadaan barang baik dari ruang lingkup Intern Kantor Pelabuhan Cabang Kotabaru maupun dari Kantor Kawasan Batulicin dan Kantor Kawasan Mekar Putih, dimana permintaan tersebut dilakukan dengan menggunakan Surat Resmi (dinas) yang biasa disebut Nota Dinas.

Gambar 3.14. Nota Dinas Pengadaan Barang beserta Lampiran

(50)

Gambar 3.15. Nota Dinas Pengadaan Barang beserta Lampiran

(51)

Gambar 3.16. Nota Dinas

3. Setelah Nota Dinas selesai dibuat beserta lampirannya, Nota Dinas tersebut di serahkan ke bagian Administrasi untuk dilakukan proses pendisposisian ke Manager SDm & Umum beserta Nota Dinas yang dijadikan sebagai dasar pembuatan Nota Dinas Tersebut.

4. Jika Nota Dinas tersebut di setujui, maka akan ada perintah dari Manager SDM & Umum untuk Supervisor Umum yang di tulis pada Nota Dinas tersebut.

5. Setelah di disposisi, Supervisor melakukan pembelian barang yang terlampir pada Nota Dinas yang di setujui.

6. Setelah melakukan pemesanan maka dilakukan penagihan biaya pembelian pada Divisi Keuangan dan Barang yang di beli ditujukan pada pihak yang meminta Pengadaan Barang tersebut.

3. Prosedur Pengarsipan

(52)

Dalam ruang lingkup PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru ada dua metode penyimpanan arsip yaitu dengan metode pemisahan antara Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Dimana arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan arsip Inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekejaan sehari-hari.

Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru menyimpan arsip Aktif di dalam ruangan arsip yang ada di setiap Divisi (unit), karena ketika arsip tersebut di perlukan akan dengan mudah menemukannya kembali. Jangka waktu penyimpanan arsip aktif di ruang arsip Unit hanya sampai berumur 2 tahun sebelum di nyatakan sebagai arsip Inaktif dan di pindah keruang sentral.

Setelah arsip tersebut dipindah keruang pnyimpanan sentral, akan dilakukan pemilahan ulang sebelum ditaruh di rak arsip guna menghindari dokumen-dokumen yang sudah tidak terpakai tapi masih tersimpan.

Adapun prosedur pemilahan arsip di penyimpanan sentral dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Dilakukan pembongkaran ulang arsip dari box penyimpanan untuk dilakukan pemilahan ulang.

(53)

2. Setelah dilakukan pemilahan, dokumen-dokumen tersebut kembali di masukan kedalam MAP dan sekaligus diberi kode untuk mempermudah pencarian kembali dokumennya.

Gambar 3.18. Pengkodean

3. Setelah pengkodean selesai, map tersebut kembali dimasukan kedalam box arsip dan di beri kode pada box sebelum di taruh kedalam rak.

(54)

4. Kemudian box tersebut di taruh dirak arsip yang sudah disiapkan di ruangan arsip sentral serta kode box yang telah di ganti dengan kode yang telah di print.

Gambar 3.20. Penyusunan Kembali Ke Rak Arsip

Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru memiliki enam divisi sebagai penunjang kerja, oleh sebab itu pula pada masing-masing divisi memiliki jenis arsip yang berbeda-beda yang dapat di jelaskan sebagai berikut :

1. Divisi Umum

Jenis Arsipnya Meliputi :

a. Nota Dinas, baik semua divisi maupun dari kantor pusat. b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

c. Kepegawaian (KP) d. Hukum (HM) e. Humas

f. Bina Lingkungan g. Logistik (LG)

h. Tata Usaha dan Rumah Tangga (TR) 2. Divisi Teknik

(55)

3. Divisi Keuangan

a. Jurnal Kas Kecil (JKK) b. Jurnal Kas Masuk (JKM) c. Jurnal Rupa-rupa (JRR)

4. Divis Komersial a. Pranota b. Nota

5. Divis Operasi a. Pranota b. Nota c. Nota Dinas d. SPP Pandu

e. Surat Masuk dan Surat Keluar

6. Divisi SMI

(56)

48

Pelabuhan Cabang Kotabaru merupakan salah satu pelabuhan yang berada dibawah koordinator PN. Daerah Banjarmasin.

Berdasarkan adanya peraturan pemerintah Nomor 58 Tahun 1991, bentuk Perusahaan Umum (Perum) berubah menjadi Perusahaan Persero PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru yang berada dibawah kendali Operasional kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru mempunyai peranan penting dalam pembangunan, terlebih pada masa globalisasi sekarang pelabuhan sebagai jalur untuk melancarkan perdagangan, transportasi dan informasi serta melancarkan hubungan antara daerah dengan lainnya.

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru mempunyai unit-unit kerja perusahaan yang terdiri dari Divisi SDM & Umum, Divisi Teknik, Divisi Keuangan, Divisi Komersial, Divisi Operasi dan Divisi SMI. Adapun uraian kerja pada Divisi SDM & Umum khususnya pada bagian Umum yaitu Pembuatan Nota Dinas, Pengadministrasian, Koperasi, Hukum, Humas, Bina Lingkungan, Arsip, dan Lain sebagainya yang berkenaan dengan kerumahtanggaan.

4.2. Saran

a. Untuk Perusahaan

(57)

2. Adanya meja khusus untuk pemagang dan tanggung jawab tetap yang diberikan kepada pemagang sehingga pemagang benar-benar menguasai bidangnya dan bisa merasakan dunia kerja.

b. Untuk Politeknik

1. Demi terlaksananya dan lancarnya Praktek Kerja Lapangan, kiranya tiap-tiap Dosen pembimbing meluangkan waktu mengunjungi Mahasiswa bimbingannya pada kantor atau perusahaan yang bersangkutan.

2. Pembaharuan materi aplikasi Administrasi ke lebih update/terbaru sehingga Masiswa akan lebih menunjukan skill ketika PKL disebuah perusahaan.

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)

KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Nama : Mukhowim Basuki

NIM : 12.63411.0227

Tempat PKL : PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru

Minggu Ke : 1 (satu)

HARI TANGGAL URAIAN KEGIATAN

Senin 02 Februari 2015 Membaca Buku

Selasa 03 Februari 2015 Pemilahan E-mail Masuk

Rabu 04 Februari 2015 Pengeprinnan, Pencatatan dan perekapan

Tiket

Kamis 05 Februari 2015 Pembuatan Laporan Kehumasan Tahun 2014

Jum’at 06 Februari 2015 - Senam

- Tindak Lanjut Rekap Tiket

Minggu Ke : 2 (dua)

Senin 08 Februari 2015 Pemilahan E-mail Masuk

Selasa 09 Februari 2015

- Tindak Lanjut Rekap Tiket Untuk

Penagihan

- Pembutan Nota Dinas Pengadaan Barang

dan pembutan RAB

Rabu 10 Februari 2015 - Perekapan Ulang Tiket Untuk di Tagihkan

- Pemilahan E-mail Masuk

Kamis 11 Februari 2015 Tindak Lanjut Pembuatan ND dan RAB

Pengadaan Barang

Jum’at 12 Februari 2015

- senam

- Tindak Lanjut Pembuatan Laporan

(68)

Senin 16 Februari 2015 - Pengeprinan Tiket dan Pencatatan Pada Buku Daftar

- Tindak Lanjut Pembuatan Nota Dinas dan

Pembuatan RAB

- Pengantaran Box Arsip ke Gedung Sentral

Rabu 18 Februari 2015 Perekapan Ulang Tiket Untuk Ditagihkan

Kamis 19 Februari 2015 Libur

- Senam

- Pembutan Nota Dinas Pengadaan

Barang

Minggu Ke : 4 (Empat)

Senin 23 Februari 2015 Pemilahan E-mail Masuk

- Tindak Lanjut Rekap Tiket Untuk Penagihan

dan Pembutan RAB

Rabu 25 Februari 2015 - Perekapan Ulang Tiket Untuk di Tagihkan

- Finishing Laporan Kehumasan Tahun 2014

Kamis 26 Februari 2015 Tindak Lanjut Pembuatan ND dan RAB

Pengadaan Barang

- Senam

dan Pembutan RAB

Minggu Ke : 5 (lima)

Senin 02 Maret 2015

- Pembuatan Daftar Penerima Pakaian Dinas

dan Penyerahan

- Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Selasa 03 Maret 2015

- Penyerahan Pakaian Dinas

- Pembuatan Nota Dinas

Rabu 04 Maret 2015

- Pembutan daftar Keluhan Pakaian Dinas

- Pembutan Daftar Nama Pegawai yang

Belum Menerima Pakaian Dinas

Kamis 05 Maret 2015 Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Jum’at 06 Maret 2015 - Senam

(69)

Senin 09 Maret 2015 Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Selasa 10 Maret 2015 Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Rabu 11 Maret 2015 Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Kamis 12 Maret 2015 Pemilahan Arsip di Ruang Sentral

Jum’at 13 Maret 2015 - Gotong Royong

Minggu Ke : 7 (tujuh)

Senin 16 Maret 2015

- Pengeprintnan dan Pencatatan Tiket di

Buku Daftar

- Memilah E-mail Masuk

- Buat tagihan Tamu

- Membuat Nota Dinas dan RAB

Rabu 18 Maret 2015 - Perekapan Tike

- Membuat Nota Dinas

Kamis 19 Maret 2015 Mebuat Nota Dinas

- Pemilahan E-mail Masuk

Minggu Ke : 8 (delapan)

Senin 23 Maret 2015 Membuat Nota Dinas dan RAB

- Buat Tagihan tamu

- Pengeprinan dan Pencatatan Tiket ke

Daftar.

Rabu 25 Maret 2015 Membuat Nota Dinas

Kamis 26 Maret 2015

- Buat Tagihan Tamu

- Packing Pakaian Dinas Yang Mau di Kirim

ke Kantor Kawasan

(70)

Senin 30 Maret 2015

- Pemilahan Tiket

- Pembuatan Tagihan Tamu (Nota Dinas)

- Pembutan Daftar Penerima Sepatu Safety

dan Penyerahannya.

- Buat Tagihan Penggantian Biaya tamu

(Nota Dinas)

- Perekapan Tiket

Rabu 01 April 2015 Pengeprinan Tiket dan Pencatatan Pada

Buku Daftar

Kamis 02 April 2015

- Pengetikan SP yang direvisi

- Pemilahan E-mail masuk

- Pembutan Tagihan Tamu (Nota Dinas)

Jum’at 03 April 2015 - Libur

Minggu Ke : 10 (sepuluh)

Senin 06 April 2015 Izin

Selasa 07 April 2015

(Nota Dinas)

- Perekapan Tiket

- Pengeprinan Tiket dan Pencatatan di Buku

Daftar

Rabu 08 April 2015

- Pencatatan Tiket di Buku Daftar

(Nota Dinas)

Kamis 09 April 2015

- Pembuatan Nota Dinas Tagihan Tamu

- Pembuatan Nota Dinas Pengadaan Barang

- Pembuatan Daftar Kunjungan Dekom

Jum’at 10 April 2015 - Senam

(71)

Senin 13 April 2015 - Pembuatan Nota Dinas Tamu Kantor Pusat

- Pemilahan E-mail

- Revisi Nota Dinas Biaya Tamu dan

Pengadaan Barang

- Membuat Atur Acara Untuk Kunjungan

Kerja Dekom

- Membuat Daftar Pendamping dan Daftar

Hotel

Rabu 15 April 2015

- Revisi Daftar Pendamping dan Daftar Hotel

Untuk Kunjungan Kerja Dekom.

- Pengetikan Laporan Observasi

Kamis 16 April 2015

- Pembuatan Nota Dinas Pengadaan Barang

- Pembuatan Daftar Kunjungan Dekom

Minggu Ke : 12 (dua belas)

Senin 20 April 2015

- Membuat Daftar Pelaksanaan Employee

Gathering

- Membuat Nota Dinas Pertanggungjawaban

Uang Muka Kunjungan Dekom

- Membuat Surat Dinas Ke Direksi

- Membuat Daftar Penumpang Employee

Ghatering

- Membuat Nota Dinas Pelaksanaan In

House Training

- Membuat Surat Edaran P3KB

Rabu 22 April 2015

- Membuat Daftar Perlengkapan Ghatering

- Pembutan Daftar Sertifikasi Tanah

- Membuat Nota Dinas Tagihan Tamu

- Pengeprinan dan Pencatatan Tiket Masuk

Kamis 23 April 2015 - Pembuatan Nota Dinas Tagihan Tamu

- Membuat Daftar Apar

(72)

Senin 27 April 2015

Membuat Tanda Terima Mesin Penghancur Kertas dan Penyerahannya.

-Rabu 29 April 2015

- Membuat Daftar Perlengkapan Ghatering

- Pembutan Daftar Sertifikasi Tanah

- Membuat Nota Dinas Tagihan Tamu

- Pengeprinnan dan Pencatatan Tiket Masuk

Kamis 30 April 2015 - Pembuatan Nota Dinas Tagihan Tamu

(73)

(74)

(75)

(76)

(77)

(78)

(79)

(80)

(81)

(82)

(83)

(84)

(85)

(86)

(87)

(88)

(89)

(90)

DIVISI TEKNIK

DIVISI KOMERSIAL DIVISI SMI

(91)

(92)

(93)