BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini dilakukan di RSIFC khususnya di gudang Instalasi Farmasi. Hasil penelitian meliputi tahap penyimpanan dan analisis SWOT untuk mengetahui posisi Instalasi Farmasi.
A. Tahap Penyimpanan
1. Kecocokan Antara Barang Dengan Kartu Stok Dan Komputer
Indikator ini digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, serta membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi atau kekosongan obat (Fakhriadi et al,2011).
Dari hasil pengamatan tiap item barang dilengkapi dengan kartu stok. Kartu stok berisi tanggal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, sisa stok dan keterangan. Pada kolom keterangan diisi bulan kadaluarsa atau lokasi pengiriman barang dari gudang farmasi. Kecocokan antara barang dengan kartu stok dan komputer di gudang farmasi dapat dilihat pada tabel 4.
Tabel 4. Kecocokan barang dengan kartu stok dan komputer
Jumlah Sampel Jumlah Barang yang Sesuai % Kecocokan barang Kartu Stok Komputer
95 95 95 100%
Sumber Data: data sekunder yang diolah
dan komputer sudah efisien. Tabel kecocokan antara barang dengan kartu stok dan komputer selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 2.
2. Turn Over Ratio (TOR)
Indikator ini digunakan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam satu tahun atau untuk mengukur tingkat efisiensi persediaan (Fakhriadi et al, 2011). Semakin tinggi nilai TOR menunjukkan semakin efisien pengelolaan persediaan dan semakin rendah nilai TOR maka pengelolaaan obat tidak efisien atau jumlah persediaan menumpuk sehingga kemungkinan untuk mendapatkan keuntungan menjadi kecil (Nafilla,2008).
Nilai TOR dapat dilihat berdasarkan anggaran obat RSI Fatimah Cilacap tahun 2012 seperti ditunjukan pada tabel 5 di bawah ini.
Tabel 5.Anggaran Obat RSIFC tahun 2012
Nilai Pembelian Persediaan Awal Persediaan Akhir Nilai TOR Rp. 11.719.924.375 Rp. 2.435.669.776 Rp. 2.902.154.221 4,4 kali
Sumber data : Bagian Keuangan RSIFC
Berdasarkan tabel 5 diperoleh nilai TOR pada tahun 2012 sebanyak 4,4 kali. Jika dibandingkan dengan nilai standar Seto et al (2012) yang memberikan nilai frekuensi 4-12 kali pertahun maka pengelolaan obat di gudang IFRS sudah efisien. Menurut Seto et al (2012) nilai TOR menunjukkan seberapa cepat persediaan obat dibeli, dijual dan digantikan kembali.
3. Sistem Penataan Gudang
gudang Instalasi Farmasi RSIFC lebih memprioritaskan metode FEFO, baru kemudian metode FIFO.
Secara skematis proses penyimpanan obat di gudang IFRS dapat dijelaskan sebagai berikut:
Menerima barang dan dokumen-dokumen pendukungnya.
Memeriksa barang (dilihat kesesuaian antara faktur dan barang yang ada meliputi nama, jumlah bentuk sediaan dan tanggal kadaluarsa).
Pengarsipan
Memasukkan data-data ke komputer
Menulis jumlah barang masuk dan tanggal ED pada kartu stok Meletakkan barang di rak
Gambar 3. Skema proses penyimpanan barang di IFRSIFC
Kesesuaian antara penyimpanan obat di gudang IFRSIFC dengan standar (Seto et al, 2012) adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Kesesuaian antara penyimpanan obat di gudang Instalasi Farmasi RSIFC dengan standar (Seto et al,2012)
Pelaksanaan di gudang Instalasi
Farmasi RSIFC Standar (Seto dkk, 2012) Ya Tidak 1. Metode FIFO
2. Metode FEFO
3. Penggolongan berdasarkan bentuk sediaan 4. Penggolongan secara alfabetis
5. Penggolongan secara farmakologi
6. Penggolongan narkotika dan psikotropika
√ √ √ √ √ √
diurutkan secara alfabetis. Untuk penggolongan obat tahap penyimpanan di gudang IFRSIFC dapat dilihat pada lampiran 5.
Pengelolaan obat merupakan peringkat ketiga yang dapat menyebabkan medication error (Depkes RI, 2008). Menurut Seto et al (2012) tujuan dari penyimpanan obat sesuai dengan FIFO dan FEFO serta diatur penyimpanannya sesuai penggolongan obat berdasarkan bentuk sediaan, golongan narkotika. golongan psikotropika, farmakologi dan diurutkan secara alfabetis yaitu :
1) Mempermudah dalam proses pengambilan obat. 2) Menghindari kesalahan dalam pengambilan obat. 3) Meminimalisir waktu dan tenaga yang digunakan. 4. Persentase Barang Kadaluarsa Dan Rusak
Adanya barang kadaluarsa dan rusak menunjukkan kurangnya pengawasan obat di gudang serta kurang baiknya sistem distribusi obat (Depkes, 2010). Persentase barang kadaluarsa dan rusak di RSIFC pada tahun 2012 dapat dihitung berdasarkan tabel 7 di bawah ini.
Tabel 7.Barang kadaluarsa dan rusak di IFRSIFC pada tahun 2012
Jumlah Jenis Barang yang tersedia
Jumlah jenis barang yang kadaluarsa/ rusak
% barang kadaluarsa / rusak
2529 152 6%
Sumber Data : Gudang IFRSIFC
Bardasarkan tabel 7 didapatkan persentase barang kadaluarsa dan rusak sebesar 6%. Hal ini dapat disimpulkan bahwa masih ditemukannya barang kadaluarsa dan rusak sebesar 6% di RSIFC karena kurangnya pengawasan obat di gudang farmasi.. Perhitungan persentase obat kadaluarsa selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 1 dan tabel daftar barang kadaluarsa dan rusak pada lampiran 3.
Berdasarkan keterangan Kepala IFRSIFC untuk memperkecil resiko adanya barang-barang kadaluarsa dan rusak telah dilakukan peningkatan pemantauan yaitu:
1) Menuliskan bulan kadaluarsa pada kartu stok sebelum melakukan penyimpanan barang.
2) Melakukan pengecekan secara berkala pada barang-barang yang ada setiap 6 bulan sekali. Bila terdapat barang dengan bulan kadaluarsa 6 bulan setelah pengecekan maka barang tersebut ditulis di buku laporan barang hampir kadaluarsa.
3) Untuk barang-barang yang mempunyai tanggal kadaluarsa kurang dari 6 bulan maka dilakukan penarikan dan diletakkan di tempat khusus. 4) Pemantauan barang kadaluarsa melalui sistem komputer, mulai
diberlakukan tahun 2013.
B. Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi pengembangan IFRSIFC. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Oppurtunities) namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
1. Analisis Situasi Tahap Penyimpanan Di Gudang IFRSIFC
a. Sistem Penataan Perbekalan Farmasi
Dalam penyimpanan obat di gudang IFRSIFC ditata sesuai dengan metode FIFO dan FEFO, penggolongan obat berdasarkan bentuk sediaan, farmakologi, narkotika dan psikotropika serta secara alfabetis. Hal ini bertujuan yaitu:
1) Minimalisasi waktu dan tenaga
2) Mempermudah dalam pengambilan obat
3) Menghindari kesalahan dalam pengambilan obat b. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Inventory
1) Sistem dapat membantu mencatat barang masuk maupun barang keluar dengan efektif.
2) Menudahkan dalam perubahan data yang ada.
3) Kebutuhan informasi mengani perbekalan farmasi dapat disajikan dengan cepat.
4) Pembuatan pelaporan yang di hasilkan lebih akurat. c. Persyaratan Gudang
Gudang IFRSIFC sudah memenuhi persyratan gudang menurut Seto et al (2012) yaitu:
1) Dinding kokoh, kuat, kering dan tidak lembab demikian juga dengan lantainya.
2) Adanya peralatan pendukung seperti, timbangan besar, timbangan gram dan miligram serta anak timbangnya yang ditera setiap tahun, pallet, kereta dorong pengangkut barang dan kulkas.
3) Adanya ruang penyimpan biasa yaitu untuk menyimpan sebagian besar persediaan obat farmasi seperti, cairan, tablet, kapsul, obat suntik, dan lain lain.
4) Ruang penyimpanan bersuhu dingin.
5) Ruang penyimpanan narkotika dan psikotropika. 6) Ruang penyimpanan untuk bahan mudah terbakar. d. Akses Penerimaan Barang Dari Distributor
Lokasi gudang IFRSIFC terletak didekat jalan raya sehingga mudah dijangkau oleh kendaraan angkut barang dan mempermudah proses pengiriman barang dari distributor obat. Lokasi gudang IFRSIFC dapat dilihat pada lampiran 6.
e. Akurasi
Adanya kecocokkan antara barang dengan kartu stok dan komputer mencapai 100% menyimpulkan bahwa adanya ketelitian petugas gudang (Fakhriadi et al, 2011).
f. Pendidikan Tenaga Gudang
pendidikan dari koordinator gudang dan 2 orang staf gudang bukan berasal dari tenaga kefarmasian. Pembagian tugas terdiri dari 2 shif yaitu pagi jam 07.00-14.00 WIB dan siang jam 14.00-21.00 WIB. Untuk meningkatkan potensi tenaga gudang dilakukan dengan mengikutsertakan tenaga gudang dalam pelatihan maupun seminar tentang standar perbekalan farmasi.
g. Adanya Obat Kadaluarsa atau rusak
Masih ditemukannya barang kadaluarsa dan rusak pada tahun 2012 sebesar 6%. Menurut Fakhriadi et al (2011) adanya barang kadaluarsa menunjukkan kurangnya pengawasan obat di gudang farmasi dan kurang baiknya sistem distribusi obat.
h. Distributor
Menurut keterangan Kepala IFRSIFC dalam menjalin kerjasama dengan distributor diperlukan adanya seleksi terlebih dahulu. Salah satu alasan adanya seleksi adalah untuk memperoleh adanya jaminan memperoleh mutu perbekalan farmasi yang baik. Setiap distributor mempunyai aturan tersendiri untuk meretur barang hampir kadaluarsa misalnya 1 sampai 2 bulan sebelum kadaluarsa. Tetapi terdapat barang-barang tertentu yang tidak dapat diretur sehingga diperlukan perencanaan yang baik dan sesuai dengan situasi agar tidak terjadi penumpukkan barang yang berpotensi menjadi barang kadaluarsa.
2. Analisis Faktor Strategi SWOT
Di bawah ini merupakan hasil pengamatan lingkungan internal dan lingkungan eksternal tahap penyimpanan IFRSIFC berdasarkan analisis situasi tahap penyimpanan dan wawancara dengan Kepala IFRSIFC.
a. Faktor Internal Kekuatan :
1) Sistem penataan perbekalan farmasi
3) Persyaratan gudang
4) Akses penerimaan barang dari distributor 5) Akurasi
Kelemahan :
1) Pendidikan tenaga gudang
2) Jumlah SDM gudang untuk memenuhi shif 3) Adanya obat kadaluarsa atau rusak
4) Penanggung jawab gudang bukan berasal dari tenaga kefarmasian b. Faktor Eksternal
Peluang :
1) Terjaminnya mutu perbekalan farmasi dari distributor
2) Adanya perkembangan sistem informasi manajemen evaluasi inventory
3) Adanya usaha peningkatan kualitas SDM dalam bidang perbekalan farmasi
Ancaman :
1) Adanya perubahan modul inventory
2) Adanya peraturan distributor tentang barang yang tidak dapat diretur
3. Faktor Strategi Internal dan Eksternal IFRSIFC
Tabel di bawah ini merupakan hasil penilaian faktor internal dan faktor eksternal :
Tabel 8. Internal Strategic Factor Analysis Summary (IFAS)
Faktor Bobot Rating Skor Komentar Kekuatan:
Sistem penataan perbekalan farmasi
Pemanfaatan sistem informasi manajemen evaluasi inventory
Persyaratan gudang
Akses penerimaan barang dari distributor
Tabel 9.Eksternal Strategic Factor Analysis Summary (EFAS)
Adanya usaha peningkatan kualitas SDM dibidang perbekalan farmasi
Ancaman :
Adanya perubahan modul
inventory
Adanya peraturan distributor tentang barang yang tidak dapat di retur
Adanya permintaan barang atau obat saat shif malam
0,25
Perlu perencanaan yang baik
Tidak adanya shif malam di gudang IFRS
4. Penentuan Posisi IFRSIFC
Gambar 4. Profil dan Posisi SWOT IFRSIFC
Gambaran posisi SWOT IFRSIFC adalah sebagai berikut, kekuatan bobot skornya 2,4 atau 60% dari bobot skor maksimal 4, kelemahan bobot skornya -0,70 atau 17,5% dari bobot skor maksimal -4, peluang bobot skornya 2,4 atau 60% dari bobot skor maksimalnya 4 dan ancaman bobot skornya -0,5 atau 12,5%. Dari jumlah skor kekuatan, kelemahan, peluang
: PROFIL SWOT IFRSIFC
dan ancaman tersebut kemudian digambarkan profil SWOT IFRSIFC seperti gambar 5.
Untuk lebih mengetahui posisi IFRSIFC pada grafik dengan mengetahui strength posture yang merupakan penjumlahan kekuatan dan kelemahan untuk sumbu X [ kekuatan + kelemahan = 2,4 + (-0,70) = 1,70] dan mengetahui competitive posture yang merupakan penjumlahan dari peluang dan ancaman untuk sumbu Y [ peluang + ancaman = 2,4+ (-0,5) = 1,9]. Jadi posisi IFRSIFC pada titik (1,70 ; 1,90) berarti strategi yang sesuai dengan IFRSIFC adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). Artinya, IFRSIFC memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.
5. Alternatif Strategi
Alternatif strategi dirumuskan berdasarkan model analisis matriks SWOT berdasarkan dari Tabel IFAS dan EFAS. Matriks ini dapat mengahsilkan empat set kemungkinan alternatif strategi yaitu strategi SO, strategi ST, strategi WO dan strategi WT.
Tabel 10 Matrik SWOT IFRSIFC
IFAS
EFAS
Strengths (S)
1. Sistem penataan perbekalan farmasi
2. Pemanfaatan sistem informasi manajemen inventory
3. Persyaratan gudang
4. Akses penerimaan barang dari distributor
5. Akurasi
Weaknesses (W)
1. Pendidikan tenaga gudang 2. Jumlah SDM gudang untuk
memenuhi shif
3. Adanya obat kadaluarsa 4. Penanggung jawab gudang
Opportunities (O)
1. Terjaminnya mutu perbekalan farmasi dari distributor
2. Adanya perkembangan sistem informasi manajemen evaluasi inventory
3. Adanya usaha peningkatan kualitas SDM di bidang perbekalan farmasi
Strategi SO
1. Menjalin hubungan baik dengan distributor (S1- O1)
2. Meningkatkan Sumber daya yang ada (S1- O2O3, ,S3- O2O3, S5- O2O3)
3. Meningkatkan penggunaan
sistem manajemen inventory di segala aspek (S2- O2O3)
Strategi WO
1. Mengikutsertakan tenaga gudang dalam seminar maupun pelatihan tentang perbekalan farmasi (W1-O1O2O3, W4 -O1O2O3)
2. Meningkatkan pemantauan mutu dan tanggal kadaluarsa barang (W3-O2O3)
Threats (T)
1. Adanya perubahan modul inventory 2. Adanya barang yang tidak dapat
diretur
3. Adanya permintaan barang atau obat saat shif malam
Strategi ST
1. Melakukan penyesuaian antara perencanaan dan pengadaan barang dengan jenis obat/ barang yang sering digunakan (S1-T2) 2. Mengikuti standar sistem
manajemen inventory yang berlaku (S2-T1)
Strategi WT
1. Memberikan pengarahan
kepada tenaga gudang tentang standar tahap penyimpanan perbekalan farmasi (W1-T1T2) 2. Mengadakan evaluasi tenaga
6. Isu-Isu Utama
Berdasarkan tabel 10 dapat dirumuskan alternatif strategi IFRSIFC untuk meningkatkan daya saing dan kinerja operasionalnya yang memungkinkan Instalasi Farmasi menjadi salah satu Unit Bisnis Strategis (UBS) di RSIFC yaitu:
a. Strategi Strengths–Oppurtunities (Kekuatan- Peluang)
1) Menjalin hubungan baik dengan distributor. Menurut Siagian (2003) pemasok mempunyai dampak langsung terhadap pengelolaan suatu perusahaan. Diperlukan adanya hubungan yang intim, serasi dan saling mempercayai antara perusahaan dengan pemasok agar kesinambungan dan pertumbuhan perusahaan tersebut tetap baik di tengah persaingan. Menjalin kepercayaan dengan distributor antara lain dengan cara pembayaran tepat waktu. 2) Meningkatkan sumber daya yang meliputi sumber daya manusia dan sarana prasarana penyimpanan. Menurut Seto et al (2012) ruang penyimpanan harus efektif dan efisien agar memberikan kenyamanan pada karyawan yang akan berdampak juga pada konsumen atau pelanggan atau bagian lain dari organisasi yang membutuhkan pelayanan dan akhirnya memberikan kepuasan kepada semua pihak yang terkait. Dalam usaha peningkatan kualitas SDM dapat mengikutsertakan tenaga gudang dalam pelatihan maupun seminar tentang perbekalan farmasi untuk meningkatkan potensi dan kualitas tenaga gudang.
b. Strategi Weaknesses–Oppurtunities (Kelemahan-Peluang)
1) Mengikutsertakan tenaga gudang dalam seminar maupun pelatihan tentang perbekalan farmasi untuk meningkatkan pengetahuan tenaga gudang tentang perbekalan farmasi.
2) Meningkatkan pemantauan mutu dan tanggal kadaluarsa obat. Menurut Fakhriadi et al (2011) adanya obat kadaluarsa atau rusak menyebabkan adanya kerugian rumah sakit. Untuk itu diperlukan peningkatan pemantauan mutu dan tanggal kadaluarsa obat agar kualitas terhadap pelayanan kefarmasian tetap terjaga dan untuk meminimalisir kerugian rumah sakit karena adanya obat kadaluarsa ataupun rusak
c. Strategi Strengths-Threats (Kekuatan-Ancaman)
1) Melakukan penyesuaian antara perencanaan dan pengadaan barang dengan barang yang sering di gunakan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi penumpukkan barang di gudang yang dapat menyebabkan kerugian rumah sakit.
2) Mengikuti standar sistem manajemen inventory yang berlaku d. Strategi Weaknesses-Threats ( Kelemahan-Ancaman)
1) Memberikan pengarahan kepada tenaga gudang tentang standar tahap penyimpanan perbekalan farmasi.
7. Penetapan Strategi Pengembangan
Posisi IFRSIFC berada pada kuadran 1 yaitu memiliki peluang dan kekuatan sehingga strategi yang dapat dilakukan adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). Adapun strategi Strengths–Oppurtunities (SO) atau faktor-faktor kunci keberhasilan untuk pengembangan IFRSIFC adalah:
a. Menjalin hubungan baik dengan distributor.
b. Meningkatkan sumber daya yang meliputi sumber daya manusia dan sarana prasarana penyimpanan.
