BAB 3
PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN
3.1 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN FEMINA GROUP
Femina Group memiliki struktur organisasi yang terdiri dari empat orang direksi yakni Presiden Direktur yang dipimpin oleh Bapak Sofjan Alisjahbana beliau menjabat sebagai pemimpin tertinggi di Femina Group dan merupakan pemilik dari Femina Group. Wakil Presiden Direktur dipimpin oleh Ibu Mirta Kartohadiprodjo lalu Ibu Pia Alisjahbana dan Ibu Widarti Gunawan sebagai Direktur.
Gambar 3.1 Divisi Utama Femina Group
Gambar 3.2 Divisi Editorial Femina Group
3.1.1 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Presiden Direktur bertugas memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif dan bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. Wakil Presiden Direktur bertugas membantu Presiden Direktur dalam menetapkan kebijaksanaan perusahaan serta strategi perusahaan untuk jangka pendek, menengah, dan panjang. Direktur Produk bertugas merancang , serta menyusun strategi perusahaan dalam pemeliharaan citra publik dengan terfokus pada pendistribusian. Direktur Keuangan bertugas mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan.
Editorial bertugas dan bertanggung jawab atas seluruh rangkaian manajemen editorial, terutama dalam perencanaan dan pengembangan program dan penerbitan editorial dalam sebuah perusahaan. Selain itu, ia juga bertanggung jawab atas kontrol anggaran dan pengembangan staf. Dalam struktur organisasi Femina Group terdapat lima divisi editorial diantaranya , Penerbitan Majalah yang bertugas mengawasi masuknya majalah yang akan di terbitkan sebelum di cetak. Produksi Group bertugas mencari dan memuat materi – materi yang dibutuhkan tiap – tiap majalah. Photography dan Studio bertugas mengambil objek sebagai salah satu materi majalah, pemotretan dapat dilakukan di dalam studio maupun di luar studio. Dapur Uji mempunyai tugas melakukan uji coba pada masakan dan mengkreasi berbagai macam masakan untuk di muat di rubrik majalah. Perpustakaan , menjadi salah satu referensi tim produksi untuk membuat segala isi rubrik majalah.
Commercial berhubungan dengan kegiatan iklan serta pendistribusian produk , kegiatannya adalah menyusun rencana untuk penyebaran produk. Pada struktur organisasi Femina Group terdapat delapan divisi commercial diantaranya, Marketing dan Promosi tugas utamanya adalah menjalin kerja sama dengan pihak luar yang ingin bekerja sama dengan Femina Group untuk membuat sebuah acara seperti penyelenggaraan festival, seminar, demo masak dan lain sebagainya. Iklan bertugas membuat rencana kerja dan melakukan penawaran iklan pada pihak ketiga untuk mensponsori suatu event dan melakukan evaluasi materi iklan. Sirkulasi dan Distribusi bertugas untuk membantu jalannya pendistribusian majalah dan buku sesuai target yang meliputi seluruh wilayah Indonesia dan menjalin hubungna baik dengan para agen majalah. Pusat Kreatif Femina adalah sebagai penyedia bahan promosi media elektronik ( iklan kreatif, publikasi dan promosi produk ). Media Interaktif merupakan media internet berupa website dan online media untuk memudahkan para publik mendapatkan informasi tentang Femina Group. Production House Azura merupakan rumah produksi yang melakukan program TV dan sebagai manajemen acara yang membantu kegiatan launching product, gathering, road show dan lain sebaginya. Radio Ufm sebagai salah satu media penyebaran informasi , membantu jalannya proses pemasaran. Divisi Penerbitan Buku bertugas memproduksi buku – buku (cooking, health, children, life style, art&culture) dibawah naungan Femina Group.
Operations bertugas dibidang operasional yaitu melakukan koordinasi dengan kepala Divisi Penyimpanan di bidang tekhnik.Dalam struktur organisasi Femina Group terdapat tiga divisi operations diantaranya, Group Keuangan
bertugas membuat dan merencanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan melalui pembukuan, mengatur pembayaran gaji , THR karyawan. Group Informasi Tekhnologi mempunyai tanggung jawab terhadap peralatan tekhnologi , mengatur jaringan komunikasi internal perusahaan dan melakukan penyebaran informasi melalui dunia maya. Human Resource & General Affair bertugas pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan, dimulai dari reckrutmen, trainning, benefit, penilaian kinerja, perencanaan jenjang karir seluruh karyawan, PR dan pemutusan hubungan kerja.
Dalam divisi promosi majalah GADIS hanya terdapat 4 orang karyawan dimana Martha Simanjuntak selaku Promotion Manager dan dibawahnya terdapat 3 orang Promotion Executive. Tugas promotion manager adalah menjalin hubungan baik dengan klien ( sponsorship ) , menyusun kegiatan meeting dan melakukan evaluasi terhadap target pemasaran dan kegiatan – kegiatan promosi lainnya seperti pelaksanaan event, dimana promotion manager memimpin sebuah meeting. Sedangkan promotion executive, bertugas membuat konsep dan menangani event mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan dan melakukan presentasi produk ( majalah ) kepada klien ( sponsor ).
3.2 PROSEDUR YANG BERLAKU 3.2.1 MAJALAH GADIS
GADIS adalah majalah remaja putri yang berisi tentang segala informasi dunia remaja yang sedang trend baik seputar fashion , pergaulan , pengetahuan umum, musik , film dan masih banyak lagi. Dalam pendistribusiannya GADIS terbit setiap sepuluh hari sekali, dan tersebar di beberapa kota besar di Indonesia diantaranya Jabodetabek ( Jakarta , Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi ) , Jawa Timur, Bali , Sumatera, Jawa Barat, Jawa Tengah, Sulawesi , Kalimantan. Di setiap kotanya di distribusikan 150.000 majalah GADIS.
Tabel 3.1 Jadwal Edar majalah GADIS
Dalam penerbitan majalah sendiri, GADIS mempunyai ketentuan tetap yang berlaku pada setiap penyajian majalah. Di bulan – bulan tertentu GADIS mempunyai tema – tema atau disebut special offers di bulan yang berbeda , seperti pada bulan Februari bertema Valentine’s Day , dimana isi dari majalah membahas isu – isu atau informasi tentang Valentine’s Day , selanjutnya pada bulan May tema yang di ambil adalah Prom , karena pada bulan ini para pelajar khususnya para pelajar SMA dan SMP yang akan lulus , disetiap sekolahnya
mengadakan pesta perpisahan atau prom night , maka dari itu GADIS ingin menyajikan segala informasi tentang tips – tips seoutar fashion , make up , tempat prom night. Di bulan Juni , tema yang diangkat adalah Holiday Issue , sama seperti tema yang lainnya karena pada bulan Juni ini adalah masa libur anak sekolah , maka dari itu GADIS ingin menyajikan berbagai macam alternatif liburan yang berguna untuk para pembaca, mulai dari tempat – tempat liburan yang menarik , sampai tips – tips berlibur.
Selanjutnya pada bulan July bertema Back to School , dimana pada bulan Juli para pelajar memasuki tahun ajaran baru atau selesai masa liburan sekolahnya. Anniversary Issue ditetapkan sebagai tema pada bulan November , karena bulan tersebut merupakan hari ulang tahun majalah GADIS yang jatuh pada tanggal 19 November , dimana GADIS akan menyajikan liputan – liputan acara atau informasi – informasi event atau perlombaan yang diadakan GADIS untuk memeriahkan acara tersebut.
Tema – tema tersebut disajikan setiap bulannya agar majalah GADIS mempunyai keunikan sendiri dari majalah remaja putri lainnya serta pembaharuan inovasi agar para pembaca tidak jenuh dengan tampilan dan isi majalah yang monoton. Selain itu untuk mengikatkan para pembaca agar tetap setia membaca majalah GADIS.
Gambar 3.5 Data special offers majalah GADIS
GADIS juga memiliki kegiatan event lainnya yang wajib dilaksanakan, diantaranya Valentine’s Day , acara yang dilaksanakan setiap bulan Februari pada waktu Valentine , dimana acara ini berisi kegiatan meet and great antara GADIS dengan pembaca GADIS , agar terjalin hubungan yang lebih dekat. Selain itu juga diadakan games – games dan acara yang menghibur lainnya.
GADIS Sampul , merupakan acara wajib majalah GADIS ini dilaksanakan tiap tahunnya. Proses acara ini adalah tujuh bulan. Dimana dalam waktu tersebut diadakan berbagai kegiatan seperti publikasi iklan promo GADIS Sampul di awal bulan, selanjutnya Road Show GADIS Sampul di berbagai kota di Indonesia, melakukan audisi dari hasil pendaftaran, dan sampai pada puncaknya acara pemilihan GADIS Sampul.
Year Ends’s Music Party , merupakan acara tahun baru yang juga diadakan setiap tahunnya , tujuan acara ini sama seperti acara Valentine’s day ,
yaitu mengundang para pembaca GADIS , untuk ikut serta dalam acara ini , seperti games dan lain lain. Sunday Club , diadakan setiap bulannya , yang di adakan di Jakarta ataupun di kota – kota lainnya seperti Semarang , Surabaya, Makasar dan Medan. Tema acara ini selalu berbeda tiap bulannya seperti diadakannya dresscode sesuai tema . Kegiatan acara ini antara lain nonton bareng “ nobar “ , “ acara ketemu seleb “
Gambar 3.6 Data special events majalah GADIS
Isi atau rubric atau isi yang terdapat pada Majalah GADIS juga memiliki standard prosedur. Karena ini adalah majalah remaja putri , maka isi nya pun berhubungan dengan informasi kegiatan remaja putri baik kegiatan sekolah , pergaulan , gaya hidup dan lain – lain . Pada majalah GADIS sendiri memiliki beberapa bagian rubric diantaranya , Fashion and Beauty , pada rubric ini GADIS membahas tentang info mode terbaru yang sedang happening dikalangan
dunia fashion , serta tips – tips berpakaian dan berpenampilan trendi masa kini sekaligus informasi tentang cara bermake-up, info gaya seleb , liputan make over, dan tanya jawab seputar kecantikan.
Music and Film, pada rubric ini GADIS mencoba memberikan informasi tentang musik dan film terbaru , band – band terbaru, dan informasi konser musik yang akan dilaksanakan di Indonesia.
Pals , Boyfriend and Family , karena ini adalah majalah remaja putri maka GADIS mencoba untuk membuat rubric yang berupa obrolan dimana pembaca dapat bertukar pikiran , bercerita dan tanya jawab tentang masalah kehidupan remaja seperti percintaan , pertemanan, keluarga. GADIS juga berusaha memberikan tips – tips yang berguna guna memcahkan masalah yang ada. All about School , pada rubric ini GADIS menyajikan bacaan tentang segala hal mengenai sekolah , seperti cerita – cerita yang ada di sekolah , liputan acara sekolah, kegiatan sekolah , tempat nongkrong.
Majalah GADIS merupakan media cetak, dimana media cetak juga sebagai alat bantu promosi iklan, untuk itu GADIS memiliki prosedur dalam penempatan iklan pada majalah GADIS sendiri. Bagi para klien yang ingin menampilkan iklannya di halaman majalah GADIS , harus mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan majalah GADIS, seperti harga yang ditentukan sesuai ukuran pemasangan iklan.
Tabel 3.2 Tarif Pemasangan Iklan
3.2.2 VISI DAN MISI MAJALAH GADIS
Majalah GADIS adalah majalah remaja putri yang segmen target atau pembacanya adalah remaja putri berumur 12 tahun sampai 17 tahun yang masih duduk di sekolah menengah pertama dan sekolah menengah atas ,dimana pada usia tersebut mereka membutuhkan informasi tentang gaya hidup seputar remaja, maka dari itu visi dari majalah GADIS adalah menjadi sahabat yang paling mengerti kebutuhan remaja putri Indonesia.
Sedangkan misi dari majalah GADIS adalah memberikan panduan bacaan yang dapat menjadi acuan gaya hidup ( pergaulan remaja , fashion, ) bagi para remaja putri. Dan memberikan kesempatan bagi para remaja putri dalam mengasah bakat untuk menuju sukses lewat majalah GADIS.
3.2.3 EVENT ROAD SHOW GADIS SAMPUL
Kegiatan promosi bertujuan untuk menarik perhatian para calon peserta dan pengunjung, yang dimana tujuan akhirnya adalah agar calon peserta dan pengunjung bersedia meluangkan waktunya untuk berpartisipasi mengikuti event tersebut.
GADIS Sampul merupakan salah satu event pelopor majalah GADIS, yaitu ajang pemilihan model berbakat untuk cover majalah GADIS yang diadakan rutin setiap tahunnya. Dalam promosi event Road Show GADIS Sampul 2011, tim promosi sudah memiliki prosedur tetap yang berlaku untuk melaksanakan event tersebut, dengan menjalankan proses promosi dan perencanaan kegiatan seperti , penetapan waktu penyelenggaraan event, dimana event ini diadakan di beberapa sekolah di Indonesia , maka tim GADIS
menetapkan waktu penyelenggaraan event sesuai dengan jadwal sekolah yang berlaku , yaitu event di laksanakan tidak sedang dalam masa ujian sekolah, hal ini dilakukan agar proses event berjalan dengan baik dan tidak merugikan pihak GADIS maupun pihak sekolah – sekolah.
Analisis yang teliti terhadap kondisi audiens yang ditargetkan sangat penting untuk merencanakan pemasaran, pada event ini tim GADIS menargetkan para peserta yang mengikuti ajang kompetisi pemilihan model ini hanya remaja putri berwarga negara Indonesia berusia 13 – 18 tahun dan masih terdaftar sebagai siswi SMP atau SMA yang memiliki tinggi badan minimal 155cm dan berat tubuh yang proposional , serta memiliki pengetahuan wawasan yang luas dan berpenampilan menarik. Kemudian setelah proses audisi dan karantina hanya di tetapkan 20 finalis yang selanjutnya akan mengikuti penjurian pada acara puncak pemilihan GADIS Sampul.
Event Road Show GADIS Sampul 2011 dilaksanakan di 7 kota besar di Indonesia yang masing – masing kota terdapat 10 sekolah tingkat SMP dan SMA, diantaranya yaitu Jakarta 13 Februari – 14 Februari 2011 , Surabaya 21 Februari – 26 Februari 2011 , Bandung 28 Februari – 5 Maret 2011, Jogjakarta 7 Maret – 12 Maret 2011 , Medan 14 Maret – 19 Maret , Palembang 21 Maret – 26 Maret 2011, Makasar 28 Maret – 2 April 2011. Setiap tahunnya tim GADIS sudah menetapkan 7 kota besar di Indonesia untuk dilaksanakan event Road Show, kota – kota tersebut dipilih karena melihat begitu besar pembaca GADIS di kota – kota tersebut. Dan setiap kota di akhir pekan harus dilaksanakan event mall sebagai acara puncak dan acara penutup di setiap kotanya .
Tabel 3.3 Jadwal off air GADIS Sampul 2011
3.3 OBJEK DAN SUBJEK PENELITIAN 3.3.1 OBJEK PENELITIAN
Adapun yang menjadi objek penelitian adalah strategi promosi GADIS dalam membentuk citra majalah GADIS terhadap Event Road Show GADIS Sampul 2011 . Objek penelitian ini dipilih karena menurut teori yang telah diuraikan sebelumnya, penerapan strategi promosi ( promotion mix ) dalam suatu special event dapat membawa dampak positif dalam upaya pembentukan citra majalah GADIS.
3.3.2 SUBJEK PENELITIAN
Terdapat dua subjek penelitian sesuai dengan kebutuhan. Subjek penelitian
pertama adalah tim promosi GADIS sebagai informan untuk mendapatkan informasi mengenai strategi promosi yang diterapkan dalam Event Road Show GADIS Sampul 2011. Selanjutnya subjek penelitian kedua adalah para pembaca majalah GADIS untuk mengetahui citra yang ada pada majalah GADIS
3.4 METODE PENGUMPULAN DATA
Dalam penelitian ini penulis menggunakam metode penelitian kualitatif , dimana instrumen dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri, yang artinya peneliti harus terjun langsung melaksanakan penelitian, mengkreasi sendiri instrumen baik interview maupun observasi , sehingga kehadiran peneliti adalah syarat mutlak. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metodelogi kualitatif, dengan tekhnik pengumpulan data sebagai berikut :
3.4.1 WAWANCARA ( interview )
Wawancara merupakan salah satu mengumpulkan data atau informasi dengan cara langsung bertatap muka dengan informan agar mendapatkan data lengkap dan mendalam. Wawancara ini digunakan untuk memperoleh data premier yang ditujukan kepada informan penelitian ini. Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara dengan informan yaitu Martha Simanjuntak selaku Promotion Manager Teens Magazine GADIS yang dilakukan 13 April 2011 dikantor beliau di Gedung Mensa 2 , Jalan HR. Rasuna Said, wawancara dilakukan selama 20 menit. Wawancara tersebut dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai strategi promosi GADIS yang diterapkan dalam Event Road Show GADIS Sampul 2011. Instrumen pengumpulan data yang digunakan
peneliti sebagai alat bantu dalam wawancara adalah pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan – pertanyaan yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti, sehingga mempermudah untuk memperoleh data yang berkaitan dengan permasalahan yang diajukan. Selain itu dibutuhkan juga buku , alat tulis dan tape recorder yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar.
3.4.2 DOKUMENTASI
Metode ini bertujuan untuk mendapatkan informasi yang mendukung analisa dan interpretasi data. Dokumen dapat berbentuk dokumen privat atau dokumen publik. Dalam penelitian ini penulis menganalisa beberapa dokumen cetak mengenai GADIS, untuk mendapatkan informasi yang mendukung analisa dan interpretasi data dalam penelitian ini. Kebutuhan akan dokumentasi ini dilengkapi penulis dengan mendapatkan data dari website GADIS , serta majalah GADIS yang sesuai dengan permasalahan dalam penelitian ini.
3.4.3 KEPUSTAKAAN
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari, mendalami dan mengutip teori – teori dari beberapa literatur yang berkaitan denngan permasalahn dalam penelitian ini. Dengan studi kepustakaan ini penulis dapat memperdalam pengetahuan mengenai masalah yang sedang diteliti dan menerangkan landasan teoritis yang dijadikan dasar pemikiran penulis. Sumber – sumber yang digunakan penulis adalah buku – buku yang menunjang topik penelitian ini.
3.5 MASALAH PENELITIAN
3.5.1 PROMOSI FEMINA GROUP
Pertama kali berdiri Femina Group hanya memiliki struktur organisasi yang tidak begitu kompleks. Struktur organisasinya hanya terdiri dari pemimpin redaksi, redaksi dan reporter. Tapi seiring dengan pertumbuhan majalah dan semakin banyaknya kebutuhan di divisi promosi , Femina Group membentuk suatu divisi promosi di dalam struktur organisasinya. Kendati femina adalah media promosi bagi berbagai produk melalui iklan, namun femina sendiri juga sebuah produk yang berupa jasa. Divisi Promosi ini diperlukan agar Femina Group lebih dikenal publik dan lebih dekat dengan pembaca. Selain itu Femina Group juga perlu menunjukkan dan menampilkan citranya sebagai media cetak massa yang dapat dipercaya oleh publik.
Semakin seringnya Femina Group mengadakan acara seperti lomba , festival, demo masak, pameran dan seminar Divisi promosi ini sangatlah dibutuhkan untuk menangani acara – acara tersebut. Dengan keikutsertaan tim redakasi, tim promosi juga membuat berbagai produk promosi yang mewakili masing – masing majalah , barang promosi tersebut dapat berupa barang iklan dari berbagai sponsor seperti , kaus , payung , tas , dan lain sebagainya.
Tugas utama divisi promosi adalah menjalin kerja sama dengan pihak luar untuk membuat suatu acara dengan Femina Group. Seperti tawaran kerja sama media partner, maka dari itu tugas bagian promosi harus melihat kepentingan untuk Femina Group, apakah sesuai dengan audience dan kualitasnya. Divisi promosi selalu disibukkan dengan berbagai acara dan kegiatan. Divisi promosi memang tak ubahnya sebagai lembaga humas, karena
segala hubungan dengan pihak luar yang berkaitan dengan promosi harus melalui bagian ini. Dengan demikian redaksi dapat lebih berkonsentrasi pada tuga-tugas mengolah isi majalah. Kini bagian promosi femina grup dikomandani oleh Poppy Rangkuti.
3.5.2 PROMOSI MAJALAH GADIS
Kegiatan promosi yang ada di majalah GADIS adalah berupa berbagai macam event. Salah satunya adalah yang sedang berlangsung sekarang adalah event Road Show GADIS Sampul 2011, dimana kegiatan ini adalah promo ke berbagai kota di Indonesia guna mencari peserta kompetisi pemilihan model GADIS Sampul 2011. Event ini termasuk special event yang dilaksanakan setiap tahunnya. Tugas utama dari tim promosi pada acara ini adalah menjual produk yaitu majalah GADIS , maka tugas dari tim promosi adalah mempromosikan majalah, melakukan kerja sama dengan media yaitu radio, membuat adlips untuk promo on issue, membuat kuis, membuat spanduk – spanduk untuk setiap edisi majalah, membuat flyer untuk edisi mendatang, mencari sponsor untuk acara dan menjalin hubungan baik dengan klien. Menjalin hubungan dengan klien bertujuan untuk dapat melihat produk mana yang sedang booming dan produk yang akan launching sehingga kita dapat mengajak klien tersebut untuk bekerja sama.
Event Road Show GADIS Sampul 2011 ini dilaksanakan di tujuh kota besar di Indonesia yakni , Jakarta , Bandung, Surabaya, Jogjakarta, Medan, Palembang dan Makasar. Masing – masing kota terdapat 10 sekolah tingkat SMA dan SMP. Di setiap kota di berikan watu seminggu untuk promo GADIS
sampul , enam hari untuk road show di sekolah – sekolah dan satu hari event mall pada hari Minggu.
