50
OBYEK PENELITIAN
3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) No. 043.K/010/DIR/2004 tanggal 16 April 2004 tentang Bagan susunan organisasi PT.PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya & Tangerang sebagai berikut (Gb 3.1):
Gambar 3.1Bagan susunan organisasi
PT.PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang berdasarkan Keputusan Direksi no.303.K/DIR/2010
(Sumber: Humas PT. PLN Disjaya)
Dalam bagan susunan organisasi PT.PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya & Tangerang diatas digambarkan bahwa PLN Disjaya memili 6 (enam) bidang yang berbeda, diantaranya adalah Bidang Perencanaan, Bidang Distribusi, Bidang Niaga, Bidang Keuangan, Bidang SDM dan Organisasi, dan Bidang Komunikasi Hukum dan Administrasi (KHA) serta memiliki 3 area, yaitu
Area/Unit-Unit, Area Pengatur Distribusi (APD), dan Area Pelayanan Prima (APP).
Dari beberapa bidang yang telah dijelaskan sebelumnya, hanya dua bidang yang terkait langsung dalam penelitian ini yaitu bidang Niaga dan sub. Bidang Humas yang berada di bawah tanggungjawab bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi.
Bidang Niaga terkait langsung karena bertanggungjawab penuh terhadap proses pemasaran, pelayanan mutu dan strategi perencanaan produk dan pemasaran. Sedangkan sub. Bidang Humas bertanggungjawab dalam melakukan sosialisasi kepada masyarakat guna mendukung kegiatan yang telah dilakukan oleh bidang Niaga.
3.1.1 Struktur Organisasi
3.1.1.1 Struktur Organisasi Sub. Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang merupakan salah satu unit distribusi PT.PLN (Persero) yang dipimpin oleh seorang General Manager (GM). Dalam struktur organisasi tersebut di atas, terdapat bidang Komunikasi Hukum dan Administrasi (Bidang KHA) yang bertanggungjawab kepada GM langsung sebagai atasannya. Bidang KHA memiliki 3 Sub Bidang yaitu Sub Bidang Hukum, Sub Bidang Admnistrasi dan Sub Bidang Komunkasi dan Bina Lingkungan yang masing-masing dipimpin oleh seorang Deputi Manajer (DM). Berikut ini pada gambar 3.2, merupakan struktur organisasi di bawah Bidang KHA
Gambar 3.2. Bagan Struktur Organisasi Sub. Bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi
(Sumber: Humas PT. PLN Disjaya)
3.1.1.2 Struktur Organisasi Bidang Niaga
Dalam struktur organisasi bidang Niaga, terdapat berbagai sub. bidang yang membawahi General Manager. Namun yang terkait langsung dalam penelitian ini adalah sub. bidang Administrasi Niaga dan sub. bidang strategi pemasaran. Bidang Administrasi Niaga bertanggungjawab dalam hal promosi, sedangkan sub. bidang strategi pemasaran bertanggung jawab dalam pengolahan mutu pelayanan produk dan strategi pemasaran penciptaan produknya. Dibawah ini merupakan struktur organisasi bidang Niaga PLN Disjaya (3.3).
Deputi Manajer Komunikasi dan Bina
Lingkungan Supervisor Hubungan
Masyarakat dan Protokol
Assistant Officer/Junior Dokumentasi dan Perpustakaan Assistant Officer/ Junior Protokol
Supervisor Kemitraan dan Bina Lingkungan Analyst Humas Assistant Officer/ Junior Kemitraan & Bina Lingkungan Assistant Analyst Administrasi Deputi Manajer Hukum
Manajer Bidang Komunikasi, Hukum, dan Administrasi
General Manager
Deputi Manajer Administrasi
Manajer SII Ekonomi Energi DM Administrasi Niaga
SII Manajemen Niaga
DM Strategi Pemasaran
DM Mekanisme Niaga
Analyst Riset Pasar
SII Pengembangan Produk Layanan
Analyst / Ass. Analyst Tingkat Mutu Analyst / |Ass. Analyst Evaluasi Harga
Gb 3.3 Struktur Organisasi Bidang Niaga PLN Disjaya (Sumber: Bidang Niaga PLN Disjaya)
3.1.2 Job Description
3.1.2.1 Job Description Sub.Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan
3.1.2.1.1 Manajer Bidang Komunikasi, Hukum, dan Administrasi
Menjamin terlaksananya implementasi komunikasi internal dan eksternal perusahaan, kebijakan dan prosedur hukum, representative perusahaan dalam bidang hukum, menganalisa dan kajian legal remedies yang terkait dengan perusahaan serta mengkoordinir dan mengatur pengelolaan kegiatan administrasi perusahaan untuk menunjang tercapainya kinerja perusahaan dalam bidang komunikasi, hukum, dan administrasi. Yaitu dengan mengelola system komunikasi internal dan eksternal untuk membangun citra baik dan memperkuat
posisi perusahaan, mengkaji dan merekomendasikan kebijakan dan prosedur hukum perusahaan, terlaksananya kelancaran kegiatan kedinasan lainnya dalam bidang komunikasi, hukum dan administrasi.
3.1.2.1.2 Deputi Manajer Komunikasi Dan Bina Lingkungan
Bertanggung jawab tercapainya suasana saling pengertian dan saling percaya antara perusahaan dengan stakeholder melalui pendekatan kehumasan dan kemitraan & bina lingkungan untuk mewujudkan citra positif perusahaan dengan mengelola informasi timbal balik perusahaan yang perlu untuk diketahui anggota perusahaan (internal), membentuk opini dan citra positif, jembatan informasi dan front liner komunikasi perusahaan, berperan sebagai terampil bicara perusahaan dan pusat layanan informasi, melakukan pembinaan kehumasan dan protokol di Kantor Distribusi dan di Unit dengan mengusulkan pelatihan kehumasan dan protokol, mengendalikan pelaksanaan program Kemitraan dan Bina lingkungan.
3.1.2.1.3 Supervisor Hubungan Masyarakat Dan Protokol
Bertanggung jawab untuk mensupervisi kegiatan kehumasan dan protokol yang berkaitan dengan program perusahaan dalam rangka komunikasi pelayanan, meliputi pemberian informasi, pameran, dokumentasi, pemberitaan, perpustakaan, sponsorship serta menyelenggarakan kegiatan tata laksana acara/ protokoler, upacara serta pengaturan/ penerimaan tamu dinas sesuai ketentuan
yang berlaku diantaranya dengan menyusun rencana kerja dan anggaran program kehumasan tepat waktu, membina hubungan baik dengan media (media relation), menganalisis dan menjawab keluhan/ masalah pelanggan, menganalisis berita, tulisan dan tayangan dari media, melaksanakan kegiatan komunikasi pelayanan dan informasi/ atau promosi perusahaan, melaksanakan kegiatan protokoler.
3.1.2.1.4 Assistant Officer/ Junior Dokumentasi dan Perpustakaan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan publikasi perusahaan dan pengelolaan perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan.
Tanggung jawab utama Assistant Officer Publikasi dan Perpustakaan adalah melaksanakan publikasi dan pengelolaan perpusatakaan dengan baik, melaksanakan pengadministrasian dan tata usaha perpustakaan, melaksanakan pengadaan dan pengelolaan koleksi perpustakaan dan pendistribusiannya, melaksanakan penyimpanan dan pelayanan buku-buku perpustakaan.
Sedangkan tanggung jawab utama seorang Junior Office Dokumentasi dan Perpustakaan adalah membantu pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan koleksi buku-buku perpustakaan, melaksanakan monitoring peminjaman buku-buku koleksi perpustakaan, membantu pendistribusian dsurat-menyurat bagian perpustakaan, dan menyusun laporan simpan-pinjam koleksi perpustakaan.
3.1.2.1.5 Assistant Officer/ Junior Protokol
Assistant Officer/ Protokol bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan protokoler di lingkungan internal perusahaan sesuai aturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan acara kedinasan seperti melaksanakan keprotokolan perusahaan berjalan tertib dan lancar, mengecek media massa yang terbit yang perlu diketahui pimpinan, mengoreksi dan meringkas pemberitaan, surat terbuka dan surat pembaca, memeriksa persiapan-persiapan akomodasi dan antar jemput para undangan dari dalam/ luar PLN yang akan menghadiri penyelenggaraan kedinasan, memeriksa segala sesuatu yang berhubungan dengan bidang tidak meninggalkan prinsip koordinasi kerja, dan menagani persiapan dan pemakaian anggaran biaya yang tersedia sesuai dengan rencana kerja.
3.1.2.1.6 Assistant Analyst / Junior Analyst Humas
Bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kehumasan yang berkaitan dengan program perusahaan dalam rangka komunikasi pelayanan, meliputi pemberian informasi, pameran, dokumentasi, pemberitaan, perpustakaan, sponsorship serta menyelenggarakan kegiatan tata laksana acara/ upacara serta pengaturan/ penerimaan tamu dinas sesuai ketentuan yang berlaku.
Tanggung jawab utama Ass.Analyst Humas dan Junior Analyst Humas adalah menyusun rencana kerja dan anggaran program kehumasan tepat waktu, membina hubungan baik dengan media (media relation), menganalisis
dan menjawab keluhan/ masalah pelanggan , menganalisis berita, tulisan dan tayangan dari media, melaksanakan kegiatan komunikasi pelayanan dan informasi/ promosi perusahaan
3.1.2.1.7 Supervisor Kemitraan dan Bina Lingkungan
Bertanggung jawab mensupervisi pelaksanaan program kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan rencana kerja dan anggaran yang ditetapkan dengan meningkatkan rasio kolektibilitas dan efektifitas penyaluran program kemitraan, menyalurkan dana program bina lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran, mengatur pelaksanaan pembinaan program penerapan Peraturan Perusahaan yang meliputi pelaksanaan kegiatan penerangan, pemberitaan dan penyuluhan, dan mengevaluasi laporan berkala perusahaan sebagai bahan informasi.
3.1.2.1.8 Assistant Officer/ Junior Assistant Kemitraan dan Bina Lingkungan
Bertanggung jawab melaksanakan kegiatan program kemitraan dan program bina lingkungan sesuai dengan rencana kerja Program Kemitraan dan Bina Lingkungan serta standar operation procedure (SOP) yang berlaku.
Tanggung jawab utama Assistant Officer Kemitraan & Bina Lingkungan adalah melaksanakan program kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, melaksanakan penyaluran dana program bina lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran, dan menyusun pelaksanaan pembinaan
program penerapan Peraturan Perusahaan yang meliputi pelaksanaan kegiatan penerangan, pemberitaan dan penyuluhan, sedangkan Junior Officer Kemitraaan dan Bina Lingkungan adalah melakukan survey lapangan mitra binaan.
3.1.2.1.9 Assistant Officer / Junior Administrasi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi (pengelolaan surat dan kearsipan) yang menyangkut program kemitraan dan bina lingkungan PT PLN (Persero) seperti melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat sesuai TLSK, mengendalikan dan mendistribusikan surat-surat, mengelola dan memelihara dokumen dan data, mengurus kebutuhan (ATK) Sub Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan, dan menyelesaikan pekerjaan administrasi sub Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan.
3.1.2.2 Job Description Bidang Niaga
Bidang Niaga PLN Disjaya memiliki beberapa divisi yang berkaitan dengan bidang pelayanan mutu dan pemasaran. Namun dalam pembahasan mengenai job description ini, penulis hanya mencantumkan job desc. bidang-bidang yang terkait langsung dalam proses pemasaran Listrik Pintar. Bidang-bidang tersebut adalah sebagai berikut.
3.1.2.2.1 Manajer Bidang Niaga
Menjamin terlaksananya Pemasaran, Penjualan, dan Pelayanan Pelanggan dengan mengelola Proses Bisnis dan Tata Usaha Langganan (TUL) mulai dari Fungsi I (Pelayanan Pelanggan), Fungsi II (Pencatatan Meter), Fungsi III (Proses Rekening), Fungsi IV (Pembukuan Piutang), Fungsi V (Penagihan), Fungsi VI (Pengawasan Kredit), serta merencanakan strategi pemasaran, peningkatan penjualan, penurunan tunggakan, penurunan susut non teknis dan peningkatan kepuasan pelanggan sesuai target kinerja PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
3.1.2.2.2 Senior Specialist II Manajemen Niaga
Betanggung jawab dalam menganalisa dan evaluasi manajemen niaga pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang yang meliputi strategi pemasaran, perilaku pelanggan, program promosi dan penetrasi pasar.
3.1.2.2.3 Senior Specialist II Pengembangan Produk
Bertanggung jawab atas terlaksananya perencanaan pengembangan Produk Layanan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang yang akan diterapkan di Area Pelayanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
3.1.2.2.4 Deputi Manajer Strategi Pemasaran
Bertanggung jawab atas terlaksananya Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan dengan mengelola Proses Bisnis dan Tata Usaha Langganan (TUL) Fungsi I (Pelayanan Pelanggan), penyambungan baru dan penambahan daya khususnya pelanggan besar (pelanggan potensial) serta merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi strategi pemasaran, peningkatan penjualan, penurunan susut non teknis dan peningkatan kepuasan pelanggan sesuai target kinerja PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta dan Tangerang.
3.1.2.2.5 Analyst / Ass. Analyst Riset Pasar
Bertanggung jawab terlaksanannya Proses Riset Pasar pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang untuk tercapainya target kinerja, seperti menyiapkan laporan realisasi riset pasar untuk dilaporkan ke PLN Pusat setiap bulan berdasarkan laporan realisasi masing-masing Area Pelayanan, menyiapkan laporan evaluasi riset pasar sebagai bahan laporan manajemen setiap bulan, dan mengevaluasi realisasi evaluasi riset pasar dari masing-masing area pelayanan sebagai dasar untuk pelayanan periode berikutnya.
3.2 Prosedur yang berlaku
Dalam melakukan suatu kegiatan promosi maupun sosialisasi diperlukan suatu landasan agar acara tersebut dapat diselenggarakan. Dalam penelitian ini,
yang menjadi dasar terimplementasinya suatu kegiatan yang bertujuan mempromosikan dan mensosialisasikan Listrik Pintar berdasarkan bidang yang terkait masing-masing adalah sebagai berikut.
3.2.1 Prosedur Divisi Sosialisasi Sub.Bidang Humas
Semua bentuk komunikasi yang dilakukan oleh Humas berbentuk persuasif sehingga diharapkan dapat menciptakan awareness, simpati serta dukungan dari pelanggan terhadap program-program yang diciptakan oleh perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari adanya perubahan sikap, perilaku, dan pengetahuan pelanggan terhadap informasi yang telah disampaikan Humas kepada mereka. Hingga dari keseluruhan proses komunikasi tersebut dapat menciptakan positive image dan empati dari pelanggan.
Bentuk komunikasi Humas yang seringkali diimplementasikan salah satunya adalah sosialisasi. Sosialisasi merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan oleh praktisi PR kepada publik perusahaan dalam rangka memberikan informasi mengenai suatu program, produk, dan hal-hal yang baru yang terkait dengan perusahaan. Dasar prosedur kegiatan sosialisasi Humas PLN Disjaya akan dilakukan, digambarkan di bawah ini (Gb. 3.4).
Gb. 3.4 Dasar Prosedur yang berlaku dalam proses sosialisasi Sub Bidang Komunikasi PLN Disjaya.
(Sumber: wawancara dengan Sub Bidang Komunikasi)
Berdasarkan pada Gb 3.4, sosialiasi Humas PLN Disjaya diawali dengan adanya surat perintah yang dikeluarkan dari PT. PLN (Persero) Pusat kepada semua General Manager di semua unit PLN, termasuk kepada PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
Surat perintah yang diberikan kepada General Manager PLN Disjaya untuk selanjutnya diturunkan kembali kepada Manajer Bidang yang terkait. Terkait dengan bidang komunikasi dalam event sosialisasi ini, surat GM PLN Disjaya kemudian didisposisikan kepada Deputi Manajer Komunikasi.
Setelah Surat didisposisikan kepada Deputi Manajer, Deputi Manajer Komunikasi pun memberikan disposisi lanjut kepada Supervisor
PLN PUSAT SK PLN Distribusi/ Wilayah Bidang KHA Sub. Bidang Humas Supervisor Humas Analyst/Ass. AnalystHumas PRA PRODUCTION PRODUCTION POST PRODUCTION Masyarakat
Humas. Dan Supervisor Humas bersama-sama dengan Analyst Humas lainnya melakukan perencanaan strategi komunikasi untuk kegiatan sosialisasi event yang ingin diselenggarakan.
Perencanaan tersebut meliputi pelaksanaan, materi sosialisasi produk dan layanan, budgetting, hubungan kerjasama, dan beberapa perencanaan lain yang terkait dengan persiapan kegiatan (Pra Production), setelah itu kegiatan dilakukan ke tempat yang telah ditetapkan sebelumnya (Production), dan evaluasi kegiatan yang telah diselenggarakan (Post
Production).
Semua prosedur diatas dibuat untuk dijadikan sebagai acuan dalam melakukan suatu kegiatan, agar Humas dapat mendapatkan hasil yang maksimal dan efektif sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.
3.2.2 Prosedur melakukan Kerjasama dengan Mitra
Dalam melakukan sosialisasi, Humas membutuhkan media
partner untuk melakukan publikasi atas kegiatan perusahaan yang ingin
atau telah dilakukannya. Prosedur kerjasama Humas PLN Disjaya dengan mitra PLN dalam melakukan sosialisasi dan membangun hubungan kerjasama dengan media yaitu seperti pada gambar dibawah ini (Gb.3.5)
Gb 3.5 Tahap kerjasama publikasi dengan Media (Sumber: Humas PLN Disjaya)
Prosedur yang diberlakukan oleh Humas PLN Disjaya dalam melakukan kerjasama dengan pihak media diawali dengan penentuan konsep. Konsep merupakan suatu rancangan yang dinilai penting karena menjadi suatu tolak ukur dalam melakukan kegiatan atau tindakan.
General Manager SK MB KHA Disposisi DM Humas Diskusi Konsep
Sosialisasi Mitra Media
Konsep Sosialisasi
Humas
Media Elektronik/Cetak
Setelah konsep sudah terbentuk dengan perencanaan yang matang, Selanjutnya adalah diskusi, diskusi ini dilakukan oleh semua staff Humas yang terkait dengan event sosialisasi yang ingin diselenggarakan. Dalam diskusi ini Humas membuat suatu perencanaan hingga sampai pada tahap
post production.
Setalah konsep dan diskusi membuahkan hasil dugaan sementara, mulailah Humas melakukan pencarian relasi dari media televisi untuk dilakukan kerjasama dalam publikasi acara.
Dalam tahap pembuatan kerjasama tersebut diadakan diskusi bersama antara perusahaan dan pihak televisi mengenai kontrak, penjelasan program, hingga cara publikasi. Humas melakukan diskusi kepada beberapa media lokal. Media Lokal dipilih karena PLN Disjaya memiliki
scope area di daerah Jakarta dan Tangerang. Pemilihan beberapa media
elektronik lokal seperti radio, televisi berdasarkan beberapa indikator yang dinilai memiliki kelebihan tersendiri bagi Humas.
Dan setelah diskusi tersebut dinilai telah mendapatkan kesepakatan diantara kedua belah pihak (perusahaan dan media), mulailah dalam tahap implementasi.
3.2.2.1 Kerjasama Humas PLN Ditribusi Jakarta & Tangerang tahun 2012
Sepanjang tahun 2012, Humas telah melakukan kerjasama dengan JakTV sebagai media partner dalam mempublikasikan kegiatan sosialisasi Listrik Pintar dan program Humas lainnya. JakTV dipilih
karena merupakan salah satu media lokal, dan program tayangan yang ditawarkan memang sesuai dengan program sosialisasi PLN Disjaya.
Sedangkan untuk Radio, Humas PLN Disjaya sedang melakukan kerjasama dengan salah satu Agency yang bernama “BlackPapper”. Agency ini dipilih karena memiliki kinerja yang baik, program-program kerja yang disajikan, serta melihat hubungan-hubugan relasi yang telah terjalin antara radio dan media.
Blackpapper Agency membantu Humas untuk menyeleksi radio-radio yang akan diajak untuk bekerjasama dalam publikasi kegiatan Humas. Indikator Radio yang dipilih untuk sosilaisasi dilihat berdasarkan
Rating, Jam-jam Prime Time, dan Jumlah Pendengar. Hingga Mei 2012,
radio yang telah bekerjasama dengan PLN Disjaya adalah Radio Sonora, Kayu Manis, RBI, dan Seputar Indonesia.
Setelah pemilihan media-media lokal sudah mencapai tahap penetapan, dan kedua belah pihak yaitu perusahaan dan media telah menyetujui hasil diskusinya maka terjadilah kesepakatan yang ditandai dengan adanya penandatanganan kontrak, berita acara,dll.
Selanjutnya, perencanaan konsep yang telah dibuat mulai untuk dimplementasikan beserta dengan media-media yang diajak bekerjasama untuk publikasi.
Mengenai budget yang dikeluarkan disesuaikan dengan paket yang telah dipilih. PLN Disjaya memilih paket 3 bulan, yang dalam 1hari materi yang ingin disampaikan akan disiarkan hingga 3-6 kali dengan
durasi kurang lebih sekitar 2 menit. Namun rencana kedepan, PLN Pusat menugaskan untuk tidak lagi menggunakan Agency, sehingga optimalisasi peran dan tanggungjawab Humas PLN Disjaya untuk melakukan kerjasama dengan media elektronik/ media cetak dapat dilakukan secara mandiri dan lebih professional.
Berdasarkan Laporan Kegiatan Semester II Periode Juli 2011- Desember 2011, Listrik Pra Bayar (saat ini disebut Listrik Pintar) telah melakukan sosialisasinya melalui beberapa media seperti dibawah ini: 1. Radio
Gb.3.6 Foto sosialisasi Talkshow Listrik Pra Bayar di beberapa Radio Jakarta dan Tangerang.
2. Media cetak
Gb. 3.7 Iklan di Koran Indo Pos (14 Februari 2011) (Sumber: Humas PLN Disjaya)
Gb 3.8. Event Pameran di Museum Migas & Museum Listrik 28 September 2011- 02 Oktober 2011
(Sumber: Humas PLN Disjaya)
Gb. 3.9 Pameran Konstruksi & Infrastruktur Indonesia 2011 JIC Kemayoran, 23 – 25 November 2011
Untuk produk Listrik Pintar, sosialisasi yang telah dilakukan oleh Humas PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang berdasarkan teori promotion mix yang telah dilakukan antara lain:
melalui suatu event “Indahnya Kampungku Tertibanya Listrikku“ di daerah Larangan Selatan pada tanggal 28 Februari 2012 (Gb. 3.10), dan di daerah Semper Barat, Jakarta Utara (22 April 2012) .
Gb. 3.9 Event “Indahnya Kampungku Tertibnya listriku” ( Sumber: Humas PLN Disjaya )
2. Publikasi
1. Publikasi yang ditujukan untuk publik eksternal seperti masyarakat, pelanggan, pemerintah,dll.
Gb 3.10 Publikasi Event
“Indahnya Kampungku Tertibanya Listrikku “ di Website JAKTV
(Sumber: Humas PLN Disjaya)
Gb.11 Contoh Publikasi event di Website PLN (www.plndisjaya.co.id) pada saat Sosialisasi di Larangan Selatan,
Ciledug, Tangerang
b. Publikasi yang ditujukan untuk publik internal seperti pegawai dan tamu ditunjukkan melalui:
Gb.3.12 TV Visual Management PLN Disjaya (Sumber: Dokumen pribadi)
Gb. 3.13 Facebook PLN Disjaya (Sumber: Dokumen Pribadi)
Gb. 3.14 Twitter PLN Disjaya (Sumber: Twitter.com)
3. Melalui Advertising a) Televisi
Karena scope PLN Disjaya terbatas hanya wilayah Jakarta dan Tangerang maka media televisi yang diajak bekerjasama hanya televisi lokal. Salah satu advertising yang telah dilakukan oleh Humas Disjaya dalam media televisi adalah talkshow suatu program “Ada Apa dengan Berita” di JAK TV dan selanjutnya dipublikasikan di website televisi tersebut (Gb.3.14)
Gb. 3.15 Salah satu Talkshow di JAKTV (Sumber: Humas PLN Disjaya)
b) Media Luar Ruang
Agar tingkat awareness masyarakat meningkat ketika kegiatan sosialisasi dilakukan, maka diperlukan adanya suatu media pendukung lain untuk memacu tingkat ketertarikan masyarakat dalam program atau acara yang diselenggarakan. Salah satunya yang dilakukan di Humas Disjaya ketika sosialisasi Listrik Pintar seperti di bawah ini.
Gb.3.16 Contoh spanduk Listrik Pintar yang dipasang saat sosialisasi (Sumber: Humas PLN Disjaya)
4. Melalui radio-radio lokal seperti Radio Kayu Manis, dan Radio Sonora.
Gb. 3.17 Sosialisasi melalui talkshow di radio lokal Kayu Manis (Sumber: Humas PLN Disjaya)
5. Melalui event pameran pada tanggal 11 April 2012 – 13 April 2012 di Assembly Hall Jakarta Convention Center (Gb.17).
Gb 3.18 Event Pameran Listrik Pintar di Assembly Hall JCC (Sumber: Dokumen Pribadi)
3.2.3 Prosedur Bidang Niaga
Tidak berbeda jauh dengan sub. bidang Humas, bidang Niaga PLN Disjaya memiliki dua cara dalam melakukan promosi serta sosialisasi dari suatu produk baru. Cara pertama adalah adanya surat perintah dari PLN Pusat yang diberikan ke PLN Disjaya yang disposisikan langsung kepada GM dan langsung didisposisikan lebih lanjut ke bidang yang ingin dituju seperti alur dibawah ini (Gb3.18):
Gb. 3.19 Prosedur Promosi
yang berlaku dalam Bidang Niaga PLN Disjaya. (Sumber: wawancara dengan Bidang Niaga )
PLN PUSAT SK PLN Disjaya/ Wilayah Bidang Niaga Sub.Bidang Administrasi Niaga Manajer Unit Pelayanan Staff Pemasaran Call Center 123 Website Perencanaan Implementasi Sosialisasi Eksternal PLN Interrnal PLN
Terkait dengan bidang pemasaran produk, promosi, dan sosialisasi maka surat yang telah diberikan kepada GM didisposisikan kepada Manajer Bidang (MB) Niaga PLN Disjaya.
MB Niaga pun juga memiliki dua cara dalam mendisposisikan surat tersebut, yaitu :
1. Langsung didisposisikan kepada Manajer Area dan langsung melakukan sosialisasi.
Dalam cakupan Manajer Area ini, sosialisasi dilakukan dapat dilakukan secara individual maupun bekerjasama dengan media.
Sosialisasi yang dilakukan tanpa bantuan media salah satunya adalah dengan melakukan mobil pemasaran keliling (Gb. 3.19) dan mobil Listrik Pintar (Gb. 3.20) dalam melakukan promosi kepada masyarakat di tempat-tempat yang telah ditargetkan.
Gb. 3.20 Mobil Pemasaran Keliling PLN Disjaya (Sumber: Bidang Niaga PLN Disjaya)
Gb.3.21 Mobil Listrik Pintar (Sumber: Dokumen pribadi)
2. Langsung didisposisikan kepada Manajer Bidang Niaga untuk diberikan ke semua DM Adminsitrasi Niaga PLN Disjaya.
Dalam proses ini, surat kerputusan promosi Listrik Pintar diberikan kepada DM Administrasi Niaga PLN Disjaya untuk selanjutnya disposisikan kembali sesuai dengan staff-staff terkait yang menangani pemasaran serta promosi.
Kemudian staff-staff terkait tersebut diwajibkan untuk menggunakan Listrik Pintar. Ini dilakukan agar masing-masing staff memahami terlebih dahulu penggunaan produk tersebut sebelum mengedukasi masyarakat dan mengajak masyarakat untuk menggunakannya. Jika dikira hampir semua pegawai telah menggunakan Listrik Pintar, kemudian hal ini disosialisasikan lebih
lanjut kepada pelanggan dengan membuat pemasaran keliling, event pameran, dll.
Cara kedua pelaksanaan sosialisasi ini adalah surat perintah dari PLN langsung diberikan melalui email kepada staff-staff terkait untuk kemudian langsung diimplementasikan oleh semua pegawai yaitu dengan melakukan kontak langsung dengan pelanggan atau disimpan dalam tempat penyimpanan informasi (storage).
3.2.3.1 Tipe strategi promosi bidang Niaga PLN Disjaya
Bidang Niaga PLN Disjaya memiliki dua tipe strategi promosi untuk mencapai target Listrik Pra Bayar pada saat itu (saat ini Listrik Pintar) yaitu strategi umum dan strategi khusus.
Beberapa cara yang telah dilakukan dalam strategi umum adalah a. Memberikan penawaran tambah daya gratis
b. Membuat event Go Grass, gerakan sejuta sambungan, Agresif
Marketing (Marketing yang dilakukan oleh angkatan muda PLN untuk
mendapatkan pelanggan dari masing-masing unit)
c. Pemasaran keliling yang dilakukan oleh PLN Disjaya dan Unit-unit Area, dan pameran-pameran yang berkerjasama dengan Humas, seperti pada saat itu adalah event car free day.
a. Memberikan pemebekalan mengenai segala sesuatu tentang Listrik Pintar kepada setiap pegawai PLN misalnya seperti yang dimaksud oleh Pintar, bagaimana memasarkannya, keunggulan dari listrik pintar, dll.
b. Melakukan pemasaran keliling yang dibantu oleh frontliner, seperti mengajak pelanggan untuk membuka payment point untuk mempermudah layanan listrik mereka.
c. Menyelenggarakan beberapa event pameran di tempat-tempat yang memiliki kegiatan serupa sesuai dengan pemasaran ini.
Mengingat pada saat Listrik Pra Bayar jangka waktu sosialisasi cukup ketat dan permintaan pelanggan meningkat, PLN Disjaya memiliki beberapa kiat dalam menangggulangin hal tersebut. Kiat tersebut dibagi menjadi dua segi, yaitu segi teknis dan segi administrasi.
a. Segi teknis
Menambah pengadaah KWH Meter dengan melakukan pembelian dengan jumlah yang lebih banyak, yang dalam sekali pengadaan mengahasilkan 60.000 KWH meter yang selanjutnya didistribusikan ke area-area PLN Disjaya.
b. Segi Administrasi
1. Melakukan sosialisasi yang bersifat meyakinkan masyarakat bahwa alat semacam ini belum ada yang menggunakannya dan PLN telah menggunakannya untuk system penggunaan Listrik di Indonesia, 2. Menstandardisasi sistem KWH Meter sesuai dengan standar
Internasional yang system tersebut digunakan pula di Afrika Selatan, 3. Membawa panel Listrik Pintar dalam sebuah event dan langsung
melakukan simulasi kepada pelanggan, dan cara terakhir dengan memeberikan sosialisasi berupa keunggulan-keunggulan Listrik Pintar di masyarakat.
3.2.3.2 Peran Call Center 123 dan Website PLN dalam promosi Listrik Pintar
Bidang Niaga tidak bekerja sendiri dalam melakukan pemasaran tersebut, selain dibantu pula oleh Humas, bidang Niaga juga dibantu oleh media pendukung lainnya yang ada di PLN Disjaya, seperti Call Center 123 dan Website PLN.
a. Call Center 123
Peran Call Center 123 PLN sejauh ini berusaha menampung beberapa keluhan mengenai Listrik Pintar dan mencoba memberikan solusi terkait dengan masalah yang dialamai pelanggan tersebut. Dan cara kedua adalah melakukan direct
selling dengan menyisipkan sedikit promosi Listrik Pintar di akhir
pelanggan melakukan pengaduan melalui telepon Call Center 123.
b. Website PLN
Sedangkan peran website PLN adalah memberikan info-info dengan memberikan gambaran banner, spanduk Listrik Pintar di
website PLN, serta memberikan link tersendiri dari produk Listrik
Pintar, seperti di bawah ini (Gb. 3.22)
Gb. 3.22 Pemasangan Iklan Listrik Pintar di website PLN Disjaya (www.pln.co.id)
3.3 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis antara lain dibagi menjadi dua yaitu data primer dan data sekunder.
3.3.1 Data Primer
Data Primer adalah data asli yang dikumpulkan sendiri oleh periset untuk menjawab masalah risetnya secara khusus. Data ini tidak tersedia, sebab sebelumnya belum pernah ada riset sejenis atau hasil riset sejenis sudah kadaluwarsa. Jadi periset perlu melakukan pengumpulan/pengadaan data sendiri (Bachri, 2010: 38).
Dalam penelitian ini, data primer yang digunakan adalah wawancara mendalam (depth interview) dan obeservasi.
3.3.1.1 Wawancara mendalam (in-depth interview)
Wawancara merupakan metode yang digunakan untuk memperoleh informasi secara langsung, mendalam, tidak terstruktur, dan individual. Dalam wawancara, responden ditanyai oleh pewawancara untuk mengungkapkan perasaaan, motivasi, sikap, atau keyakinannya terhadap suatu topik pemasaran. (Malhotra, 2004).
Selain definisi diatas, Turner (2008: 83) mendefinisikan wawancara mendalam (depth interview) adalah seperti survei, metode yang memungkinkan pewawancara untuk bertanya kepada responden dengan
harapan untuk memperoleh informasi mengenai fenomena yang ingin diteliti.
Metode kualitatif juga didefinisikan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang dapat diamati (Bogdan & Taylor, 1975 dalam buku Moleong (2004:3)
Dalam penelitian ini, yang bertindak sebagai responden dalam wawancara yang dilakukan oleh penulis antara lain:
1. Bapak Irwan Darwin, Deputi Manajer Humas dan Bina Lingkungan 2. Ibu Chandrasona, Supervisor Humas
3. Ibu Andrilia Zulni, Assistant Analyst Humas
4. Bapak Suharmiko, Assistant Bisnis Proses Pelanggan bidang Niaga
5. Bapak M. Julnansyah. N, AF Sistem Carter
3.3.1.2 Observasi
Pengumpulan data melalui observasi dijalankan dengan mengamati dan mencatat perilaku orang, obyek, atau kejadian-kejadian melalui cara yang sistematik (Malhotra, et.al, 1996 dalam buku Aplikasi Praktis Riset Pemasaran, (Istijanto,2005: 11)
Observasi adalah seluruh kegiatan pemgamatan terhadap suatu obyek atau orang lain. Seperti ciri-ciri, motivasi. Perasaan-perasaaan dan itikad orang lain (Rangkuti, 2007 : 42).
Observasi juga berarti peneliti berada bersama partisipan. Jadi peneliti bukan hanya sekedar numpang lewat. Berada bersama akan membantu peneliti memperoleh banyak informasi yang tersembunyi dan mungkin tidak terungkap selama wawancara. (Conny R. Semiawan, 2010 : 112).
3.3.2 Data Sekunder
Sesuai dengan arti kata sekunder (bahasa Inggris “secondary”) yang bverarti kedua-bukan secara langsung dari sumbernya- data skeunder dapat didefinisikan sebagai data yang telah dikumpulkan pihak lain, bukan leh periset sendiri, untuk tujuan lain. Artinya, periset adalah “tangan kedua” yang sekedar mencatat, mengakses, atau meminta data tersebut (yang kadang sudah berwujud informasi) ke pihak lain yang telah mengumpulkannya di lapangan (Istijanto, 2005: 33).
Fungsi data sekunder ini digunakan untuk mendukung data primer. Dalam penelitian ini data sekunder yang digunakan berupa dokumentasi foto, laporan per semester yang ada di perusahaan, publikasi yang ada di media cetak dan elektronik.
3.3.3 Teknik Validasi
Dalam penelitian kualitatif peneliti harus berusaha mendapatkan data yang valid untuk itu dalam pengumpulan data peneliti perlu mengadakan validitas data agar data yang diperoleh tidak invalid (cacat) (Bachri,2010). Dalam penelitian ini, teknik validitas data yang digunakan adalah triangulasi.
Triangulasi adalah suatu pendekatan analisa data yang mensitesa data dari berbagai sumber (Bachri, 2010: 55). Menurut Institute of Global
Tech dalam Jurnal “Meyakinkan Validitas Data Melalui Triangulasi Pada
Penelitian Kualitatif (Bachri, 2010) menyatakan triangulasi mencari dengan cepat data yang sudah ada dalam memperkuat tafsir dan meningkatkan kebijakan serta program yang berbasis pada bukti yang telah tersedia. Dengan cara menguji informasi dengan mengumpulkan data melalui metode berbeda, oleh kelompok berbeda dan dalam populasi berbeda.
Berbeda dengan definisi di atas, Menurut Wilam Wiersma dalam Sugiyono (dalam jurnal Bachri, 2010), menyatakan bahwa triangulasi adalah:
“Triangulation is qualitative cross-validation. It assesses the
sufficiency of the data according to the convergance of multiple data source or multiple data collection procedures”.
Maksud dari pernyataan Wiliam, triangulasi dalam pengujian kredibilitas ini diartikan sebagai pengecekkan data dari berbagai sumber
dengan berbagai cara dan berbagai waktu, sehingga triangulasi dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yakni (Bachri, 2010: 55-56):
1. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber berarti membandingkan mencek ulang derajat kepercayaan suatu informasi uang diperoleh melalui sumber yang berbeda (Bachri, 2010: 56).
Contoh:
Dalam penelitian perilaku murid, maka triangulasi yang diteliti seperti di bawah ini:
Guru Teman
Orangtua
2. Triangulasi teknik pengumpulan data (Metode)
Triangulasi metde adalah usaha mencek keabsahan data, atau mencek keabsahan temuan penelitian. Triangulasi metode dapat dilakukan dengan menggunakan lebih dari satu teknik pengumpulan data untuk mendapatkan data yang sama (Bachri, 2010: 57).
Contoh:
Wawancara Observasi
Kuesioner/ Dokumentasi
3. Triangulasi waktu
Triangulasi waktu digunakan untuk validitas data yang berkaitan dengan perubahan suatu proses dan perilaku manusia, karena perlikau manusia mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Untuk mendapatkan data yang sahih melalui observasi peneliti perlu mengadakan pengamatan tidak hanya satu kali pengamatan saja (Bachri, 2010: 56).
Contoh:
Siang Sore
Pagi
3.3.4 Teknik Analisis Data
Menurut Miles dan Huberman (1984) dalam buku Penelitian Komunikasi Kualitatif oleh Pawito, teknin analisis data ini pada dasarnya terdiri dari tiga kmpnen: reduksi data (data reduction), penyajian data (data
display), dan penarikan serta pengujian kesimpulan (drawing and verifying
cnclusions) (Punch,1998:202-204 dalam Pawito, 2007: 104).
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah reduksi data (data reduction). Alasan peneliti memilih reduksi data karena reduksi data (data reduction) bukan asal membuang data yang tidak diperlukan, melainkan merupakan upaya yang dilakukan oleh peneliti
selama analisis data dilakukan dan merupakan langkah tak terpisahkan dari analisis data (Pawito, 2007: 104).
3.4 Permasalahan yang ada
Suatu program yang dijalankan oleh perusahaan dalam proses pelaksanaannya pasti terdapat kendala ataupun masalah, baik yang berasal dari Humas maupun bidang Niaga PLN Disjaya.
Dalam pelaksanaan sosialisasi Listrik pintar, menurut Ibu Chandrasona selaku Supervisor Humas PLN Disjaya masalah yang sering ditemui antara lain:
a. Jangkauan sosialisasi yang kurang luas yang menyebabkan terbatasnya ruang lingkup proses sosialisasi yang dilakukan.
b. Publikasi yang dilakukan Humas PLN Disjaya hanya terbatas media lokal. Media yang digunakan kurang tepat mecapai target karena tidak memiliki wewenang untuk melakukan publikasi yang lebih luas (iklan), karena scope wilayah PLN Disjaya hanya terbatas daerah Jakarta dan Tangerang.
c. Humas PLN tidak dapat mengukur feedback dari hasil sosialisasi yang telah dilakukan kepada masyarakat karena kurangnya evaluasi yang mendalam saat COC (Code of Conduct) dengan para pegawai.
Dalam bidang Niaga PLN, menurut bapak Suharmiko selaku Assistant Bisnis Proses Pelanggan masalah yang dihadapi ketika melakukan promosi adalah:
a. Banyaknya masyarakat yang kurang paham mengenai Listrik Pintar b. Banyaknya isu/ pengaruh negatif yang tersebar dikalangan masyarakat
sehingga mempengaruhi masyarakat lain
c. Segementasi pelanggan dalam promosi seperti pameran hanya terbatas untuk segmentasi tertentu
d. Sumber Daya yang terbatas ketika melakukan promosi tidak langsung e. Kegiatan yang akan diselenggaraan kurang disosialisasikan kepada
masyarakat
3.5 Alternatif pemecahan masalah
Melihat permasalahan yang ada saat ini dalam sub. Bidang Humas dan bidang Niaga PLN Disjaya, maka masing-masing bidang yang terkait dalam penelitian ini memberikan solusi sebagai alternatif dari pemecahan masalah yang ada.
Menurut Ibu Chandrasona selaku Supervisor Humas PLN Disjaya, alternatif pemecahan dari masalah yang ada diatas adalah
a. memperluas media dengan mencoba menggunakan media lain yang belum pernah digunakan,
b. melakukan evaluasi sejauh mana masyarakat mengetahui sosialisasi yang dilakukan misalnya dengan menggunakan survei, namun karena Humas PLN Disjaya belum bisa menggunakan survei maka saat ini hanya bekerjasama dengan program Bina Lingkungan PLN Disjaya yaitu Sahabat PLN.
Dan menurut bapak Suharmiko selaku Assistant Bisnis Proses Pelanggan yang mewakili bidang Niaga, permasalahan yang ada dalam sub bab sebelumnya dapat diatasi dengan melihat berdasdarkan case per case, seperti misalnya
a. Pelanggan kurang mendapatkan sosialisasi Listrik Pintar maka PLN harus tetap melakukan sosialisasi
b. Melakukan sedikit penekanan edukasi dan pengertian yang persuasif untuk menghilangkan persepsi negatif pemikiran pelanggan yang terpengaruh dengan pelanggan lain harus
c. Memberikan pengetahuan seperti pembekalan kepada para juru penerang/
crew yang menjadi informan ketika sosialisasi
d. Harus memberikan image positif mengenai produk Listrik Pintar itu melalui sosialisasi yang positif dan juga pembuktian yang positif agar tindakan itu dapat diterima secara positif pula, misalnya melakukan pendekatan kepada masyarakat dengan mendekatkan dengan RT setempat lalu memberikan informasi kepada pelanggannya misalnya seperti yang dilakukan saat ini bekerjasama melalui program Sahabat PLN yang berusaha menciptakan
kampung binaan, PLN memberikan bantuan berupa pot, tanaman, bak sampah dll.
Melihat permasalahan dan alternatif yang telah dijelaskan oleh informan diatas, maka dalam penelitian ini penulis akan berusaha memberikan solusi sebagai alternatif pemecahan masalah yang akan dibahas lebih lanjut di dalam bab V.
