M Imam Mulyantono
Kepala Pusat Data dan Informasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Yogyakarta, 17 November 2020 BADAN SIBER
DAN SANDI NEGARA
PENGERTIAN ARSIP
UU No. 43/2009
ARSIP
adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan
perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
ISO 15489 : 2016
INFORMASI
yang
diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai
bukti
dan
aset
oleh organisasi atau
perorangan, dalam rangka memenuhi
kewajiban hukum
atau dalam
transaksi kerja/bisnis
.
(Information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business)
SISTEM KERJA PEMERINTAH SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (SIKD) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS (SIKS)
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN)
SUMBER DAYA
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN)
SISTEM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL (SPKN)
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
(JIKN)
KEBIJAKAN KEARSIPAN PEMBINAAN KEARSIPAN
TUJUAN PENYELENG-GARAAN KEARSIPAN CITA-CITA & TUJUAN NASIONAL NKRI SISTEM KERJA NON-PEMERINTAH
(Satu Arsip Autentik Indonesia)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA: Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
PENCIPTA ARSIP (K/L/D/PTN/BUMN/BUMD): Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Penciptaan Penggunaan Pemeliharaan Penyusutan Penggunaan Pemeliharaan Penyusutan
LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI/Daerah/PTN): Sistem Pengelolaan Arsip Statis
Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses Arsip Vital Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Statis Unit Pengolah Unit Kearsipan Lembaga Kearsipan Data Arsip Pencipta Arsip “Data Kearsipan Nasional” Informasi Arsip Pencipta Arsip Data Arsip Lembaga Kearsipan Informasi Arsip Lembaga Kearsipan “Informasi Kearsipan Nasional”
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN)
Fungsi SKN:a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan;
b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
KEBIJAKAN & PEMBINAAN KEARSIPAN
Pelayanan & Pemanfaatan Arsip Lembaga Kearsipan Pelayanan Informasi Publik Badan Publik Pelayanan & Pemanfaatan “Arsip Nasional” UU 43/2009: KEARSIPAN
Sistem Pengelolaan
Dokumen Kerja Pemerintah
Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Fungsi SIKN:
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara;
c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak; d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
Fungsi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN):
a. meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; b. meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat;
c. meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
(SIKN)
Sistem Pengelolaan Dokumen Kerja Non-Pemerintah PENCIPTA ARSIP (K/L/D/PTN/BUMN/BUMD) LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI/Prov/Kab/Kota/PTN) UU 43/2009: KEARSIPANPEMBANGUNAN DAN PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
telah dilakukan oleh ANRI sejak tahun 2009.
Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan
Statis (SIKS)
Peraturan Kepala ANRI No. 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)
Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan
Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional (JIKN)
Peraturan Kepala ANRI No. 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)
➢ Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik
➢ Untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi
sistem pemerintahan berbasis elektronik diperlukan tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan berbasis elektronik secara nasional;
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE
adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi
dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
Pembangunan &
Pengembangan Aplikasi Umum
Pembangunan & Pengembangan Infrastruktur SPBE Nasional
KEARSIPAN DALAM PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
a. Rencana Induk SPBE Nas; b. Arsitektur SPBE;
c. Peta Rencana SPBE; e. Proses Bisnis;
f. Data dan informasi; g. Infrastruktur SPBE; h. Aplikasi SPBE;
i. Rencana & anggaran SPBE; j. Keamanan SPBE;
k. Layanan SPBE.
S P B E
1. Tata Kelola SPBE
2. Manajemen SPBE
3. Audit TIK
4. Penyelenggara SPBE
5. Percepatan SPBE
6. Pemantauan & Evaluasi SPBE
a. Layanan administrasi
pemerintahanberbasis elektronik b. Layanan publik berbasis
elektronik. Layanan SPBE
Pasl 43 (1):
Bidang perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan barang dan jasa, kepegawaian, kearsipan, pengelolaan barang milik negara, pengawasan,
akuntabilitas kinerja, dan layanan lain sesuai dengan kebutuhan internal birokrasi pemerintahan.
a. perencanaan; b. penganggaran;
c. pengadaan barang dan jasa pemerintah;
d. akuntabilitas kinerja;
e. pemantauan dan evaluasi; f. kearsipan;
g. kepegawaian; dan
PENERAPAN KEARSIPAN BERBASIS ELEKTRONIK
KETERPADUAN PROSES BISNIS
PENGELOLAAN ARSIP >>> sesuai ketentuan per-UU-an
INTEGRASI
LAYANAN KEARSIPAN
>>> antar-Instansi Pusat & Pemda
Bagi pakai arsip dan informasi kearsipan
>>> dalam Instansi Pusat, dalam Pemda, dan/atau antar-Instansi Pusat dan Pemda
>>> oleh Instansi Pusat & Pemda
Basisdata terintegrasi kearsipan terintegrasiSistem aplikasi
KEARSIPAN DALAM PERPRES
NO. 95/2018 TENTANG SPBE
EFISIENSI ADMINISTRASI PEMERINTAHAN &Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis penerimaan pengiriman naskah SIKN / JIKN Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Statis Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Statis Penyerahan Arsip statis Penyerahan Arsip statis
INTEGRASI LAYANAN KEARSIPAN
Bagi pakai arsip/informasi kearsipan Basisdata kearsipan terintegrasi Sistem aplikasi kearsipan terintegrasi
penyampaian dan penggunaan data/informasi kearsipan dinamis/statis
Aplikasi
Umum/Khusus yang Menghasilkan Arsip
Penyampaian data/arsip Penyampaian data/arsip
Aplikasi
Umum/Khusus yang Menghasilkan Arsip
KERANGKA KEBIJAKAN APLIKASI SRIKANDI
PERPRES 95/2018 - SPBE Pasal 36 (1)
Aplikasi Umum ditetapkan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara.
KEPPRES 103/2001
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, SOTK LPNK diubah terakhir dengan Perpres 145/2015
Pasal 9:
ANRI mempunyai kewenangan penetapan sistem informasi di bidangnya.
Aplikasi
SIKD
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)KEPUTUSAN MENTERI PAN & RB
Nomor 679 Tahun 2020 Tentang
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
Aplikasi
SRIKANDI
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) PERATURAN KEPALA ANRI
Nomor 15 Tahun 2009 Tentang
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis
Dikembangkan sesuai persyaratan SPBE
TAHAPAN PENGEMBANGAN
APLIKASI SPBE LAYANAN KEARSIPAN
2020
Pengembangan
Aplikasi Umum Bidang
Kearsipan Dinamis
(AUBKD)
2021
Pengembangan
Aplikasi Umum Bidang
Kearsipan Statis
(AUBKS)
2021
Pengembangan
Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Nasional
(SIKN) dan Jaringan
Informasi Kearsipan
PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN
APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS
Pembangunan & pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) oleh ANRI
(2009-2019)
Penerapan “e-Arsip”
(Aplikasi SIKD) di K/L/D sebagai Output Prioritas
Nasional pada Pengarusutamaan Tata Kelola Pemerintahan yang
Baik dalam RPJMN
2015-2019
Pengembangan aplikasi
SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sesuai amanat percepatan dalam
Perpres No 95 Th 2018 tentang SPBE
(2019-2020)
Penerapan “e-Arsip
Terintegrasi” (Aplikasi
SRIKANDI) di Instansi Pemerintah sebagai Output Prioritas Nasional
dalam RPJMN
2020-2024
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Penyusunan proses bisnis dan
data/informasi pengelolaan arsip
dinamis
PERAN PADA PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN SRIKANDI
Koordinasi dan regulasi
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI
BIROKRASI
Pengembangan
aplikasi dan penyediaan infrastruktur TIK
KEMENTERIAN
KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
BADAN SIBER DAN SANDI NEGARA
Pengamanan
aplikasi dan sertifikasi elektronik
1. Persyaratan
Proses Bisnis;
2. Persyaratan
Data;
3. Persyaratan
Teknologi Informasi dan Komunikasi; dan
4. Persyaratan
Keamanan
SPBE.
PERSYARATAN
APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS
FITUR “POPULER”
SRIKANDI
Aplikasi berbasis cloud & disimpan di Pusat Data Nasional (arsip.go.id) sehingga
instansi tidak perlu menyediakan infrastruktur
sendiri
Pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah dinas antar-instansi dapat dilakukan secara elektronik
setiap saat
Pengelolaan naskah dinas sebagai arsip dapat dilakukan secara lebih
mudah oleh unit kerja
Bagi pakai arsip lintas unit kerja/instansi dapat berlangsung lebih cepat,
“APLIKASI SEJENIS”
APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS
Perpres No. 95 Tahun 2018 Pasal 37
:
(1) Setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah
harus
menggunakan Aplikasi Umum.
(2) Dalam hal Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah tidak menggunakan Aplikasi Umum, Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah
dapat menggunakan aplikasi sejenis
dengan Aplikasi Umum.
(3) Dalam menggunakan aplikasi sejenis sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Instansi Pusat dan Pemerintah
Daerah harus:
a. telah mengoperasikan aplikasi sejenis
sebelum Aplikasi Umum ditetapkan
;
b. melakukan
kajian biaya dan manfaat
terhadap penggunaan dan pengembangan aplikasi sejenis;
c. melakukan
pengembangan aplikasi sejenis
yang disesuaikan dengan Proses Bisnis dan fungsi pada
Aplikasi Umum; dan
d. mendapatkan
pertimbangan dari menteri
yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
komunikasi dan informatika.
[ 1 ]
PERSYARATAN
PROSES BISNIS
[ 2 ]
PERSYARATAN DATA
[ 3 ]
PERSYARATAN TEKNOLOGI
INFORMASI & KOMUNIKASI
A. PERSYARATAN UMUM
1. AUBKD dapat diakses melalui teknologi berbasis web dan mobile. 2. AUBKD menjadi milik negara.
3. AUBKD didaftarkan dan disimpan pada repositori Aplikasi Umum.
4. Penerapan AUBKD mematuhi kebijakan, peraturan, dan/atau standar yang terkait dengan: a. manajemen resiko SPBE;
b. manajemen keamanan informasi; c. manajemen layanan SPBE;
d. manajemen perubahan; e. audit TIK; dan
f. infrastruktur SPBE yang mencakup pusat data, jaringan intra pemerintah AUBKD, dan sistem penghubung layanan pemerintah.
5. Kerangka kerja (framework) pembangunan/pengembangan AUBKD mengacu pada kerangka kerja dalam Arsitektur SPBE Nasional.
B. PERSYARATAN TEKNIS
1. Penggunaan Infrastruktur
a. AUBKD ditempatkan dan dijalankan di Pusat Data Nasional.
b. AUBKD dapat diakses dalam waktu 24 jam sehari dan 7 hari seminggu (24/7) dengan tingkat ketersediaan 99,75% dalam setahun.
c. AUBKD memiliki sumber daya komputasi yang cukup.
d. AUBKD memiliki alokasi media penyimpanan (storage) yang cukup. e. AUBKD dijalankan pada platform yang menjamin keandalan tinggi. f. AUBKD memiliki sistem cadangan (backup system).
g. AUBKD dapat diakses melalui Jaringan Intra Pemerintah dan Jaringan Intra Instansi Pusat/Pemerintah Daerah untuk keamanan transmisi data.
B. PERSYARATAN TEKNIS (lanjutan)
2. Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Umum
a. AUBKD dirancang dengan memperhatikan skalabilitas dan performa untuk mengakomodasi pertumbuhan jumlah akses dan data.
b. AUBKD dirancang dengan komponen-komponen yang bersifat modular pada data, logika komputasi, dan antarmuka.
c. AUBKD dibangun/dikembangkan dengan mengutamakan penggunaan teknologi kode sumber terbuka. d. Penggunaan teknologi kode sumber terbuka pada AUBKD mempertimbangkan keandalan, performa,
keberlangsungan, dan keamanan.
e. Penggunaan teknologi kode sumber terbuka pada AUBKD memastikan penerapan versi terkini. f. Perubahan kode sumber dicatat dalam arsip rekam jejak (log file) untuk menjaga keterlacakan.
g. Lisensi yang digunakan pada AUBKD tidak membatasi jumlah dan jenis pengguna, jumlah perangkat, jumlah sumber daya, ukuran data, dan wilayah geografis.
h. AUBKD yang dibangun/dikembangkan oleh pihak ketiga baik sebagian maupun keseluruhan memiliki perjanjian (kontrak) yang menjamin terjaganya keamanan data, keamanan aplikasi, kesesuaian lisensi, transfer pengetahuan dan teknologi, dan serah terima dokumentasi secara lengkap.
B. PERSYARATAN TEKNIS (lanjutan)
3. Penerapan Interoperabilitas
a. AUBKD memiliki fasilitas interoperabilitas melalui antarmuka pemrograman aplikasi (Application Programming Interface) untuk integrasi layanan.
b. Interoperabilitas data pada AUBKD memiliki skema data/metadata yang mencakup format data, pemeriksaan kesalahan, dan catatan jejak aktivitas.
4. Uji Coba Aplikasi Umum
a. AUBKD dilakukan uji fungsi, uji integrasi, uji beban, dan uji keamanan.
b. Pengujian AUBKD dilakukan dengan platform, perangkat, dan kecepatan koneksi data yang berbeda. 5. DokumentasiAUBKD:
a. dokumentasi sistem yang terdiri atas:
1) dokumentasi arsitektur; 4) dokumentasi desain keamanan; 2) dokumentasi desain proses bisnis; 5) dokumentasi kode sumber; dan
3) dokumentasi desain data; 6) dokumentasi panduan administrator dan pengembang (developer); b. dokumentasi pengguna yang terdiri atas:
1) dokumentasi panduan pengguna;
C. PERSYARATAN PELAYANAN APLIKASI UMUM
1. Pelayanan Pengguna
a. Pelayanan pengguna untuk bantuan proses bisnis AUBKD dilakukan oleh instansi pemilik proses bisnis dari AUBKD.
b. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis AUBKD dilakukan oleh instansi pengembang (developer) AUBKD. c. Pelayanan pengguna untuk bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD disediakan dalam bentuk helpdesk.
d. Helpdesk untuk layanan bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD menyediakan Soal Sering Ditanya (Frequently Asked Questions).
e. Helpdesk untuk layanan bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD menyediakan berbagai pilihan saluran sesuai dengan persyaratan pengguna.
C. PERSYARATAN PELAYANAN APLIKASI UMUM (lanjutan)
2. Pengoperasian Aplikasi Umum
a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan perawatan oleh instansi pengembang (developer). b. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan perawatan terhadap:
1) perbaikan kesalahan aplikasi;
2) perubahan persyaratan proses bisnis; 3) perubahan persyaratan data;
4) perubahan teknologi pendukung; atau 5) peningkatan keamanan;
c. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan penyalinan (backup) data secara berkala. d. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan audit TIK secara berkala.
D. PERSYARATAN MANAJEMEN SPBE
1. Manajemen Resiko SPBE
Manajemen Risiko SPBE diterapkan pada pembangunan, pengembangan, dan manajemen layanan AUBKD. 2. Manajemen LayananAplikasi Umum
Manajemen layanan AUBKD didukung dengan rencana keberlangsungan bisnis (business continuity plan). 3. Manajemen Perubahan SPBE
[ 4 ]
PERSYARATAN
KEAMANAN SPBE
A. Autentikasi
B. Manajemen Sesi C. Kontrol Akses D. Validasi Input
E. Kriptografi Pada Verifikasi Statis F. Pencatatan Aktivitas (Log)
G. Penanganan Kesalahan H. Proteksi Data
I. Keamanan Komunikasi
J. Kontrol Kode Berbahaya (Malicious Code) K. Logika Bisnis (Business Logic)
L. Berkas (File)
M. Keamanan Antarmuka Pemrograman Aplikasi (Application Programming Interface) Dan Layanan Berbasis Web (Web Service)
N. Keamanan Konfigurasi O. Aplikasi Seluler
NORMA, STANDAR, PROSEDUR, DAN KRITERIA (NSPK)
TERKAIT PENERAPAN APLIKASI SRIKANDI
➢
Pedoman Penerapan Aplikasi SRIKANDI
➢
Pedoman Tata Naskah Dinas yang Mencakup Format Elektronik
RENCANA PENERAPAN
OLEH INSTANSI PUSAT
PEMERINTAH DAERAH
RPJMN 2020-2024:
Target Penerapan e-Arsip Terintegrasi dengan Aplikasi SRIKANDI
OUTPUT PRIORITAS NASIONAL INDIKATOR INDIKASI TARGET JUMLAH 2020 2021 2022 2023 2024 Penerapan e-Arsip Terintegrasi Jumlah Instansi Pemerintah yang Menerapkan e-Arsip Terintegrasi 75 167 171 168 122 703 Catatan:
- Target per tahun dapat berubah sesuai ketersediaan anggaran namun tidak mengurangi target keseluruhan dalam lima (5) tahun.
- Capaian target per tahun dipengaruhi oleh banyak unsur sebagaimana disebutkan dalam Perpres 95/2018 tentang SPBE.
