BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Tinjauan Organisasi

Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan, tempat dimana penulis menganalisa kebutuhan pengguna sistem untuk Tugas Akhir ini.

3.1.1. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : Sudin Pemadam Kebakaran Jakarta Selatan

Berdiri : MASA 1975 – 1980Perubahan berikutnya terjadi dengan diterbitkannya SuratKeputusan Gubernur KDH DKI Jakarta No.BIII-b.3/1/5/1975

Alamat Kantor :Jl. Baru Pasar Jumat

Telepon :75818117,7515054, 7694519, 7500113

Visi : Terciptanya Rasa Aman Masyarakat dari Kebakaran dan Bencana Lain

Misi : 1. Memberikan Pelayanan Prima dalam Bidang Pencegahan, Pemadaman, dan Penyelamatan

2. Meningkatkan Ketahanan Lingkungan bersama Masyarakat 3. Meningkatkan Kerjasama dengan Instansi Terkait

(2)

3.1.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Sudin Pemadam Kebakaran Jakarta Selatanmerupakan gambaran tanggung jawab, tugas serta wewenang dalam melaksanakan proses bisnis dalam memperoleh suatu tujuan kerja. Disisi Penulis hanya akan menggambarkan struktur organisasi sesuai dengan data yang ada yaitu sebagai berikut :

KASUDIN KaSub Bag TU Bagian kepegawaian Bagian Keungan Bagian Program dan Anggran Kasie Operasi Kasie Pencegahan Kasie Penyelamatan KaSektor Bagian Sektor Damkar Anggota Pemadam Kasie Sarana

(3)

3.1.3. Tugas dan Wewenang Divisi

Berikut adalah tabel uraian tugas dari divisi-divisi yang terlibat dalam pelaksanaan tugas di Damkar wilayah Jakarta Selatan :

A. KASUDIN

1. Menyusun Program / rencana Kerja Dinas Pemadam Kebakaran berdasarkan kebutuhan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku. 2. Melakukan koordinasi yang diperlukan antar Instansi / Lembaga terkait sesuai dengan

ketentuan dan peraturan Perundang – undangan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

B. Kasub Bag T U terdiri dari:

1. Bagian Keuangan Melaksanakan penyusunan rencana, program dan pelaporan serta pembinaan organisasi dan tata laksana,Melaksanakan pengelolaan administrasi Keuangan.

2. Bagian Program dan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan urusan penyiapan bahan penyusunan program dan anggaran, Menghimpun, menyusun dan menelaah Rencana Kerja dan anggaran seluruh unit kerja

3. Bagian Kepegawaian Menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian, Mengelola kenaikan pangkat. Membuat usulan kenaikan pangkat / jabatan baik struktural maupun fungsional bagi yang telah memenuhi persyaratan dan Menyediakan syarat-syarat yang diperlukan untuk kenaikan pangkat dari pegawai yang bersangkutan.

C. Kasie Pencegahan Kebakaran

1. Menentukan persyaratan teknis sistem proteksi kebakaran pada bangunan gedung dan lingkungan Melaksanakan Penyuluhan Pencegahan dan Penaggulangan Kebakaran. 2. Menerima dan meneliti berkas – berkas permohonan ijin yang berhubungan dengan

persyaratan Pencegahan Kebakaran D. Kasie Operasi

1. Rencana Operasi pemadam kebakaran, 2. Bantuan Operasi Penanggulangan Bencana, 3. Pengendalian Operasi.

(4)

E. Kasie Sarana

1. Pengadaan Pergudangan dan Distribusi,Pengendalian Sarana. Mengatur penyaluran peralatan operasional sesuai dengan kebutuhan masing – masing unit.

2. Melakukan penyimpanan persediaan peralatan Operasional Pemadam Kebakaran F. Kasie Penyelamatan

1. Penanggulangan Bencana transportasi dan bangunan runtuh, 2. Penanggulangan Bencana air dan ketinggian

3. Penanggulangan Bencana darurat, medical responder, dan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)

G. Kasie Sektor

1. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya untuk dilaksanakan berdasarkan ketentuan,

2. Memberi bimbingan dan petunjuk kepada bawahan dibidang tugasnya agar tercapai keserasian dan kebenaran tugas Pemadam Kebakaran .

3. Membawahi Sektor Masing-masing

4. Bagian Sektor DamkarMelakukan koordinasi yang diperlukan antar Kasie sektor dan bagian kepegwaian untuk kelancaran administrasi tugas anggota pemadam kebakaran. H. Anggota

1. Melakukan Pelaksaan Teknis Pencegahan ,Pemadaman ,dan Penyelamatan penanggulangan Kebakaran

(5)

3.2. Analisa Sistem Berjalan

3.2.1. Flow Uraian Prosedur

Anggota

Staff Kepegawaian

Ka Subbag Tu

Mengusulkan Form dan syarat2 untuk keniakan

golongan

kirim ke staff sektor utk di cek kelengkapan

Kasudin

Staff sektor

Mencatat data anggo

ta usu lun keina kan golon gan Membuat Sk rekomendasi Tanda tangan Kirim ke staff Kep egwaia n utk di Golongkan Menyimpan dokumen BKD Kirim Rekomendasi sk Usuluan kenaikan Golongan

kirim ke Kasuba g T U u ntuk di buatkan Re kmendasi SK

Gambar 3. 2 Flow Uraian Prosedur

Aplikasi Pengolahan Data Kenaikan Golongan Anggota Damkar Wilayah Jakarta Selatan merupakan sistem yang mempermudah pengolahan data kenaikan golongan anggota yang dimiliki oleh Damkar wilayah Jakarta Selatan. Sesuai dengan sistem yang berjalan saat ini di Damkar wilayah Jakarta Selatan, pengolahan data kenaikan golongan anggota mencakup pengajuan kenaikan pangkat setiapanggota, pemrosesan data pengajuan pangkat, hingga pengelolaan data kepegawaian.

Berikut ini adalah prosedur pada sistem berjalan untuk aktivitas pengolahan data kenaikan golongan anggota pada Damkar wilayah Jakarta Selatan:

(6)

a. Proses Pengajuan Kenaikan Pangkat Anggota

Setiap anggota yang akan melakukan pengajuan kenaikan pangkat wajib untuk mengisi form kenaikan pangkat dan melampirkan syarat – syaratnya.

Ada 2 jenis kenaikan pangkat yang dapat ditempuh oleh anggota. Antara lain : 1. Reguler

Kenaikan pangkat secara reguler adalah kenaikan pangkat yang bisa didapat dengan masa kerja 4 tahun pada setiap golongan. Syaratnya adalah dengan melampirkan SKP (sasaran kerja pegawai),Surat Keterangan golongan terakhir, Kartu Pegawai, Surat Keterangan 80%, Surat Keterangan 100%, Ijazah Terakhir. Kenaikan pangkat jenis ini akan berurutan sesuai dengan tingkat pangkat yang ada.

2. Penyesuaian Ijazah

Kenaikan pangkat secara Penyesuaian Ijazah adalah kenaikan pangkat yang bisa didapat apabila pemohon sudah berada minimal di golongan II B atau diatasnya dengan masa jabatan 2 tahun di golongan tersebut. Syaratnya adalah dengan melampirkan SKP, SK golongan terakhir, bukti kelulusan ujian Dinas, Kartu Pegawai, Surat Keterangan 80%, Surat Keterangan 100%, Ijazah S1. Kenaikan pangkat jenis ini dapat melewati beberapa pangkat diatasnya dan langsung mencapai pangkat golongan III A .

Form pengajuan pangkat yang sudah diisi dan syarat – syarat pengajuan pangkat yang sudah dipenuhi oleh anggota diserahkan kepada Staff Sektor untuk diproses. Apabila Staff Sektor menyetujui pengajuan kenaikan pangkat tersebut, maka akan diteruskan kepada Staff Kepegawaian untuk diproses. Apabila Staff Kepegawaian menyetujui pengajuan kenaikan pangkat tersebut, maka akan diteruskan kepada Ka Sub Bag TU. Ka Sub Bagian TU akan membuat Dokumen Rekomendasi SK untuk diserahkan kepada Kasudin. Kasudin akan memproses Rekomendasi SK tersebut.

Apabila terdapat aktor yang tidak menyetujui pengajuan kenaikan pangkat tersebut, maka akan ada pemberitahuan kepada pihak yang mengajukan dan apabila aktor yang tidak menyetujui mempunyai atasan, maka data tersebut tidak akan diteruskan ke atasan.

(7)

3.2.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan

Mengajukan Kenaikan Pangkat Memproses Pengajuan Kenaikan Pangkat Membuat Rekomendasi SK Mengelola Data Pegawai Anggota Staff Sektor Staff Kepegawaian Kasubag TU Membuat Laporan

(8)

3.2.3. Use Case

Sistem BerjalanDeskripsi

Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.3 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

3.2.3.1 Use Case Mengajukan Kenaikan Pangkat

Tabel 3. 1 Tabel Use Case Mengajukan Kenaikan Pangkat

Use Case Name :

Mengajukan Kenaikan Pangkat

ID : UCSB Priority : High

Actor :Anggota Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Anggota mengajukan kenaikan pangkat pada sistem berjalan. Kenaikan pangkat dapat diajukan apabila anggota memenuhi persyaratan yang berlaku.

Pre-Conditions :

1. Anggota sebagai aktor yang melakukan input mempunyai form pengajuan kenaikan pangkatdan persyaratan – persyaratan yang ada.

Normal Conditions :

2. Anggota menentukan jenis kenaikan apa yang akan ditempuh 3. Anggota melakukan pengisian form

4. Anggota melengkapi persyaratan

5. Anggotamenyerahkan kepada Staff Sektor untuk disetujui

3.2.3.2 Use Case Memproses PengajuanKenaikan Pangkat

Tabel 3. 2 Tabel Use Case Memproses Kenaikan Pangkat

(9)

MemprosesKenaikan Pangkat

Actor :Staff Sektor, Staff Kepegawaian, Ka Sub Bag TU Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Staff Sektor, Staff Kepegawaian, Ka Sub Bag TUmemproses pengajuan kenaikan pangkat.

1. Terdapat form pengajuan kenaikan pangkat Normal Conditions :

UserApabila Staff Sektor tidak menyetujui form tersebut, maka form akan dicoret

dan dikembalikan kepada anggota.Level : Staff Sektor

2. StaffSektor mengecek form yang telah diisi anggota

3. Staff Sektor mengecek persyaratan yang telah diserahkan oleh anggota 4. Apabila Staff Sektor tidak menyetujui form tersebut, maka form akan

dicoret dan dikembalikan kepada anggota.

5. Apabila Staff Sektor menyetujui form tersebut, maka Staff Sektor akan membutuhkan tanda tangan pada form tersebut. Dan memberikannya pada Staff Kepegawaian

User Level : Staff Kepegawaian

6. Staff Kepegawaian mengecek form kenaikan pangkat yang telah diisi anggota

7. Staff Kepegawaian mengecek persyaratan yang telah diserahkan oleh anggota

8. Apabila Staff Kepegawaian tidak menyetujui form tersebut, maka form akan dicoret dan dikembalikan kepada staff sektor.

9. Apabila Staff Kepegawaian menyetujui form tersebut, maka Staff Sektor akan membutuhkan tanda tangan pada form tersebut. Dan memberikannya pada Ka Sub Bag TU

(10)

10. Ka Sub Bag TU mengecek form kenaikan pangkat yang telah diisi anggota

11. Ka Sub Bag TU mengecek persyaratan yang telah diserahkan oleh anggota

12. Apabila Ka Sub Bag TU tidak menyetujui form tersebut, maka form akan dicoret dan dikembalikan kepada staff kepegawaian.

13. Apabila Ka Sub Bag TU menyetujui form tersebut, maka Ka Sub Bag TU akan membutuhkan tanda tangan kasudin pada form tersebut.

3.2.3.3 Use Case Membuat Rekomendasi SK

Tabel 3. 3 Tabel Use Case Membuat Rekomendasi SK

Use Case Name :

Membuat Rekomendasi SK

ID : UCSB Priority : High

Actor :Ka Sub Bag TU Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Ka Sub Bag TU membuat rekomendasi SK berdasarkan pengajuan kenaikan pangkat yang telah diproses.

1. Terdapat berkas pengajuan kenaikan pangkat yang telah diproses. Normal Conditions :

2. Mengumpulkan dan mengelompokkan berkas pengajuan kenaikan pangkat sesuai dengan Golongan Usulan.

3. Membuat surat rekomendasi SK. 1 surat untuk setiap Gologan Usulan disertai lampiran dari berkas yang sudah dikelompokkan

(11)

3.2.4. Analisa Masukan

Berisi gambaran tentang masukan yang dibutuhkan oleh Aplikasi Pengolahan Data Kenaikan Golongan Anggota Damkar Wilayah Jakarta Selatan. Masukan yang dibutuhkan pada sistem berjalan adalah :

a. Nama Masukan : Proses Pengajuan Kenaikan Pangkat Anggota Sumber : Anggota

Fungsi : Input data pengajuan kenaikan pangkat anggota Media : file excel

Distribusi : Anggota,Staff Sektor, Staff Kepegawaian, KaSubBag TU, dan Kasudin

Frekuensi : Setiap ada anggota yang mengajukan kenaikan pangkat Volume : tidak tentu

Keterangan : Dibuat oleh anggota yang sudah disetujui oleh Staff Sektor, Staff Kepegawaian, Ka Sub Bag TU masing-masing dan dilakukan pencatatan secaramanual pada file excel. Hasil analisa : Kurang terdokumentasi dengan baik pada bagian Staff

Kepegawaian.Apabila anggota ingin mengajukan kenaikan pangkat, Staff Sektorharus membuka file riwayat kerja anggota sebelumnya untuk menentukan masa kerja Pegawai.

3.2.5. Analisa Keluaran

Berisi gambaran tentang keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi Aplikasi Pengolahan Data Kenaikan Golongan Anggota Damkar Wilayah Jakarta Selatan.. Keluaran yang dihasilkan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :

a. Nama Masukan : ProsesPembuatan Surat Rekomendasi SK Sumber : Ka Sub Bag TU

Fungsi : Pembuatan Surat Rekomendasi SK Media : file word

Distribusi : Kasudin

Frekuensi : Setiap ada kelolosan berkas pengajuan kenaikan pangkat Volume : tidak tentu

Keterangan : Dibuat oleh Ka Sub Bag TUsecara manual

(12)

TU. Ka Sub Bag TU harus mengelompokkan berkas berdasar golongan usulan sebelum pembuatan rekomendasi SK.

3.2.6. Analisa Masalah

Hasil analisa masalah pada sistem berjalan yang sudah diidentifikasi oleh penulis adalah sebagai berikut :

a. Lambatnya pencarian data Pegawai dan pemrosesan pengajuan serta perizinan kenaikan pangkat yang disebabkan oleh sistem yang diterapkan masih bersifat manual.

b. Lambatnya pembuatan rekomendasi SK yang dilakukan oleh Ka Sub Bag TU karena sistem yang masih bersifat manual

c. Kesulitan memonitor proses pengajuan kenaikan pangkat yang dialami oleh anggota dikarenakan sistem yang masih bersifat manual

3.3. Analisa Sistem Usulan

3.3.1. Identifikasi Kebutuhan Perbaikan

Identifikasi kebutuhan merupakan rangkuman dari hasil analisa pada sistem berjalan, di mana dalam analisa masalah sistem berjalan kita dapat menemukan beberapa potensi kekurangan dan kebutuhan sistem sehingga harus dipenuhi pada sistem usulan. Pemenuhan ini dimaksudkan untuk saran perbaikan dan kelengkapan sistem agar sesuai dengan proses bisnis yang berjalan.

Kebutuhan – kebutuhan yang harus terpenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan : Data Pegawai

Masalah : Data Pegawai tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pegawai tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan : Dibuatkan data masukan berupa form data Pegawai 2. Kebutuhan : Data Pengajuan Kenaikan Pangkat Anggota

Masalah : Data Pengajuan Kenaikan Pangkat Anggota tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan denganPengajuan Kenaikan Pangkat Anggota tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan : Dibuatkan data masukan berupa formData Pengajuan Kenaikan Pangkat Anggota

(13)

3. Kebutuhan : DataPembuatan Surat Rekomendasi SK

4. Masalah : Data Pembuatan Surat Rekomendasi SK tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pembuatan Surat Rekomendasi SK tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan : Dibuatkan data masukan berupa template pembuatan surat rekomendasi SK

3.3.2. Use Case Diagram Usulan

Input Usulan Kenaikan Golongan Login Approvemant Pengajuan Membuat Rekomendasi SK Mengelola Data Pegawai Anggota Staff Sektor Staff Kepegawaian Kasubbag Tu Cetak Laporan Cek Usulan Kenaikan Golongan Disposisi Pengajuan KaSubag Tu

(14)

3.3.3. Use Case Usulan Deskripsi

Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.8 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

3.3.3.1. Use Case Input Usulan Kenaikan Golongan Tabel 3. 4 Tabel Use Case Input Usulan Kenaikan Golongan

Use Case Name :

Input Usulan Kenaikan Golongan

ID : UCS Priority : High

Actor :Anggota Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Anggota mengajukan kenaikan pangkat. Kenaikan pangkat dapat diajukan apabila anggota memenuhi persyaratan yang berlaku.

1. Anggota sebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu di dalam sistem melalui portal login

2. Anggota melakukan akses ke web portal sistem

3. Anggota harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage

4. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang

dimasukkan oleh Anggota

5. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan

muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah

6. Jika data username dan password valid, maka portal web akan

menampilkan Beranda

7. Anggota memilih menu usulan

8. Sistem akan menampilkan opsi usulan. Opsi yang tersedia yakni Reguler dan Penyesuaian Ijazah.

(15)

9. Apabila Anggota belum mencapai masa kerja 4 tahun pada golongan saat ini, maka opsi reguler tidak akan tampil.

10. Apabila Anggota belum berada minimal pada golongan II B dan minimal sudah mempunyai masa kerja 2 tahun pada golangan tersebut atau belum mempunyai ijazah S1, maka opsi Penyetaraan Ijazah tidak akan tampil 11. Apabila Anggota tidak memenuhi kondisi pada nomor 9 dan 10 maka akan

tampil warning yakni “ Maaf anda belum memenuhi persyaratan usulan

kenaikan golongan”

12. Anggota memilih Opsi yang tersedia pada menu Usulan

13. Apabila anggota memilih opsi Reguler, maka sistem akan menampilkan form pengajuan kenaikan pangkat reguler.

14. Apabila anggota memilih opsi Penyesuaian Ijazah, maka sistem akan menampilkan form pengajuan kenaikan pangkat tipe Penyesuaian Ijazah 15. Anggota melakukan pengisian form

16. Anggotamemencet tombol “Submit”

17. Data akan diteruskan ke user level Staff Sektor untuk diproses

Post-Conditions :

1. Data tersimpan di database

3.3.3.2. Use Case Cek Usulan Kenaikan Golongan Tabel 3. 5 Tabel Use Case Cek Usulan Kenaikan Golongan

Use Case Name :

Cek Usulan Kenaikan Golongan

Actor :Staff Sektor Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Staff Sektor memproses pengajuan kenaikan pangkat.

1. Aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu di dalam sistem melalui portal login

(16)

2. Terdapat data pengajuan kenaikan pangkat yang telah di-submit oleh

anggota sebelumnya Normal Conditions :

1. Staf Sektor memilih menu list usulan

2. Sistem menampilkan list usulan kenaikan golongan

3. Staf Sektor mengecek data dengan mendownload usulan pengajuan dari

Anggota

4. Staf Sektor memilih data usulan kenaikan golongan yang akan disetujui

5. Sistem menampilkan detail data usulan kenaikan golongan anggota dengan 2 opsi “Setuju” dan “Tidak Setuju”

6. Apabila Staff Sektor pilih opsi “Tidak Setuju”, maka Sistem akan menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil ditolak” dan sistem akan menampilkan data pada user level anggotamenerangkan

bahwa kenaikan pangkat telah ditolak.

7. Apabila Staff Sektor Menyetujui, pilih opsi “Setuju”, Sistem menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil disetujui” dan Data akan diteruskan ke user level Staff Kepegawaian untuk diproses

8. Sistem akan menampilkan pesan pada user level anggota menerangkan

bahwa Usulan kenaikan golongan telah disetujui oleh Staff Sektor Post-Conditions :

2. Data yang telah di proses terhapus dari daftar pengajuan kenaikan pangkat anggota pada menu “Disposisi Pengajuan Ke Staff Kepegawaian”.

3.3.3.3. Use Case Disposisi Pengajuan Ke Kasubag TU Tabel 3. 4 Tabel Use Case Disposisi Pengajuan Ke Ksubag TU

Use Case Name :

Disposisi Pengajuan Ke Kasubag TU

Actor : Staff Kepegawaian Description :

(17)

Use Case ini menjelaskan bagaimana Staff Kepegawaian memproses pengajuan kenaikan pangkat.

anggota sebelumnya

Normal Conditions :Aktor melakukan akses ke web portal sistem 1. Staff Kepegawaian memilih menu List Usulan

2. Sistem menampilkan list usulan kenaikan golongan dan mengecek data dengan mendownload data usulan Anggota

3. Staff Kepegawaian memilih data usulan kenaikan golongan yang akan disetujui

4. Sistem menampilkan detail data usulan kenaikan golongan anggota dengan 2 opsi “Setuju” dan “Tidak Setuju”

5. Apabila Staff Kepegawaian pilih opsi “Tidak Setuju”, maka Sistem akan menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil ditolak” dan sistem akan menampilkan data pada user level anggota menerangkan

6. Apabila Staff Kepegawaian Menyetujui, pilih opsi “Setuju”, Sistem menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil disetujui” dan Data akan diteruskan ke user level Kasubag TU untuk diproses

bahwa Usulan kenaikan golongan telah disetujui oleh Staff Kepegawaian Post-Conditions :

2. Data yang telah di proses terhapus dari daftar pengajuan kenaikan pangkat anggota pada menu “Disposisi Pengajuan Ke Kasubag TU”.

3.3.3.4. Use Case Approvemant Pengajuan Tabel 3. 7 Tabel Use Case Approvemant Pengajuan

(18)

Approvement Pengajuan Actor : Kasubag TU Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Kasubag TU memproses pengajuan kenaikan pangkat.

anggota sebelumnya Normal Conditions :

1. Kasubag TU memilih menu List Usulan

2. Sistem menampilkan list usulan kenaikan golongan

3. Kasubag TU memilih data usulan kenaikan golongan yang akan disetujui 4. Sistem menampilkan detail data usulan kenaikan golongan anggota dengan

2 opsi “Setuju” dan “Tidak Setuju”

5. Apabila Kasubag TU pilih opsi “Tidak Setuju”, maka Sistem akan menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil ditolak” dan sistem akan menampilkan data pada user level anggotamenerangkan

6. Apabila Staff Sektor Menyetujui, pilih opsi “Setuju”, Sistem menampilkan pesan “Usulan kenaikan golongan berhasil disetujui”

bahwa Usulan kenaikan golongan telah disetujui oleh Kasubag TU Post-Conditions :

2. Data yang telah di proses terhapus dari daftar pengajuan kenaikan pangkat anggota pada menu “Approvement Pengajuan”.

3.3.3.5. Use Case Membuat Rekomendasi SK

Tabel 3. 8 Tabel Use Case Membuat Rekomendasi SK

(19)

Membuat Rekomendasi SK

Use Case ini menjelaskan bagaimana Ka Sub Bag TU membuat rekomendasi SK berdasarkan pengajuan kenaikan pangkat yang telah diproses.

1. Anggota sebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu di dalam sistem melalui portal login

2. Terdapat data pengajuan kenaikan pangkat yang telah diproses. Normal Conditions :

3. Aktor melakukan akses ke web portal sistem

4. Aktor harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage

dimasukkan oleh Aktor

menampilkan Beranda

8. Ka Sub Bag TU memilih menu Rekomendasi SK

9. Sistem akan menampilan format surat Rekomendasi SK yang siap dicetak 10. Ka Sub Bag TU memilih tombol cetak

PostConditions :

11. Terdapat hardcopy Rekomendasi SK

3.3.3.6. Use Case Mengelola Data Pegawai

Tabel 3. 9 Tabel Use Case Mengelola Data Pegawai Use Case Name :

Mengajukan Mengelola Data Pegawai

ID : UCS Priority : High

(20)

Description :

Use Case ini menjelaskan bagaimana Staff Kepegawaian menambahkan, menghapus, mengubah data Pegawai.

1. Staff Kepegawaian sebagai aktor yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu di dalam sistem melalui portal login

2. Staff Kepegawaian ingin / menerima permintaan untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, perubahan pada Data Pegawai

Skenario 1 : Penambahan Data Pegawai

1. Staff Kepegawaian melakukan akses ke web portal sistem

2. Staff Kepegawaian harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage

dimasukkan oleh Pegawai

menampilkan HomePage

6. Staff Kepegawaian melakukan pemilihan menu Data Pegawai 7. Sistem akan menampilkan daftar Pegawai-Pegawai perusahaan

8. Staff Kepegawaian harus melengkapi seluruh field yang tersedia dalam form Penambahan Pegawai

9. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan

10. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikan warning kepada untuk melengkapi isian form

11. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-input-kan, sistem akan menampilkan pesan “Pegawai Berhasil Ditambahkan”

Alternative-Conditions :

Skenario 2 : Perubahan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. Staff Kepegawaian memilih data Pegawai yang akan diubah

(21)

3. Staff Kepegawaian memilih tombol Ubah Data Pegawai

4. Staff Kepegawaian harus melengkapi seluruh field yang tersedia dalam formPenambahan Pegawai

5. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan

6. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikan warning kepada untuk melengkapi isian form

7. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-input-kan, sistem akan menampilkan pesan “Data Pegawai Berhasil Diubah”

Skenario 3 : Penghapusan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. Staff Kepegawaian memilih data Pegawai yang akan dihapus

2. Sistem menampilkan detail data Pegawai yang telah terpilih 3. Staff Kepegawaian memilih tombol Hapus Data Pegawai

4. Sistem menampilkan pesan “Anda Yakin ?” Dengan 2 opsi yakni “ya” dan “tidak”

5. Apabila Staff Kepegawaian memilih iya, maka Sistem akan menghapus data Pegawai tersebut

6. Apabila Staff Kepegawaian memilih tidak, kembali ke langkah 1

3.3.3.7. Use Case Cetak Laporan Tabel 3.10 Tabel Use Case Cetak Laporan

Use Case Name : Cetak Laporan

Use Case ini menjelaskan bagaimana KaSubBag TU membuat Laporan berdasarkan pengajuan kenaikan pangkat yang telah diproses.

1. Ksubag Tu sebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu di dalam sistem melalui portal login

(22)

12. Ka Sub Bag TU memilih menu Laporan

13. Sistem akan menampilan format Laporan yang siap dicetak 14. Ka Sub Bag TU memilih tombol cetak

PostConditions :

15. Terdapat hardcopy Laporan

3.3.4. Activity Diagram Sistem Usulan

Diagram activity dibuat untuk menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah

sistem atau proses bisnis yang dilakukan aktor. Berikut ini adalah diagram activity pada sistem

aplikasi yang dibangun:

3.3.4.1. Activity Diagram Login

User Sistem

Menampilkan form Login Buka Aplikasi

Input Username & Password Validasi Username & Password Not valid Menampilkan Home Valid

(23)

3.3.4.2. Activity Diagram Input Usulan Kenaikan Golongan

Anggota Sistem

Menampilkan form pengajuan Kenaikan

Pangkat Pilih Menu Input

Usulan Kenaikan Golongan

Mengisi form Validasi form

Not valid

Simpan ke Database Valid

(24)

3.3.4.3. Activity Diagram Cek Usulan Kenaikan Golongan

Staff Sektor Sistem

Menampilkan List Usulan Pilih Menu

List Usulan

Memilih data yang ingin diproses

Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi

"Setuju & Tidak Setuju"

Memilih Opsi "Setuju"

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pengajuan Lengkap

dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju" ke user level Staff

Kepegawaian

ya

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Kenaikan

Pangkat dengan keterangan " Kenaikan Pangkat Ditolak oleh

Staff Sektor" ke user level "Anggota"

tidak

Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh Staff

Sektor"

(25)

3.3.4.4. Activity Diagram Disposisi Pengajuan Kasubag TU

Staff Kepegawaian Sistem

Menampilkan List

Usulan

Pilih Menu

List Usulan

Menampilkan Detail Data

Pegajuan Lengkap dengan opsi

Memilih Opsi

"Setuju"

Mengirimkan & Menampilkan

Detail Data Pengajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak

Setuju" ke user level Kasubag TU

ya

Mengirimkan & Menampilkan

Detail Data Pegajuan Kenaikan Pangkat dengan keterangan "

Kenaikan Pangkat Ditolak oleh

Staff Kepegawaian" ke user level "Anggota"

tidak

Mengupdate Status Pengajuan

menjadi "Disetujui Oleh Staff Kepegawaian"

(26)

3.3.4.5.Activity Diagram Approvemant Pengajuan Kasubag TU Sistem Menampilkan List Usulan Pilih Menu List Usulan

Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi

Memilih Opsi "Setuju"

Menyimpan & Menampilkan data pada menu List Surat

Rekomendasi SK

ya

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Kenaikan Pangkat dengan keterangan " Kenaikan Pangkat Ditolak oleh

Kasubag TU" ke user level "Anggota"

tidak

Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh Kasubag

TU"

(27)

3.3.4.6.Activity Diagram Mengelola Pegawai HRD Sistem Menampilkan Daftar karyawan Pilih Menu Karyawan Menambah Karyawan Admin Sistem Menampilkan daftar karyawan Pilih menu Karyawan Tambah Data Karyawan Mengisi Form Menampilkan form Tambah Karyawan ya Validasi Form Tidak Valid valid

Simpan Data & Menampilkan pesan sukses Edit Data Karyawan tidak Edit Data tidak Pilih Tombol "Edit" pada daftar karyawan ya Hapus Data Karyawan Pilih Tombol "Hapus" pada daftar karyawan Delete Data Validasi data yang sudah diedit Tidak Valid valid Tampilkan pesan "Apakah anda yakin ?" Dengan opsi "Ya, Tidak"

Pilih Opsi

ya tidak

(28)

3.3.4.7.Activity Diagram Membuat Rekomendasi SK Kasubag TU Sistem Menampilkan Format Surat Rekomendasi SK Pilih Menu Surat Rekomendasi SK Memilih Button Dropdown No. SK Rekomendasi

Menampilkan list No. SK Rekomendasi

Memilih No. SK Rekomendasi

Menampilkan Format SK Rekomendasi sesuai dengan No.

SK Rekomendasi

Memilih Cetak Rekomendasi

Cetak Surat SK rekomendasi

(29)

3.3.4.8.Activity Diagram Mencetak Laporan Kasubag TU Sistem Menampilkan List Laporan Keseluruhan Pilih Menu Laporan

Memilih Tanggal Menampilkan Laporan sesuai Tanggal

Memilih Cetak Laporan

Cetak Surat Laporan

(30)

3.3.5. Sequence Diagram Sistem Usulan

Sequence Diagram menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap

aktor atau objek pada sistem aplikasi. Sequence Diagram memperjelas bagaimana sebuah

sistem berjalan hingga proses basisdata. Pada penelitian ini terdapat beberapa Sequence Diagram yang dirancang, berikut ini adalah Sequence Diagram

3.3.5.1. Sequence Diagram Input Usulan Kenaikan Golongan

Anggota Tampilan Sistem Database

Pilih menu Usulan (1)

Request pag e menu Usulan(1.1)

Cek Golongan, Masa Kerja & Ijazah terakhir (1.2)

Menampilkan Tombol "Reguler"(1.3)

alt

[Ijaz ah S1 && Golongan < III A && Golongan >= IIB && Masa Kerja >=2 Tahun] [Masa Kerja >= 4 tahun]

[else]

Menampilkan Tombol "Penyesuaian Ijazah"(1.4)

Menampilkan warning

"Maaf anda belum memenuhi persyaratan usulan kenaika n golongan"(1.5)

Pilih "Tombol" (2)

Request Action Tombol(2.1)

Menampilkan Form Pengajuan(2.2)

Isi Form "Penga juan" (3)

Request Action Tombol "Submit"(3.2)

Validasi Form Penga juan (3.3)

Menampilkan pesan kes alahan penginputa n data(3.4)

Simpa n data Pengajuan (3.5) Menampilkan pesan penginputan da ta sukses dilakukan (3.6)

alt

[valida si=true] [valida si=false]

(31)

3.3.5.2.Sequence Diagram Cek Usulan Kenaikan Golongan

Staff Sektor Tampilan Sistem Database

Pilih menu List Usulan (1)

Menampilkan summary data pengajuan kenaikan pangkat(1.2)

Request detail data kenaikan pangkat(2.1)

Menampilkan detail data kenaikan pangkat(2.2)

Pilih opsi "Setuju/Tidak Setuju"(3)

Request Action "Tidak Setuju"(3.1)

Simpan opsi user staff sektor(3.3) Pilih Data yang akan diproses(2)

alt

[opsi= tidak setuju]

[opsi=setuju]

Update Status Menjadi "Ditolak Oleh Staff Sektor" (3.2)

Request Action "Setuju"(3.1)

Simpan opsi user staff sektor(3.3) Update Status Menjadi "Disetujui Oleh Staff Sektor" (3.2)

(32)

3.3.5.3.Sequence Diagram Disposisi Pengajuan Kasubag TU

Staff

Kepegawaian Tampilan Sistem Database

Request Action "Tidak Setuju"(3.1) Pilih Data yang akan diproses(2)

alt

[opsi=setuju]

Update Status Menjadi "Ditolak Oleh Staff Kepegawaian" (3.2)

Update Status Menjadi "Disetujui Oleh Staff Kepegawaian" (3.2) Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

(33)

3.3.5.4 Squence Diagram Approvemant Pengajuan

Kasubag TU Tampilan Sistem Database

Request Action "Tidak Setuju"(3.1) Pilih Data yang akan diproses(2)

alt

[opsi=setuju]

Update Status Menjadi "Ditolak Oleh Kasubag TU" (3.2)

Update Status Menjadi "Disetujui Oleh Kasubag TU" (3.2) Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

Simpan opsi user Kasubag TU(3.3)

(34)

3.3.5.5 Sequence Diagram Membuat Rekomendasi SK

Kasubag TU Tampilan Sistem Printer

Pilih menu Surat Rekomendasi (1)

Request page menu Surat Rekomendasi(1.1)

Menampilkan Format Surat Rekomendasi(1.2) Pilih No Surat Rekomendasi Dropdown (2)

Request list no Surat Rekomendasi(2.1)

Menampilkan Format Surat Rekomendasi(2.2)

Pilih no Surat Rekomendasi (3)

Request Surat Rekomendasi sesuai no.(3.1)

Menampilkan Format Surat Rekomendasi sesuai nomor surat(3.2)

Pilih tombol "cetak" (4)

Request Action Cetak(4.2)

Kirim Format Cetak(4.3) Hardcopy SK Rekomendasi(3.2)

(35)

3.3.5.6 Sequence Diagram Mencetak Laporan

Kasubag TU Tampilan Sistem Printer

Pilih menu Laporan (1)

Request page menu Laporan(1.1)

Menampilkan List Laporan Keseluruhan(1.2)

Pilih tanggal (2)

Filter hasil berdasarkan tanggal(2.1)

Menampilkan List Laporan Berdasarkan Tanggal(2.2)

Pilih tombol "cetak" (3)

Request Action Cetak(3.2)

Kirim Format Cetak(3.3)

Hardcopy SK Rekomendasi(3.4)

(36)

3.3.5.7. Sequence Diagram Mengelola Pegawai

3.3.5.7.1 Menambah Pegawai

Staff

Pilih menu Pegawai (1)

Menampilkan List Pegawai(1.2)

Request Form Pegawai(2.1)

Menampilkan Form Pegawai(2.2)

Isi Form, tekan submit (3) Pilih Tambah Pegawai(2)

alt

validated = true

[validated = false]

Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3) Request List Pegawai (1.1)

Request Action submit(3.1)

Validasi Field(3.2)

Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4)

(37)

3.3.5.7.2. Edit Pegawai

Staff

Request detail data Pegawai(2.1)

Menampilkan detail data Pegawai(2.2)

Edit Field yang diinginkan, tekan edit(3) Pilih Data yang akan diproses(2)

alt

validated = true

[validated = false]

Request Action edit(3.1)

Validasi Field(3.2)

Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4)

(38)

3.3.5.7.3. Hapus Pegawai

Staff

Request detail data Pegawai(2.1)

Menampilkan detail data Pegawai(2.2)

Pilih Hapus Pilih Data yang akan diproses(2)

Request Action Hapus(3.1)

Hapus Data(3.2)

(39)

3.3.6. Class Diagram

Pegawai - nip - id_jabatan - id_golongan - nama_pegawai - tempat_lahir - kelamin - tgl_masuk_kerja - alamat pegawai - tgl_lahir - pendidikan_terakhir - universitas - jurusan - password - akreditasi + tambah_pegawai() + rubah_pegawai() + hapus_pegawai() + cari_pegawai() Usulan - id_usulan - nip - id_golongan - id_golongan_usulan - id_status - skp - sk_seratus - ijazah_terakhir - sk_golongan_terakhir - kartu_pegawai - sk_delapanpuluh - type_usulan - kelulusan_ujian_dinas - ijin_belajar + tambah_usulan() - no_lampiran_rekomendasi + rubah_usulan() + hapus_usulan() + cari_usulan() Golongan - id_golongan - golongan + tambah_ golongan() + rubah_ golongan() + hapus_ golongan() + cari_ golongan() Usulan Status - id_status - status + tambah_pegawai_kategori() + rubah_pegawai_kategori() + hapus_pegawai_kategori() + cari_pegawai_kategori() Jabatan - id_jabatan - jabatan + tambah_jabatan() + rubah_jabatan() + hapus_jabatan() + cari_jabatan() 1..1 _1..1 1..1 1..1 *..0 *..0 *..0 1..1 *..0 *..0

Gambar 3. 22 Class Diagram Aplikasi Pengajuan Kenaikan Golongan

3.3.7. Rancangan Basis Data

(40)

3.3.8.

Spesifikasi Basis Data

3.3.8.1.Tabel Usulan

1. Nama File : tb_usulan 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data usulan 4. Tipe File : File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_usulan 7. Jumlah Record : -

Tabel 3. 11 Tabel tb_usulan

No Nama Field Tipe File Ukura_n Desim_al Keterangan Status

1 Id_usulan Int 11 Identitas usulan Primary _Key

2 Nip Varchar 11 Nip Foreign _Key

3 Id_golongan Int 1 Identitas golongan Foreign _Key

4 Id_golongan_usulan Int 2 Identitas golongan _usulan Foreign _Key

5 Id_Status Int 1 Identitas status Foreign _Key

6 SKP Text SKP -

7 SK_golongan_terakhir Text SK_golongan_terak_hir -

8 Kartu_Pegawai Text Kartu_Pegawai -

9 Sk_seratus Text Sk_seratus -

10 Sk_delapan puluh Text Sk_delapan puluh -

11 Ijazah_terakhir Text Ijazah_terakhir -

12 Kelulusan_ujian_dinas Text Kelulusan_ujian_di_nas -

(41)

14 Type_usulan Varchar 30 Type usulan - 15 No_lampiran_rekomen_dasi Varchar 7 Nomor _rekomendasilampran -

16 Create_at timestamp

3.3.8.2.Tabel pegawai

1. Nama File : tb_pegawai 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data pegawai 4. Tipe File : File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : Nip

7. Jumlah Record : - Tabel 3. 12 Tabel tb_pegawai

No Nama Field Tipe File Ukuran Desimal Keterangan Status

1 Nip Varchar 11 Nip Primary _Key

2 Id_Jabatan Int 11 Identitas jabatan Foreign _Key

3 Id_golongan Int 11 Identitas golongan Foreign _Key

4 Nama_pegawai Varchar 25 Nama pegawai

5 Alamat_pegawai Varchar 200 Alamat pegawai

6 Tempat_lahir Varchar 15 Tempat lahir

7 Tgl_lahir Date

8 Kelamin Varchar 6 Kelamin -

9 Pendidikan_terakhir Varchar 3 Pendidikan terakhir -

10 Tgl_masuk_kerja Date Tanggal masuk kerjas -

11 Universitas Varchar 25 Universitas -

12 Jurusan Varchar 10 Jurusan -

13 Akreditas Varchar 1 Akreditas -

(42)

3.3.8.3.Tabel usulan_status

1. Nama File : tb_usulan_status 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data usulan_status 4. Tipe File : File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_status

7. Jumlah Record : -

Tabel 3. 13 Tabel tb_usulan_status

No Nama Field Tipe _File Ukuran Desimal Keterangan Status

1 Id_status Int 11 Identitas usulan Primary _Key

2 Status varchar 30 Status

3.3.8.4.Tabel jabatan

1. Nama File : tb_jabatan 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan jabatan 4. Tipe File : File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_jabatan 7. Jumlah Record : -

Tabel 3. 14 Tabel jabatan

No Nama Field Tipe _File Ukuran Desimal Keterangan Status 1 Id_jabatan Int 11 Identitas jabatan Primary _Key

2 Jabatan varchar 25 Jabatan

3.3.8.5.Tabel golongan

1. Nama File : tb_golongan 2. Media : Hard disk

(43)

3. Fungsi : Menyimpan data gologan 4. Tipe File : File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_golongan 7. Jumlah Record : -

Tabel 3. 15 Tabel golongan

No Nama Field Tipe _File Ukuran Desimal Keterangan Status 1 Id_golongan Int 11 Identitas Golongan Primary _Key

(44)

3.3.9. Struktur Tampilan

Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Pengolahan Data Kenaikan Golongan Anggota Damkar Wilayah Jakarta Selatan:

Gambar 3. 24 Struktur Tampilan

Aplikasi Pengolahan Data Administrasi Kenaikan Golongan Anggota Damkar Wilayah Jakarta Selatan Anggota Beranda Usulan Riwayat Staff Sektor Beranda Liat Usulan Riwayat Staff Kepegawaian Beranda List Usulan Riwayat Ka Sub Bag TU Beranda List Usulan Riwayat Surat Rekomendasi List Surat Rekomendasi Laporan

(45)