Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office
Hotel Minang Permai Pacitan
Luki Markito, Lies Yulianto lukiuchiha@yahoo.co.id
ABSTRACT: Hotel Minang Permai Pacitan represent one of the hotel residing in town of Pacitan, though this
hotel do not too big but guest lodging enough multitude, however in course of data processing in part of front of office still done/conducted conventionally so that affect to delay in forwarding of an information data, good to manager and also to consumer. Therefore to streamline and efficient in the case of is depository of data in part of front of office, praktikan give solution to make information system front office with computerization system.
Method which is used in making of information system front office Hotel Minang Permai Pacitan is observation method, method of study book, interview method. While system development of information conceptually is systems analysis, scheme of system, making of program, program implementation.
Information System Front Office is built using Microsoft Visual Basic 6.0 with Microsoft Access databases supported. With existence information system front office this, is expected can assist data-processing process in part of front office and also quicken in making of report.
Keyword : Information System Front Office Hotel of Minang Permai Pacitan
Keyword : Student Attendance, Pengampu Teachers, PHP, Apache, Mysql
Abstraksi : Hotel Minang Permai Pacitan merupakan salah satu hotel yang berada di kota Pacitan,meski hotel ini tidak terlalu besar tapi tamu yang menginap cukup ramai, akan tetapi dalam proses pengolahan data di bagian front office masih dilakukan secara konvensional sehingga berdampak terhadap keterlambatan di dalam penyampaian suatu data informasi, baik kepada manajer maupun kepada konsumen.
Oleh karena itu untuk mengefektifkan dan mengefisienkan dalam hal penyimpanan data di bagian front office, praktikan memberikan solusi untuk membuat sistem informasi front office dengan mengunakan sistem komputerisasi. Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi front office Hotel Minang Permai Pacitan adalah metode observasi, metode study pustaka, metode wawancara. Sedangkan pengembangan sistem informasi secara konseptual adalah analisis sistem, perancangan sistem, pembuatan program, implementasi program. Sistem informasi front office ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dengan didukung basis data Microsoft Acces. Dengan adanya sistem informasi front office ini, diharapkan dapat membantu proses pengolahan data di bagian front office serta mempercepat dalam pembuatan laporan.
Kata kunci : Sistem Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan
1
.a Latar Belakang MasalahPada era globalisasi sekarang ini, perkembangan dunia informasi semakin cepat memasuki berbagai bidang. Sehingga perusahaan, instansi dan badan usaha perorangan tidak bisa jauh dari kemajuan teknologi tersebut untuk meningkatkan usahanya. Begitu juga dengan hotel, Hotel Minang Permai Pacitan sebenarnya sudah terdapat sebuah komputer. Meskipun begitu, sistem pelayanan front office di Hotel Minang Permai Pacitan masih menggunakan sistem konvensional atau sistem pelayanan yang belum terkomputerisasi. Sehingga jika ada tamu yang akan menginap harus melakukan proses registrasi yang agak lama karena receptionist harus mencatat data – data tamu secara manual pada buku tamu. Selain itu, dalam pembuatan laporan bulanan pihak hotel juga sering terlambat dikarenakan proses pencarian data masih dilakukan secara manual.
Alternatif dari permasalahan tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi yang dapat membantu pencatatan data tamu secara cepat dan efisien dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Membantu membuat laporan berdasarkan periode tertentu yang sangat dibutuhkan oleh manajer dalam pengambilan keputusan.
b. Meningkatkan efisiensi waktu, kemudahan pelayanan dan ketelitian dalam pengolahan data.
1.b Rumusan Masalah
1. Sistem pelayanan di Hotel Minang Permai Masih konvensional.
2. Sistem informasi yang bagaimana, yang dapat memberikan pelayanan maupun informasi yang tepat, cepat dan akurat? 3. Sistem komputerisasi yang bagaimana yang
bisa membantu pembuatan laporan secara cepat dan tepat?
1.c Batasan Masalah
1. Tempat penelitian di Hotel Minang Permai Pacitan.
2. Data tentang kamar hotel, yaitu tentang kelas kamar, tarif kamar dan fasilitas kamar.
3. Data tentang tamu masuk dan tamu keluar beserta rekening biaya tamu yang di selesaikan di bagian penerimaan tamu.
4. Software yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0
1.d Tujuan
1. Memberi kemudahan kepada pihak hotel dalam mengolah data tamu hotel.
2. Memanfaatkan komputer agar diperoleh hasil yang efisien, tepat waktu sesuai apa yang diinginkan oleh pihak Hotel Minang Permai. 1.e Manfaat Penelitian
1. Pengolahan data tamu hotel semakin mudah dan cepat.
2. Kerja pegawai baik pada bagian receptionist maupun manajemen lebih efisien dan efektif. 3. Sistem ini dapat digunakan secara umum dan
tidak terkait sepenuhnya dengan administrator. 4. Memberikan informasi yang lebih baik bagi
konsumen. 2.a Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau area bisnis cocok dengan definisi ini. Organisasi ini terdiri dari sejumlah sumbe daya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suau tujuan tertuntu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (Raymond Mc Leod, Jr, 2002).
2.b Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya (Tata Sutabri, 2005).
2.c Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang di perlukan untuk kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan informasi kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004).
2.d Front Office
Front Office adalah suatu tempat untuk mengadakan atau menyelesaikan transaksi dengan para tamu yang datang dan pergi. Tamu yang akan menginap biasanya melakukan registrasi di bagian receptionist, Jika ada kamar kosong maka tamu tersebut segera mengisi registrasi dan pihak receptionist akan mencatat semua data yang diperlukan untuk kebutuhan informasi. Pengisian registrasi dilakukan tamu yang akan menginap atau hanya sekedar beristirahat selang beberapa jam, dari registrasi diperoleh data-data mengenai tamu yang sedang menginap. Bagi tamu yang akan pergi (chek-out) wajib menyelesaikan pembayaran rekening (guest bill), pihak front office akan menunjukan berapa total biaya yang harus dibayar oleh tamu. (Karawahenno,1998).
2.e Tinjauan Pustaka
Menurut Yulanda Nofeta (2009) dalam jurnalnya yang berjudul SISTEM FRONT OFFICE HOTEL MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 jelaskan bahwa Teknologi berbasis komputer telah diterapkan pada berbagai bidang pekerjaan manusia. Salah satunya adalah bidang kepariwisataan. Salahsatu penunjang sektor pariwisata adalah bagian penerima tamu atau yang biasa dikenal dengan Front OfficeHotel.
Front Office merupakan bagian yang bertugas dalam pengolahan dan berperan penting dalam aktifitas hotel sehari-hari dalam berinteraksi dengan para konsumen. Rata-rata tamu yang menginap
dalam sehari berkisar 10 orang, sehingga diperkirakan dalam sebulan tamu yang menginap berjumlah 300 orang. Dalam hal ini apabila jumlah tamu yang menginap sedikit mungkin tidak menjadi masalah bila dilakukan dengan cara manual, tetapi bila tamu yang menginap cukup banyak dapat membebani bagian penerima tamu. Belum lagi masalah kerangkapan data atau data-data yang tercecer, bila menggunakan cara manual akan membuat kinerja bagian penerima tamu tidak optimal. Maka dari itu peranan komputer untuk mengolah data dibutuhkan agar bagian penerma tamu dapat melakukan kinerja yang optimal.
Penelitian menurut Karawaheno dalam penelitiannya yang berjudul KOMPUTERISASI SISTEM FRONT OFFICE HOTEL PELANGI PALANGKARAYA dijelaskan bahwa bertambahnya jumlah tamu yang menginap seirimg perkembangan hotel menyebabkan besar volume data dan semakin komplek datanya. Alternatif pemecahan masalah tersebut adalah menggunakan komputerisasi pengolahan data tamu yang menginap atau menyewa hotel.
Penelitian menurut Friska O. Sitompul dengan judul SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN dijelaskan bahwa teknologi sistem informasi di gunakan untuk sarana pertukaran informasi. Salah satu bidang yang menggunakan teknologi tersebut adalah bidang perhotelan. Teknologi informasi dalam perhotelan ini di gunakan untuk menyimpan data dari tamu, kamar, dan lain-lain untuk mempermudah aktifitas kerja di dalam hotel. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat menyimpan data yang di perlukan oleh hotel untuk dapat mengembangkan hotel lebih baik lagi.
Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan. Tujuan dari penelitian ini adalah Membantu membuat laporan berdasarkan periode tertentu yang sangat dibutuhkan oleh manajer dalam pengambilan keputusan.
3.a analisis masalah
Dari hasil wawancara yang dilakukan praktikan dengan pihak manajer hotel, diketahui bahwa pihak hotel mempunyai suatu masalah di bagian front office yaitu dalam proses pengolahan data front office masih dilakukan secara konvensional atau proses pengolahan data yang belum terkomputerisasi. Sehingga sering menimbulkan permasalahan-permasalahan, di antaranya adalah dalam proses pencatatan data tamu chek-in dan chek-out memerlukan waktu yang lama karena proses pengolahan data dilakukan dengan manual. Selain hal tersebut dalam pembuatan laporan pendataan per-hari, per-bulan dan per-tahun juga tidak bisa dilakukan dengan cepat karena data belum terkomputerisasi dan pencarian data dilakukan secara manual.
SI Front Office Front Off ice
Tamu Kamar Pimpinan Admi nistrator Check In Tamu Check In
Tamu Check Out Nota Pembayaran
Laporan Tamu Check In Laporan Tamu Check Out Laporan Data Ka mar Laporan Keuangan
Tamu SI
Front Off ice Front Off ice
Tabel Check In Pembuatan Laporan Manajer Pimpinan Kamar Che ck In Data Kamar Input Data Admi nistrator Laporan Tamu SI Front Off ic e Front Off ic e
Tabel Check Out
Pembuatan Laporan
Manajer Pimpinan
Check Out
Nota Tagi han Input Data Administrator Laporan Tabe l Guest Bi l l Input Data Tabel Check In Check Data T amu
Gambar 3.1. Buku Tamu Hotel Minang Permai
Pacitan
3.b Kebutuhan Hardware Software yang diperlukan dalam program aplikasi
Perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan untuk implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office yang diajukan adalah minimal sebagai berikut :
a. Processor pentium minimal pentium III dianjurkan lebih besar makin baik
b. Vga Card menggunakan resolusi 640 x 480 atau yang lebih tinggi.
c. RAM minimal 32 Mb dianjurkan di atas 64 Mb agar prosesnya lebih cepat.
d. Hardisk 20 Gb atau yang lebih tinggi. e. CD ROM bila menginstalnya dengan CD
Instaler.
Setelah soal perangkat keras atau hardware sudah dibahas tentunya tidak akan bisa terlepas dari software. Software adalah perangkat lunak atau program yang berisi perintah-perintah untuk pengolahan data. Agar sistem informasi ini berjalan, selain kebutuhan perangkat keras (hardware) juga dibutuhkan perangkat lunak (Software). Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan adalah sebagai berikut :
a.Sistem Operasi
Sistem Operasi yang digunakan dalam implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan yaitu menggunakan Windows XP Profesional Service Pack 2.
3.c Perancangan Sistem
Perancangan sistem dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun sistem dan mengkonfirmasikan komponen-komponen sistem yang akan didesain secara rinci tentang apa yang diusulkan. Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem informasi front office dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan menggunakan perangkat lunak yang dapat mempermudahkan dalam melakukan pekerjaan. 3.d Diagram konteks yang diusulkan
Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Untuk
jelasnya diagram konteks dalam sistem rekapitulasi kehadiran siswa dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.2. Diagram kontek yang diusulkan 3.d Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
1. DFD level 1 proses 1
Gambar 3.3. DFD level 1 proses check in f. DFD level 1 proses 2
Gambar 3.4. DFD level 1 proses check out 3.f Persiapan Database
Database dapat diumpamakan sebagai sebuah tempat penyimpanan data yang terstruktur agar dapat diakses dengan cepat dan mudah. Dalam perancangan sistem informasi front office Hotel Minang Permai ini, praktikan membuat 6 (lima) tabel dalam database Hotel Minang Permai. Tabel-tabel tersebut adalah tabel admin, tabel kamar, tabel kelas kamar, tabel check in, tabel check out, tabel guest bill. Pembuatan database dan tabel-tabel mempergunakan fasilitas Microsoft Acces 2007.
1. Struktur tabel admin
Tabel admin adalah tabel yang digunakan untuk menampung data dari admin pada sistem informasi front office ini. Berikut ini adalah field-field yang dibuat dalam tabel admin.
Tabel 3.1. Tabel Admin
Field Name Data Type Field Size Kode_admin Text 3 Nama_admin Text 20 password text 10
2. Struktur tabel check in
Tabel check in adalah tabel yang digunakan untuk menampung dan menyimpan data dari tamu-tamu yang melakukan check in di Hotel Minang Permai Pacitan. Berikut ini adalah field-field yang dibuat dalam tabel check in.
Tabel 3.4. Tabel Check In
3. Struktur tabel check out
Tabel check out adalah tabel yang digunakan untuk menampung dan menyimpan data dari tamu-tamu yang melakukan check out di Hotel Minang Permai Pacitan. Berikut ini adalah field-field yang dibuat dalam tabel check out.
Tabel 3.5. Tabel Check Out Field Name Data
Type Field Size No_inap Text 3 Tgl_masuk Date - Jam_masuk Time - Tgl_keluar Date - Jam_keluar Time - No_kamar Text 3
Harga Number Single
3.h PERANCANGAN DESAIN INPUT OUTPUT SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE.
Adapun perancangan input dan output sistem informasi front office ini terdiri dari form password, form menu utama, form input data check in, form input data check out, laporan tamu check in, form laporan tamu check out. Rancangan desain input
output sistem informasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
1. Perancangan Dialog Menu Password
Gambar 3.5.Menu password
2. Perancangan Dialog Layar Menu Utama
Gambar 3.6.Menu utama
3. Perancangan Dialog Layar Menu Input Data Check In
Gambar 3.7. Menu check in Field Name Data
Type Field Size No_inap Text 3 Tgl_masuk Date - Jam_masuk Time - Kode_kelas Text 3 No_kamar Text 3 Nama Text 20 Jenis_kelamin Text 1 Alamat Text 20 Kota Text 13 Jenis_Id Text 8 No_Id Number 15 Usia Number 3 Pekerjaan Text 10 Pengikut_laki Number 1 Pengikut_pere mpuan Text 1 status Text 1
Mp HOTEL DAN RESTO MINANG PERMAI JL. GATOT SUBROTO 37 B PACITAN Telp.(0357)881939-882955
SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE
Input Data Check I
Input Data Check O t
Input Data Kelas K
Input Data Nomor K
Input Data Admin
Laporan Tamu Ch k I Laporan Tamu Ch k O t Laporan K Keluar Help Nama Admin Password Masuk Batal
4. Perancangan Dialog Layar Menu Check Out
Gambar 3.8. Menu check out 5. Perancangan Laporan Check in
Gambar 3.9. Laporan check in 6. Perancangan Laporan Check Out
Gambar 3.10. Laporan check out
4.a Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menguji, memasang dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki untuk menggantikan sistem yang lama. Implementasi yang telah sesuai harus diuji coba sehingga dapat diketahui kehandalan dari sistem yang ada telah sesuai dengan apa yang diinginkan.
4.b Halaman Password
Gambar 4.1. Halaman Password
4.c Halaman Utama
Gambar 4.2. Halaman Layar utama 4.d halaman menu check in
Gambar 4.3. Halaman form check in 4.e halaman menu check out
Gambar 4.4. Halaman form check out 4.f halaman laporan check in
4.g halaman laporan check out
Gambar 4.6. laporan check out 5.a kesimpulan
a. Dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dapat dibuat sistem informasi front office yang mudah digunakan dan cepat untuk memproses data tamu.
b. Dengan pembuatan sistem informasi front office ini mampu mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Hotel Minang Permai Pacitan baik pada tingkat pelayanan maupun tingkat manajemen. c. Dengan dibuatnya sistem informasi front
office ini, dapat mempermudah pembuatan laporan, efisiensi waktu, serta efektifitas kerja pegawai di Hotel Minang Permai Pacitan.
5.b saran
a Untuk Hotel Minang Permai
1. Agar tamu puas dan merasa betah maka hendaknya pihak Hotel Minang Permai lebih meningkatkan pelayanan terhadap tamu.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas yang bisa mendukung sistem informasi front office agar pendataan tamu bisa di lakukan lebih cepat.
b Untuk pembaca umum
1. Bisa dijadikan ide untuk penelitian selanjutnya
2. Perlu adanya pengembangan dari segi desain, kelengkapan dan pengolahan data. Daftar Pustaka
[1] Elisabet Setiawan (2007). Aplikasi
Komputer Berbasis Web untuk Menangani Reservasi,
[2] Check-In, dan Check-Out Secara Online
dengan Studi Kasus Hotel Cipaku Indah Bandung. Jurnal Sistem Informasi Vol. 2 No. 1 Maret 2007 : 51-68.
[3]
Friska O.
tugas akhir : Sistem InformasiFront Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan
[4] Jogiyanto, H.M. Analisa dan Disain
Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta, 1990.
[5] Kadir, A. Konsep dan Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta : CV. Andi. 1999.
[6] Karawahenno. Tugas Akhir : Komputerisasi sistem Front Office Hotel Pelangi Palangkaraya. 1998.
[7] Kurniawan
(2011).
Aplikasi Sistem informasi Penginapan Pada Hotel Berbasis Web. Undergraduate Thesis, University Diponegoro[8] Kristanto, Hariyanto. Konsep dan
Perancangan Database. Andi Offset Yogyakarta. 1993.
[9] Nofeta. Tugas akhir : Sistem Front Office
Hotel Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. 2009
[10] Petroutsos, Evangelos. Pemrograman
Database dengan Visual Basic 6, PT. Elexmedia Komputindo. 2002.
[11] Rusmawan, Uus. Konsep dan Implementasi Visual Basic, PT. Elexmedia Komputindo. 2007.
[12] Sanjaya, Ridwan. Kolaborasi Visual Basic
6.0 dan Access 2007, PT. Elexmedia Komputindo. 2008.
[13] Witarto. Memahami Sistem Informasi. Bandung, Informatika.
[14] http://repository.usu.ac.id/bitstream/1234
56789/7866/1/09E02818.pdf, tanggal 03 Desember 2011 pukul 10.42 WIB
[15] http://www.herupras.wordpress.com/pe
ngertian-visual-basic-6.0, Tanggal 03 Desember 2011 pukul 10.51 WIB
