Unicef 1
Panduan
Pelatihan Advokasi
Berbasis Komunikasi Persuasif
DAFTAR ISI
Hal. Kata Pengantar 1 Tim Penyusun Daftar Isi Pendahuluan Mengapa perlu buku advokasi satu lagi?Cara mendapat manfaat penuh dari buku panduan ini
Desain pelatihan
Sistematika tiap modul
Metode pelatihan
Fasilitator dan Narasumber
Tata letak dan peralatan ruang pelatihan
Cara memulai pelatihan
Daftar periksa
Cara orang dew asa belajar Menghadapi “situasi sulit”
Cara mempertahankan perhatian
Tolok Ukur Kinerja
Modul
Modul 1 Mengawali Pelatihan
Modul 2 Mengelola Perubahan Modul 3 Kerangka Kerja Advokasi
Modul 4 Pendalaman Isu Dengan Narasumber Modul 5 Perumusan Isu Strategis
Modul 6 Permainan Negosiasi Modul 7 Pembahasan Negosiasi
Modul 8 Untung Rugi Berubah
Modul 9 Pengemasan Pesan dengan NLP
Modul 10 Pengemas Isu Anak dengan Framing dan Reframing 14
Modul 11 Advokasi Media 23
Modul 12 Bahasa Sugestif Berbasis NLP 15
Modul 13 Bahasa Tubuh Dan Intonasi 22
Unicef 3
Modul 15 Simulasi Hearing 10
Modul 16 Praktek Hearing dengan Legislatif 26
Modul 17 Review Hasil Hearing dan Penyesuaian Ulang Modul 18 Praktek Hearing dengan Eksekutif
Modul 19 Review Hasil Hearing dengan Eksekutif Modul 20 Mengatasi Keberatan
Modul 21 Bagian-bagian Lain Bagan Arus Advokasi Terpadu Modul 22 Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL)
Penutup Referensi Lampiran 1 Sekilas NLP
Lampiran 2 “ Pre Wor kshop Kit”
Lampiran 3 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomer 16/2006 tentang Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah
Lampiran 4 Artikel: Pembentukan Peraturan Daerah Lampiran 5 Lembar Evaluasi Pelatihan
Index Tentang Penulis & Editor
PENDAHULUAN
MENGAPA DIPERLUKAN SATU BUKU ADVOKASI LAGI?
Khazanah kepustakaan Indonesia di bidang advokasi sekalipun masih cukup terbatas, namun sudah cukup beragam. Berbagai literatur tersebut umumnya lebih mengedepankan mengenai jenis advokasi, alur advokasi dan hal-hal lain yang perlu dilakukan dalam gerakan advokasi. Buku Panduan Advokasi ini akan menjadi pengisi ceruk buku advokasi secara unik, karena mengedepankan mengenai aspek komunikasi persuasif dalam setiap tahap proses advokasi. Pendekatan komunikasi persiasif ini secara fleksibel dapat diterapkan dalam berbagai bentuk kegiatan advokasi apapun.
Pendekatan persuasif ini secara lebih spesifik menggunakan ilmu baru yang disebut Neuro Linguistic Programming (NLP), yang akan dijelaskan secara khusus dalam modul ini. Salah satu teknik yang dipergunakan adalah penggunaan bahasa-bahasa sugestif untuk mendorong stake holder agar bersedia berubah. Bahasa sugestif ini dimodel oleh NLP berbasif dari pola bahasa hipnotik yang sangat terkenal dan dipakai secara ekstensif dalam memfasilitasi perubahan dalam dunia kesehatan mental.
Panduan advokasi ini didesain untuk bisa dipergunakan sesuai dengan isu yang berkaitan dengan program kerja Unicef (United Nations Children's Fund). Dari pengalaman melakukan pelatihan ini di berbagai kabupaten dan kota, materi ini sudah diaplikasikan untuk beberapa isu berikut:
• Advokasi Penyederhanaan Prosedur Pencatatan Kelahiran. • Advokasi Penggratisan Akta Kelahiran.
• Advokasi Garam Beryodium.
• Advokasi Bentuk-bentuk Pekerjaan Terburuk pada Anak (BPTA). • Advokasi Eksploitasi Seksual Komersial Anak (ESKA).
• Advokasi Trafficking (Perdagangan manusia, khususnya anak dan perempuan)
Aplikasi panduan pelatihan advokasi ini untuk wilayah kerja lain seperti pendidikan, kesehatan reproduksi, HIV/AIDS dan sebagainya juga sangat
Unicef 5
dimungkinkan, karena metode-metode yang digunakan amat fleksibel untuk berbagai isu.
Penerapan Panduan Advokasi ini dititikberatkan dalam tataran legislatif dan eksekutif, sekalipun prinsip-prinsipnya tetap bisa diterapkan dalam tataran mobilisasi sosial juga.
Sesuai garis kerja Unicef yang selama ini bermitra dengan Bappeda (Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) provinsi, panduan ini disusun dengan kondisi ideal gabungan peserta dari staf Pemda terkait, LSM, Orsos/Ormas dan wartawan lokal. Dengan demikian, pelatihan ini akan memiliki situasi unik yakni menggunakan tiga tahap advokasi:
1. Pada saat proses pelatihan, terjadi proses advokasi secara internal kepada peserta yang berasal dari jajaran Pemda terkait. Di mana dalam proses akan terjadi perbenturan nilai-nilai, keyakinan dan kepentingan pribadi/golongan dengan kepentingan yang diperjuangkan. Di sini pentingnya melibatkan LSM, Orsos/Ormas yang kompeten dalam persoalan isu dan peserta dari dinas/instansi pemerintah terkait agar terjadi dialektika yang diinginkan.
Misalnya saat pelatihan advokasi Penyederhanaan Prosedur/Penggratisan Akta Kelahiran, tak jarang telihat bahwa peserta dari Dinas Catatan Sipil merasa gamang untuk terlibat pada awal pelatihan karena implikasi pada pekerjaannya sudah terasa sangat jelas.
Pada saat yang sama juga terjadi advokasi media, karena wartawan yang menjadi peserta pun akan mengalami benturan-benturan konsep dan pemahaman yang mungkin berbeda dengan yang selama ini dianutnya (lihat modul 11: Advokasi Media).
2. Mengadvokasi Legislatif/DPRD melalui hearing dengan bertumpu pada kekuatan gabungan peserta eksekutif (staf Pemda) LSM, dan Orsos/Ormas.
peserta yang sama.
Keberhasilan di tahap 1 akan berpengaruh pada tahap 2, keberhasilan tahap 2 akan mempengaruhi tahap 3. Di sinilah peran kemampuan persuasi dibutuhkan semua pihak dan sekaligus hal ini menjadi ciri khas modul ini.
Unicef 7
CARA MENDAPAT MANFAAT SEPENUHNYA
DARI BUKU PANDUAN INI
Buku Panduan ini terdiri dari:
1. Pendahuluan
Berisi petunjuk-petunjuk, dasar-dasar pelatihan, sistematika dan lain-lain yang perlu diketahui oleh fasilitator dalam membawakan modul. Bagi fasilitator yang sangat berpengalaman, tetap dianjurkan membaca minimal satu kali agar mendapatkan gambaran dan pemahaman sepenuhnya terhadap istilah-istilah yang digunakan.
2. Modul
Berisi modul dari sesi 1 sampai 22.
3. Lampiran-lampiran
Berisi mengenai bahan bacaan penunjang dan berbagai lampiran informasi/dokumen yang diperlukan bagi fasilitator dalam melaksanakan pelatihan.
Untuk mendapatkan manfaat yang sepenuhnya dari panduan ini, fasilitator perlu memperhatikan hal berikut:
1. Seyogyanya fasilitator sudah mempelajari seluruh isi buku ini jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Untuk mempermudah, cetaklah seluruh dokumen yang diperlukan. Hal ini penting untuk menumbuhkan rasa memahami secara utuh panduan ini, sehingga mudah bagi Anda dalam membawakannya.
2. Pelajari baik-baik Bagian 2 setiap modul (Bacaan Pengantar Untuk Fasilitator). Hal ini akan memberikan latar belakang dan alur berpikir yang sistematis untuk memahami modul tersebut.
3. Cobalah aktivitas yang ada (permainan, studi kasus atau role playing) kepada diri Anda sendiri atau mainkan secara simulatif dengan teman Anda sebagai percobaan. Hal ini penting untuk menumbuhkan rasa “kenal” dengan aktivitas itu dan bisa menemukan berbagai kemungkinan reaksi yang akan muncul dari peserta pelatihan. Fasilitator boleh melakukan adaptasi aktivitas dalam suatu modul sepanjang tujuan dari aktivitas itu tercapai. Misalnya mengganti suatu permainan dengan permainan lain yang dirasakan lebih sesuai situasi dan kondisi pelatihan.
4. Ajukan pertanyaan pemandu kepada Anda sendiri setiap kali selesai mencoba aktivitas dari suatu modul. Elaborasi kemungkinan jawaban dan perkirakan kemungkinan pertanyaan lanjutannya.
Setelah empat langkah di atas, kaji kemungkinan variasi yang dapat dilakukan, kendati Anda belum pernah membawakan secara riil. Kemampuan mengolah variasi, akan memunculkan suatu “sense of mastery”.
Unicef 9
DESAIN PELATIHAN
Buku Panduan ini dibuat dengan pendekatan “siap pakai” yang melingkupi konsep dan teknik secara terpadu. Di buku panduan ini terdapat 22 modul yang merupakan suatu urutan penyampaian, terdiri dari:
No Sesi Deskripsi
1 Mengawali Pelatihan
Keberhasilan pelatihan ini ditentukan seberapa jauh peserta terlibat, dan keterlibatan dipicu oleh excitement. Sesi ini merangsang keterlibatan peserta melalui berbagai aktivitas dalam suasana yang hidup.
2 Mengelola Perubahan
Sesi ini membawa peserta untuk menginternalisasi nilai-nilai yang
diperlukan agar sukses dalam melakukan advokasi.
3 Kerangka Kerja Advokasi
Peserta mendiskusikan suatu kasus untuk mengidentifikasi unsur-unsur advokasi dan merangkumnya ke dalam alur. Alur versi peserta kemudian dibandingkan dengan Kerangka Kerja Alur Advokasi Terpadu untuk melengkapi pemahaman peserta.
4 Pendalaman Isu Dengan Narasumber
Diskusi pleno membahas isu yang dipakai dalam sesi 3 bersama narasumber.
5 Perumusan Isu Strategis
Diskusi kelompok sebagai kelanjutan diskusi pleno, peserta belajar merumuskan isu strategis yang akan diperjuangkan.
6 Permainan Negosiasi
Peserta melalui game mempelajari bagaimana tiap tahap negosiasi dapat dikendalikan untuk meraih hasil yang berbeda.
7 Pembahasan Negosiasi
Negosiasi memiliki esensi yang sama dengan advokasi: keterampilan memperjuangkan kepentingan.
8 Untung Rugi Berubah
M empelajari motif dasar manusia dalam berubah: mengejar keuntungan atau menghindari kerugian.
9 Pengemasan Pesan dengan NLP
Sesi ini mempelajari bagaimana NLP memberikan strategi pengemasan pesan (frame), peserta dapat mengarahkan cara lawan menafsirkan pesan peserta. Dengan demikian, peserta dapat mengendalikan hasil negosiasi.
10 Pengemas Isu Anak dengan Framing dan Reframing
Prinsip yang sudah dipelajari di sesi sebelumnya akan diterapkan secara
langsung di sesi ini, dengan cara mempelajari dan praktek pengemasan pesan untuk isu anak.
11 Advokasi Media
M edia massa memiliki kekuatan penembus batas yang luar biasa. M engadvokasi media berarti memiliki channel dan alat transmisi pesan yang memainkan peran yang mempengaruhi keberhasilan persuasi.
12 Bahasa Sugestif Berbasis NLP
Kata-kata memiliki kekuatan yang dahsyat apabila tahu cara menggunakannya. Di sesi ini dipelajari bahwa unsur-unsur tersebut dapat memberi sugesti yang besar.
13 Bahasa Tubuh Dan Intonasi
Sesi ini secara interaktif menunjukkan bagaimana memadukan kekuatan body language dan intonasi dengan unsur persuasi yang lain sehingga memberi dampak yang lebih besar.
14 Strategi Hearing
Dengar pendapat adalah satu aktivitas advokasi yang menuntut tingkat persiapan yang tinggi. Sesi ini memastikan peserta memahami peran masing-masing dan aturan-aturan yang berlaku.
15 Simulasi Hearing
Sesi ini memastikan peserta benar-benar memahami perannya dan menyiapkan diri untuk situasi sebenarnya.
16 Praktek Hearing dengan Legislatif
Peserta memraktekkan apa yang telah mereka pelajari selama 2 hari sebelumnya dalam situasi nyata dengan parlemen.
17 Review Hasil Hearing dan Penyesuaian Ulang
Peserta mempelajari pengalaman melakukan dengar pendapat dengan
parlemen, sehingga dapat mengidentifikasi bagian mana yang perlu disempurnakan agar kelak kinerja peserta meningkat. Dengar pendapat dengan eksekutif mempunyai karakteristik yang berbeda dengan parlemen.Dalam sesi ini, peserta diajak mengenali perbedaan tersebut dan menindaklanjuti dengan langkah-langkah penyesuaian.
18 Praktek Hearing dengan Eksekutif
Peserta mempraktekkan apa yang telah mereka pelajari sebelumnya dalam situasi nyata dengan eksekutif.
19 Review Hasil Hearing dengan Eksekutif
Peserta mempelajari pengalaman melakukan dengar pendapat dengan
parlemen, sehingga dapat mengidentifikasi bagian mana yang perlu disempurnakan agar kelak kinerja peserta meningkat
20 Mengatasi Keberatan
Dengan teknik NLP, keberatan bisa diperlakukan secara tepat, fokus tidak hanya pada teknik menjawab namun juga
Unicef 11
manajemen diri.
21
Bagian-bagian Lain Bagan Arus Advokasi Terpadu
Peserta mempelajari aspek-aspek lain dalam Kerangka Kerja Advokasi yang belum dibahas sebelumnya.
22 Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL)
Peserta membuat RKTL untuk menyempurnakan hasil yang sudah diperoleh dari 2 kali hearing.
Modul 6 dan 7 sebenarnya merupakan satu modul yang berkelanjutan, tapi karena perlu waktu panjang maka dipecah menjadi 2 sesi.
Desain di atas merupakan suatu urutan logis yang mirip dengan “batu undakan” yang artinya sebuah modul akan menjadi dasar bagi modul berikutnya. Dengan demikian, mengikuti urutan di atas akan merupakan desain paling aman dalam mencapai tujuan pelatihan.
Dalam beberapa kasus, di mana dituntut suatu fleksibilitas skedul, misalnya tidak diperolehnya jadwal audiensi dari DPRD sesuai dengan urutan di atas, maka pengubahan urutan boleh dilakukan dengan catatan sesi “Persiapan Hearing” harus mendahului acara hearing itu sendiri.
Sekalipun urutan hearing dengan DPRD atau Bupati/Walikota digeser ke waktu yang berbeda, perlu diupayakan agar urutan sesi yang lain tetap mengikuti pakem di atas.
MANAJEMEN WAKTU
Pelatihan dengan jumlah 22 modul ini di desain untuk 5 hari kerja. Empat hari pertama dilakukan sampai malam, sedangkan hari ke 5 hanya setengah saja. Pelatihan ini sebaiknya dilaksanakan di hotel, sehingga peserta bisa menginap dan bekerja hingga jam 21.30.
Adapun rincian slot waktu yang biasanya dilakukan dalam pelatihan ini adalah sebagai berikut:
Waktu Durasi Slot
08.30 – 10.00 90 menit Slot 1 10.00 – 10.15 Break 1 10.15 – 12.00 105 menit Slot 2 12.00 – 13.00 Istirahat 13.00 – 15.00 120 menit Slot 3 15.00 – 15.30 Break 2 15.30 – 17.00 90 menit Slot 4 17.00 – 19.30 Istirahat 19.30 – 21.30 120 menit Slot 5
Total 5 Slot 525 menit 5 slot
Sesi 1 merupakan sesi yang harus diperlakukan sangat fleksibel dalam hal waktu, mengingat berbagai kemungkinan terjadi:
o Pelatihan dimulai terlambat, karena alasan apapun.
o Pejabat yang memberi sambutan awal melampaui waktu yang tersedia.
Dengan demikian, fasilitator harus pintar-pintar mengatur waktu untuk sesi satu dengan cara melakukan penyesuaian pada tiap-tiap aktivitas yang diperlukan.
Menimbang hal di atas dan bahwa waktu yang diperlukan untuk setiap sesi tidak sama dengan besarnya slot waktu yang tersedia, maka ada dua cara yang direkomendasikan untuk dilakukan fasilitator:
Unicef 13
o Mengubah penjadwalan untuk break/istirahat sesuai dengan kebutuhan.
o Jika suatu sesi sudah selesai dan masih tersisa waktu dalam slot tersebut, maka lakukan break pendek (5 menit) dan bisa mulai dengan sesi berikutnya.
SISTEMATIKA TIAP MODUL
Setiap modul dibagi dalam tiga bagian yang menjelaskan bagaimana suatu sesi dibawakan.
BAGIAN 1: HALAMAN JUDUL
Terdiri dari sebuah tabel sebagai berikut: • Nomor Modul
• Judul Sesi • Tujuan Sesi • Waktu Total • Perlengkapan
BAGIAN 2: BACAAN PENGANTAR UNTUK FASILITATOR
Berisi mengenai bahan-bahan yang perlu dibaca dan dikuasai seorang fasilitator sehubungan dengan materi dalam sesi dimaksud. Misalnya dalam modul negosiasi, akan dibahas mengenai materi negosiasi: prinsip-prinsip, contoh penerapan, teknik dan sebagainya.
BAGIAN 3: RINGKASAN ALUR SESI
Terdiri dari sebuah tabel dengan kolom sebagai berikut: • Topik • Tujuan • Kegiatan • Alat Bantu • Metode • Waktu
Seyogyanya alur tidak diubah, kecuali fasilitator sudah mengujicobakan hasilnya di kelompok percobaan terlebih dahulu. Urutan yang dituliskan dalam modul ini sudah diujicobakan dan memperhitungkan kesiapan mental (state of mind) para peserta.
Unicef 15
BAGIAN 4: PROSES LENGKAP
Terdiri dari sebuah tabel proses kegiatan yang umumnya berisi sebagai berikut: • CIPTA SUASAN A
Akti vitas kecil yang mengawali suatu sesi untuk menciptakan suasana yang sesuai (state of mind).
Misalnya fasilitator menceritakan mengenai sebuah kisah atau metafora tertentu untuk menumbuhkan insight pada peserta. (Penjelasan mengenai metafora dapat dibaca pada Lampiran 1: Sekilas NLP)
• AKTIVITAS
Menjelaskan mengenai pengalaman berstruktur yang digunakan dalam sesi ini. Misalkan aktivitasnya adalah game, analisa kasus atau role playing.
Penting sekali bagi fasilitator untuk menguasai bagian ini, sehingga saat pelaksanaan pelatihan tidak perlu lagi mencontek.
• PERTANYAAN PEMANDU
Bagian ini menjelaskan pada fasilitator cara membangkitkan insight yang sudah diperoleh peserta dari mengikuti pengalaman b erstruktur di atas.
Tanpa melalui pertanyaan panduan ini, biasanya insight yang diperoleh peserta belum tentu tajam, mendalam dan jumlahnya hanya sedikit.
• PRESENTASI
Bagian ini dijelaskan oleh fasilitator dengan menggunakan bahan yang diambil di lampiran tiap modul. Berisi mengenai materi, prinsip-prinsip dan berbagai teknik yang relevan.
Di beberapa sesi, akan dilakukan praktek mengenai teknik yang baru saja dipresentasikan. Praktek ini bisa dilakukan dalam kelompok berdua, bertiga atau bentuk kelompok lain mengikuti petunjuk yang ada.
• DISKUSI
Menjelang akhir sesi, fasilitator akan membuka forum diskusi untuk memberikan ruangan bagi peserta bertanya sesuai dengan apa yang ingin diketahuinya.
Penerapan tahapan di atas bisa berbeda di setiap sesi tergantung tujuan dan metode yang digunakan.
Di bagian bawah terdapat dua tabel tambahan yang berisi: • Catatan
o Penjelasan tambahan bagi fasilitator mengenai pembahasan suatu topik dalam modul.
o Perkiraan atas kemungkinan reaksi peserta, atau perkiraan kemungkinan jawaban yang muncul dari pertanyaan Anda. Perkiran ini berdasarkan pengalaman uji coba modul yang telah dilakukan sebelumnya.
o Keterangan lainnya.
• Variasi: Bagian ini menjelaskan kemungkinan variasi yang biasa dilakukan fasilitator sesuai situasi dan kondisi tertentu.
BAGIAN 5: LAMPIRAN
Terdiri dari sejumlah dokumen berisi informasi pendukung yang diperlukan, yaitu: • Kisah/Metafora
• Prosedur Permainan • Gambar/Bagan
• Materi untuk dasar penyusunan powerpoint presentasi • Dan lain-lain.
METODE PELATIHAN
Pelatihan ini menggunakan berbagai metode yang variatif, sehingga fasilitator punya kesempatan untuk memanfaatkan kemampuan dan fleksibilitasnya dalam membawakan suatu metode. Jika suatu sesi secara spesifik menyebutkan suatu metode yang direkomendasikan, maka menurut penulis, metode itu paling sesuai untuk menimbulkan insight bagi peserta. Meski demikian, tidak tertutup kemungkinan bagi fasilitator untuk mengganti dengan metode lain yang dianggap lebih sesuai, sepanjang tujuan sesi bisa dicapai dengan baik.
Walaupun diperlukan variasi dalam metode, tetap harus dijaga jangan sampai tujuannya hanyalah semata-mata untuk tujuan variasi itu sendiri. Berikut beberapa pertimbangan dalam memilih variasi metode:
1. Apakah metode yang dipilih akan membuat lebih mudah mencapai tujuan sesi pelatihan?
2. Apakah waktu yang tersedia cukup?
3. Berapa jumlah peserta yang hadir dalam sesi tersebut?
o Misalnya: Game Untung Rugi Berubah, sangat mengandalkan adanya perbedaan individual peserta, sehingga jumlah peserta di bawah 15 orang akan kurang menghasilkan efek maksimal.
4. Apakah peralatan yang dibutuhkan memang bisa disediakan?
Beberapa metode yang dipakai dalam pelatihan ini adalah: • Games
• Role Playing
• Diskusi Kasus
• Diskusi Film
• Metaplan dan Anjangsana
• Ceramah
Unicef 19
Jenis Metode Aktivitas Atur an Melakukan Aktivitas
Per an: Siapa Melakukan Apa
Situasi Yang Melatarbelakangi Suatu Aktivitas
Apa Yang Dihayati? Pertanyaan yang ter jawab Menghayati Dari Sudut Siapa Game Ditentukan dengan jelas Ditentukan dengan jelas Tidak ditentukan
Diterangkan 1. Pelaksanaan suatu aksi 2. Efek satu aksi terhadap
suatu situasi Kalau begini hasilnya bagaimana, kalau begitu hasilnya bagaimana Pihak pertama maupun ketiga
Role Playing Diserahkan kepada pemeran Diserahkan kepada pemeran Ditentukan dengan jelas
Diterangkan Dinamika internal suatu peran yang mendorong suatu aksi
Bagaimana
rasanya kalau saya jadi si A Pihak pertama Simulasi Ditentukan dengan jelas Ditentukan dengan jelas Ditentukan dengan jelas
Diterangkan 1. Pelaksanaan suatu aksi 2. Efek satu aksi terhadap
suatu situasi
3. Perubahan situasi dan pengaruhnya terhadap aksi berikutnya Kalau sudah begini, enaknya bagaimana Pihak pertama maupun ketiga
Studi Kasus Ditentukan Tidak
ditentukan Tidak ditentukan Diterangkan Latar belakang situasi yang mendorong terjadinya suatu aksi
Seperti apa situasinya kok sampai begini
Pihak ketiga
Diskusi film Ditentukan Ditentukan Tidak ada Diamati Dinamika internal maupun eksternal terjadinya suatu aksi
Seperti apa Pihak ketiga Metaplan Ditentukan Ditentukan Tidak ada Diterangkan 1. Gambaran suatu situasi
2. Peluang-peluang tindakan di dalamnya
3. Identifikasi peran yang harus ada
Harusnya seperti apa; siapa melakukan apa
Metode dan Teknik Bertanya
Setelah peserta menjalani berbagai aktivitas melalui suatu metode, tidak semuanya secara otomatis akan mampu melakukan ekstraksi nilai-nilai, ataupun mendapatkan ‘aha’. Fasilitator perlu membantu memfasilitasi proses kognitif melalui teknik mengajukan pertanyaan sehingga peserta dapat melakukan pengendapan dari pengalamannya.
Fasilitator perlu mengenali berbagai teknik bertanya, tidak saja untuk membantu peserta mendapatkan manfaat dari suatu metode, namun juga menggunakan pertanyaan sebagai bagian dari proses fasilitasi.
Di bawah ini diuraikan berbagai teknik bertanya sebagai cara-cara untuk mencapai tujuan tertentu:
Tujuan Pertanyaan Contoh Pertanyaan
• Mengajak refleksi “Apakah 5 pelajaran penting yang kita tarik dari permainan tadi?”
• Menganalisa “Bagaimana jika hasil diskusi tersebut dikaitkan dengan rendahnya kesadaran masyarakat mengenai Akta Kelahiran?”
• Membantu peserta menerapkan dalam situasinya sendiri
“Menurut Anda, bagaimana jika role play tadi diterapkan pada sistem Manajemen Berb asis Sekolah di sekolah Anda?”
• Menggugah minat (misal di awal sesi/awal pelatihan)
“Tahukah Anda saja yang b isa dilakukan oleh seorang yang jago berkomunikasi ?”
• Menimbulkan kesadaran “Apa yang akan terjadi jika bentuk pekerjaan terburuk b agi anak terus dibiarkan ?”
• Memberi kesempatan klarifikasi
“Ada yang b elum jelas dan ingin mengajukan pertanyaan?”
• Mengembalikan perhatian peserta ke materi (peserta mengobrol)
“Baik, saudara X, ada yang ingin Anda b agikan kepada forum…? (Gunakan nada yang halus)”
Unicef 21
Cara mengajukan pertanyaan
Cara mengajukan pertanyaan sangat penting diperhatikan agar fasilitator tidak terkesan merasa menjadi orang yang paling hebat dan ahli di dalam ruang pelatihan.
Sebagai contoh, ada peserta mengobrol dan anda ingin mengajukan pertanyaan agar perhatian peserta kembali pada forum, jangan lakukan dengan suatu pertanyaan yang sulit seperti mau memberikan hukuman supaya malu. Lakukan pertanyaan sederhana seperti dalam tabel di atas, tujuannya bukan menghukum atau “mempermalukan korban”, namun sekedar membuat mereka mengembalikan perhatian ke forum.
Cara yang lebih halus adalah cara “lempar bola bebas”. Jika cukup banyak peserta yang kurang memperhatikan, maka ajukan pertanyaan kepada seluruh kelas. Tunggu waktu secukupnya agar kelas merespon, arahkan pandangan secara lembut kepada seluruh kelas secara memutar.
Jika respon tidak muncul dan perhatian dari kelas masih tetap kurang, maka perlu dilakukan pembagian kelompok untuk diskusi. Pembagian kelompok dilakukan dengan metode “direct splitting”, yakni membuat peserta yang bersebelahan menjadi terpisah. Misalnya menggunakan potongan kata “dis-ku-si”, yakni setiap peserta secara bergantian diminta menyebut kata “dis”, peserta sebelahnya “ku”, peserta berikutnya “si”, dilanjutkan “dis” lagi dan seterusnya. Sebagai variasi bisa saja digunakan kata lain, misal “1” kemudian “2”, kemudian “3”, kembali lagi ke “1” dan seterusnya. Untuk membuat suasana menjadi segar bisa dengan kata lucu “rokok”, “susu” dan “donat”.
Teknik ini akan membelah peserta dalam kelompok di mana peserta yang tadinya duduk bersebelahan dan mengobrol akan langsung terpisah dalam kelompok yang berbeda. Kemudian berikan pertanyaan untuk dijawab melalui diskusi kelompok dan minta mereka menulis di metaplan atau flipchart.
FASILITATOR DAN NARASUMBER
Fasilitator
Untuk meningkatkan keberhasilan program pelatihan ini, berikut beberapa catatan penting mengenai kriteria fasilitator yang disarankan untuk menggunakan panduan ini:
• Idealnya diperlukan tim fasilitator yang terdiri dari 2 orang, mereka harus merupakan satu tim, bukan 2 orang yang sekedar diundang dan baru bekerjasama pada saat itu juga. Fasilitator bertanggung jawab dalam merencanakan, melaksanakan proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan. Mengapa perlu 2 orang, tujuannya adalah:
o Agar terbentuk variasi penyampaian dan proses fasilitasi tanpa kehilangan arah.
o Agar bisa saling menggantikan saat yang satu sedang berhalangan.
o Agar saling melengkapi saat memfasilitasi suatu aktivitas seperti game dan sebagainya dimana diperlukan lebih dari satu fasilitator.
• Kemampuan fasilitatif yang diperlukan adalah:
o Mampu menerima dan mengelola perbedaan pendapat.
o Mampu memimpin dan mengarahkan pembicaraan tanpa “memaksakan”.
o Bersedia dan mampu menerima kondisi peserta secara apa adanya, menghindari memberikan cap buruk, menertawakan dan sebagainya. o Memahami keseluruhan pelatihan sehingga bisa mengawal proses
pelatihan dari awal sampai akhir.
• Secara garis besar, disarankan fasilitator yang cukup berpengalaman dalam membawakan suatu pelatihan bagi orang dewasa.
o Pernah memfasiliasi pelatihan orang dewasa.
Unicef 23
o Pernah memfasilitasi pelatihan untuk staf Pemda.
• Fasilitator yang punya background NLP akan lebih diuntungkan dalam menggunakan modul ini, sungguhpun fasilitator yang tanpa background NLP juga dapat menggunakan dengan baik,
Narasumber
• Kehadiran narasumber diperlukan mutlak dalam beberapa sesi dari pelatihan ini. Hal ini menyangkut isu spesifik, misalnya saat pelatihan membahas isu pencatatan kelahiran, kesehatan ibu dan anak, manajemen berbasis sekolah dan lain-lain.
• Narasumber dipilih yang memiliki kompetensi sesuai isu yang dibahas. Perannya adalah memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih detail, misal berupa data-data penelitian dan konsep terkait.
• Jauh lebih baik apabila narasumber berasal dari wilayah yang bersangkutan, karena bisa diharapkan yang bersangkutan memiliki data-data yang akurat mengenai situasi dan kondisi daerah.
• Sangat disarankan agar para narasumber bertemu sebelumnya dengan tim fasilitator untuk menyelaraskan berbagai hal antara lain:
o Memberikan gambaran besar dari pelatihan. o Arah/tujuan dari sesi yang dimaksud.
Tata letak dan peralatan ruang pelatihan
• Satu ruangan yang dapat menampung peserta untuk duduk dengan membentuk tapal kuda atau U shape. Ada ruang/space kosong yang cukup luas di tengah-tengah, untuk memainkan berbagai aktivitas seperti game dan sebagainya.
• Ruangan sebaiknya tidak silau sinar matahari sehingga bisa dilakukan pengaturan terang-gelapnya cahaya ruangan. Hal ini berguna saat pemutaran film atau slide-slide yang perlu kegelapan.
• Sangat disarankan agar peserta menggunakan kursi yang memiliki papan untuk menulis, jadi tidak menggunakan meja sama sekali. Sebisa mungkin kursi cukup ringan untuk digeser-geser/diangkat. Jika tidak tersedia, letakkan meja di belakang kursi.
• Perencanaan persiapan alat yang akan dipergunakan, akan dirinci dalam
daftar periksa.
• 4 papan flipchart yang berisi masing-masing 10 kertas flipchart untuk kegiatan diskusi kelompok, beserta spidol.
• Sangat disarankan menggunakan wireless mic bagi fasilitator, alasannya adalah membantu memproyeksikan suara (hemat energi fisik) dan memungkinkan mobilitas yang tinggi.
• Layout yang disarankan untuk pelatihan ini bisa dilihat dalam halaman berikut ini.
Unicef 25
Layout Ruang Pelatihan
Projector
White board Layar Infocus
Meja Observer /Panitia
Listrik Spanduk Pelatihan
Tertutup dari sinar matahari
Listrik
Notebook
Kursi peserta yang memiliki papan untuk menulis, atau jika tidak ada, letakkan meja di b elakang kursi
Kursi Peserta dengan konfigurasi “U”
Kursi tinggi untuk roleplay
Flipchart Flipchart
Flipchart Flipchart
CARA MEMULAI PELATIHAN
• Fasilitator perlu datang lebih awal, sehingga memiliki waktu cukup untuk melakukan persiapan.
• Berkenalan dengan peserta sebelum acara dimulai akan sangat membantu kelancaran proses pelatihan. Beberapa fasilitator pemula tanpa alasan jelas sering mengambil jarak dengan peserta untuk “mempertahankan” posisinya (red: “jaga image”).
• Sesi Pertama (Modul 1) perlu dilakukan dengan waktu dan perhatian yang penuh, ini adalah investasi berharga yang akan sangat menentukan kesuksesan sesi berikutnya.
• Apresiasi kepada peserta yang datang tepat waktu harus menjadi pegangan seorang fasilitator. Mulai tepat waktu, jangan menunda, menunggu peserta yang datang terlambat. Menunggu peserta yang terlambat artinya memberi reward kepada yang salah dan memberi punishment kepada yang tepat waktu.
• Di awal proses sangat penting untuk membangun kepercayaan peserta pada modul dan para fasilitator yang membawakannya. Ungkapkan kepada peserta bagaimana modul dikembangkan dan di daerah mana saja sudah diuji cobakan serta hasil-hasil yang sudah diperoleh.
Unicef 27
DAFTAR PERIKSA
Gunakan daftar periksa ini dengan cara memberikan tanda apabila sudah tersedia dengan baik. Kolom catatan dipergunakan jika ada sesuatu hal yang masih membutuhkan tindakan lebih lanjut.
Disediakan dua jenis Daftar Periksa, yakni Daftar Periksa sebelum mulai Pelatihan dan Daftar Periksa sebelum udah mulai suatu Sesi.
DAFTAR PERIKSA SEBELUM MULAI PELATIHAN
NO PERIHAL ADA CATATAN
1 Apakah sudah dibentuk Panitia Lokal ?
2 Apakah Anda sudah menyiapkan Pre Kit Pelatihan?
(melakukan modifikasi pada Pre Kit yang tersedia)
3
Apakah sudah berkoordinasi dan mengirimkan dokumen terkait untuk pelatihan?
• Pre Kit Pelatihan • Property Pelatihan
• Petunjuk Teknis Pelaksanaan
4 Apakah Pre Kit Pelatihan sudah dikirimkan panitia pada
peserta?
5 Apakah Pre Kit Pelatihan sudah dikirimkan balik kepada
panitia?
6 Sudahkan Anda mempelajari Modul Pelatihan? 7 Apakah DPRD sudah dihubungi dan bersedia? 8 Apakah Bupati/Walikota sudah dihubungi dan
bersedia?
9 Apakah sudah tersedia laptop untuk presentasi di
DPRD/Bupati?
10 Apakah sudah tersedia kendaraan untuk berangkat ke
lokasi hearing (Gedung DPRD/Bupati)?
11 Apakah sudah ada pendekatan/lobby kepada pihak
komisi DPRD terkait?
12 Apakah sudah ada pendekatan/lobby kepada pihak
Bupati dan instansi Pemda terkait?
13 Apakah kain berwarna gelap sudah tersedia (hitam, biru
14 Apakah kertas metaplan sudah tersedia?
Jumlah 3 warna x 50 lembar. Ukuran 10 x 20 cm. 15 Apakah sudah tersedia lem semprot (3M) atau double
tape dan gunting?
16 Jika menggunakan lem semprot, apakah sudah
disemprotkan ke pada kain hitam?
17 Apakah LCD Projector dan layar sudah tersedia 18 Apakah LCD Projector sudah dicoba dan menyala
dengan baik?
19
Apakah posisi bayangan gambar/ukuran huruf dari LCD Projector sudah tepat, dan dapat terlihat dari orang yang duduk paling belakang?
20 Apakah memerlukan kabel gulung tambahan? 21 Apakah sudah tersedia colokan kabel untuk LCD
Projector?
22 Apakah Narasumber sudah dihubungi dan bersedia? 23 Apakah sudah dilakukan pertemuan koordinasi dengan
narasumber?
24 Apakah data-data yang diperlukan dimiliki oleh Narasumber?
25 Apakah data-data penunjang lain sudah tersedia? 26 Apakah papan flipchart sudah tersedia 4 buah dan
masing-masing dengan kertas 10 lembar? 27 Apakah sudah tersedia spidol white board berbagai
warna dalam jumlah cukup? (+/- 20)
28
Apakah sound system sudah tersedia? 3 wireless mic, atau
1 wireless mic dan 2 cable mic (untuk peserta) Audio jack untuk output suara dari laptop
29 1 unit komputer dan printer untuk tugas peserta 30 Apakah kertas HVS sudah tersedia (5 rim)
31
Apakah peserta sudah terdiri dari: • Pemda Terkait
• Anggota LSM
• Anggota Ormas/Orsos terkait • Wartawan
Unicef 29
DAFTAR PERIKSA SEBELUM MEMULAI SESI
NO PERIHAL ADA CATATAN
1 Sudahkan Anda mempelajari Modul Pelatihan? 2 Apakah LCD Projector sudah dicoba dan menyala
dengan baik?
3
Apakah posisi bayangan gambar/ukuran huruf dari LCD Projector sudah tepat, dan dapat terlihat dari orang yang duduk paling belakang?
4 Apakah semua powerpoint sudah tersedia dengan lengkap?
5 Apakah sudah tersedia alat penunjuk (pointer) untuk
menjelaskan di layar proyektor?
6
Apakah peralatan sound system sudah dicoba dan berfungsi dengan baik?
• Periksa baterai wireless mic
7
Apakah peralatan untuk aktivitas peserta sudah tersedia dengan lengkap dan dalam kondisi baik? (Alat peraga, kertas kerja, dll)
8 Apakah lay out ruangan sudah sesuai dengan tujuan
CARA ORANG DEWASA BELAJAR
(ANDRAGOGY)
Seorang fasilitator perlu mengetahui perbedaan cara belajar anak-anak dan orang dewasa, sehingga mampu memperlakukan peserta secara tepat.
Cara anak belajar
• Anak punya rasa ingin tahu yang besar hampir pada semua hal. Dengan demikian cukup mudah untuk mengajak seorang anak mempelajari hal baru.
• Proses belajar pada anak sangat tergantung pada orang lain yang lebih berpengalaman (guru/pembimbing). Mereka memerlukan jawaban dari orang lain atas berbagai pertanyaan di pikirannya.
Cara orang dewasa belajar
• Rasa ingin tahu pada orang dewasa terbatas pada apa yang tengah menjadi kebutuhan atau keinginannya.
o Tantangan bagi fasilitator untuk menghidupkan suatu topik agar “dirasa penting” dan “dibutuhkan”.
o Mampu menumbuhkan pikiran bahwa suatu sesi bermanfaat bagi peserta.
• Orang dewasa mengalami suatu “hambatan belajar”, ditandai dengan: rasa enggan, malu terlihat bodoh atau tidak mengerti, rasa takut gagal dan tidak percaya diri.
o Tantangan bagi fasilitator dalam mendesain dan menumbuhkan iklim pembelajaran yang sifatnya tidak “berisiko sosial” seperti malu, dan lain-lain.
o Fasilitator perlu bersikap mendukung, mendorong, tidak mencela, dan menerima apa adanya.
Unicef 31
• Orang dewasa lebih senang diperlakukan secara setara, karena mereka juga sudah memiliki pengalaman, pendapat, pandangan, kemauan, kesadaran, tanggung jawab dan tujuan.
o Tantangan pada fasilitator untuk mampu membawakan pelatihan dengan cara membangkitkan minat melalui cara bertanya, teknik menggali jawaban dan membuka ruang diskusi/berpendapat.
• Kemampuan berpikir abstraktif pada orang dewasa membuat mereka lebih senang belajar dari pengalamannya.
o Tantangan bagi fasilitator dalam mengembangkan metode yang sifatnya experiencial learning, yakni aktivitas “pengalaman berstruktur” seperti; game, diskusi, b rainstorming, role playing, dll.
MENGHADAPI SITUASI SULIT
Dalam modul pelatihan ini, tidak dikenal adanya istilah “peserta sulit”, yang ada adalah situasi sulit. Penyebutan peserta sulit sangat perlu dihindarkan karena bersifat memberi stigma. Selain itu istilah itu akan membuat kesan bahwa kita mempersamakan antara subyek dengan perilakunya.
Selain itu, pemberian stigma “peserta sulit” akan mempengaruhi kondisi pikiran fasilitator untuk mempercayai bahwa memang sulit menghadapinya, dan tindakannya kemudian cenderung akan mengikuti kepercayaan itu.
Kenyataan dalam kehidupan, tidak ada orang yang benar-benar sulit bagi setiap orang. Selalu saja ada orang yang sanggup “menangani” seorang yang dianggap sulit dalam pandangan orang lain. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kita dapat “mengendalikan” sepanjang mengetahui caranya.
Dalam terminologi NLP ada suatu keyakinan yang perlu diinternalisasi oleh seorang fasilitator: “Tidak ada yang namanya peserta sulit, yang diperlukan adalah seorang fasilitator yang leb ih fleksibel”. Jadi, fleksibilitas sikap dan perilaku yang tepat dari fasilitator akan menentukan apakah dia bisa mengarahkan seorang peserta yang dianggap berperilaku sulit atau tidak.
Seorang peserta menjadi berperilaku yang menyulitkan fasilitator umumnya terpicu oleh suatu kondisi yang mendahului. Beberapa kondisi yang memicu munculnya situasi sulit adalah:
• Pelatihan yang tidak direncanakan dan dikelola dengan baik, seperti kurangnya fasilitas dasar untuk akomodasi, manajemen waktu yang buruk, ruangan yang tidak memadai dan sebagainya.
• Peserta yang terpaksa datang, biasanya disebabkan pemberian tugas yang mendadak, peserta memiliki beban tugas saat meninggalkan pekerjaan, sehingga peserta tidak tahu apa manfaat datang ke pelatihan.
Unicef 33
Pelatihan” kepada peserta seminggu sebelum pelaksanaan acara. Isi Pre Kit ini dibahas di bagian lain dalam Panduan ini.
• Pengalaman negatif dalam pelatihan sejenis yang sebelumnya, sehingga peserta memiliki ekspektasi buruk pada pelatihan ini.
Dari penjelasan di atas, jelas sekali bahwa pada awal suatu pelatihan, seorang fasilitator punya tugas penting dalam “menyelesaikan” dengan baik berbagai persoalan laten yang disebut di atas. Untuk itulah, sesi pertama (modul 1) memiliki kedudukan sangat penting dan Fasilitator perlu menginvestasikan waktu dan energinya dengan sungguh-sungguh agar terhindar dari Situasi Sulit yang sewaktu-waktu bisa muncul.
Beberapa jenis “situasi sulit” yang biasanya muncul di suatu pelatihan:
1. Cara bertanya peserta
a. Beberapa peserta, punya kecenderungan cara bertanya yang tidak efektif. Pertanyaan ini akan terdengar sulit dan menyerang bagi seorang fasilitator. Biasanya ditandai dengan pertanyaan yang mempertanyakan, mendebat, menyalahkan, memonopoli, menentang atau menertawakan.
Perlu digarisbawahi di sini, tidak semua kondisi di atas dimaksudkan untuk menyerang pembicara, ada berbagai kemungkinan sebab lain: misalnya peserta kurang pandai pemilihan kata (lack of argumentation skill), atau ekspresi limiting b elief dari si penanya. Contoh:
• “Menurut saya, itu tidak mungkin karena ….”
• “Apa yang Anda sampaikan adalah omong kosong, bahwa…”
2. Peserta bergurau/melawak secara berlebihan, biasanya peserta ini merasa bosan atau mungkin membutuhkan perhatian khusus. Jelas di sini dituntut suatu fleksibilitas dari fasilitator.
3. Peserta yang tidak menyimak, tidur atau mengobrol bisa disebabkan berbagai sebab. Misalnya terpaksa datang, kebosanan, merasa topik tidak penting dan tidak menarik. Sekali lagi di sini jelas sekali pentingnya “Pre Kit Pelatihan” dan pelaksanaan Sesi 1 (Modul 1) untuk mendapatkan rasa penting, berguna dan menarik dari peserta.
4. Pembahasan topik yang sensitif. Di beberapa daerah tertentu, adanya sejarah konflik rasial, agama atau suku dapat menyebabkan sebuah topik menjadi sensitif. Apabila fasilitator kurang fleksibel dan pandai mengemas isu (framing), peserta mungkin akan merasa tidak nyaman. Tantangan bagi fasilitator adalah; peserta belum tentu menyuarakan ketidaknyamanan mereka, namun dengan mengamati bahasa non-verbalnya, maka kita bisa mendapatkan petunjuk ketidaknyamanan tersebut.
Unicef 35
CARA MEMPERTAHANKAN PERHATIAN
Berikut ini sejumlah teknik untuk membantu mempertahankan agar sesi tetap dapat menarik:
1. Pelajari dan terapkan materi-materi dalam modul ini yang merupakan teknik NLP untuk Anda aplikasikan sendiri dalam pelatihan. Inilah yang disebut “Walk the Talk”, menerapkan sendiri apa yang kita ajarkan.
2. Beberapa hal penting sebagai panduan:
a. Memulai suatu sesi dengan mantap dan suara cukup lantang.
b. Gunakan sikap yang simpatik, ramah, bersahabat, dan menyenangkan.
c. Tunjukkan gaya yang serius namun tetap santai. d. Gunakan bahasa tubuh yang menarik:
i. Berdiri tegak
ii. Kepalkan tangan Anda saat menunjukkan semangat.
iii. Tunjukkan ekspresi perasaan pada muka Anda saat berbicara hal yang menunjukkan perasaan: gembira, sedih, prihatin, dan sebagainya.
e. Berbicara dengan intonasi yang menarik. Untuk mengesankan suatu hal menjadi penting, rendahkan suara dengan mimik cukup serius. 3. Peka terhadap bahasa tubuh peserta yang menunjukkan perasaan jenuh,
bosan atau ngantuk.
4. Sesekali ajukan pertanyaan sederhana (persoalan yang mudah saja) dengan tujuan mendapatkan/mempertahankan perhatian, bukan untuk menguji pengetahuan. Apapun jawaban peserta bukan hal yang penting, sebab yang terpenting adalah mengembalikan perhatian mereka ke sesi.
5. Secara alami peserta akan terpecah perhatiannya karena kepenatan duduk dalam menyimak suatu sesi, untuk itu sangat disarankan fasilitator siap untuk menggunakan ice b reaker/energizer agar kembali segar.
6. Penggunaan humor yang sesuai dengan ikon juga bisa mengusir kejenuhan dan mempertahankan perhatian peserta. Namun jangan sampai seorang fasilitator berubah peran menjadi pelawak atau penghibur. Humor
semata-mata hanyalah bumbu penyedap atau bagian dari suatu teknik metafor yang berguna dalam mengarahkan suatu makna.
TOLOK UKUR KINERJA
1. Banyaknya pertanyaan dari peserta selama sesi atau setelah sesi menunjukkan Anda berhasil menumbuhkan minat peserta. Utamanya jika pertanyaan itu berupa:
a. Pertanyaan pendalaman atas apa yang Anda jelaskan.
b. Pertanyaan aplikasi pada suatu kasus tertentu.
c. Pertanyaan mengenai penerapan di luar konteks yang diajarkan.
2. Banyaknya pertanyaan yang “mempertanyakan” pengetahuan Anda atau meragukan apa yang Anda sampaikan, hal itu menunjukkan belum terjadinya proses “penerimaan” dari peserta kepada Anda atau modul.
3. Minat dan semangat yang ditunjukkan peserta selama sesi berlangsung mengindikasikan keberhasilan Anda membangun suasana partisipatif dan membangkitkan daya tarik.
4. Di luar sesi pelatihan, banyaknya peserta yang menggunakan jargon-jargon, komentar dan sebagainya mengindikasikan adanya internalisasi suatu konsep.
5. Ketepatan waktu kehadiran peserta menunjukkan bahwa peserta sudah meletakkan prioritas yang tinggi pada sesi dan bisa membayangkan manfaatnya.
Memonitor proses hearing secara langsung akan dapat membantu Anda menilai sejauh mana akuisisi skill knowlege dan attitude sudah terjadi pada peserta.
