UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
PEJABAT BENDAHARI
UTM.J.03/10.12/3 Jld. 3 (20) 23hb. Mac 2014
Dekan – Dekan Fakulti
Ketua – Ketua Pusat Tanggungjawab (Pejabat/Bahagian/Unit) Semua Pengarah Pusat Kecemerlangan
Semua Pengarah Research Alliance Universiti Teknologi Malaysia Assalamualaikum Wrt. Wbt. Y. Bhg. Prof. / Saudara,
GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DARI STOR PUSAT, PEJABAT BENDAHARI – EDARAN MAHASISWA
1.0 TUJUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai pengurusan pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari selaras dengan Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2014 – Tatacara Pengurusan Stor Universiti.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Garis panduan mengenai pengambilan bekalan pejabat pada masa ini terkandung dalam Panduan Pengambilan Bekalan Pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari Edaran (Pelajar) Mac 2007 adalah mengenai panduan asas pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari.
2.2 Garis panduan ini dikeluarkan untuk menyatakan beberapa penambahan di dalam prosedur pengambilan bekalan pejabat di Stor Pusat dan juga senarai bekalan pejabat yang terkini.
3.0 PROSEDUR PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DI STOR PUSAT
3.1 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran A) hendaklah dicetak menggunakan kertas berwarna merah jambu dalam dua (2) salinan secara online melalui Sistem UTMFin dalam Modul Pengurusan Stor. Salinan pertama untuk rekod Stor Pusat dan salinan kedua untuk simpanan Persatuan. 3.2 Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi
Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu.
3.3 Manual pengguna Modul Pengurusan Stor boleh diperolehi di laman web Pejabat Bendahari http://ebendahari.utm.my/bendahari
3.4 Pastikan nombor kod dan nama barang adalah betul mengikut senarai (Lampiran B, C, D dan E). BPPS KEW.PS-10 yang tidak lengkap dan tidak mematuhi prosedur akan ditolak.
3.4 Pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat oleh Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa ditetapkan pada hari SELASA setiap minggu :
● Sesi pagi - 9.00 pagi hingga 12.30 tengahari ● Sesi petang - 2.30 petang hingga 4.30 petang
3.5 Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa hendaklah mengemukakan salinan surat kelulusan dan anggaran perbelanjaan untuk setiap kali program atau aktiviti persatuan yang akan dijalankan bersama-sama borang permohonan yang telah lengkap.
3.6 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 yang telah lengkap hendaklah dihantar terus ke Stor Pusat tiga (3) hari sebelum jadual mengambil barang-barang untuk tujuan semakan dan kelulusan.
3.7 Sekiranya berlaku keperluan SEGERA, pihak Persatuan hendaklah mengemukakan Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 berserta surat yang lengkap dengan justifikasi keperluan dan disahkan oleh pegawai Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa. Kebenaran pengeluaran adalah tertakluk kepada kelulusan dan keperluan serta stok semasa.
3.8 PTJ hendaklah memaklumkan dengan kadar segera kepada Stor Alat Tulis, Pejabat Bendahari mengenai barang-barang yang tidak diperlukan/digunakan lagi seperti toner, risograph, kertas komputer dan lain-lain lagi dengan mengambilkira faktor perubahan teknologi semasa.
3.9 Setelah PTJ menerima barang dari Stor Pusat, Pegawai PTJ hendaklah mengesahkan penerimaan barang tersebut di dalam Sistem UTMFin dan menandatangani boarng tersebut pada ruang yang berkaitan rujuk Lampiran A. 3.10 Pastikan setiap pengeluaran barang oleh staf PTJ dari Stor PTJ hendaklah di check out di dalam Sistem UTMFin bagi mengelakkan berlaku perselisihan barang di antara baki fizikal, baki bin kad dan baki kad kawalan stok.
3.11 Borang Permohonan Pinjaman Barang (Lampiran F) hendaklah dikemukakan 2 minggu lebih awal sebelum program diadakan. Manakala, urusan pemulangan hendaklah diselesaikan mengikut tarikh pemulangan yang telah dinyatakan di dalam surat peminjaman dan tong sampah tersebut hendaklah dalam keadaan baik dan bersih selepas program dilaksanakan. Bagi sebarang urusan peminjaman tong sampah untuk program-program khas, bayaran deposit dikenakan seperti berikut :
Kuantiti yang dipinjam Deposit (RM)
5 hingga 10 20.00 11 hingga 20 30.00 21 hingga 30 40.00 31 hingga 50 50.00 51 hingga 80 70.00 81 dan ke atas 100.00
s.k. (1) Y. Bhg. Naib Canselor
(2) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) (3) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) (4) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni) (5) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
(6) Pengarah Kampus,
UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, 54100 Kuala Lumpur.
(7) Ketua Unit Audit Dalam (8) Timbalan Bendahari Kanan,
Pejabat Bendahari,
UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, 54100 Kuala Lumpur.
BORANG PESANAN &
PENGELUARAN STOK
(KEW.PS-10)
LAMPIRAN A
KEW.PS-10
Pusat Kos: ……...……
BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK
(Tatacara Pengurusan Stor Bab 4.0 Perenggan 4.3.1) (Diisi dalam dua (2) salinan sahaja)
No.Siri Permohonan: ……...……
Dilengkapkan Oleh Stor Pemesan
Dilengkapkan Oleh Stor Pengeluar
BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN & AKAUN BAHAGIAN SIMPANAN &
TERIMAAN
Bil. Kod Barang Nama Barang Kuantiti
Dipesan Catatan Kuantiti Diluluskan Harga (RM) Kuantiti Dikeluarkan Catatan Seunit Jumlah ……….. (Tandatangan Pemohon) Nama: Jawatan: No. Tel. :
Melalui dan disahkan :
………
(Tandatangan)
Nama: Jawatan:
Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan*
……….
(Tandatangan Pegawai Pelulus)
Nama: Jawatan:
* (Sila potong yang berkenaan)
Disemak dan dikeluarkan oleh:
……… (Tandatangan Penyelenggara Stor)
Nama: Tarikh :
Saya telah membuat semakan dan mengesahkan bahawa peralatan atau barangan seperti di atas telah diterima di Fakulti/Jabatan mengikut jumlah kuantiti dan kualiti yang ditetapkan.
………..………
(Penolong Pendaftar/Ketua Jabatan)
Tandatangan & Cop Rasmi Tarikh :
(Dilengkapkan setelah stok diterima)
BAHAGIAN BUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERAKUAN PENERIMAAN
Butir – Butir Bungkusan & Penghantaran
Telah dibungkus dan dihantar oleh: ……….. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh :
Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima. ………. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh : Tandatangan pemohon Tandatangan Pegawai PTJ
Tandatangan Pegawai PTJ setelah terima barang daripada Stor Pusat, Pejabat Bendahari
Tindakan Pejabat Bendahari
Tandatangan staf PTJ yang mengambil barang di Stor Pusat Sila catat nombor telefon
KOD ITEM BAGI KATEGORI :
● ALAT TULIS ~
Lampiran B ~
● BAHAN BERCETAK
~ Lampiran C
~
● KERTAS ~
Lampiran D
~
LAMPIRAN B
BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (ALAT TULIS) UNIT
1. BPA001 Benang Putih Gulung
2. BPA002 Binding Tape 2” Biru Gelap Gulung
3. BPA003 Binding Tape 2” Hijau Gulung
4. BPA004 Binding Tape 2” Hitam Gulung
5. BPA005 Binding Tape 2” Kuning Gulung
6. BPA006 Binding Tape 2” Merah Gulung
7. BPA009 Buku Fullscape 1 Koyar Buah
8. BPA010 Buku Fullscape 2 Koyar Buah
9. BPA013 Buku Latihan Buah
10. BPA015 Cecair Pemadam Botol
11. BPA023 Cop Haribulan Unit
12. BPA029 Dawai Kokot No. 10 Kotak
13. BPA030 Dawai Kokot No. 3 Kotak
14. BPA031 Diskett 3.5 Inci Hd Kotak
15. BPA032 Double Sided Tape Gulung
16. BPA033 Fail Hitam Besar Keping
17. BPA040 Fail Poket Keping
18. BPA041 Gam Cair Botol
19. BPA042 Gam Polytron Botol
20. BPA043 Getah Pemadam Unit
21. BPA044 Gunting Bilah
22. BPA045 Highlighter Marker Pen Biru Batang
23. BPA046 Highlighter Marker Pen Hijau Batang
24. BPA047 Highlighter Marker Pen Kuning Batang
25. BPA048 Highlighter Marker Pen Oren Batang
26. BPA049 Jarum Peniti Kotak
LAMPIRAN B
BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (ALAT TULIS) UNIT
28. BPA051 Klip Kertas Besar (2 Inci) Kotak
29. BPA052 Klip Kertas Kecil (1 1/4 Inci) Kotak
30. BPA055 Magic Pen 12 Warna Set
31. BPA056 Map Pin Berwarna Set
32. BPA057 Marker Pen Ink Biru Botol
33. BPA058 Marker Pen Ink Hitam Botol
34. BPA059 Marker Pen Ink Merah Botol
35. BPA060 Marker Pen Permanent Biru Batang
36. BPA061 Marker Pen Permanent Hitam Batang
37. BPA062 Marker Pen Permanent Merah Batang
38. BPA063 Marker Pen Whiteboard Biru Batang
39. BPA064 Marker Pen Whiteboard Hitam Batang
40. BPA065 Marker Pen Whiteboard Merah Batang
41. BPA067 Mesin Dawai Kokot No. 10 Unit
42. BPA068 Mesin Dawai Kokot No. 3 (24/6) Unit
43. BPA069 Musking Tape 1 Inci Gulung
44. BPA070 Musking Tape 2 Inci Gulung
45. BPA071 Ohp Pen Non Permanent Set
46. BPA072 Ohp Pen Permanent Set
47. BPA074 Paku Tekan Panjang Kotak
48. BPA077 Pena Mata Bulat Biru Batang
49. BPA078 Pena Mata Bulat Hitam Batang
50. BPA079 Pena Mata Bulat Merah Batang
51. BPA082 Penebuk Satu Lubang Unit
52. BPA083 Pengasah Pensil Meja Unit
LAMPIRAN B
BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (ALAT TULIS) UNIT
54. BPA085 Pita Tali Putih Gulung
55. BPA094 Sellotape ½” Gulung
56. BPA095 Stamp Pad Ink Biru Botol
57. BPA096 Stamp Pad Ink Hitam Botol
58. BPA097 Stamp Pad Ink Merah Botol
59. BPA098 Stamp Pad Kosong Unit
60. BPA099 Stamp Rack Set
61. BPA100 Tali Fail Hijau Kotak
62. BPA101 Tali Pengikat Putih Rami Gulung
LAMPIRAN C
BIL. NO. KOD ITEM (BAHAN BERCETAK) NAMA BARANG UNIT
1. BPC025 Fail Putih Logo UTM Keping
2. BPC037 Sampul Surat (15 x 10) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg) Kotak 3. BPC038 Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 500kpg) Kotak 4. BPC039 Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Bertingkap (1 kotak = 500kpg) Kotak 5. BPC041 Sampul Surat Besar (18 x 12) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg) Kotak
LAMPIRAN D
BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (KERTAS) UNIT
1. BPK002 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Biru (1 rim = 100kpg) Rim 2. BPK003 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Grey (1 rim = 100kpg) Rim 3. BPK004 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Hijau (1 rim = 100kpg) Rim 4. BPK005 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Kuning (1 rim = 100kpg) Rim 5. BPK006 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Merah (1 rim = 100kpg) Rim 6. BPK007 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Oren (1 rim = 100kpg) Rim 7. BPK008 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Pink (1 rim = 100kpg) Rim 8. BPK009 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Putih (1 rim = 100kpg) Rim
9. BPK012 Kertas Kajang Rim
10. BPK024 Kertas Lukisan Keping
11. BPK026 Kertas Pembungkus (31 x 43) Inci Keping
12. BPK027 Kertas Simili Bond Biru - 80 Gsm (A4) Rim
13. BPK028 Kertas Simili Bond Hijau - 80 Gsm (A4) Rim 14. BPK029 Kertas Simili Bond Kuning - 80 Gsm (A4) Rim 15. BPK030 Kertas Simili Bond Merah - 80 Gsm (A4) Rim 16. BPK034 Kertas Simili Bond Putih IK - 80 Gsm (A4) Rim
17. BPK035 Manila Kad 2 Sheet Keping
LAMPIRAN E
BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (BARANG AM) UNIT
1. BPM001 Bakul Sampah Unit
2. BPM003 Bateri Alkaline AA (Kecil) Biji
3. BPM004 Bateri Alkaline D (Besar) Biji
4. BPM005 Bateri Biasa AA (Kecil) Biji
5. BPM006 Bateri Biasa C (Sedang) Biji
6. BPM007 Bateri Biasa D (Besar) Biji
7. BPM008 Berus Cat ½” Batang
8. BPM009 Berus Cat 1” Batang
9. BPM010 Berus Cat 2” Batang
10. BPM013 Berus Tandas Unit
11. BPM025 Mangga & Kunci Unit
12. BPM027 Penahan Sampah & Tangkai Batang
13. BPM028 Pengesat Kaki Getah (2” x 3”) Keping
14. BPM029 Pengesat Kaki Getah (3” x 4”) Keping
15. BPM032 Penyapu Bulu Ayam/Habuk Batang
16. BPM033 Penyapu Padi/Rami/Plastik Batang
BORANG PERMOHONAN
PINJAMAN BARANG
BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG (BPJ)
(Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 2 minggu dari tarikh diperlukan)
No. Rujukan : BPJ BAHAGIAN A : MAKLUMAT PEMOHON
Nama Pemohon : No. Matriks :
Fakulti/Jabatan : Tarikh
Permohonan :
No. Samb. : No. Tel. Bimbit :
Tarikh Pinjam : Tarikh
Dikembalikan :
BAHAGIAN B : PERIHAL BARANG YANG DIPINJAM
Bil. Nama Barang Kuantiti Tujuan Diperlukan
1. 2. 3.
Sila lampirkan surat/kertas kerja/dokumen sokongan
BAHAGIAN C : PENGESAHAN
Saya akan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas barang yang dipinjam seperti di atas.
……….
Dibenarkan barang-barang tersebut dipinjam untuk tujuan seperti dinyatakan.
……….
Tandatangan Pemohon Tandatangan
Nama : Nama :
No. Matriks : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
BAHAGIAN D : PENGESAHAN PEMULANGAN BARANG Saya telah memulangkan peralatan yang
dipinjamkan pada tarikh yang dinyatakan.
……….
Disahkan bahawa barang yang dipinjam telah dipulangkan.
……….
Tandatangan Pemohon Tandatangan
Nama : Nama :
No. Matriks : Jawatan :
BORANG PERMOHONAN/
PERAKUAN PELUPUSAN
(KEW.PA-17)
KEW.PA-17 UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
PERMOHONAN/PERAKUAN PELUPUSAN HARTA UTM
No. Siri:
Kepada : Pengerusi
Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan UTM Pejabat Bendahari, UTM Skudai
Tuan,
PERMOHONAN PELUPUSAN HARTA UNIVERSITI
Sukacita kami memohon pelupusan harta seperti berikut :
Bil. Jenis Barang Pendaftaran/ No. Siri
No. Kod Kuantiti Tahun Dibeli Seunit Harga (e.s. Kerosakan /Kerugian/Cara Alasan Memohon Pelupusan Kegunaan dsb)
Cadangan Pemeriksa Pelupusan
Maklumat-maklumat di atas disahkan benar. Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab : __________________________
Nama dan Cop :
_________________________________________________________________________________________________________________________________ * Untuk kegunaan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan
Disahkan keputusan dan perakuan Jawatankuasa Pemeriksa adalah seperti di atas.
Diisi Oleh Pemohon
Jabatan/Fakulti : Lokasi/Blok :
Untuk Kegunaan Jawatankuasa
Ruj. Permohonan : Tarikh Pemeriksaan : ___________________________ Tandatangan Pengerusi Nama : Fakulti/Bahagian : ___________________________ Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian : ___________________________ Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian :
