Makalah Seminar Kerja Praktek
PERANCANGAN DATABASE UNTUK APLIKASI SISTEM
INFORMASI ABSENSI
Chnadra Yogatama1), Enda Wista Sinuraya2)
Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro, Jln. Prof. Sudarto, Tembalang, Semarang, Indonesia
email : cyogatama@yahoo.com
ABSTRAK
Absensi merupakan kegiatan sangat penting bagi sebuah tempat kerja. Kendati demikian, metode dokumentasi dari absensi masih banyak yang menggunakan metode konvensional yang tidak memanfaatkan teknologi secara maksimal. Alhasil, kegiatan absensi menjadi kurang tertata rapi. Penggunaan metode konvensional juga menyebabkan absensi menjadi memakan waktu lama atau terjadi pemborosan waktu. Pada metode konvensional, dokumentasi dari absensi hanya berupa lembaran-lembaran kertas. Karena berupa lembaran kertas, maka data tersebut tidak bisa diintegrasikan satu sama lain. selain itu, untuk melakukan perubahan juga menjadi sulit. Serta, kita tidak bisa menyisipkan data baru. Selain itu, karena berupa kertas, data menjadi mudah hilang atau rusak karena sifat kertas itu sendiri yang mudah hilang atau rusak. Kemudian, untuk media penyimpanan juga akan makan ruang yang sangat luas.
Maka, metode absensi perlu diperbarui dengan pemanfaatan teknologi modern secara maksimal. Dengan mengguanakan teknologi, waktu yang dibutuhkan juga akan menjadi berkurang. Selain itu, dimungkinkan pula adanya integrasi data sehingga pengolahan data menjadi semakin cepat. Teknologi yang dimaksudkan adalah penggunaan database dan database management system (DBMS) serta aplikasi pengolah database.
Dalam membuat absensi ini tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Kita membutuhkan tenaga yang ahli atau minimal menguasainya. Untuk korporasi skala besar, kita membutuhkan perusahaan khusus yang memang bergerak dibidang tersebut. Salah satu dari perusahaan yang juga bergerak dibidang database adalah UPT-Puskom. UPT-Puskom merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Teknologi Informasi (TI). Selain memiliki jangkauan luas, UPT-Puskom merupakan perusahaan handal yang telah menjadi kepercayaan UNDIP untuk menangani berbagai permasalahan TI UNDIP. Meliputi jaringan, database, program, dan lain-lain. Maka, UPT-Puskom bisa dikatakan merupakan perusahaan handal yang bergerak dibidang teknoligi informasi.
Kata Kunci : Absensi, Database
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dokumen yang zaman dahulu berbentuk fisik akan sulit mobilisasinya jika diterapkan di zaman sekarang ini, terlebih juga saat ini adalah eranya otomatisasi yang pasti dituntut adanya integrasi antara satu dokumen dengan yang lainnya. Maka, diperlukan aplikasi teknologi terkini dalam menanganinya. Yakni, database.
Dengan menggunakan database, dokumen menjadi lebih mudah diolah dan dikelola. Namun, teknologi ini masih tergolong asing oleh masyarakat luas. Selain itu, database juga butuh pembelajaran khusus untuk menguasainya. Kendati demikian, databse menawarkan berbagai kemudahan. Diantaranya, integrasi data, kemudahan penyimpanan dan pengambilan data, serta kemananan.
UPT-PUSKOM UNDIP, memiliki misi mengusung Teknologi Informasi, oleh karnanya sebagai badan yang mengelola layanan informasi yang ada di Universitas Diponegoro adalah suatu kewajiban agar semua pihak yang terkait dengan UNDIP memperoleh kemudahan dalam perihal akses informasi dengan mudah. Dalam perjalanannya, UPT-PUSKOM UNDIP telah menghasilkan berbagai macam aplikasi dibidang TI. Maka, bisa dikatakan bahwa banyak ilmu dan pengalaman yang bisa dipelajari di UPT-PUSKOM UNDIP. Salah satu ilu tersebut adalah database.
Tujuan
1. Membuat database untuk aplikasi sistem informasi absensi.
2. Melakukan analisa mengenai kriteriria database yang digunakan aplikasi sistem indormasi absensi
Batasan Masalah
Adapun pembatasan masalah dalam laporan ini yaitu sebagai berikut:
1. Membahas cara membuat database dengan baik dan benar.
2. Membuat database untuk digunakan pada aplikasi sistem informasi absensi.
3. Databse yang dibuat disesuaikan dengan kubutuhan aplikasi sistem informasi absensi.
4. Database yang digunakan adalah MySQL II. DASAR TEORI
Pengertian database
Basis data atau database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data atau database management system (DBMS) Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut skema.
Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Ada beberapa model yang digunakan, diantaranya adalah model relasional.
Model rasional adalah model yang umum digunakan sekarang, dimana model ini mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom. Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel.
Pemilihan Perangkat Lunak Database Kita tidak bisa sembarangan memilih perangkat lunak database. Karena, ada banyak perangkat lunak database yang tersedia untuk digunakan. Dalam memilih perangkat lunak tersebut ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain:
1. Keandalan 2. Ketersediaan 3. Keamanan 4. Pelayanan 5. Dana
Semua hal di atas harus disesuaikan dengan database yang akan kita buat.
III. DATABASE APLIASI SISTEM
INFORMASI ABSENSI
Desain konseptual
Pertama-tama kita harus menentukan parameter-parameter dari database yang akan kita buat. Parameter ini juga biasa disebut sebagai busines rule atau sering juga disebut sebagai asumsi.
1. Ada 3 pihak yang terlibat langung, yakni pegawai, kasubag, dan kepegawaian. 2. Kepegawaian bertugas untuk mengeset
tanggal masuk kerja,
3. Pegawai melakukan absen 2 kali sehari, yakni ketika pegawai tersebut masuk kerja dan ketika pulang kerja.
4. Kasubag bisa merubah absen pegawai yang terlambat atau tidak masuk karena sedang dinas atau alasan lainnya.
5. Kasubag hanya bisa merubah absen dari pegawai yang ada di unitnya sendiri dan tidak bisa merubah absen dari pegawai dari divisi lain.
6. Pegawai bisa melihat absennya sendiri. 7. Pegawai datang pukul 08.00.
8. Pegawai pulang pukul 16.00.
9. Pegawai yang tidak memenuhi jam datang dan pulang berarti tidak sesuai ketentuan. 10. Pegawai yang memenuhi jam datang dan
pulang berarti sudah sesuai ketentuan. 11. Pegawai memiliki kompensasi waktu
keterlambatan untuk datang dan pulang sepanjang 5 menit.
12. Ditambahkan satu pengguna lagi selain pegawai, kasubag, dan kepegawaian. Yakni, admin.
13. Admin memiliki kedudukan paling tinggi dalam database management system. 14. Admin bertugas untuk mengatur pengguna
lain.
15. Pengguna selain pegawai yakni kasubag, kepegawaian, dan admin juga memiliki peran sebagai pegawai.
Untuk menciptakan database yang baik, informasi yang disimpan haruslah lengkap. Informasi yang diperlukan dalam pembuatan database absensi antara lain:
• Pengguna atau user yang akan menggunakan database.
• Data identitas pengguna atau user.
• Data-data absensi yang meliputi tanggal dan waktu datang serta waktu pulang pegawai.
• Username dan password untuk pengguna.
• ID untuk divisi, jurusan, absensi, dan lain-lain. ID tersebut digunakan untuk menjadi atribut kunci atau atribut key dalam database.
Desain Logika Penentuan Entitas
Gambar 3.1 Diagram Kerja Maka, didapatkan entitas sebagai berikut. 1. Pegawai
2. Absensi 3. Kepegawaian 4. Kasubag
Sesuai dengan analisa pada konseptual design kemudian entitas tersebut ditambahkan entitas admin menjadi: 1. Absensi 2. Pegawai 3. Kepegawaian 4. Kasubag 5. Admin
Kemudian beri atribut, primary key dan behaviour, menjadi: 1. Absensi - Id absen - NIP - Tanggal - Bulan - Tahun - Jam datang - Jam pulang - Unit - Alasan - keterangan 2. Pegawai - Username - password - NIP - Nama - Unit Lihat absen 3. Kepegawaian - Username - password - NIP - Nama - Unit Set absen 4. Kasubag - Username - password - NIP - Nama - Unit Edit absen 5. Admin - Username - password - NIP - Nama - Unit Edit user Pembuatan EERD
Gambar 3.2Diagram EERD Pembuatan Tabel
Tabel 3.1 Entitas Pengguna
Tabel 3.2 Entitas Absensi Normalisasi
Normal 1 : Tidak mengandung multivalued atribut.
Normal 2 : Memenuhi bentuk normal 1 dan setiap atribut bukan kunci bergantung penuh secara fungsional pada kunci utama Normal 3 : memenuhi bentuk normal 2 dan
Setiap atribut bukan kunci tergantung non-transitive pada kunci utama
Tabel 3.3 Pengguna Normal 3
Tabel 3.4 Jabatan
Tabel 3.5 Pegawai Normal 3
Tabel 3.7 Absensi Normal 3 Desain Fisik
Denormalisasi : Proses yang dilakukan dengan cara merubah database sesuai kebutuhan untuk menhasilkan database yang efektif
Tabel 3.8 Pengguna Denormalisasi
Tabel 3.9 Jabatan
Tabel 3.10 Unit
Tabel 3.11 Absensi Denormalisasi Representasi
Menentukan tipe data dan panjang data. Primary key pada tabel pengguna adalah username. Username menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 20. Password menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 20. NIP menggunakan tipe data int dengan panajng data 12. Nama menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 20. Id_unit menggunakan tipe data int dengan panjang data 2. Id_jabatan menggunakan tipe data int dengan panjang data 2.
Tabel 3.12 Pengguna
Primary key pada tabel jabatan adalah id_jabatan. Id_jabatan menggunakan tipe data int dengan panjang data 2. Jabatan menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 12.
Tabel 3.13 Jabatan
Primary key pada tabel unit adalah id_unit. Id_unit menggunakan tipe data int dengan panjang data 2. Unit menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 12.
Tabel 3.14 Unit
Primary key pada tabel absensi adalah id_absen. Id_absen menggunakan tipe data int dengan panjang data 12. NIP menggunakan tipe data int dengan panajng data 12. Tanggal menggunakan tipe data date. Jam datang menggunakan tipe data decimal dengan panjang data 4. Jam pulang menggunakan tipe data decimal dengan panjang data 4. Id_unit menggunakan tipe data int dengan panjang data 2. Keterangan menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 3. Alasan menggunakan tipe data varchar dengan panjang data 20.
Tabel 3.15 Absensi
V. PENUTUP Kesimpulan
Selama melaksanakan kerja praktek di UPT-PUSKOM UNDIP, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan, antara lain sebagai berikut :
1. Dalam membuat konseptual design sebaiknya juga melakukan diskusi dengan desainer aplikasi pengolah sistem basis data supaya terdapat kesetaraan cara pandang.
2. Proses denormalisasi pada physical design harus dipikirkan bersama dengan desainer aplikasi pengolah sistem basis data supaya didapatkan database yang efektif dan efisien. 3. Dalam membuat databse, sebaiknya
kita mencari referensi database yang sudah berjalan dengan baik. Sehingga, kita bisa membuat database yang efektif dan efisien.
4. Bila database yang dibuat akan murni digunakan untuk suatu aplikasai, maka pembuatan database bisa dilakukan bersamaan denga perancangan aplikasi. Dengan demikian, kita bisa mengabaikan anomali dan tidak diperlukan adanya normalisasi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Satoto, Kodrat iman. (2012) Sistem basis data. Mata kuliah Teknik Elektro. Univeritas Diponegoro, Semarang.
[2]. Pratama, Antonius Nugraha Widhi. 2010. CodeIgniter : Cara Mudah Membangun Aplikasi PHP. Jakarta Selatan : Mediakita. [3]. Wismakarma, Komang. 2010. 9 Langkah Menjadi Master Framework CodeIgniter. Yogyakarta : Lokomedia.
[4]. Basuki, Awan Pribadi. 2011. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework CodeIgniter. Yogyakarta : Lokomedia
BIODATA Chandra Yogatama, Lahir 9 Juni 1991 di Blora. Menempuh pendidikan dasar di SD Negeri Tempelan Blora dan SD Negeri Siliwangi Semarang. Melanjutkan ke SLTP N 1 Semarang dan pendidikan tingkat atas di SMA N 6 Semarang, lulus tahun 2009. Dari tahun 2009 sampai saat ini masih menempuh studi Strata-1 di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang, konsentrasi Komputer dan Informatika
Semarang, Januari 2013 Mengetahui dan Menyetujui, dosen
pembimbing
