MANUAL MUTU
JURUSAN PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA
JURUSAN PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
ii
MANUAL MUTU
JURUSAN PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen : 00606 05000
Revisi : 7
Tanggal : 20 Oktober 2014
Diajukan oleh : Ketua Jurusan PWK
ttd
Dr. Ir. A. Wahid Hasyim, MSP. 19651218 199412 1 001
Dikendalikan oleh : Manager Representative
Ttd
Ir. Ismu Rini Dwi Ari, MT., Ph.D. 19681221 199903 2 001
Disetujui oleh : Dekan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya,
ttd
Dr. Ir. Pitoyo Tri Juwono
KATA PENGANTAR
Penyelenggaraan proses pendidikan di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya dilakukan dengan usaha pemenuhan standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Hal ini dapat dicapai salah satunya dengan kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dalam memenuhi mutu yang diharapkan. Kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik bila didukung dengan dokumen yang menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi.
Dokumen Manual Mutu ini dibuat dengan tujuan untuk menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Brawijaya. Dengan acuan dokumen ini diharapkan semua kegiatan dapat terlaksana dengan terarah dan terkendali sehingga tujuan mutu dapat dicapai.
Manual Mutu Perencanaan Wilayah dan Kota ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dan pihak-pihak lain yang terkait.
Malang, 20 Oktober 2012
iv DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu ... 1
1.2. Tujuan Manual Mutu ... 1
II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ... 1
III. ISTILAH DAN DEFINISI ... 1
IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU ... 2
4.1. Sekilas Tentang Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ... 2
4.2. Penetapan dan penetapan pelanggan ... 4
4.3. Organisasi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ... 4
4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ... 8
4.5. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota10 4.6. Sistem Dokumen dan Audit ... 14
V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ... 14
5.1. Komitmen Manajemen ... 14
5.2. Kepuasan Pelanggan ... 15
5.3. Kebijakan Mutu ... Error! Bookmark not defined. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu ... 17
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi ... 18
5.6. Tinjauan Manajemen ... 18
VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA ... 18
6.1. Penyediaan Sumber Daya ... 18
6.2. Sumber Daya Manusia ... 19
6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) ... 22
6.4. Suasana Akademik ... 22
VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN ... 22
7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan ... 22
7.2. Proses Terkait Mahasiswa ... 23
7.3. Rancangan dan pengembangan kurikulum, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat... 24
VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ... 27
8.1. Panduan umum ... 27
8.2. Pemantauan dan pengukuran... 27
8.3. Analisis Data ... 28
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data mahasiswa 5 tahun terakhir... 3 Tabel 2. Sistem pengkodingan dokumen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ... 14
DAFTAR GAMBAR
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA 2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya.
Ruang lingkup Jurusan PWK adalah pelaksana akademik pada Fakultas yang berfungsi mengembangkan ilmu sesuai dengan kekhususan perencanaan wilayah dan kota. Jurusan mengkoordinasikan program studi dan menjamin baku mutu pendidikan. Untuk selanjutnya terkait lingkup jurusan dan program studi adalah mengikuti mengikuti OTK UB.
1.2. Tujuan Manual Mutu
1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota
2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. 3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan
ISO 9001:2008.
4. Mencerminkan komitmen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota.
II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. 2. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
3. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
5. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
6. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
7. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. 8. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. 9. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. 10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Teknik. 11. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Teknik 2010-2014
12. Dokumen Rencana Strategis Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota 2010-2014
III. ISTILAH DAN DEFINISI
Diisi dengan istilah-istilah yang kurang dipahami oleh kebanyakan orang yang ada di dokumen Manual Mutu kemudian didefinisikan, diantaranya;
a. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam
memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
b. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
c. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi atau pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Unit Jaminan Mutu (UJM) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelayanan dan peraturan yang berlaku.
d. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah perorangan atau badan yang ikut menerima
atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan Jurusan PWK dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian sesuai dengan Tridarma Perguruan Tinggi. Pelanggan utama (pendidikan dan pengajaran yaitu calon mahasiswa dan mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. Terkait darma penelitian dan pengabdian masyarakat pelanggannya adalah lembaga/instansi pemerintah dan non pemerintah yang melaksanakan kegiatan terkait bidang planologi. Selain pelanggan untuk Tridarma di atas, Dekan juga berfungsi sebagai pelanggan terkait dengan aspek manajemen.
e. Lembaga pendukung adalah lembaga selain jurusan/PS yang mendukung
terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
f. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
g. Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan informasi mengenai kinerja
Jurusan/PS dalam rangka pengendalian mutu dimana di dalamnya terdapat seperangkat pertanyaan yang sebagian berupa pertanyaan tertutup, dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan menuliskan jawabannya pada tempat yang disediakan dalam borang dan sebagian lagi memerlukan lembaran tersendiri.
h. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang memberikan
bukti tentang kegiatan yang dilakukan
i. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam
prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
IV.SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota (PWK) , Fakultas Teknik Universitas Brawijaya berdiri sebagai program studi (prodi), pada tahun 1998, di bawah Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan dan Kebudayaan No. 69/DIKTI/Kep/1998, tentang pembentukan Program Studi PWK yang menyelenggarakan pendidikan perencanaan strata 1. Pada tahun 2004-2005, Prodi PWK mendapatkan akreditasi B dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia.
3
Lulusan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota jenjang S1 diorientasikan menjadi tenaga Perencana Wilayah dan Kota yang mampu mengordinasikan dan menganalisis data perencanaan dari berbagai sumber. Oleh karena itu lulusan Jurusan PWK sangat diperlukan oleh Instansi Pemerintah (Pemerintah Daerah, Pemerintah Kota, tenaga pengajar dan peneliti/ LIPI dan lain-lain) dan Swasta (Konsultan Perencanaan Wilayah dan Kota).
Profesi perencana adalah profesi terkait dengan kegiatan perencanaan wilayah dan kota yang merupakan proses kebijakan, perencanaan, dan pengelolaan pembangunan wilayah, kota, dan kawasan. Profesi Perencanaan Wilayah dan Kota dan Kawasan atau lebih dikenal dengan PWK menuntut adanya keterpaduan berbagai bidang keilmuan serta perpaduan pemikiran, penelitian, dan pengalaman praktis para ahli perencanaan fisik, sosial, ekonomi dan kelembagaan.
4.2. Penetapan dan persyaratan pelanggan
Sebagaimana telah diuraikan dalam bagian Istilah dan Definisi, pelanggan Jurusan PWK adalah terkait dengan Tridarma Perguruan Tinggi ditambah aspek manajemen internal (secara langsung adalah Dekan). Persyaratan untuk masing-masing pelanggan adalah sebagai berikut:
Aspek Tridarma Pelanggan Persyaratan
Pendidikan dan pengajaran
Calon mahasiswa
Sesuai ketetapan Persyaratan Seleksi Mahasiswa Baru UB (SELMA UB) yaitu terkait tahun lulus SMA/MAN maksimal 3 tahun terakhir, program studi dari jurusan IPA, passing grade. Persyaratan lengkapnya dijelaskan pada Borang (00606 09000) dan Pedoman Pendidikan UB
Seorang mahasiswa dinyatakan telah selesai mengikuti kuliah pada Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota bilamana telah mengumpulkan jumlah kredit sebanyak 144 sks, dengan syarat-syarat sebagai berikut :
- IPK > 2,00, - Tidak ada nilai E
- Total sks matakuliah yang mempunyai nilai D dan D+, tidak melebihi 10% dari sks matakuliah yang harus ditempuh
- Telah menyelesaikan skripsi
- Telah menyelesaikan tugas akademik lainnya - Telah lulus ujian akhir sarjana
- Telah memenuhi syarat-syarat administrasi
- Memiliki nilai TOEFL dengan skor > 450 atau TOEIC dengan skor > 500 dari institusi yang diakui oleh fakultas
- Memiliki sertifikat program aplikasi computer sekurang-kurangnya 2 (dua) jenis aplikasi computer dari institusi yang diakui oleh fakultas
Mahasiswa PWK Memiliki kompetensi sesuai yang ditetapkan di Buku Pedoman Pendidikan UB, FT dan Jurusan PWK (00606 04000)
Orang tua mahasiswa
Memantau dan memfasilitasi sesuai dengan, di antaranya, kesepakatan orang tua dan jurusan saat sosialisasi program
Pengguna Pengguna mensyaratkan IPK minimal 2,75, akreditasi institusi/PS minimal B serta kompetensi lulusan, yaitu :
- Peguasaan kemampuan Teori/konsep tentang Perencanaan Wilayah dan Kota :
(1) Pengetahuan Teori dasar / umum (2) Teori Perencanaan Wilayah & Kota
(3) Teori lanjutan tentang lingkungan, transportasi, sosiologi
- Penguasaan kemampuan Analisis tentang Perencanaan Wilayah dan Kota :
(1) Metode teknik perencanaan (analisis perencanaan, kota, wilayah, desa, tata guna lahan, permukiman dan transportasi)
(2) Metode penelitian/riset
5
Perencanaan Wilayah dan Kota :
(1) Kemampuan sintesis perencanaan melalui kuliah studio (permukiman, kota, wilayah, transportasi, & perancangan kota)
(2) Praktek kerja
- Penguasaan kemampuan tentang Etika Profesi , kewirausahaan tentang Perencanaan Wilayah dan Kota :
1) Memiliki etika profesi berupa pengetahuan tentang agama dan kewarganegaraan
(2) Kapita selekta Penelitian dan
Pengabdian
Instansi
Pemerintah dan Non Pemerintah
Lembaga yang jelas dan sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan oleh BPP FT terkait kerjasama dari
luar/masyarakat
Manajemen Dekan Akreditasi, kinerja
4.3. Organisasi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
7
Gambar 1. Diagram organisasi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
Uraian Tugas Pengelola Jurusan PWK 1. KETUA JURUSAN
Ketua Jurusan mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:
a. Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan fakultas;
b. Menyusun rencana kegiatan atau program kerja jurusan;
c. Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di Jurusan;
d. Melaksanakan pengembangan jurusan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
e. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan pemangku kepentingan (stakeholder);
f. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar di tingkat jurusan;
g. Menyampaikan laporan kegiatan secara berkala kepada Dekan h. Mengkoordinasikan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Jurusan
i. Melakukan koordinasi dengan Program Studi Strata satu, Magister dan Doktor yang terkait.
2. SEKRETARIS JURUSAN
Sekretaris Jurusan mempunyai tugas antara lain sebagai berikut: a. Melaksanakan kegiatan administratif dan kesekretariatan jurusan;
b. Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan kurikulum pendidikan jurusan; c. Mengkoordinasikan kegiatan proses belajar mengajar bersama dengan Kelompok Dosen
Keahlian;
d. Menyusun jadwal perkuliahan di tingkat jurusan
e. Mengkoordinasikan kegiatan laboratorium/studio di lingkungan jurusan;
f. Mengkoordinasikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan dan atau Kuliah Kerja Nyata mahasiswa;
g. Menyusun basis data akademik kemahasiswaan di Jurusan;
h. Menyusun basis data kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di Jurusan.
3. KEPALA LABORATORIUM/KEPALA STUDIO
Kepala Laboratorium/Studio mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:
a. Merencanakan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di Laboratorium/Studio;
b. Menyusun rencana operasional dan pengembangan laboratorium/studio;
c. Memberikan pelayanan bagi sivitas akademika untuk melakukan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni;
d. Menyiapkan jadwal kegiatan laboratorium/studio;
e. Mengkoordinasikan segala kegiatan akademik yang dilaksanakan dalam Laboratorium/Studio;
g. Menjalin kerjasama dengan pihak luar dalam rangka resource sharing dan pemberdayaan laboratorium/studio;
h. Melakukan pemantauan dan evaluasi atas ketersediaan sarana prasarana dan kegiatan dalam laboratorium/studio;
i. Melaporkan kegiatan sekurang-kurangnya setiap semester kepada Ketua Jurusan.
4. KEPALA URUSAN AKADEMIK
Kepala Urusan Akademik mempun yai tugas antara lain sebagai berikut :
a. Membantu Pimpinan Jurusan dalam penyusunan rencana serta pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan administrasi akademik;
b. Melakukan pendokumentasian data akademik setiap mahasiswa; c. Menghimpun dan mengarsip soal-soal serta nilai ujian semester;
d. Menyiapkan surat-surat keputusan (SK) terkait kegiatan akademik (misal: SK mengajar, SK Dosen wali, dan sebagainya);
e. Menyiapkan form-form isian terkait dengan kegiatan dalam proses belajar mengajar; f. Menjalankan segala kegiatan lain yang terkait dengan administrasi akademik; g. Menyampaikan laporan secara periodik kepada atasan langsung.
5. UNIT JAMINAN MUTU
Unit jaminan mutu mempunyai tugas antara lain sebagai berikut: a. Menyusun standar mutu akademik tingkat Jurusan;
b. Melaksanakan audit sistem dan audit kepatuhan secara rutin;
c. Menyampaikan laporan hasil audit dengan rekomendasinya secara tertulis kepada Ketua Jurusan;
d. Memantau, mengevaluasi, dan melakukan analisis terhadap tindak lanjut pelaksanaan rekomendasi yang telah disetujui.
e. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kurikulum dan kesesuaian Learning Outcome/ capaian pembelajaran dengan standar kompetensi lulusan dan KKNI dan melaporkan ke ketua jurusan dalam rapat jurusan minimal 1 tahun sekali.
4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
Visi :
Menjadi Institusi Pendidikan Perencanaan Wilayah dan Kota berskala International yang berorientasi pada Pembangunan Berkelanjutan untuk Negara Sedang Berkembang
Misi:
1. Memperkuat kapasitas Internal Jurusan
2. Membangun networking dengan stakeholder pada level nasional dan asia 3. Menghasilkan produk lulusan yang berkualitas dan berdaya saing.
4. Menghasilkan penelitian-pengabdian masyarakat yang berorientasi pada pembangunan berkelanjutan untuk negara sedang berkembang
Tujuan:
1. Meningkatkan kompetensi staf akademik dan administrasi dalam upaya mendukung pencapaian institusi yang berskala internasional
9
3. Menciptakan kerjasama dengan dunia profesi dan asosiasi sekolah perencanaan tingkat asia dan dunia
4. Menghasilkan lulusan yang kompetitif, berwawasan global, dan berorientasi pada perencanaan pembangunan keberlanjutan khususnya pembangunan perkotaan dan perdesaan
5. Menghasilkan lulusan yang mandiri, memiliki kecakapan wirausaha, berdaya pikir kritis dan analitis secara intelektual, sosial dan kultural.
6. Menghasilkan kinerja penelitian sesuai dengan arus utama laboratorium untuk pembangunan berkelanjutan di negara sedang berkembang
7. Melaksanakan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan bidang keilmuan dan kebutuhan masyarakat
4.5. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Unit Jaminan Mutu (UJM). Struktur UJM tersebut dibawah tingkat universitas (Pusat Jaminan Mutu, PJM) dan fakultas (Gugus Jaminan Mutu, GJM). Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar berikut ini :
Gambar 2. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu Universitas Brawijaya
Kemudian sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus. Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut.
Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
Proses bisnis di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Brawijaya terdiri dari tiga proses utama, yaitu:
1. Proses Belajar Mengajar (BM) 2. Proses Penelitian (PP)
3. Proses Pengabdian Masyarakat (PM)
11
1. Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian, skripsi, thesis, disertasi)
2. Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten) 3. Sarjana (S1)
4. Jasa Konsultasi, kerjasama, workshop dan pelatihan dalam lingkup Pengabdian Masyarakat
Jika digambarkan secara skematis maka kaitan antara proses dan output di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Brawijaya dapat digambarkan sbb :
Proses Output (Produk) Customer
Proses Belajar Mengajar (BM)
Sarjana (S1)
Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, thesis, disertasi)
Mahasiswa, Dekan
Proses Penelitian (PP) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian)
Karya ilmiah yang
dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten)
Layanan Konsultasi
Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta.
Proses Pengabdian Masyarakat
Jasa :
pelatihan konsultasi penelitian
Ka. Laboratorium - Lab. Perencanaan dan
Perancangan Kota - Lab. Lingkungan,
Infrastruktur dan Sistem Informasi - Lab. Perencanaan
Wilayah dan Kebijakan Publik
Gambar 4. Tata Organisasi yang menunjang Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Perencanaan
Wilayah dan Kota
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia, pengabdian kepada masyarakat serta penelitian di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota digambarkan seperti gambar berikut.
13
Gambar 6. Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pengabdian kepada masyarakat (PKM) di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota
Gambar 7. Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan penelitian di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota
4.6. Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumen di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya, lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula sistem auditnya, lihat dokumen audit kode 00000 09000. Dokumen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota terdiri dari:
Tabel 2. Sistem pengkodingan dokumen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
NO Dokumen Kode
1. Visi dan Misi 00606 01000
2. Rencana Strategis (Renstra) 00606 02000
3. Program Kerja 00606 03000
4. Pedoman Pendidikan 00606 04000
5. Manual Mutu
(termasuk Spesifikasi PS Kompetensi Lulusan)
00606 05000
6. Standar Mutu Jurusan 00606 04001
7. Manual Prosedur (wajib):
a.Pengendalian Dokumen dan Rekaman b.Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai c.Tindakan Korektif dan Pencegahan d.Audit Internal
e.Manual Prosedur Jasa Layanan
00606 06001
9. Dokumen Pendukung 00606 08000
10. Borang-borang 00606 09000
V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota, maka Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan:
1. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka Sekretaris Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota berfungsi sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, dibentuklah tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang terdiri dari unsur dosen, tenaga administrasi dan mahasiswa.
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan.
3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu di tingkat jurusan. Sedangkan di tingkat fakultas, tim UJM berkoordinasi dengan tim GJM.
4. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
15
5.2. Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa.
Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan:
a) Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali). Dosen Wali bertugas sebagai Bimbingan dan Konseling Akademik, Yang mendampingi mahasiswa mulai masuk sampai dinyatakan lulus sebagai Sarjana Teknik.
b) Setiap mahasiswa berprestasi per-angkatan/ tahun mendapatkan penghargaan dari jurusan c) Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan mendapatkan beasiswa d) Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)
e) Setiap akhir semester diedarkan kuisioner kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan)
f) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota telah terakreditasi A sesuai dengan surat No 004/SK/BAN-PT/Akred/S/I/2015
g) Setiap mahasiswa berhak menempuh mata kuliah/tugas/studio sesuai keinginannya dan sesuai persyaratan yang tercantum dalam buku pedoman pendidikan.
h) Setiap mahasiswa berhak menanyakan nilai yang tidak memuaskannya karena ketidakadilan dosen pengampu mata kuliah/tugas/pembimbing studio.
i) Setiap mahasiswa berhak memilih sendiri topik kerja nyata dan skripsi sesuai dengan minatnya dengan pengarahan dari Dosen Ketua Kelompok Dasar Keahlian.
j) Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan).
k) Setiap mahasiwa berhak ikut dan aktif sebagai anggota senat mahasiswa dan Himpunan mahasiswa (HMPWK)
l) Mahasiswa dalam HMPWK berhak melakukan kegiatan lain di bidang yang menunjang studinya
m)Masa studi mahasiswa 8 semester, yang dapat ditempuh dalam 7 semester bagi mahasiswa yang mampu dan maksimum 14 semester. Evaluasi dilakukan setiap tahun sesuai
persyaratan buku pedoman pendidikan, apabila mahasiswa tidak memenuhi persyaratan tersebut maka akan dipersilahkan mengundurkan diri.
n) Predikat lulusan dari Memuaskan, Sangat Memuaskan dan Cumlaude (Dengan Pujian). Rata-rata mahasiswa Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota lulus dengan predikat sangat memuaskan sampai cumlaude, sehingga akan lebih memudahkan untuk mendapatkan pekerjaan.
Kepuasan orangtua mahasiswa dilakukan dengan:
b) Orang tua berhak mendapat laporan kemajuan studi putra/putrinya yaitu pengiriman KRS dan KHS mahasiswa yang bersangkutan. Monitoring orang tua juga bisa dilakukan melalui program SIAKAD UB dengan menggunakan username dan password mahasiswa yang bersangkutan.
c) Orang tua berhak menanyakan apabila tidak mendapat laporan hasil studi putra/putrinya. Hal ini disebabkan karena ada kemunkiniaan kiriman tidak sampai atau mahasiswa sengaja memberikan alamat palsu orang tuanya.
d) Diharapkan orang tua ikut membantu mengawasi putra/putrinya untuk memperkecil kegagalan studi mahasiswa serta meningkatkan prestasi mahasiswa.
e) Orangtua mendapat tembusan apabila putra/putrinya akan dievaluasi karena nilai kurang memuaskan dan terancam dikeluarkan (dropout)
f) Orang tua bisa menemui Dosen wali puteranya/Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota untuk menanyakan kemajuan studi puteranya.
g) Orang tua mahasiswa secara otomatis menjadi anggota Ikatan Orang Tua Mahasiswa. (IOM-FTUB) dan berhak memilih dan dipilih sebagai pengurus IOM.
h) Orangtua mahasiswa ikut senang karena putra/putrinya berhasil lulus dengan mendapatkan IPK baik dan cepat mendapatkan pekerjaan.
Kepuasan stakeholder :
a) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota membina hubungan baik dengan institusi lain yang membutuhkan sarjana Perencanaan Wilayah dan Kota sebagai tenaga kerjanya untuk memberikan masukan dalam penyusunan kurikulum.
b) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota memberikan waktu dan tempat untuk rekruitmen pegawai yang membutuhkan sarjana Perencanaan Wilayah dan Kota.
c) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota membina hubungan baik dengan institusi lain yang dapat menampung mahasiswa melakukan Praktek Kerja Nyata dan Pembuatan Skripsi serta tujuan studi banding.
d) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dapat memberikan kursus keahlian bagi pegawai-pegawai dari institusi lain.
e) Lulusan Perencanaan Wilayah dan Kota rata-rata telah memiliki kualifikasi yang ditetapkan oleh stakeholder.
f) Sebagian besar dosen Jurusan PWK memiliki sertifikat profesi dan keahlian Kepuasan atasan :
a) Jurusan PWK melaksanakan standar mutu yang telah ditetapkan oleh universitas dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
b) Terjaminnya pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan buku Pedoman Pendidikan Universitas dan Fakultas Teknik.
c) IP lulusan Perencanaan Wilayah dan Kota rata-rata memenuhi kualifikasi yang ditargetkan dalam Program Kerja Dekan Fakultas Teknik.
17
5.3. Kebijakan Mutu
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: 1. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota melaksanakan proses belajar mengajar
dalam rangka menyediakan sumber daya manusia di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota yang dibutuhkan oleh pengguna. Penjaminan mutu lulusan dilakukan dengan cara: - berupaya secara bertahap meningkatkan mutu dan menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus; - memutakhirkan kebutuhan akan kompetensi perencanaan wilayah dan kota yang dibutuhkan masyarakat; - meningkatkan kuantitas tenaga dosen dan kependidikan sesuai standar rasio pelayanan; - dan meningkatkan kualifikasi tenaga dosen dan kepedidikan sesuai dengan perkembangan teknologi.
2. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota akan melaksanakan proses pengabdian kepada masyarakat dalam rangka aplikasi ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang Perencanaan Wilayah dan Kota sebagai wujud kontribusi terhadap pembangunan diberbagai bidang yang terkait yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu pelayanan, dan berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu pelayanan.
3. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota akan melaksanakan proses penelitian dalam rangka apresiasi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang Perencanaan Wilayah dan Kota yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu hasil penelitian, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus serta peningkatan mutu tenaga peneliti dan penguasaan terhadap permasalahan dan metode penelitian.
Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Rencana Strategis Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota kode 00606 02000.
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (00606 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis Jurusan PWK (Renstra) kode: 00606 02000, yang disusun berdasarkan penjabaran Renstra Universitas Brawijaya dan Renstra Fakultas Teknik dan evaluasi diri jurusan PWK. Selanjutnya disusun Program Kerja (Proker) kode: 00606 03000, Pedoman Pendidikan kode: 00606 04000, Manual Mutu kode: 00606 05000 dan Standar Mutu Jurusan kode: 00000 04001 dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar mutu UB dab Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi.
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas : 1. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mendapatkan nilai A. 2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah
80 %.
3. Menjamin bahwa pada tahun 2015 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80 %.
Indikator dan target capaian sasaran mutu dapat dilihat pada dokumen Program Kerja Jurusan (00606 03000)
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas pada Dokumen Tupoksi. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM).
Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala maksimal 3 bulan sekali. Selain itu dilakukan juga pertemuan dengan seluruh staf akademik (dosen dan karyawan) dengan frekuensi 2 bulan sekali (tapi memungkinkan diselenggarakan pertemuan diantara waktu 2 bulan tersebut, bila ada permasalahan atau evaluasi yang penting untuk didiskusikan dan dilaksanakan). Komunikasi dengan mahasiswa diselenggarakan minimal 1 kali dalam 1 tahun dalam acara open talks. Komunikasi dengan orang tua mahasiswa diselenggarakan pada awal perkuliahan untuk orang tua mahasiswa baru dan 1 atau 2 semester sebelum evaluasi mahasiswa bagi orang tua mahasiswa kritis (karena evaluasi tahunan atau masa studi). Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka.
5.6. Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen jurusan PWK dilakukan minimal satu kali per tahun atau rutin dilakukan dua kali pertahun(per semester) dan rapat jurusan minimal dilakukan 2 bulan sekali, dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, ketua Laboratorium dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin atau rapat pleno jurusan.
VI.PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Perencanaan Wilayah dan Kota tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi.
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Jurusan juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Jurusan harus :
a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;
b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
19
6.2. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (Dosen) yang tersedia di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dengan kualifikasinya adalah sebagai berikut :
No. Spesifikasi Jumlah
1. Guru Besar 0
2. Doktor 12
3. Calon Doktor 4
4. Magister 19
Jumlah 32
Sebaran bidang keahlian dan minat dosen di Jurusan Perencaaan Wilayah dan Kota sebagai berikut.
Bidang keahlian & minat Jumlah
Pengembangan wilayah 22
Pesisir 12
Ekonomi 4
Mitigasi bencana 6
Kebijakan 7
Perencanaan desa 14
Kemiskinan 9
Pariwisata 8
Perencanaan kota 37
Perancangan kota 26
Tata guna lahan 10
Permukiman 13
Transportasi 23
Infrastruktur 18
Sistem informasi 11
Lingkungan 13
Gambar 8. Sebaran Bidang Keahlian & Minat Dosen
6.2.1. Umum
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif.
Adapun dokumen sumber daya manusia di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dapat dilihat pada dokumen pendukung dengan kode 00606 08000. Selain dapat pula dilihat dalam borang kinerja dengan kode pendukung 00606 09000 pada butir standar ke 4 Sumber Daya Manusia. Secara umum SDM PWK diarahkan secara bertahap untuk mencapai standar BAN PT pada 5 tahun mendatang terkait beberapa indikator:
I. Rasio dosen dan mahasiswa (setidaknya 1:20) II. Rasio dosen dengan pendidikan S3
III.Rasio Guru Besar
Secara khusus PWK memprogram studi lanjut untuk staf dosen sedikitnya 2 orang per tahun untuk menempuh studi lanjut S3 (pada saat ini 4 dosen sedang menempuh S3)
Berdasarkan data akademis yang ada, ketersediaan sumber daya manusia di Jurusan PWK UB adalah:
1. Tenaga administrasi : 5 tenaga administrasi tetap, 1 tenaga pengelola perpustakaan, cleaning service
21
Khusus bidang akademis, sebaran sumber daya manusia sesuai dengan keberadaan laboratorium (Lab), yaitu:
Tabel keterlibatan tenaga akademis tetap dalam aktivitas laboratorium
Nama Dosen
Dr. Ir. Agus Dwi Wicaksono,lic.rer.reg. √
Dr. Ir. A. Wahid Hasyim, MSP. √
Ir. Ismu Rini Dwi Ari, MT., Ph.D. √
Dr. Septiana Hariyani, ST.,MT. √
Eddi Basuki K., ST., MT. √
Dr. Eng. Turniningtyas A.R., ST., MT. √
Dr. tech. Christia Meidiana, ST., M.Eng. √
Dr. Eng. Fadly Usman, ST., MT √
Dr. I Nyoman Suluh Wijaya, ST.,MT. √
Imma Widyawati Agustin,ST.,MT.Ph.D. √
Nindya Sari, ST.,MT. √
Fauzul Rizal Sutikno, ST., MT. √
Mustika Anggraeni, ST., M.Si. √
Dian Kusuma Wardhani, ST., MT. √
Dimas Wisnu A., ST.,MT.,M.Env.Man. √
Adipandang Yudono, ST.,MURP. √
Dian Dinanti, ST., MT. √
Aris Subagiyo, ST.,MT. √
Johannes Parlindungan, ST.,MT. √
Nailah Firdausiyah, ST.,MT. √
Kartika Eka Sari, ST.,MT. √
Chairul Maulidi, ST.,MT. √
Wulan Dwi Purnamasari, ST., MT. √
Wawargita Permata Wijayanti, ST., MT. √
Dadang Meru Utomo, ST., M.Urb.&Reg.Plan. √
Deni Agus Setyono, ST.,M.Eng. √
AR. Rohman Taufiq, ST., M.Agr. √
Gunawan Prayitno, SP., MT., Ph.D. √
Dr. Wara Indra Rukmi, ST., MT. √
Wisnu Sasongko ST., MT. √
Sehingga secara keseluruhan jumlah SDM di Jurusan PWK terkait dengan bidang keilmuaan adalah sebagai berikut.
No Kompetensi S3 S2
1 Lab. Perencanaan dan Perancangan
Kota
4 7
2 Lab. Perencanaan Wilayah dan
Kebijakan Publik
4 6
3 Lab. Lingkungan, Infrastruktur dan
Sistem Informasi
Untuk perencanaan SDM di masa mendatang yang dibutuhkan adalah S2 dengan keilmuan pada bidang Perencanaan Desa dan Pengembangan Wilayah
6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya.
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota melaksanakan pelatihan ketrampilan, dalam satu tahun minimal 2 (dua) orang dosen mengikuti pelatihan, yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kompetensi dosen. Kompetensi dosen jurusan PWK sesuai dengan KKDK. Adapun bukti-bukti pelaksanaan pelatihan dapat dilihat pada dokumen pendukung dengan kode 00606 08000
6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus)
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jurusan dengan dukungan Universitas dan Fakultas menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan.
Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, dan perangkat online. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan dikelola sesuai aturan yang berlaku. Dokumen Pendukung: Dokumen inventarisasi sarana prasarana Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota kode 00606 08001
6.4. Suasana Akademik
Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan. Dokumen Pendukung: Pedoman Pendidikan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota 2010/2011 nomor dokumen 00606 04000
VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN
7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan
23
7.1.1. Pendidikan/ Pengajaran
Fakultas Teknik dan Jurusan Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Jurusan merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan
Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi assesmen kebutuhan; rancangan, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang dipersyaratkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Pemantauan dan pengendalian disampaikan dalam Manual prosedur pengendalian dokumen dan rekaman (00606 06000).
7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Jurusan Teknik Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Jurusan harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (lihat 6.1).
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; rancangan, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang dipersyaratkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Pemantauan dan pengendalian disampaikan dalam Manual prosedur pengendalian dokumen dan rekaman (00606 06000).
7.2. Proses Terkait Mahasiswa
Jurusan Teknik PWK secara umum memberikan layanan yang optimal, dua arah, terbuka, dan mudah dipahami selama penyampaiannya. Jurusan harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. PBM Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dilakukan Jurusan Teknik PWK dalam kelas, diharapkan minimal meliputi hal-hal sebagai berikut :
Fasilitas aman, sehat, bersih dan lengkap
Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa dan jurusan yang responsif
Personel jurusan memperlakukan semua civitas dan yang terkait dengan civitas jurusan dengan penuh hormat; dan
Manfaat optimal bagi pelanggan (mahasiswa)
7.2.1. Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat
Persyaratan pendidikan secara umum nampak pada perilaku kebutuhan pemenuhan harapan akademik, profesional dan masyarakat.
Persyaratan spesifik mahasiswa dapat terkandung dalam rencana studi dan kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh Jurusan. Layanan pendidikan harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan dan akreditasi terkait pendidikan.
Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh jurusan dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen personal, yang akan diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NIM dan lain-lain. Persyaratan administrasi pendidikan mahasiswa disampaikan dalam Pedoman Pendidikan Jurusan (00606 04000) dan Manual Prosedur (00606 06000)
7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait PBM
Jurusan PWK harus meninjau persyaratan terkait PBM untuk memastikan bahwa: a. Persyaratan mutu penyelenggaraan PBM telah ditetapkan
b. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan
c. Jurusan memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan
d. Apabila persyaratan pendidikan diubah, jurusan harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.
e. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini wajib dipelihara.
7.2.3. Komunikasi Mahasiswa
Jurusan menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan : Informasi program pendidikan, Rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta Umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Hasil umpan balik PBM disampaikan pada Dokumen Pendukung (00606 08000) dan Dokumen Borang-Borang (00606 09000)
7.3. Rancangan dan pengembangan kurikulum, Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat
7.3.1. Perencanaan kurikulum, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua Jurusan mempertimbangkan rancangan dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan dan pelayanan terhadap mahasiswa. Rancangan dan pengembangan kurikulum disampaikan pada Pedoman Kerja Jurusan (00606 03000). Kegiatan pengendalian rancangan seharusnya sesuai dengan maksud, dan lama studi pendidikan.
Prosedur-prosedur yang berlaku seharusnya memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum
Kalibrasi hardware dan update software diperlukan untuk beberapa maksud pendidikan. Asesmen kebutuhan mencakup keefektifan sistem dan capaian mahasiswa.
Asesmen kebutuhan mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan :
Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten; Ukuran keefektifan instruksi tertentu;
25
Asesmen tersebut menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi.
Laporan analisis kebutuhan menyediakan masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil asesmen kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk desain.
Proses pengembangan didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian, atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses pengembangan; personel yang terlibat, proses tinjauan, dan kriteria terkait.
Ketua Jurusan melalui Laboratorium merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan penelitian sesuai dengan peta penelitian (road map) untuk mensinergikan penelitian-penelitian di Jurusan agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh jurusan dan laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada kompetensi dan track record civitas akademika di Jurusan. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah, roadmap dalam penelitian dapat diupdate setiap kurun waktu tertentu agar output-output penelitian memenuhi kebutuhan stakeholder dan selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Road Map penelitian disampaikan dalam dokumen pendukung (00606 08000) dan tercantum didalam Road Map Laboratorium
7.3.2. Masukan Rancangan dan Pengembangan
Pengembangan Kurikulum di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dilakukan 4 (empat) tahun sekali dengan membentuk Tim Penyusun Buku Pedoman Akademik Jurusan yang disahkan dengan SK Dekan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Tim ini bertugas mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kurikulum berdasarkan :
Masukan dari Stakeholder Masukan dari Alumni PWK UB Hasil Opentalk mahasiswa
Kurikulum Sekolah Perencanaan yang ditetapkan oleh ASPI( Assosiasi Sekolah Perencana Indonesia). Jurusan PWK UB termasuk salah satu anggota ASPI
Hasil Pengembangan Kurikulum akan ditetapkan melalui Rapat Jurusan yang disetujui oleh Rapat Pleno dan disahkan oleh Dekan FT UB dan dimasukkan dalam Buku Pedoman Pendidikan Fakultas dan Jurusan
7.3.3. Output Rancangan dan pengembangan
Output rancangan dan pengembangan paling tidak mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja.
Pengembangan kurikulum mengacu kepada dokumen Kompetensi Lulusan Jurusan PWK UB. Kompetensi Lulusan disampaikan dalam dokumen Pendukung (00606 08000).
7.3.4. Tinjauan rancangan dan pengembangan
Peserta pada setiap tahap identifikasi harus meninjau hasil rancangan dan pengembangan kurikulum terhadap persyaratan yang diacu (misalnya, profil profesi, sertifikasi kompetensi).
Evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat disesuaikan dengan rancangan dan pengembangan untuk mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Jurusan (00606 02000)
1. Evaluasi RPS disesuaikan dengan TIU dan TIK yang dirumuskan oleh Tim Teaching (bukti : RPKPS, Lembar kesesuaian TIU dan TIK, sertifikat kompetensi dosen) dan mendapat persetujuan oleh KKDK
2. Evaluasi setiap tahun tentang kesesuaian dan keberhasilan Learning Outcome dengan KKNI dan Kurikulum.
3. Penelitian dan pengabdian sesuai dengan Road Map Penelitian Laboratorium masing-masing (ditentukan lewat Rapat Jurusan).
4. Mahasiswa dilibatkan dalam skripsi sesuai dengan kompetensi Lab
7.3.5. Verifikasi rancangan dan pengembangan
27
VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1. Panduan umum
Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan.
8.2. Pemantauan dan pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan
Pelanggan Jurusan PWK dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian sesuai dengan Tridarma Perguruan Tinggi. Pelanggan utama (pendidikan dan pengajaran yaitu calon mahasiswa dan mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. Terkait darma penelitian dan pengabdian masyarakat pelanggannya adalah lembaga/instansi pemerintah dan non pemerintah yang melaksanakan kegiatan terkait bidang planologi. Selain pelanggan untuk Tridarma di atas, Dekan juga berfungsi sebagai pelanggan terkait dengan aspek manajemen.
Kepuasaan pelanggan pada Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, diperoleh dari menjaring persepsi siswa tentang tingkat pemenuhan harapan pelanggan terhadap layanan pendidikan yang telah diberikan melalui open talk dengan mahasiswa. Data tren dari hasil kuisioner kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota juga menjaring presepsi kepuasan pelanggan melalui forum temu alumni, kuesioner pada kantor konsultan (pemakai alumni dan mahasiswa magang/PKN), juga melalui akreditasi BAN PT dan ISO 9001-2008 untuk melihat kualitas layanan pendidikan yang telah diberikan.
8.2.2. Audit Internal
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota melaksanakan audit internal berdasarkan program kerja jurusan. Audit internal yang berupa rapat pleno jurusan dapat digunakan untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan proses belajar mengajar. Audit internal terkait penjaminan mutu jurusan dilakukan berkala oleh MR.
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan (Lihat www.jurpwkub.ub.ac.id).
Rekaman audit internal dipelihara (Lihat www.jurpwkub.ub.ac.id).
Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota 00606 06000.
8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses.
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses dengan menggunakan berbagai macam alat evaluasi pendidikan. Kesesuaian produk jasa dievaluasi berdasarkan MP Pengendalian Produk (00606 06002).
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota sebagai pemberi layanan pendidikan menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir (evaluasi). Hal ini dilakukan untuk memverifikasi bahwa layanan pendidikan di lingkungan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota telah memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku.
Berbagai ragam alat evaluasi layanan pendidikan seperti asesmen, kuis, ujian dan presentasi digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota.
Penilaian kinerja di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/ pelatihan. Hasil proses evaluasi di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan.
8.3. Analisis Data
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dari umpan balik (hasil opentalk dan kotak saran), data-data recording tiga tahun terakhir, hasil manajemen review dengan menggunakan metode analisis statistik. Sistem analisis dicantumkan dalam dokumen Manajemen Review. Hasil dari analisis akan dibawa ke Rapat Pleno Jurusan yang dilaksanakan tiap dua bulan sekali
Data digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif yang dilihat pada dokumen Manajemen Review
Metode statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu.
Pengukuran dan evaluasi dilaksanakan setelah opentalk dan menjelang AIM (per semester) secara terus menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.
8.4. Perbaikan
8.4.1. Perbaikan berkesinambungan
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya (lihat diagram bisnis).
Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
8.4.2. Tindakan Perbaikan
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan.
29
8.4.3. Tindakan pencegahan
