DIGITALISASI PUSTAKA. Oleh Ena Sukmana, S.Sos. UPT Perpustakaan Institut Teknologi Bandung

(1)

DIGITALISASI

PUSTAKA

Oleh

Ena Sukmana, S.Sos.

(

ena@lib.itb.ac.id

)

UPT Perpustakaan

Institut Teknologi Bandung

(2)

Ena Sukmana, S.Sos.

(ena@lib.itb.ac.id) UPT Perpustakaan ITB Jl. Ganesa 10 Bandung 40132

Abstrak:

Digitalisasi adalah proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen seperti Adobe Acrobat dan Omnipage. Dokumen audio dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah audio seperti CoolEdit dan JetAudio. Dokumen video dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah video.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi dewasa ini sudah sangat cepat. Kondisi ini mempengaruhi berbagai sektor kehidupan, termasuk di dalamnya adalah Perpustakaan. Produk teknologi informasi berupa perangkat keras sudah dimanfaatkan berbagai perpustakaan mulai dari alat bantu administrasi sampai sarana membangun perpustakaan digital.

Untuk memperkaya isi (content) perpustakaan digital diperlukan koleksi digital. Koleksi digital dapat diperoleh dari file yang sudah ada maupun hasil alih media dari bentuk tercetak, audio, dan video. Proses alih media dari bentuk tercetak menjadi bentuk digital dikenal dengan istilah scanning atau digitalisasi.

2. Tujuan Digitalisasi

1. Pembuatan arsip dokumen bentuk digital 2. Membuat salinan dokumen (Fungsi fotokopi)

3. Pembuatan koleksi digital untuk keperluan perpustakaan digital

3. Mengenal Peralatan Digitalisasi Scanner Dokumen jenis Flatbed

Canon CanoScan LiDE 35

Flatbed, 1200 x 2400 Max Optical Res, 9600 x 9600 Max Interpolated Res, USB Interface

(3)

2/8

Makalah disampaikan pada Seminar “Peran Pustakawan pada era digital”, Sabtu, 16 April 2005 di Gedung Loka Abika Widya (Student Center) ITENAS, Jl. PHH Mustafa no. 23 Bandung

Scanner Dokumen jenis Sheetfed

Canon DR-2080C Color Document Scanner

Sheetfed, 600 x 600 Max Optical Res, Max Interpolated Res, SCSI Interface The DR-2080C is designed to support portable and mobile applications practically for any industry ranging from government offices, logistics, construction, healthcare, banking & finance, legal, retail, SMEs, SOHOs, etc.

Canon DR-6080 Mono Document Scanner

The DR-6080 is an extremely versatile document scanner that delivers high performance for today's typical document-imaging workstations. As the demands for today's

workstations progress, the DR-6080 will quickly become the standard for flexible configurations and reliable duty-cycles. Outputs include jpeg, tiff and PDF. ( black & white or grayscale only).

Visioneer Strobe XP 100 Sheetfed Scanncer

Sheetfed, 0600 x 0600 Max Optical Res, Max Interpolated Res, USB Interface The Strobe XP 100 is the perfect companion for the mobile executive. Use it to scan and organize all of your documents, photos, articles, brochures, and business cards. Packs easily in a laptop bag. Powered by the USB port to scan anywhere.

Film Scanner

Pacific Image Prime Film 1800U Film Scanner

Film, 1800 x 1800 Max Optical Res, 19200 x 19200 Max Interpolated Res, USB Interface

Konica Minolta DiMage Scan Dual IV

(4)

Slide scanner

SmartDisk SmartScan 3600 Negative/Slide

Scanner

SmartDisk's SmartScan 3600 is ideal for graphic designers, professional photographers and photo enthusiasts. It scans 35mm negative film rolls or filmstrips and mounted slides. No film holders or templates are required for fast and efficient scanning. The SmartScan 3600 features true optical 3600 dots per inch (dpi) - equivalent to 17.2 million pixels - giving you the quality resolution you need for all of your projects, even image enlargements. With a 3.6 dynamic range, the SmartScan 3600 produces sharp, high-quality scans with accurate color reproduction.

4. Pertimbangan Dasar Digitalisasi

Sebelum melakukan proses alih media dokumen cetak baik berupa gambar maupun teks ke dalam format digital dengan memanfaatkan scanner yang telah terhubung ke dalam komputer Anda, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

 Apakah Anda memiliki ijin (copyright) atas dokumen tersebut ?

Sebelum melakukan proses alih media pastikan bahwa Anda atau institusi telah memiliki ijin dari pembuat, penulis atau penerbit yang bersangkutan. Karena bila hal ini diabaikan, suatu saat Anda bisa berurusan dengan hukum. Buatlah ijin proposal terlebih dahulu, kecuali bila dokumen tersebut sudah merupakan public domain atau bebas untuk dimiliki oleh siapa pun.  Berapa Jumlah dokumen yang akan diproses ?

Perhitungkan jumlah file digital yang dihasilkan dengan kemampuan ruang penyimpanan (hard disk) yang tersedia pada komputer Anda. Siapkan juga ruang penyimpanan file melalui media yang lain seperti CD-Recordable sehingga Anda merasa cukup leluasa untuk

menyimpan hasil file digital dalam jumlah yang cukup banyak.  Bagaimana tampilan file digital yang dihasilkan ?

Bila hasil dari file gambar akan ditampilkan pada situs web biasanya dibuat dalam format file JPEG dan GIF. Hal ini akan lebih mudah dan cepat untuk diakses oleh para pengguna

internet. Juga ukuran gambar yang akan ditampilkan harus disesuaikan dengan kemampuan browser yang digunakan.

 Bagaimana kualitas hasil yang diharapkan ?

Hal ini berhubungan dengan ukuran file, dimana ukuran lebih kecil (resolusi maupun

kedalaman warna suatu gambar) akan menghasilkan kualitas yang rendah pula. Hal lain yang membuat kualitas suatu gambar menjadi kurang baik karena Anda tidak melakukan koreksi atau perbaikan terlebih dahulu pada dokumen sumber sebelum proses scanning dilakukan. Sebagai contoh pada suatu arsip dokumen bersejarah yang sudah cukup lama disimpan, mungkin saja Anda perlu melakukan langkah reproduksi terlebih dahulu atau memperbaiki dari kerusakan, misalnya menghilangkan corengan pada sebuah foto atau menambal lubang sebuah lukisan pada kain kanvas. Dan berbagai usaha perbaikan lainnya agar kualitas hasil proses digital akan lebih baik lagi.

(5)

4/8

 Bagaimana dan dimana Anda akan menyimpan katalog informasi file digital yang

dihasilkan ?

Setelah file digital dihasilkan Anda harus membuat semacam katalog informasi atau database yang merujuk pada gambar atau dokumen cetak digital yang dimaksud. Misalnya dengan cara dikumpulkan pada salah satu program database dengan masing-masing nama file, sehingga hal ini akan memudahkan dalam melakukan proses pencarian data.

 Bagaimana mengatur alur kerja ?

Hal ini tergantung dari situasi yang dihadapi, misalnya jumlah staf yang terlibat ada berapa personel, hardware dan software apa yang akan digunakan, bagaimana target penyelesaian tugas, dan sebagainya.

Jika Anda sebagai koordinator proyek scanning, harus mampu melihat lebih dekat mengenai situasi kerja dan membuat sebuah flowchart yang menjelaskan bagaimana proses scanning dilakukan dan melibatkan siapa saja dalam satu tim kerja. Workflow atau alur kerja yang dibuat dengan baik akan membantu kecepatan proses kerja atau pun kualitas yang dihasilkan.  Jenis dokumen sumber

Ada beberapa macam jenis sumber yang ditemukan, misalnya dengan merekam langsung dari suatu objek atau dalam bentuk cetak diatas kertas, film negatif atau dalam media transparan dengan ukuran yang beragam. Berikut beberapa langkah teknis yang harus dilakukan untuk setiap jenis dokumen,

Obyek Asli ( Original Source )

Resiko yang dihadapi akan lebih besar ketika melakukan proses scanning dari sumber asli yang bernilai sejarah, misalnya untuk sebuah naskah kuno dan manuscript dalam media cetak diatas daun lontar atau tanah liat.

Selain tidak mudah untuk membawanya juga kemungkinan timbulnya kerusakan akan terjadi ketika dilakukan proses scanning. Maka sebaiknya untuk obyek yang rentan seperti ini harus dilakukan langkah reproduksi terlebih dahulu dengan cara pemotretan menggunakan kamera dengan menghasilkan kualitas gambar foto yang baik, selanjutnya baru dilakukan proses scanning pada media foto yang dimaksud.

Foto

Kemudahan proses scanning terhadap media foto akan mempercepat proses kerja yang dihasilkan. Namun pastikan pula kualitas dari gambar foto, terbebas dari kotoran dan obyek asing lainnya seperti debu debu dan bekas jari tangan. Karena hal ini akan sangat

mempengaruhi terhadap hasil file digital yang diperoleh.

Slides/ Film Negatif

Berbeda dengan media foto cetak biasa, untuk melakukan proses scanning pada slide atau film negatif memerlukan perangkat atau scanner khusus yang mampu untuk membacanya. Melalui scanner slide mampu mengalihkan informasi data secara detail hingga ribuan dpi (dot per inch/ satuan kedalaman sebuah format gambar).

Kini telah tersedia pada jenis scanner tertentu yang sekaligus mampu mengalihkan format film negatif. Pada umumnya hanya mampu mengalihkan gambar dengan baik sebatas ukuran slide/film 35mm. Bila Anda tidak memiliki scanner slide sebaiknya terlebih dahulu

(6)

Transparan

Transparan adalah gambar cetak pada media yang tembus pandang. Misalnya pada plastik yang biasa digunakan untuk persentasi melalui OHP yang berukuran 4 x 5 atau 8 x 10 cm. Untuk hasil yang baik Anda memerlukan scanner dengan kualitas kepekatan cahaya tembus pandang yang cukup baik. Biasanya jenis scanner yang digunakan adalah jenis scanner flatbed, drum scanner atau copy stands.

Media Cetak

Sumber dokumen dari media cetak seperti buku ataupun jurnal bisa terdiri dari gambar atau dokumen teks. Anda dapat memanipulasi dokumen tersebut ke dalam file digital baik berupa gambar atau teks yang bisa diedit kembali.

Proses scanning ini disebut dengan OCR (Optical Character Recognition) yang dijalankan melalui software tertentu yang mendukung.

Format file yang dihasilkan biasanya dalam bentuk PDF ( Portable Data Format ), atau format lainnya seperti DOC atau RTF.

Pada saat ini kita akan memusatkan pembahasan pada proses scanning dokumen cetak dengan menggunakan software Adobe Acrobat dan OmniPage Pro 10.

5. Mengolah Dokumen Teks PDF

Aplikasi Adobe Acrobat (versi full, bukan sekedar reader) digunakan untuk proses digitalisasi dokumen teks dengan output berupa format file PDF (Portable Data Format).

Portable Document Format (PDF) merupakan standar dokumen teks digital yang memudahkan distribusi secara elektronik yang pada umumnya dilakukan melalui media internet.

PDF memiliki format standar dalam menampilkan huruf, gambar, grafik dan tampilan layout dari berbagai sumber pengolah dokumen. Format PDF ini bisa ditampilkan oleh siapa saja dengan menggunakan program Adobe Acrobat Reader yang disediakan secara gratis oleh perusahaan Adobe sebagai produsen pembuat aplikasi yang dimaksud.

Berikut beberapa alasan mengenai kegunaan format PDF :

Masalah umum Dokumen Solusi yang diberikan PDF

• Si penerima file dokumen tidak dapat membuka format dokumen karena tidak memiliki aplikasi program yang sesuai.

• Siapa pun dan dimana saja dapat membaca file PDF dengan menggunakan aplikasi gratis Adobe Acrobat Reader.

• Kombinasi arsip dokumen elektronik biasanya sulit untuk dilakukan pencarian data, memerlukan banyak ruang

penyimpanan, sehingga tidak

memungkinkan untuk diakses secara cepat di masa yang akan datang.

• File PDF didesain secara kompak dan mudah untuk melakukan pencarian data, serta dapat diakses kapan saja melalui aplikasi Adobe Acrobat Reader. Dengan adanya link interaktif memudahkan file PDF untuk dioperasikan.

• Tampilan dokumen tidak sesuai pada setiap media yang berbeda.

• Selain melalui sistem operasi windows pada PC, format PDF memiliki tampilan yang stabil pada berbagai media seperti Palm OS,

(7)

6/8

• Kesulitan untuk melakukan verifikasi pada surat bisnis berbentuk elektronik.

• Dokumen PDF dapat didesain secara mudah untuk penambahan verifikasi seperti

pemberian tandatangan dan stempel dalam bentuk format digital.

• Dokumen dengan format yang kompleks biasanya sulit untuk diakses secara visual melalui program reader yang lain.

• Format PDF berisi berbagai macam format file dan informasi dengan struktur yang jelas sehingga dapat dengan mudah diakses oleh siapa saja dengan menu bantuan yang diberikan.

Untuk menghasilkan file PDF secara cepat bisa dilakukan dengan dua cara :

1. Melalui Perintah Print pada File Menu Program Pengolah Kata.

Pada saat aplikasi program Acrobat ( versi full ) telah diinstal dalam komputer, maka secara otomatis pada setiap program pengolah kata yang ada, misalnya MS Word, sudah terdapat aplikasi Adobe PDF dan Acrobat PDF Writer yang merupakan fasilitas untuk melakukan konversi secara langsung dari bentuk file DOC menjadi format PDF secara utuh.

Fasilitas tersebut tersedia pada gambar icon PDF dan fasilitas Print pada File Menu program pengolah kata. Klik icon convert to PDF untuk melakukan perintah konversi secara langsung terhadap file dokumen yang sedang ditampilkan MS Word.

Cara berikutnya dengan memilih jenis Printer Acrobat Distiller, pada menu Print, lalu tekan perintah OK, tunggu sesaat maka file PDF dari dokumen DOC tersebut akan dibuat.

(8)

2. Melalui proses scanning pada perintah File Menu program Acrobat.

Anda juga dapat melakukan proses scanning secara langsung dari sumber media cetak yang dimaksud melalui perintah scan pada file menu program Acrobat.

Berikut tampilan perintah yang dilakukan :

Pada File Menu arahkan pada opsi

Create PDF, selanjutnya tekan

perintah From Scannner,

selanjutnya Scanner akan dijalankan secara otomatis dan tampilan dokumen yang diproses akan masuk pada tampilan halaman dokumen Acrobat.

Lakukan perintah tersebut satu persatu untuk setiap halaman yang akan dialihkan menjadi file PDF secara langsung.

Lakukan perintah Save untuk setiap akhir proses.

6. Mengolah Dokumen Teks OCR

OCR kependekan dari Optical Character Recognition yaitu suatu teknologi yang mampu mengalihkan karakter gambar ke dalam aplikasi program pengolah kata tanpa melakukan pengetikan ulang dari sumber dokumen yang dimaksud.

OCR membutuhkan sebuah perangkat keras berupa scanner (alat optik untuk duplikasi gambar dari bentuk cetak ke dalam format digital) dan sebuah software (perangkat lunak sebagai program), tentunya juga dengan seperangkat komputer (PC) untuk melakukan proses tersebut. Biasanya bila men-scan suatu teks atau gambar pada media cetak dengan alat scanner maka akan dihasilkan file dengan format bitmap. Dengan software OCR, huruf-huruf yang terdapat pada halaman tersebut dapat dimengerti dan dengan mudah untuk menambah atau mengurangi setiap karakter hurufnya. Artinya program ini dapat mengubah format gambar bitmap menjadi teks yang dapat dialihkan ke aplikasi program pengolah kata di komputer Anda.

Meskipun hasilnya akurat dalam membaca setiap dokumen yang dihasilkan, namun tidak jarang ditemukan kesalahan kata dan ejaannya sehingga diperlukan proses pengeditan untuk

menyempurnakannya.

Ada beberapa pilihan program lunak pendukung untuk menjalankan proses OCR. Disini akan dibahas salah satu program standar pendukung proses OCR yaitu OmniPage Pro14.

Untuk memulai proses scanning dengan Omnipage Pro 14, dapat memilih opsi tombol Toolbox. Berikut beberapa tampilan dan fungsi Toolbox yang tersedia.

(9)

8/8

Tombol ini dipilih bila Anda akan melakukan proses OCR secara

otomatis. Semua proses seperti penampilan file image (acquiring image), membuat zone area, proses OCR dan pengecekan ejaan (proofing), dilakukan secara sekaligus.

Tersedia beberapa opsi proses pada pilihan drop-down menu yang dapat dilakukan ketika memulai proses OCR secara otomatis. Tombol ini digunakan pada permulaan langkah proses OCR secara manual. Pada opsi ini Anda tentukan dokumen sumber yang akan

diproses. Terdapat pilihan sumber dokumen pada scroll-down menu yaitu dengan menampilkan file gambar (dalam format jpeg, gif, tif ) yang sudah ada (Load Image File) atau melakukan proses Scan melalui perangkat scanner yang sudah terhubung pada PC yang digunakan.

Tombol ini digunakan untuk melakukan proses teks OCR. Sebelumnya Anda tentukan dahulu proses Zone dengan menentukan area gambar, teks atau tabel dengan memilihnya secara manual atau pun secara otomatis ( auto-zoning ).

|

Tombol ini digunakan untuk menyimpan hasil proses OCR dalam berbagai macam format file, untuk dikirim melalui email atau akan kita simpan pada clipboard. Tampilan gambar tombol berbeda satu sama lain tergantung dari pilihan yang Anda tentukan pada menu drop down.

7. Daftar Pustaka

1. Revi Kuswara. [t.th.]. Manual scanning Document: panduan operasional scanning image, pdf, & OCR. Bandung: Knowledge Management Research Group ITB