23
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Institusi 3.1.1. Sejarah Institusi
Masjid Jami Nurul Qolbi didirikan pada tahun 1997 di Perum Taman Griya Permai, Kecamatan Kotabaru, Kabupaten Karawang. Awal berdirinya masjid ini adalah sebagai sarana tempat ibadah umat Muslim di sekitar Perum Griya. Awal mulanya dengan cara mengumpulkan dari sumber dana para donatur, warga sekitar masjid dan penarikan kencleng jalan yang dapat mendirikan masjid tersebut.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi A. Struktur Organisasi
Sumber : DKM Masjid Nurul Qolbi
Gambar III.1.
B. Fungsi
1. Ketua
a. Bertanggung jawab dalam memimpin kegiatan sehari-hari kepengurusan masjid.
b. Bertanggung jawab dalam memimpin administrasi kepengurusan masjid, meliputi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, ketatausahaan, bangunan dan alat-alat rumah tangga masjid.
c. Melaksanakan fungsi-fungsi manajerial yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan pengesahan, pengoordinasian dami penyempurnaan bagi tercapainya seluruh tujuan kegiatan masjid.
d. Menghadiri menyelenggarakan hubungan keluar. 2. Sekretaris
a. Melakukan fungsi manajerial dalam bidang administrasi
b. Memimpin administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, keuangan, perlengkapan, dokumentasi alat-alat rumah tangga.
c. Mendokumentasikan semua kegiatan, mengatur dan mengelola sistem dokumentasi.
d. Memberikan atau melayani permintaan data yang telah didokumentasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
e. Membuat laporan pertanggungjawaban. 3. Bendahara
a. Mengurus administrasi keuangan masjid, menerima sumbangan langsung dari jamaah atau melalui pengurus masjid lainnya dan mengalokasikan pos-pos keuangan yang tepat.
b. Mempersiapkan rencana-rencana pengeluaran tunai, menyelesaikan dan melaksanakan tugas pembangunan keuangan.
c. Membuat dan membacakan laporan keuangan dan disampaikan pada sidang Jumat baik secara lisan maupun dengan membuat neraca keuangan, di papan tulis yang mudah dilihat dan diketahui oleh jamaah.
4. Bidang Pembangunan
a. Merencanakan dan mempersiapkan langkah-langkah pembangunan fisik dan melaksanakan menurut kemampuan yang ada.
b. Mengolah dan memperbaiki bangunan.
c. Melakukan pemeliharaan masjid, termasuk bertanggung jawab terhadap kebersihan masjid.
d. Memberi laporan pertanggungjawaban kepada ketua. 5. Bidang Pendanaan
a. Memikirkan pengadaan dan melaksanakan usaha-usaha produktif
b. Mencari alternatif pendanaan dan melaksanakan bagaimana uang bisa masuk ke kas masjid.
c. Memberi saran-saran dan petunjuk untuk mempererat hubungan kepengurusan masjid dengan para jamaah dan para donatur sehingga kelangsungan dana dapat terjamin.
6. Bidang Ibadah dan Dakwah
a. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tertib Jumat.
b. Menyusun jadwal imam dan muadzdzin untuk sholat Jumat per tahun atau sesuai dengan kebutuhan.
d. Membina komunikasi antar jamaah dan antara jamaah dengan pengurus seperti majelis ta’lim, pengajian tafsir atau terjemah Al Quran.
e. Mengawasi dan mengontrol pelaksanaan kegiatan agar tetap sesuai dengan norma-norma Islam.
f. Mewadahi aspirasi jamaah (masyarakat) untuk mengembangkan dan membina aktivitas masjid terutama yang berhubungan dengan peribadatan. g. Mempersiapkan fasilitas-fasilitas yang diperlukan dalam pelaksanaan dalam acara-acara yang berkaitan dengan ibadah maupun peringatan hari besar.
h. Merencanakan, membuat dan menjadwalkan materi dakwah sesuai kebutuhan.
i. Menyusun kepanitiaan peringatan hari besar. j. Merencanakan agenda kegiatan.
k. Membimbing dan mengarahkan acara-acara sesuai dengan tujuan.
l. Mengadakan kontrol dan evaluasi terhadap pelaksanaan acara dan mengusahakan pengembangannya.
m. Membuat laporan pertanggungjawaban. 7. Bidang Pendidikan
a. Menyelenggarakan pendidikan-pendidikan rutin seperti mendirikan dan membina Taman Pendidikan Al Quran (TPQ).
b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, seperti diklat imam dan khatib
c. Menyelenggarakan kursus-kursus seperti kursus menjahit, memasak, keterampilan lainnya bagi ibu-ibu, kursus bahasa arab, bahasa Inggris dan sebagainya.
8. Bidang Humas
a. Bertanggung jawab untuk melakukan sosialisasi dan publikasi atas jalannya organisasi dan program kerja pengurus masjid.
b. Membuat dokumentasi dengan mengumpulkan foto atau video kegiatan pengurus dan bisa bekerja sama dengan sekretaris.
c. Menjalin relasi dengan berbagai pihak, baik warga dan DKM, instansi pemerintah, serta instansi lainnya.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Proses Penerimaan Dana
Masjid dapat menerima dana baik dari zakat, infak, maupun sedekah dari umat, atau dari donatur termasuk dari tromol Jumat. Semua dana yang diterima kemudian diserahkan kepada bendahara masjid untuk dicatat dan dimasukkan ke dalam saldo masjid, untuk kemudian dikelola.
2. Proses Pengeluaran Dana
Dalam pengeluaran dana, bendahara terlebih dahulu menunggu permintaan dana, baik untuk pengeluaran rutin, maupun untuk pembangunan dan pemeliharaan masjid atau untuk kegiatan keagamaan yang berhubungan dengan masjid, pengeluaran tersebut kemudian dicatat untuk dilaporkan sebagai pertanggungjawaban penggunaan dana masjid kepada ketua dan jamaah atau umat.
3. Proses Pembuatan Laporan
Pada setiap akhir bulan, setiap bagian DKM wajib memberikan laporan pertanggungjawaban kepada ketua DKM. Laporan ini diperoleh dari kegiatan yang telah dilakukan masing-masing bidang kerja DKM selama 1 bulan.
3.3. Use Case Diagram
Gambar III.2.
Use Case Diagram Berjalan
Tabel III.1.
Skenario Use Case Memberi Infak, Sedekah, Donasi
Use Case Name Memberi Infak, Sedekah, Donasi Requirements Jamaah atau Donatur memberi donasi Goal Jamaah atau Donatur dapat memberikan
donasi, infak atau sedekah
Pre-Conditions Jamaah atau Donatur datang ke masjid Post-Conditions Jamaah atau Donatur telah melakukan
donasi, infak atau sedekah Failed end Condition -
Actors Jamaah atau Donatur, Bendahara
Main Flow/ Basic Path 1. Jamaah atau Donatur datang ke bank masjid.
2. Memberikan donatur
3. Bendahara mencatat penerimaan dari donasi, infak dan sedekah.
uc Use Case Berjalan
Donatur/Jamaah Memberi Infak, Sedekah, Donasi Bendahara Mengeluarkan Dana Ketua Membuat Laporan
Tabel III.2.
Skenario Use Case Mengeluarkan Dana
Use Case Name Mengeluarkan Dana
Requirements Bendahara mengeluarkan dana
Goal Bendahara dapat mengeluarkan dana sesuai permintaan
Pre-Conditions Sudah ada permintaan dana Post-Conditions Dana telah dikelurkan Failed end Condition -
Actors Bendahara, Ketua DKM
Main Flow/ Basic Path 1. Meminta dana ke bendahara 2. Mengeluarkan dana.
3. Mencatat pengeluaran dana.
Tabel III.3.
Skenario Use Case Membuat Laporan
Use Case Name Membuat Laporan
Requirements Bukti penerimaan, dan pengeluaran Goal Bendahara dapat membuat laporan Pre-Conditions Sudah mengumpulkan bukti Post-Conditions Laporan telah dibuat
Failed end Condition -
Actors Bendahara, Ketua DKM
Main Flow/ Basic Path 1. Mengumpulkan bukti.
2. Melakukan rekap penerimaan dan pengeluaran.
3. Memberikan laporan ke Ketua DKM
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Kuitansi
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan dana dari donatur Sumber : Donatur
Tujuan : Bagian Pendanaan Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap kali ada donasi Format : Lampiran A.1
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Laporan Keuangan Masjid
Fungsi : Sebagai bukti pengelolaan dana masjid Sumber : Bagian Pendanaan
Tujuan : Jamaah atau Umat Media : Kertas
Jumlah : -
Frekuensi : Setiap bulan Format : Lampiran B.1
3.6. Permasalahan Pokok
Sebagai sebuah sistem buatan, sistem yang sedang berjalan tidak lepas dari permasalahan yang dialami, beberapa permasalahan yang dialami oleh pengelolaan dana masjid Nurul Qolbi antara lain:
1. Sistem yang berjalan masih mencatatkan dana yang masuk maupun dana yang keluar pada logbook, belum ada sistem terintegrasi yang dapat mengakomodasi pencatatan keluar dan masuknya dana secara terkomputerisasi, sehingga bagi jamaah yang ingin mengetahui laporan keuangan masjid terlebih dahulu harus meminta pada pengurus masjid
2. Dokumentasi penerimaan dan pengeluaran dana belum lengkap, seperti, belum adanya formulir serah terima kepada bendahara ketika menerima dana dari umat, sehingga keabsahan data kurang dapat dipertanggungjawabkan dikemudian hari karena tidak adanya bukti yang otentik, hal ini sangat berisiko sebab dana yang dikelola merupakan dana milik umat atau jamaah masjid.
3.7. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan di atas maka dapat diberikan alternatif pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Perlu dibuatkan sebuah sistem informasi yang dapat mengakomodasi proses pengelolaan dana masjid secara daring dimana pelaporan pertanggungjawaban pada jamaah dilakukan melalui halaman web, begitu juga untuk informasi kegiatan masjid dapat dilihat pada situs yang sama, juga membuat halaman web dimana donatur dapat melakukan konfirmasi donasi secara langsung melalui halaman tersebut tanpa harus datang ke masjid dan melakukan konfirmasi pada pengurus masjid.
2. Perlu dibuatkan dokumen standar untuk setiap transaksi, baik penerimaan dana maupun pengeluaran dana, agar dana tersebut dapat lebih dipertanggungjawabkan dengan adanya bukti yang sah.
