1.1. Latar belakang
Dalam menghadapi persaingan dunia usaha, terutama sektor Industri otomotif, PT ADM (Astra Daihatsu Motor) sebagai ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk) terus berupaya untuk meningkatkan performanya terutama pada sistem produksinya. Perusahaan memandang hal tersebut penting karena disaat ini permintaan akan otomotif semakin tinggi dan persaingan antara produsen otomotif yang semakin tinggi pula. PT.ADM ingin memenuhi permintaan para konsumen yang menginginkan produk yang berkualitas baik dengan harga yang terjangkau, tanpa didukung dengan suatu sistem yang baik maka permintaan konsumen tersebut akan sulit diwujudkan.
Untuk itu suatu teknologi informasi sangat diharapkan menjadi suatu
competitive advantage dalam bersaing. Oleh sebab itu, perlu dilakukan suatu
penilaian dan perencanaan investasi teknologi informasi oleh perusahaan sehingga tidak menjadi suatu hal yang merugikan ataupun sia-sia. Penilaian terhadap manfaat dari teknologi informasi yang sedang atau akan dipergunakan dilakukan dengan salah satu metode information economics.
Informasi produksi yang akurat antara rencana penjualan bagian marketing dengan bagian produksi dirasakan menjadi suatu hal yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan suatu perusahaan manufaktur dalam menjamin pertumbuhan proses bisnis perusahaan tersebut. Adalah dengan optimalisasi proses demand/supply barang yang terintegrasi dan real time sehingga dapat menyelaraskan strategi bisnis antara perusahaan dengan customer.
PT ADM sudah menerapkan perkembangan teknologi dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, salah satunya terdapat pada departemen Production Control yang
bekerja sama dengan departemen Coorporate Information Technology yaitu aplikasi
Astra Daihatsu Production Planning System (ADPPS ) yang secara garis besar
berfungsi sebagai pengatur dan control rencana produksi sehingga dapat mempercepat proses pengaturan perintah produksi yang didasari oleh konsep
Heijunka.
Aplikasi ADPPS memiliki berbagai fungsi yang dapat memberikan keuntungan bagi PT ADM.
Keuntungan dari aplikasi ADPPS bagi PT ADM antara lain:
1. Mengatur perataan jumlah produksi unit perhari berdasarkan kapasitas produksi secara cepat.
2. Membantu dalam mengkalkulasi ordering/kebutuhan CKD part dan dapat membantu dalam memonitor kondisi stok yang dimiliki ADM sehingga mempercepat dalam memperoleh informasi apakah stok di gudang dapat memenuhi kebutuhan produksi PT ADM bulan berikutnya atau tidak,
3. Membantu dalam mengorder local part keberangkatan pengiriman part dari
supplier,
4. Membantu dalam pembuatan perintah kerja pada jalur produksi berupa Work
Order Sheet (WOS).
Meskipun aplikasi ADPPS telah memberikan keuntungan bagi PT ADM, namun belum ada pengukuran secara ekonomi yang dapat menggambarkan seberapa besar manfaat yang diperoleh bagi perusahaan dengan adanya aplikasi ADPPS ini. Pengukuran ekonomi ini dilihat berdasarkan biaya dan manfaat yang didapat dari investasi aplikasi ADPPS.
Oleh karena itu, penulis mengajukan judul skripsi ”Analisis Biaya dan Manfaat Implementasi Aplikasi Astra Daihatsu Production Planning System di PT Astra Daihatsu Motor”.
1.2. Identifikasi masalah
Di dalam penulisan skripsi ini, penulis meneliti beberapa pertanyaan yang terdapat dalam penerapan investasi teknologi informasi, antara lain :
1. Seberapa besar manfaat yang diperoleh oleh PT ADM dengan diimplementasikannya aplikasi ADPPS?
2. Apakah manfaat yang diperoleh PT ADM dengan diimplementasikannya ADPPS sudah sebanding dengan biaya investasi yang telah dikeluarkan oleh PT ADM untuk mengembangkan dan mengimplementasikan aplikasi ADDPS ?
1.3. Ruang Lingkup
Dalam menganalisis biaya dan manfaat dari implementasi aplikasi ADPPS di PT ADM diperlukan pembatasan ruang lingkup sehingga penelitian lebih terarah. Adapun pembatasan masalah tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penelitian hanya dilakukan pada aplikasi ADPPS saja,dengan data mulai tahun 2009.
2. Penelitian dilakukan dengan metode information economics,
3. Penelitian tidak bertujuan untuk merancang dan mengajukan konsep aplikasi ADPPS yang baru, hanya sampai analisis seberapa besar manfaat yang diterima dan biaya yang dikeluarkan oleh PT ADM.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Untuk menganalisis seberapa besar manfaat yang diperoleh PT ADM dengan diimplementasikannya aplikasi ADPPS di PT ADM,
2. Untuk menganalisis keberhasilan dan kelayakan investasi aplikasi ADPPS di PT ADM.
Manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah:
1. Memperoleh informasi mengenai dampak ekonomis dari aplikasi ADPPS untuk PT ADM,
2. Memberikan referensi bagi PT ADM untuk mengevaluasi dan mengambil tindakan terkait pengembangan aplikasi ADPPS berdasarkan informasi tentang biaya dan manfaat yang diperoleh dari aplikasi ADPPS, apakah aplikasi ADPPS akan terus dikembangkan atau tidak.
1.5. Gambaran umum perusahaan (object penelitian) 1.5.1.Sejarah perusahaan
Daihatsu Motor Co.,Ltd. yang berdiri pada tahun 1907 di Osaka,Jepang memberikan peranan penting pada berdirinya PT Astra Daihatsu Motor (ADM) di Indonesia dan beroperasi pada usaha yang bergerak di bidang otomotif yang saat ini perkembangan bisnisnya cukup pesat
Tepatnya pada tahun 1973 awal Astra memperoleh ijin untuk mengimpor kendaraan bermerek Daihatsu ke Indonesia. PT Astra Internasional pada tahun 1976 ditunjuk menjadi agen tunggal, importir serta distributor tunggal kendaraan Daihatsu di Indonesia.
Pada tahun 1978 didirikan PT Daihatsu Indonesia, sebuah pabrik pengepresan plat baja sebagai perusahaan patungan PT Astra International, Daihatsu Motor Co.,Ltd., dan Nichimen Corporation. Setelah pabrik pengepresan plat baja didirikan, kemudian didirikan pula pabrik mesin, yaitu PT Daihatsu Engine Manufacturing Indonesia.
Pada tahun 1987 didirikan PT National Astra Motor sebagai agen tunggal dan pengimpor kendaraan Daihatsu menggantikan posisi PT Astra International.
Kemudian pada tahun 1992 didirikanlah PT ADM melalui penggabungan 3 perusahaan, yaitu PT Daihatsu Indonesia, PT Daihatsu Engine Manufacturing Indonesia dan PT National Astra Motor.
Untuk mendukung bisnisnya di bidang manufaktur, PT ADM mendirikan plant pengecoran aluminium pada tahun1996 di KIIC, Karawang, Jawa Barat. Kemudian pada tahun 1998 ADM membeli pabrik perakitan dari PT Gaya Motor. Sejak itu PT
ADM memiliki 4 pabrik yaitu pabrik pengepresan plat baja, mesin, pengecoran aluminium dan perakitan.
Dan di tahun 2004 munculah Daihatsu Xenia dan Toyota Avanza di Indonesia yang merupakan kolaborasi perusahaan Daihatsu dan Toyota.
Kapasitas produksi ditingkatkan menjadi 211.000 unit per tahun dimulai pada tahun 2007, kala memasuki ulang tahunnya yang ke-100 serta menargetkan kapasitas hingga 380.942 unit di tahun 2012.
Selain itu, di tahun yang sama, Daihatsu telah mencanangkan filosofi baru sesuai perkembangan jaman yaitu:
1. Menjadi merek global yang dicintai di seluruh dunia,
2. Menjadi perusahaan yang memiliki kepercayaan diri dan kebanggaan, melalui produksi mobil yang inovatif dan terkemuka di era kita.
Slogan baru Daihatsu “Innovation for Tomorrow” menjadi komitmen perusahaan untuk selalu mewujudkan inovasi agar dapat bertahan di era globalisasi yang terus berkembang cepat dan menghasilkan produk yang dapat memberikan manfaat bagi masyarakat luas.
Slogan baru ini merupakan aspirasi dari falsafah, visi dan prinsip-prinsip dasar tanggung jawab sosial serta rencana strategi global Grup Daihatsu untuk 100 tahun ke depan.
Melalui perjalanannya yang panjang, kehadiran Daihatsu di Indonesia telah mendorong terciptanya mobilitas masyarakat melalui produk-produk kendaraan Daihatsu yang semakin mendapatkan tanggapan positif dari pelanggan. Hal ini ditunjukkan dari pangsa pasar yang meningkat dari tahun ke tahun.
Grafik 1.1 Market Share PT Astra Daihatsu Motor
Kendaraan Daihatsu hadir dengan cirinya yang khas: mobil kompak yang hemat bahan bakar, berkapasitas sesuai kebutuhan keluarga Indonesia, model yang modern dan harga yang terjangkau. Karenanya kendaraan Daihatsu menjadi kendaraan pilihan masyarakat Indonesia sebagai sarana transportasi yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari dalam berbagai aktivitas.
Daihatsu Xenia, kendaraan hasil kolaborasi Toyota-Daihatsu merupakan kendaraan keluarga berkapasitas 7 penumpang yang menggunakan mesin 1000 cc dan 1300 cc yang telah teruji di dunia. Kendaraan ini mendapatkan penghargaan sebagai “The Best Value Car” di ajang Indonesia International Motor Show 2006 dan “ The Best Small MPV” oleh majalah Mobilmotor 2006. Dan belum lama ini pada tanggal 3 Juni 2010 pada acara Rekor Bisnis (ReBi) oleh Tera Foundation bekerjasama dengan
harian Seputar Indonesia mengukuhkan sebagai mobil penumpang dengan kategori Low MPV dengan pertumbuhan penjualan tertinggi di tahun 2009”, dan The Best Passanger Car Model dari OTOMOTIF award 2010.
Gambar 1.1 Daihatsu Xenia
Daihatsu Terios, SUV berkapasitas 7 penumpang dengan mesin 1500 cc. Selain transmisi manual, kendaraan ini juga memiliki varian bertransmisi otomatis.
Gambar 1.2 Daihatsu Terios
Daihatsu Gran max, kendaraan komersial generasi baru dari Daihatsu yang memiliki kapasitas terbesar di kelasnya. Didukung oleh mesin 1300 cc dan 1500 cc, serta dibuat dalam model Minibus dan Pickup, kendaraan serba guna ini ditujukan untuk mendukung kegiatan bisnis dan keluarga.
Gambar 1.3 Daihatsu Gran Max
Daihatsu Luxio, merupakan kendaraan keluarga yang memiliki basis yang sama dengan Granmax hanya terdapat perbedaan pada interior yang nyaman dan exterior yang mewah dan didukung dengan mesin 1500 cc
Daihatsu Sirion adalah kendaraan city car dengan mesin 1300 cc yang diimpor dari Malaysia dalam bentuk unit mobil (CBU).
Gambar 1.4 Daihatsu Sirion
Selain memproduksi mobil Daihatsu untuk masyarakat Indonesia, PT ADM juga memproduksi mobil dan komponen merek Toyota untuk tujuan pasar dalam negeri dan mancanegara.
Gambar 1.5 Toyota Avanza dan Toyota Rush
Melalui komitmen yang kuat untuk selalu memberikan yang terbaik bagi pelanggan dan semua pihak yang berperan, PT ADM berusaha keras untuk dapat meningkatkan kontribusi dalam memberikan nilai tambah bagi seluruh stakeholders, terutama bagi kesejahteraan masyarakat dan selalu ramah lingkungan.
PT ADM telah memenuhi standar kualitas global dengan menerapkan sistem produksi Toyota (TPS) di setiap lini proses. Secara rutin kualitas proses produksi PT ADM selalu ditinjau seperti yang disyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 yang telah diterapkan di semua pabrik dan kantor pusat PT ADM.
PT ADM sangat memperhatikan proses produksi, kesehatan dan keselamatan pabrik dengan meneripakan Sistem Mutu Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) yang sesuai dengan ISO 14001, OHSAS 18001 dan Green Company. PT ADM berusaha menjaga limbah pabrik agar tidak mencemari lingkungan sekitar. Sebagai hasil kepedulian ADM pada lingkungan dan keselamatan kerja, PT ADM menerima penghargaan pengelolaan lingkungan hidup dengan predikat terbaik dari Gubernur DKI Jakarta dan Menteri Lingkungan Hidup dalam beberapa tahun terakhir. PT ADM juga menerima penghargaan bebas kecelakaan kerja dari Menteri Tenaga Kerja.
Pencapaian PT ADM untuk memenuhi permintaan pelanggan dan standar kualitas global ini terwujud berkat dukungan dan kerjasama seluruh pihak termasuk pemegang saham, pemasok, distributor dan pemerintah.
Sebagai basis produksi mobil compact untuk Grup Daihatsu dan Toyota di luar Jepang, PT ADM senantiasa meningkatkan produksi dari tahun ke tahun.Hasil produksi perusahaan telah menggunakan komponen local dengan rasio sebesar 75%.
Grafik 1.2 Prodution Volume (Units) PT Astra Daihatsu Motor
Hasil produk PT ADM, Toyota Avanza dan Daihatsu Terios telah diekspor melalui PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) ke mancanegara dalam bentuk unit mobil (CBU) dan komponen terurai (CKD).
23031 96972 105235 95496 150921 217117 217303 0 50000 100000 150000 200000 250000 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Gambar 1.6 Tujuan ekspor PT Astra Daihatsu Motor
Nilai ekspor ADM ini terus meningkat dari tahun ke tahun dan menjadi bukti hasil produksi PT ADM memenuhi standar kualitas global.
1.5.2.Visi PT Astra Daihatsu Motor
Visi PT Astra Daihatsu Motor adalah menjadi No.1 di pasar mobil compact di Indonesia dan sebagai basis utama produksi global untuk Grup Daihatsu/ Toyota yang sama dengan standar kualitas pabrik Jepang.
1.5.3. Misi PT Astra Daihatsu Motor Misi PT Astra Daihatsu Motor adalah:
1. Kami memproduksi mobil dengan nilai terbaik dan menyediakan layanan terkait yang penting untuk meningkatkan nilai stakeholders dan ramah lingkungan,
2. Kami mengembangkan dan memberikan inspirasi kepada karyawan untuk mencapai kinerja tingkat dunia.
1.5.4.Struktur Organisasi PT Astra Daihatsu Motor
Struktur organisasi PT Astra Daihatsu Motor secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 1.7
Gambar 1.7 Struktur Organisasi PT Astra Daihatsu Motor
Note :
PD : President Director VPD : Vice President Director CEO : Chief Executive Officer Co CEO : Co Chief Executive Officer COO : Chief Operation Officer
D : Director
EO : Executive Officer DHE : Division Head Executive DH : Division Head
H : Head
EC : Executive Coordinator (Name) : Concurrent
1.5.5.Tugas dan Wewenang
Dalam penjabaran tugas dan wewenang hanya dilakukan pada bagian dari struktur organisasi yang berhubungan dengan implementasi aplikasi ADPPS yaitu direktorat Production Control & Administration, yang terdiri atas divisi Production
Control dan Production Planning Control & Logistick. Divisi PC & A terdiri atas
departemen Planning & Control, Plant Administration Vehicle, dan Preparation
Project Control. Sedangkan, divisi PPCL terdiri atas departemen Logistick Press, Logistick Assy & Body, dan Logistick Planning. Setiap departemen dipimpin oleh
satu orang department head. 1. Production Control Director
Tugas dan wewenang Production Control Director adalah:
a. Menentukan target produksi berdasarkan volume rencana produksi tahunan.
b. Menentukan berbagai strategi penyelesain permasalahan yang terjadi dalam proses produksi.
c. Menginformasikan report pencapaian produksi harian maupun bulanan
d. Menjaga dan menjamin berjalannya berbagai macam project mobil model baru. e. Mengkoordinir seluruh jalur produksi agar seluruh rencana dapat berjalan lancar f. Memastikan kebutuhan part beserta supply dari supplier tidak menghadapi
permasalahn yang dapat menyebabkan produksi terhambat.
g. Memastikan unit/mobil dapat terkirim tepat waktu/ ontime delivery. 2. Departemen Planning& Control
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Planning &
a. Menjalankan aktivitas Nenkei (Yearly planning) & aktivitas Getsudo (Monthly) unit,
b. Membuat rencana delivery bulanan (MDP), membuat perintah kerja (WOS) untuk dilanjutkan oleh produksi,
c. Berkerjasama dengan HRD dalam menetapkan kalender kerja tahunan, d. Memonitor produksi serta membandingkan antara rencana dengan aktual, e. Berkoordinasi dengan seluruh plant dalam melakukan Capacity cek, f. Melakukan analisa permintaan berdasarkan sales order untuk memperoleh
marketshare,
g. Melakukan kalkulasi order CBU Sirion, h. Mengembangkan aplikasi ADPPS,
i. Memaintain data SAP & Pokayoke system, j. Membuat rencana produksi harian,
k. Mengontrol ordering komponent mobil secara harian,
l. Mengkalkulasi order untuk kebutuhan part-part CKD berdasakan schedule getsudo,
m. Membuat Daily CKD stock monitoring berdasarkan rencana delivery bulanan, n. Mengkonsolidasi data stock dengan seluruh logistic plant untuk menjamin
jalannya produksi,
o. Membuat PO (Purchase Order) untuk permintaan part CKD,
p. Melakukan rencana aktivitas Nenkei (Yearly planning uni component), q. Berkoordinasi dengan seluruh plant untuk melakukan cek kapasitas terutama
untuk service part line,
r. menjalankan aktifitas getsudo bulanan service part dan component,
s. Melakukan analisa permintaan servicepart dan component (order fluktuasi), t. Memonitor delivery component dan service part membandingkan antara plan dan
u. Mengontrol operation produksi harian component dan servicepart pada masing-masing shop termasuk vendor dan gaya motor,
v. mengontrol kanban operation servicepart,
w. Mengontrol permintaan Vehicle Off The Road (VOR) dari Service Part Division , x. Menanggulangi permasalahan atau problem operasional dan mengontrol kondisi
stok part kritis untuk menghindari linestop diline packing,
y. Mengontrol serta memonitor ontime delivery ratio dan supply ratio service part dan component,
z. Mengembangkan aplikasi Astra Daihatsu Production Planning System. 3. Departemen Production Preparation Control
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Production
Preparation Control adalah:
a. Mengontrol dan memonitor aktivitas project Minor change dan major change seluruh model (U-IMV,D99B,D40D),
b. Menindak lanjuti informasi penerapan Engenering Change Instruction atau perubahan model,
c. Menindak lanjuti dan memonitor Pilot Production (PP) aktifitas,
d. Memaintain Design modifikasi master data dan New Specification Management System,
e. Merencanakan anggaran Dept. dan mengontrol actual pengeluaran Dept., f. Melakukan proses administrasi dokumen yang terkait dengan project.
4. Departemen Plant Administration Vehicle
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Plant
Administration Vehicle adalah:
a. Memonitor dan mengontrol operasi produksi di Line 1 &2,
b. Melaporkan pencapaian produksi harian dan bulanan, c. Mengontrol unit jadi,
d. Mengatur area Delivery dan PreDelivery Inspection (PDI), e. Melakukan improvement pada area PAV,
f. Mengatur dan melaksanakan proses operasi administrasi,
g. Sebagai jembatan dalam penyelesaian atau menginformasikan permasalahan yang berpengaruh pada Ontime delivery antara customer dan perusahaan.
