51 4.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Okzigen media merupakan perusahaan yang bergerak di bidang komunikasi. Melihat fenomena perkembangan dunia otomotif sebagai sebuah media komunikasi yang sangat baik saat ini, maka terjadi sepakat untuk membentuk sebuah tim tersendiri yang khusus berkonsentrasi di dunia otomotif. Sebuah tim yang bergerak dibidang komunikasi khususnya Automotive Event Organizer.
Berdirinya Okzigen Automotive pada tahun 2009. Sesuai dengan tantangan dunia usaha saat ini, aktifitas bisnis harus semakin efektif dan efisien. Pesaing yang makin banyak serta komponen biaya yang makin tinggi, menuntut dunia usaha untuk lebih berhati-hati dalam menetapkan langkah dan strategi.
Okzigen Automotive merupakan bagian divisi dari PT. Okzigen Media yang berdiri sejak 1987 yang sahamnya dimiliki oleh dua orang yaitu Indra Abiputranto dan Kreshna Yudistira. PT. Okzigen Media membawahi dua unit dan satu unit tambahan yang telah diresmikan tahun 2009. Adapun unit dari PT. Okzigen Media adalah :
1. Creative Design, sebagai unit satu yang memiliki ruang lingkup kerja membuat annual report, design kalender, design agenda hingga merchandise. Klien yang dimiliki oleh unit satu ini
mencakup luas dan umum, seperti bank, perusahaan asuransi, perusahaan BUMN dan masih banyak lagi.
2. Multimedia (Production House), sebagai unit dua yang memiliki ruang lingkup kerja untuk pembuatan video profile perusahaan yang mana telah memiliki klien tetap yaitu PT. Pertamina Persero. 3. Okzigen Automotive, sebagai unit tiga yang baru saja diresmikan
tahun 2009, yang memiliki ruang lingkup kerja event organizer khususnya di bidang otomotif roda dua. Contoh event yang telah diselenggarakan adalah event balap orad race, drag bike, pameran, touring dan acara-acara komunitas lainnya. Okzigen Automotive ini memiliki klien dibidang otomotif, seperti perusahaan ban, spare parts, helm, oli dan sebagainya.
Dalam kerjasama ini Kreshna Yudistira dengan kecintaanya langsung membawahi unit baru yaitu Okzigen Automotive, sedangkan Indra Abiputranto memimpin divisi creative design dan multimedia.
4.1.2 Visi dan Misi PT. Okzigen Media 1. Visi PT. Okzigen Media
Menjadi perusahaan jasa di bidang organizer yang memiliki reputasi serta berdaya saing tinggi.
2. Misi PT. Okzigen Media
Sebagai perusahaan jasa di bidang organizer yang memiliki reputasi yang tinggi dengan mengedepankan profesionalise guna memberikan
kepuasan kepada semua klien di dalam mengemas, menyajikan serta mengekspresikan segala paket kegiatan yang praktis, efektif dan idealis.
4.1.3 Logo Perusahaan
Logo Okzigen Automotive yang identik dengan piston yang memiliki
sayap dimaknakan adalah lambang dari ketangguhan dan salah satu bagian penting yang dapat menjalankan sebuah kendaraan motor. Ini menandakan Event Organizer merupakan bagian penting dalam menjalankan sebuah event, dan diharapkan Okzigen Automotive ini memilki sayap yang dapat terbang tinggi, dengan arti memiliki cakupan event yang luas.
Warna yang dimiliki dalam logo adalah warna hitam, abu-abu dan orange yaitu menandakan kebijaksanaan dalam membuat keputusan dan penuh kehati-hatian dalam bertindak, tidak teledor dan fleksibel dalam hal waktu, dengan arti Okzigen Automotive ini bisa melayani klien tanpa mengenal waktu.
Font yang dituliskan miring (italic) menandakan perusahaan yang telah maju dan akan terus berkembang, serta menawarkan teknologi tinggi dan ide-ide kreatif dalam merancang konsep sebuah event. Berikut logo Okzigen Automotive :
Gambar 4.1 Logo Okzigen Automotive
4.1.4 Seragam Resmi Okzigen Automotive
Berbagai upaya untuk memaksimalkan kinerja dan penampilan dilakukan Okzigen Automotive, salah satunya dengan membuat seragam resmi yang digunakan saat pertemuan dengan klien dan saat event berlangsung. Seragam Okzigen Automotive ini berwarna hitam dengan campuran warna abu-abu dan orange.
Tujuan pemakaian seragam selain sebagai identitas perusahaan juga sebagai alat untuk menciptakan kebersamaan dalam mewujudkan dan menjaga citra baik perusahaan. Diharapkan seluruh karyawan Okzigen Automotive memiliki tanggung jawab tinggi terhadap seragam yang dikenakannya dan mau bersama-sama berperilaku sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dalam rangka mewujudkan visi misi perusahaan.
4.1.5 Filosofi Seragam Okzigen Automotive
Seragam Okzigen Automotive adalah logo perusahaaan berada di depan bagian dada kiri dan bagian belakang punggung, dengan kombinasi warna hitam, abu-abu dan orange. Adapun warna-warna tersebut memiliki folosofis sebagai berikut:
a. Warna Hitam adalah lambang kebijaksanaan, dimana hitam disini diartikan dalam menyelenggarakan sebuah event, kita harus memiliki jiwa kebijaksanaan dalam member keputusan dan bertindak.
b. Warna Abu-abu bukan mengandung makna ketidakpastian, tetapi dapat diartikan fleksibel. Sebagai Event Oragnizer selain Bijak, kita harus fleksibel karena dengan itu klien akan lebih leluasa
berhubungan dengan kita. Fleksibel dalam hal waktu, dengan itu akan tumbuh rasa nyaman dan percaya bahwa Okzigen Automotive dapat memberikan yang terbaik untuk kliennya.
c. Orange, menandakan berani namun penuh kehati-hatian, tidak teledor dan tetap fokus kepada kepentingan klien.
Dengan filosofi seragam Okzigen Automotive terkandung harapan agar kepada pemakainya mampu menerapkan nilai-nilai luhur tersebut, sehingga senantiasa mempunyai karya nyata yang luhur dalam mengemban tugas dan kewajibanya memenuhi keinginan stakeholders (Trustworthy).
4.1.6 Struktur Organisasi
Gambar 4.2
Struktur Organisasi PT. Okzigen Media
PT. Okzigen Media memiliki tiga divisi yang salah satunya adalah Okzigen Automotive yang bergerak dibidang event organizer. Okzigen Automotive langsung dipimpin oleh Kreshna Yudistira selaku Direktur Utama dari PT. Okzigen Media. Kreshna Yudistira membawahi dua orang Account Executive, satu orang bagian produksi dan satu orang bagian kordinator event.
Tidak terdapatnya divisi khusus PR dalam Okzigen Media, namun tetap ada yang menjalankan fungsi PR yaitu seorang AE. Setiap divisi memiliki AE masing-masing. Seorang AE memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan lobi dan negosiasi juga menjalin hubungan baik dengan para stake holder. Tidak hanya itu, AE Okzigen Automotive juga menjalin hubungan dengan seluruh komponen dalam manajemen, karena masing-masing posisi memiliki keterkaitan dalam menunjang tujuan perusahaan.
4.2 Hasil dan Temuan Data
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan melakukan metode wawancara mendalam (deep interview) dan melakukan observasi dengan para key informan yaitu Kreshna Yudistira selaku Direktur Utama PT. Okzigen Media sekaligus pimpinan dari Okzigen Automotive dan Suryanto selaku Manajer Event Okzigen Automotive dan juga tiga informan lainnya, dan dalam keterbatasan waktu yang dimiliki para key informan dan informan, peneliti menggunakan waktu yang telah diberikan semaksimal mungkin agar waktu yang terbatas itu menjadi berkualitas. Peneliti juga diizinkan untuk mengamati langsung aktifitas pekerja Okzigen Automotive baik di dalam maupun di luar kantor, mulai dari melakukan lobi dan negosiasi hingga pada saat event itu berlangsung. Penelitian ini dimulai pada bulan April 2013 sampai dengan Juli 2013.
Berdasarkan data dari profil perusahaan, diketahui bahwa Okzigen Automotive merupakan salah satu divisi dari PT.Okzigen media yang mana tidak memiliki peran PR di dalamnya. Namun fungsi dan kegiatan PR dijalankan oleh
seorang AE. Terjadinya pergeseran fungsi PR kepada AE, membuat AE Okzigen Automotive yang memiliki tugas utama yaitu melakukan lobi dan negosiasi dengan tujuan event sponsorship, akhirnya juga menjalankan serangkaian kegiatan PR pada umumnya.
PR yang menetapkan publik eksternal dan internal adalah tujuan dari kegiatan mereka, namun nyatanya juga dilakukan oleh AE Okzigen Automotive. yang menetapkan sponsor adalah bagian dari tujuan manajemen. AE Okzigen Automotive wajib menjalin hubungan baik eksternal maupun internal guna untuk menyatukan persepsi dan tujuan. AE Okzigen Automotive juga terlibat dalam seluruh komponen yang ada di dalam organisasi atau manajemen, yang mana juga dijalankan oleh seorang PR.
4.2.1 Peran Account Executive dalam Okzigen Automotive
Peran AE Okzigen Automotive yang didapat oleh peneliti adalah
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi yaitu dengan mencari sponsorship untuk terlaksananya event-event Okzigen Automotive
2. Membina hubungan antara organisasi dengan publik, baik eksternal maupun internal
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik yaitu sebagai jembatan antara Okzigen dengan para sponsor
4. Melayani publik juga menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum yaitu dengan maksud memberi masukan dari klien atau sponsor demi kesuksesan event Okzigen Automotive.
Seorang AE Okzigen Automotive memiliki tugas melakukan lobi dan negosiasi, seperti yang dikemukakan oleh Kreshna Yudistira yaitu
“AE merupakan bagian yang penting dalam struktur organisasi di Okzigen Automotive, karena hidup atau tidaknya sebuah event adalah dari sponsor. Pencarian sponsor adalah salah satu tugas AE” 39
Hal yang sama juga dikemukakan oleh Egha Ryana yaitu
“tugas utama seorang AE itu adalah mencari sponsor atau klien sebanyak-banyaknya untuk event yang akan kita selenggarakan dan setiap AE sepenuhnya bertangggung jawab untuk maintaining sponsor yang sudah didapat agar tetap terjalin hubungan yang baik” 40
Pentingnya seorang AE tidak hanya untuk mencari sponsor, tetapi seorang AE juga harus mengerti bagaimana menyampaikan kebutuhan klien, mempertemukan dengan kemampuan yang Okzigen miliki agar bisa jalan dengan project itu. Dalam pencarian sponsor, AE mencari data awal dari data base perusahaan yang berisikan perusahaan yang sekiranya dapat menjadi peluang agar selanjutnya dapat dibangun komunikasi oleh AE.
Dalam pertemuan dengan klien, disaat itulah AE berperan untuk memberikan first impression yang berkesan untuk klien atau sponsor. Peran AE Okzigen Automotive selanjutnya adalah mengawal proses perjalanan suatu event yakni menjadikan konsep menjadi konten komunikasi. Selain itu, AE wajib memonitor reaksi atas event tersebut, sehingga diperlukan evaluasi bahkan survey.
39
Wawancara dengan Kreshna Yudistira Direktur Utama PT.Okzigen Media pada tanggal 16 Maret 2013 40
Wawancara dengan Ega Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 16 Maret 2013
Dalam pencarian kontak sponsor AE tidak seutuhnya bekerja sendiri, disini AE Okzigen Automotive masih mendapatkan bantuan berupa informasi seperti kontak data sponsor maupun bantuan dalam melobi dan negosiasi.
“AE disini memang sudah cukup memiliki pendalaman materi event, namun ada kalanya dalam hal melobi tidak dilakukan AE seorang diri, Bapak Suryanto selaku Manajer Produksi juga sering membantu untuk membuka jalan bagi AE, karena beliau memiliki banyak relasi di dunia otomotif”41
Proses lobi di Okzigen Automotive dapat dilakukan oleh siapa saja, dimana saja baik di dalam kantor ataupun diluar kantor, tidak hanya seorang AE tetapi juga manajer produksi atau direktur dapat melakukan lobi, karena pada dasarnya lobi merupakan usaha yang dilaksanakan untuk mempengaruhi pihak-pihak yang menjadi sasaran agar mendapatkan dampak positif bagi pencapaian tujuan. Pelobi harus menguasai materi event yang akan diselenggarakan, tanggal tempat dimana event dilaksanakan, tujuan diselenggarakannya event dan kontraprestasi apa yang di dapat saat sponsor ikut bergabung mensponsori event tersebut.
Hal yang sering terjadi di Okzigen Automotive dalam melobi, manajer produksi membuka jalan bagi AE untuk bisa melobi orang yang tepat, misalnya memberikan nama dan nomor telepon klien yang bersangkutan, atau manajer produksi bertemu sebelumnya dengan klien dan AE menindaklanjuti ke tahap berikutnya.
“Adakalanya AE dapat langsung bertemu dengan klien pertama kalinya dan menindaklanjuti tahap demi tahap hingga kesepakatan terjadi. Bagaimana cara menyampaikan pesan juga mempengaruhi keberhasilan AE dalam melobi, isi pesan yang disampaikan, waktu dan tempat yang
41
tepat dalam melobi serta sebuah kredibilitas yang mana seorang AE harus
dapat membangun kepercayaan terhadap klien yang dihadapinya”42
Dalam pencarian sponsor AE Okzigen Automotive mengacu kepada tahapan berikut ini :
1. Membuat konsep event, dalam pembuatan konsep event yang seharusnya dilakukan oleh tim kreatif, namun di Okzigen Automotive semua bisa menjadi konseptor. Ide dikumpulkan dan dibahas bersamaan dengan tim. AE berkontribusi dalam pembuatan konsep karena AE berhubungan dengan klien sehingga ada beberapa data yang dapat dimasukan ke dalam konsep event.
2. Membuat proposal, dalam pembuatan proposal sangat menentukan apakah pihak sponsor berminat mensponsori acara atau tidak. Proposal dibuat semenarik mungkin dengan kata-kata yang mudah dimengerti dan jelas tujuan, pesan yang ingin disampaikan dan keuntungan apa yang akan didapat oleh pihak sponsor.
3. Menghubungi sponsor, sponsor dipilih yang sekiranya berhubungan dengan konsep event yang ada, dengan begitu AE lebih efisien akan waktu yang ada. Kemudian bertemu dengan seseorang yang menangani dibidangnya akan menyingkat waktu proses lobi negosiasi. 4. Melakukan lobi dan dilanjutkan dengan negosiasi bila sponsor
memberikan tanggapan yang positif dan menunjukan minatnya untuk bergabung dalam event yang akan diselenggarakan. Lobi yang baik juga akan menentukan berhasil atau tidaknya sebuah kesepakatan.
42
5. Kesepakatan, setelah lobi dan negosiasi berhasil, kesepakatan dilakukan yaitu membuat hitam diatas putih atau surat kontrak perjanjian kerjasama (MOU).
Dari penjabaran diatas peran AE disini memang memiliki tugas melobi dan bernegosiasi kepada calon sponsor untuk mensponsori event yang akan diselenggarakan, namun pada kenyataanya 60% AE masih diperbantukan oleh Manajer Produksi dan Direktur, karena mereka lebih memiliki banyak relasi. Meskipun AE masih dibantu oleh tim, tetapi ini tidak menutup jalan bagi AE untuk melakukan sendiri proses lobi dan negosiasi kepada calon sponsor, apabila sponsor yang dihadapinya selevel manajer, seperti yang dikemukakan oleh Suryanto selaku manajer produksi.
“Biasanya dalam melobi yang terlibat dalam proses itu adalah Manajer, tetapi jika sudah masuk ke tahap negosiasi, biasanya direktur para sponsor juga terlibat dan kami tidak mungkin membiarkan AE seorang diri. Ini lebih mengarah ke bentuk penghargaan, apabila atasan sudah ikut terlibat, kamipun melibatkan atasan kami”43
4.2.2 Konteks Lobi dan Negosiasi di Okzigen Automotive
Kemampuan berkomunikasi yang baik akan dapat membawa diri dikenal oleh orang lain, dapat membuat satu jalinan persahabatan dan menciptakan satu hubungan yang memuaskan. Walaupun lawan bicara adalah seorang yang lebih tinggi dari kita, dengan berbekal komunikasi yang baik, penguasaan materi yang ingin disampaikan menjadi modal awal yang baik dalam melakukan lobi.
Dalam melakukan lobi, AE Okzigen Automotive melakukan pendekatan individu. Dengan melakukan pendekatan individu seseorang lebih leluasa dalam
43
berkomunikasi karena sudah terbangunnya kepercayaan antar AE dan klien, baik dalam segi bahasa ataupun segi waktu. Sedangkan apabila AE berhadapan dengan orang baru yang belum dikenal sebelumnya, seorang AE Okzigen Automotive bisa membangun kepercayaan klien terhadapnya. Begitu juga dengan bernegosiasi, negosiasi tidak dapat langsung diputuskan langsung hasilnya. Rundingan dari masing-masing pihak dan dalam proses negosiasi terjadi, AE tetap terlibat dan mencatat hasil kesepakatan kedua belah pihak.
Masing-masing sponsor memiliki segmen berbeda-beda, contoh sponsor oli racing lebih mengarah ke event balap, tetapi ada juga sponsor oli melakukan promosinya di acara musik, semua tergantung dengan segmen promosi yang ingin mereka tuju. Contoh dalam bernegosiasi misalnya, pihak sponsor sepakat akan nilai sponsor yang diajukan oleh Okzigen, tetapi sponsor ingin mendapatkan promosi lebih di media cetak, maka hal itu akan di diskusikan oleh pihak Okzigen dengan pihak media partner yang terlibat, dan Okzigen selalu memberikan kemudahan dan fleksebilitas dalam bernegosiasi sehingga terjalin kerjasama yang baik tanpa merugikan masing-masing pihak.
Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Tindakan yang harus dilakukan seorang AE seperti menganalisa dan menilai sikap dan opini publik sehingga AE disini dapat bertindak dengan tepat dan juga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan perusahaan. Dengan hubungan yang
terjalin baik antara perusahaan dan pihak sponsor maka akan tercipta iklim kerja yang baik.
Dalam perencanaan strategi lobi dan negosiasi di Okzigen Automotive harus berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, apa yang ingin dicapai dalam program kali ini? Apabila tujuannya ingin menjadikan ajang kompetisi yang berkualitas bagi pembalap dan dampak positif bagi masyarakat dengan adanya event yang diselenggarakan, dan juga dampak positif untuk para sponsor dan Okzigen sendiri, maka disini sudah dapat terlihat bahwa publik sasarannya adalah pembalap agar dapat memperlihatkan prestasi mereka dan masyarakat untuk lebih mengenal lagi produk sponsor, dan disinilah sudah terbentuk strategi lobi dan negosiasi yang akan dilakukan.
Pada umumnya strategi lobi dan negosiasi sama dengan lainnya, namun di Okzigen Automotive peneliti menemukan keunikan bahwa AE Okzigen Automotive selain melakukan pendekatan personal dalam melobi, disisi lain Okzigen menyelenggarakan event dengan publikasi yang tinggi, seperti yang dikemukakan oleh Egha Ryana
“inilah yang menjadi nilai jual yang tinggi dari Okzigen Automotive yaitu memiliki media partner yang sangat kuat di dunia otomotif, karena setiap perusahaan pasti ingin mempromosikan produk mereka baik di media cetak dan elektronik yang memiliki jutaan pembaca dan penonton”44 Dalam penyelenggaraan event, Okzigen Automotive selalu melibatkan media otomotif sebagai media partner. Okzigen Automotive menggunakan publikasi Above The Line (ATL) dan Below The Line (BTL). ATL yaitu pemasaran
44
Wawancara dengan Egha Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 16 Maret 2013
yang melakukan pemasaran produk atau jasa dengan menggunakan media masa seperti televisi, radio, koran dan majalah. Sifat dari ATL ini merupakan media tidak langsung karena sifatnya terbatas pada penerimaan audiens. Sedangkan BTL merupakan aktifitas atau promosi yang dilakukan di tingkat konsumen dengan media langsung yang ditujukan oleh konsumen seperti brosur, poster, umbul-umbul, spanduk dan lain lain.
“Okzigen Automotive selalu menggunakan dua metode promosi ini, karena inilah kekuatan yang dimiliki Okzigen Automotive, dengan memiliki media partner yang cukup banyak membuat para sponsor senang karena produk mereka akan aktif terpasarkan, terutama untuk ATL yang memiliki gaung yang lebih besar”45
Okzigen Automotive bekerja sama dengan media cetak dan elektronik baik nasional ataupun lokal tempat dimana event terselenggara, selain berdampak bagi sponsor dan event itu sendiri, media promosi juga berdampak bagi Okzigen Automotive, karena hal ini juga mengangkat nama Okzigen Automotive selaku penyelenggara event atau promotor. Media promosi BTL ada untuk menunjang media promosi ATL, keduanya sangat berkaitan demi suksesnya event yang diselenggarakan. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Adi Rukmana
“Perusahaan selalu mengalokasikan dana khusus untuk media promosi, termasuk dana promosi event seperti yang Okzigen selenggarakan. Dengan begitu diharapkan akan berdampak besar bagi penjualan produk kita nanti”46
4.2.3 Persiapan Account Executive Okzigen Automotive dalam Menawarkan Jasa Event
45
Wawancara dengan Diding Saepudin selaku Kordinator produksi Okzigen Automotive pada tanggal 20 Juni 2013
46
Menyusun suatu rencana memang tidak menjamin kesuksesan, tetapi rencana memperbesar adanya peluang keberhasilan. Perencanaan strategi lobi dan negosiasi di Okzigen Automotive melibatkan pembuat keputusan tentang tujuan dan sasaran program (event), mengidentifikasi publik kunci, menentukan kebijakan atau aturan untuk pemilihan strategi dan menentukan strategi. Harus terdapat kerterkaitan erat antara tujuan program keseluruhan, sasaran yang ditentukan masing-masing publik dan strategi yang dipilih.
Dalam melakukan lobi dan negosiasi, wajarnya seseorang melakukan persiapan matang dan pengetahuan yang cukup tentang produk atau jasa yang akan ditawarkan, begitu juga halnya di Okzigen Automotive. Seperti yang dikemukakan oleh Egha Ryana yaitu
“Persiapan yang paling penting adalah persiapan pribadi, dimana kita memulai sebuah langkah yang panjang untuk menjalin kerjasama dengan sponsor. Oleh karena itu secara pribadi perlu menyiapkan diri sebaik mungkin sebelum berhadapan dengan sponsor”47
Persiapan yang matang adalah kunci keberhasilan. Sama halnya dalam komunikasi. Kemampuan komunikasi dan presentasi kepada sponsor merupakan syarat utama dan pertama bagi seorang yang akan melakukan lobi dan negosiasi. Kemampuan komunikasi ini tidak sebatas seorang AE mampu berbicara di depan umum, akan tetapi sejauh mana AE bisa mengeluarkan kalimat yang efektif dan dengan artikulasi dan intonasi yang tepat, hingga para sponsor bisa merasa diyakini.
Meyakinkan ini tidak cukup pula dengan olah suara yang baik, kemampuan eye contact dan body language dari diri seorang AE juga akan
47
membantu proses meyakinkan sponsor. Seperti yang dikemukakan Kreshna Yudistira sebagai berikut:
“Untuk menjadi seorang AE harus banyak bicara, pintar, mudah bergaul dan menarik. Menarik dalam arti berpenampilan dan bersikap, bukan dalam konteks negatif. Jika AE berpenamilan menarik diikuti dengan sikap yang sopan, 80% kesuksesan lobi sudah ditangan, sisanya tinggal bagaimana AE pintar menyampaikan pesan dan tujuan event diselenggarakan”48
Penampilan yang baik. Ini adalah salah satu syarat yang perlu dipenuhi dan akan menunjang semua syarat sebelumnya. Penampilan seorang AE merupakan nilai awal dari pihak perusahaan untuk menilai seberapa berharga untuk diajak kerjasama. Penampilan yang akan mampu membuat seorang AE dihargai dan dinilai positif.
Persiapan lainnya yang AE Okzigen Automotive lakukan adalah mengetahui produk perusahaan klien agar AE mengetahui target sasaran yang cocok dengan event Okzigen Automotive. Dengan begitu akan mengefisienkan waktu yang ada pada saat proses lobi. Karena pada dasarnya AE tidak hanya berhubungan dengan klien, AE juga harus mengadakan research apakah keinginan klien dapat diimplementasikan oleh Okzigen, apakah kita bisa memenuhi kebutuhan mereka, AE juga harus berhubungan dengan keuangan, traffic untuk kebutuhan ia sebagai seorang Account Executive, maka AE harus berhubungan dengan seluruh komponen di dalam organisasi tersebut.
“Implementasi strategi yang dilakukan AE Okzigen Automotive adalah awalnya mengetahui kebutuhan klien, dengan melakukan pendekatan personal AE lebih mudah mengetahui apa yang menjadi kebutuhan klien, kemudian mencocokan dengan kebutuhan kita apakah kita dapat
48
Wawancara dengan Kreshna Yudistira selaku Direktur Utama PT. Okzigen Media pada tanggal 20 Maret 2013
memenuhi kebutuhan klien”48
Pada tahap ini, mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting. Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dan sebagainya. Yang tetap penting adalah meeting dan koordinasi, baik dengan team work maupun dengan pihak klien yang berhubungan dengan event tersebut.
Okzigen Automotive sering mengadakan meeting persiapan yang membahas tentang persiapan-persiapan yang dilakukan menjelang event. Meeting diadakan di kantor salah satu sponsor utama dengan mengundang seluruh sponsor event. Hal ini agar sesama sponsor saling mengenal dan memiliki keterikatan dalam menjalankan event bersama-sama. Okzigen Automotive mengadakan meeting persiapan minimal dalam dua kali pertemuan sebelum event berlangsung dan meeting evaluasi yang biasa dilakukan dua minggu setelah event berlangsung. Adapun pembahasannya seperti yang dikemukakan Egha Ryana yaitu
“Pembahasan yang dicibarakan mengenai teknis pada saat dilapangan seperti, produk sponsor yang wajib dipakai seluruh peserta saat event berlangsung, peletakan materi promosi sponsor di area sirkuit, sampai
dengan waktu loading barang-barang sponsor”49
Hal ini juga dikemukakan oleh Yayan Suryanto yaitu
“Okzigen selalu menginformasikan setiap ada perkembangan atau perubahan sekecil apapun kepada sponsor, disitulah dibahas disaat meeting persiapan, sejauh mana persiapan yang sudah dilakukan oleh Okzigen dan mekanisme nanti dilapangan juga harus dibicarakan jauh-jauh hari”50
Pada saat persiapan ini juga dilakukan pembentukan tim yang masing-masing mendapatkan peran dan tugas yang harus dilaksanakan. Terutama jika
48
Ibid.
49 Kreshna Yudistira, ibid 50
event tersebut adalah event road show, yang mana dalam satu event tersebut ada empat atau lima kota dengan jadwal berbeda. Hal ini akan menambah persiapan yang dilakukan AE Okzigen Automotive dan tim. Masing-masing anggota dalam tim bertanggung jawab akan tugas mereka, karena laporan mereka akan diminta setelah event usai. Laporan ini yang akan menjadi bagian dalam meeting evaluasi Okzigen Automotive.
4.2.4 Perencanaan Konten Proposal Okzigen Automotive untuk Penawaran Jasa Event
Proposal adalah media, penghubung antara satu pihak dengan pihak lain. inilah fungsi utama proposal, ialah yang akan mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan yang akan kita sampaikan kepada pihak sponsor. Jika salah mengemas media ini, maka akan berdampak kontraproduktif terhadap hasil yang diharapkan.51
Peran proposal adalah sampai pada perusahaan yang diajukan proposal merespon dan menindaklanjuti pengajuan yang telah Okzigen ajukan. Walau ada tahap ini belum ada kesepakatan yang dibuat, tetapi ini adalah 50% dari langkah seorang AE mencapai sebuah kesepakatan kontrak kerjasama. Dalam proposal event yang dibuat oleh Okzigen Automotive adalah banyak dituangkan informasi penting seputar event, seperti tujuan dan maksud penyelenggaraan event itu sendiri, waktu dan tempat event berlangsung, isi dari acara, keterangan kelas balap yang diperlombakan, biaya sponsorship sampai dengan kontraprestasi yang didapat oleh sponsor. Hal-hal penting inilah yang ingin diketahui sponsor dalam
51
sebuah event.52
Tujuan dan maksud penyelenggaraan event dijelaskan di dalam proposal agar sponsor mengetahui latar belakang Okzigen Automotive menyelenggarakan event tersebut, apa yang menjadi tujuan dan maksud event itu diselenggarakan. Hal ini juga berguna untuk memilih sponsor yang sesuai dengan konsep event.
Gambar 4.2
Contoh Latar Belakang Proposal
Waktu dan tempat penyelenggaraan event wajib ditulis di dalam proposal, karena hal ini yang paling penting untuk sponsor, agar mereka bisa mencocokan dengan jadwal event yang mereka miliki. Dalam hal ini Okzigen Automotive suka menerima kritikan karena jadwal yang berubah dari yang sudah ditetapkan. Hal ini dikemukakan oleh Diding Saepudin:
“Biasanya karena adanya perubahan jadwal event, hal ini dikarenakan perizinan lokasi atau adanya event yang bersifat nasional, karena di otomotif apabila ada event yang sejenis dan bersifat kejurnas, maka event yang bersifat club event harus diundur atau di majukan pelaksanaanya”53 Adanya perubahan jadwal event diluar kuasa Okzigen Automotive, terutama
52
Ibid. 53
apabila bertabrakan dengan event nasional. Tetapi ada kalanya pihak sponsor meminta untuk memundurkan atau memajukan jadwal event, dan itupun harus atas persetujuan dari seluruh sponsor event.
Isi dari acara atau event itu sendiri juga akan diperhatikan oleh calon sponsor, apakah isi dari acara menarik atau tidak? Apakah isi acara memiliki keunikan dan sebagainya. Okzigen Automotive mengemas sebuah acara yang sebenarnya sudah biasa, tetapi menjadi suatu yang unik seperti, mengadakan kelas matik sebagai kelas utama yang diperlombakan dan kelas bebek sebagai kelas pendamping. Isi acara yang menarik dan unik akan menjadi daya tarik bagi sponsor dan pecinta otomotif lainnya.
”Okzigen Automotive itu hebat bisa membaca peluang, dan berani mencoba sesuatu yang baru. dia adalah salah satu EO yang mencetuskan adanya Matic Race, sebelumnya tidak ada yang membuat event road race dengan menggunakan motor matik, tapi Okzigen berani untuk menaikan matic menjadi kelas utama di road race. Begitu juga dengan Drag Bike, sudah hampir 5-6 tahun fakum, Okzigen kembali membuat event drag bike dan itu dibanjiri peserta sampai 500 peserta kurang lebih” 54
Gambar 4.3
Contoh Run Down Acara dalam Proposal
Berbicara mengenai sponsor, pastilah akan berkaitan dengan biaya
54
sponsorship dan kontraprestasi apa yang di dapat. Hal ini sangat dicermati oleh calon sponsor sebelum mereka mengadakan kespakatan dengan pihak Okzigen Automotive. Dua hal ini kerap menjadi bahan perdebatan dan tawar-menawar antara calon sponsor dengan Okzigen Automotive.
Okzigen Automotive membagi dua golongan sponsor dalam setiap event, yaitu sponsor utama dan sponsor pendamping, yang mana masing-masing dana sponsorship-nya berbeda, juga kontraprestasi yang didapat pasti berbeda. Hal ini dikatakan oleh Yayan Suryanto yaitu
“Sponsor dibagi dua yaitu main sponsor dan co sponsor. Setiap event terdapat 3 sampai 5 seri, tergantung event yang diselenggarakan. Dana untuk main sponsor berkisar 100 sampai 200 juta per seri, sedangkan co sponsor 50 sampai 75juta per seri.”55
Dari masing-masing macam sponsorship, kontraprestasi yang di dapat juga berbeda-beda, dari segi materi promosi seperti umbul-umbul, spanduk, baliho dan sebagainya. Para sponsor juga diberi kesempatan jika ingin berpromosi diluar jalur yang Okzigen Automotive berikan, dengan biaya ditanggung maisng-masing sponsor. Hal ini yang perlu dirangkum dalam sebuah proposal event.
Banyak hal yang dituangkan dalam sebuah proposal event sponsorship, tetapi bagaimana kita mengemasnya menjadi menarik, dan bagaimana seorang AE menyampaikan isi pesan tersebut dengan baik dan mudah dipahami oleh klien. Seorang AE melakukan presentasi untuk menyampaikan isi pesan dari proposal tersebut. Sebuah presentasi yang memberikan informasi perlu dirancang seinformatif mungkin, sehingga klien yang sama sekali belum tahu mengenai event menjadi mengerti.
“Presentasi yang bertujuan membujuk harus memiliki sisi emosi untuk mengubah sikap klien dan mengajak klien melakukan sesuatu, menyetujui ide atau konsep event yang akan diselenggarakan”56
4.2.5 Implementasi Strategi Lobi dan Negosiasi Okzigen Automotive pada fase Debat
Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan dan persiapan yang baik, tetapi juga implementasi yang baik dari sebuah negosiasi, baik implementasi aksi maupun implementasi komunikasi. Seorang AE harus memiliki strategi yang akan digunakan dalam melakukan lobi dan negosiasi seperti pada fase debat. Egha Ryana selaku AE Okzigen Automotive mengatakan
“Melakukan lobi bisa dibilang susah-susah gampang, karena sebagai AE kita tidak hanya harus menguasai materi event yang akan kita tawarkan, tetapi juga harus mengetahui mengenai produk perusahaan klien”57
Dengan memiliki terobosan-terobosan baru yang menjadikan keunikan event tersebut membuat klien tertarik dan akan menindaklanjuti tahap berikutnya. Kebutuhan klien memang berbeda-beda, baik dari segi publikasi atau konten acara dapat disesuaikan dengan kebutuhan klien. Seperti yang dikemukanan Kreshna Yudistira bahwa Sejauh klien merasa kita dapat men-deliver kebutuhan mereka dengan adanya event ini, mereka pasti akan bergabung.58
Dengan penguasaan materi yang baik, maka pada saat lobi dan negosiasi terjadi dapat dijalankan dengan baik pula. Terutama pada saat melobi, untuk
56
Wawancara dengan Kreshna Yudistira selaku Direktur Utama PT.Okzigen Media pada tanggal 16 Maret 2013
57
Wawancara dengan Egha Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 16 Maret 2013
58
Wawancara dengan Suryanto selaku Manajer Produksi Okzigen Automotive Media pada tanggal 20 Juni 2013
menuju negosiasi pasti tejadi perdebatan, seringnya perdebatan terjadi disaat AE sedang membicarakan kontraprestasi yang didapat pihak sponsor. Dalam fase ini dimana terjadinya adu argumentasi antara klien dengan AE untuk memutuskan suatu masalah atau perbedaan. Ujung dari perdebatan yang dilakukan adalah kesepakatkan bersama yaitu win-win solution, seperti yang dikemukakan oleh Suryanto
“ketika dalam situasi perdebatan, kita harus membuka mata dan telinga, tidak menutup kemungkinan apa yang diinginkan klien bisa kita berikan, apabila klien senang kitapun mendapat poin plus dimata klien”59
Hal serupa juga dikatakan Kreshna Yudistira yaitu
“adanya perdebatan pasti dikarenakan terdapat suatu perbedaan pendapat, baik klien ataupun Okzigen. Namun Okzigen selalu mensejajarkan diri dengan klien sehingga kita tidak pernah merasa lebih tinggi dan harus diikuti, kita membuka lebar bagi klien yang mau mengeluarkan pendapatnya dan mengutarakan apa yang diinginkan apabila yang kita tawarkan belum cukup untuk mereka”60
Klien Okzigen Automotive sejak berdirinya event pertama yang Okzigen selenggarakan adalah PT.XYZ. PT. XYZ merupakan perusahaan yang telah bekerja sama dengan Okzigen Automotive sejak tahun 2008 lalu. Pada awalnya kerja sama ini dimulai dari kedekatan personal, dimana Kreshna Yudistira diperkenalkan oleh relasinya dari perusahaan Bintang Motor yang mengenalkan beliau dengan Direktur XYZ. Melalui kedekatan itulah AE meminta bantuan kepada Kreshna untuk sebagai pembuka jalur dalam proses lobi yang kemudian ditindak lanjuti oleh AE. Dikarenakan adanya kesamaan tujuan perusahaan dengan event yang akan diselenggarakan, maka pihak XYZ sepakat untuk menjadi sponsor event yang diselenggarakan Okzigen Automotive hingga saat ini.
59
Wawancara dengan Suryanto selaku Manajer Produksi Okzigen Automotive pada tanggal 16 Maret 2013 60 Wawancara dengan Kreshna Yusitira selaku Direktur Utama PT.Okzigen Media pada tanggal 20 Juni 2012
Meskipun kerjasama ini berdasarkan adanya kedekatan personal, pihak Okzigen Automotive tetap menjalankan tugasnya dan memberikan hak dan kewajiban bagi seluruh sponsor. Seperti yang dikemukakan Adi Rukmana selaku Manager Event PT. XYZ
“Okzigen Automotive dapat bekerja secara profesional. Walaupun atasan-atasan kami berteman baik tetapi apa yang menjadi hak dan kewajiban kedua belah pihak tetap dijalankan”61
Okzigen Automotive juga selalu menjadikan media sebagai media partner dalam setiap event contohnya, melakukan promosi event di Kompas Media Group seperti Motorplus, Otoplus, Ototrend juga melakukan promosi di media elektonik seperti radio lokal. Hal ini dikemukakan oleh Egha Ryana yaitu
“Dengan melibatkan media cetak dan elektronik, promosi akan jauh lebih terdengar di masyarakat luas dan berdampak baik pula untuk para sponsor dan Okzigen sendiri, karenga semakin banyak event terpublikasi, maka secara tidak langsung nama penyelenggara dan para sponsor akan semakin dikenal.”62
Egha Ryana selain menjadi AE yang berhubungan dengan sponsor juga menjadi bagian media yang berhubungan dengan para wartawan. Tidak hanya sponsor yang butuh dilobi dengan baik, tetapi wartawan juga perlu dilobi dengan baik agar menerbitkan berita yang baik. Begitu juga halnya dengan fase debat tidak hanya di kalangan klien atau sponsor tetapi juga terhadap media. Perdebatan yang dilakukan terhadap media biasanya mengenai promosi yang diberikan untuk event Okzigen Automotive, contohnya mengenai ukuran iklan atau frekuensi iklan ditayangkan. Seperti yang dikemukakan oleh Egha Ryana.
“Menjalin hubungan baik dengan wartawan sangat penting. Jika kita
61
Wawancara dengan Bapak Adi Rukmana selaku Manager Event PT.XYZ pada tanggal 15 Mei 2013 62
Wawancara dengan Egha Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 20 Maret 2013
memiliki hubungan yang baik dengan media maka untuk proses kedepannya lebih mudah dibicarakan, nyaris tidak ada debat yang serius, negosiasi juga berujung dengan win-win solution”63
Okzigen Automotive juga selalu memberikan pelayanan yang baik untuk media, memberikannya fasilitas seperti akomodasi, transportasi dan sejumlah uang yang diperuntukan untuk tanda terimakasih karena telah meliput event. Karena bagaimanapun juga dengan adanya media, event Okzigen Automotive ini bisa terjual.
Cara Okzigen Automotive memberikan pelayanan dan salah satu strategi AE dalam melobi adalah dengan memberikan nilai positif dan gambaran positif kepada sponsor apabila mereka bergabung dengan event yang diselenggarakan, media menjadi kekuatan sebagai ajang promosi bagi para sponsor. Semakin banyak media yang meliput, semakin besar peluang promosi yang didapatkan.
Lain halnya dengan perdebatan antara Okzigen Automotive dengan sponsor seringnya dikarenakan adanya perubahan jadwal penyelenggaraan event. Hal ini dikarenakan beberapa faktor yaitu perizinan lokasi atau adanya event nasional yang bersifat kejurnas yang bertabrakan dengan event club. Namun, dengan komunikasi yang baik, sponsor diberikan pengertian dan alasan yang relevan mengenai perubahan jadwal, maka para sponsor pun mengerti tentang kondisi ini. Disinilah peran AE sangat penting, karena bagaimana AE bisa menyampaikan kabar yang buruk menjadi diterima dengan baik, dan ini tentunya menjadi pengalaman bagi Okzigen Automotive untuk dapat memastikan jadwal penyelenggaraan event berikutnya.
63
4.2.6 Implementasi Strategi Lobi dan Negosiasi AE Okzigen Automotive pada fase Tawar Menawar
Komunikasi yang efektif harus didesian agar sesuai dengan situasi, waktu, tempat dan audiens. Ini berkaitan dengan pemilihan media dan teknik yang benar, misalnya dalam melakukan lobi segala halnya sudah menunjang baik dari audien atau klien yang bersangkutan, tempat dan waktu, namun apabila AE melakukan lobi di situasi dimana perusahaan klien sedang mengalami devisit dan itu sudah menjadi rahasia publik, disinilah terjadi proses negosiasi atau tawar-menawar dimana dapat dipilih teknik dengan bertukar barang (barter), sehingga klien tidak perlu menyediakan dana tunai tetapi nama produk akan tetap dipromosikan di media yang telah disepakati. Hal ini harus bisa dikomunikasikan dengan baik oleh AE. Seperti yang dikemukakan Egha Ryana
“Okzigen menawarkan kerjasama tidak hanya berbentuk dana, tetapi juga terbuka untuk barter produk. Semua berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak” 64
Tidak semua orang di Okzigen Automotive dapat bernegosiasi, dikarenakan bernegosiasi disini berhubungan dengan anggaran biaya dan apabila menyangkut biaya diperlukan persetujuan antara Kreshna Yudistira dan Suryanto, karena mereka pembuat anggaran di setiap penyelenggaraan event. Begitu banyak pertimbangan dalam bernegosiasi, misalnya dalam hal biaya, waktu ataupun jumlah media promosi yang diinginkan sponsor. Diupayakan dalam bernegosiasi menghasilkan win-win solution namun bila itu tidak dapat dicapai, maka ada kalanya Okzigen mengalah untuk prospek kedepan lebih baik lagi. Semua ada
64
Wawancara dengan Egha Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 14 April 2013
perhitungannya masing-masing.
Namun ada faktor lain yang mempengaruhi sukses atau tidaknya proses lobi dan negosiasi dengan klien yaitu beberapa calon sponsor meminta bagian dari nilai sponsorship yang diajukan oleh Okzigen Automotive. Hal ini dikemukakan oleh Diding Saepudin yaitu
“Ada beberapa sponsor yang secara terus terang meminta berapa persen dari total budget sponsorship yang kita ajukan supaya penawaran kita di approval, tetapi ada juga pihak sponsor yang tidak meminta secara langsung, tapi kebijakan dari kita sebagai ucapan terima kasih”65
Pada dasarnya hal semacam ini bukan hal yang tabu lagi untuk dibicarakan, di dunia EO hal ini sudah biasa dan kerap terjadi. Dikarenakan ada beberapa sponsor yang terus terang untuk permintaan pribadinya dan ini dibicarakan kepada AE atau pimpinan Okzigen Automotive, maka hal ini juga harus dirundingkan dengan bagian keuangan Okzigen Automotive sebelum adanya kesepakatan dengan calon sponsor.
Hasil dari lobi dan negosiasi selalu diupayakan mendapat hasil yang win-win solution, namun Okzigen Automotive tidak selalu mendapatkan win-win-win-win solution, karena Okzigen selalu mensejajarkan diri dengan klien. Hal ini diartikan kedua belah pihak saling membutuhkan, namun Okzigen bisa saja mengalah untuk prosepek kedepan.
“yang menjadi pertimbangan Okzigen dalam bernegosiasi adalah kadang-kadang menerima pekerjaan yang sekarang tidak menguntungkan tetapi
menguntungkan untuk kedepannya dikarenakan mendapatkan
networking”66
65
Wawancara dengan Diding Saepudin selaku Kordinator Produksi Okzigen Automotive pada tanggal 20 Juni 2013
Lain halnya dengan pendapat Suryanto, apabila sekiranya merugikan total bagi pihak Okzigen, maka Okzigen tidak akan melanjutkan kerjasama dengan klien tersebut.
“Ya kalau itu merugikan buat Okzigen ya buat apa kita terima, kita menyelenggarakan event tidak mencari untung banyak, setidaknya event berjalan dengan baik dan lancar walaupun kita tidak dapat untung (dan tidak merugi), itu akan memuaskan”67
Sebagai penyelenggara event, Okzigen Automotive mengutamakan acara dapat terselenggara dengan baik, meriah, kepuasan sponsor namun Okzigen juga tidak mendapat kerugian. Adapun karakteristik dalam bernegosiasi yaitu :
1. Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individu maupun perwakilan institusi
2. Memiiliki ancaman terjadinya konflik mulai dari awal sampai terjadinya kesepakatan dalam akhir negosiasi
3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar atau tukar menukar barang (barter)
4. Negosiasi sering dilakukan dalam pertemuan tatap muka
5. Biasanya negosiasi menyangkut hal –hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi
6. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan tersebut misalnya kedua belah pihak “sepakat untuk tidak sepakat”
Dalam melakukan lobi dan negosiasi, seorang AE harus membuka jaringan lebih luas agar mendapat lebih banyak relasi sponsor dan membuka
67
pengetahuan tentang dunia yang digeluti sehingga dapat memberikan kenyamanan saat berkomunikasi dengan klien. Namun tidak dipungkiri AE terkadang menemukan hambatan-hambatan dilapangan, baik dari pihak pribadi maupun pihak sponsor yang menciptakan hambatan itu terjadi, seperti yang dikemukakan Adi Rukmana mengenai hambatan yang sering ditemukan yaitu
“hambatan yang sesekali terjadi adalah tidak menguasainya materi event, apabila seorang pelobi atau negosiator tidak memahami betul mengenai seluk beluk event maka itu akan menjadi hambatan yang serius untuk kami semua. Karena ketika kita berhadapan dengan klien yang kritis akan informasi, kita harus bisa menjawab dengan kritis pula”68
Hambatan dalam berkomunikasi sering terjadi pada siapa saja, terlebih AE yang memang berhubungan dengan sponsor. AE harus dapat membuat kesan pertama yang baik bila ingin prosesnya terus berlanjut, yaitu dengan memberikan kenyamanan saat berkomunikasi mengenai event, mengerti dunia event dan menjadi orang yang menyenangkan. Namun hambatan teknis maupun hambatan semantik kerap kali dijumpai, seperti, ketidaan rencana dan prosedur, kurang penjelasan, miskin perbendaraahn kata dan sebagainya.
Untuk bernegosiasi dengan baik AE Okzigen memiliki keharusan yaitu : 1. Terpercaya, bersumber pada sikap formal atau informal yang
menyenangkan dan sopan
2. Percaya diri, dengan pengalaman dan pergaulan yang luas, kepribadian yang baik dan kuat, emosi yang stabil dan pengalaman pribadi
3. Menguasai substansi materi, dipengaruhi ileh jumlah informasi yang
68
Wawancara dengan Egha Ryana selaku Account Executive Okzigen Automotive pada tanggal 16 Maret 2013
dierima dan dikumpulkan, termasuk pengaturan informasi yang akan digunakan dalam bernegosiasi
4. Menguasai teknik komunikasi, untuk membangun pengertian bersama Seorang klien pastinya akan membutuhkan banyak informasi detail mengenai event yang akan diselenggarakan, terutama pada saat presentasi akan terjadi diskusi yang akan mengupas tentang event. Apa yang dipresentasikan dan apa yang dijalankan saat dilapangan haruslah sejalan, namun apabila ada kesimpangan rencana baiknya dibicarakan dengan klien segera agar tidak terjadinya miss communication.
Saat mempresentasikan konsep event kepada klien, AE didampingi oleh orang bagian produksi karena bagaimanapun orang produksi lebih mengetahui teknik lapangan saat event juga mengenai peraturan-peraturan peserta. Seperti yang dikemukakan Adi Rukmana dari PT.XYZ.
“kami selaku main sponsor dari beberapa event yang diselenggarakan Okzigen Automotive cukup puas dengan kerja sama yang dilakukan. Mereka memiliki komunikasi yang sangat baik kepada para sponsor, terutama komunikasi saat dilapangan” 69
Okzigen sangat terbuka apabila klien memiliki ide atau gagasan baru untuk event, dan itu sekiranya membuat event semakin menarik dan berkualitas, Okzigen tak akan ragu untuk merealisasikannya. Semua dikomunikasikan dan dirundingkan secara terbuka. Apa yang sudah menjadi kesepakatan bersama akan direalisasikan saat event berlangsung, dan disinilah tim lapangan bertanggung jawab atas keberlangsungan acara hingga akhir. Seperti yang dikemukakan Diding Saepudin
69
“menjadi orang lapangan tanggung jawabnya lebih besar dibandingan tim balik layar, karena kita harus menjaga kesesuaian schedule yang sudah diatur dan disepakati agar dapat acara dapat berjalan baik, namun apabila ada sesuatu perubahan secara tiba-tiba maka wajib
dikordinasikan dengan baik, bagaimana pintar-pintarnya kita
menyampaikan perubahan-perubahan kepada klien agar dapat diterima dengan baik”70
4.2.7 Fase Penutup dalam Lobi dan Negosiasi Account Executive Okzigen Automotive
Suatu negosiasi dapat berakhir dengan berbagai kemungkinan, antara lain negosiasi berhasil atau negosiasi gagal. Negosiasi gagal disini bisa banyak diartikan, antara lain negosiasi yang ditunda atau negosiasi yang menemui kebuntuan (dead-lock). Negosiasi ini bisa dikatakan karena tidak menemui kata sepakat, baik pihak sponsor atau pihak Okzigen Automotive. Hal ini bisa saja terjadi, apabila pihak sponsor tidak berkenan untuk bekerjasama karena biaya ataupun memang karena bukan segmen yang dituju oleh sponsor.
Sedangkan negosiasi berhasil sudah dipastikan akan berujung kesepakatan. Babak terakhir dalam proses negosiasi berhasil adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika pihak sponsor dan Okzigen Automotive sudah menemukan titik temu dari negosiasi yang dilakukan dan sudah menyepakati kerjasama yang ditawarkan Okzigen Automotive baik menjadi sponsor utama atau sponsor pendamping, maka AE akan membuat LOI (Letter of Intent) yang berisikan bahwa adanya kesepakatan antara pihak sponsor dan pihak Okzigen Automotive dan dicantumkan juga nilai sponsorship yang disepakati berikut kontraprestasinya. LOI ini hanya sebagai pengikat sementara sebelum
70
Wawancara dengan Diding Saepudin selaku Staff Produksi Okzigen Automotive pada tanggal 16 Juni 2013.
penandatanganan surat kontrak yang dibuat oleh Human Resource Department (HRD).
Penandatanganan surat kontrak selambat-lambatnya satu minggu setelah LOI dikirim kepada pihak sponsor, disinilah AE bisa sedikit bernafas lega karena telah berhasil mendapatkan sponsorship. Namun, setelah penandatanganan kontrak, AE tetap berkoordinasi dengan sponsor baik dari persiapan kebutuhan untuk event ataupun memberikan informasi-informasi mengenai event. Hal ini yang harus di jaga oleh AE agar semua bisa berjalan sesuai yang diinginkan.
4.3 Pembahasan
Dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti melalui pendekatan kualitatif dengan pelaksanaan wawancara mendalam dan observasi participant dengan tim Okzigen Automotive, bahwa AE Okzigen Automotive telah menjalankan sebagian fungsi PR. AE merupakan orang yang ditunjuk oleh perusahaan sebagai penghubung antara klien dengan perusahaan. AE juga harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan klien.Hal yang serupa dikatakan oleh Rhenald Kasali bahwa Account Executive merupakan orang yang ditunjuk oleh perusahaan sebagai penghubung dalam melayani klien menghubungkan antara perusahaan dengan klien. Seorang AE memberikan saran-saran untuk klien yang ditanganinya dan mempelajari tuntutan yang dikhendaki klien-kliennya. 71
Bedasarkan pemaparan dari Kreshna Yudistira, bahwa di Okzigen Automotive seorang AE menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, dalam konteks ini tujuannya yaitu event sponsorship. Selain itu, AE
Okzigen Automotive wajib mempertahankan kenyamanan klien dan stake holder lainnya. Hal ini senada dengan yang dikatakan Onong Uchjana Effendy bahwa fungsi PR adalah menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, wajib membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik baik publik eksternal maupun internal, menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi, melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.72
Peranan utama seorang AE Okizgen Automotive adalah menjaga hubungan antara perusahaan dengan perusahaan klien. Namun hal ini tidak berarti AE sebagai perantara saja. AE Okzigen Otomotif tidak hanya berhubungan dengan klien, AE harus mengadakan research atau pencarian informasi kepada klien mengenai kebutuhan dan target perusahaannya dan dari hasil itulah AE menyampaikan kepada tim Okzigen yang akan dirundingkan dan akan mengumpulkan ide untuk menjadikan sebuah konsep event.
Seorang AE Okzigen Automotive berhubungan dengan seluruh komponen di dalam organisasi tersebut, AE harus mengerti bagaimana menyampaikan kebutuhan klien melalui event yang telah direncanakan. Ini menjadikan salah satu strategi agar mendapatkan win-win solution di akhir kesepakatan nanti.
Berikut adalah proses kerja tim Okzigen Automotive untuk menciptakan sebuah event.
72
Rosady Ruslan, Praktik dan Solusi Public Relations – dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1995, hal. 10
Gambar 4.4
Analisis Proses Kerja Tim Okzigen Automotive (data diolah peneliti)
Dijelaskan oleh Rosady Ruslan, bahwa proses kerja PR adalah melakukan research, planning, action dan evaluation,73 dan pada kenyataanya juga dilakukan oleh tim Okzigen Automotive. Sebagai seorang AE Okzigen Automotive pengaturan strategi bukan hanya dalam mendapatkan sponsorship, keberhasilan mendapatkan sponsorship bermula dari persiapan secara keseluruhan dari event itu sendiri dan juga bagaimana cara mempertahankan kliennya.
Dalam pelaksanaan strategi yang dibuat oleh tim Okzigen Automotive dimulai dari konsep event yang menarik, kemudian dikemas dalam sebuah event
73
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2008, hal.23
Melakukan Research
AE dibantu oleh kordinator event mencari informasi akan kebutuhan klien
Pengumpulan ide-ide event yang akan dijadikan konsep event
Pemilihan data calon sponsor yang akan di hubungi
Pembuatan Proposal Event Sponsorship
Proposal disusun oleh AE dan dibantu oleh Kordinator Event Menguhubungi sponsor yang
sesuai dengan konsep event
Pembagian Tugas lapangan dalam tim AE bertanggung jawab atas proses
lobi dan negosiasi
Persiapan Pelaksanaan Event
Membuat janji dengan para sponsor dan melakukan presentasi hingga terjadi kesepakatan
Tim produksi mempersiapkan seluruh kebutuhan untuk keberlangsungan event, dibantu oleh AE jika yang berkaitan dengan sponsor
Pelaksanaan Event
Tim Okzigen Automotive menjalani tugas masing-masing sesuai yang sudah disepakati sebelumnya
Evaluasi
Setiap bagian memberikan laporan sesuai tugas masing-masing
Melakukan meeting evaluasi dengan seluruh sponsor guna untuk mengetahui apakah event berjalan sesuai dengan yang direncanakan
yang ditunjang dengan banyaknya publikasi, memudahkan proses lobi dan negosiasi itu sendiri. Hal ini juga dimiliki oleh strategi PR yang dikemukakan oleh Rosady Ruslan yang mana dalam strategi PR diperlukan publikasi, sebuah event, menciptakan berita untuk meraih citra, kepedulian pada komunikasi itu sendiri dan juga dalam lobi negosiasi serta dalam tanggung jawab sosial, semua itu dibutuhkan strategi agar tercapainya tujuan organisasi atau manajemen.74
Berdasarkan pemaparan dari tim Okzigen Automotive, dasar teknik lobi dan negosiasi sudah dimiliki oleh AE Okzigen Automotive, namun strategi implementasi lobi yang dilakukan mempunyai model baru dari model yang disampaikan oleh Zainal Abidin Partao bahwa proses implementasi lobi dan negosiasi terdapat pada persiapan, proposal, debat, tawar menawar dan kesepakatan.75 Dalam lobi harus tetap ada intergritas, namun budaya pemberian tanda terima kasih dipilih Okzigen Automotive dalam mempertahankan klien.
Berikut proses lobi negosiasi yang terjadi di Okzigen Automotive
Gambar 4.5
Analisis proses lobi negosiasi di Okzigen Automotive (data diolah peneliti)
74
Ibid. hal.41
75 Zainal Abidin Partao,MM. Teknik Lobi dan Diplomasi, Indeks, Jakarta, 2006, hal 69-113
Persiapan Konsep Event
Pembuatan Proposal Event Sponsorship
List Calon Sponsor Lobi Sponsor Presentasi Sponsor
Telepon atau Bertemu Langsung Berdasarkan kategori
sponsor dan konsep event Berhasil Tidak Berhasil Negosiasi Kesepakatan (MOU)
Dalam melakukan strategi lobi dan negosiasi, awalnya seorang AE melakukan persiapan diri, dimana AE harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan klien, AE harus memiliki komunikasi yang tidak hanya sebatas berbicara depan umum tetapi bagaimana seorang AE meyakinkan calon sponsor. Namun, AE Okzigen Automotive dalam tahap ini masih didampingi oleh bagian produksi atau pimpinan Okzigen Automotive, padahal seorang AE dituntut juga untuk percaya akan kemampuan dirinya. Dengan berbekal pengetahuan yang sudah dimiliki seorang AE seperti diatas, ditambah dengan memiliki jaringan yang luas, maka seorang AE bisa berjalan sendiri tanpa mengandalkan personil lainnya.
Ketika dalam persiapan sudah matang, AE akan melakukan tahap pengajuan proposal dimana disini AE harus memiliki teknik presentasi yang baik. Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik, karena pembukaan yang baik akan sangat menentukan keberhasilan dalam proses lobi ini. Ketahuilah apa yang mejadi kebutuhan sponsor, dengan memposisikan diri kita sebagai klien. tujuan event ini diselenggarakan, jadwal event dan tidak kalah penting adalah menjelaskan biaya sponsorhip berikut dengan kontraprestasinya, hal ini yang menjadi salah satu point yang penting bagi calon sponsor.
Dalam melakukan lobi dan negosiasi, seorang AE akan melewati fase debat yang merupakan bagian dari proses negosiasi yang mana setiap organisasi memiliki sifat dasar untuk mempertahankan kepentingannya. Di satu sisi organisasi lain juga memiliki kepentingan yang akan dipertahankan, sehingga terjadilah perdebatan. Padahal kedua belah pihak memiliki satu tujuan yang sama
yaitu memenuhi kepentingan dan kebutuhannya. Hal yang terjadi di Okzigen Automotive adalah perdebatan dalam tawar-menawar seperti mengenai nilai sponsor atau kontraprestasi yang didapat oleh sponsor. Namun hal ini bisa diselesaikan dengan baik oleh Okzigen Automotive karena adanya keterbukaan dan komunikasi yang efektif.
Hal ini dapat disimpulkan bahwa seorang AE Okzigen Automotive berjuang keras diawal proses lobi untuk keberhasilan negosiasi. Selain mengenai nilai sponsorship dan kontraprestasi, hal lain yang dapat menjadi perdebatan adalah berubahnya jadwal event. Seringnya hal ini disebabkan karena perizinan lokasi atau adanya event yang bersifat nasional. Hal ini yang kerap membuat AE Okzigen Automotive berhati-hati dalam penyampaian informasi, bagaimana seorang AE bisa menyampaikan kabar yang kurang baik agar diterima dengan baik oleh sponsor.
Okzigen Automotive selalu menerapkan adanya keterbukaan, transparasi dengan sponsor, dan mensejajarkan diri dengan sponsor, sehingga tidak ada yang dominan karena disini kedua belah pihak saling membutuhkan. Disini AE berperan sangat penting, karena AE juga merupakan media antara organisasi dengan sponsor.
Baik lobi maupun negosiasi merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan ketrampilan komunikasi yang baik. Ketrampilan komunikasi tersebut mencakup mulai dari menulis, meneliti, mengimplementasi sampai berbicara. Negosiasi merupakan proses penyelesaian konflik dengan memberikan
ruang bagi masing-masing pihak untuk melakukan pertukaran informasi, menyepakati suatu hal agar tidak adanya kerugian di kedua belah pihak.
Adapun hal yang kerap menjadi bahan negosiasi atau tawar-menawar adalah biaya sponsorship, kontraprestasi dan dana titipan. Hal ini diakui oleh Diding Saepudin yang mengatakan bahwa bukan hal yang tabu lagi apabila sponsor menitipkan sebagain dana dari pengajuan sponsorship untuk pribadi atau timnya. Namun, ada beberapa sponsor yang tidak secara langsung menitipkan atau meminta bagiannya, tetapi Okzigen Automotive memberikan sebagai tanda terimakasih.
Adapun yang berhubungan dengan biaya, maka AE tidak dapat memutuskan sepihak, AE harus berkordinasi dengan pimpinan Okzigen Automotive, kordinator event, serta bagian keuangan, karena ini menyangkut banyak faktor sehingga harus dihitung dengan seksama.
Dalam melakukan negosiasi diharapkan akan mendapatkan win-win solution untuk kedua belah pihak, namun apabila itu tidak terjadi maka kerap sekali Okzigen Automotive memilih lose-win solution, karena yang menjadi pertimbangan dalam bernegosiasi adalah terkadang menerima pekerjaan yang sekarang tidak menguntungkan tetapi akan menguntungkan untuk kedepannya karena adanya networking. Okzigen Automotive selalu mensejajarkan dirinya dengan sponsor, dimana sponsor juga memiliki kebutuhan, begitupun dengan Okzigen Automotive.
Seseorang yang memiliki kemampuan bersikap win-win solution adalah pribadi yang memiliki kemampuan kepemimpinan antarpribadi dengan memiliki
paradigma “menang-menang”, demikian juga seorang AE harus memiliki paradigma dalam mengatasi masalah-masalah yang akan timbul disaat bernegosiasi. Berpikir menang-menang mulai dengan kepercayaan bahwa antara klien dengan Okzigen adalah setara, tidak ada yang dibawah ataupun diatas. Masing-masing pihakpun saling membutuhkan sehingga tidak ada yang mau dirugikan.
Banyak hal yang dapat diraih dengan win-win solution, antara lain:
1. komunikasi strategi menjadi lebih mudah karena tujuannya adalah bukan mengalahkan klien atau partner melainkan untuk membantunya
2. Sebuah keuntungan yang tidak terbatas karena proyek akan menjadi lebih sempurna dan proyek-proyek akan terbuka
3. Kenyamanan hati dalam bekerja, karena tidak ada hal yang lebih berharga dari suasana hati kita ketika mengerjakan sesuatu sendiri maupun dengan orang lain atau tim
Sukses atau tidaknya dalam fase tawar-menawar selalu diakhiri dengan kata sepakat. Baik sepakat untuk bekerja sama atau sepakat untuk tidak sepakat. Ini menjadi fase akhir dalam sebuah lobi dan negosiasi. Disini AE Okzigen Automotive bisa mengetahui apakah AE berhasil dalam mengimplementasikan strategi lobi dan negosiasi atau tidak.
Namun menjalin hubungan baik dengan klien tidak hanya sebatas pada saat kerja sama terjalin, AE Okzigen Automotive dapat mempertahankan klien dengan tetap menjalin hubungan walaupun kerja sama terlah selesai. Bila hubungan antara organisasi dengan publik berjalan baik, maka akan sangat mudah
untuk memperkenalkan kegiatan organisasi kepada publik. Tujuan terakhirnya selalu bermuara pada terjalinnya hubungan baik antara organisasi dengan publik. Hal ini yang selalu ditekankan oleh Kreshna Yudistira kepada AE Okzigen Automotive.
