BAB III
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM 3.1 Profil Organisasi
3.1.1 Gambaran Umum PT TK Industrial Indonesia
PT TK Industrial Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang berada dalam naungan TT Group yang berpusat di Korea. TT Group merupakan salah satu perusahanan yang memproduksi sepatu dengan merk nike. TT Group sendiri memiliki beberapa perusahaan yang tersebar di beberapa negara di Asia. Diantaranya yaitu Taekwang Vina (VT) yang berada di Vietnam, Qingdao Taekwang (QT) yang berada di Cina, Vietnam Mocbai (VM) yang berada di Vietnam serta PT. Taekwang Industrial Indonesia (TT) yang ada Indonesia.
PT TK Industrial Indonesia pertama kali dibuka yakni pada tanggal 24 Juli 2009 dengan berlokasi di Subang, lebih tepatnya berada di Dusun Belendung II RT.17 RW.06 Desa Belendung, Kecamatan Cibogo Kabupaten Subang Provinsi Jawa Barat Indonesia.
Perusahaan ini berdiri di 3 desa yaitu Desa Karanganyar, Desa Cinangsi dan Desa Belendung. PT Taekwang memproduksi sepatu nike yang diekspor ke berbagai dunia.
Tabel 3.1
Profil PT TK Indutrial Indonesia
ITEM DESKRIPSI
Tanggal Pembukaan Jul, 24. 2009
Lokasi Subang, Jawa Barat, Indonesia
Investor TAEKWANG IND. PARK SUN YOUNG
Nama Perusahaan PT.TK INDUSTRIAL INDONESIA
Luas Area Tanah: 31ha, bangunan: 11 ha
Nilai Investasi $85,000,000
Total Karyawan 12,000 orang
Kapasitas Produksi 11,000,000 prs/year (base on 2017)
Luas area PT Taekwang kian hari kian bertambah, hal tersebut disesuaikan dengan jumlah gedung yang semakin bertambah serta fasilitas yang diberikan oleh perusahaan. Jumlah karyawannya pun semakin banyak, hampir tiap bulan perusahaan
menerima karyawan baru dari berbagai daerah. Baik itu dari Subang, Cirebon, Indramayu, Sumedang, Bandung bahkan Tanggerang.
3.1.2 Visi dan Misi
1. Visi PT TK Industrial Indonesia
"Untuk menjadi mitra yang terkemuka, Pemberi Kerja yang paling diminati, dan penduduk Global yang bertanggung jawab".
Visi tersebut membahas semua peran utama perusahaan, antara lain :
a. Mitra yang terkemuka : Untuk menjadi partner yang terbaik untuk NIKE sebagai konsumen
b. Pemberi kerja yang paling diminati: Kami menarik orang-orang untuk mau bekerja di perusahaan
c. Penduduk global yang bertanggung jawab Kami memimpin di area tanggung jawab perusahaan dan manufaktur yang berkelanjutan yang meliputi lingkungan, tenaga kerja dan area lain dan menjadi penduduk global yang bertanggung jawab.
2. Misi PT TK Industrial Indonesia
"Untuk memberikan solusi inovasi terkemuka, memberikan nilai produk yang tak terbantah kan dan Menjunjung tinggi keselarasan dengan mitra". Definisi tambahan dari Visi Perusahaan adalah Solusi inovatif Setiap pihak bertanggung jawab untuk memberikan inovasi yang sesuai dengan bidang tanggung jawab masing-masing.
a. Produk yang tak ternilai : Keunggulan dalan kualitas produk, pengiriman, biaya, nilai dan keberlanjutan.
b. Menjunjung tinggi keselarasan dengan mitra : menyelaraskan dan memenuhi keinginan dan harapan dari konsumen di semua fungsi.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.4 Tugas Pokok dan Fungsi
1. Manager merupakan seorang pimpinan dari satu departemen produksi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur dan memastikan seluruh operasional berjalan dengan lancar.
2. VSM atau supervisor merupakan seorang yang bertugas mengkoordinir dan mengecek keseluruhan produksi agar dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan standar perusahaan dan terjaga kualitasnya
3. Team Leader bertugas untuk memastikan team member (karyawan) bekerja sesuai dengan prosedur, bertanggung jawab atas kualitas, target serta memberi pengarahan dan semangat untuk team member.
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem manajemen cuti yang sedang berjalan di PT TK Industrial Indonesia masih menggunakan proses manual yaitu pengajuan cuti yang menggunakan kertas form isian yang harus ditanda tangani secara manual. Adapun prosedur pengajuan permohonan cuti dan ijin yang ada di PT TK Industrial Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Karyawan meminta form pengajuan cuti ijin kepada HR-Admin pada bagian masing-masing minimal 7 hari sebelum cuti dilaksanakan.
2. Karyawan mengisi formulir dibantu oleh HR-Admin
3. Kemudian form yang telah diisi diberikan kepada HR-Admin
4. HR-Admin menginformasikan kepada atasan langsung karyawan yang mengajukan permohonan.
5. HR-Admin membawa formulir tersebut untuk ditandatangani oleh atasan sesuai jenjang karyawan yang mengajukan permohonan.
6. Apabila atasan menyetujui, maka HR-Admin menginput pengajuan ke dalam HR Information System
7. Lalu HR-Admin menginformasikan kepada karyawan terkait hasil pengajuan cutinya.
Adapun syarat-syarat dalam pengajuan cuti yaitu:
1. Cuti tahunan
a. VSM/Chief/Plant Manajer/Manager Dept. mengijinkan apabila sisa cuti tahunan karyawan jika masih ada dan pengajuan cuti tahunan di 7 hari sebelumnya.
b. Bagi karyawan dalam pengajuannya kurang dari 7 hari dan pengajuan cuti tahunan yang dadakan, atasan berhak untuk menolakna.
2. Cuti resmi/ijin yang dibayar
VSM/Chief/Plant Manajer/Manager Dept. berhak menanyakan kelengkapan dokumen pendukung untuk cuti resmi.
3. Ijin tidak dibayar
VSM/Chief/Plant Manajer/Manager Dept. berhak menerima dan menolak pengajuan ijin tersebut dengan melihat kepentingan yang mendesak.
Gambar 3.2 Alur Pengajuan Cuti
Dari prosedur pengajuan cuti tersebut, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi tidak dipergunakan dengan baik. Keterlibatan HR-Admin menjadi dominan, dimana dalam prosedur tersebut HR-Admin diharuskan untuk membawa form tersebut kepada atasan secara langsung ketika proses produksi sedang berjalan. Seperti yang kita ketahui, atasan tidak akan hanya diam dalam satu tempat, begitupun dengan HR- Admin yang tidak mungkin hanya memiliki satu tugas saja. HR-Admin serta atasan diharuskan bertemu untuk melakukan proses penyetujuan pengajuan cuti oleh operator produksi. Kadang kala dalam hari tersebut atasan tidak dapat ditemui karena urusan pekerjaan yang mendesak. Hal tersebut akan menyebabkan proses perijinan cuti akan
terhambat. Ketika operator mengajukan cuti pada hari ini, belum tentu HR-Admin dapat langsung menemui atasan pada hari itu juga. Hal tersebut tentu merugikan pihak operator dikarenakan bisa saja permohonan ijin cutinya tidak disetujui pimpinan karena dinilai terlalu dadakan, padahal operator sudah mengajukan cuti jauh-jauh hari.
Peranan penting teknologi infromasi seharusnya sudah dikembangkan dalam proses permohonan ijin cuti di PT TK Industrial Indonesia. Peralatan canggih seperti smartphone tentu dimiliki oleh hampir seluruh karyawan, oleh sebab itu penulis akan
mengembangkan sistem manajemen cuti yang ada di PT TK Industrial Indonesia dengan menggunakan website sehingga perijinan cuti dapat dilakukan menggunakan smartphone masing-masing karyawan.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Kebutuhan Informasi
Untuk membangun sistem informasi pengembangan cuti, maka informasi yang dibutuhkan antara lain.
Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi
No Informasi yang dibutuhkan Aktor Frekuensi
1. Data Karyawan Admin Setiap Bulan
2. Data Cuti Tahunan Admin Setiap Hari
3. Data Cuti Penting Admin Setiap Hari
4. Data Cuti Hamil Admin Setiap Hari
3.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan elemen penting yang digunakan dalam proses pengembangan sistem maupun implementasi sistem. Berikut merupakan kebutuhan perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem :
Tabel 3.3
Kebutuhan Perangkat Lunak Perancangan Sistem
No Aplikasi Keterangan
1. Windows Sebagai sistem operasi
2. Microsoft Office Sebagai media untuk menulis laporan perencanaan sistem
3. StarUML Digunakan untuk perancangan fungsi sistem 4. Sublime Text Digunakan sebagai text editor
5. MySQL Digunakan untuk merancang database
6. XAMPP Digunakan sebagai web server
7. Balsamiq Digunakan untuk merancang antar muka 8. Boostrap Framework untuk membuat tampilan front-end 9. Browser Internet Untuk melihat hasil dari program
Berikut merupakan kebutuhan perangkat lunak dalam implementasi system:
Tabel 3.4
Kebutuhan Perangkat Lunak Implementasi Sistem
No Aplikasi Keterangan
1 Windows Server Sebagai Sistem Operasi
2 MySQL Digunakan Untuk Merancang Database 3 XAMPP Digunakan sebagai Web Server
3.3.3 Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut adalah kebutuhan perangkat keras server untuk menjalankan sistem informasi manajemen produksi.
1. Prosesor Intel(R) Core ™i3-4010U CPU @ 1.70GHz 2. RAM 6GB
3. HDD 500GB 4. Router 5. Mouse 6. Keyboard 7. Monitor
3.3.4 Kebutuhan Fungsional
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsional
Nomor SRS Deskripsi
Karyawan
SRS-1 Sistem dapat melakukan login
SRS-2 Sistem dapat melihat sisa cuti tahunan
SRS-3 Sistem dapat mengisi form isian pengajuan cuti SRS-4 Sistem dapat melihat keputusan pengajuan cuti Leader, VSM dan Manager
SRS-5 Sistem dapat mengelola pengajuan cuti karyawan Admin
SRS-6 Sistem dapat mengelola data karyawan SRS-7 Sistem dapat mengelola cuti
3.3.5 Kebutuhan non fungsional
Tabel 3.6 Kebutuhan Non Fungsional
Nomor SRS Deskripsi
SRS-NF-01 Sistem dapat dijalankan di beberapa web browser diantaranya Google Chrome,Firefox
SRS-NF-02 Sistem memiliki fasilitas keamanan sehingga hanya user yang diizinkan yang memiliki akses dalam website
SRS-NF-03 Sistem memiliki tampilan yang sederhana dan mudah di pahami
3.4 Use Case Diagram
3.4.1 Model Use case
3.4.2 Definisi Aktor
Tabel 3.7 Definisi Aktor
No. Aktor Definisi
1. Karyawan
Aktor yang berperan dalam penggunaan system dimana aktor tersebut akan melakukan pengajuan cuti menggunakan system tersebut.
2. Leader,VSM,Manager Aktor yang bertugas untuk approv perijinan cuti karyawan.
3. Admin Aktor yang bertugas untuk menambahkan karyawan, mengganti status karyawan serta mengelola perihal cuti.
3.4.2 Definisi Use Case
Tabel 3.8 Definisi Use Case
Nomor Use
Case Nama Use Case Deskripsi
UC-1 Login Use case yag berfungsi sebagai proses awal untuk mengakses sistem. Yaitu dengan mengisi
Nomor Use
Case Nama Use Case Deskripsi
username, password serta jabatan yang telah diberikan oleh admin
UC-2 Kelola Cuti Use case yang berfungsi untuk Mengatur Cuti Karyawan
UC-3 Pengajuan cuti Use case yang berfungsi untuk proses pengisian form pengajuan cuti
UC-4 Lihat keputusan
Use case yang berfungsi untuk melihat keputusan cuti yang terlah di proses oleh pimpinan
UC-5 Persetujuan cuti Use case yang berfungi untuk melihat dan memproses permohonan cuti
UC-6 Kelola karyawan
Use case yang digunakan untuk melihat, mengedit, menambah serta menghapus data karyawan
UC-7 Kelola laporan Use case yang digunakan untuk melihat laporan data pengajuan cuti karyawan atau kelola cuti
3.5 Skenario Use Case
3.5.1 Use Case Login
Gambar 3.4 Use Case Login
Use Case Login merupakan Use case yang berfungsi sebagai proses awal untuk
mengakses system, yaitu dengan mengisi username, password oleh admin.
Tabel 3.9 Skenario login
3.5.2 Use Case Lihat Sisa Cuti
Gambar 3.5 Use Case Lihat Riwayat Cuti dan Sisa Cuti
No. Usecase UC-1
Aktor Karyawan, Leader, VSM, Manajer dan Admin Prekondisi Aktor berada pada halaman awal browser Hasil yang
diharapkan Aktor berhasil masuk kedalam sistem Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor mengakses laman sistem
2. Menampilkan halaman login 3. Aktor memasukkan
username, password lalu klik tombol masuk
4. Sistem menampilkan halaman awal sistem
Alternatif
1.1 Username dan password yang diisi salah
4.1 Sistem menampilkan tulisan “Maaf nama pengguna atau password salah.”
Use Case Lihat riwayat cuti serta sisa cuti merupakan use case yang berfungsi
untuk melihat riwayat cuti yang telah diambil karyawan serta sisa cuti tahunan yang dimiliki oleh karyawan.
Tabel 3.10 Skenario Lihat Sisa Cuti
3.5.2 Use Case Kelola Cuti Kelola Cuti
Gambar 3.5 Use Case Kelola Cuti
No. Usecase UC-2
Aktor Karyawan, Leader, VSM dan Manager Prekondisi Aktor berada pada halaman awal sistem Hasil yang
diharapkan Sistem menampilkan sisa cuti Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor mengklik profil yang ada di pojok kanan, pilih pengaturan akun
2. Sistem menampilkan sisa cuti.
3.5.3 Use Case Isi Form Pengajuan Cuti
Gambar 3.6 Use Case Isi Form Pengajuan Cuti
Isi form pengajuan cuti merupakan use case yang berfungsi untuk proses pengisian form pengajuan cuti.
Tabel 3.11 Skenario Isi Form Pengajuan Cuti
No. Usecase UC-2
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman awal sistem Hasil yang
diharapkan Sistem mengelola cuti Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1.Aktor Memilih Menu Kelola Cuti
2. Sistem menampilkan halaman kelola cuti(Aturan Cuti,Jenis Cuti).
3. Aktor mengatur cuti
4. Sistem menampilkan tulisan kelola cuti berhasil di tambahkan/di ubah.
No. Usecase UC-3
3.5.4 Use Case Lihat Keputusan Cuti
Gambar 3.7 Use Case Lihat Keputusan
Lihat keputusan merupakan use case yang berfungsi untuk memberi tahu keputusan pimpinan akan pengajuan cuti yang telah dilakukan. Baik itu diterima atau ditolak.
Aktor Karyawan, Leader, VSM dan Manager Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Aktor dapat mengajukan permohonan cuti Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Pengajuan Cuti
2. Sistem menampilkan form pengajuan cuti karyawan berupa tanggal mulai dan akhir cuti, keterangan serta leader/pimpinan.
3. Aktor mengisi form pengajuan cuti, lalu klik tombol simpan.
4. Sistem menampilkan tulisan pengajuan cuti berhasil dan menampilkan daftar cuti baik itu yang telah di proses maupun yang belum.
Alternatif
3.1 Data yang diisi oleh aktor tidak lengkap
4. Sistem menampilkan tulisan harap isi bidang ini
Tabel 3.12 Skenario Lihat Keputusan Cuti
3.5.5 Use Case Kelola Pengajuan Cuti
Gambar 3.8 Use Case Persetujuan Cuti
Persetujuan cuti merupakan use case yang berfungi untuk mengedit permohonan cuti seperti menolak atau menerima permohonan cuti karyawan.
Tabel 3.13 Scenario Persetujuan Cuti No. Usecase UC-4
Aktor Karyawan
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Aktor dapat melihat hasil pengajuan cuti Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu pengajuan cuti, klik menunggu approval dan klik detail
2. Sistem menampilkan hasil keputusan cuti baik itu disetujui ataupun tidak disetujui
No. Usecase UC-5
3.5.6 Use Case Kelola Data Karyawan
Gambar 3.9 Use Case Kelola Karyawan
Aktor VSM, Manajer dan Leader
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem
Hasil yang diharapkan Aktor dapat memproses pengajuan cuti karyawan Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor mengklik menu Approval
2. Sistem menampilkan nama- nama karyawan yang memohon cuti.
3. Aktor memilih salah satu nama karyawan dan memilih tombol review untuk mengelola permohonan cuti
4. Sistem menampilkan form pengajuan cuti karyawan tersebut serta aksi (diterima atau ditolak)
5. Aktor memilih diterima dan klik tombol simpan
6. Sistem menampilkan tulisan data berhasil di perbaharui Alternative 1 poin 5
5.2 Aktor memilih ditolak, mengisi keterangan dan klik tombol simpan
6.2 Sistem menampilkan tulisan data berhasil di perbaharui
Kelola karyawan merupakan use case yang digunakan untuk melihat, menambah, mengedit dan menghapus karyawan
Tabel 3.14 Skenario Lihat Data Karyawan
Tabel 3.15 Skenario Tambah Data Karyawan
No. Usecase UC-6
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Admin dapat melihat data karyawan Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Admin mengklik menu Data Karyawan
2. Sistem menampilkan nama-nama karyawan.
No. Usecase UC-6
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Admin dapat menambah data karyawan Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
3. Admin mengklik menu Data Karyawan
4. Sistem menampilkan nama-nama karyawan.
5. Admin mengklik tombol tambah
6. Sistem menampilkan form isian seperti nama karyawan, nik, jenis kelamin dan lain-lain
7. Admin mengisi form lalu mengklik tombol simpan
8. Sistem menampilkan promp “Data berhasil diperbarui” dan kembali pada halaman nama karyawan
Alternatif
Tabel 3.16 Skenario Edit Data Karyawan
Tabel 3.17 Skenario Nonaktif Data Karyawan 5. Data yang diisi oleh admin
tidak lengkap
6. System menampilkan tulisan harap isi bidang ini
No. Usecase UC-6
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Admin dapat mengedit data karyawan Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Admin mengklik menu Data Karyawan
2. Sistem menampilkan nama-nama karyawan
3. Admin mengklik tombol edit pada salah satu karyawan
4. Sistem menampilkan form yang telah diisi
5. Admin melakukan proses edit pada form dan klik tombol simpan
6. Sistem menampilkan promp “Data berhasil diperbarui” dan kembali pada halaman nama karyawan
Alternatif
5. Data yang diisi oleh admin tidak lengkap
6. System menampilkan tulisan harap isi bidang ini
No. Usecase UC-6
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang diharapkan Admin dapat menghapus data karyawan Skenario
3.5.7 Use Case Kelola Laporan
Gambar 3.10 Use Case Kelola Laporan
Kelola laporan merupakan use case yang digunakan untuk melihat laporan data pengajuan cuti karyawan
Tabel 3.18 Skenario Kelola Laporan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Admin mengklik menu Kelola Data Karyawan
2. Sistem menampilkan nama-nama karyawan
3. Admin mengklik tombol edit pada nama karyawan yang hendak di nonaktif
4. Sistem menampilkan informasi detail user
5. Admin mengklik nonaktif pilih
“Ya” lalu simpan
6. Sistem menampilkan promp
“Karyawan berhasil di edit” dan kembali pada halaman nama karyawan
Alternatif
5. Klik tombol “Tidak” lalu simpan
6. System berada pada halaman data karyawan dan status karyawan yang dipilih tidak berubah
No. Usecase UC-9
3.6 Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam system yang
sedang dirancang, mulai dari alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi dan bagaimana alir tersebut berakhi
3.6.1 Activity Diagram Login
Aktor Admin
Prekondisi Aktor berada pada halaman utama sistem Hasil yang
diharapkan Aktor dapat melihat hasil pengajuan cuti Skenario
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Laporan
2. Sistem menampilkan tabel tanggal awal dan akhir laporan cuti yang diinginkan 3. Admin memilih tanggal laporan
yang diinginkan dan klik tombol lihat laporan
4. System menampilkan laporan
Gambar 3.11 Activity Diagram Login
3.6.2 Activity Diagram Sisa Cuti
Gambar 3.12 Activity Diagram Sisa Cuti 3.6.3 Activity Diagram Isi Form Pengajuan Cuti
Gambar 3.13 Activity Diagram Pengajuan Cuti
3.6.4 Activity Diagram Lihat Keputusan Cuti
Gambar 3.14 Activity Diagram Lihat Keputusan Cuti
3.6.5 Activity Diagram Kelola Pengajuan Cuti
Gambar 3.15
Activity Diagram Kelola Pengajuan Cuti
3.6.6 Activity Diagram Kelola Karyawan 1. Lihat Karyawan
Gambar 3.16 Activity Diagram Melihat Data karyawan 2. Tambah Karyawan
Gambar 3.17 Activity Diagram Tambah Karyawan 3. Edit Karyawan
Gambar 3.18 Activity Diagram Edit Karyawan
4. Nonaktif Karyawan
Gambar 3.19 Activity Diagram Tambah Karyawan
3.6.7 Kelola Laporan
Gambar 3.20 Activity Diagram Kelola Karyawan
