BAB IV
HASIL PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Gambaran Perusahaan
PT Multi International Logistic merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa freight forwarding. Perusahaan ini terletak di Jl. RM Said No.
3, RT. 006, RW. 005, Keprabon, Banjarsari, Kota Surakarta, Jawa Tengah, 5713. Awal didirikan pada tahun 2015 dan memulai menjalankan bisnisnya sejak tahun 2016, didukung oleh shipping line & airlines ternama di Indonesia . PT Multi International Logistic merupakan freight forwarding bagi Sritex Group. Selama kurun waktu 3 tahun, perusahaan mulai stabil danmengalami pertumbuhan. Pada tahun 2018 perusahaan ini menambah scope perusahaan seperti Bitra, Prima, dan non group.
Pada tanggal 10 Februari 2019, PT Multi International Logistic telah mendapatkan certificate ISO 9001:2015 dari lembaga sertifikasi SGS.
Sertifikat ISO adalah salah satu syarat suatu perusahaan mendapatkan fasilitas Pusat Logistik Berikat (PLB), ditambah lagi perusahaan telah memiliki ahli kepabeanan. Perusahaan telah mendapat ijin Pusat Logistik Berikat (PLB) pada tanggal 18 Maret 2019. Pusat Logistik Berikat (PLB) tersebut akan digunakan untuk menimbun barang yang berupa rayon, benang, cotton, product textile dan turunannya, termasuk bahan kimia, accessories garment, mesin dan spare part. Fasilitas Pusat Logistik Berikat (PLB) akan memberikan manfaat bagi perusahaan yaitu berkurangnya biaya
logistik. Penetapan PT Multi International Logistic sebagai Pusat Logistik Berikat (PLB) merupakan penerbitan ijin PLB yang pertama ditahun 2019.
PT Multi International Logistic memiliki jumlah tenaga kerja sebanyak 14 orang. Penulis akan mendalami tentang permasalahan yang ditimbul pada divisi finance yaitu terkait dengan kondisi keuangan dan cashflow, serta solusi atas keterlambatan pembayaran dari shipper terhadap perusahaan. Terdapat 6 karyawan yang tedapat pada divisi finance, dimana pekerjaanya berkaitan dengan penagihan utang dan pembayaran jasa kepada shipping liner di pelayaran. Kegiatan ekspor dipegang oleh Siska H.L., Aprul Riovit, dan Tika Hidayati, sedangkan kegiatan impor dikerjakan oleh Gunawan S, Aji Anwar.
Jam operasional mulai dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore. List perusahaan yang menggunakan jasa PT Multi International Logistic sebagai freight forwarding yaitu:
a. PT Primayudha Mandirijaya b. PT Bitratex Industries
c. PT Sari Warna Textile Industries d. PT Sri Rejeki Isman Tbk
e. PT Lotus Indah Textile Surabaya f. PT Adi Kencana Mahkota Buana g. PT Sinar Pantja Djaja
h. PT Dasar Rukun i. PT Indo Metal Jaya
2. Struktur Organisasi
Gambar 4.1
Struktur Organisasi PT Multi International Logistic Sumber: PT Multi International Logistic, 2021
Keterangan mengenai deskripsi setiap jabatan dari struktur organisasi diatas
a. Direktur Utama
Direktur utama memiliki wewenang untuk merumuskan dan menetapkan suatu kebijakan serta program umum perusahaan yang sesuai dengan wewenang yang diberikan perusahaan kepadanya. Seorang direktur utama bertugas untuk memimpin jalannya sebuah perusahaan, biasanya menentukan visi misi dari perusahaan, kemudian dijalankan melalui general manager dan disalurkan kepada manager dan staff lainnya untuk mencapai goals dari perusahaan tersebut. Dibawah ini tugas dan tanggung jawab direktur utama dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1) Bertanggung jawab penuh dalam perusahaan 2) Menentukan visi misi perusahaan
3) Menetapkan strategi yang tepat untuk perusahaan 4) Merumuskan dan menetapkan kebijakan perusahaan
5) Mengkoordinir semua hal kepegawaian, administrasi keuangan dan kesekretariatan
6) Mengembangkan sumber pendapatan dan pembelanjaan perusahaan 7) Memimpin rapat dan mewakili perusahaan dalam hubungan dengan
pihak eksternal perusahaan
8) Melantik dan memberhentikan karyawan b. General Manager (GM)
General manager bertanggung jawab terhadap hampir seluruh manager fungsional. General manager biasanya juga disebut dengan manager umum sebuah perusahaan. General manager pada PT Multi
International Logistic bertugas untuk pengambilan keputusan demi tercapainya sebuah tujuan, mengendalikan seluruh tugas, membawahi seluruh kepala bagian, dan memantau aktivitas seluruh karyawan dalam perusahaan.
c. Assistant General Manager & Development
Assistant general manager & development bertugas sebagai wakil dari general manager. Assistant general manager & development mengambil alih tugas seorang general manager. Tugas-tugas manajemen operasional perusahaan yang telah dirumuskan akan ditangani dan diarahkan oleh general manager, kemudian akan digantikan oleh assistant general manager & development.
d. Manager
Manager sebagai pelaksana bertanggung jawab untuk menyelesaikan urusan-urusan melalui orang lain. Adapun tugas seorang manager yaitu:
1) Memimpin jalannya perusahaan
2) Mengatur dan mengendalikan perusahaan
3) Menggali sumber daya manusia dalam perusahaan 4) Memecahkan permasalahan yang dihadapi perusahaan 5) Mengevaluasi kinerja karyawan di perusahaan
e. Accounting
Accounting memiliki bertugas mengatur, mengawasi mengelola, dan mengendalikan aktivitas keuangan yang ada di perusahaan. Selain itu, juga bertugas untuk memberikan informasi terkait laporan keuangan. Laporan
keuangan berupa catatan transaksi cashflow keuangan perusahaan secara menyeluruh dan up to date menggunakan proses akuntansi, sehingga dapat diketahui jumlah laba atau rugi perusahaan. Adanya laporan keuangan tersebut, untuk mengukur seberapa tingkat pertumbuhan dan kemajuan perusahaan.
f. Information Technology (IT)
Information Technology (IT) memiliki peranan di perusahaan yaitu membangun sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan dalam mengakses data. Saat pekerjaan pembangunan sistem diserahkan kepada pihak ketiga, maka divisi IT bertugas sebagai pengawas penghubung antara pihak ketiga dengan user di perusahaan. Jika perusahaan telah menyediakan sistem melalui pihak ketiga beserta dengan pengawasnya, maka divisi IT hanya sebagai pendukung.
g. Koordinator Finance & Human Resources Development (HRD)
Koordinator finance bertugas dan bertanggung jawab untuk memonitor kegiatan staff finance, agar sesuai dengan budget dan planning. Selainitu, koordinator finance bertugas memverifikasi setiap pengeluaran biaya atau pembelian aset. Koordinator finance pada PT Multi International Logistic memiliki 4 staff finance untuk membantu merencanakan dan menyiapkan budget dan planning perusahaan.
Human resources development (HRD) memiliki fungsi untuk merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengorganisir kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia, kepegawaian,
customer, keamanan, pelayanan dan humas. Selain itu, juga memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan lingkungan yang harmonis di lingkungan perusahaan serta menyelenggarakan ketentuan-ketentuan dan kondisi kerja untuk mewujudkan hak dan kewajiban karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
h. Finance
Staff finance pada PT Multi International Logistic bertugas untuk menentukan harga jual/beli, mengurus EMKL dan depo di Semarang, transaksi pembayaran ke perusahaan pelayaran, membuat invoice dan menagihkannya ke shipper.
i. Koordinator Operational
Koordinator operational bertugas untuk mengkoordinasi dan mengurusi kegiatan perusahaan. Kegiatan yang diurusi terkait proses ekspor maupun impor berupa perdokumenan. Koordinator operational pada PT Multi International Logistic memiliki 4 staff operational untuk membantu pengurusan kegiatan ekspor dan impor barang milik shipper.
j. Operational (OPR)
Staff operational bertugas untuk booking space kapal, submit shipping instruction (SI) final, email, schedule kapal, revisi Bill of Lading (B/L), Submit Verified Gross Mass (VGM), tracking cargo, monitor kontainer, koordinasi truk dan lain-lain yang berkaitan dengan perantara antara shipper dengan perusahaan pelayaran. Karyawan akan dibagi tugas kegiatan ekspor maupun impor barang.
k. Bagian Umum
Bagian umum pada perusahaan bertugas sebagai pendukung mobilitas perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Adapun tugas dari bagian umum antara lain:
1) Memenuhi kebutuhan internal perusahaan, seperti: penyediaan ATK 2) Menjaga dan mendata aset
3) Mengurus dokumen internal perusahaan
4) Perwakilan perusahaan dalam hubungan kepada pihak eksternal 5) Pengelolaan dan pengawasan terhadap aktivitas cleaning service B. PEMBAHASAN
1. Dampak yang ditimbulkan dari situasi container shortage yang sedang terjadi sejak satu tahun lalu hingga saat ini
Freight forwarding dalam proses ekspor - impor merupakan sebagai pihak ketiga agen atau jasa pengiriman barang yang mengurus pemesanan peti kemas, pengapalan hingga barang sampai di pelabuhan tujuan. Maka peran freight forwarding menjadi sangat penting karena menjadi penghubung antara eksportir dan penyedia jasa pelayaran. Memperoleh slot kontainer di lapangan menjadi sangat penting karena di situasi container shortgage sekarang ini untuk mampu memperoleh slot kontainer kosong sangatlah sulit dikarenakan ketersediaan kontainer di lapangan yang sangat terbatas dan harus berebut untuk mampu memperoleh slot.
a. Diagram fishbone digunakan untuk mengidentifikasi penyebab yang mendasari dan menggunakannya sebagai alat untuk mengorganisir sebab-
sebab yang berpotensi timbul dari efek tertentu. Kemudian mengisolasi akar penyebabnya dan menyebutkan beberapa masalah yang terjadi (Susanto, 2019).
1. Pernyataan masalah
Gambar 4.2
Pernyataan Masalah Pada Diagram Fishbone Sumber: oalahan penulis, 2021
Permasalahan utama disini yaitu container shortage yang terjadi akibat pandemi covid-19, yang berimbas pada sulit mendapatkan slot kontainer kosong, kenaikan biaya freight, serta pengiriman barang hasil produksi menjadi terlambat.
2. Penyebab utama
Gambar 4.3
Penyebab Utama Pada Diagram Fishbone Sumber: oalahan penulis, 2021
Kesulitan memperoleh
kontainer
Metode Harga
Kesulitan memperoleh
kontainer Covid-19
SDM
Penyebab-penyebab utama dari permasalahan container shortage, antara lain dari segi SDM, Covid-19, proses, dan ketidakseimbangan transportasi. Berdasarkan hasil observasi yang diamati penulis letak garis besar permasalahan container shortage yang dihadapi PT Multi International Logistic adalah pada empat aspek diatas.
3. Penyebab-penyebab potensial
Gambar 4.4
Penyebab-Penyebab Potensial Pada Diagram Fishbone Sumber: oalahan penulis, 2021
Mengarah pada aspek penyebab-penyebab potensial, pada aspek SDM, sedikitnya karyawan yang bertugas mengurusi pemesanan kontainer dan kapal menjadi suatu penyebab sulitnya mendapatkan slotkontainer di masa pandemi seperti sekarang ini, serta jobdesk yang banyak
Covid-19
Biaya freight mahal
Kesulitan memperoleh
kontainer
Metode Harga
fluktuatif Strategi masih sama lockdown
Harga
Koneksi terbatas Karyawan
kelelahan
Kebijakan pemerintah Kurangnya
SDM pada divisi ekspor impor
SDM
menyebabkan karyawan kelelahan yang berimbas pada kurangnya fokus dalam melakukan pekerjaan.
Covid-19 sendiri merupakan aspek utama yang disoroti oleh penulis, karena berdasarkan data yang diperoleh dari hasil observasi pandemi Covid-19 yang telah terjadi selama setahun lebih ini mengakibatkan sejumlah perubahan dalam pola hidup manusia termasuk dalam hal kegiatan ekspor-impor. Mengakibatkan diterapkannya penutupan segala akses masuk di berbagai negara guna meminimalisir penularan wabah, serta mengakibatkan munculnya berbagai kebijakan baru yang berbeda-beda mengenai ekspor-impor di setiap negara dalam rangka pemberlakuan new normal.
Pada aspek metode, strategi yang digunakan dalam melakukan pemesanan kontainer masih sama dengan strategi yang dilakukan sebelum pandemi terjadi. Padahal jika dilihat dari situasi yang sedang terjadi strategi yang digunakan sebelum masa pandemi tidak cocok untuk diterapkan di masa pandemi. Terbatasnya koneksi dalam hal jasa pelayaran juga menjadi suatu penyebab sulitnya memperoleh kontainer di masa pandemi.
Pada aspek harga, eksportir selalu meminta freight forwarding untuk mampu memperoleh kontainer dengan ukuran sesuai dengan harga serendah mungkin, padahal dalam situasi container shortage dampak dari pandemi Covid-19 harga container justru melonjak tinggi.
Harga yang fluktuatif juga menjadi penyebab sulitnya memperolehslot
kontainer karena freight forwarding harus mencari kontainer dengan ukuran sesuai dan sesuai dengan budget yang dimiliki oleh eksportir.
b. dampak yang ditimbulkan dari situasi container shortage
1. Kesulitsan memperoleh slot kontainer kosong. Situasi container shortage mengakibatkan freight forwarding mengalami kesulitan memperoleh slot kontainer kosong untuk melakukan pengiriman barang dari eksportir, apalagi dalam kasus ini PT Multi International Logistic merupakan forwarder in house dari PT Sri Rejekin Isman Tbk grup, yang artinya bagaimanapun kondisi di lapangan PT Multi International Logistic harus tetap memperoleh slot kontainer kosong agar pengiriman barang milik eksportir ke importir bisa berjalan.
2. Biaya freight mengalami kenaikan yangt cukup drastis. Situasi container shortage mengakibatkan kenaikan biaya freight, hal ini terjadi karena slot kontainer kosong yang tersedia di lapangan sangat sedikit sehingga berimbas pada kenaikan biaya freight. Freight forwarding diharuskan mencari alternatif solusi atas permasalahan tersebut. Ditambah dengan adanya kebijakan request reduce rate di dalam PT Sri Rejeki Isman Tbk grup. Request reduce rate merupakan permintaan pengurangan biaya freight oleh perusahaan PT Sri Rejeki Isman Tbk grup apabila biaya feright terlalu mahal untuk menekan harga sesuai budget yang dimiliki oleh perusahaan.
3. Penundaan pengiriman barang. Ketika kontainer kosong sulit untuk diperoleh dikarenakan ketersediaannya yang sedikit di lapangan
mengakibatkan pengiriman barang tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya oleh eksportir. Maka dari itu freight forwarding harus berupaya mencari semaksimal mungkin dalam mencari ketersediaan slot kontainer kosong di lapangan.
c. Strategi menghadapi situasi container shortage bagi PT Multi International Logistic
Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis guna merumuskan strategi yang tepat bagi perusahaan.
Perumusan internal dan eksternal harus digunakan sebagai rencana sistematis untuk mengembangkan strategi yang baik (Putong, 2003).
Dalam penggunaan analisis SWOT, terdapat dua macam indikator untuk merumuskan strategi perusahaan, yaitu matriks IFS (faktor SWOT internal) dan matriks EFS (faktor SWOT eksternal). Matriks IFS disusun berdasarkan faktor internal perusahaan, dan matriks EFS berdasarkan faktor eksternal dari perusahaan (Kuncoro, 2010).
1. Analisis IFS (internal factor of SWOT)
Tabel 4.1 Tabel Matrik IFS FAKTOR-FAKTOR
INTERNAL BOBOT RATIO BOBOTxRATIO
Kekuatan (S)
1. Merupakan forwarder in house dari PT Sri Rejeki Isman Tbk grup, sehingga hanya melayani pemesanan kontainer dan kapal untuk perusahaan- perusahaan dari PT Sri Rejeki Isman Tbk grup
0,1 2 0,2
Lanjutan tabel 4.1
2. Volume order yang besar membuat perusahaan
mendapatkan prioritas dari shipping liner
0,1 1 0,1
3. Memperoleh kemudahan pembayaran oleh customer
0,1 4 0,4
4. SDM yang profesional serta berpengalaman dalam bidang logistik
0,1 3 0,3
TOTAL 0,4 1,0
Kelemahan (W)
1. Dikarenakan forwarder in house
mengakibatkan perusahaan menjadi ketergantungan kepada Sritex grup
0,2 4 0,8
2. Pemberlakuan sistem pembayaran kredit mengakibatkan pembayaran tersendat
0,1 1 0,1
3. Volume order yang besar mengakibatkan memakan space di pelabuhan
0,2 2 0,4
4. Penggunaan sistem yang masih semi manual
0,2 2 0,4
TOTAL 0,6 1,7
Sumber: PT Multi International Logistic, data olahan penulis, 2021
Berdasarkan analisis pada internal tabel internal factor of SWOT PT Multi International Logistic aspek weakness (kelemahan) lebih mendominasi dari pada aspek strenght (kekuatan). Berarti dapat disimpulkan bahwa PT Multi International Logistic masih memiliki kekurangan pada faktor internal perusahaan. Kekurangan tersebut sebaiknya segera diperbaiki agar kinerja perusahaan bisa lebih maksimal.
= 0,4 + 0,6
= 1,0
Matriks IFS (x) = Total S – Total W
= 1,0 – 1,7
= -0,7
2. Analisis EFS (External Factors of SWOT)
Tabel 4.2 Tabel Matrik EFS FAKTOR-FAKTOR
EKSTERNAL
BOBOT RATIO BOBOT x
RATIO Peluang (O)
1. Proses Shipment tidak pernah berhenti hingga saat ini
0,2 4 0,8
2. Sistem grup sehingga
harga jasa terjangkau 0,2 3 0,6
3. Kemajuan sistem informasi dan teknologi yang pesat pada dunia logistik
0,1 1 0,1
4. Membuka pasar baru dengan mencari customer diluar Sritex grup
0,1 2 0,2
TOTAL 0,6 1,7
Ancaman (T)
1. Kenaikan drastis pada rate freight dari shipping liner di masa pandemi
0,1 1 0,1
2. Nilai kurs mata uang
USD yang fluktuatif 0,1 3 0,3
3. Harga shipping liner yang beragam karena terdampak pandemi global
0,1 4 0,4
Lanjutan Tabel 4.2 4. Competitor yang
emncoba merebut customer
0,1 2 0,2
TOTAL 0,4 1,0
Sumber: PT Multi International Logistic, data olahan penulis, 2021
Berdasarkan analisis pada tabel external factor of SWOT PT Multi International Logistic kesempatan berkembang bagi PT Multi International Logistic sangat besar karena opportunity (peluang) terlihat begitu terbuka lebar, opportunity (peluang) yang ada hendaknya dimanfaatkan dengan semakin baik agar perusahaan mampu berkembang lebih baik lagi. Maka dari itu perlu dirumuskannya strategi yang tepat dan sesuai untuk menyikapi situasi container shortage agar kesulitan memperoleh slot kontainer dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan.
Perhitungan EFS = Bobot O + T
= 0,6 + 0,4
= 1,0
Matriks EFS (y) = Total O + T
= 1,7 – 1,0
= 0,7
3. Penentuan dan pembuatan garis kuadran Matriks IFS (x) = S – W
= 1,0 – 1,7
SWO T
-0
= -0,7 Matriks EFS (y) = O – T
= 1,7 – 1,0
= 0,7
0.7 0.6
Kua ran III 0.5 0.4 Kua ran 0.3
0.2 0.1
.7 -0. 6 -0. 5 -0. 4 -0. 3 -0. 2 -0 0 0 0 0 0 0 0 -.10.1
-0.2
Kua ran I -0.3 Kua ran I
-0.4 -0.5 -0.6
Gambar 4.5
Hasil Akhir Perhitungan SWOT Sumber: Olahan Penulis 2021
Berdasarkan perhitungan akhir pada gambar 4.5 titik koordinat terletak pada kuadran tiga, yang berarti PT Multi International Logistic harus mengganti strategi dalam upaya pemesanan slot kontainer kosong dipelabuhan agar kesulitan dalam memperoleh slot kontainer kosong dapat terasi. Karena apabila kondisi ini dibiarkan kompetitor
berkemungkinan besar bisa merebut customer yang telah dimiliki selama ini.
Berbagai langkah upaya pencegahan agar kelemahan perusahaan tidak dimanfaatkan oleh kompetitor harus diterapkan, menerapkan strategi baru bagi PT Multi International Logistic merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi kelemahan pada internal perusahaan.
Strategi yang terbaik adalah dengan memperkuat faktor internal perusahaan dan memaksimalkan kekuatan dan potensi peluang yang dimiliki perusahaan. Dengan demikian permasalahan yang dihadapi selama masa pandemi dapat diatasi oleh perusahaan karena strategi baru yang telah diterapkan berbeda dengan strategi yang diterapkan sebelum masa pandemi.
PT Multi Internatioan Logistic bisa memulai strategi baru dengan mensubtitusi atau menambah karyawan pada bagian pemesanan slot kontainer agar proses pencarian dan pemesanan kontainer yang dibutuhkan customer dapat dengan segera diperoleh, kemudia melakukan penekanan pada biaya freight menjadi seminimal mungkin agar biaya produksi customer tidak membengkak dikarenakan kenaikan biaya freight akibat kelangkaan slot kontainer di lapangan, dan yang terakhir adalah dengan memanfaatkan koneksi shipping liner yang dimiliki serta menambah koneksi shipping liner lainnya dengan tujuan memperoleh prioritas dari pihak shipping liner, mengingat volume
order yang begitu besar di setiap bulannya yang bisa mencapai 800 kontainer.
C. IMPLIKASI
Perusahaan memiliki keinginan yang besar untuk mengatasi permasalahan kesulitan memperoleh slot kontainer kosong selama di masa pandemi, namun mengingat kembali karena akar permasalahan yang sedang terjadi bukan berasal dari internal perusahaan, perusahaan hanya bisa melakukan upaya dalam meminimalisir resiko yang mungkin terjadi dengan cara memperkuat internal perusahaan, memaksimalkan kekuatan, dan peluang yang dimiliki perusahaan.
