MODUL ORIENTASI PROGRAM BAGI KARYAWAN BARU

(1)

SOS CHILDREN’S VILLAGES INDONESIA

MODUL ORIENTASI PROGRAM

BAGI KARYAWAN BARU

(2)

2

DAFTAR ISI

TENTANG MODUL INI

2 3

PENGANTAR 4

Latar belakang dan Prinsip yang Mendasari 4

Sejarah SOS Children’s Villages Indonesia 4

Fasilitas dan Lokasi 5

PRINSIP ORIENTASI 6

Prinsip Umum Peran Penyelia 6

Bagaimana Mengorientasi Karyawan Baru 6

MASA ORIENTASI 6

Hari Pertama Hari Kedua Hari Ketiga Hari Keempat Hari Kelima Implementasi

7 8 9 10 11 12

EVALUASI 13

Lembar Evaluasi untuk Karyawan Baru

Lembar Evaluasi untuk Penyelia 14

15

(3)

3

TENTANG MODUL INI

Ketika seorang karyawan baru memulai sebuah pekerjaan, pasti membutuhkan waktu untuk beradapatasi dengan lingkungan kerjanya. Di sisi lain, organisasi juga perlu menemukan cara agar si karyawan baru tersebut dapat bersosialisasi dengan baik. Karena kedua hal ini sama pentingnya, tujuan utama dari orientasi adalah untuk menyambut karyawan baru, memberikan informasi yang dibutuhkannya untuk mulai bekerja, dan menciptakan kesan pertama yang positif mengenai SOS Children’s Villages Indonesia.

SOS Children’s Villages Indonesia berkomitmen dan membantu karyawan baru dengan memastikan bahwa program orientasi yang mereka terima, informatif dan berarti.

Orientasi yang berhasil akan membantu pengalaman kerja karyawan dan karyawan memiliki kesan yang mendalam. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) telah mengembangkan program orientasi yang terdiri dari: Siapa Kita, Hak dan Perlindungan Anak, Brand, ONE Strategy, deskripsi tugas, budaya kerja, harapan organisasi dari karyawan, dan sebaliknya.

Semua topik dan tujuan tersebut diintegrasikan dengan Orientasi Pendekatan Global dari SOS Kinderdorf Internasional.

Jika dilakukan dengan baik, orientasi akan menghemat waktu dan biaya jangka panjang dengan membantu karyawan baru untuk memahami budaya organisasi, apa yang diharapkan dari pekerjaan, dan tanggung jawab karyawan. Dengan mempelajari ketrampilan yang dibutuhkan dengan cepat, alur pembelajaran dikurangi. Sebagai tambahan, orientasi juga dapat menurunkan tingkat turnover, yang pembiayaannya cukup besar bagi organisasi.

Penyelia harus meninjau kembali panduan ini dan melakukan prosuder orientasi berdasarkan posisi karyawan. Modul ini akan membantu target yang akan dicapai selama proses orientasi. Modul ini adalah panduan umum dan tidak mencakup semua hal spesifik yang berhubungan dengan sebuah pekerjaan.

Panduan untuk departemen/fasilitas spesifik harus disertakan dan ditinjau kembali agar informasi yang dibutuhkan, diberikan kepada karyawan baru sebagai bagian dari orientasi departemen/fasilitas. Penyelia harus meninjau kembali tanggung jawab sesuai pekerjaan dan menentukan rencana tujuan awal dan pelatihan yang dibutuhkan bagi karyawan baru agar berhasil dalam pekerjaannya dengan cepat. Sejalan dengan rencana tersebut, penyelia juga harus menentukan jadual tentatif mengenai informasi yang akan diberikan. Dengan modul ini, melakukan orientasi akan lebih mudah dan konsisten dalam memberikan pelatihan bagi semua karyawan baru di departemen/fasilitas. Modul ini juga

(4)

4

dilengkapi dengan toolbox yang berisi material pendukung untuk program orientasi ini, sehingga penyelia terbantu dalam menjalankan program. Sebagai penyelia, bantuan Anda krusial sebagai rekan kerja dalam proses ini.

PENGANTAR

Asosiasi Nasional SOS Children’s Villages Indonesia adalah bagian dari SOS- Kinderdorf Internasional, yaitu organisasi internasional yang memayungi asosiasi nasional lainnya. SOS Children’s Villages adalah organisasi sosial non-pemerintah, non-politik, non- denominaasi, dan non-profit, bekerja untuk kepentingan umum. Tujuannya adalah:

 Untuk menyediakan pengasuhan dan dukungan bagi anak yatim piatu dan terlantar, melalui SOS Children’s Villages.

 Untuk mendukung anak, orang muda, dan keluarga yang membutuhkan, melalui pendirian social center, sekolah, dan pusat pelatihan ketrampilan.

 Untuk mengadvokasi dan mempromosikan hak-hak anak ke seluruh dunia.

 Untuk bekerja sama dengan organisasi internasional lain, dan mendorong pemahaman ke seluruh dunia dan pertukaran informasi dalam pengasuhan anak.

 Untuk menjadi model pengasuhan jangka panjang berbasis-keluarga.

Latar Belakang dan Prinsip yang Mendasari

SOS Children’s Village pertama didirikan pertama kali oleh Bpk. Hermann Gmeiner pada tahun 1949, in kota Imst, Austria. Beliau berkomitmen untuk membantu anak-anak yang membutuhkan – anak-anak yang kehilangan rumah, rasa aman, dan keluarga, sebagai akibat dari Perang Dunia II. Dengan bantuan dan dukungan banyak donor dan karyawan, organisasi kami telah berkembang ke seluruh dunia untuk membantu anak-anak yang membutuhkan.

Kami bekerja bagi anak sebagai organisasi sosial independen non-pemerintah. Kami menghormati agama dan budaya yang berbeda, dan kami bekerja di negara-negara dan komunitas-komunitas dimana misi kami dapat berkontribusi bagi perkembangan. Kami bekerja dengan semangat Konvensi Hak Anak Perserikatan Bangsa Bangsa dan kami mempromosikan hak-hak anak tersebut ke seluruh dunia.

(5)

5

Sejarah SOS Children’s Villages Indonesia

Saat Bpk. Agus Prawoto, seorang mahasiswa Indonesia yang sedang melanjutkan pendidikan di Austria pada tahun 1969, mengetahui mengenai ide dan fasilitas SOS Children's Village sangat baik. Terkesan dengan konsep tersebut dan tertarik oleh suasana bahagia yang hadir di SOS Children's Villages, beliau ingin agar anak-anak yatim piatu dan terlantar di negaranya juga memiliki kesempatan untuk tumbuh dalam rasa aman di tengah- tengah sebuah SOS Children's Village. Setelah kembali ke Indonesia pada tahun 1970, Bpk.

Agus Prawoto langsung bekerja dengan mempersiapkan pembangunan SOS Children's Village pertama di Lembang, 16 km dari kota Bandung, Propinsi Jawa Barat. Secara asosiasi nasional, SOS Children's Villages berdiri pada tahun 1971 dan keluarga pertama dapat memasuki rumah baru mereka pada September 1972.

Fasilitas dan Lokasi

SOS Children’s Villages Indonesia telah memiliki 8 SOS Children’s Villages yang bekerja di bawah kontrol administratif Kantor Nasional (NO) yang berlokasi di kota Bandung.

SOS Children’s Village pertama berlokasi di Lembang, kedua di Jakarta, ketiga di Semarang, keempat di Bali, kelima di Flores, keenam di Medan, ketujuh di Meulaboh, dan kedelapan di Banda Aceh.

Selain itu, fasilitas lain yang termasuk di dalamnya adalah TK SOS, Sekolah Dasar Hermann Gmeiner, Pusat Pelatihan Ketrampilan SOS, dan sebuah National Training Centre.

(6)

6

PRINSIP ORIENTASI

Prinsip Umum Peran Penyelia

1. Menjaga dan meningkatkan kepercayaan diri karyawan baru 2. Fokus pada perilaku, bukan kepribadian

3. Menggunakan teknik penguatan untuk mengasah perilaku yang diinginkan 4. Mendengarkan dengan aktif untuk memahami

5. Tetapkan tujuan yang terukur dan menjaga komunikasi

Bagaimana Mengorientasi Karyawan Baru 1. Mencipakan suasana yang santai

2. Menyatakan tugas dan kewajiban yang jelas

3. Memberi kesempatan untuk bertanya dan mendengarkan dengan aktif

4. Menjelaskan tujuan dari tugas dan kewajiban karyawan baru sesuai tujuan organisasi 5. Memberikan informasi penting yang berhubungan dengan peraturan internal

6. Memperkenalkan karyawan baru dengan lingkungan kerja baru 7. Memperkenalkan karyawan baru dengan rekan kerja lain

8. Tunjukkan rasa percaya diri Anda bahwa karyawan baru tersebut akan sukses 9. Tetap berhubungan untuk membantu jika ada permasalahan di masa mendatang

MASA ORIENTASI

Orientasi dimulai sebelum hari pertama karyawan baru masuk. Sebagai penyelia, Anda dapat menggunakan waktu antara diterimanya penawaran untuk bekerja dengan hari pertama masuk kerja, untuk membangun hubungan. Hal ini akan menciptakan kesan positif dan memperkuat keputusan menerima tawaran kerja. Tabel di bawah akan membantu proses ini.

(7)

Hari Pertama

Topik Fasilitator Perlengkapan Metode Waktu Kegiatan

Sambutan HROD/VD  Proyektor LCD

 Laptop

 Perlengkapan orientasi

30 menit 1. Kata sambutan, perkenalan, peraturan dan jadual orientasi.

2. Fasilitator memberikan perlengkapan orientasi (terdiri dari peraturan dan jadual orientasi, buku mengenai

“siapa kami”, “brand”, “hak anak”, ”Konvensi Hak Anak PBB”, “perlindungan anak”, “UU Perlindungan Anak”, “CVPP”, “ONE Strategy”, “Kebijakan Sumber Daya Manusia”, “Kebijakan Penggunaan ICT”, deskripsi tugas and alat tulis) .

Siapa Kami HROD/VD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Video

1,5 jam 1. Fasilitator mempresentasikan mengenai “Siapa Kami”

kepada karyawan baru.

2. Fasilitator menjawab pertanyaan dari karyawan baru.

Sejarah SOS Children’s Villages HROD/VD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Keping DVD (1)

 Video 1 jam Fasilitator mengambil keping DVD dari toolbox 1 dan memutar film mengenai sejarah SOS Kinderdorf Internasional dan SOS Children’s Villages Indonesia.

Tur ke Fasilitas (Business process)

Penyelia  Peta tempat fasilitas  Berjalan-jalan 1,5 jam Fasilitator membawa karyawan baru untuk mengunjungi dan mengenali fasilitas yang ada (rumah keluarga, kantor, TK, dll).

Brand and Social Meaning Tim FDC  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 DVD (2)

 Presentasi

 Video

 Diskusi

2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “brand and social meaning” kepada karyawan baru.

Reviu dan Checklist dari Penyelia Penyelia  Lembar teka teki silang (3)

 Lembar checklist

 Kuis

 Menulis

 Diskusi

1 jam 1. Penyelia mengambil lembar teka teki silang dari toolbox 1 dan memberikan kepada karyawan baru.

2. Karyawan baru menyelesaikan teka teki silang tersebut.

3. Penyelia memberi tanda “x” di setiap soal yang akan didiskusikan dengan karyawan.

4. Karyawan baru dan penyelia menandatangani

“Checklist dari Penyelia”

(8)

Hari Kedua

Hak Anak Tim

Perlindungan Anak

 Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Diskusi

2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “Hak Anak”.

Kebijakan Perlindungan Anak Tim

Perlindungan Anak

 Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Kerta flipchart

 DVD (1)

 Manual permainan simulasi (2)

 Presentasi

 Diskusi

 Permainan simulasi

2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “Perlindungan Anak”.

2. Fasilitator memfasilitasi terjadinya diskusi yang aktif.

3. Fasilitator mengambil DVD dari toolbox 2 dan memutar film

4. Fasilitator mengambil manual permainan simulasi dari toolbox 2 dan melakukannya.

Undang-undang Perlindungan Anak (UUPA)

Tim

Perlindungan Anak

 Proyektor

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Diskusi

2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “Undang-undang Perlindungan Anak”

Reviu dan Checklist dari Penyelia Tim

Perlindungan Anak

 Kartu hak dan perlindungan anak (3)

 Kuis

 Menulis

 Diskusi

1 jam 1. Penyelia mengambil “Kartu Hak dan Perlindungan Anak” dan memberikan kuis kepada karyawan baru.

2. Peserta menyelesaikan kuis tersebut.

“Checklist dari Penyelia””

(9)

Hari Ketiga

CVPP PD/VD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Kertas flipchart

 Presentasi

 Diskusi 2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan topik “CVPP”

Struktur Organisasi HROD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi 30 menit Fasilitator menjelaskan mengenai struktur organisasi Asosiasi Nasional dan Fasilitas kepada karyawan baru.

ONE Strategy HROD/VD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 DVD (1)

 Manual permainan simulasi (2)

 Presentasi

 Permainan simulasi

2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “ONE Strategy”.

2. Fasilitator memfasilitasi terjadinya diskusi yang aktif.

3. Fasilitator mengambil DVD dari toolbox 3 dan memutar film.

4. Fasilitator mengambil manual permainan simulasi dari toolbox 3 dan melakukannya.

Kebijakan Sumber Daya Manusia HROD  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Diskusi 2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “Kebijakan Sumber Daya Manusia”

Reviu dan Checklist dari Penyelia Penyelia  Lembar kuis dari ONE Strategy (3)

 Kuis

 Menulis

 Diskusi

1 jam 1. Penyelia mengambil lembar kuis “ONE Strategy” dari toolbox 3 dan memberikan kepada karyawan baru.

2. Peserta menyelesaikan kuis tersebut.

“Checklist dari Penyelia””

(10)

Hari Keempat

Kebijakan Penggunaan ICT Staf ICT  Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Diskusi 2 jam 1. Fasilitator mempresentasikan “Kebijakan Penggunaan ICT”

Deskripsi Tugas HROD dan

Penyelia

 Proyektor LCD

 Laptop

 Pengeras suara

 Presentasi

 Diskusi

2 jam 1. Fasilitator menjelaskan deskripsi tugas kepada karyawan baru.

Orientasi Tempat Penyelia  Penjelasan 1 jam 1. Fasilitator membawa karyawan baru untuk mengenali tempat kerjanya (meja, ATK, kamar mandi, tempat istirahat, mesin fotokopi, telfon, fax, dll).

2. Fasilitator memperkenalkan karyawan baru ke karyawan lain.

Dokumen Relevan Penyelia  Dokumen Relevan (4)  Penjelasan 2 jam Fasilitator mengambil dokumen relevan dari toolbox 3 dan menjelaskan ke karyawan baru (setiap dokumen relevan memiliki kode masing-masing, setiap kode adalah dokumen relevan untuk posisi tertentu).

(11)

Hari Kelima

Identifikasi Personal ICT &

HROD

 Komputer

 Mesin Sidik Jari

 Lembar data

karyawan

 Presentasi

 Diskusi

 Menulis

2 jam 1. Fasilitator membuat alamat surel untuk karyawan baru, akun untuk dapat mengakses global intranet dan sidik jari.

2. Karyawan baru mengisi “lembar data karyawan”

Pembuatan Tujuan 3 minggu Penyelia  Deskripsi tugas

 Lembar tujuan (kosong)

 Diskusi

 Menulis

1 jam Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk membuat tujuan kerja 3 minggu, sesuai dengan deskripsi tugasnya.

(12)

Implementasi

Topik PJ Perlengkapan Metode Waktu Kegiatan

Mengimplementasikan tujuan Penyelia  Perlengkapan relevan  Implementasi 3 minggu 1. Karyawan baru mengimplementasikan tujuannya, yang dibimbing oleh penyelia.

2. Penyelia menandatangani setiap tujuan yang sudah dilakukan.

3. Penyelia memberikan komentar yang relevan sebagai masukan.

Reviu, evaluasi tujuan, dan membuat tujuan untuk bulan kedua

Penyelia  Deskripsi tugas

 Lembar tujuan

 Lembar tujuan yang kosong

 Diskusi

 Menulis

2 jam 1. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk mereviu tujuan yang sudah dibuat.

2. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk membuat tujuan bulan kedua berdasarkan hasil reviu dan deskripsi tugas.

Mengimplementasikan tujuan Penyelia  Perlengkapan relevan  Implementasi 1 bulan 1. Karyawan mengimplementasikan tujuannya, dibimbing oleh penyelia.

Reviu, evaluasi tujuan, dan membuat tujuan untuk bulan ketiga

 Lembar tujuan

 Diskusi

 Menulis 2 jam 1. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk mereviu tujuan yang sudah dibuat.

2. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk membuat tujuan bulan ketiga berdasarkan hasil reviu dan deskripsi tugas.

Mengimplementasikan tujuan Penyelia  Perlengkapan relevan  Implementasi 1 bulan 1. Karyawan mengimplementasikan tujuannya, dibimbing oleh penyelia.

Reviu, evaluasi tujuan, dan membuat IWP

 Lembar tujuan

 Diskusi

 Menulis 2 jam 1. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk mereviu tujuan yang sudah dibuat.

2. Fasilitator memfasilitasi karyawan baru untuk membuat IWP sesuai dengan hasil reviu dan deskripsi tugas.

(13)

Inisiasi VD  Suvenir Penyambutan  Perayaan informal

15 menit 1. VD memberikan selamat kepada karyawan baru dan mengumumkannya kepada semua karyawan.

2. HROD menginformasikan hal ini ke semua fasilitas.

(14)

14

EVALUASI

Departemen Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Organisasi sangat menghargai setiap karyawan baru dan penyelia yang mengisi lembar evaluasi ini. Respon Anda akan membantu Departemen Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Organisasi dalam mengevaluasi:

1. Efektivitas dan pencapaian tujuan orientasi

2. Ketepatan waktu dan kelengkapan informasi dalam setiap program 3. Informasi yang diberikan kepada karyawan baru

Lembar yang telah diisi, dikirimkan ke hrod@sos.or.id.

(15)

15

LEMBAR EVALUASI

Bagi karyawan baru

Telah 3 bulan berlalu sejak Anda mulai mengikuti program orientasi ini. Banyak informasi yang telah diberikan dan dipresentasikan mengenai kebijakan, prosedur, dan program di SOS Children’s Villages. Kami menghargai pendapat Anda mengenai informasi yang telah diberikan. Anda diminta untuk menjawab pertanyaan di bawah agar melengkapi program orientasi Anda dan membantu kami meningkatkan pelayanan dalam hal program orientasi.

Gunakan skala di bawah untuk menunjukkan pendapat Anda mengenai seberapa baik proses bagi karyawan baru untuk memenuhi tujuan yang diharapkan. Berikan penilaian mengenai hal-hal di bawah, berdasarkan skala ini:

5 = sangat jelas 4 = cukup jelas 3 = agak jelas 2 = kurang jelas 1 = tidak jelas

Perasaan Saya

1. Saya ingin segera mulai bekerja. ( ) 2. Saya merasa diterima disini. ( )

3. Saya merasakan hubungan kerja yang positif dengan penyelia saya. ( )

4. Saya merasakan hubungan kerja yang positif dengan rekan kerja di departamen/fasilitas dimana saya bergabung. ( )

Tujuan Orientasi

5. Saya menerima informasi yang dibutuhkan. ( ) 6. Saya menerima informasi pada waktu yang tepat. ( )

7. Saya mengetahui apa yang diharapkan dari saya oleh penyelia saya. ( ) 8. Saya memahami tugas dan tanggung jawab saya. ( )

9. Saya memiliki peralatan dan perlengkapan yang saya butuhkan atau saya tahu dimana tempat untuk menemukannya. ( )

10. Hal-hal apa yang paling membantu selama proses orientasi?

11. Hal-hal apa yang tidak membantu, tidak dibutuhkan, atau dapat menunggu untuk diberikan?

12. Hal-hal apa yang tidak diberikan saat pertemuan awal yang Anda sebenarnya ingin tahu?

(16)

16

13. Pertanyaan apa yang Anda miliki mengenai informasi yang diberikan, namun tidak Anda tanyakan?

(17)

17

LEMBAR EVALUASI

Untuk penyelia

Telah 3 bulan berlalu sejak karyawan baru di bawah supervisi Anda (nama karyawan) ______________________________ mengikuti program orientasi. Banyak informasi yang telah diberikan dan dipresentasikan mengenai kebijakan, prosedur, dan program organisasi kita. Kami menghargai pendapat Anda mengenai informasi yang telah diberikan. Anda diminta untuk menjawab pertanyaan di bawah agar melengkapi program orientasi karyawan di bawah supervisi Anda dan membantu kami meningkatkan pelayanan dalam hal program orientasi.

Gunakan skala di bawah untuk menunjukkan pendapat Anda mengenai seberapa baik proses bagi karyawan baru untuk memenuhi tujuan yang diharapkan. Berikan penilaian mengenai hal-hal di bawah, berdasarkan skala ini:

5 = sangat jelas 4 = cukup jelas 3 = agak jelas 2 = kurang jelas 1 = tidak jelas

Tujuan Orientasi

1. Karyawan baru menerima informasi yang dibutuhkan. ( ) 2. Karyawan baru menerima informasi pada waktu yang tepat. ( )

3. Karyawan baru diinformasikan mengenai harapan dari penyelianya. ( )

4. Karyawan baru mendapat penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawabnya. ( ) 5. Karyawan baru memiliki peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan

pekerjaannya atau sudah diberitahu dimana tempat untuk menemukannya. ( )

6. Informasi apa yang ditanyakan oleh karyawan yang dapat dimasukkan ke dalam pertemuan pertama?

7. Hal-hal apa saja di orientasi yang tidak membantu, tidak dibutuhkan, atau dapat menuggu untuk diberikan?

8. Informasi lanjutan apa yang dibutuhkan oleh karyawan sekarang?

9. Pelatihan ketrampilan apa yang dibutuhkan karyawan sekarang?