ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA DALAM RANGKA
MEMINIMALISASI PIUTANG TAK TERTAGIH
SKRIPSI
Program Studi Akuntansi
OLEH :
NAMA : HERMAN
NIM : 041202503125096
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA JAKARTA
2016
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA DALAM RANGKA
MEMINIMALISASI PIUTANG TAK TERTAGIH
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI
Program Studi Akuntansi – Strata 1
OLEH :
NAMA : HERMAN
NIM : 041202503125096
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA JAKARTA
2016
SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI
Yang bertandatangan dibawah ini :
Nama : Herman
Nim : 041202503125096
Program Studi : Ekonomi / Akuntansi
Menyatakan bahwa skripsi ini adalah murni hasil karya sendiri dan seluruh isi skripsi menjadi tanggung jawab saya sendiri. Apabila saya mengutip dari karya orang lain maka saya mencantumkan sumbernya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Saya bersedia dikenai sanksi pembatalan skripsi ini apabila terbukti melakukan tindakan plagiat (penjiplakan).
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Jakarta, Februari 2016
Herman 041202503125096
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
NAMA : HERMAN
NIM : 041202503125096
JURUSAN : EKONOMI / AKUNTANSI
KONSENTRASI : PAJAK
JUDUL SKRIPSI : Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha Dalam Rangka Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih
TANGGAL UJIAN : 17 Februari 2016
JAKARTA, FEBRUARI 2016
Dosen Pembimbing II Dosen Pembimbing I
(Dr. Meifida Ilyas,.SE.,M.Si.,Ak.,CA.,CSRS.,CSRA) (Tagor Darius Sidauruk, SE.,Msi)
Dekan Ketua Jurusan
(Adolphino Nainggolan, SE, M.Ak) (Nur Anissa, SE, M.Si.,Ak.,CA)
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA DALAM RANGKA MEMINIMALISASI PIUTANG
TAK TERTAGIH
OLEH :
NAMA : HERMAN
NIM : 041202503125096
Telah dipertahankan didepan penguji pada tanggal 17 Februari 2016 Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima
Ketua Penguji / Pembimbing I
(Tagor Darius Sidauruk, SE.,Msi)
Anggota Penguji Anggota Penguji
(Dr. Meifida Ilyas,.SE.,M.Si.,Ak.,CA.,CSRS.,CSRA) (Tiolina Evi NP, SE.,Ak.,MM)
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia yang telah diberikan kepada peneliti sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA DALAM RANGKA MEMINIMALISASI PIUTANG TAK TERTAGIH”. Skripsi ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Satya Negara Indonesia.
Penyusunan skripsi ini tidak mungkin terlaksana tanpa bantuan, dorongan bimbingan, serta pengarahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua Orang Tua tercinta Ibu Ruzimar dan Bapak Erik yang telah memberikan yang terbaik pada penulis dan selalu memberikan dukungannya pada saat peneliti menyusun skripsi ini
2. Pembimbing dalam Penyusunan skripsi ini Bapak Tagor Darius Sidauruk, SE.,Msi selaku Dosen Pembimbing I dan Dr. Meifida Ilyas,.SE.,M.Si.,Ak., CA.,CSRS.,CSRA selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan arahan, motivasi dan masukan sampai dengan selesainya skripsi ini
3. Dekan Fakultas Ekonomi Bapak Adolphino Nainggolan, SE, M.Ak 4. Ketua Jurusan Akuntansi Ibu Nur Anissa, SE, M.Si.,Ak.,CA
5. Rektor Universitas Satya Negara Indonesia, Prof Dr. Lijan P. Sinambela, MM, Mpd
6. PT. Biru International yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan penelitian
7. Semua Dosen Fakultas Ekonomi beserta staff TU
8. Teman-teman yang telah yang telah mendukung peneliti untuk menyelesaikan skripsi ini : Riana Mundika, Ridwan Saputra, Bayu, Fera, Citra, Imam, Emil, Eka Firdaningsih, Armelia, dkk.
9. Sahabat seperjuangan Ulfah, Chandra, Rozak, Lina, Hambali, Dian, dkk 10. Special Thank’s untuk Eka Wahyuni yang telah mendukung peneliti dalam
menyelesaikan skripsi ini.
11. Seluruh teman-teman seangkatan Fakultas Ekonomi Universitas Satya Negara Indonesia.
12. Pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada peneliti.
Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa penulisan skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu peneliti mengharapkan serta menghargai segala saran dan kritik dari pembaca. Akhir kata peneliti mengharapkan semoga skripsi ini bermanfaat, baik sebagai bahan perbandingan maupun sebagai penambah pengetahuan.
Jakarta, Februari 2016 Peneliti,
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang pada PT. Biru International.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder, data primer yang dimaksud adalah wawancara langsung dengan bagian terkait dan data sekunder yang dimaksud adalah informasi mengenai penjualan, piutang dagang dan cadangan piutang tak tertagih. Analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif.
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan diketahui bahwa untuk sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang yang berjalan di PT. Biru International sudah berjalan dengan baik, peningkatan cadangan piutang tak tertagih perusahaan disebabkan karena administrasi dari penjualan secara project yang memakan waktu lama dalam pelunasannya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Piutang Dagang, Cadangan Piutang Tak Tertagih.
ABSTRACT
The purpose of this research was conducted to determine and analyze the accounting information system of sales and accounts receivable at PT. Biru International. Data used in this study are primary data and secondary data, Primary data ini question is a direct interview with the relevant section and secondary data in question is information about sales, accounts receivable and reserves for doubtful accounts. Data analysis is qualitative descriptive.
Based on the results of the analysis conducted in mind that for the accounting information system of sales and accounts receivable that are running in the PT. Biru International has been running well, an increase in reserve for bad debt due to the company’s administration of the sales project that takes a long time in the repayment.
Keyword : Accounting information system, Sales, Accounts receivable, Bad debt Allowance.
DAFTAR ISI
LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI i
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ii
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI iii
KATA PENGANTAR iv
ABSTRAK vi
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
DAFTAR LAMPIRAN xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian 1
1.2 Perumusan Masalah 5
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7
2.1.1 Sistem 7
2.1.1.1 Pengertian Sistem 7
2.1.1.2 Karakteristik Sistem 8
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem 10
2.1.2 Informasi 12
2.1.2.1 Pengertian Informasi 12
2.1.2.2 Kualitas Informasi 13
2.1.2.3 Nilai Informasi 13
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi 14 2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 14 2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi 16 2.1.3.3 Desain Sistem Informasi Akuntansi 17 2.1.3.4 Peran SIA dalam Rantai Nilai 18
2.1.3.4 Tujuan Penyusunan SIA 21 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 22
2.2.1 Pengertian Penjualan 22
2.2.2 Klasifikasi Transaksi Penjualan 23
2.2.3 Tujuan Penjualan 23
2.2.4 Fungsi – Fungsi Penjualan 24
2.2.5 Prosedur Penjualan Kredit 24
2.2.6 Dokumen – Dokumen Penjualan Kredit 26 2.2.7 Siklus Transaksi Pada Pesanan Penjualan 29 2.3 Sistem Informasi Akuntansi Piutang 38
2.3.1 Pengertian Piutang 38
2.3.2 Prosedur Piutang Dagang 39
2.3.3 Pendekatan Dasar Aplikasi Piutang Dagang 40
2.4 Piutang Tak Tertagih 41
2.4.1 Pengertian Piutang Tak Tertagih 41 2.4.2 Metode Pencatatan Piutang Tak Tertagih 43 2.4.2.1 Metode Penghapusan Langsung 43 2.4.2.2 Metode Penyisihan Piutang Tak Tertagih 43 2.4.3 Siklus Penghapusan Piutang 48 BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Waktu dan Tempat Penelitian 51
3.2 Sejarah Singkat Perusahaan 51
3.2.1 Visi dan Misi Perusahaan 52
3.2.2 Struktur Perusahaan 53
3.3 Desain Penelitian 54
3.4 Teknik Pengumpulan Data 54
3.5 Jenis Data 56
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 SIA Penjualan PT. Biru Internationnal 57
4.1.1 Latar Belakang SIA PT. Biru International 57 4.1.2 Prosedur SIA Penjualan PT. Biru International 57
4.1.3 Dokumen Penjualan Kredit 62
4.1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan 63 4.2 SIA Piutang PT. Biru International 64 4.2.1 Latar Belakang SIA Piutang PT. Biru International 64 4.2.2 Prosedur SIA Piutang PT. Biru International 64
4.2.3 Dokumen Pembayaran 67
4.3 Pembahasan 68
4.3.1 Perputaran Piutang PT. Biru International 68 4.3.1.1 Perputaran Piutang Tahun 2012 70 4.3.1.2 Perputaran Piutang Tahun 2013 74 4.3.1.3 Perputaran Piutang Tahun 2014 78
4.4 Rekapitulasi Pembahasan 82
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 83
5.2 Saran 85
DAFTAR PUSAKA 86
DAFTAR RIWAYAT HIDUP 87
DAFTAR TABEL
Tabel Hal
2.1 Perbandingan antara metode Cadangan dengan Metode
Penghapusan Langsung 46
4.1 Persentase Cadangan Piutang Tak Tertagih 69
4.2 Data Penjualan Tahun 2012 70
4.3 Laporan Umur Piutang Per 31 Desember 2012 73 4.4 Jadwal Umur Piutang Per 31 Desember 2012 73
4.5 Data Penjualan Tahun 2013 74
4.6 Laporan Umur Piutang Per 31 Desember 2013 77 4.7 Jadwal Umur Piutang Per 31 Desember 2013 77
4.8 Data Penjualan Tahun 2013 78
4.9 Laporan Umur Piutang Per 31 Desember 2014 81 4.10 Jadwal Umur Piutang Per 31 Desember 2014 81
4.11 Rekapitulasi Piutang Tahun 2012 – 2014 82
4.12 Rekapitulasi Cadangan Piutang Tak Tertagih 82
4.13 Rekapitulasi Pembahasan 82
DAFTAR GAMBAR
Gambar Hal
2.1 Faktor yang Mempengaruhi Desain SIA 17
2.2 Rantai Nilai (Value Chain) 19
2.3(a) Merekam Pesanan 30
2.3(b) Kredit 31
2.3(c) Barang Jadi 31
2.3(d) Pengiriman 32
2.3(e) Penagihan 33
2.3(f) Piutang Dagang 34
2.3(g) Buku Besar 35
2.4 Siklus Penghapusan Piutang 50
4.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit 61
4.2 Flowchart Prosedur Pembayaran Piutang 66
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Hal
1. Formulir Piutang Tertagih 88
2. Persetujuan Kredit 89
3. Daftar Umur Piutang 90
4. Surat Pesanan Pelanggan 91
5. DO (Delivery Order) / Surat Jalan 92
6. Faktur Penjualan / Sales Invoice 93
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Derasnya arus globalisasi menyebabkan pengaruh lingkungan usaha di tempat perusahaan beroperasi menjadi semakin luas dan kompleks, segala jenis perubahan yang berkembang di Indonesia akan lebih menghadapi banyak tantangan dari perusahaan sejenis yang bermunculan baik yang berasal dari dalam negeri maupun dari luar negeri.
Hal ini mengakibatkan persaingan yang semakin ketat dan tajam. Untuk menjadi unggul dalam persaingan, perusahaan harus memiliki manajemen yang baik sehingga tujuan utama perusahaan tercapai yaitu mencapai laba yang maksimal secara efektif, efisien dan ekonomis.
Seiring perkembangan teknologi saat ini, penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi merupakan keharusan untuk memperlancar aktivitas-aktivitas dalam perusahaan agar pelaksanaan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Walaupun komputer memerlukan investasi yang lebih besar daripada manusia, namun kecepatan prosesnya memungkinkan untuk dapat menekan biaya yang timbul. Fenomena teknologi informasi ini harus dicermati dengan baik, terutama bagi perusahaan yang sarat akan kebutuhan informasi yang berkualitas, aktual dan terpercaya dalam akses yang cepat dan tidak terbatas. Hal ini membuat banyak perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk membantu
kegiatan usahanya. Berinvestasi dalam teknologi informasi sangatlah penting untuk memberikan kekuatan bagi perusahaan agar dapat bersaing dan dapat mendukung perusahaan dalam mengambil keputusan. Setiap perusahaan mencoba untuk menerapkan sistem informasi agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses bisnis, juga agar mampu memberikan nilai tambah yaitu berupa competitive advantage dalam persaingan bisinis.
Penjualan kredit melibatkan dua pihak yaitu pihak yang memberi kredit dan pihak yang menerima kredit, di mana akan timbul piutang bagi pihak kreditur dan hutang bagi pihak debitur. Akibat dari kebijakan penjualan secara kredit akan menimbulkan hak penagihan piutang. Dalam arti luas, istilah piutang dapat dipergunakan bagi semua hak terhadap pihak lain. Menurut Hendri Soemantri (2000 : 151), piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli akibat dari adanya transaksi penjualan kredit. Piutang merupakan salah satu komponen dari kelompok aktiva lancar. Piutang dagang memiliki tingkat kecairan nomor dua setelah kas / bank.
Piutang usaha yang muncul, apabila tidak dapat dibayarkan atau terjadi kemungkinan klien bangkrut atau menghilang, maka akan mengakibatkan munculnya piutang tak tertagih. Hal ini disebabkan karena dalam transaksi kredit ini ada tenggang waktu sebelum pelunasan hutang dari pihak debitur dan kondisi ini komponen piutang tak tertagih kemungkinan besar masih bisa terjadi. Untuk mengatasi hal ini maka
diperlukan pengawasan yang ketat oleh manajemen perusahaan terhadap pengendalian piutang untuk menghindari kerugian yang cukup besar.
Penerapan teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi bisnis dan strategi sistem teknologi informasi. Dengan adanya Sistem Informasi Penjualan, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggannya, dan diharapkan loyalitas pelanggan dapat meningkat dan penjualan perusahaan juga akan meningkat, dan Sistem Informasi Akuntansi Piutang membantu perusahaan untuk menangani piutang sehingga resiko piutang terlambat bayar atau piutang tak tertagih menjadi berkurang.
Tidak ada satu pun dari perusahaan yang mengharapkan bahwa dari sekian banyaknya debitur terdapat sebagian yang tidak bisa membayar kewajibannya walaupun dalam proses pemberian kredit telah di teliti sebaik baiknya. Namun, pada kenyataannya resiko tak tertagih atas sejumlah piutang pasti akan ditemui. Untuk itu perusahaan seringkali membuat daftar piutang berdasarkan umurnya (aging schedule) untuk memudahkan perhitungan piutang yang beredar kemudian menghitung cadangan kerugian piutang yang akan dibebankan pada akhir periode untuk mengakomodasikan kemungkinan piutang tak tertagih.
PT. Biru International adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor bahan-bahan bagunan. Produk yang dijual seperti : Door
Hardware, Gypsum/Akustikdan Security System yang tentunya dengan design, bahan, ukuran dan warna yang berbeda-beda. Penjualan yang dilakukan oleh PT. Biru International ada 4 cara, yaitu: penjualan retail (satuan), penjualan pada toko/ agen, penjualan secara konsinyasi, dan penjualan proyek atau partai besar. Penjualan pada toko atau agen melibatkan transaksi piutang, dimana setiap kali ada penjualan di toko atau agen tersebut maka pembayaran biasaya dilakukan secara tempo yakni 14/30/45/60 hari sejak diterimanya barang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Sama halnya dengan penjualan secara partai besar atau project dimana adanya suatu kontrak atau perjanjian antara kedua belah pihak biasanya apabila terjadi penjualan secara partai besar atau project adanya DP minimal 30% sisanya dibayarkan per progress pengiriman barang ke proyek tersebut . Proses penagihan piutang terkadang menjadi masalah karena piutang yang telah bayar atau telat ditagih dan lambat laun memiliki potensi menjadi piutang tak tertagih. Saat ini memang PT. Biru International sudah menggunakan software accurate sebagai sistem yang mendukung aktivitas di dalam operasional perusahaan. Akan tetapi walaupun perusahaan tersebut sudah dilengkapi dengan sistem masih banyak piutang yang seharusnya sudah jatuh tempo namun belum dilakukan penagihan, karena itu saya melakukan penelitian “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha Dalam Rangka Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih”.
1.2 Perumusan Masalah
Dari beberapa uraian yang dikemukakan pada latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang telah diterapkan oleh PT. Biru International ?
2. Apakah sistem informasi akuntansi tersebut dapat meminimalkan piutang tak tertagih ?
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang diterapkan oleh PT. Biru International.
b. Untuk mengetahui apakah dengan sietem informasi akuntansi yang ada pada PT. Biru International dapat meminimalkan piutang tak tertagih.
Adapun kegunaan dan manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : a. Bagi Penulis
1. Sebagai bahan perbandingan serta pengaplikasian dalam menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh secara teori selama dibangku perkuliahan dengan praktek kerja dilapangan.
2. Mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha untuk meminimalilasi piutang tak tertagih
3. Mengetahui perkiraan piutang tak tertagih perusahaan atas transaksi penjualan secara kredit
4. Sebagai salah satu syarat bagi penulis untuk mencapai gelar sarjana ekonomi pada Fakultas Ekonomi/Akuntansi Univ. Satya Negara Indonesia
b. Bagi Perusahaan
Penulis berharap dengan penelitian ini dapat memberikan masukan-masukkan yang bermanfaat kepada manajemen untuk menghindari besarnya beban pitang tak tertagih .
c. Bagi Pihak Lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai pengembangan keilmuan khususnya bagi mahasiswa/i yang mendalami bidang sistem informasi akuntansi sebagai media refrensi dalam penelitiannya.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Sistem
2.1.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Mashall B. Romney dan Paul John Steinbart (2014:3) Sistem (System) adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Menurut Jogiyanto (2009:34) sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.
Menurut Sutarman (2009:5) Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.
Menurut Jimmy L.Goal (2008:9) sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila satu unit macet atau terganggu unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.
Sedangkan Menurut Jurnal CCIT (2007:56) sistem didefinisikan oleh Fredick H.W.U yaitu suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungan untuk mencapai sasaran tertentu, suatu sistem menunjukkan
tingkah lakunya melalui interaksi diantara komponen-komponen didalam sistem dan diantara lingkungannya.
Jadi dapat disimpulkan sistem adalah suatu kesatuan atau komponen yang saling berhubungan guna untuk mencapai suatu kesatuan.
2.1.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut Agus Mulyanto (2009:2) mengatakan suatu sistem mempunyai karakteristik agar sistem dapat dibedakan dengan sistem yang lain, diantaranya :
1. Komponen Sistem (Components Sistem)
Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi didalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem, sedangkan sistem yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan
ataupun yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukkan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung suatu sistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lain membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input)
Masukkan atau input merupakan energi yang dimasukkan ke adalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input), yaitu bahan yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukkan sinyal (signal input), yaitu masukkan yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukkan dalam sistem lain atau hanya sebagai sisa sistem pembuangan.
7. Pengolah Sistem (process)
Pengolahan (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukkan menjadi keluaran yang diinginkan.
8. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau (objective) atau tujuan (goal). Apabila sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem.
Tanpa adanya tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan terkendali.
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Agus Mulyanto (2009:8) mengatakan bahwa sistem pun dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang, sebagai berikut : 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau gagasan yang tidak nampak secara fisik. Misalnya sistem agama/teologi. Sistem Fisik (physical system)adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat dengan mata. Misalnya, sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem transportasi.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alam, bukan buatan manusia. Misalnya sistem tatasurya, sistem rotasi bumi. Sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang terjadi melalui rancangan dan cambur tangan manusia.
Misalnya sistem komputer, sistem transportasi.
3. Sistem Tertentu dan Tak Tertentu
Sistem tertentu (deterministic system) adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi diantara bagian- bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Misalnya sistem komputer karena operasinya dapat diprediksi berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tertentu (probabilistic system) adalah sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem persediaan.
4. Sistem Tertutup dan Terbuka (Open System)
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan diluar sistem. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah sistem relatif tertutup (relative closed system) sistem relatif tertutup biasanya mempunyai masukkan dan keluaran yang tertentu serta tidak berpengaruh terhadapa keadaan di luar sistem.
Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar dan dapat berpengaruh dengan keadaan lingkungan luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem lain dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini mampu beradaptasi dan memeliki sistem pengendalian yang baik karena lingkungan luar yang bersifat merugikan dapat mengganggu jalannya proses didalam sistem..
2.1.2 Infomasi
2.1.2.1 Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Beberapa ahli mendefinisikan informasi sebagai berikut:
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2014:4)
“Informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi”.
Menurut Agus Mulyanto (2009:12) “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya., sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata”.
Menurut Jogiyanto (2008:36) “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.
Menurut Jimmy L Goal (2008:8) “Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah kedalam bentuk yang berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipaham dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah, dibentuk atau dimanupulasi sesuai dengan keperluan tertentu.
2.1.2.2 Kualitas Informasi
Menurut Agus Mulyanto (2009:20) bahwa suatu informasi merupakan data yang telah diolah dan bermanfaat, maka dari itu ada beberapa kualitas informasi, diantaranya:
1. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan akurat apabila jelas maksudnya dan tidak ada kesalahan-kesalahan.
2. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
3. Tepat Waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
2.1.2.3 Nilai Informasi
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2014:4)
“nilai informasi (value of information) adalah keuntungan yang dihasilkan oleh informasi dikurangi dengan biaya untuk memproduksinya.
Keuntungan informasi meliputi berkurangnya ketidakpastian., peningkatan pengambilan keputusan, dan meningkatkan kemampuan untuk merencanakan dan menjadwalkan aktivitas. Biaya ini mencakup waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk menghasilkan dan mendistribusikan informasi. Biaya informasi dan keuntungan menjadi sulit untuk diukur dan sulit untuk ditentukan nilai informasinya sebelum dilakukan proses produksi dan pemanfaatan. Nilai informasi yang diharapkan sebaiknya dihitung secara efektif sehingga biaya untuk mendapatkan informasi tersebut tidak melebihi keuntungannya” .
Menurut Jogiyanton, H.M (2008:11) “Nilai adalah suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya”. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2014:10)
“Sistem informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.
Menurut Krismiaji (2010:3) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis”.
Menurut Mulyadi (2010:3) “Sistem Informasi Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2012:4) “Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Dari beberapa definisi diatas maka dapat disimpukan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari berbagai komponen yang bertujuan untuk dapat menghasilkan informasi mengenai keuangan yang akan dijadikan dasar pengambilan keputusan.
2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari enam komponen menurut Mashall B Romney & Paul John Stainbart (2014:11)
1. Orang yang menggunakan sistem
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya.
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data
5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi.
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data Sistem Informasi Akuntansi.
Enam komponen tersebut memungkinkan Sistem informasi akuntansi untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, personal organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti melakukan penjualan, atau membeli bahan baku, yang sering diulang.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya dan personel.
3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan aset dan data organisasi.
2.1.3.3 Desain Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mashall B. Romney & Paul John Steinbart (2014:11) Sistem informasi Akuntansi yang didesain dengan baik, maka dapat menambah nilai untuk organisasi dengan :
1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa 2. Meningkatkan efesiensi
3. Berbagi Pengetahuan. Berbagi pengetahuan dann keahlian dapat meningkatkan operasi dan membertikan keunggulan kompetitif.
4. Meningkatkan efisiensi efektifitas rantai pasokannya
5. Meningkatkan struktur pengendalian internal. Sistem dengan struktur pengendalian internal yang tepat dapat membantu melindungi sistem dari kecurangan, kesalahan, kegagalan sistem, dan bencana.
6. Meningkatkan pengambilan keputusan.
Gambar 1.1 Faktor-Faktor Yang mempengaruhi Desain SIA Budaya
Organisasi
Teknologi Infomasi
Startegi
SIA
Gambar1.1 menunjukkan tiga faktor yang mempengaruhi desain SIA, yaitu perkembangan teknologi informasi (TI), strategi organisasi dan budaya perusahaan . Karena SIA berfungsi dalam organisasi, maka SIA harus didesain dengan mencerminkan nilai-nilai dari budaya organisasi.
Jadi Gambar 1.1 juga menunjukkan bahwa budaya organisasi mempengaruhi desain SIA. Akan tetapi pehatikan bahwa panah antara budaya organisasi dan SIA menunjukkan dua arah. Meskipun budaya organisasi seharusnya mempengaruhi desain SIA, penting diketahui juga bahwa desain SIA juga dapat mempengaruhi budaya organisasi dengan mengendalikan arus informasi didalam organisasi.
2.1.3.4 Peran SIA Dalam Rantai Nilai (Value Chain)
Kebanyakan orgganisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan mereka. Hal ini membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda Gambar 1.2 menunjukkan bahwa kegiatan tersebut dapat dikonsepsualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain).
Menuruut Marshall B. Romney (2014:14) Rantai nilai organisasi terdidi dari lima aktivitas yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya yaitu :
1. Inbound Logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukkan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukkan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi. Sebagai contoh,
aktivitas perakitan didalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.
3. Outbond Logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi dari pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbond logistic.
4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk dihasilkan organisasi. Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.
5. Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada pelanggan misalnya, pelayanan perbaikkan dan perawatan .
Gambar 1.2 Rantai Nilai (Value Chain)
Aktivitas Pendukung
Aktivitas Utama
1. Infrastruktur Perusahaan 2. Sumber Daya Manusia 3. Teknologi
4. Pembelian (purchasing)
Inbound Logistics
Pelayanan (service) Pemasara
n dan Penjualan Outbond
Logistics Operasi
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat katagori :
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keungan hukum dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakkan, pelatihan dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa.
Contohnya adalah penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website dan desain produk.
4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
Ingat bahwa sistem sering terdiri dari subsistem, jadi tiap tahap dalam rantai nilai organisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari satu kumpulan berbagai aktivitas. Sebagai contoh tahap pemasaran dan penjualan melibatkan aktivtas-aktivitas penelitiann pasar, menghubungi para pelanggan lewat telpon, memproses pesanan dan menyetujui kredit.
Sebagai tambahan, rantai nilai organisasi itu sendiri adalah suatu bagian dari sistem lebih besar. Organisasi berinteraksi dengan para pemasok, distributor dan pelanggan.
2.1.3.5 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan utama penyusunan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi suatu organisasi perusahaan menurut Krismaji (2005:188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Kemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh sistem harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.
2. Ekonomis, manfaat sistem harus melebihi pengorbanannya.
3. Daya andal, sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap.
4. Ketersediaan, para pemakai harus dapat mengakses senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya.
5. Service pelanggan, servise yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan.
6. Kapasitas, kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan perusahaan
7. Praktis, sistem harus mudah digunakan.
8. Fleksibelitas, sistem harus mampu mengakomodasi perubahan- perubahan yang terjadi dari lingkungan sistem.
9. Daya telusur, sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang serta memudahkan penyelesaian persoalan pengembangan sistem dimasa mendatang.
10. Daya audit, daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya.
11. Keamanan, hanya personal yang berhak saja yang dapat mengakses atau dijinkan mengubah data sistem.
Dari uraian diatas dapat dijelaskan bahwa suatu sistem informasi akuntansi harus berguna, tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan, serta meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dalam memberikan informasi dari segi intern dan ekstern dan berguna bagi manajemen dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan. Secara umum fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal mungkin agar sistem informasi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang tersruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya, serta secara keseluruhan informasi tersebut mengandung ari yang berguna.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 2.2.1 Pengerian Penjualan
Penjualan adalah tindak lanjut dari pemasaran dan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan.
Mulyadi (2008:202) mendefinisikan penjualan adalah “kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang tau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikkan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.
2.2.2 Klasifikasi Transaksi Penjualan
Berikut ini adalah klasifikasi deari penjualan menurut Mulyadi (2010:455):
1. Penjualan secara Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
2. Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
3. Penjualan Cicilan / Angsuran
Penjualan angsuran adalah menyerahkan produk milik penjual kepada pembeli dengan menerima uang muka (down payment), dan sisanya dalam bentuk pembayaran cicilan selama beberapa tahun.
4. Penjualan Konsinyasi
Penjualan konsinyasi adalah situasi yang pihak pemegang barang persediaan bertindak sebagai agen bagi pemilik sebenarnya.
2.2.3 Tujuan Penjualan
Menurut Basu Swastha dan Irawan (2000:404) bagi perusahaan pada umumnya mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualan, yaitu:
1. Mencapai volume penjualan tertentu
2. Mendapatkan laba tertentu
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.2.4 Fungsi-Fungsi Penjualan
Krismiaji menguraikan dalam bukunya sistem informasi akuntansi (2011:275) menyatakan bahwa bagian-bagian penjualan dibagi menjadi beberapa bagian/ fungsi, yaitu :
1. Fungsi penjualan
Fungsi ini adalah menerima surat pesanan dari pihak pembeli dan membuat surat order penjualan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi kredit adalah atas dasar surat pesanan dari pembeli yang diterima fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
Adalah bagian gudang yang bertugas untuk menyimpan persediaan barang dagangan serta mempersiapkan barang dagangan yang akan dikirim.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini mengeluarkan surat order penjualan dan kemudian membuat nota pengiriman atas barang yang telah dipesan.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertugas untuk membuat faktur penjualan dan kemudian didistribukan kepada pelanggan .
2.2.5 Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008:210) penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli sesalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Adapun prosedur-prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini bagian penjual menerima order dari pembeli dan menambah informasi penting pada surat order dari pembeli. Bagian penjualan kemudian membuat faktur penjualan dan mengirimnya kepada bagian yang lain untuk memungkinkan bagian tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan yang diterima dari bagian gudang.
3. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini bagian penagihan menerima faktur penjualan dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik bagian penagihan mambuat surat tagiahan dan mengirimkannya kepada pembeli yang dilampiri dengan faktur penjualan.
5. Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan.
2.2.6 Dokumen-Dokumen dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008:214) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Surat order pengiriman terdiri dari beberapa macam yaitu sebagai berikut :
a. Surat Order Pengiriman
Merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.
b. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
c. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokuen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepda pelanggan untuk memberi tahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
d. Surat Muat (Bill Of Loading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat tiga rangkap, dua lembar untuk perusahaan angkutan umum dan yang satunya lagi disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
e. Slip Pembungkusan (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkusan barang berguna untuk memudahkan penerimaan barang.
f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum didalamnya.
g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsip oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
2. Faktur Penjualan dan Tembusan
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang tembusan surat order pengiriman yang terdiri dari :
a. Faktur Penjualan
Merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
b. Tembusan Piutang
Merupakan tembusan faktur yang dikirim oleh fungsi penagihan dan fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang kedalam buku besar.
3. Rekapitulasi harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selam jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi.
4. Bukti Memorial
Merupakan dokuem sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan
dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dallam priode akuntansi tertentu.
2.2.7 Siklus Transaksi Pada Pesanan Penjualan
Menutut George H. Bodnar (2003:375) mengilustrasikan bagan arus analitis dari standar proses bisnis pesanan penjualan dimana pesanan pelanggan dipenuhi dari persediaan produk jadi. Seperti tampak gambar 2.3, gungsi-fungsi tersebut adalah pembukuan pesanan penjualan (pesanan entry), kredit, produk jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar.
1. Pembukuan Pesanan Penjualan
Fungsi pesanan penjualan memulai pemrosesan pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan memuat deskripsi mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu alamat penagihan. Apabila terdapat selisih waktu yang cukup besar antara saat dieterimanya pesanansampai dengan dikirimnya barang, maka dapat dibuat surat pemberitahuan (acknowledment notice) kepada pelanggan yang menyatakan bahwa pesanan telah diterima dan pengiriman sedang diproses.
Harga yang dimasukkan kedalam pesanan penjualan harus disetujui oleh manajemen organisasi yang independen terhadap fungsi penjualan. Daftar harga induk sebagaimana pada gambar 2.3 menekankan pengendalian ini. Daftar harga induk yang disiapkan secara independen mencakup harga-harga yang telah disetujui oleh manajemen berlaku untuk masa tertentu dan akan menjadi rujukan bagi pembuatan pesanan penjualan.
Pesanan
Pelanggan Masukkan
Pesanan
Membuat Pesanan
Pesanan Penjualan Daftar harga
induk
Database Pesanan
Gambar 2.3 (a) Merekam Pesanan
Menyiapkan daftar pengeluaran
barang
Daftar Pengeluar an barang
Mengambil Pesanan
Pemrosesan atas Pengiriman
Daftar pengambilan barang beserta barangnya
Database Persediaan
Database Pesanan
Menuju Dept.
Pengiriman Mengakses
data pesanan baru
Pesanan
Penjualan Menyetujui
kredit
Pemrosesan Kredit
Pesanan Penjualan
yang disetujui
Pesanan yang telah disejutui yang diterbitkan untuk pemrosesan lebih
lanjut File File kredit
Database Pesanan
Gambar 2.3 (b) Kredit
Gambar 2.3 (c) barang jadi
Pesanan penjualan pada intinya merupakan dokumen internal.
Faktur adalah dokumen lain yang biasanya disiapkan setelah barang benar- benar dikirim dan nota pengiriman telah dikirimkan ke departemen penagihan.
Barang jadi
Daftar pengambilan barang beserta barangnya
Daftar pengepakkan barang
Mencocokkan pesanan pengiriman
Pemrosesan atas pengiriman
Daftar pengambilan barang beserta barangnya
Surat pengiriman barang
Pelanggan
Database pesanan
Gambar 2.3 (d) Pengiriman
2. Kredit
Status kredit pelanggan harus diverivikasi sebelum dilakukan pengiriman barang. Untuk pelanggan tetap, kegiatan pengecekkan kredit mencakup pengujian apakah jumlah kredit yang diberikan tidak melampaui otorisasi umum atau khusus dari manajemen.
Daftar Faktur
Menyiapkan pembukuan ke jurnal (buku harian)
Menyiapkan Faktur
Pemrosesan Faktur
Voucher jurnal
Faktur
Database Pesanan
Secara Periodik
Pelanggan
Buku Besar
Gambar 2.3 (e) Penagihan
