V. HASIL DAN PEMBAHASAN A. KONDISI PERUSAHAAN
a. Proses Produksi
Proses produksi merupakan rangkaian operasi yang dilalui bahan baku baik secara fisik maupun kimia untuk meningkatkan nilai tambah dan nilai jualnya. Proses produksi di PT.Gasandry berdasarkan make to order yaitu tidak ada proses produksi yang dilakukan sebelum pesanan datang. Apabila pesanan datang barulah dibuat perencanaan sesuai dengan spesifikasi permintaan.
Proses produksi pada PT.Gasandry termasuk ke dalam tipe intermittent atau kegiatan pengolahan yang terputus-putus, dimana bahan-bahan diolah melalui beberapa tahap tetapi tahap-tahap tersebut bukan merupakan suatu rangkaian yang terus menerus. Kapasitas produksi maksimal PT.Gasandry adalah 2000 dus/hari. Proses produksi di PT.Gasandry berlangsung setiap hari dengan menghasilkan berbagai jenis produk dengan jumlah sekitar ± 1200 dus/hari.
Kegiatan produksi di PT.Gasandry dilakukan selama 6 hari kerja yakni Senin sampai Sabtu dengan 8 jam kerja dalam satu hari.
PT.Gasandry merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pangan dan mempunyai 6 jenis produk yang terdiri dari 5 jenis produk olahan kopi dan 1 jenis produk bukan olahan kopi. Setiap produk memiliki proses pengolahan yang berbeda-beda. Produk olahan kopi yang dihasilkan PT.Gasandry yaitu kopi jahe susu, kopi instan, kopi gula, kopi susu dan kopi moka. Sedangkan produk bukan kopi adalah gula jahe. Jenis produk yang diproduksi oleh PT.
Gasandry dapat dilihat pada Tabel 1. Bahan baku dari kelima jenis produk olahan kopi adalah kopi bubuk.
Tahapan produksi kopi di PT. Gasandry secara garis besar meliputi pencampuran dan pengemasan, namun pada pengolahan kopi moka dan kopi susu terdapat tahap penggilingan. Hal ini dilakukan karena bubuk kopi yang diinginkan untuk kedua produk itu harus memiliki tekstur yang lebih halus dibandingkan bubuk kopi yang dibutuhkan untuk bahan baku produk kopi lain.
Pada produk gula jahe hanya mengalami proses pengemasan dengan bahan
baku terda baku terda
u gula dan j apat pada G
jahe. Adapu Gambar 13.
un gambaraan secara um mum dari prroses produ uksi kopi
Tabeel 1. Jenis P Produk padaa PT.Gasand dry
No
No
Je Je 1 Kopi
2 Kopi
3 Kopi
4 Kopi
5 Kopi
6 Gula
enis Produ i Jahe Susu
i Instan
i Moka
i Susu
i Gula
a Jahe k
Prod dari kopi.
Prod dari k
Prod dari dan c
Prod dari susu.
Prod dari k
Prod dari g
Deskripsi duk minuma
gula, jahe .
duk minuma kopi,gula d
duk minuma kopi,gula coklat.
duk minuma kopi,gula, .
duk minuma kopi dan gu
duk minuma gula dan jah
i Produk an yang te e, kremer
an yang te dan kremer.
an yang te kremer,
an yang te kremer
an yang te ula.
an yang te he.
G erdiri
dan
erdiri
erdiri
susu
erdiri
dan
erdiri
erdiri
Gambar Prroduk
Bahan Baku
Gambar 13. Proses produksi kopi
Mesin yang digunakan pada proses produksi di perusahaan yaitu mesin penggilingan, mesin pencampuran,dan mesin pengemasan. Jumlah mesin yang tersedia bagi setiap produk dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Jumlah Mesin yang Tersedia Untuk Setiap Produk
No Produk
Mesin Penggilingan Mesin Pencampuran Mesin Pengemasan Jumlah
Mesin
Kapasitas (kg/jam)
Jumlah Mesin
Kapasitas (kg/jam)
Jumlah Mesin
Kapasitas (kg/jam)
1 Kopi Jahe Susu - - 3 1440 4 240
2 Kopi Susu - - 1 480 2 120
3 Kopi Moka - - 1 480 2 120
4 Kopi Instan - - 1 480 2 120
5 Kopi Gula - - 2 960 2 120
6 Gula Jahe - - 0 0 2 120
Total 4 360 8 3840 14 840
Mesin penggilingan hanya dipakai oleh produk kopi susu dan kopi moka dengan 2 mesin masing-masing berkapasitas 120 kg/jam dan 2 mesin yang lain masing-masing berkapasitas 60 kg/jam. Kapasitas mesin penggilingan yang digunakan dalam proses produksi perusahaan yaitu 60 kg/jam atau 360 kg/hari
Penimbangan
Pencampuran
Pengemasan Penggilingan
Produk
apabila diasumsikan jam kerja efektif adalah 6 jam per hari. Jika pada hari yang sama terdapat proses produksi kopi susu dan kopi moka maka proses penggilingan bubuk kopi untuk bahan baku produk kopi susu dan kopi moka dapat dilakukan pada mesin giling yang sama. Banyaknya kopi bubuk yang digiling merupakan jumlah total kopi bubuk yang dibutuhkan untuk memproduksi produk kopi susu dan kopi moka. Setelah bubuk kopi selesai digiling barulah dilakukan proses pemisahan bubuk kopi sesuai dengan kebutuhan masing-masing produk.
Mesin pencampuran (mixing) berfungsi mendapatkan adonan kopi yang homogen. Jumlah mesin pencampuran yang tersedia untuk masing-masing produk berbeda-beda. Kopi jahe susu memiliki 3 mesin pencampuran yang kapasitas totalnya 1440 kg/jam dan kopi gula memiliki 2 mesin pencampuran dengan kapasitas totalnya 960 kg/jam. Sedangkan kopi susu, kopi moka, dan kopi instan masing-masing memiliki 1 mesin pencampuran dengan kapasitas 480 kg/jam.
Setelah bahan baku mengalami proses pencampuran maka selanjutnya
adalah proses pengemasan. Ruang pengemasan dibagi menjadi 2 yaitu ruang
pengemasan 1 dan ruang pengemasan 2. Ruang pengemasan 1 merupakan
ruang pengemasan untuk produk kopi jahe susu dan gula jahe, sedangkan ruang
pengemasan 2 merupakan ruang pengemasan untuk produk kopi susu, kopi
moka, kopi instan dan kopi gula. Pemisahan ruang ini didasarkan agar aroma
jahe yang terdapat pada produk kopi jahe susu dan gula jahe tidak mencemari
aroma kopi yang terdapat pada kopi susu, kopi moka, kopi instan maupun kopi
gula. Jumlah mesin yang terdapat pada ruang pengemasan 1 adalah 6 mesin
pengemasan yang terdiri dari 4 mesin untuk produk kopi jahe susu dan 2 mesin
untuk produk gula jahe. Mesin pengemasan memiliki kapasitas 60 kg/jam atau
360 kg/hari. Pada ruang pengemasan 2, terdapat 10 mesin pengemasan yang
digunakan untuk masing–masing produk,jadi setiap 1 (satu) produk memiliki 2
mesin pengemasan yang berkapasitas 60 kg/jam.
b. Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi di PT.Gasandry dilakukan oleh bagian produksi PT.Gasandry. Bagian produksi PT.Gasandry ini bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan produksi sehingga permintaan konsumen dapat selalu terpenuhi. Perencanaan merupakan bagian penting dalam melakukan proses produksi , dimana penjadwalan termasuk didalamnya. Salah satu input untuk melakukan penjadwalan adalah data pesanan yang merupakan jumlah produk yang dipesan oleh distributor. Aliran informasi pesanan berawal dari permintaan konsumen melalui distributor pabrik yaitu PT. Sinar Gunung Sejati (SGS) , yang merupakan perusahaan distributor di bawah PT.Gasandry.
Permintaan konsumen berasal dari retail-retail dan distributor cabang yang selanjutnya masuk ke distributor utama. Distributor utama akan menginformasikan kepada divisi produksi dalam bentuk data pesanan. Data pesanan konsumen diberikan sekali dalam 3 bulan yang artinya terdapat empat periode pesanan dalam satu tahun. Data pesanan periode pertama merupakan data pesanan konsumen untuk tiga bulan pertama produksi. Batas waktu pemberian data pesanan ke divisi produksi adalah setiap tanggal 14 pada bulan terakhir periode yang bersangkutan. Hal yang menjadi pertimbangan dalam penentuan waktu penyerahan data pesanan yaitu agar terdapat tenggang waktu untuk menyiapkan bahan baku dan bahan kemasan yang dibutuhkan. Proses pengiriman pesanan dilakukan rutin pada setiap akhir bulan. Data pesanan PT.
Gasandry untuk periode pertama yaitu untuk bulan Januari hingga Maret 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Data Pesanan PT.Gasandry Pada Bulan Januari-Maret 2010
Jenis Barang Januari 2010 (dus)
Februari 2010 (dus)
Maret 2010 (dus)
Kopi Gula 555 1634 6150
Kopi Susu 2784 3021 3604
Kopi Moka 0 723 3101
Kopi Jahe Susu 9129 12550 11063
Jahe Gula Instan 1811 3586 4474
Kopi Instan 576 1404 2640
Total 14855 22918 31032
Tahapan selanjutnya adalah proses penjadwalan produksi. Di perusahaan, proses penjadwalan produksi tidak dilakukan dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia. Hal ini menyebabkan tingginya waktu menganggur (idle time) dan banyaknya tenaga kerja yang mengganggur. Proses pemesanan sampai pengiriman produk jadi ke konsumen yang diterapkan di PT.Gasandry terdapat pada Gambar 14.
Gambar 14. Aliran Informasi Pesanan dan Perencanaan Produksi PT.Gasandry
c. Utilisasi Sumber Daya
Sumber daya adalah berbagai jenis barang dan jasa yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk diolah guna membuat barang atau jasa yang lain, seperti
sumberdaya mesin dan tenaga kerja. Penggunaan sumber daya produksi di
PT.Gasandry selama ini belum optimal jika dilihat dari hasil perhitungan
utilisasi sumber daya produksi dari bulan Januari-Maret 2010. Nilai utilisasi
sumber daya sesuai dengan kondisi perusahaan dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Utilisasi Sumber Daya Sesuai Dengan Kondisi Perusahaan
Produk
Utilisasi Mesin Utilisasi Tenaga
Kerja (orang) Mesin Penggilingan (%) Mesin Pencampuran (%) Mesin Pengemasan (%)
Januari Februari Maret Januari Februari Maret Januari Februari Maret
Kopi Jahe Susu - - - 29.33 33.00 33.33 22.00 25.00 25.00 ‐
Kopi Moka - - - 0 17.39 53.85 0 8.70 26.92 ‐
Kopi Susu - - - 56.00 65.22 73.08 28.00 32.61 36.54 ‐
Kopi Instan - - - 12.00 39.13 57.69 6.00 19.57 28.85 ‐
Kopi Gula - - - 4.00 19.57 46.15 4.00 19.57 46.15 ‐
Gula Jahe - - - - - - 26.00 39.13 50.00 ‐
Rata-rata 14.00 8.00 8.00 20.27 34.86 52.82 14.33 24.10 35.58 30
Pada tabel terlihat bahwa tenaga kerja di bagian produksi PT.Gasandry adalah 30 orang/hari. Penggunaan tenaga kerja tersebut dinilai kurang mempertimbangkan kesesuaian antara kebutuhan produksi dengan jumlah tenaga kerja yang seharusnya dipergunakan, sehingga ada beberapa tenaga kerja yang tidak memiliki tugas secara jelas pada saat jam kerja. Hal inilah yang menyebabkan banyak terciptanya waktu menganggur (idle) tenaga kerja selama kegiatan produksi berlangsung.
Pada Tabel diatas juga dapat dilihat nilai utilisasi setiap mesin. Nilai utilisasi ini didapat dari perbandingan antara waktu sebenarnya (riil) pemakaian mesin dengan waktu pemakaian mesin menurut jadwal yang ada. Nilai utilisasi mesin penggilingan dari bulan Januari hingga Maret 2010 adalah 14 %, 8% , dan 8 %. Nilai utilisasi mesin pencampuran dari bulan Januari hingga Maret adalah 20,27 %, 34,86 %, dan 52,82 %. Sedangkan nilai utilisasi mesin pengemasan setiap bulannya adalah 14,33 %, 24,10 %, dan 35,58 %.
Variasi nilai utilisasi mesin penggilingan dari Januari-Maret 2010 terjadi
karena permintaan terhadap produk kopi susu dan kopi moka mengalami
peningkatan. Proses penggilingan untuk kopi moka dan kopi susu dilakukan
secara bersamaan, hal ini terjadi karena tidak terdapat perbedaan pada jenis
kopi yang akan diolah menjadi kopi moka atau kopi susu. Hal ini menyebabkan
mesin penggilingan yang digunakan tidak berbeda. Pada kondisi nyata,
PT.Gasandry melakukan proses penggilingan kopi tidak pada hari yang sama
dengan waktu proses produksi untuk kopi susu dan kopi moka.
Pada mesin pencampuran dan mesin pengemasan nilai utilisasi juga mengalami variasi nilai utilisasi. Perbedaaan nilai ini disebabkan karena adanya perbedaan permintaan terhadap masing-masing produk setiap bulannya sehingga jumlah waktu penggunaan mesin juga mengalami perbedaan. Masih rendahnya permintaan produk pada PT.Gasandry mengakibatkan tingkat penggunaan mesin (utilisasi) kecil, karena jumlah mesin yang tersedia lebih besar daripada kebutuhan produksi saat ini.
B. PENYUSUNAN PENJADWALAN PRODUKSI
Penjadwalan produksi merupakan suatu unsur yang penting dalam perencanaan produksi pada suatu perusahaan. Penjadwalan produksi yang baik akan mengoptimalkan utilisasi sumber daya yang tersedia sehingga perusahaan dapat mencapai target produksi yang telah ditetapkan. Penentuan teknik yang digunakan dalam penjadwalan produksi mempertimbangkan beberapa faktor yaitu volume produksi, keragaman produk, keadaan proses produksi, dan kompleksitas dari pekerjaan itu sendiri.
Ketika melakukan penyusunan penjadwalan produksi di PT. Gasandry faktor yang utama yang harus diperhatikan adalah kapasitas mesin pengemasan.
Proses pengemasan merupakan proses yang penting karena proses ini membutuhkan waktu yang lebih lama dari proses lainnya. Jumlah bahan yang akan diproduksi setiap harinya akan menyesuaikan kapasitas mesin pengemasan yang tersedia pada masing-masing produk. Permasalahan penjadwalan produksi yang dihadapi oleh PT. Gasandry adalah banyaknya waktu menganggur tenaga kerja sehingga dibutuhkan suatu teknik penjadwalan yang dapat mengefektifkan penggunaan tenaga kerja di PT.Gasandry.
Penyusunan penjadwalan produksi di PT.Gasandry dimulai dengan
penentuan lini produksi untuk menentukan berapa jumlah produk yang diproduksi
dalam satu hari. Penentuan lini produksi bertujuan agar jumlah hari kerja yang
dibutuhkan kurang atau sama dengan hari kerja yang tersedia. Artinya, penentuan
lini produksi dilakukan untuk menghindari kekurangan hari kerja agar dapat
memenuhi pesanan pada bulan tertentu.
Berdasarkan hasil yang didapat, lini produksi bulan Januari 2010 hingga Maret 2010 berbeda-beda. Pada bulan Januari dibutuhkan 2 lini produksi, bulan Februari membutuhkan 3 lini produksi sedangkan bulan Maret membutuhkan 5 lini produksi. Penentuan lini produksi ini dibuat berdasarkan data pesanan bulan Januari hingga Maret dan waktu pengerjaan masing-masing produk untuk memenuhi pesanan pada bulan tersebut. Kedua faktor tersebut menyebabkan kebutuhan lini produksi pada setiap bulan berbeda. Diagram alir penentuan kebutuhan lini produksi dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Diagram Alir Kebutuhan Lini Produksi
Setelah lini produksi ditentukan maka akan dilakukan penyusunan jadwal produksi. Penyusunan jadwal produksi didasarkan pada toleransi masa simpan produk. Toleransi masa simpan produk adalah rentang waktu yang dimulai dari produk selesai diproduksi hingga batas produk dianjurkan baik untuk dikonsumsi.
Waktu toleransi masa simpan produk berbeda-beda, yaitu kopi instan memiliki
toleransi masa simpan 9 bulan, kopi jahe susu dan gula jahe memiliki toleransi
masa simpan 6 bulan, sedangkan kopi moka,kopi susu dan kopi gula memiliki toleransi masa simpan 5 bulan. Diagram alir penyusunan jadwal produksi dapat dilihat pada Gambar 16.
Gambar 16. Diagram Alir Penyusunan Jadwal Produksi
Pengurutan produk yang diproduksi berdasarkan toleransi masa simpan produk, artinya produk yang waktu toleransi masa simpan lebih lama akan diproduksi terlebih dahulu. Tetapi jika terdapat dua produk yang memiliki waktu toleransi masa simpan sama maka pengurutan pengerjaan produk menggunakan teknik Longest Processing Time (LPT) dimana produk yang waktu pengerjaannya lebih lama akan diproduksi terlebih dahulu. Menurut Machfud (1999), aturan pengurutan dengan menggunakan teknik LPT yaitu sebagai berikut :
1. Urutkan semua produk menurut aturan Longest Processing Time (LPT),
yaitu tempatkan produk yang mempunyai waktu proses terlama pada urutan
pertama, dan produk dengan waktu proses terlama kedua pada urutan
berikutnya, demikian seterusnya sampai dengan ke-n produk.
2. Sesuai dengan urutan daftar tersebut, satu persatu tempatkan produk tersebut pada mesin/operator/lini produksi yang sudah menyelesaikan tugas paling dini.
C. KONFIGURASI MODEL
Program aplikasi Gasandry Production Schedule 1.0 atau lebih singkatnya disebut GSPS 1.0 merupakan paket program komputer yang bertujuan untuk membantu proses penjadwalan produksi. Program GSPS 1.0 akan digunakan oleh bagian produksi dalam melakukan proses penjadwalan yang lebih detail dalam memproduksi kopi kemasan.
GSPS 1.0 terdiri atas sistem manajemen basis data, sistem manajemen basis model, dan sistem manajemen dialog. Model penjadwalan GSPS 1.0 ini tidak hanya berfungsi sebagai model penjadwalan tetapi juga berfungsi sebagai perencanaan produksi. Model ini memperhitungkan kapasitas mesin pengemasan sebagai faktor kritis dalam melakukan penjadwalan.
Tampilan awal dari program GSPS 1.0 adalah splash screen yang kemudian diikuti dengan menu login. Menu login meminta pengguna untuk memasukkan nama dan kata kunci. Tampilan splash screen dan menu login dapat dilihat pada Gambar 17 dan Gambar 18.
Gambar 17. Tampilan Splash Screen
Gambar 18. Tampilan Menu Input User
Halaman utama akan tampil setelah pengguna memasukkan kata kunci.
Halaman utama terdiri dari lima menu utama yaitu menu file, menu data master, menu input data, menu output data dan menu about. Pada menu file terdapat menu password dan exit. Menu password berguna untuk mengetahui jumlah pengguna program sedangkan menu exit berfungsi untuk keluar dari program aplikasi ini.
Pada menu password terdapat fasilitas penambahan, pengurangan, dan perubahan data, sehingga jika ada penambahan pengguna program dapat dilakukan pada menu ini dan begitu juga jika sebaliknya. Tampilan menu utama dan menu password dapat dilihat pada Gambar 19 dan Gambar 20 .
Gambar 19. Tampilan Menu Utama
Gambar 20. Tampilan Menu Password
1. Menu Data Master
Menu data master terdiri atas sub menu master produk, master material, dan master hari kerja. Menu data master menyediakan data dasar untuk keperluan pengolahan data selanjutnya.
a. Master produk
Menu master produk berisi informasi mengenai jenis produk yang
diproduksi di PT.Gasandry, bobot per sachet setiap produk, efisiensi,
kapasitas mesin yang digunakan untuk memproduksi setiap produk, dan
toleransi masa simpan produk. Selain itu pada menu ini juga terdapat
informasi mengenai jumlah persediaan produk jadi di gudang. Model
produk masuk dan model produk keluar menjadi masukan untuk
mengetahui jumlah persediaan produk jadi yang terdapat pada menu
master produk ini. Output dari menu master produk ini merupakan
masukan untuk menu kebutuhan produksi. Pada menu ini pengguna dapat
melakukan proses penambahan, penghapusan atau pengubahan. Tampilan
menu master produk terdapat pada Gambar 21.
Gambar 21. Tampilan Menu Master Produk
b. Menu Master Material
Menu master material merupakan menu yang menyediakan
informasi mengenai jenis material pada setiap produk dan jumlah
persediaan material tersebut di gudang. Material yang dihitung adalah dus
(karton), kemasan, dan hanger. Model material masuk menjadi input
dalam perhitungan persediaan material pada menu ini. Pada menu ini
pengguna dapat melakukan proses penambahan, penghapusan atau
pengubahan. Output dari menu master material ini merupakan input untuk
menu kebutuhan produksi. Setiap produk memiliki jenis kebutuhan
material yang sama sehingga dibutuhkan kode pada material untuk
membedakannya. Pada menu master material ini terdapat informasi
mengenai kode material. Kode D menunjukkan material karton (dus),
kode K untuk material kemasan plastik, dan kode H untuk material
hanger. Kode material D1 berarti kode untuk material karton (dus) pada
kopi jahe susu sedangkan D2 adalah kode material karton (dus) untuk
kopi susu. Tampilan menu master produk terdapat pada Gambar 22.
Gambar 22. Tampilan Menu Master Material
c. Menu Master Hari Kerja
Menu master hari kerja berisi informasi mengenai jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan tertentu. Output dari menu ini akan menjadi input untuk menu penjadwalan. Pada menu ini tersedia fasilitas penambahan, pengurangan dan perubahan data. Tampilan menu master produk terdapat pada Gambar 23.
Gambar 23. Tampilan Menu Master Hari Kerja
2. Menu Input Data
a. Menu Kebutuhan Produksi
Menu kebutuhan produksi berguna untuk mengetahui kebutuhan hari kerja untuk memproduksi suatu produk, kebutuhan tenaga kerja serta kebutuhan material. Untuk menggunakan model ini diperlukan input data berupa bulan, nama produk, dan jumlah permintaan yang akan digunakan untuk memanggil data yang yang dibutuhkan. Data yang dipanggil adalah data stok produk sebelumnya, bobot per sachet, utilisasi, kapasitas mesin yang digunakan dan stok material. Kapasitas mesin yang dipanggil tergantung dari data jenis produk yang dimasukkan ke model, karena terdapat produk yang proses produksinya tidak menggunakan mesin penggilingan dan mesin pencampuran.
Setelah memasukkan data mengenai bulan, nama produk, dan jumlah permintaan maka output model berupa data kebutuhan material, kebutuhan kopi yang digiling, waktu dan tenaga kerja penggilingan, waktu dan tenaga kerja pencampuran, waktu dan tenaga kerja pengemasan, kebutuhan hari kerja, kebutuhan tenaga kerja, total produksi per bulan, dan sisa produk akan otomatis terisi. Proses perhitungan kebutuhan tenaga kerja adalah jumlah dari kebutuhan tenaga kerja penggilingan, pencampuran, dan pengemasan. Kemudian proses perhitungan kebutuhan hari kerja merupakan nilai yang sama dengan kebutuhan hari kerja pada mesin pengemasan, karena mesin pengemasan merupakan faktor kritis penjadwalan produksi pada GSPS 1.0.
Perhitungan total produksi per bulan merupakan perhitungan produksi yang sesuai dengan kapasitas mesin. Dibawah ini merupakan rumus perhitungan dari total produksi per bulan.
kapasitas mesin pengemasan 1000
120 HK
Perhitungan stok produk merupakan selisih dari jumlah permintaan
menggunakan masukan dari tabel data master produk, master material dan pesan material. Masukan dari tabel data master produk berupa informasi mengenai jumlah persediaan produk jadi, utilisasi, bobot per sachet tiap produk, dan kapasitas mesin yang digunakan. Sedangkan masukan dari tabel data master material memberikan informasi mengenai jumlah persediaan material dalam gudang sehingga pada menu ini dapat dilakukan pengecekan terhadap kecukupan jumlah material yang dibutuhkan. Jika persediaan material tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan produksi maka akan tampil informasi atau peringatan mengenai jenis material apa yang jumlahnya tidak mencukupi. Begitu juga halnya jika pengguna memasukkan data yang sebelumnya sudah dimasukkan maka akan terdapat peringatan yang memberitahu bahwa data sudah ada dalam database. Pengguna tidak dapat memasukkan data yang sudah ada.
Pada menu ini pengguna dapat melakukan proses penambahan, penghapusan atau pengubahan. Ouput dari model kebutuhan produksi ini merupakan input untuk menu penjadwalan produksi. Tampilan menu kebutuhan produksi terdapat pada Gambar 24.
Gambar 24. Tampilan Menu Kebutuhan Produksi
b. Menu Persediaan Produk
Pada menu ini terdapat dua model yaitu yaitu model produk masuk gudang dan model produk keluar gudang. Model produk masuk gudang berguna untuk memasukkan data mengenai jumlah produk jadi yang masuk ke gudang setelah mengalami proses produksi. Input dari model produk masuk gudang adalah nama produk, tanggal masuk dan jumlah produk masuk. Tanggal masuk adalah tanggal saat produk masuk ke dalam gudang. Pada menu ini pengguna dapat melakukan proses penambahan, penghapusan, pengubahan dan mencetak data. Tampilan menu produk masuk gudang terdapat pada Gambar 25.
Gambar 25. Tampilan Menu Produk Masuk
Pada model produk keluar gudang berguna untuk memasukkan
data mengenai jumlah produk jadi yang telah dikirim ke distributor. Input
dari model produk keluar gudang adalah nama produk, tanggal keluar dan
jumlah produk keluar. Tanggal keluar adalah tanggal saat produk dikirim
ke distributor. Pada menu ini pengguna dapat melakukan proses
penambahan, penghapusan, pengubahan, dan mencetak data. Model
produk masuk dan produk keluar ini merupakan masukan bagi model
master produk dalam menentukan jumlah persediaan produk jadi yang
terdapat dalam gudang. Tampilan menu produk keluar gudang terdapat
pada Gambar 26.
Gambar 26. Tampilan Menu Produk Keluar
c. Menu Input Material
Pada menu ini terdapat dua model yaitu model material masuk dan model pesan material. Model material masuk merupakan model untuk memasukkan data mengenai jumlah material yang datang dan masuk ke gudang. Input dari menu ini adalah jenis produk, nama material, tanggal masuk dan jumlah material masuk. Output dari model ini menjadi masukan bagi model master material dalam menghitung jumlah persediaan material dalam gudang. Pada menu ini pengguna dapat melakukan proses penambahan, penghapusan, pengubahan, dan mencetak data. Tampilan menu material masuk terdapat pada Gambar 27.
Gambar 27. Tampilan Menu Material Masuk
Model pesan material merupakan model yang berguna untuk menyimpan data material yang belum dipesan. Masukan dari model ini berasal dari model kebutuhan produksi. Jika material sudah dipesan maka data tidak akan tampil pada model pesan material. Tampilan menu pesan material terdapat pada Gambar 28.
Gambar 28. Tampilan Menu Pesan Material
3. Menu Output Data
Menu output data merupakan menu yang menggunakan masukan dari menu input data. Pada menu ini tidak terdapat proses pemasukkan dan pengurangan data, namun terdapat fasilitas pengubahan data. Menu ouput data terdiri dari menu penjadwalan. Tampilan menu penjadwalan terdapat pada Gambar 29.
Gambar 29. Tampilan Menu Penjadwalan
Pada menu penjadwalan terdapat fasilitas untuk mengetahui kebutuhan produksi dan jadwal produksi. Ketika pengguna memilih tombol kebutuhan produksi maka akan muncul tabel yang berisi data kebutuhan produksi setiap bulan pada setiap produk yaitu terdiri dari nama produk,bobot per sachet, permintaan, stok produk bulan lalu, jumlah diproduksi dalam satuan dus dan kilogram, utilisasi, kebutuhan produksi per bulan, kebutuhan kopi yang digiling, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan hari kerja, kebutuhan material, dan total produksi per bulan. Output kebutuhan produksi ini menggunakan masukan dari tabel data pesanan pada model kebutuhan produksi. Hasil perhitungan berupa output kebutuhan produksi bulan Januari, Februari, dan Maret dapat dilihat pada Lampiran 7, 8, dan 9.
Pada tombol jadwal tersedia informasi mengenai jadwal produksi.
Jadwal produksi ini menggunakan masukan dari tabel data hari kerja untuk menyusun jadwal produksi. Proses yang terjadi ketika memilih tombol jadwal adalah proses perhitungan jumlah lini produksi, selanjutnya penyusunan jadwal serta perhitungan jumlah tenaga kerja. Jadwal disusun berdasarkan toleransi masa simpan produk. Hal ini berarti produk yang memiliki waktu toleransi masa simpan lebih lama akan diproduksi terlebih dahulu.
4. Menu Tentang Program
Menu ini berisi informasi yang berhubungan dengan program aplikasi ini baik mengenai program dan informasi mengenai pembuat program.
a. Tentang Pembuat Program
Menu ini berisikan informasi mengenai data diri pembuat program, yang terdiri dari nama, alamat, nomor telepon, email serta foto diri.
Tampilan menu tentang pembuat program terdapat pada Gambar 30.
Gambar 30. Tampilan Menu Tentang Pembuat Program
b. Tentang Program
Menu ini berisi informasi lisensi program aplikasi penjadwalan produksi, serta informasi mengenai versi dari program ini sendiri.
Tampilan menu tentang pembuat program terdapat pada Gambar 31.
Gambar 31. Tampilan Menu Tentang Program
D. ALIRAN PENJADWALAN GSPS 1.0
Aliran penjadwalan dengan menggunakan program GSPS 1.0 terdapat pada Gambar 32.
Gambar 32. Diagram alir penjadwalan program GSPS 1.0
Penjadwalan produksi menggunakan program GSPS 1.0 dimulai dengan
memasukkan nama produk yang dipesan, maka secara otomatis akan muncul
informasi mengenai persediaan produk jadi dalam gudang dan persediaan material
dalam gudang. Informasi mengenai persediaan produk jadi dalam gudang merupakan masukan dari model master produk. Sedangkan informasi mengenai persediaan material didapatkan dari model master material.
Tahapan selanjutnya, data permintaan produk dimasukkan kedalam program sehingga akan diketahui jumlah produk yang akan diproduksi dengan mempertimbangkan persediaan produk jadi yang ada dalam gudang. Saat jumlah produk yang diproduksi telah diketahui maka kebutuhan material pun diketahui dan akan dilakukan pengecekan material. Jika material yang ada tidak mencukupi jumlahnya, maka data mengenai material yang belum dipesan akan masuk kedalam model pesan material dan dapat dilakukan pemesanan.
Pada model kebutuhan produksi juga akan diketahui jumlah tenaga kerja dan jumlah hari kerja yang dibutuhkan yang menjadi masukan dalam penyusunan penjadwalan produksi. Penjadwalan produksi dilakukan berdasarkan toleransi masa simpan produk. Sebelum dilakukan penyusunan jadwal produksi akan dilakukan penentuan jumlah lini produksi. Tujuan dari penentuan jumlah lini produksi agar jumlah hari kerja yang dibutuhkan tidak lebih besar dari jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan bersangkutan. Model master hari kerja dibutuhkan untuk menyesuaikan hari kerja setiap bulan dengan hari kerja yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi.
E. VERIFIKASI PENJADWALAN PRODUKSI
Verifikasi dimaksudkan untuk menguji program dengan melakukan pengaturan masukan dan melakukan pengecekan untuk melihat kesesuian dengan keluaran. Pengujian bertujuan untuk mengetahui kemampuan program dalam melakukan simulasi sesuai dengan yang diinginkan. Pengujian tersebut dengan membandingkan hasil perhitungan dari sistem yang telah dibuat dengan hasil perhitungan menggunakan alat bantu lain (software). Program GSPS 1.0 diuji dengan menggunakan software Microsoft Excel 2007 untuk membandingkan hasilnya dengan keluaran dari GSPS 1.0. Algoritma yang digunakan untuk melakukan penyusunan penjadwalan produksi terdapat pada Lampiran 14.
Salah satu masalah yang dihadapi pada kegiatan produksi PT. Gasandry
adalah banyaknya penggunaan tenaga kerja yang menyebabkan banyaknya waktu
menganggur (idle time) pada lantai produksi. Selama ini pihak produksi dirasa kurang mempertimbangkan penggunaan tenaga kerja dalam melakukan kegiatan produksi. Kondisi tersebut mengakibatkan tenaga kerja tidak semuanya bekerja artinya terdapat idle time.
Adanya permasalahan ini menyebabkan dibutuhkan suatu model penjadwalan yang dapat mengefektifkan penggunaan tenaga kerja sehingga jumlah waktu menganggur dapat dikurangi. Model GSPS 1.0 merupakan model penjadwalan yang dapat membantu pihak-pihak terkait untuk mengatasi permasalahan diatas. Model ini dapat melakukan perhitungan untuk kebutuhan jumlah hari kerja dan jumlah tenaga kerja yang menjadi masukan dalam penyusunan penjadwalan produksi.
Model penjadwalan produksi merupakan suatu model yang bertujuan untuk mendapatkan suatu jadwal produksi dengan mempertimbangkan toleransi masa simpan produk. Jadwal produksi yang dihasilkan akan mengurutkan produk yang diproduksi sesuai waktu toleransi masa simpan. Produk yang toleransi masa simpannya lebih lama akan diproduksi terlebih dahulu. Tetapi sebelum dilakukan penyusunan jadwal produksi akan dilakukan penentuan kebutuhan lini produksi.
Penentuan ini berguna agar tidak terjadi kekurangan jumlah hari kerja untuk memenuhi pesanan pada bulan bersangkutan.
Data yang digunakan adalah data sales order pada periode pertama pemesanan yaitu bulan Januari-Maret 2010 dengan tingkat permintaan rata-rata per bulan adalah 22.935 dus. Penjadwalan yang ada diasumsikan sebagai awal periode penjadwalan. Jumlah produk yang diproduksi per hari untuk setiap produk berbeda-beda. Hal ini tergantung dari kapasitas mesin pengemasan setiap produk. Kapasitas mesin pengemasan menjadi faktor kritis dalam kegiatan produksi yang membatasi jumlah produk yang dapat diproduksi setiap harinya, karena mesin pengemasan memiliki waktu proses yang lebih lama daripada mesin produksi lainnya. Adapun jumlah produk yang dipesan pada bulan Januari-Maret 2010 dan perhitungan kebutuhan tenaga kerja serta jumlah hari kerja yang dibutuhkan terdapat pada Lampiran 10, 11, dan 12.
Proses produksi dilakukan dengan menggunakan kapasitas maksimal dari
mesin pengemasan. Penggunaan kapasitas mesin pengemasan untuk produk kopi
jahe susu lebih besar daripada produk lainnya yaitu 1440 kg/hari dengan 4 orang tenaga kerja, sedangkan produk kopi lainnya hanya 720 kg/hari dengan 2 orang tenaga kerja. Hal ini disebabkan produk kopi jahe susu memiliki jumlah mesin pengemasan lebih banyak yaitu 4 unit sedangkan produk yang lainnya hanya 2 unit. Sedangkan penggunaan kapasitas mesin pencampuran untuk semua produk masing-masing adalah 2880 kg/hari dengan penggunaan tenaga kerja 1 orang setiap harinya. Begitu halnya dengan penggunaan mesin penggilingan yang membutuhkan 1 orang setiap harinya dengan kapasitas mesin yang digunakan adalah 360 kg/hari. Jumlah hari kerja yang dibutuhkan merupakan hasil pembagian dari kebutuhan produksi per bulan dengan kapasitas mesin pengemasan yang digunakan. Pada periode pertama pemesanan, kopi jahe susu memiliki total hari kerja yang paling banyak. Hal ini dikarenakan jumlah pesanan kopi jahe susu lebih besar dari produk lainnya.
Selanjutnya, setelah jumlah hari kerja dan tenaga kerja diketahui maka akan dilakukan penetapan jumlah lini. Jumlah lini yang didapatkan dari perhitungan berbeda-beda pada rentang bulan Januari hingga Maret 2010. Pada bulan Januari membutuhkan 2 lini, bulan Februari membutuhkan 3 lini, dan bulan Maret membutuhkan 5 lini. Variasi kebutuhan jumlah lini disebabkan karena variasi jenis produk yang dipesan dan jumlah permintaan yang berbeda setiap bulannya.
Adapun asumsi yang digunakan dalam penentuan jumlah lini yaitu :
1. Membandingkan total hari kerja yang dibutuhkan dengan jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan bersangkutan.
2. Jika hari kerja yang tersedia lebih sedikit daripada hari kerja yang dibutuhkan maka akan dilakukan penambahan lini produksi.
3. Jika dengan jumlah lini produksi yang sebelumnya hari kerja yang dibutuhkan masih lebih besar daripada hari kerja yang tersedia maka akan dilakukan penambahan lini produksi.
Jumlah lini yang dapat digunakan pada model penjadwalan ini adalah
maksimal 6 lini produksi. Hal ini disebabkan karena jenis produk yang diproduksi
pada perusahaan adalah 6 produk. Jika permintaan pada bulan Januari mencapai
43.300 dus, dengan permintaan kopi jahe susu sebesar 12.000 dus, kopi susu 5500
dus, kopi instan 7000 dus, kopi moka 5600 dus, kopi gula 6200 dus, dan gula jahe
7000 dus maka jumlah lini yang dibutuhkan mencapai 6 lini produksi karena waktu pengerjaan masing-masing produk membutuhkan waktu yang lebih lama.
Hasil penjadwalan pada bulan Januari jika permintaan mencapai 43.300 dus terdapat pada Gambar 33. Dari hasil penjadwalan juga dapat dilihat jumlah kebutuhan tenaga kerja maksimal 21 orang dan minimal 7 orang.
Januari Lini 1 Lini 2 Lini 3 Lini 4 Lini 5 Lini 6
Tenaga Kerja
1
Kopi Instan
(3 Orang)
Gula Jahe (2 Orang)
Kopi Jahe Susu (5 Orang)
Kopi Gula (3 Orang)
Kopi Moka
(4 Orang)
Kopi Susu (4 Orang) 2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
24 21 orang
25 7 orang
Gambar 33. Hasil Penjadwalan Pada Bulan Januari Jika Permintaan Mencapai 43.300 Dus
Setelah mendapatkan jumlah lini maka akan dilakukan penyusunan jadwal produksi. Penyusunan jadwal produksi didasarkan pada toleransi masa simpan produk. Toleransi masa simpan produk merupakan rentang waktu yang berawal dari produk selesai diproduksi hingga produk dianjurkan baik untuk dikonsumsi.
Asumsi yang digunakan dalam penyusunan jadwal produksi adalah :
1. Produk yang waktu toleransi masa simpannya lebih lama akan diproduksi terlebih dahulu.
2. Jika terdapat sejumlah produk yang waktu toleransi masa simpannya sama maka produk yang waktu pengerjaannya paling lama akan diproduksi terlebih dahulu.
3. Jika masih terdapat sisa hari kerja pada bulan A maka produksi untuk bulan selanjutnya (bulan B) akan dimulai tepat setelah produksi bulan A selesai.
Sehingga total hari kerja untuk produksi bulan B merupakan sisa hari kerja bulan A ditambah jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan B. Hasil penjadwalan pada bulan Januari, Februari dan Maret 2010 terdapat pada Gambar 34, 35, dan 36.
Januari Lini 1 Lini 2
Tenaga Kerja 1 Kopi
instan(3 orang)
Kopi Jahe Susu (5
orang)
2 8 orang
3
Gula Jahe(2 orang) 4
5 6 7 8
9 7 orang
10
Kopi Susu (4
orang) 11
12 13 14 15 16 17
18 9 orang
19 Kopi
Gula(3 orang) 20
21 7 orang
22 Kopi
instan(3 orang)
7 orang
23
Kopi Jahe (5 orang) 24 25
Gambar 34. Hasil Penjadwalan Pada Bulan Januari 2010
Februari Lini 1 Lini 2 Lini 3
Tenaga Kerja 1
Kopi Jahe Susu(5 orang)
Gula Jahe(2 orang)
10 orang 2
Kopi Susu (4
orang) 3
4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 11 orang
14
Kopi Gula(3 orang)
15 12 orang
16 Kopi
Moka (4 orang) 17
18
19 12 orang
20 Kopi
Instan (3 orang)
11 orang
21 Kopi
Jahe Susu (5
orang)
22 13 orang
23
Gambar 35. Hasil Penjadwalan Pada Bulan Februari 2010
Maret Lini 1 Lini 2 Lini 3 Lini 4 Lini 5 Tenaga Kerja 1 Gula
Jahe(2 orang)
Kopi instan(3
orang)
Kopi Jahe Susu(5 orang)
Kopi Gula(3 orang)
Kopi Susu (4
orang) 2
3 4
5 17 orang
6
Kopi Moka (4
orang) 7
8 9 10 11 12 13 14
15 18 orang
16 16 orang
17
18
19 12 orang
20
21
22
23
24 3 orang
25 26
Gambar 36. Hasil Penjadwalan Bulan Maret 2010
Pada Gambar 34 terlihat bahwa terdapat 25 hari kerja pada bulan Januari
yang terdiri dari 2 lini produksi. Hasil penjadwalan bulan Januari menunjukkan
pada lini satu digunakan untuk memproduksi produk kopi instan, gula jahe, dan
kopi susu. Sedangkan pada lini dua untuk memproduksi kopi gula jahe dan kopi
gula. Produk yang diproduksi lebih dahulu pada lini 1 adalah kopi instan pada hari
pertama dan kedua pada bulan Januari karena waktu toleransi masa simpan produk
tersebut paling lama yaitu 9 bulan, selanjutnya ketika proses produksi untuk kopi
instan selesai maka akan dilakukan proses produksi untuk produk gula jahe pada hari ke-3 hingga hari ke-9 yang dilanjutkan dengan produksi kopi susu hingga hari ke-22. Pada lini 2, jenis produk yang diproduksi adalah kopi jahe susu dan kopi gula. Kopi jahe susu diproduksi pada hari pertama hingga hari ke-18 pada bulan Januari lalu dilanjutkan dengan memproduksi kopi gula hingga hari ke-21. Pada Gambar 33 juga dapat dilihat penggunaan tenaga kerja pada bulan Januari yaitu 7 sampai 9 orang. Jumlah penggunaan tenaga kerja untuk kopi instan adalah 3 orang, gula jahe adalah 2 orang, kopi susu 4 orang, kopi jahe susu 5 orang, dan kopi gula 3 orang. Jumlah penggunaan tenaga kerja ini dipengaruhi oleh jumlah mesin yang digunakan. Waktu total yang dibutuhkan untuk produksi bulan Januari adalah 22 hari pada lini satu dan 21 hari pada lini dua. Pada bulan Januari terdapat sisa hari kerja yang dapat digunakan untuk melakukan proses produksi pada bulan Februari.
Hasil penjadwalan pada bulan Februari dimulai tepat ketika proses produksi bulan Januari selesai. Pada bulan Februari terdapat penambahan satu lini produksi dibandingkan bulan sebelumnya sehingga total lini produksi yang dibutuhkan adalah tiga lini produksi. Produksi kopi jahe susu untuk bulan Februari dimulai pada hari ke-23 bulan Januari dan dilanjutkan pada lini satu bulan Februari hingga hari ke-22. Produksi kopi instan bulan Februari juga dimulai pada hari ke-22 bulan Januari dan dilanjutkan hingga hari pertama bulan Februari yang dilakukan pada lini 2. Setelah kopi instan selesai diproduksi maka akan dilakukan produksi untuk kopi susu hingga hari ke-15 dan selanjutnya produksi kopi moka hingga hari ke-19. Pada lini tiga diproduksi produk gula jahe yang dimulai pada hari ke-1 hingga hari ke-13 bulan Februari. Setelah itu akan dilanjutkan memproduksi kopi gula hingga hari ke-20. Jumlah penggunaan tenaga kerja yang digunakan untuk memenuhi pesanan bulan Februari adalah 10 sampai 12 orang. Sisa kerja yang terdapat pada bulan Februari digunakan untuk melakukan kegiatan produksi bulan Maret.
Pada bulan Maret memiliki 26 hari kerja membutuhkan 5 lini produksi
untuk memenuhi pesanan pada bulan tersebut. Produksi kopi instan pada bulan
Maret dimulai saat produksi bulan Februari selesai, yaitu pada hari ke-20 bulan
Februari. Begitu juga dengan produksi kopi jahe susu dan gula jahe yang
produksinya dimulai pada hari ke-21 dan 23 pada bulan Februari. Produk gula jahe diproduksi pada lini 1 yang dimulai dari hari ke-23 bulan Februari hingga hari ke-15 bulan Maret, kopi instan pada lini 2 yang dimulai dari hari ke-22 bulan Februari hingga hari ke-5 bulan Maret, kopi jahe susu pada lini 3 yang dimulai dari hari ke-21 bulan Februari hingga hari ke-19 bulan Maret, kopi gula pada lini 4 yang dimulai dari hari ke-1 bulan Maret hingga hari ke-24 bulan Maret, dan kopi susu pada lini 5 yang dimulai dari hari ke-1 bulan Maret hingga hari ke-16 bulan Maret. Sedangkan kopi moka akan diproduksi pada lini 2 setelah kopi instan selesai diproduksi yaitu pada hari ke-6 hingga hari ke-19 bulan Maret. Jumlah penggunaan tenaga kerja yang digunakan untuk memenuhi pesanan bulan Maret adalah 3 sampai 18 orang.
Berdasarkan hasil penjadwalan dengan mempertimbangkan toleransi masa simpan produk dapat dilihat bahwa tidak ada produk yang mengalami keterlambatan pengiriman. Artinya, semua pesanan dari pihak distributor dapat dikirim tepat waktu yaitu setiap akhir bulan.
F. UTILISASI SUMBER DAYA HASIL PENJADWALAN
Pada sub bab sebelumnya dapat dilihat bahwa dengan rata-rata tingkat permintaan penggunaan maksimal tenaga kerja bulan Januari sebanyak 9 orang, pada bulan Februari sebanyak 13 orang, dan pada bulan Maret sebanyak 18 orang.
Dari hasil tersebut dapat dilihat bahwa dengan tingkat permintaan per bulan 22.935 dus maka jumlah penggunaan tenaga kerja adalah maksimal 18 orang/hari.
Hal ini menunjukkan bahwa penjadwalan yang telah dibuat dapat lebih mengefektifkan jumlah tenaga kerja dari yang sebelumnya menggunakan 30 orang menjadi 18 orang, sehingga waktu mengganggur tenaga kerja dapat dikurangi.
Penjadwalan produksi yang dibuat juga memberi pengaruh terhadap
pemakaian mesin produksi. Nilai utilisasi mesin hasil penjadwalan dapat dilihat
pada tabel 5.
Tabel 5. Utilisasi Mesin Hasil Penjadwalan
Produk
Utilisasi Mesin
Mesin Penggilingan (%) Mesin Pencampuran (%) Mesin Pengemasan (%)
Januari Februari Maret Januari Februari Maret Januari Februari Maret
Kopi Jahe Susu - - - 12.00 18.12 14.10 18.00 27.17 21.15
Kopi Moka 0.00 2.26 7.00 0.00 4.35 13.46 0.00 8.70 26.92 Kopi Susu 3.38 7.91 8.00 13.00 15.22 15.38 26.00 30.43 30.77
Kopi Instan - - - 2.00 5.43 8.65 4.00 10.87 17.31
Kopi Gula - - - 1.00 3.80 11.54 6.00 15.22 46.15
Gula Jahe - - - 14.00 28.26 30.77
Rata-rata 1.70 5.10 7.50 5.60 9.38 12.63 11.33 20.11 28.85
