18
Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan
perbaikannya.
4.1.1 Identifikasi Masalah
1. Database masih berupa textfile. Belum ada sistem RDBMS (Relational Database Managenent Sistem) sehingga antara data satu dengan yang
lain tidak bisa dihubungkan.
2. Proses penyimpanan data masih terpisah tiap kelurahan.
3. Sistem security kurang karena aplikasi belum menggunakan sistem password sehingga semua user bisa masuk.
4.1.2 Sistem Informasi yang Dibutuhkan
Sistem informasi.yang dibutuhkan nantinya diharapkan dapat meningkatkan kinerja pembuatan KK dan KTP
Beberapa faktor yang dibutuhkan demi pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan sebagai berikut :
1. Proses penyimpanan data menggunakan sistem database yang sesuai sehingga nantinya antara data yang satu dengan yang lain bisa dihubungkan.
2. Proses penyimpanan data digabungkan untuk tiap kelurahan.
3. Untuk keamanan dalam aplikasinya menggunakan sistem password.
4.2 Perancangan Sistem
4.2.1 CD (Context Diagram)
Context Diagram menggambarkan alur data ke dalam dan ke luar sistem. Untuk pembuatan diagram konteks, terlebih dahulu menentukan entitas luar, masukan, dan keluaraan.
1. Entitas luar a. Pemohon
b. Kasi Pemerintahan 2. Masukan
Sistem Informasi Pembuatan KK dan KTP akan menerima masukan dari pemohon berupa data berkas permohonan KK dan KTP.
3. Keluaran
Sistem Informasi Pembuatan KK dan KTP ini akan menghasilkan dua keluaran, yaitu kutipan KK dan KTP yang
diperuntukan kepada pemohon dan laporan yang diperuntukan kepada Kasi Pemerintahan.
Sistem Informasi Pembuatan KK
dan KTP
Pemohon Kasi
Pemerintahan laporan
kutipan permohonan
Gambar 4.1 CD Pembuatan KK dan KTP
4.2.2 DFD (Data Flow Diagram)
Pemohon Verifikasi dan
Validasi pembuatan KK dan KTP
1
Pendataan Kepala Keluarga
2
Pendataan Anggota Keluarga
3
D1 File kk
Cetak KK 4
Cetak KTP 5
D2 File Anggota Registrar
Report
Operator
Kasi Pemerintahan
Gambar 4.2 DFD Pembuatan KK dan KTP
Keterangan :
Verifikasi adalah proses pengecekan persyaratan yang harus dimiliki oleh
penduduk untuk mengurus administrasi kependudukan.
Validasi adalah proses pencocokan kebenaran data yang diisi oleh penduduk di setiap formulir permohonan dengan dokumen yang dimiliki.
Deskripsi proses:
1. Proses 1 Verifikasi dan Validasi KK dan KTP
Mengecek kelengkapan persyaratan permohonan yang dibawa oleh pemohon dan pencocokan kebenaran data yang diisi oleh pemohon.
2. Proses 2 Pendataan Kepala Keluarga Menginputkan data kepala keluarga.
3. Proses 3 Pendataan Anggota Keluarga Menginputkan data setiap anggota keluarga.
4. Proses 4 Cetak KK
Mencetak hasil Kartu Keluarga 5. Proses 5 Cetak KTP
Mencetak hasil Kartu Tanda Penduduk
4.2.3 Kamus Data 1. File KK
Nama Tabel : Tabel_KK
Digunakan : Untuk mencatat data permohonan KK Primary Key : no_kk
Tabel 4.1 Tabel KK
Nama Field Type Data Lebar Field keterangan
mslink AutoNumber urutan penginputan
nama_kk Text 30 nama kk
no_kk * Text 16 nomor kk
alamat Text 25 alamat
kode_pos Text 5 kode pos
rt Text 3 nama rt
rw Text 3 nama rw
jum_anggota Text 2 jumlah anggota keluarga
telpon Text 12 nomor telepon
kd_prop Text 2 kode propinsi
kd_kab Text 2 kode kabupaten
kd_kec Text 2 kode kecamatan
kd_kel Text 4 kode kelurahan
dukuh Text 20 nama dukuh
nama_rt Text 30 nama ketua rt
nama_rw Text 30 nama ketua rw
registrar Text 30 nama registrar
nip_regristar Text 9 nip registrar
lurah Text 30 nama lurah
nip_lurah Text 9 nip lurah
tgl_input Date/Time tanggal penginputan
operator Text 30 nama operator
nip_operator Text 9 nip operator
kampung Text 20 nama kampung
No_kk_lama Text 6 nomor kk lama
tgl_cetak Date/Time tanggal pencetakan
tgl_update Date/Time tanggal update
2. File Data Anggota
Nama Tabel : Tabel_Anggota
Digunakan : Untuk mencatat data permohonan KTP Primary Key : NIK
Foreign Key : no_kk
Tabel 4.2 Tabel Anggota
Nama Field Type Data Lebar Field keterangan
NIK (*) Text 16 nik penduduk
no_kk (**) Text 16 nomor kk
nama Text 30 nama anggota keluarga
alamat_lama Text 25 alamat lama
no_paspor Text 20 nomor paspor
tgl_akhir_paspor Date/Time tanggal akhir paspor
jk Number jenis kelamin
tempat_lhr Text 20 tempat lahir
tgl_lhr Date/Time tanggal lahir
umur Text 2 umur
akta_lhr Number ada atau tidak akta lahir
no_akta_lhr Text 20 nomor akta lahir
gol_darah Number golongan darah
agama Number agama
status_kawin Number status kawin
akta_kawin Number ada atau tidak akta kawin
no_akta_kawin Text 20 nomor akta kawin
tgl_kawin Date/Time tanggal kawin
akta_cerai Number ada atau tidak akta cerai
no_akta_cerai Text 20 nomor akta cerai
tgl_cerai Date/Time tanggal cerai
status_hub_keluarga Number status hubungan keluarga kelainan_fisik_mental Number kelainan fisik atau mental
cacat Number cacat tubuh
pendidikan Number pendidikan
pekerjaan Number pekerjaan
nik_ibu Text 16 nik ibu
nama_ibu Text 30 nama ibu
nik_ayah Text 16 nik ayah
nama_ayah Text 30 nama ayah
tgl_update Date/Time tanggal update
tgl_berlaku Date/Time tanggal berlaku
ktp Number ktp
No_kk_lama Text 6 nomor kk lama
tgl_cetak Date/Time tanggal pencetakan
4.2.4 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.3 Relasi Antar Tabel
4.3 Desain Program
Berikut ini merupakan desain aplikasi Sistem Informasi Pembuatan KK dan KTP dengan menggunakan Visual Basic 6.0.
3.3.1 Form Login
Aplikasi Sistem Informasi Kependudukan diawali dengan tampilan form login untuk mengisikan user dan password dari pemakai yang mempunyai hak akses atas pemakaian aplikasi tersebut.
Gambar 4.4 Form Login
Setelah nama user dan password diisi , tekan tombol login untuk masuk ke sistem atau cancel untuk membatalkan operasi dan keluar dari aplikasi.
Pertama kali sistem akan mengecek nama user tersebut apakah benar atau salah , kemudian dilanjutkan dengan pengecekan password. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian user ataupun password, maka akan muncul pesan informasi kesalahan seperti yang terlihat pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 Konfirmasi User
Jika user ataupun password yang dimasukkan benar, maka akan muncul tampilan form utama.
3.3.2 Form Utama
Gambar 4.6 Form Utama
Setelah masukke form utama, terdapat beberapa menu, diantaranya:
1. Identitas Kependudukan
Untuk entry data penduduk, klik menu Identitas Kependudukan, akan muncul form untuk pengisian data KK seperti yang terlihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form KK
Dalam form ini terlihat data induk dalam satu keluarga serta masingmasing anggotanya. Seperti dalam form pada umumnya bahwa dalam form ini terdapat tomboltombol yang umumnya dipakai dalam pengolahan data sebuah database.
Tombol yg disediakan adalah :
· Add, untuk penambahan record.
· Edit, untuk perubahan record.
· Delete, utk mnghapus.
· Cancel, utk pembatalan operasi.
· Save, utk menyimpan record.
· Search, utk pencarian berdasarkan no kk saja.
· Print, utk mencetak KK.
· Exit utk menutup form.
Pengisian Data Penduduk.
Tekan tombol tambah kemudian isikan semua data sesuai dengan data yang sebenarnya. Khusus untuk nomor KK tidak perlu diisi karena ketika dilakukan penyimpanan, secara otomatis sistem akan membuat nomor KK sesuai dengan urutan pendaftaran pada tanggal dilakukan penambahan data tersebut.Setelah dilakukan penyimpanan, nomor KK akan muncul pada textbox nomor KK.
Berikut adalah struktur dari nomor KK:
· dua digit pertama : kode propinsi
· dua digit selanjutnya : kode kabupaten
· dua digit selanjutnya : kode kecamatan
· empat digit selanjutnya : tanggal pemasukan data
· empat digit selanjutnya : urutan pendataan/pengentrian data.
Setelah data induk sebuah KK dimasukkan maka sistem akan mengijinkan untuk dilakukan proses pengolahan data anggota keluarga. Selanjutnya, untuk memasukkan data anggota keluarga , terlebih dahulu klik kanan pada tabel di atas kemudian akan muncul seperti yang terlihat pada gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Tabel Anggota Keterangan:
· tambah anggota : untuk menambah data anggota keluarga dari data induk,
· edit data : untuk mengubah data seorang anggota keluarga ,
· hapus data : untuk menghapus data seorang anggota keluarga,
· pindah kk : untuk melakukan proses pemindahan anggota keluarga untuk dipindah ke dalam KK yang lainnya dalam satu
kecamatan.
Setelah pilih tambah anggota, maka akan muncul form seperti yang terlihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Form Anggota
Setiap pemasukkan data harus memperhatikan data yang harus diisi, karena jika data tersebut tidak diisi, maka pada proses penyimpanan akan muncul seperti yang terlihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Konfirmasi Nama
Setelah semua data anggota keluarga dimasukkan, kemudian dapat dilakukan proses pencetakan KK. Ada dua format dalam pencetakan KK dalam aplikasi ini, yaitu denganprinter biasa dan dengan printer untuk mencetak dengan kertas rangkap empat. Untuk memilih printer yang akan digunakan, pilih pada combo printer yang didalamnya disediakan daftar printer yang telah terinstall pada
komputer yang digunakan. Contoh output pencetakan KK seperti yang terlihat pada gambar 4.11.
Gambar 4.11 Output KK
Proses Pembuatan KTP.
Data yang diperlukan dalam proses pembuatan KTP terdiri atas data identitas penduduk dan gambar digital. Gambar digital terdiri atas foto pemohon KTP digital, tanda tangan yang di scan dan cap jempol yang juga di scan. Untuk gambar foto pemohon bisa dilakukan dengan proses scan foto manual atau dari kamera digital langsung di kecamatan. Untuk data identitas pemohon KTP dipanggil dari data KK yang sudah dimasukkan ke KK dari pemohon tersebut.
Langkahlangkah untuk pembuatan KTP:
1. Setting lokasi gambar disimpan yang akan ditampilkan pada form data anggota. Pengaturan lokasi gambar ini dapat dilakukan pada form utama di menu sistem dengan memilih menu konfigurasi koneksi data. Di lokasi inilah yang nantinya akan dipanggil ketika akan mencetak sebuah KTP.
2. Panggil data pemohon KTP yang akan dibuatkan KTP, sehingga didapatkan NIK dari penduduk tersebut.
3. Ambil data gambar digital.
4. Simpan gambargambar tersebut ke lokasi yang sudah dipilih. Untuk penamaannya adalah sebagai berikut:
· untuk foto pemohon disimpan dengan nama sesuai NIK, contoh : 3310157004850001
· untuk tanda tangan disimpan dengan nama ”t” + NIK contoh : t3310157004850001
· untuk cap jempol disimpan dengan nama ”c” + NIK contoh : c3310157004850001
semua data gambar disimpan dengan format JPG/JEPEG.
5. Tekan tombol ”Load Picture” untuk memastikan bahwa gambar yang sudah disimpan tersebut adalah benar data pemohon yang akan dicetak KTPnya. Dan jika tidak menekan tombol ”Load Picture” maka aplikasi tidak dapat mencetak KTP.
6. Setelah gambar yang muncul adalah benar dari data pemohon yang ingin membuat KTP maka dapat dilakukan proses cetak KTP.
Gambar 4.12 Form Cetak KTP
Contoh output pencetakan KTP seperti yang terlihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Output KTP
Pindah KK.
Fasilitas pindah KK disediakan untuk efisiensi proses pemasukan data penduduk karena tidak perlu melakukan entry ulang data penduduk dalam KK baru. Hanya saja proses ini dapat dilakukan untuk perpindahan KK penduduk dalam satu kecamatan karena data dalam database masih bersifat lokal satu kecamata. Proses ini dapat dilakukan dengan langkahlangkah berikut:
1. Tentukan/pilih nomor KK baru yang ingin ditumpangi data penduduk baru yang akan dipindah.
2. Tampilkan data penduduk yang akan dipindah ke KK lain dengan tampilan satu KK.
3. Pilih penduduk yang akan dipindah dalam tabel anggota KK dengan mengklik datanya, kemudian klik kanan data tersebut, maka akan muncul menu kemudian pilih menu pindah KK.
4. Isikan nomor KK baru yang sebelumnya sudah diketahui dari no.1
5. tekan tombol ”cek” untuk memastikan nama kepala keluarga yang akan ditumpanginya adalah benar dari KK yang diinginkan.
6. pilih status hubungan dalam keluarga baru yang ditumpangi apakah sebagai kepala keluarga, suami, istri, anak, dsb.
7. Tekan tombol ”simpan” untuk proses pemindahan data penduduk dari KK lama ke KK yang baru.
Gambar 4.14 Form Pindah KK
2. Reports
Laporan yang dibutuhkan kecamatan dari aplikasi simduk adalah laporan harian buku KTP. Laporan ini menampilkan data pendudukpenduduk yang memohon KTP yang sudah dicetakkan dalam satu hari tertentu, bisa ditampilkan dalam satu kecamatan atau tiaptiap kelurahan/desa. Dari kecamatan tersebut.
Gambar 4.15 Form Laporan Harian
3. Data Master
Data Master adalah datadata penunjang yang tidak perlu dilakukan perubahan data karena datadata ini adalah sudah menjadi standar nasional berikut dengan kodenya. Kalaupun akan ada perubahan data sangat lama, seperti data wilayah yang sangat jarang atau hampir tidak pernah ada perubahan, data agama, pendidikan, dsb. Fasilitas ini disediakan dalam aplikasi hanya untuk ditampilkan saja, untuk itu user tidak bisa melakukan perubahan data dari aplikasi ini. Data
data master terdiri dari:
· Data Wilayah.
· Data Agama.
· Data Jenis Kelamin.
· Data Status Perkawinan.
· Data Status Hubungan dalam Keluarga.
· Data Pendidikan.
· Data Pekerjaan.
Contoh untuk Data Status Perkawinan seperti yang terlihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Form Tabel Status Kawin
4. System
· Ubah Password User
Sesuai dengan namanya bahwa fungsi ini adalah untuk melakukan perubahan data account user, baik nama maupun password dari user yang sedang aktif saat pemakaian aplikasi. Ketika fungsi ini dijalankan, user diminta untuk memasukkan password yang lama, password yang baru dan perulangan dari password yang baru. Hal ini digunakan untuk memastikan dan meyakinkan bahwa user tersebut memang memiliki hak untuk mengubah dan sekaligus meyakinkan bahwa password baru yang diisikan adalah benar sesuai yang diinginkan.
Gambar 4.17 Form Ganti Password
· Konfigurasi koneksi data
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi ini adalah untuk melakukan pengaturan lokasi data gambar ketika data gambar digital dari seorang pemohon KTP akan diangkat.
Gambar 4.18 Koneksi Data
· Backup Database
Backup data digunakan untuk menyimpan cadangan datadata yang telah disimpan dalam file database yang ada pada aplikasi. Hal ini diperlukan agar jika suatu saat terjadi kerusakan/corrupt pada database simduk masih mamiliki duplikatnya sehingga tidak perlu kawatir akan kerusakan database. Form backup data ditunjukkan seperti gambar 4.19.
Gambar 4.19 Backup Data
3.3.3 Form About
Berisi sekilas tentang pembuatan program.
Gambar 4.20 Form About
3.4 Evaluasi Sistem
Aplikasi pembuatan KK dan KTP ini memiliki beberapa kelebihan dan masih terdapat kekurangan dalam penggunaannya. Adapun Kelebihan dan kekurangan dalam sistem aplikasi ini adalah:
3.4.1 Kelebihan Program
1. Dilengkapi dengan pesan konfirmasi sehingga mempermudah komunikasi sistem aplikasi dengan user.
2. NIK tidak perlu diinputkan secara manual karena sudah otomatis muncul setelah menginputkan tanggal lahir.
3. NIK hasil konversi database yang mempunyai model lama dapat diupdate menjadi NIK dengan model baru.
4. Pencarian data lebih mudah karena kategori pencarian lebih banyak serta dilengkapi dengan batasan jumlah pencarian.
5. Dilengkapi dengan fasilitas backup data.
3.4.2 Kekurangan Program
1. Komputer masih bersifat stand alone sehingga hanya terpaku pada satu komputer saja.
2. Belum ada fasilitas restore data
