BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Rusdiana (2014:29) “Sistem adalah kumpulan dari beberpa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut.”
Menurut Darmawan (2013:4) “Sistem adalah kumpulan/grup dari bagian/
komponen apa pun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan.”
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu (Rusdiana (2014:36), yaitu:
a. Komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa elemen-elemen lebih kecil yang disebut subsistem, dan elemen-elemen lebih besar yang disebut suprasistem.
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah semua hal yang ada di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lain membentuk satu kesatuan.
e. Masukan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Adapun sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah
Suatu sistem dapat memiliki bagian pengolah atau sistem tersebut sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberpa sudut pandang (Menurut Darmawan (2013:6), yaitu:
a. Sistem abstrak
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan.
b. Sistem fisik
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputerisasi, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pendidikan, sistem sekolah, dam lain sebagainya.
c. Sistem tertentu
Sistem tertentu adalah sistem dengan operasi tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
d. Sistem tak tentu
Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
e. Sistem tertutup
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dapat bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan.
f. Sistem terbuka
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Contohnya sistem perdagangan.
2. Pengertian Informasi
Menurut Budiyanto (2013:3) “Informasi adalah data yang telah diproses dan diolah dengan tujuan tertentu sehingga member manfaat bagi penerimanya.”
Menurut Rusdiana (2014:75) “Informasi adalah suatu data atau objek yang diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dan terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya, yang selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu yang membantu pengambilan keputusan secara tepat.”
Menurut Darmawan (2013:2) “Informasi adalah hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.”
Ciri-ciri informasi menurut Darmawan (2013:2), yaitu:
a. Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
b. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.
c. Relevan, artinya infromasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.
d. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
Karakteristik informasi yang baik menurut Rusdiana (2014:91), yaitu:
a. Information must be pertinent
Artinya informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi).
b. Information must be accurate
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan.
Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi bergantung pada keadaan.
c. Information must be timely
Informasi harus ada ketika dibutuhkan informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah using tidak akan mempunyai nilai karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
d. Relevan
Artinya informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.
3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Budiyanto (2013:10) “Sistem informasi adalah kumpulan dari beberapa sub system yang bekerja sama secara berkesinambungan dengan memiliki tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”
Menurut Darmawan (2013:13) “Sistem informasi adalah kumpulan dari sub- subsistem yang saling berhubungan satu sama lain, dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan, yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.”
Sistem informasi memiliki lima komponen utama pembentuk menurut Darmawan (2013:27), yaitu:
a. Komponen perangkat keras (hardware).
b. Komponen perangkat lunak (software).
c. Komponen sumber daya manusia (brainware).
d. Komponen jaringan komputer (netware).
e. Komponen sumber daya data (dataware).
4. Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem menurut Darmawan (2013:228), diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f. Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada perancangan sistem yang terperinci).
Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
5. Pengertian Pengadaan Barang/Jasa
Menurut Samsul (2014:1) “Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselasaikanna seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.”
Sumber : Samsul (2014:18) Gambar II.1.
Prinsip Pengadaan
Prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah yang diatur dalam Perpres 54/2010 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres 70/2012 (menurut Samsul (2014:18)), terdapat tujuh prinsip, yaitu:
a. Efisien berarti pengadaan barang/jasa menggunakan dana dan daya yang minimal untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimal. Kata kunci terkait prinsip ini dalah hemat, yaitu hemat sumber daya dan sumber dana.
b. Efektif berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. Kata kunci prinsip ini adalah tepat, yaitu tepat kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan harga yang selalu ada di bagian terakhir.
c. Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.
d. Terbuka berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
e. Bersaing berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara sebanyak mungkin penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang/jasa yang kompetitip dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang/jasa.
f. Adil/tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk member keuntungan kepada pihak tertentu dengan tetap memerhatikan kepentingan nasional. Contoh perlakuan diskriminatif ini adalah pemberlakuan persyaratan setempat, misalnya wajib mempunyai KTP setempat atau kartu anggota asosiasi setempat.
g. Akuntabel berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa, sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Artinya, setiap keputusan yang diambil dalam proses pengadaan harus dapat dipertanggungjawabkan dasar hukumnya.
Menurut Samsul (2014:23), Etika pengadaan terdapat delapan, yaitu:
a. Melaksanakan tugas secara tertib disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
b. Bekerja secara professional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencagah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.
c. Tidak saling mempengaruhi, baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat.
d. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak.
e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa.
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang/jasa.
g. Menghindari dan mencegah penyalanggunaan wewenang dan kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Negara.
h. Tidak menerima, menawarkan, atau menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa pun dari atau kepada siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
B. Basis Data (Database)
Menurut Rusdiana (2014:302) “Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan dalam komputer secara sistematik untuk memperoleh informasi dari basis data.”
Menurut Darmawan (2013:101) “Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.”
Karakteristik basis data menurut Rusdiana (2014:303), yaitu:
1. Data yang sama dapat diakses secara serempak oleh beberapa pengguna untuk berbagai kegunaan yang berbeda.
2. Data tidak bergantung pada struktur penyimpanan atau cara membaca data dari program aplikasi, atau data bersifat transparan terhadap program aplikasi.
3. Data memiliki integritas (akurasi dan validasi) yang terkendali.
Pemanfaat basis data menurut Darmawan (2013:102), yaitu:
1. Menentukan kualitas informasi: akurat, tepat waktu, dan relevan.
2. Hubungan data dapat ditingkatkan.
3. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah.
4. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan.
C. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Rusdiana (2014:358-360) menyatakan “Model air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier atau alur hidup klasik (classic life cycle).
Model air terjun melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem, lalu menuju ke tahap requirement analysis, system design, implementation, integration and testing, dan operation and maintenance.”
Sesuai dengan namanya (waterfall/air terjun), tahapan dalam model ini disusun bertingkat. Setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan, satu sebelum yang lainnya, dari satu tahap kita dapat kembali ke tahap sebelumnya.
Sumber: Rusdiana (2014:358-360) Gambar II.2.
Waterfall Model Requirement Analysis
System Design Implementation
Integration & Testing Operation & Maintenance
Tahap-tahap dalam model waterfall, yaitu sebagai berikut : 1. Requirement Analysis
Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk di dalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software.
Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara dan survey. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya.
1. System Design
Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang seharusnya dikerjakan dan tampilannya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
2. Implementation
Pada tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modul-modul kecil yang akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu, dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah telah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum.
3. Integration and Testing
Pada tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang telah dibuat dan dilakukan. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan designnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak.
4. Operation and Maintenance
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya.
Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.
2.2. Teori Pendukung
A. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DAD atau DFD) 1. Konsep Dasar
Menurut Kendall (2014:305) “Diagram alir data adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan penganalisis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data yang saling berkaitan”.
Menurut Rusdiana (2014:47) “Diagram alir data merupakan cara yang intuitif untuk menunjukkan cara data diproses oleh sistem”.
2. Simbol-Simbol yang Digunakan
Menurut Kendall (2014:265) simbol DAD terdapat empat macam, yaitu:
a. Simbol Kotak Rangkap Dua
Simbol kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal, misalnya sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari system dan merupakan sumber atau tujuan data.
b. Simbol Tanda Panah
Simbol tanda panah digunakan untuk menunjukkan perpindahan data dari satu titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
c. Simbol Bujur Sangkar Dengan Sudut membulat
Simbol bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.
d. Simbol Bujur Sangkar Dengan Ujung Terbuka (Tertutup Pada Sisi Sebelah Kiri dan Terbuka Pada Sisi Sebelah Kanan)
Simbol bujur sangkar dengan ujung terbuka (tertutup pada sisi sebelah kiri dan terbuka pada sisi sebelah kanan) digunakan untuk menunjukkan penyimpanan data.
3. Aturan Main
a. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung.
b. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE secara langsung.
c. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan EXTERNLA ENTITY secara langsung (atau sebaliknya).
d. Setiap PROSES harus ada DATA FLOW yang masuk dan ada DATA FLOW yang keluar.
e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.
4. Langkah-Langkah Mengembangkan DAD
Langkah-langkah untuk mengembangkan DAD menurut Kendall (2014:267) adalah sebagai berikut:
a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam:
1) Entitas eksternal 2) Aliran data 3) Proses-proses 4) Penyimpanan data
b. Menciptakan sebuag diagram yang menunjukan entitas-entitas eksternal dan aliran data menuju dan dari sistem. Tidak menunjukan setiap proses atau menyimpan data mendetail.
c. Menggambar diagram nol, level berikutnya. Menunjukan proses, namun menjaganya tetap umum. Menunjukan penyimpanan data penyimpanan data pada level ini.
d. Menciptakan sebuag diagram anak untuk setiap proses dalam diagram nol.
e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang anda tetapkan untuk setiap proses dan aliran data yang mengandung arti.
f. Mengembangkan suatu diagram alir data fisik dari diagram aliran data logika.
g. Membagi diagram aliran fisik data dengan memisahkan atau mengelompokan bagian-bagian dari diagram agar bisa memfasilitasi pemrograman dan implementasi.
5. Tahapan Proses Pembuatan DAD
Menurut Kendall (2014:266-268) tahap pembuatan DAD ada tiga, yaitu:
a. Buat Diagram Konteks
Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.
b. Buat Diagram Nol
Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukkan bentuk penyimpanan.
c. Buat Diagram Detail (Diagram Rinci)
Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail.
6. Kamus Data
Menurut Kendall (2014:333) “Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari”.
Menurut Shalahuddin (2014:73) “Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara implementasi”.
Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, menurut Jogiyanto (2005:726), maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di diagram alir data.
Nama dari arus data harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3. Bentuk Data
Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan system.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana saja data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di diagram alir data.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item- item data apa saja.
Selain hal tersebut di atas kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yaitu disebut notasi.
Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam, yaitu:
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input dan output pada suatu data. Notasi tipe data meliputi:
Tabel II.1.
Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X 9 A Z . , - /
Setiap Karakter Angka Numeric Karakter Alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, Sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi Sumber : Kendall (2014:344)
2. Notasi Struktur Data
Notasi struktur data ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.2.
Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= + ( ) { } [ ] I
*
@
Terdiri dari…
And (dan) Pilihan
Elemen repetitive atau pengulangan atau tabel-tabel Pilihan salah satu pilihan
Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] Keterangan atau catatan
Petunjuk atau key field Sumber : Kendall (2014:338)
B. Enterprise Relationship Diagram (ERD)
Menurut Shalahuddin (2014:50) mengemukakan “ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika”. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional, sehingga jika penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu menggunakan ERD. ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh Peter Chen), Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian Palmer, Harry Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lain. Namun yang banyak digunakan adalah notasi dari Chen.
Komponen-komponen yang digunakan di dalam hubungan data antara lain, yaitu:
1. Entitas / Entity
Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, benda yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer, penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum merupakan nama tabel dan digambarkan dengan kotak segi empat.
2. Atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.
3. Atribut Kunci primer
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci askes record yang diinginkan, biasanya berupa id.
4. Atribut Multinilai/Multivalue
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat memiliki nilai lebih dari satu.
5. Relasi
Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali dengan kata kerja.
Biasanya digambarkan dengan kotak berbentuk diamond.
6. Asosiasi/Association
Penghubung antaraa relasi dan entitas di mana di kedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian. Kemungkinan jumlah maksimum keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang lain disebut dengan kardinalitas. Misalnya ada kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to many menghubungkan entitas A dan entitas B.
C. Pengkodean
Menurut Jogiyanto (2005:384), “Pengkodean adalah bertujuan untuk mengklasifikasikan data, menemukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam informasi yang berhubungan dengannya”.
Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. Petunjuk Pembuatan Kode a. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya sehingga unik berarti tidak ada kode kembar.
c. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan apabila terjadinya perubahan- perubahan atau penambahan item baru dapat diwakili oleh kode.
d. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, sehingga mudah diingat dan agar efisien saat disimpan di dalam komputer.
e. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. Dengan tujuan untuk menghindari adanya kesalahan dalam pengkodean berikutnya.
f. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.
g. Spasi dihindari
Spasi dalam kode berikutnya harus dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
2. Tipe Data Kode
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan di dalam system informasi di antaranya, yaitu:
a. Kode Mnemonic (Mnemonic Code)
Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode ini menggunakan huruf. Kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahan kode ini dapat terlalu panjang.
b. Kode Urut (Sequential Code)
Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana dan kelemahannya penambahan
kode ini hanya ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, sehingga tidak fleksibel jika terjadi perubahan kode.
c. Kode Blok (Block Code)
Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimal yang diharapkan.
Kebaikan dari kode ini antara lain nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, kode dapat ditambahkan atau dibuang sebagian dan kelemahannya adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, sehingga kurang mudah untuk diingat.
d. Kode Kelompok (Group Code)
Merupakan kode yang berdasarkan field dan tiap field code mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat diubah atau dibuang sebagian, dapat menunjukan jenjang dari data dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi panjang.
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal di mulai dari angka nol sampai dengan dari angka 00 sampai 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
D. HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output)
Menurut Jogiyanto (2005:787), “HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM”.
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan penjelasan dari input dan output pada masing-masing tiap tingkatan dari diagram HIPO
5. Untuk menyediakan output yang tepat sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
Fungsi-fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan.
Untuk masing-masing tingkatan digambarkan dalam bentuk tersendiri. Dengan demikian HIPO menggunakan tiga macam diagram untuk masing-masing tingkatan, yaitu:
1. Visual Table of Contens (VTOC)
Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi sistem secara berjenjang.
2. Diagram Ringkas (Overview Diagram)
Diagram ini menunjukan secara garis besar hubungan dari input, process, dan output. Bagian input menunjukan item-item data yang akan digunakan oleh bagian process. Bagian process berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan item-item data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah process.
3. Diagram Rinci (Detail Diagram)
Diagram ini merupakan diagram tingkatan paling rendah di diagram HIPO.
Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.
