LAPORAN KEGIATAN WORKSHOP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) DAN AUDITOR INTERNAL MUTU (AIM)

(1)

LAPORAN KEGIATAN WORKSHOP

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) DAN AUDITOR INTERNAL MUTU (AIM)

DISELENGGARAKAN OLEH

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (LPMP2)

UNIVERSITAS MATARAM

TAHUN 2019

(2)

iii

(3)

iv

Kata Pengantar

Dalam rangka mempersiapkan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Mataram, sumberdaya manusia yang memahami, kompeten dan dapat melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan penjaminan mutu merupakan kunci keberhasilan dalam mengembangkan budaya mutu. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) dalam tahun 2019 ini kembali melaksanakan kegiatan workshop SPMI dan AIM untuk angkatan ketiga.

Peserta workshop tahun 2019 ini diperluas, tidak hanya staf pengajar, tetapi melibatkan pula tenaga kependidikan yang berasal dari berbagai unit kerja di lingkup Universitas Mataram, seperti : Biro, bagian dan Unit Pelaksana Teknis, dengan harapan semakin banyak pihak yang dapat memahami SPMI sehingga memudahkan dalam implementasinya.

Salah satu tujuan pelaksanaan Workshop dan pelatihan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan Auditor Internal Mutu. Untuk itu calon auditor ini harus dilatih dan diasah terus menerus kemampuannya untuk meningkatkan ‘kepekaan’ terhadap baku proses mutu diorganisasinya. Sampai dengan tahun 2018, Universitas Mataram telah memiliki 84 orang auditor internal yang tidak semua bersedia aktif untuk terlibat dalam kegiatan penjaminan mutu, sehingga melalui workshop dan pelatihan ini dapat dihasilkan auditor yang cakap dan aktif membantu Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) Universitas Mataram untuk melaksanakan kegiatan Audit Internal Mutu (AIM) dalam kerangka melaksanakan prinsip-prinsip PPEPP dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Mataram.

Tim Pelaksana

(4)

iv

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... iv

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar belakang ... 1

B. Tujuan ... 1

BAB II. PERSIAPAN ... 3

A. Penyelenggara ... 3

B. Administrasi persuratan ... 3

C. Peserta ... 3

BAB III. PELAKSANAAN ... 4

A. Pembukaan ... 4

B. Penyampaian Materi ... 6

C. Latihan ... 6

D. Pembiayaan ... 6

BAB IV. PENUTUP ... 8 LAMPIRAN- LAMPIRAN

1. Rapat Persiapan (Undangan, Absen, Notulensi dan Gambar) 2. TOR

3. POB Pelaksanaan Workshop 4. SK Panitia

5. SK Narasumber

6. Format Surat Pemberitahuan kepada calon peserta 7. Format Surat Permohonan Narasumber

8. Lembar Komitmen Peserta

9. Daftar Peserta Workshop SPMI dan AIM 10. Hasil Pre-Test

11. Materi-Materi :

 Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME); Model BAN-PT,LAM PTKes dan ISO 9001:2008 (Oleh: Dr. Ir. Lestari Ujianto, M.Sc.)

 Organisasi SPMI dan Membangun Komitmen (Oleh: dr. Nurhidayati, M.Kes)

 Evaluasi Diri Perguruan Tinggi (Oleh : dr. Hagni Wardoyo, SpMK)

 Sistem Audit Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem Audit Internal Mutu (Oleh: Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

 Kompetensi dan Etika Auditor

(Oleh : Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

 Prosedur Audit Internal Mutu dan Instrumen Audit Internal Mutu (AIM) (Oleh : Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

(5)

1

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Permenristekdikti No 62 tahun 2016 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang Selanjutnya disingkat SPM Dikti merupakan kegiatan yang sitemik untuk meningkatkan mutu Pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan, yang terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) atau yang dikenal selama ini sebagai akreditasi.

Selanjutnya, SPMI yang dimaksudkan dalam aturan tersebut merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu oleh perguruan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom atau mandiri unrtuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan Pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Siklus SPMI sendiri meliputi proses Penetapan Standar (P), Pelaksanaan Standar (P), Evaluasi Pelaksanaan Standar (E), Pengendalian Pelaksanaan Standar (P) dan Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi (P) atau yang dikenal sebagai PPEPP. Standar Pendidikan Tinggi sendir meliputi Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan sendiri oleh Pendidikan Tinggi bersangkutan.

Proses Evaluasi dalam siklus SPMI tersebut dapat dilakukan melalui proses Audit Internal Mutu (AIM). Untuk dapat mengimplementasikan SPMI di Universitas Mataram, diperlukan banyak Sumberdaya Manusia yang memahami SPMI dan AIM, mengingat dinamika perkembangan dan perubahan-perubahan dalam aturan perundangan sangat cepat terjadi.

Untuk itu Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) Universitas Mataram menyelenggarakan Workshop Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Pelatihan Auditor Internal Mutu Pendidikan yang telah diselenggarakan pada tanggal 15-17 Oktober 2019 yang melibatkan 49 orang civitas akademika dan tenaga kependidikan.

B. Tujuan

Tujuan umum dari pelaksanaan Workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor Internal Universitas Mataram ini adalah mensosialisasikan dan memberikan pemahaman mengenai SPMI dan melatih Calon Auditor Internal Mutu di lingkup Universitas Mataram.

Sedangkan, secara khusus bertujuan:

(6)

2 a. Menjelaskan dasar-dasar SPMI.

b. Melatih penyusunan SPMI dalam bentuk praktek penyusunan Standar Mutu dan POS oleh peserta

c. Menjelaskan dasar-dasar proses audit d. Menjelaskan tugas dan wewenang auditor

e. Menjelaskan proses audit dengan praktek auditor simulasi.

f. Mempresentasikan hasil audit simulasi

(7)

3

BAB II. PERSIAPAN

A. Penyelenggara

Pelaksana kegiatan workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor AIM tahun 2019 ini adalah Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) Universitas Mataram, dimana langkah yang dilakukan adalah:

a. Rapat Persiapan (lampiran 1) b. Penyusunan TOR (lampiran 2)

c. Penyusunan POB Pelaksanaan Workshop d. Penetapan kepanitiaan

e. Penetapan jadwal acara f. Pelaksanaksaan Kegiatan

g. Pembuatan Sertifikat SPMI dan kelulusan sebagai Auditor Internal.

B. Administrasi persuratan

Prosedur dalam kegiatan ini adalah dengan mengirimkan undangan berupa surat:

- Pemberitahuan kepada Dekan Fakultas, Direktur Pasca Sarjana dan unit Kerja terkait, seperti : Biro, Bagian dan UPT (surat terlampir)

- Surat Kesediaan calon peserta/lembar komitmen peserta (surat terlampir) - Permohonan kesediaan narasumber (surat terlampir)

C. Peserta

Peserta workshop adalah pihak-pihak yang berkomitmen untuk pengembangan dan penerapan SPMI dan bersedia menjadi auditor internal di unit kerja masing-masing. Jumlah peserta pada tahun 2019 ini adalah 49 orang yang merupakan dosen atau tenaga pendidik yang berasal dari semua Fakultas, Pasca Sarjana, Unit kerja (Biro, Bagian, UPT) di lingkup Universitas Mataram.

D. Keluaran

Keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah:

1. Tersusunnya draft POS terkait SPMI dan AIM masing-masing peserta, 2. Tersertifikasinya auditor internal mutu pendidikan.

(8)

4

BAB III. PELAKSANAAN

A. Pembukaan

Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari yaitu hari selasa-kamis tanggal 15-17 Oktober 2019. Pembukaan kegiatan ini dilkasanakan hari Selasa tanggal 15 Oktober 2019 oleh Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Mataram dengan susunan acara sebagai berikut :

Tabel 3.1. Susunan Acara Workshop SPMI dan Pelatihan AIM 2019

Materi Waktu Pemateri

Selasa, 15 Oktober 2019

Registrasi Peserta 08.00-08.15 Panitia

Pembukaan 08.15-08.30 Rektor Unram

Pre-test peserta 08.30-08.45 Panitia

Perkenalan 08.45-09.00 Panitia

Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) di Perguruan Tinggi 09.00-10.00 Ketua LPMP2 Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

(SPME): Model BAN PT, LAM PTKes dan ISO 9001:2008

10.00-11.00 Ujianto Lestari

Dokumen SPMI 11.00-12.00 Erwan

ISHOMA 12.00-13.00 Panitia

Organisasi SPMI dan membangun

komitnen 13.00-14.00 Nurhidayati

Mekanisme penyusunan standar dan

POS 14.00-15.00 Rifana Cholidah

Praktek : Penyusunan Standar Mutu dan POS

15.00-16.00 Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV: Seto Priyambodo

Praktek : Penyusunan Standar Mutu dan POS (lanjutan)

16.30-17.00 Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV: Seto Priyambodo Wrap Up Kegiatan hari I 17.00-17.15 Panitia

Rabu, 16 Oktober 2019

Daftar Ulang Peserta 08.00-08.15 Panitia

Evaluasi diri SPMI Dikti 08.15-09.00 E. Hagni Wardoyo Konsep sistem audit mutu di PT dan

Penyusunan Sistem audit Internal Mutu

09.00-10.00 Loeki Enggar Fitri

Kompetensi dan etika auditor 10.00-11.00 Loeki Enggar Fitri Prosedur Audit internal mutu dan 11.00-12.00 Loeki Enggar Fitri

(9)

5 instrumen Audit internal mutu

Latihan menyusun instrumen Audit internal mutu (Topik ditentukan Panitia)

13.00-15.00 Pendamping :

Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV : Seto Priyambodo Presentasi hasil kerja kelompok 15.00-16.00 Pendamping :

Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV :

Presentasi hasil kerja kelompok 16.30-17.00 Pendamping :

Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV : Seto Priyambodo

Kamis, 17 Oktober 2019 Latihan audit internal mutu

Persiapan Audit 08.00-09.00 Nurhidayati

Pelaksanaan audit : Pendamping :

Desk evaluation 09.00-10.30

Wawancara 10.30-13.30

Penyusunan Laporan Audit Internal Mutu

Kelompok I : E. Hagni Wardoyo Kelompok II : Nurhidayati Kelompok III : Rifana Cholidah Kelompok IV : Seto Priyambodo Presentasi laporan audit internal mutu 15.30.-16.00 Pendamping :

Presentasi laporan audit internal mutu (lanjutan)

Post test 17.00-17.15 Panitia

Penutupan 17.15-17.30 Ketua LPMP2

(10)

6 B. Penyampaian Materi

Dalam kegiatan ini tersusun atas beberapa acara seperti penyampaian-penyampaian materi dan latihan. Materi-materi yang disampaikan selama 3 (tiga) hari tersebut adalah terkait dengan:

 Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Perguruan Tinggi

 Organisasi SPMI dan Membangun Komitmen

 Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME); Model BAN-PT,LAM PTKes dan ISO 9001:2008

 Evaluasi Diri SPMI Dikti

 Konsep Sistem Audit Mutu di PT dan Penyusunan Sistem Audit Internal Mutu

 Kompetensi dan Etika Auditor

 Prosedur Audit Internal Mutu dan Instrumen Audit Internal Mutu (AIM)

C. Latihan

Kegiatan workshop ini bertujuan untuk melatih tenaga pendidik dalam menyusun SPMI dan Audit Internal Mutu Pendidikan. Latihan-latihan yang dilaksanakan antara lain:

1. Penyusunan Standar Mutu dan POS.

2. Menyusun Instrumen Audit Mutu dan Presentasi Kelompok 3. Latihan Audit Internal Mutu, dimana peserta sebagai Observer

 Persiapan Audit

 Pelaksanaan Audit (Desk Evaluation dan Wawancara)

 Penyusunan Laporan Audit Internal Mutu

 Presentasi Laporan Audit Internal Mutu

D. Pembiayaan

Anggaran untuk kegiatan ini berasal dari dana Bantuan Operasional Perguruan Tinggi (BOPTN) tahun Anggaran 2019 yang berjumlah Rp 30.000.000 (Tiga puluh juta rupiah) dengan rincian anggaran sebagai berikut:

Tabe 3.2. Pembiayaan Workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor

Komponen Volume

Unit cost (Rp) dalam

ribu

Jumlah (Rp) dalam ribu

Konsumsi

Konsumsi Rapat Persiapan 20 org x 1 keg. 18 OK 45.000 810.000 Konsumsi Rapat Evaluasi 20 org x 1 keg. 18 OK 45.000 810.000

(11)

7

Komponen Volume

Unit cost (Rp) dalam

ribu

Jumlah (Rp) dalam ribu

Makan siang peserta & panitia 1x3 hrx1 keg. 180 OH 45.000 8.100.000 Snak peserta & panitia 2 kali x 3 hari 360 OH 12500 4.500.000

Kesekretariatan

Penggandaan Materi 60 Eksp. 50.000 3.000.000

ATK 1 Paket 2.218.000 2.218.000

Dokumentasi (Video) 1 Paket 1.500.000 1.500.000

Pelaporan Kegiatan 1 Paket 500.000 500.000

Tiket PP Surabaya – Mataram 2 OP 1.500.000 3.000.000

Transport Lokal (Taksi Mtrm) 2 OP 231.000 462.000

Transpor Lokal (Taksi SUB) 2 OP 200.000 400.000

Uang Harian 3 OH 1.000.000 3.000.000

Akomodasi 2 malam 850.000 1.700.000

Jumlah 30.000.000

E. Tindak Lanjut Kegiatan

Setelah proses Workshop diharapkan peserta dapat menginisaisi penyusunan SPMI di dan melakukan audit di unit kerja masing-masing dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) Universitas Mataram.

(12)

8

BAB IV. PENUTUP

Kegiatan Workshop SPMI dan Pelatihan AIM dilaksanakan agar tenaga pendidik Universitas Mataram yang menjadi peserta dalam kegiatan ini dapat menyusun Prosedur dan Instrumen AIM serta melaksanakan Audit Internal di Program Studi atau Fakultas masing- masing.

(13)

9